Vejledning til byggeriets parter om anvendelse af IKT

Transkript

1 Vejledning til byggeriets parter om anvendelse af IKT

2 2/99 Vejledning til byggeriets parter om anvendelse af IKT Anvendelse af IKT 1. BAGGRUND OVERSIGTSSKEMAER OVER BYGHERREKRAV OVERSIGTSSKEMA KRAV 1 BRUG AF PROJEKTWEB I BYGGEPROJEKTER OVERSIGTSSKEMA KRAV 2 PROJEKTWEBLØSNING OVERSIGTSSKEMA KRAV 3 TEGNINGSFORMAT OVERSIGTSSKEMA KRAV 4 A ANVENDELSE AF BYGNINGSMODEL I KONKURRENCE OVERSIGTSSKEMA KRAV 4 B ANVENDELSE AF BYGNINGSMODEL I KONKURRENCE OVERSIGTSSKEMA KRAV 5 A ANVENDELSE AF BYGNINGSMODEL OVERSIGTSSKEMA KRAV 5 B ANVENDELSE AF BYGNINGSMODEL OVERSIGTSSKEMA KRAV 6 A STANDARDISERING AF UDBUDSMATERIALE OG BESKRIVENDE MÆNGDEFORTEGNELSE OVERSIGTSSKEMA 6 B - STANDARDISERING AF UDBUDSMATERIALE OG BESKRIVENDE MÆNGDEFORTEGNELSE OVERSIGTSSKEMA KRAV 7 ELEKTRONISK UDBUD AF UDFØRELSESENTREPRISER OVERSIGTSSKEMA KRAV 8 DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA OVERSIGTSSKEMA KRAV 9 OMFANG AF DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA OVERSIGTSSKEMA KRAV 10 FREMGANGSMÅDE VED DIGITAL AFLEVERING KRAV 1: BRUG AF PROJEKTWEB I BYGGEPROJEKTER INDHOLD: GYLDIGHEDSOMRÅDE HVAD ER PROJEKTWEB? POST FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET Anvendelse af et mailsystem indeholdt i projektweb...fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET Manuel overførsel af mails til projektweb...fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET Automatisk overførsel af mails til projektweb...fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 1...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET Fremsendelse af mails til en postkasse i projektweb...fejl! Bogmærke er ikke defineret DOKUMENTER Metadata

3 3/ Filnavngivning Mappestruktur Filformater og programmer NOGLE CENTRALE BYGHERREOPGAVER Relevante projektweb deltagere Ansvarsområder Relevante dokumenter og advisering Rettigheder...Fejl! Bogmærke er ikke defineret Opsætning af arbejdsgange...fejl! Bogmærke er ikke defineret Beslutningsdokumenter OPSTARTSMØDE KRAV 2: PROJEKTWEBLØSNINGEN INDHOLD GYLDIGHEDSOMRÅDE ETABLERING SIKKERHED Log in Oppe-tid Hosting af data Backup Unikt projektnummer ADGANG TIL PROJEKTWEB PÅ BYGGEPLADSEN AFTALE OM LEVERING AF PROJEKTWEB KRAV 3: TEGNINGSFORMAT KRAVETS INDHOLD GYLDIGHEDSOMRÅDE PRODUKTIONSTEGNINGER CAD-PROJEKTKOORDINATOR OVERHOLDELSE AF KRAVET OM A3 FORMAT Tegningshæftee...Fejl! Bogmærke er ikke defineret A1 printet i ½ målestok (A3)...Fejl! Bogmærke er ikke defineret Opdeling i (under)tegninger...fejl! Bogmærke er ikke defineret VIDEREFØRELSE AF KRAVET OM TEGNINGSFORMAT KRAV 4: BYGNINGSMODELLER I KONKURRENCER KRAVETS INDHOLD GYLDIGHEDSOMRÅDE... 37

4 4/ NYTTIGGØRELSE AF BYGNINGSMODELLEN HVAD ER EN BYGNINGSMODEL? FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET VISUALISERING SIMULERING AFLEVERING AF BYGNINGSMODELLEN KRAV 5: ANVENDELSE AF BYGNINGSMODEL KRAVETS INDHOLD GYLDIGHEDSOMRÅDE KRAV 5A KRAV 5B MODELLENS ANVENDELSE OG OPBYGNING DEN ANSVARLIGE FOR BYGNINGSMODELLEN PROJEKTETS FASER OG BYGNINGSMODELLENS RELATION TIL DISSE KONSISTENS I MODELLEN MINIMUMSKRAV TIL MODELLEN TILVEJEBRINGELSE AF ET DIGITALT GRUNDLAG I RENOVERINGSSAGER... FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET AFLEVERING OG UDVEKSLING AF BYGNINGSMODELLEN KRAV 6: STANDARDISERING AF UDBUDSMATERIALE OG BESKRIVENDE MÆNGDEFORTEGNELSE (SAMT FOR 6B:) SAMT MÆNGDEUDTRÆK FRA BYGNINGSMODEL...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET KRAVETS INDHOLD...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET GYLDIGHEDSOMRÅDE...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET VEJLEDNING FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. FREMOVER ER DET VIGTIGT, AT OBJEKTSTRUKTUREN (OPDELINGEN I BYGNINGSDELE) I BESKRIVELSESVÆRKTØJET OG I CAD-MODELLEN, I DEN UDSTRÆKNING DER SKAL TRÆKKES MÆNGDER UD, BLIVER IDENTISK. KUN PÅ DEN MÅDE KAN OPSPLITNINGEN PÅ ARBEJDER I BYGNINGSDELSBESKRIVELSERNE, MÆNGDEUDTAGNINGEN OG SAMMENKOBLINGEN AF INFORMATIONER FRA DE TO VÆRKTØJER AUTOMATISERES MED MINDST MULIG MANUEL EFTERBEARBEJDNING...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. XML-UDGAVEN AF TILBUDSLISTEN KAN LEVERES TIL DE BYDENDE TIL INDLÆSNING I KALKULATIONSSYSTEMERNE. DERVED VIL MAN KUNNE SPARE DE BYDENDE FOR DET MEGET OMFATTENDE ARBEJDE, DET ER, AT OPRETTE TILBUDSLISTERNE I DISSE SYSTEMER...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 9. KRAV 7: ELEKTRONISK UDBUD AF UDFØRELSESENTREPRISER KRAVETS INDHOLD GYLDIGHEDSOMRÅDE ELEKTRONISK FREMGANGSMÅDE Fortrolighed Sikkerhed Identifikation af bydende Udbudsmateriale Udbudsform UDBUDSMATERIALE Afgivelse af tilbud Kvittering for tilbud Efter licitationen GENBRUG AF ELEKTRONISKE PROJEKTDATA GENNEMFØRELSE AF KRAVET KRAV 8: DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA KRAVETS INDHOLD:... 53

5 5/ GYLDIGHEDSOMRÅDE HVAD ER DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA? Generelt AFTALE OM DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET HVILKE FORVALTNINGSDATA ER RELEVANTE HVEM HAR ANSVARET FOR DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA Stamoplysninger Mangellister KRAV 9: OMFANG AF DIGITAL AFLEVERING AF FORVALTNINGSDATA KRAVETS INDHOLD: GYLDIGHEDSOMRÅDE...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET GENNEMGANG AF KRAV NR Datamodellen Dokumenter METADATA KRAV 10: FREMGANGSMÅDE VED DIGITAL AFLEVERING KRAVETS INDHOLD: GYLDIGHEDSOMRÅDE GENNEMGANG AF KRAV NR Metode 1: Aflevering af en DDB XML-fil Metode 2: Aflevering af en IFC format Metode 3: Aflevering direkte i driftsherrens FM-system Afleveringsproces for forvaltningsdata Overdragelse før afleveringsforretningen Ibrugtagning Overdragelse af data efter afleveringsforretningen Bygherrens kontrol af data Komplethed DDB-XML fil (kun ved valg af metode 1) IFC model (kun ved valg af metode 2) FM-system (kun ved valg af metode 3) BILAG 1: PROJEKTWEBUDBYDERS DOKUMENTATION UDBYDERS MODULOVERSIGT UDBYDERS FUNKTIONALITETSOVERSIGT UDBYDERS DOKUMENTATION FOR DRIFTSMÆSSIGE FORANSTALTNINGER BILAG 2: INFORMATIONSNIVEAUER FOR BYGNINGSMODELLEN BILAG 3: NIVEAUER FOR VISUALISERING (KONKURRENCE) BILAG 4: NIVEAUER FOR SIMULERINGER (KONKURRENCE) BILAG 5: PARTER BILAG 6: DATAMODEL BILAG 7: AFLEVERINGSMETODE BILAG 8: FORVALTNINGSOMRÅDER OG DOKUMENTTYPER BILAG 9: REPRÆSENTATIONSFORMER OG UDVEKSLINGSFORMATER BILAG 10: BESKRIVELSE AF DATAMODEL BILAG 11 BESKRIVELSE AF DDB-XML... 97

6 6/99 1. BAGGRUND Erhvervs- og Byggestyrelsen har udsendt BEK nr af 11/12/2006 om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikationsteknologi i byggeri. Bekendtgørelsen er ændret med BEK nr af 13/12/2007 om ændring af bekendtgørelse om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikationsteknologi i byggeri. Krav 6 træder i kraft 1. januar Bekendtgørelsen pålægger de statslige bygherrer at stille krav om anvendelse af Informations- og kommunikationsteknologi ved gennemførelse af byggeprojekter med en entreprisesum på mere end 3 mio. kr. Bekendtgørelsens bilag 1 specificerer 10 bygherrekrav. Krav nummer 4, 5 og 6 findes i to udgaver, benævnt a og b. Det er entreprisesummens størrelse, der afgør hvilken udgave, der er gældende. Sammen med bekendtgørelsen og bilag 1 har Erhvervs- og Byggestyrelsen udsendt en kort administrativ vejledning. Denne vejledning er en opdateret udgave af den vejledning til bygherrer og rådgivere, som styrelsen udsendte den 30. januar Baggrunden for opdateringen er, at foreningen bips har udgivet to anvisninger F102: Byggeriets IKT-specifikationer og F202: Byggeriets IKT-specifikationer, basisbeskrivelse, juni Disse anvisninger erstatter Erhvervs- og Byggestyrel- Kravet omfatter også institutioner, der modtager tilskud fra staten, når tilskuddet dækker mindst 50 % af institutionens årlige drift. Efterfølgende omtales alle de, som kravet omfatter, som statslige bygherrer eller blot bygherren Administrativ vejledning vedr. bekendtgørelse om krav til anvendelse af IKT i byggeri. Det kan forventes, at en del bygherrer udover de statslige - frivilligt vil vælge at opfylde kravene. For at lette bygherrens opfyldelse af kravene er til vejledningen knyttet bilag i form af uddybninger og paradigmer.

7 7/99 sens publikation: Samarbejdsaftale om IKT - paradigma og vejledning. EBST har fundet det mest naturligt, at det er byggeriets parter, der selv forestår udarbejdelsen af standardgrundlaget for aftaler om anvendelse af IKT i den konkrete byggesag. Eftersom anvisningerne ikke begrænser parternes aftalefrihed, henvises der derfor også til anvisningerne i nærværende vejledning. Nærværende vejledning henvender sig til de bygherrer, der skal anvende kravene. Vejledningen er også rettet mod bygherrens rådgivere. Der henvises også til oplysningerne om Det Digitale Byggeri på: Byggeriets IKT-specifikationer er delt i 2 dele: 1) Specifikation af digitale ydelser og 2) 2) Specifikation af IKTtekniske forhold Det er bygherren, der skal sikre, at fordelingen af arbejdet mellem bygherren selv og rådgiveren er klart aftalt og beskrevet. sbs Byfornyelse har i samarbejde med Gentofte Kommune gennemført forsøgsbyggerier med anvendelse af bygherrekravene i renoveringssager i projektet Digital projektplanlægning.

8 8/99 Erhvervs- og Byggestyrelsen har indhentet en udtalelse fra de to parter i forening. De er af den opfattelse, at undtagelserne ikke er nødvendige, såfremt kravene formuleres med større hensyntagen til fleksibel ikrafttræden. Styrelsen vil overveje dette nærmere set i lyset af de erfaringer, der i øvrigt er gjort med bekendtgørelsens bygherrekrav. Styrelsen er enig med de to parter om, at kravet om, at bygherren skal tilstræbe en høj grad af IKT-anvendelse, stiller nogle generelle krav til bygeherrerne, fx omkring: udarbejdelse af strategi fokus på medarbejderkompetencer overvejelser omkring samarbejdsformer i relation til ændrede roller, ansvar og procedurer fastlæggelse af, hvem der skal bruge hvilke data hvornår, og i denne forbindelse en klarlæggelse af, hvilke data der ønskes til bygningsforvaltningen, herunder drift og vedligehold Disse krav omhandler imidlertid bygherrernes generelle kompetenceudvikling, og ligger som sådan uden for formålet med nærværende vejledning. Omkring forhold der er specifikke for renovering, om- og tilbygning bygger nærværende vejledning på udtalelsen fra sbs Byfornyelse og Gentofte Kommune. Vejledningen er først og fremmest en hjælp til forståelse af kravenes indhold. At der i vejledningen vedr. håndtering af et krav i.h.t. BEK 1365 står: Bygherren skal udelukker ikke, at udøvelsen af denne forpligtelse sker i samarbejde med en rådgiver med den fornødne kompetence. Bygherren skal som mindstemål specificere byggesagens digitale ydelser omhyggeligt. Bygherren kan vælge at uddelegere ansvaret for de IKT-tekniske forhold til relevante parter efter retningslinier, som beskrives i de IKT-tekniske beskrivelser. Vejledningen adresserer ikke Dansk Bygge Klassifikation (DBK) i særlig grad. Der er udarbejdet en særskilt vejledning herom. Som hjælp til at specificere de digitale ydelser kan bygherren i paradigmet til projektspecifik beskrivelse af IKTydelsesspecifikationen angive, hvilke digitale ydelser, parterne skal levere, se bips F102 Byggeriets IKT-specifikationer Vejledningen indledes med en række overbliksskemaer over de ti forskellige bygherrekrav.

9 2. OVERSIGTSSKEMAER OVER BYGHERREKRAV 2.1. Oversigtsskema krav 1 Brug af projektweb i byggeprojekter

10 2.2. Oversigtsskema krav 2 Projektwebløsning 10/99

11 2.3. Oversigtsskema krav 3 tegningsformat 11/99

12 12/ Oversigtsskema krav 4 a anvendelse af bygningsmodel i konkurrence

13 13/ Oversigtsskema krav 4 b anvendelse af bygningsmodel i konkurrence

14 14/ Oversigtsskema krav 5 a anvendelse af bygningsmodel

15 15/ Oversigtsskema krav 5 b anvendelse af bygningsmodel

16 16/ Oversigtsskema krav 6 a standardisering af udbudsmateriale og beskrivende mængdefortegnelse

17 17/ Oversigtsskema 6 b - standardisering af udbudsmateriale og beskrivende mængdefortegnelse

18 18/ Oversigtsskema krav 7 elektronisk udbud af udførelsesentrepriser

19 19/ Oversigtsskema krav 8 digital aflevering af forvaltningsdata

20 20/ Oversigtsskema krav 9 omfang af digital aflevering af forvaltningsdata

21 21/ Oversigtsskema krav 10 fremgangsmåde ved digital aflevering

22 3. KRAV 1: BRUG AF PROJEKTWEB I BYGGEPRO- JEKTER 3.1. Indhold: Bygherren skal sikre, at projektweb anvendes effektivt til udveksling af al projektinformation. Målet er at rationalisere og systematisere udveksling af projektbaseret information mellem byggeriets parter ved anvendelse af et digitalt værktøj projektweb. Kravet skal stilles af bygherren til alle relevante parter i byggeprojektet. Byggeprojektets konkrete anvendelse af projektweb skal være beskreveti IKT-ydelsesspecifikationen. Ydelesspecifikationens projektspecifikke beskrivelse bilægges de relevante kontrakter for byggesagen. Der henvises til bips anvisning F102, Byggeriets IKTspecifikationer samt til det særlige paradigme for en IKT specifikation for byggeprojektet med tilhørende vejledning Gyldighedsområde Kravet gælder for såvel nybyggeri som renovering, omog tilbygning. Kravet gælder for projekter med en entreprisesum på over 3 mio. kr Hvad er projektweb? Projektweb er et internetbaseret, fælles post- og fælles arkivsystem for parterne i et byggeprojekt. Ved anvendelse af projektweb systematiseres og rationaliseres postgang og arkivering i forbindelse med byggeprojektet.

23 23/99 Skal et dokument eller et objekt bruges på papir eller på egen computer kan det enten udskrives/udplottes direkte fra projektweb eller downloades til computeren. Projektweb kan også indstilles til at orientere parterne om, at der er kommet ny information til, som de bør se på. Via projektweb er det således lettere at sikre, at gældende dokumenter kan findes og bruges af de udførende på selve byggepladsen. Ved brug af projektweb gemmes post og dokumenter elektronisk på en server. Brugeren af projektweb går ind på projektweb på internettet, finder sit projekt og får adgang med et brugernavn og en adgangskode. Med projektweb gemmes dokumenter kun ét fælles sted og kan genfindes og udskrives herfra efter behov fx kan sidste byggemødereferat hentes hjemmefra på projektweb aftenen inden næste møde. Adgang til udskrivning af tegninger på byggepladsen er beskrevet i afsnit 3. En server er en fælles computer, der fysisk kan befinde sig hos udbyderen af projektweb eller et andet sted. Placeringen af den fælles computer er uden betydning for brugeren af projektweb Post Post omfatter almindelige breve, fax og s. Bygherrekravet fastslår, at al projektinformation så vidt muligt skal udveksles via projektweb. Derfor skal også post tilføjes projektweb. Da det er formålet, at alle projektets parter skal kommunikere elektronisk, vil alm. breve kun sjældent blive anvendt. Eksterne parter vil dog stadig kunne sende papirbreve. Projektets parter vil typisk anvende s indbyrdes. Disse kan enten sendes via projektweb eller føjes til denne. Post på papir gøres elektronisk ved skanning og føjes herefter til projektweb. s kan være vigtige og have tilknyttet vigtige dokumenter, men s kan også være uden særlig betydning. En forudsætning for at få det fulde udbytte af en projektweb er, at betydningsfulde mails i forbindelse med projektet integreres i projektwebben, jf. nedenfor. Bygherren skal sammen med sin rådgiver bestemme, hvorledes mails integreres i projektweb.: Uanset hvilken metode, man anvender, er det vigtigt, at den opfylder de krav og ønsker man måtte have til eget arkivmateriale. Det gælder således fx de journaliseringsprincipper, der gælder for offentlige institutioner (FESD).

24 24/ Dokumenter Projektweb er et elektronisk system og kræver derfor, at alle dokumenter er elektroniske. Papirdokumenter gøres elektroniske ved skanning. Bygherren skal sammen med sin rådgiver beskrive reglerne for håndtering af digitale dokumenter i byggesagen. Når et dokument skal gemmes på projektweb går brugeren ind på projektwebben og føjer det til den pågældende projektweb. Denne proces kaldes også at up-loade. Dokumenter omfatter alle traditionelle dokumenter, som fx notater, referater, kontrakter, regneark, tegninger, billeder, kort mv. Skanning kan udføres med en computer med skanner og af de fleste moderne kopi-maskiner. Det forhold, at alle parter skal kunne arkivere og søge på projektweb, stiller krav til systematik i placering af dokumenter i mapper, til navngivning af dokumenter samt til, at dokumenterne forsynes med særlige oplysninger om dokumentet selv, de såkaldte metadata. Kombinationen af filnavne, placering i mapper og metadata giver gode muligheder for såvel at genfinde enkelte dokumenter som for at sortere dokumenter Metadata Dokumentet skal sammen med tilføjelse til projektwebben have tilknyttet oplysninger, der beskriver vigtige egenskaber ved dokumentet, såkaldte metadata. Metadata betyder egentlig blot data om data. I projektweb sammenhæng betyder metadata, data, der beskriver et dokuments indhold. Bekendtgørelsen kræver, at der ved enhver tilføjelse af filer til projektweb i hvert fald skal angives metadata for: Emne, dokumenttype og status. Datoen (ikke for dokumentets udarbejdelse, men datoen for filens tilføjelse til projektweb) gemmes automatisk, hvilket også gælder navnet på den person, der har tilføjet filen. Metadata kendes også fra papirbaseret information, fx brevhoveder og tegningshoveder. Det er vigtigt, at der er klare regler for brug af metadata, herunder hvilke metadata, der er pligt til at tilføje. Bygherren bør - for at opfylde kravet om en effektiv brug af projektweb sikre, at det inden projektweb tages i brug og sammen med sin rådgiver evt. løbende undervejs fastlægge hvilke metadata, der skal anvendes og udfyldes. ISO sætter en international standard for brug af metadata.

25 25/99 Dato Emne Dokumenttype Status Dette metadata udfyldes automatisk af projektweb Dette metadata er en tekst, der bør vælges fra en liste af prædefinerede tilladte ord. Dette metadata er en tekst, der bør vælges fra en liste af prædefinerede tilladte ord. Dette metadata angiver dokumentets status set i relation til byggeprocessen. Det anbefales, at der anvendes i hvert fald tre former for status: Under udarbejdelse Gældende evt. opdelt i Grundlag og Klar til produktion Arkiveret evt. opdelt i Dokumentation, Som udført og Udgået Det kan anbefales, at bygherrer, der udfører flere projekter, overvejer at definere fælles regler for alle projekter, der beskriver, hvorledes metadatafelter skal anvendes. Projektwebsystemer er forskellige og derfor skal bygherren i forbindelse med aftale om levering af projektweb sikre sig, at det valgte projektweb-system har funktionalitet til at håndtere metadata. Hvis dokumentet ændres og tilføjes igen, gemmes det nye dokument (det gamle slettes normalt ikke) med den nye dato. Der kan anvendes emner og dokumenttyper fra DBK Det kan anbefales at udarbejde lister over tilladte ord til metadata, fx at dokumenttype kan være (og kun være): Tegning, Brev, Fax, Mail, Referat, Notat, Telefonnotat, Aftaleseddel, KS-dokumentation, Økonomiopfølgning og Diverse. De, under emne og dokumenter, anførte lister med tilladte ord bør typisk ikke indeholde mere end 20 ord. Det må forventes, at bygherrerne fremover vil se en fordel i at anvende flere metadata Filnavngivning Der kan fastlægges regler for navngivning af filer. Bygherren skal løbende og især i projektets start - sikre, at projektwebben gennemgås jævnligt, og at fejlagtige navngivninger og metadata rettes, mens omfanget af fejl er begrænset. Det er vigtigt, at filnavnet ikke ændres, når der uploades en ny version. Erfaringerne fra implementering af KS-systemer kan genanvendes her. Fejl skal påpeges og rettes op. Bevidste fravigelser kan ikke accepteres.

26 26/ Mappestruktur Som supplement til metadata og evt. styring af navngivning af filer kan en gennemtænkt opdeling af projektweb i rum og mapper også medvirke til en effektiv genfinding af dokumenter. Det anbefales, at der ved fastlæggelsen af mappestrukturen tages udgangspunkt i den foreliggende de facto standard herfor, Ibb publikation 10, Arkiv- og Dokumentstruktur 2003 udgivet af foreningen bips Filformater og programmer Bygherren skal beslutte, hvilke filformater (og dermed i nogen grad hvilke programmer) der må benyttes til at udforme den information, der skal lægges på projektwebben. Det kan betyde, at de parter, der har den mest avancerede og nye software skal pålægges at først gemme og derefter tilføje (up-loade) i et velkendt og udbredt filformat. Et bidrag til løsning af spørgsmålet om filformater er såkaldte viewere, som er programmer, der kan læse filer (men ikke udarbejde eller ændre filer). En fil er en anden betegnelse for et elektronisk dokument. I de gængse styresystemer skal filer navngives (fx Tegning123.pdf). Det er i denne forbindelse vigtigt at sikre, at der ikke tillades anvendt filformater, der kræver særligt dyre eller svært tilgængelige programmer. Nogle udbydere af projektweb har forsynet deres projektweb med viewere, der muliggør, at mange filer kan læses direkte fra projektweb Nogle centrale bygherreopgaver Bygherren skal i forbindelse med udbuddet af såvel rådgiver- som udførelsesydelsen angive, at projektet skal gennemføres ved anvendelse af projektweb. Bygherren skal træffe beslutning om relevante deltagere i projektweb, jf. pkt Bygherren skal desuden sikre, at der stilles en effektiv og sikker projektwebløsning til rådighed, jf. afsnit 2. Bygherren skal beslutte, hvilke af de i afsnit angivne ansvarsområder, der er relevante i den konkrete sag.

27 27/ Relevante projektweb deltagere Ifølge bygherrekrav 1 skal bygherren sikre, at alle relevante projektdeltagere anvender projektweb. Det skal i denne forbindelse besluttes i hvilket omfang underrådgivere, underentreprenører og leverandører skal være deltagere. En vigtig beslutningsfaktor er den periode, hvori de pågældende er tilknyttet projektet og i hvilket omfang. Projekterende arkitekter, ingeniører, fag-, hoved- og totalentreprenører er obligatoriske deltagere. Såfremt der er tvivl om en part skal deltage i projektweb, anbefales det, at parten inviteres til at deltage. Alle der ønsker at deltage, bør normalt have tilladelse hertil. Særligt skal det overvejes, om også parter, der leverer og eller anvender en begrænset mængde information eller leverer engangsinformation - skal være deltagere, og hvis ikke hvordan deres information tilføres projektwebben.. Det er vigtigt, at de udførende på byggepladsen har adgang til projektweb, og dermed adgang til opdateret og gældende projektinformation. Det er dog ikke det samme som, at alle parter på byggepladsen skal forpligtes til at bruge projektweb. Det skal således vurderes i hvilket omfang eventuelle underentreprenører og leverandører skal være tilknyttet projektets projektweb Ansvarsområder Bygherren bør overveje, om der - som følge af kravet om brug af projektweb - skal fastlægges særlige ansvarsområder i forbindelse med projektstart. Såfremt anvendelse af projektweb først afklares inde i processen, og ansvarsområderne ikke er klare i udbudsmaterialet, kan der opstå krav om en særlig betaling for varetagelse af disse ydelser. IKT-ydelsesspecifikationen kan anvendes som grundlag for indgåelse af aftale om disse ansvarsområder. Det anbefales, at bygherren udpeger en kommunikationsansvarlig med bemyndigelse til at styre byggesagens digitale kommunikation Mulige ansvarsområder er beskrevet nedenfor, og vil normalt blive varetaget af personer, der også findes i almindelige papirbaserede projekter, se i øvrigt bips anvisning F102

28 28/99 Normalt bør bygherren ved uddelegering aftale følgende ansvarsområder: Bygherren bør sørge for, at disse ansvarsområder er fastlagt allerede ved aftaleindgåelsen (fx med rådgiver, arkitekt og entreprenør), så ansvar og honorar er på plads fra start. Ansvar og roller beskrives i IKTydelsesspecifikationen. Projekt- (erings)leder Kommunikationsansvarlig CAD-projektkoordinator Ansvarlig for digitalt udbud / tilbud Ansvarlig for digital aflevering Byggeprojektets projekt(erings)- leder bør tildeles ansvaret for, at bygherrekrav nr. 1 overholdes (brug af projektweb). Den part, som har ansvar for byggesagens digitale kommunikation herunder brug af projektweb. Projektets overordnede ansvarlige for CAD-struktur og tegningsformater mv. Den part, som har ansvar for projektets digitale udbud og tilbud Den part, som har ansvar for aflevering af byggesagens D&V dokumentation Relevante dokumenter og advisering Fordelen ved at benytte projektweb må ikke tabes på jorden ved, at alle brugere skal gennemgå uoverskuelige post- og datamængder for at holde sig ajour. Bygherrekrav nr. 1 slår derfor fast, at den person, der tilføjer dokumentet til projektweb, samtidig skal tage stilling til, hvem dokumentet er relevant for og tage stilling til, hvordan de relevante modtagere adviseres om dette dokument. Bygherren skal beslutte, hvorledes den enkelte bruger af projektweb skal adviseres om nye dokumenter. Simplest er den mulighed, at projektweb-systemet ved brugerens åbning af systemet fortæller, hvilke dokumenter, der er tilføjet siden sidste gang, brugeren var inde på systemet. Det svarer til en indbakke i et papirbaseret system. Mere avanceret er den mulighed, at projektwebsystemet selv sender (fx dagligt ) en til brugeren (advisering) om, at der (i går) er tilføjet et antal doku- Projektwebløsningen bør derfor indeholde mulighed for, at projektets parter automatisk får tilsendt en e- mail, når nye dokumenter er tilføjet. Denne facilitet skal dog bruges målrettet, hvis ikke den enkelte part skal druknes i information. Hvis projektweb også indeholder en mail funktion, vil der normalt være en liste over modtagere af mailen opdelt efter grupper og personer. Med et enkelt klik kan mailen sendes til de rigtige personer med de korrekte mail-adresser. Det bør forhindres, at parterne får informationer om emner, der ikke er relevante for dem, hvorved megen tid spildes.

29 29/99 menter, der kan have brugerens interesse. Det svarer til en postliste i et papirbaseret system. Projektwebsystemet bør ved tilføjelse af et dokument selv spørge om, hvem (personer/grupper) der skal adviseres om tilføjelsen. Bygherren skal sikre, at alle parter forstår, at ved brug af projektweb bestemmes modtageren af dokumentet i det øjeblik dokumentet tilføjes i en bestemt mappe. Og bygherren skal sikre advisering af bestemte personer eller grupper og/eller tildeling af bestemte metadata Rettigheder Som følge af kravet om, at al projektinformation skal være lagt ind på projektweb, skal det overvejes, om alle parter også skal kunne se alt. En generel adgang for alle til alt bør kun anvendes i små projekter. I større og mere komplekse projekter er det ofte fornuftigt at adgangen til såvel at tilføje dokumenter såvel som at læse dokumenter begrænses. Jf. også bemærkningerne herom i Eksempler på aftaler om rettigheder er: Bygherren ønsker ikke at have adgang til alle data, men kun til godkendte tegninger og referater af bygge- og teknikmøder. Alle parter skal kunne hente byggemødereferater, men kun referenten må kunne tilføje referater. Part Y kan læse alle dokumenter med metadata nr. 4 = zxc Beslutningsdokumenter Brug af projektweb gør det vigtigt at definere, hvilke dokumenter, der kan indeholde bindende beslutninger. Disse dokumenter benævnes beslutningsdokumenter. Derfor bør det på den ene side fastlægges, at alle projektbeslutninger skal dokumenteres på projektwebben, og på den anden side, hvilke dokumenter, der kan anses som beslutningsdokumenter. Der bør ikke findes beslutningsdokumenter, der ikke ligger på projektwebben. Udgangspunktet for valg af beslutningsdokumenter bør være: Alle byggemøde- og teknikmødereferater er beslutningsdokumenter Alle breve er beslutningsdokumenter I den traditionelle sagsgang gælder tilsvarende usikkerhed. Breve regnes normalt altid for beslutningsdokumenter, mens s status er usikker. Herved vil alle beslutningsdokumenter være at finde (og mulige at finde) på projektwebben. Det er muligt at forsyne beslutningsdokumenter med et metadatafelt, som fortæller, at der er tale om et beslutningsdokument.