IntraWeb med SkoleKom Version 2.1, april 2003 Brugervejledning Tilrettelæggelse & indhold via FirstClass Klient version. 7.*

Transkript

1 IntraWeb med SkoleKom Version 2.1, april 2003 Brugervejledning Tilrettelæggelse & indhold via FirstClass Klient version. 7.*

2 Indhold 1 Indledning og læsevejledning Indholdsleverandører og administratorer Opgradering fra IntraWeb version 1 til IntraWeb version Tilrettelæggelse af menu og dokumenter Overblik over indhold af IntraWeb konferencen Home page er menueditor Menuernes indhold og farver Overskrift, baggrundsfarve og logo... 9 Indholdsleverandør IntraWeb administreres og redigeres fra en særlig konference Færdigheder Indhold Arbejdsdeling administrator og indholdsleverandør Indhold til IntraWeb Alt, der skal vises direkte, skal befinde sig i IntraWeb konferencen Links Mange måder at levere indhold på Opret egne dokumenter Forsiden direkte Kopiere fra tekstbehandler Overføre HTML-filer fra disk til IntraWeb konferencen Overføre HTML filer med billeder Indsætte billeder via kopi og indsæt funktion Indsæt billeder fra fil på harddisk Andre muligheder for indhold Kalenderen på IntraWeb Den samme opsætning af et dokument skal bruges igen og igen Indlogning til SkoleKoms skrivebord Visning af klasse- og lærerskemaer Oprettelse af links til Internettet eller til IntraWeb et30

3 3/30 1 Indledning og læsevejledning SkoleKoms IntraWeb er et publicerings- og kommunikationsværktøj beregnet til intern anvendelse på institutionen. SkoleKoms IntraWeb tilrettelægges og administreres via FirstClass klienten. Der skal anvendes den seneste version, som kan hentes fra SkoleKoms hjemmeside: Aktiveringen af SkoleKoms IntraWeb forudsætter oprettelsen af domæne og/eller subdomæne, som skal være adresse for Intraweb et. Vejledningen til hvordan domænet oprettes findes på demosiden: Når domænet er i orden og IntraWeb aktiveret, leveres der en IntraWebkonference på brugeradministrationens/kontaktpersonens skrivebord. I denne version af IntraWeb skal alle indholdsleverandører have adgang til den bruger, hvor IntraWebkonferencen leveres. Nogle foretrækker derfor at flytte brugeradministration fra kontaktpersonens brugerkonto til en brugeradministrations brugerkonto. Denne ændring foretages af brugeradministrator på institutionens administrationsside. 1.1 Indholdsleverandører og administratorer Ideen med SkoleKoms IntraWeb er at gøre det let og enkelt at fremvise de opslag, beskeder, skemaer og andet, som udveksles på en undervisningsinstitution. Ideen er også, at flere end normalt kan påtage sig arbejdet med at lægge informationer på institutionens IntraWeb. Hvis f.eks. institutionens pedeller har behov for at informere, så gør de selv det, ligesom skolens kontormedarbejdere selv lægger oplysninger på Intra-Web et. I denne vejledning benævnes disse personer indholdsleverandører. I kapitel 3 beskrives, hvordan der tilføres indhold til IntraWeb. SkoleKoms IntraWeb kan tages i brug fra første dag og udvikles med et eventuelt stigende behov. Det er dog nødvendigt, at få nøglepersoner sætter sig ind i mulighederne. Disse personer kan introducere IntraWeb til indholdsleverandørerne. I denne vejledning benævnes disse nøglepersoner administratorer.

4 4/30 Administratorerne skal tilrettelægge rammerne for IntraWeb et, inden indholdsleverandørerne tager fat på deres opgaver. Hvorledes dette gøres er beskrevet i kapitel 2. Indholdet til IntraWeb vises umiddelbart på Web-billedet, når det er skrevet i et dokument. Det kan derfor være en fordel at have online adgang til både administrationsskrivebordet og skolens IntraWeb. På den måde er det muligt med det samme at se, hvorledes indhold vises på IntraWeb. Hvis der ønskes yderligere kursus i tilrettelæggelse og anvendelse af SkoleKoms IntraWeb, så kontakt den lokale kursusudbyder på en evt. amts- eller pædagogisk central. 1.2 Opgradering fra IntraWeb version 1 til IntraWeb version 2 Alle gamle versioner af IntraWeb er opgraderet til version 2. Vejledning med særlig interesse for opgraderede versioner er indsat i en grå boks som denne. Med venlig hilsen SKOLEKOM

5 5/30 2 Tilrettelæggelse af menu og dokumenter 2.1 Overblik over indhold af IntraWeb konferencen Når IntraWebkonferencen leveres på skrivebordet, indeholder den to ikoner: Figur 1: Indhold er den mappe, hvor indholdsleverandørerne skriver - og placerer indhold til Intra- Web et. Home Page anvendes af administrator, når det generelle layout med farver, logoer samt menuerne i Intra- Web et tilrettelægges Hvis du arbejder med en opgraderet 1. version af IntraWeb vil de beskyttede filer i indholdsmappen blive afbeskyttet, så du selv kan slette dem, der ikke skal anvendes. I selve IntraWeb konferencen vil gamle filer blive fjernet, når at den nye version er leveret.

6 6/30 Figur 2: I Indholdsmappen findes forsidedokumentet og ni mapper, der hver indeholder én startside og ni bogstavbenævnte dokumenter. På figuren ses et udvalg af de ni mapper. Dette er grundopsætningen. Med denne grundopsætning kommer du nemt i gang. Senere kan du frit tilpasse den måde indholdet placeres og benævnes på. Går til kap. 3 hvis du ønsker flere oplysninger om, hvordan der lægges indhold 2.2 Home page er menueditor Figur 3: Ved leveringen har IntraWeb et ni faneblade med en standardtekst. Fanebladene punkt 1 punkt 9 svarer til de ni mapper, der ses på fig. 2., hvor der dog kun anvendes fem af de ni faneblade. Hvis du arbejder med en opgraderet 1. version af IntraWeb vil vil der kun være fem mapper. Du kan selv oprette de manglende mapper, efterhånden som du får behov for at anvende dem.

7 7/ Menuernes indhold og farver Når du trykker på Home page, kommer en formular frem, som skal anvendes ved tilrettelæggelsen. Her vises øverste venstre hjørne af formularen, hvor det fremgår, at der er to hovedmuligheder: Figur 4: 1) Links til at anvise, hvad der skal vises på siderne. Her er der også mulighed for at vælge farve for den enkelte menu og dens tekst. 2) Udseende & farver til at fastlægge IntraWebs overskrift, baggrundsfarve og visning af op til to logoer. Tryk farvepaletten ned og vælg fanebladets og skriftens farve. Figur 5: Hver hovedmenu har en startside og ni undermenuer. Menuindholdet skrives direkte i menuer og undermenuer, hvorefter de vises på IntraWebet. Du vælger selv farve for faneblad og skrift.

8 8/30 Vigtig grundregel ved tilrettelæggelsen Når du har skrevet i et felt i Home page, skal du flytte markøren ud af feltet. Hvis du lader markøren står i feltet, vises ændringen ikke. Figur 6: De blå tykke pile viser de felter, hvor du skriver menuoverskrifter. De grå tynde pile, viser hvilke dokumenter der vises. Hvis der ikke indsættes navn på en fil, vises som standard de bogstavbenævnte dokumenter i indholdsmappen. Hvis du skriver navnet på et dokument, der er placeret i Indholdsfolderen, så er det denne der vises på IntraWeb. Under Alternativ destination kan du frit placere dokumentet, når blot du angiver stien til dets placering. F.eks. indhold/punkt 1/ dagsorden. Figur 7: Du kan også indsætte links til www. F.eks. til sider, som er fælles for den eksterne hjemmeside og IntraWeb. Vælg destination som og skriv www adressen. Hvis menupunkterne er tomme, vil de ikke blive vist på IntraWeb. Denne facilitet har to vigtige funktionskvaliteter: 1) Det betyder, at institutionen kan starte i det små med f.eks. to faneblade. 2) Det betyder også, at der kan forberedes indhold i et dokument, der først vises på IntraWeb et, når punktet er udfyldt i menueditoren.

9 9/ Overskrift, baggrundsfarve og logo Homepage skal være åben. Tryk på fanebladet Udseende og farver. Filerne til figur eller logo oploades til indholdsfolderen og deres navn skrives disse to steder. Bemærk, at der skal angives sti til logoets placering Skriv titel her Figur 8: Tryk farvemenuen ned og vælg baggrundsfarve og farve for skriften til IntraWebs overskrift.

10 10/30

11 11/30 Indholdsleverandør 2.4 IntraWeb administreres og redigeres fra en særlig konference. Hvis der er flere indholdsleverandører til skolens IntraWeb vil den særlige Intra- Webkonference være placeret på en særlig administrationsbrugers skrivebord. BrugerID og adgangskode til denne administrationsbruger haves af skolens kontaktperson. Enhver der skal bidrage med direkte indhold skal have adgang til denne administrationsbrugers skrivebord. IntraWebkonferencen ser således ud, når den leveres (hvor institutionens reg. nr. erstatter firkantparentesen): IntraWeb [Reg. nr.] Efter dobbeltklik på ikonet fremkommer Indholdsmappen og Home page formularen. Det er i dokumenter i indholdsmappen, at indhold til IntraWeb skrives.

12 12/ Færdigheder Det er nødvendigt at have en vis generel erfaring i arbejdet med FirstClass klienten.. Figur 9: Det vil være især være en fordel at have nogen erfaring i redigeringsmulighederne i FirstClass klienten. På figuren er vist et udvalg af redigeringsmulighederne: Man kan skifte skriftstørrelse, anvende farver og placere tekster, grafik m.m. på siden Indholdet til IntraWeb kan forberedes i en tekstbehandler, i et billedbehandlingsprogram eller i et egentligt layoutprogram. Kendskab til disse typer af programmer vil derfor være en særlig fordel. Administrative programmer som f.eks. Matrix og TR2000 kan levere lister i html format som kan avendes på IntraWeb. 2.5 Indhold Hvis institutionen i forvejen anvender lukkede konferencer på SkoleKom som en slags intranet, skal det muligvis genovervejes, hvordan de interne konferencer anvendes i kombination med IntraWeb. F.eks. 1) Hvis dagsorden, referater, skemaer, regneark og arbejdstidsrelaterede oversigter normalt vedlægges indlæg som vedhæftede filer, så kan der i stedet linkes fra indlægget til IntraWeb, hvor skemaet så fremvises direkte.

13 13/30 2) Hvis billeder normalt vedlægges mails, så kan de i stedet fremvises direkte på IntraWeb. I disse to tilfælde drager man fordel af historikfunktionen i SkoleKom. 3) Måske skal nogle eksisterende konferencer helt omlægges eller nedlægges. Det kunne f.eks. være daglige eller ugentlige meddelelser fra kontoret eller vikaroversigter med vikarbeskeder. Men institutionen kan naturligvis også blot gå i gang og så lade IntraWeb et udvikle sig i samspil med de eksisterende konferencer. Eksempler på indhold kan ses på Skolekoms test- demoside: Kerneskolen: hvor der kan logges ind med dit normale Skole- Kom brugerid og adgangsord. 2.6 Arbejdsdeling administrator og indholdsleverandør I hvert fald i starten anbefales det, at der aftales en arbejdsdeling mellem administratorer og indholdsleverandører. Denne arbejdsdeling kan ændres, efterhånden som flere af indholdsleverandørerne bliver fortrolige med at lægge navne på dokumenter ind i Home Page-formularen. I det følgende afsnit er udgangspunktet, at administrator har tilrettelagt de sider, som indholdsleverandøren arbejder med. Og at indholdet lægges i de bogstavbenævnte sider. Som indholdsleverandør skal du koncentrere dig om at lægge indhold i Forside, Startside og dokumenterne a i., der findes i hver af de ni mapper.

14 14/30 3 Indhold til IntraWeb Indholdsmappen er underopdelt med ni mapper med navne fra punkt1 punkt9 Der leveres endvidere et dokument benævnt forside. Hver mappe indeholder en startside og ni dokumenter navngivet med bogstaver. Figur 10: Ovenfor vises indholdet af mappen Punkt1 sådan som den ser ud ved leveringen af IntraWeb. Ved at åbne dokumenterne og skrive og/eller indsætte billeder vil de umiddelbart blive fremvist på IntraWeb. Originaldokumenter er beskyttede når Intraweb et leveres. Dermed sikres, at urutinerede indholdsleverandører ikke sletter dem utilsigtet. i Figur 11: På illustrationen ses dokumentet Forside i indholdsmappen, Desuden ses dokumentet startside i menupunkt 9 og indholdssider a- i i menupunkt 9. Det er helt enkelt at lægge indhold: Åbn dokumentet. f. eks. og skriv. Luk det igen og indholdet vises på IntraWeb. Du skal selv sikre dig mod at a-dokumentet slettes. Gør således: Sæt markøren på dokumentet. Tryk én gang med højre musetast. På den fremkomne menu vælges Egenskaber. På den fremkomne side sættes flueben i feltet beskyttet.

15 15/ Alt, der skal vises direkte, skal befinde sig i IntraWeb konferencen Hvis f.eks. skolens kalender, skemaer fra skemalægningsprogrammer eller egne dokumenter skal vises direkte på Intraweb et, skal filerne befinde sig i IntraWeb konferencen. (I eksemplet herunder ses kun kalenderen.) Derfor kan det være praktisk, at administrationsbrugeren meldes ind i skolens interne konferencer, og at skolens kalender trækkes over i konferencen. Indholdsmappen i IntraWeb konferencen kan f. eks. se således ud: Links For fuldstændighedens skyld skal det understreges, at der kan linkes til andet indhold, der ikke er placeret i IntraWebkonferencen. Man kan linke via Home Page formularen og i dokumenterne. Det kan både være konferencer på SkoleKom og links til internettet.

16 16/30 4 Mange måder at levere indhold på I dette kapitel vises, hvordan indhold på forskellige måde kan lægges på Intra- Web. Der anvendes eksempler, men metoden gælder for alle dokumenter. 4.1 Opret egne dokumenter Hvis du ikke ønsker at anvende de bogstavbenævnte dokumenter, kan du oprette og anvende dine egne. Gør således: Stående i f.eks. mappen Punkt 1vælges Meddelelser > Nyt specialdokument > Side på Websted. Der oprettes hermed en ny side i mappen. Den benævnes Side på Websted. Denne side skal omdøbes til et navn, som du vælger. Sæt markøren på Side på Websted og højreklik med musen. Vælg egenskaber. Nedenstående fremkommer. Indsæt det nye dokumentnavn i navnefeltet Det anbefales at indsætte yderligere bemærkninger om indholdet i Emnefeltet. Inden dokumentet kan vises, skal navnet skrives ind i Home Page formularen, så IntraWebfremviseren kan finde det. Fremgangsmåden er beskrevet i kapitel 2.

17 17/30 Figur 12: Indholdsmappens forside og ni punkter med deres viste startsider og ni dokumenter svarer til IntraWebs faneblade, som vises i uddrag herunder. 4.2 Forsiden direkte Skriv direkte i dokumenterne. Stående i indholdsmappen dobbeltklikkes på Forside. (se evt. fig. 12) Skærmbilledet ser således ud. Bemærk, at det ikke er en mail, men et dokument.. Når dokumentet er åbnet, skrives en meddelelse med anvendelse af de typografiske muligheder, der ønskes anvendt. Herefter lukkes Forsiden med Fil>Luk

18 18/30 Der skal ikke gøres andet! På skolens IntraWeb kan det nye indhold ses ved at opdatere web-siden og se, hvad der blev skrevet Kopiere fra tekstbehandler I mange tilfælde vil indholdet til IntraWeb et i forvejen være skrevet i en tekstbehandler som f.eks. Word. Dette indhold kan kopieres og indsættes på Forsiden eller i et af de andre dokumenter. Vær dog opmærksom på, at formaterne skal kontrolleres, fordi ikke al formatering følger med, når der kopieres til IntraWebdokumentet. Der en del andre måder at tilrettelægge indhold på. Disse gennemgås i kapitel 6. Det anbefales at arbejde med en ad gangen efterhånden, som behovet opstår Overføre HTML-filer fra disk til IntraWeb konferencen Skemaer fra skemalægningsprogrammer, eller Wordfiler med skemaer i kan vises på IntraWeb direkte. I eksemplet er HTML-filen dannet af Word, men princippet er det samme for andre filer. Figur 13: Stå i indholdsmappen i et indholdspunkt, f.eks. punkt9, som her

19 19/30 Figur 14: Vælg Fil > Send (som er en beklagelig dårlig oversættelse for at oploade en fil fra din harddisk eller netværk. Det burde have stået overfør ). Figur 15: Dine muligheder er fuldstændigt som når du ellers henter en tekst via din tekstbehandler

20 20/30 Når filen er overført til IntraWebkonferencen Punkt 9, står blot tilbage at fortælle Homepage folderen stien og navnet på gårdvagt2003.htm. Hvordan det gøres fremgår af kapitel Overføre HTML filer med billeder Billeder i en wordfil, der oploades til Intraweb som en HTML fil 1. Udarbejd f.eks. Worddokumentet og indsæt billede som anvist i tekstbehandleren: 2. Gem det som dokumentet som Webside a. Bemærk at der herved oprettes både en kopi af word dokumentet og en mappe med filnavnet tilføjet filer. 3. Både worddokument og den fil skal overføres. Udvælg med CTRL og knappen VÆLG Figur 16: Det er blot Ny legeplads.htm der skal henvises til i Homepage.(Se i kapitel 2, hvordan det gøres.) De tilørende billedfiler findes automatisk Indsætte billeder via kopi og indsæt funktion.

21 21/30 Figur 17: Billeder kan forberedes i tekstbehandleren eller i et billedbehandlingsprogram. Det er muligt at indsætte billeder i dokumenter ved at klippe og klistre, på samme måde som i et dokument i tekstbehandleren. Det er også muligt i et vist omfang at redigere et sådan billede ved sætte markøren på billedet, trykke en gang med højre musetast fås ovenstående redigeringsmuligheder: Størrelse, placering på siden og proportioner kan varieres Indsæt billeder fra fil på harddisk Stå i det dokument, hvor billedet eller grafikken skal indsættes.

22 22/30 Figur 18: Vælg som vist Rediger > Indsæt > Indsæt grafik (Bemærk genvejsanvisningerne) Hvis formatet kan læses af FirstClass fremvises billedet direkte. Hvis grafikken ikke kan læses, f.eks. fordi det er en række billeder i en animation, så vises et symbol som nedenfor. I IntraWeb-fremvisningen vil der være en hund i bevægelse:

23 23/30 5 Andre muligheder for indhold 5.1 Kalenderen på IntraWeb Kalenderen vises på IntraWeb ved at kalendernavnet skrives ind i Home Page formularen på en passende side. Se kapitel Den samme opsætning af et dokument skal bruges igen og igen Alle dokumenter som du ønsker at genbruge som skabeloner kan blive til en skabelon på samme måde som i en tekstbehandler. I eksemplet udarbejdes en skabelon til dagens meddelelser. Opret et nyt dokument efter den tidligere vejledning. Læg de tekster og billeder ind som skal gentages hver gang. F.eks. således: Luk dokumentet

24 24/30 Figur 19: Nu skal dokumentet ændres, så det bliver en skabelon, eller brevpapir, som er betegnelsen er i FirstClass. Højreklik og vælg egenskaber Navnet kan ændres til f.eks. Dagens meddelelse eller andet relevant navn Emnet kan ændres til f.eks. Skabelon. Sæt flueben i Brevpapir i nederste højre hjørne. Afslut ved at trykke OK Nu er din skabelon til dagens meddelelse klar. Når der herefter klikkes på Dagens meddelelse åbnes et nyt dokument, som FirstClass benævner New Document. Det variable indhold skrives i dette nye dokument. Brevpapiret vil fortsat ligge som en skabelon. Inden det nye dokument kan vises på IntraWeb et, skal det omdøbes og kaldes fra Home Page. 5.3 Indlogning til SkoleKoms skrivebord. Fremgangsmåde for WEB indgang I eksemplet oprettes et login til på IntraWebs forside 1) Indholdsmappen åbnes, og markøren sættes på Forside. 2) Forside åbnes med et dobbeltklik 3) Skriv den tekst, som brugeren skal klikke på. F.eks. på et passende sted. Hold denne side åben.

25 25/30 4) Åbn dernæst et browservindue og slå op på 5) Teksten i adressefeltet skal anvendes til at etablere linket. 6) Gå tilbage til forside dokumentet. Afmærk linkteksten med markøren. Højreklik derefter. Disse muligheder fremkommer: 7) Vælg Opret link. Følgende billede fremkommer: Nu kan teksten fra adressefeltet skrives i feltet, der er benævnt URL-adresse. Der kan også anvendes træk og slip metoden. Man skal dog være opmærksom på den ejendommelighed, at der skal slippes under det hvide indskrivningsfelt ved URL-adressen ikke inde i feltet.

26 26/30 Det anbefales at link starter i nye vinduer. 1) Evt. kan feltet: Titel på link udfyldes med det navn, der vælges på linket. Hvis feltet udfyldes, ser brugeren den indtastede tekst, når musen hviler over navnet. Fremgangsmåde for Klient indgang Fremgangsmåde: I URL formularens felt til Url-adresse skrives: fcp://@skolekom.dk Visning af klasse- og lærerskemaer Fremgangsmåde Hvis der skal vises mange skemaer, vil det være mest praktisk at oprette en række links på en side. Den færdige side kan f.eks. se ud således: 1) Forberedelse Det anbefales at oprette et eller flere arkiver i IntraWebkonferencen. Det vil være hensigtsmæssigt af hensyn til orden og overblik. I nedenstående eksempel opereres med en mappe kaldet Administrators Arkiv. En sådan mappe skal man selv oprette, hvis man vil anvende den. De ønskede skemaer er eksporteret som HTML-filer fra skemalægningsprogrammet. Her er det Ariane.

27 27/30 2) Skemaerne er dernæst overført til IntraWeb konferencen i et arkiv, der f.eks. kan være Administrators Arkiv, således: Stå i Administrators arkiv og vælg Overfør Find de ønskede filer. Her findes de i skolens netværksarkiv. Afmærk alle ønskede filer på én gang. Tryk dernæst på Åbn. Alle de valgte skemaer overføres nu og bliver til dokumenter i Administrators arkiv.

28 28/30 2) Links Når der nu skal linkes til skemaerne, sker det med en simpel træk og slip funktion. Der åbnes to vinduer på skærmen. 1) Det dokument på IntraWeb, der skal rummer skemaerne. 2) Det område i Administrators arkiv, hvor skemaerne blev overført til. Det kan f.eks. se således ud:

29 29/30 Med musen trækkes skemaet fra arkivet over i FirstClass dokumentet. Derved oprettes et link. Linket kan finpudses ved at redigere det. Der er to muligheder: 1) Ændre linkets tekst: a. Placér markøren på linket. Dette giver mulighed for at ændre teksten, mens linkadressen fastholdes: i. F.eks. fra til 2) Finjuster linkets virkemåde: 1) Højreklik på kæden Herved fremkommer nedenstående formular 2) Vælg Formater link. 3) Herved fremkommer URL formularen. I Titel på link feltet kan titlen ændres. (og dermed ændres, hvad brugeren ser, når musen hviler på linket). I Vindue, der skal anvendes feltet styres om linket skal vises i det gældende eller i et nyt vindue.

30 30/ Oprettelse af links til Internettet eller til IntraWeb et Fremgangsmåde I afsnit Visning af klasse- og lærerskemaer gennemgås metoden med to vinduer åbent på skærmen og træk af links ind på FirstClass dokumentet. Denne fremgangsmåde kan også anvendes, hvis det skal linkes til web-sider på internettet. Den anvendes ligeledes, hvis man fra et dokument i en konference ønsker at linke til et side på IntraWeb et. Så er det blot Intrawebsiden, der er det andet dokument på skærmen. Der er en række andre muligheder for at arbejde med links. De nævnes blot her. Den fuldstændige vejledning findes i den engelske vejledning under: Hjælp>"Navigation aids Mulighederne er: 1) Der kan linkes til meddelelser eller dokumenter eller grafiske elementer. 2) Der kan endog linkes til bestemte steder i dokumenter, hvor der er indsat en markør. Denne funktion er dog fejlbehæftet med den nuværende Internetserver på SkoleKom. Fejlen forventes rettet, når en ny version af serveren installeres i begyndelsen af maj Brugeren kan selv rette fejlen. Nedenfor forudsættes at vejledningen i Hjælp> Navigation Aids er fulgt. Derved fremkommer et link, som når det afmærkes og der vælges Rediger link, vises således: %23 skal erstattes med # og %20 skal fjernes, hvorefter linket virker efter hensigten.