EU-UDBUD 2013/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2013/S Varer Offentligt udbud på levering af benproteser (herunder reparation og tilretning) til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb Oktober 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Option Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Meddelelse om resultatet Indgåelse af rammeaftale Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Flere tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Persondata Udbudsmaterialet Tilbudsdisposition Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Redegørelse Råd og vejledning generelt Bestilling og konsultation Levering og leveringsbetingelser Prisoverslag Returnering af komponenter mod prisreduktion Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Side 2 af 28

3 20 Personalets kvalifikationer Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Persondata Garanti Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Aftaleændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Side 3 af 28

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD REBILD Areal: 539 km² Areal: 813 km² Areal: 765 km² Areal: 625 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 462 km² Areal: 691 km² Areal: 696 km² Areal: km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Udbuddet vedrører måltagning, fremstilling og levering af benproteser samt reparation og tilretning af samme - til borgere med bevilling efter Servicelovens 112 i følgende kommuner under Jysk Fællesindkøb: Favrskov Kommune Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Syddjurs Kommune Viborg Kommune..herefter kaldet Ordregiver. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler: Delaftale 1 Favrskov Kommune Skanderborg Kommune Syddjurs Kommune Delaftale 2 Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Viborg Kommune 1.2 Option Haderslev Kommune ønsker at have mulighed for at indtræde i aftalen med vindende tilbudsgiver af delaftale 2 på et senere tidspunkt. Haderslev Kommunes volumen udgør årligt kr. ekskl. moms. Det anslås, at ca. 92 % af denne volumen udgør udgiften til nyfremstillede benproteser eller til dele heraf, mens restbeløbet udgør udgiften til reparationer og tilretninger. Den anførte volumen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet (2012) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt at de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens 112. Side 4 af 28

5 Haderslev Kommunes mindstekrav til Tilbudsgivers forretningsadresse er en beliggenhed inden for Haderslevs kommunegrænse, jf. mindstekrav i Bilag 2 Kravspecifikation, position 4 Q. 1.3 Udbudsansvarlig Skanderborg Kommune er på vegne af Jysk Fællesindkøb tovholder og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivning af rammeaftale varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Skanderborg Kommunes Indkøbsteam Adelgade Skanderborg Udbudskonsulent Charlotte U. Jørgensen Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles i henhold til afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Efter indgåelse af rammeaftale handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med vindende Tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter. 1.4 Udbuddets omfang Kropsbårne hjælpemidler Servicelovens 112 Udbuddet omfatter måltagning, fremstilling og levering af benproteser samt reparation og tilretning af samme til borgere med bevilling efter Servicelovens 112, jf. LBK nr. 810 af Det bemærkes, at der i henhold til Servicelovens 112 pr er indført frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at borgere frit kan vælge anden leverandør end den, kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Implicit i det frie hjælpemiddelvalg ligger også, at borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel skal da afregnes direkte mellem borger og leverandør. Ordregiver vil informere borgeren om indgået samhandelsaftale og om det frie hjælpemiddelvalg samt om konsekvenserne ved valg af anden leverandør end kommunens aftaleleverandør. Lokation for borgerbetjening Ordergiver accepterer, at de fleste opgaver i forbindelse med måltagning og fremstilling mv. af benproteser mest hensigtsmæssigt kan udføres på Tilbudsgivers forretningsadresse, hvilket bliver udgangspunktet for samarbejdet. Ordregiver ønsker derfor, at Tilbudsgivers forretningsadresse ikke ligger for langt væk i forhold til den enkelte kommune se afstandskrav i Bilag 2, Kravspecifikation, position 4 Q. Ordregiver ønsker imidlertid, at det skal være muligt for Tilbudsgiver i særlige tilfælde (hvor borgeren af helbredsmæssige årsager ikke er i stand til at frekventere forretningsadressen) at udføre mindre komplicerede opgaver i forbindelse med måltagning, reparationer eller lignende i borgerens hjem (gælder også borgere på institution). Tilbudsgiver kan ved sådanne hjemmebesøg opkræve en tillægspris pr. hjemmebesøg, Jf. Bilag 1 Tilbudsliste. Hjemmebesøg sker efter aftale mellem Tilbudsgiver og Ordregivers visitation. Side 5 af 28

6 Ordregiver ønsker endvidere, at Tilbudsgiver efter behov og inden for normal arbejdstid frekventerer genoptræningsafdelinger i de kommuner, der selv varetager genoptræningsopgaven, og yder konsulentbistand i form af sparring med afdelingens personale om linerbehandling og borgerens fysiske og psykiske egnethed til protese, herunder om egnet protesetype, samt i form af måltagning til protese, når borgeren vurderes proteseklar. Tilbudsgiver kan ved sådanne konsulentbesøg opkræve en tillægspris pr. fremmøde, jfr. Bilag 1 Tilbudsliste. Aktuelt har Skanderborg, Syddjurs og Viborg Kommune egen genoptræningsafdeling for benamputerede, men det kan ikke udelukkes, at andre af de i udbuddet deltagende kommuner hjemtager denne opgave i aftaleperioden. I sidstnævnte tilfælde skal Ordregiver varsle Kontrakthaver minimum 2 måneder før, Kontrakthaver skal frekventere disse genoptræningsafdelinger. Frekventeringen sker herefter på samme vilkår som for de øvrige genoptræningsafdelinger under aftalen. Ordregiver ønsker herudover, at Tilbudsgiver vederlagsfrit konsulterer borgere på sygehusene i forbindelse med enten præsentation af det frie leverandørvalg og/eller udførelse af de tiltag, der normalt hjemmehører i sygehusregi i forbindelse med benprotesefremstilling, f.eks. linerbehandling og måltagning, jf. Bilag 9 Sygehusoversigt. Ordregiver vil tilstræbe, at nyopererede borgere bliver forelagt en skriftlig information om indgået samhandelsaftale, herunder med kontaktinformationer på aftaleleverandør, sammen med en orientering om det frie hjælpemiddelvalg, førend borgeren træffer sit valg af leverandør. Omsætning på aftalen Årlig volumen på aftalen ekskl. moms udgør ca.: Delaftale 1 DKr. Favrskov Kommune kr. Skanderborg Kommune kr. Syddjurs Kommune kr. I alt kr. Delaftale 2 Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Viborg Kommune I alt DKr kr kr kr kr. Det skal i forhold til ovenstående supplerende oplyses, at udgiften til nyfremstillinger af benproteser eller dele heraf (f. eks. nye hylstre) udgør ca. 92 %, mens restvolumen vedrører reparationer og tilretninger. Den anførte volumen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet (2012) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens 112. Én leverandør pr. delaftale Rammeaftale forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale. Tilbudsgivere kan afgive tilbud på enten delaftale 1 eller 2 eller på begge delaftaler. Vær her særligt opmærksom på option til delaftale 2, jf. afsnit 1.2 Option. Se i øvrigt afsnit 2.11 Delaftaler. Side 6 af 28

7 Aftaleperiode Rammeaftalen forudsættes indgået for en periode på 2 år i tidsrummet med mulighed for forlængelse i op til 2x12 måneder på uændrede vilkår fra den Rammeaftalens løbetid fremgår ligeledes af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammeaftale, 4 og 5. De enkelte deltagende kommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker aftalevilkårene. Det bemærkes, at misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af en eller flere af de under delaftalerne omfattede kommuner, såfremt misligholdelsen er isoleret til denne/disse. En evt. individuel aftaleophævelse/-opsigelse er uden betydning for de øvrige kommuners aftaleforhold. Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter og ydelser fremgår af udbudsmaterialets Kapitel 4 Kravspecifikation samt af Bilag 2 Kravspecifikation. 1.5 Tildeling af konkrete ordrer Fremstilling, reparation og tilretning af benproteser sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af Ordregiver. Ansøgning og bevilling skal foreligge forud for hver fremstilling, reparation eller tilretning. Der udstedes således aldrig løbende bevillinger. 1.6 Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Orienteringen vil ske i form af en udsendt hensigtserklæring. Det vil af hensigtserklæringen fremgå, hvilket tilbud, der på den enkelte delaftale er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 2.19 Tildelingskriterium. Valg af leverandør er dog ikke afsluttet, før rammeaftale på den enkelte delaftale er underskrevet af begge parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. 1.7 Indgåelse af rammeaftale Efter gennemført udbudsforretning indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale med den vindende Tilbudsgiver. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Side 7 af 28

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Implementeringsbekendtgørelsen). 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer (1 originalt og 1 kopi). Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB stik, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste samt Bilag 2 Kravspecifikation være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. Tilbudsmateriale, modtaget på , accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Bilag 1 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Bemærk, at Bilag 1 forefindes i 2 eksemplarer: Bilag 1 A for så vidt angår Delaftale 1 og Bilag 1 B for så vidt angår Delaftale 2. Tilbuddet skal indeholde tydelig angivelse af Tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt oplysning om kontaktperson med navn, telefonnummer og mailadresse. Tilbuddet skal indeholde et resumé af tilbuddet med kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer, herunder oplysning om, hvorvidt der afgives tilbud på delaftale 1, delaftale 2 eller begge delaftaler. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares (jf. Kapitel 3 Tilbudsdisposition ), da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det skriftlige tilbud gældende. Undtaget herfra er Bilag 1 Tilbudsliste og Bilag 2 Kravspecifikation, hvor det elektroniske tilbud går forud for det skriftlige. 2.3 Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden, skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter, tilsigtet Ordregiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen, være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra svensk, norsk, tysk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Undtaget herfra er vareprøve, jf. afsnit 2.9 Vareprøver. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, for udarbejdelse af tilbudsmateriale eller for fremstilling af vareprøve. Side 8 af 28

9 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Charlotte U. Jørgensen pr. med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2013/S [udbudsbekendtgørelsesnr.] senest den kl Spørgsmål, modtaget inden ovenstående tidsfrist, vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil blive besvaret løbende. Tilbudsgiver må dog påregne, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på tovholderkommunens hjemmeside: Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på benproteser EU udbud 2013/S [udbudsbekendtgørelsesnr.] og Må kun åbnes af Skanderborg Kommunes Indkøbsteam. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Skanderborg Kommune Postboks Skanderborg Att.: Charlotte U. Jørgensen Afleveres tilbuddet personligt skal dette ske i rådhusets Information på adressen: Skanderborg Kommune Adelgade Skanderborg Att.: Charlotte U. Jørgensen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før endelig rammeaftale er underskrevet med vindende Tilbudsgiver(e). Side 9 af 28

10 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative parametre skal Tilbudsgiver sammen med og samtidigt med aflevering af tilbud levere følgende vareprøve: 1 stk. crusprotese til voksen bruger under 100 kg. - med hylster i fiberarmeret hærdeplast (ikke testhylster), underben med strukturkomponenter (herunder kosmetik i skum med sprøjteoverflade) og rigid protesefod i silikone. Vareprøven vil blive evalueret af uvildig terapeut fra PTU samt af en benprotesebruger. Evalueringen vil ske ud fra kriterierne æstetik og håndværk (hvordan protesen fremstår rent æstetisk, og hvordan den håndværksmæssige udførelse skønnes at være). Vareprøven vil blive returneret til Tilbudsgiver efter endt tilbudsevaluering (senest i umiddelbar forlængelse af underskrivning af rammeaftalen) Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter og ydelser indgås på grundlag af vedlagte rammeaftale, Jf. Kapitel 5 Rammeaftale. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Fravalgte Tilbudsgivere anmodes om i den udbudte aftaleperiode at respektere aftaleleverandørens ret til at blive præsenteret for borgeren forud for, at borgeren træffer sit leverandørvalg Delaftaler Der kan afgives tilbud på enten delaftale 1 eller delaftale 2 eller på begge delaftaler, jf. afsnit 1.1. Generel beskrivelse af udbuddet. Der kan ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale. Se kapitel 3 Tilbudsdisposition under Tilbudsliste for konkret vejledning til afgivelse af tilbudspriser på hhv. Delaftale 1 og Delaftale Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Flere tilbud Det er ikke tilladt at afgive flere tilbud på samme delaftale. Tilbudsgiver kan således kun afgive max. ét tilbud pr. delaftale Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.18 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold De under afsnit 1.4 Udbuddets omfang anførte volumener for omsætning på aftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet (2012) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er Side 10 af 28

11 bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Servicelovens 112. Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger (besluttet ved lov) og administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale. Dette gælder såvel i udbudsfasen som i den efterfølgende aftaleperiode (inkl. eventuelle optioner vedrørende forlængelser) Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Hvis Tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er uklart, eller Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat i det omfang, det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, foretaget i henhold til nærværende rammeaftale, jf. rammeaftalens 2 Aftalegrundlag Serviceattest Vindende Tilbudsgiver skal, hvis Ordregiver ønsker det og inden rammeaftale underskrives, fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvoraf det fremgår, at Tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max. være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan Tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. Side 11 af 28

12 2.18 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver, at den medsendte dokumentation herunder indhentede referencer - giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Profil. Beskrivelse af virksomhedens generelle faglige kapacitet (personalesammensætning i antal, fordelt på faggrupper). Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3, som skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) oplysning om o Tilbudsgivers samlede omsætning, herunder hvis muligt - omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår o virksomhedens egenkapital ud fra de seneste tre afsluttede regnskabsår Såfremt Tilbudsgiver ikke kan angive de ønskede, økonomiske oplysninger for ét eller flere af de seneste tre afsluttede regnskabsår, skal årsagen hertil anføres. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 Økonomioplysninger, som skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste med angivelse af minimum 3 og maksimum 5 kommuner (eller tilsvarende) med hvilke Tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år har haft samarbejde for så vidt angår fremstilling af benproteser og levering af konsulentydelser i forbindelse hermed. Kontaktperson skal angives for hver enkelt reference. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan angive 3 referencer eller referencer overhovedet - skal årsagen hertil anføres. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 5 Referenceliste, som skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Side 12 af 28

13 2.19 Tildelingskriterium Rammeaftalen for hver delaftale vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris* 50 % 2. Kvalitet..med følgende delkriterier og undervægtning 25 % Kvalitetsstyring 50% Produktkvalitet (vareprøve) 50% 3. Service..med følgende delkriterier og undervægtning 25 % Faglige kvalifikationer (CV) 40 % Værkstedsfaciliteter 20% Adgangsforhold til forretningsadresse 20% Prøvefaciliteter 20% *Pris skal angives i Dkr. ekskl. moms men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på alle varelinjer i tilbudslisten (i alle tilbudsfelter), der indgår i prisevalueringen (= gule felter). Øvrige ydelser og produkter Bilag 1 Tilbudsliste består af en række faneblade, der som udgangspunkt hver definerer en protesetype, jfr. fanebladenes titel. Herudover består tilbudslisten af et faneblad med titlen Øvrige tilbudspriser. På dette faneblad skal Tilbudsgiver afgive tilbudspris pris på hhv. teknikertimer (værkstedstimer) og bandagisttimer (konsultationstimer) i forbindelse med reparationer og tilretninger skal Tilbudsgiver afgive en fast tillægspris for hjemmebesøg/konsultation på genoptræningsafdeling i kommunen (én og samme pris pr. hjemmebesøg / pr. fremmøde) anmodes Tilbudsgiver om at angive rabatsatser for benproteser, der ikke specifikt er defineret på de øvrige faneblade (kortbensproteser, dysmelibenproteser og benproteser til borgere over 100 kg.) Køb af sådanne benproteser forventes at udgøre mindre end 20% af omsætningen på aftalen og er således omfattet af delydelsesreglen i udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5. De tilbudte rabatsatser under dette punkt vil ikke indgå i prisevalueringen. Side 13 af 28

14 2.20 Persondata Vindende tilbudsgiver(e) skal ved rammeaftalens opstart og i hele kontraktperioden være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.nr., efter Lov om behandling af personoplysninger. Dokumentation skal forevises Ordregiver inden underskrivelse af rammeaftalen Erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende tilbudsgiver(e) skal, inden rammeaftalen underskrives, forevise gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner DKr., jf. 26 i Kapitel 5 Rammeaftale 2.22 Forretningsadresser og åbningstider Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud fremsende oversigt over forretningsadresser, tilknyttet den delaftale / de delaftaler, der afgives tilbud på, samt disse forretningsadressers åbningstider Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbrev, inklusiv rammeaftale Bilag 1 Tilbudsliste (1A og / eller 1B) (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 2 Kravspecifikation (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 3 Tro og love erklæring (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 4 Økonomiske oplysninger (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 5 Referenceliste (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 6 Tidsplan og procedure (Til Tilbudsgivers orientering) Bilag 7 Aktindsigt (Bør udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 8 Oplysninger om opnåelse af dansk autorisation (Til Tilbudsgivers orientering) Bilag 9 Sygehusoversigt (Til Tilbudsgivers orientering) Side 14 af 28

15 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særligt opmærksom på, at alt besvares korrekt, samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddet nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder og telefonnummer) Resumé Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer, herunder oplysning om, hvorvidt der afgives tilbud på delaftale 1, delaftale 2 eller begge delaftaler. Husk at underskrive tilbuddet! Forbehold Tilbudsgiver skal tydeligt redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Udvælgelseskriterier Følgende dokumenter/bilag skal vedlægges tilbuddet: Profilbeskrivelse Tro og love erklæring i udfyldt og underskrevet stand (Bilag 3 skal anvendes) Økonomiske oplysninger (Bilag 4 skal anvendes) Referenceliste i udfyldt stand - (Bilag 5 skal anvendes) Kravspecifikation Følgende bilag skal vedlægges tilbuddet: Kravspecifikation i udfyldt stand (Bilag 2 skal anvendes). Tilbudsliste Følgende bilag skal vedlægges tilbuddet: Pristilbud i udfyldt stand (Bilag 1A (Delaftale 1) og/eller Bilag 1B (Delaftale 2) skal anvendes). Hvis Tilbudsgiver i sit tilbudsmateriale oplyser at ville afgive tilbud på både delaftale 1 og delaftale 2, kan Tilbudsgiver udfylde både Bilag 1 A og Bilag 1 B, eller Tilbudsgiver kan vælge kun at udfylde ét af de to tilbudsbilag, såfremt Tilbudsgiver ønsker at afgive samme tilbudspriser på begge delaftaler. Ordregiver vil prisevaluere ud fra ovennævnte forudsætning, såfremt Ordregiver kun modtager ét bilag (=én tilbudsliste), hvor det i øvrigt i tilbuddet er oplyst, at der afgives tilbud på begge delaftaler. Det vil på tilbudslistens faneblad 1 Instruktion være muligt at tilkendegive, på hvilken præmis der afgives tilbud i forhold til ovenstående. Bemærk, at dette er frivilligt, mens tilkendegivelsen om, hvilke delaftaler, der afgives tilbud på, skal fremgå af tilbuddets resume (jf. afsnit 2.2 Formkrav ). Side 15 af 28

16 Øvrige oplysninger mv. Oversigt over Tilbudsgivers forretningsadresser og de dertil knyttede åbningstider skal medsendes tilbuddet, jf. afsnit 2.22 Forretningsadresser og åbningstider. Oversigten skal indeholde oplysninger for så vidt angår de forretningsadresser, der er tilknyttet den delaftale / de delaftaler, der afgives tilbud på. Vareprøve, jfr. afsnit 2.9 Vareprøve, skal medsendes tilbuddet Godkendelse fra Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr., efter Lov om behandling af personoplysninger vedlægges tilbuddet, såfremt Tilbudsgiver har en sådan ved tilbudsafgivelse, jf. afsnit 2.20 Persondata. Vindende tilbudsgiver(e) skal dog forelægge godkendelsen, inden rammeaftalen underskrives Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner DKr. vedlægges tilbuddet, såfremt Tilbudsgiver har en sådan ved tilbudsafgivelse, jf. afsnit 2.21 Erhvervs- og produktansvarsforsikring og 26 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring. Vindende tilbudsgiver(e) skal dog forelægge gyldig forsikringspolice, inden rammeaftalen underskrives Tilbudsgiver bør udfylde, underskrive og vedlægge Bilag 7 Aktindsigt. Vær opmærksom på konsekvenserne ved at undlade udfyldelse og medsendelse, jf. bilaget Side 16 af 28

17 4. Kravspecifikation Se Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 2 Kravspecifikation består af 3 faneblade: Faneblad 1 Instruktion vejledning til læsning/udfyldelse af kravspecifikationens mindstekrav og evalueringsparametre. Skal gennemlæses inden tilbudsafgivning Faneblad 2 Mindstekrav, og Faneblad 3 Evalueringsparametre (de parametre, Tilbudsgivere skal konkurrere på ud over på prisen) Ved at fremsende tilbud til Ordregiver accepterer Tilbudsgiver samtidigt de på faneblad 2 anførte mindstekrav. Tilbudsgiver har dog mulighed for at tage forbehold se Kapitel 2 Udbudsbetingelser, afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold samt Kapitel 3 Tilbudsdisposition, afsnittet Forbehold. Alle besvarelser på bilagets faneblad 3 Evalueringsparametre skal skrives i de dertil beregnede felter på fanebladet. Dog kan Tilbudsgiver undtagelsesvist henvise til egne bilag i tilfælde, hvor dette ikke kan undlades (eks. ved henvisning til medarbejderes CV, illustrationer ved fotos etc.) Tilbudsgivers egne bilag, jf. ovenfor, vil kun blive taget i betragtning, såfremt der er tydeligt henvist til disse på faneblad 3 Evalueringsparametre i kravspecifikationen med nøjagtig angivelse af, hvor i tilbudsmaterialet oplysningerne findes (angiv afsnit/side m.v.) Grundlæggende udbudsvilkår Det antages, at Tilbudsgiver i øvrigt ved at afgive tilbud har accepteret og vil efterleve de grundlæggende udbudsvilkår i dette udbud, beskrevet i udbudsbrevets afsnit 1 Indledning og afsnit 2 Udbudsbetingelser. Ordregiver gør opmærksom på, at Tilbudsgivers besvarelser i Bilag 2 Kravspecifikation skal opfylde formkrav som anført ovenfor. Tilbud, der ikke opfylder ovennævnte formkrav, kan blive afvist. Side 17 af 28

18 5. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af benproteser 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelsesnr. 2013/S Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Omsætning på aftalen vil i hele aftaleperioden (inkl. eventuelle optioner) være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Servicelovens 112, jf. LBK nr. 810 af Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger (besluttet ved lov) og for administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for denne rammeaftale væsentligt. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er i perioden uopsigelig for begge parter. Side 18 af 28

19 Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen eller Europakommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder, uanset at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd fra Kontrakthaver over for såvel borgere med bevilling som over for Ordregivers personale. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Fremstilling, reparation eller tilretning af benproteser sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af Ordregiver. Ansøgning fra borger og bevilling fra Ordregiver skal foreligge forud for hver fremstilling, reparation eller tilretning. Der udstedes således aldrig løbende bevillinger. Hvor fremstilling, reparation eller tilretning af benproteser påbegyndes (og eventuelt færdiggøres) uden forudgående bevilling, er Ordregiver som udgangspunkt ikke forpligtet til at betale for protesen/ydelsen på protesen. Ved akut reparation og akut tilretning af benprotese skal forhåndsbevilling forsøges indhentet telefonisk eller pr. mail hos Ordregiver. Kan der ikke opnås kontakt med Ordregiver, skal Ordregiver orienteres pr. mail om den akutte reparation/tilretning, herunder med afgivet prisoverslag, inkl. estimeret antal bandagist-/konsultationstimer og antalt tekniker-/værkstedstimer, forinden akut reparation/tilretning foretages, jf. Bilag 2 Kravspecifikation, position 1 T og 1 U. 8 Redegørelse Kontrakthaver skal sammen med hver ansøgning fremsende en skriftlig redegørelse til Ordregiver med beskrivelse af og begrundelse for det ansøgte. Kontrakthaver skal, hvis Ordregiver ønsker det, indgå i en dialog om denne redegørelse. Kontakt med Kontrakthaver skal i så fald kunne opnås senest arbejdsdagen efter Ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 24 Forsinkelse. Side 19 af 28

20 9 Råd og vejledning generelt Skulle borger eller Ordregiver have spørgsmål i forbindelse med bevilling og/eller udlevering i øvrigt, skal Kontrakthaver besvare disse spørgsmål hurtigst muligt og senest arbejdsdagen efter borgers/ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 24 Forsinkelse. 10 Bestilling og konsultation Borgeren kan få en konsultationstid i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 4 X 4 Æ, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Kontrakthaver kan håndtere bevillinger vedrørende benproteser via sikker mail af hensyn til personfølsomme oplysninger og cpr. Kontrakthaver sikrer daglig gennemgang af sikker mail, så der ikke sker unødige forsinkelser i processen. Kontrakthaver skal ved kontraktstart og i hele kontraktperioden være tilsluttet Offentlig Digital Post, jf. Lov nr. 528 af 11. juni 2012, med mindre Kontrakthaver er undtaget tilslutning, jf. samme lovs 5 stk. 4. Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om grundlaget for rammeaftalen, således at det sikres, at administration (herunder bestilling), fremstilling/udlevering og fakturering vedrørende de af rammeaftalen omfattede produkter/ydelser sker på vilkår, fastlagt i grundlaget for rammeaftalen. Afvigelser herfra kan kun ske efter skriftlig aftale med Ordregivers indkøbskontor. 11 Levering og leveringsbetingelser Kontrakthaver skal udlevere nyfremstillede benproteser (og dele heraf) i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 4 AB, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Kontrakthaver skal udlevere ordinært (= ikke akutte) reparerede og/eller tilrettede benproteser i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 4 AC, som er en del af rammeaftalegrundlaget, jf. 2 Aftalegrundlag. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 24 Forsinkelse. 12 Prisoverslag I forbindelse med såvel ansøgning om proteser som om reparationer og tilretninger skal Kontrakthaver i forbindelse med redegørelse fremsende prisoverslag, jf. tilbudte priser. I forhold til reparationer og tilretninger skal afgives prisoverslag på arbejdsløn i form af estimeret antal bandagist-/konsultationstimer og tekniker-/værkstedstimer, jf. tilbudt timepris, hvis Kontrakthaver forudser et merforbrug af arbejdstimer i forhold til de arbejdstimer, der allerede er indregnet i de tilbudte komponentpriser, eller ved reparationer/tilretninger, hvori indgår komponenter, der ikke figurerer på tilbudslisten. Såfremt fremsendte prisoverslag/estimater viser sig ikke at kunne overholdes, skal Kontrakthaver ved mail orientere Ordregiver herom med beskrivelse af årsagen og opnå Ordregivers accept af en oplyst merpris i form af en tillægsbevilling. I modsat fald kan merudgiften i forhold til oprindelig afgivet bevilling ikke forventes betalt af Ordregiver, jf. 14 Fakturering. Side 20 af 28

21 13 Returnering af komponenter mod prisreduktion Kontrakthaver skal indgå i dialog med Ordregiver om prisreduktion i forhold til funktionskomponenter i situationer, hvor borger ikke kommer til at anvende en bestilt benprotese eller kun når at anvende den meget lidt - grundet dødsfald eller væsentlig funktionsnedsættelse, jf. betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 4 AD, som er en del af rammeaftalegrundlaget, jf. 2 Aftalegrundlag. 14 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1. Fakturaer fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Faktura skal indeholde følgende oplysninger: CPR-nummer, navn og adresse på borger Ved levering af produkt: Beskrivelse af det leverede produkt med oplysning om antal, enhedspris og totalpris. Hvis der er tale om et produkt, der er specifikt defineret på tilbudslisten, skal positionsnumre fra tilbudslisten anføres ud for den enkelte komponents enhedspris Ved udført reparation og/eller tilretning: Beskrivelse af den udførte reparation/tilretning med samtidig specifikation af materialeforbrug samt af forbrug/merforbrug af hhv. antal bandagist- /konsultationstimer og antal tekniker-/værkstedstimer med angivet enhedspris og totalpris (jf. 12 Prisoverslag ) Evt. tillægspris for hjemmebesøg eller konsultation på genoptræningsafdeling i kommunen Borgerens egenbetaling, hvis borgeren har en sådan Ydelsesmodtager Ud over ovennævnte oplysninger skal fakturaen påføres ydelsesmodtager, kode 02, i det omfang, det umiddelbart er muligt. Ordregiver ønsker at modtage bekræftelse på, at borgeren har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Ordregiver udleverer en bevillingsblanket, som skal underskrives af borgeren, når denne har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Bevillingsblanketten skal derefter fremsendes til Ordregiver elektronisk sammen med fakturaen. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis ovenstående oplysninger/dokumentationer mangler, indtil de anførte oplysninger/dokumentationer fremkommer fra Kontrakthaver. Kontrakthaver kan alene opnå betaling, svarende til afgivet bevilling - og eventuel tillægsbevilling på en af Ordregiver accepteret, dokumenteret merudgift. Side 21 af 28

22 15 Priser For bestillinger,foretaget i henhold til rammeaftalen, gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Hvad angår tekniker-/værkstedstimer og bandagist-/konsultationstimer i forbindelse med reparation og tilretning må Kontrakthaver fakturere pr. påbegyndt kvarter. Såfremt Kontrakthaver, jf. 30 Ændring af produktsammensætning, introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis en komponent/et produkt på tilbudslisten udgår, skal en anden komponent/et andet produkt med minimum tilsvarende kvalitet straks tilbydes til maksimum samme pris. 16 Prisregulering Priserne skal være faste de første 16,5 måneder, regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenteret prisregulering 1 gang årligt. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks ( regnet fra marts måned i året før reguleringsåret til marts måned i reguleringsåret. Første prisregulering kan således ske med virkning fra den på baggrund af udviklingen fra marts 2014 til marts Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [Ordregivers navn, afdeling og adresse]. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Ordregivers indkøbskontor inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 17 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtaget, korrekt faktura. 18 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. Side 22 af 28

23 19 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning, med en måneds varsel, udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Med mindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde dels oplysninger om salget af benproteser (herunder nyfremstillinger af hylstre) i antal og kr., fordelt på protesetype, dels oplysninger om reparationer og tilretninger for den enkelte borger (cpr.registreret) i antal og kr. Statistik skal fremsendes elektronisk i læsbart medie, kompatibelt med Microsoft Excel. 20 Personalets kvalifikationer Kontrakthaver har, jf. grundlaget for rammeaftalen, garanteret Ordregiver en kvalificeret service, bl.a. ved udlevering af CV på de medarbejdere, der skal betjene Ordregivers borgere og Ordregiver. Skulle én eller flere af disse medarbejdere blive udskiftet i kontraktperioden, garanterer Kontrakthaver som sikring af opretholdelse af den kvalificerede service at de medarbejdere, der efterfølgende ansættes, som minimum har samme kvalifikationer og forudsætninger som de medarbejdere, de erstatter. Kvalifikationer hos medarbejdere, jf. ovenstående, skal på Ordregivers forlangende kunne dokumenteres. Hvis dette ikke er muligt, kan Ordregiver afvise en tilbudt medarbejder. Herudover garanterer Kontrakthaver til enhver tid at opretholde det fornødne antal medarbejdere til at kunne betjene Ordregivers borgere og Ordregiver. 21 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelse af rammeaftalen, garanterer Kontrakthaver for opfyldelse af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftligt samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen. 23 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende til at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at ophæve rammeaftalen med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 23 af 28

24 24 Forsinkelse Nedenstående er en ikke udtømmende oversigt over eksempler på forsinkelse: 1) Manglende overholdelse af leveringsfrister for udlevering af benproteser samt reparation og tilretning heraf, herunder de af Ordregiver accepterede fristforlængelser, jf. rammeaftalens 11 Levering og leveringsbetingelser 2) Manglende afgivelse af en redegørelse ved ansøgning om bevilling eller manglende overholdelse af fristen for at indgå i dialog om en fremsendt redegørelse, jf. rammeaftalens 8 Redegørelse 3) Manglende overholdelse af fristen for besvarelse af spørgsmål i forbindelse med generel rådgivning og vejledning, jf. rammekontraktens 9 Råd og vejledning generelt Hvis Kontrakthaver må forudse en overskridelse i forhold til en leveringsfrist, jf. ovenstående pkt. 1, skal Ordregiver straks informeres herom, og Kontrakthaver skal afgive en skriftlig redegørelse for årsagen til forsinkelsen. Ny frist for levering skal aftales mod Ordregivers accept heraf. Såfremt den nye frist ikke overholdes, skal Kontrakthaver afgive en ny, skriftlig redegørelse, og accept fra Ordregiver indhentes. Overholder Kontrakthaver gentagne gange ikke frister, jf. ovenfor anførte ikke udtømmende - oversigt eller de af Ordregiver eventuelt accepterede fristforlængelser, betragtes dette som væsentlig misligholdelse, såfremt Ordregiver skriftligt har reklameret herover til Kontrakthaver. Hvert af de ovenstående punkter udgør en selvstændig misligholdelsesgrund. Retsvirkningen af Kontrakthavers misligholdelse vil være, at Ordregiver er berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvist med omgående virkning. 25 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning af mangler. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Kontrakthaver ikke bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Er afhjælpning ikke mulig, kan Ordregiver vælge at kræve omlevering eller forholdsmæssigt afslag i prisen. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sin forpligtelse til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller ophæve ordren. Ophæves ordren helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidigt, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab, opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiver berettiget til efter forudgående Side 24 af 28