Guide til datamigrering - Intra lukker Hvad skal jeg gøre? Pædagogiske personale i skolen

Transkript

1 Guide til datamigrering - Intra lukker Hvad skal jeg gøre? Pædagogiske personale i skolen Ved at gennemgå nedenstående tjekliste er du sikker på at være igennem din egen datamigrering. Vigtigt at være opmærksom på: - Datamigrering skal være foretaget senest d. 28. juni En stor del af indholdet i intra flyttes automatisk til Aula. Men det er vigtigt at du får ryddet op, så der kun flyttes det der skal gemmes. - Indhold som flyttes automatisk kan læses, men er ikke længere redigerbart. Det gemmes i en særskilt mappe under sikker filer i Aula, men i låste formater der ikke kan skrives videre i. - Hvis dokumenter flyttes fra intra til fx O365 skal man huske at slette dokumentet i intra for at undgå, at data ligger dobbelt. - OBS!! Der må ikke flyttes personfølsomme filer til O365. De skal overføres til Acadre Gennemgå nedenstående 6 trin for at få styr på din egen datamigrering: Beskeder under beskedarkiv: Alle beskeder i beskedarkiv bliver automatisk overført til Aula. Tjek om du har beskeder du gerne vil gemme, som ikke er i beskedarkiv (Se pkt. 1) Samlemapper: Oprydning og overførsel af mapper o Private mapper: Slet dokumenter der ikke skal gemmes. Dokumenter du gerne vil arbejde videre på, skal du gemme i dit Onedrive i O365. Husk at slette dokumenterne i intra, når du har lagt dem i O365. (Se pkt. 2) o Gruppemapper og åbne mapper: Gennemgå samlemapperne i fx dit team. Slet mapper og dokumenter der ikke skal gemmes. De resterende mapper sørger den Dokumentarkiv: Oprydning i dokumentarkiv o Slet mapper og dokumenter der ikke skal gemmes. De resterende mapper sørger den (se pkt. 3) o Klassens dokumentarkiv og forældreintras dokumentarkiv skal også gennemgås. Slet mapper og dokumenter der ikke skal gemmes. De resterende mapper sørger den Klasselog: Alle klasselogs overføres automatisk til Aula - sikker filer på barnets cpr-nr. Har du klasselogsnotater på klassen der ikke er tilknyttet elever bliver disse ikke overført automatisk, og disse skal du manuelt overføre til sikre filer i Aula (se pkt. 4) Kontaktbog: Alle kontaktbøger overføres automatisk til Aula. Du skal ikke gøre noget. (se pkt. 5) Øvrige: Nedenstående overføres ikke automatisk, så hvis du ønsker at gemme noget af nedenstående skal du selv sørge for dette: - Ugeplaner overføres ikke. - Årsplaner overføres ikke. Du skal selv lægge dem i dit Onedrive i O Logbøger overføres ikke - Elevintra undervisning: Evt. materiale du har under elevintra undervisning. Det kan fx være arbejdsrum, anmeldelser og avisværksted - Diverse: Debatforum, dagbøger, arbejdsrum under samarbejde osv. Bliver ikke overført og du skal derfor selv kopiere disse hvis du ønsker at gemme dem. 1

2 Introduktion til datamigrering: Alle elementer vil som udgangspunkt være associeret til den klasse eller elev, som de omhandler. Alle medarbejdere vil have deres selvstændige adgang og overblik over de enkelte mapper og dokumenter og ikke dele dem med andre. Rent teknisk vil lærerne have adgang til de samme dokumenter de tidligere har haft adgang til, men de vil ikke kunne se, hvem de er delt med. OBS! Det er vigtigt at pointere, at en medarbejder kun har adgang til foldere og filer/dokumenter på børn de har tilknytning til i Aula, via det lærerteam de er tilknyttet. Når medarbejderen åbner menuen Sikre Filer i Aula, vil de blive bedt om et Step-up på baggrund af den step-up struktur kommunen har valgt. Her er et overblik over hvordan du finder overførte beskeder, kontaktbøger og klasselog: Følgende sørger den datamigreringsansvarlige for: - Billeder - Elevplaner (arkiverede) - Elevmappe fra elevens kort - Samlemapper (husk oprydning først) herunder elevens og klassens samlemapper - Dokumentarkiv (husk oprydning først) herunder klassens og forældrenes dokumentarkiv 2

3 Pkt. 1: Beskeder Det er kun beskeder i beskedarkiv der automatisk overføres til Aula. Hvis du har beskeder du gerne vil gemme, så åbnes beskeden og der trykkes på Gem i beskedarkiv Gennemgå dit beskedarkiv for at se om du ønsker at gemme alle beskederne eller om du kan slette nogen af dem. Når data er overført til Aula finder du dine beskeder fra beskedarkiv under sikre filer (se figur). Du kan selvfølgelig kun se dine egne beskeder. Pkt. 2: Samlemapper Husk at personfølsomme dokumenter ikke må gemmes i O365!!! Vigtigt at være opmærksom på, at hvis samlemapper flyttes til Aula, så er filerne ikke længere skrivbare, men kan kun læses. Det anbefales derfor at alle samlemapper gennemgås. Indholdet i mapperne skal enten slettes eller gemmes i O365 (referater, planlægning, årshjul mm) eller i Acadre (personfølsomme dokumenter). Private mapper: Dokumenter du ikke ønsker at gemme skal slettes. Dokumenter du gerne vil arbejde videre på, skal du gemme i dit Onedrive i O365. Husk at slette mapperne i intra, når du har lagt dem i O365. Gruppemapper: Gennemgå om du eller dit team har mapper og dokumenter der skal gemmes eller slettes. Slet de mapper der ikke længere skal gemmes. De resterende mapper sørger den Åbne mapper: Gennemgå om du eller dit team har mapper og dokumenter der skal gemmes eller slettes. Slet de mapper der ikke længere skal gemmes. De resterende mapper sørger den Klassens mapper og elevens mapper: Bliver automatisk overført til Aula. Men hvis man i sin klasse har brugt klassens mappe til filer der skal arbejdes videre med, så skal de også manuelt flyttes til O365. Det er lærerens eget ansvar. 3

4 Hvis der er samlemapper der ikke flyttes eller slettes fra intra, så bliver de automatisk flyttet til Aula og kan findes under sikre filer (se figur). Men de er ikke længere redigerbare. Vejledning samlemapper fra intra til O365: Husk at rydde op i mapper og dokumenter. Ingen grund til at flytte data til O365, som du alligevel ikke skal bruge til noget. I intra under arkiv finder du samlemapper. Når man klikker på zip starter overførslen af mappen automatisk (hvis du er i Chrome-browseren) Mappen ligger derefter i overførsler som en zip-fil. Du kan se det på lynlåsen på ikonet Du markerer derefter zip-filen og klikker på udpak alle 4

5 Du bliver bedt om at vælge hvor du vil gemme mappen, når den er pakket ud. Når du har gemt mappen på pc eller usb kan du bagefter lægge den i OneDrive eller Teams. Hvis det er samlemapper fra private mapper, så lægges de i OneDrive. Hvis det er samlemapper fra gruppemapper eller åbne mapper, så lægges de i Teams under alle ansatte på xx skole Det nemmeste er at bruge drag and drop når du skal lægge mapperne i OneDrive eller Teams. OneDrive: - Åbn to vinduer. Et med stifinder altså oversigten over dine filer. Og et med OneDrive. - Flyt derefter med venstre museknap mappen fra stifinder over til OneDrive og slip derefter musen. Mappen kopieres hermed. Når kopieringen er slut kan du slette mappen i stifinder. - Har du synkroniseret dit OneDrive på pc en kan du gemme zip-mappen direkte på OneDrive (spørg din it-kontakt om dette) Teams: - Åben O365 og tryk på Teams - Vælg teamet Alle ansatte på xx skole - Klik på filer i toppen af menuen - Du kan nu uploade filer ved at klikke på upload. Men skal du overføre mapper skal du klikke på Åbn i Sharepoint Teamet åbner sig nu i Sharepoint og her kan du benytte drag and drop 5

6 - Åbn to vinduer. Et med stifinder altså oversigten over dine filer. Og et med Teams. - Flyt derefter med venstre museknap mappen fra stifinder over til OneDrive og slip derefter musen. Mappen kopieres hermed. Når kopieringen er slut kan du slette mappen i stifinder. Pkt. 3: Dokumentarkiv Vigtigt! Dokumentarkiver overføres ikke automatisk til Aula. Dokumentarkiv under arkiv: Gennemgå om du eller dit team har mapper eller filer i dokumentarkiv der skal gemmes eller slettes. Slet de mapper der ikke længere skal gemmes. De resterende mapper sørger den datamigreringsansvarlige for bliver flyttet til Teams i O365 eller til Acadre. Hvis I selv ønsker at flytte dokumenter eller mapper til O365 følges vejledningen fra pkt. 2 samlemapper. Klassens dokumentarkiv under elevintra: Gennemgå om du eller dit team har mapper eller filer i klassens dokumentarkiv der skal gemmes eller slettes. Slet de mapper der ikke længere skal gemmes. De resterende mapper sørger den datamigreringsansvarlige for bliver gemt. Forældreintras dokumetarkiv under forældreintra: Gennemgå om du eller dit team har mapper eller filer i klassens dokumentarkiv der skal gemmes eller slettes. Slet de mapper der ikke længere skal gemmes. De resterende mapper sørger den datamigreringsansvarlige for bliver gemt. 6

7 Pkt. 4: Klasselog Det er kun notater, der er knyttet en elev, der overføres til Aula. Hvis der er vedhæftede filer til et notat i Klasseloggen medtages de også. Selve klasselogsnotatet bliver i HTML, mens bilaget er knyttet på i det format det blev oprettet i. Vigtigt! Klasselogsnotater på en klasse uden tilknytning til elever bliver ikke overført til Aula. Medarbejdere kan kun finde klasselogsnotater på børn de har tilknytning til at se data på i Aula, jf det lærerteam medarbejderen er placeret i. Pkt. 5: Kontaktbog Alle kontaktbøger overføres automatisk til Aula på barnets cpr-nr. Kontaktbogen er knyttet op på den enkelte elev. Hvert kontaktbogsnotat placeres i en navngiven mappe i Aula. Se figuren. Medarbejdere kan kun finde kontaktbogsnotater på børn de har adgang til at se data på i Aula. Forældre kan ikke længere få adgang til kontaktbogsnotaterne. Men de kan findes frem i Aula og sendes til forældrene i Aula, hvis det ønskes. 7