Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel

Transkript

1 VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING Referat Bestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2015 kl Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Adm.: Bent Frederiksen og Louise Hansen Afbud: Henning Bjerre. Under punkt 1 til 8 deltager Jesper Rasmussen Dagsorden Nyt punkt 1. Godkendelse af dagsorden Afd. 55 Kanalens kvarter - Godkendelse af udgifter til teknisk rådgivning Afd. 4 Nord og 4 Syd - Helhedsplan - økonomisk afklaring på skema B med Landsbyggefonden samt følgegruppestruktur Afd. 4 Nord og 4 Syd(samt AB Syd) - Helhedsplan - udlejning af prøvehusene - huslejefastsættelse og fordeling af fællesomkostninger Afd. 60 Hyldespjældet - Helhedsplan - godkendelse af projektudvikling omkring boligsammenlægning, cafe og materialegård Afd. 1 Toften - Fastsættelse af husleje i prøveboliger Afd. 1 Toften - Helhedsplan - godkendelse af udgifter til projektudvikling Afd. 57 Blokland - Helhedsplan - godkendelse af udgifter til projektudvikling A Nybyggemuligheder - godkendelse af projektudviklingsudgifter Besøg i afdelingerne i forbindelse med næste møde (Lukket punkt) Nedsættelse af udvalg og kontaktpersoner Resultater fra evaluering af regnskabsprocessen Pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati- afrapportering og evaluering Handlingsprogram - nye initiativer Miljøhandlingsplan 2014/ status Evaluering af foreningsmøde samt evt. nyt møde Regler, rettigheder og muligheder Direktionens beretning... 27

2 18. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsesmøde i BO-VEST Orientering om aktuel boligpolitik Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder - og årshjul Eventuelt

3 Til drøftelse og beslutning Nyt punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med tilføjelsen af punkt 7A:Nybyggemuligheder- godkendelse af projektudviklingsudgifter 1. Afd. 55 Kanalens kvarter - Godkendelse af udgifter til teknisk rådgivning Bestyrelsen godkendte, at der indenfor en samlet økonomisk ramme på kr., heraf ,- kr. fra hver af boligorganisationerne VA og AB, kan rekvireres ekstern teknisk rådgivning med henblik på at tilvejebringe et foreløbigt grundlag for at ansøge Landsbyggefonden om støtte til en opfølgende helhedsplan for at afhjælpe særlige byggetekniske problemer m. v. Beløbet afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgiften ikke kan indgå helt eller delvis som støtteberettiget udgift i en eventuel efterfølgende støttesag. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der indenfor en samlet økonomisk ramme på kr., heraf ,- kr. fra hver af boligorganisationerne VA og AB, kan rekvireres ekstern teknisk rådgivning med henblik på at tilvejebringe et foreløbigt grundlag for at ansøge Landsbyggefonden om støtte til en opfølgende helhedsplan for at afhjælpe særlige byggetekniske problemer m.v. at beløbet afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgiften ikke kan indgå helt eller delvis som støtteberettiget udgift i en eventuel efterfølgende støttesag. Beskrivelse I AB Etagehusene er der i årene efter aftale med afdelingsbestyrelsen foretaget tekniske undersøgelser af badeværelser og udarbejdelse af forslag til renovering af badeværelser og faldstammer. Undersøgelserne har afdækket, at der er behov for renovering. Endvidere har det igennem de seneste år vist sig, at der er problemer med kuldebroer, der ikke var omfattet af den gennemførte helhedsplan. Erfaringen med udlejning af de nye boliger i parterreetagen har afdækket, at beboere ikke finder boligindretningen attraktiv. I den forbindelse har bestyrelsen tidligere godkendt tilskud til undersøgelse af mulighed for etablering af karnap. Disse undersøgelser er gennemført og der er i samme forbindelse fremkommet forslag til forbedring af indretningen. 3

4 I administrationens notat af 6. august 2015, der er udsendt som bilag, er der redegjort nærmere for de enkelte forhold. Da AB Etagehusene og VA Kanalens Kvarter er opført samlet og med ensartede løsninger også i den gennemførte helhedsplan, er det administrationens vurdering, at de problemer der er afdækket i AB Etagehusene er de samme i VA Kanalens Kvarter. Hertil kommer, at huslejen i begge afdelinger, dog i forskeligt omfang, påvirkes relativt voldsomt af udløb af et kapitaldepot i henholdsvis 2016 og Kapitaldepotet er etableret som del i den økonomiske løsning for den gennemførte helhedsplan. Samlet set er det således administrationens vurdering, at der kan være grundlag for at ansøge Landsbyggefonden om støtte til nogle opfølgende renoveringsarbejder. På et møde med Landsbyggefonden den 6. august 2015 blev afdelingernes økonomiske udfordringer drøftet. Det blev aftalt, at BO-VEST retter fornyet konkret henvendelse om forholdet omkring udløb af kapitaldepot, som LBF umiddelbart var positive overfor at se nærmere på med henblik på yderligere driftsstøtte. LBF bekræftede endvidere, at det er muligt at sende en ny ansøgning om renoveringsstøtte, hvis et tekniske grundlag kan dokumentere behovet, og at arbejderne i øvrigt falder indenfor renoveringsstøtte ordningen. LBF gjorde dog opmærksom på, at der for tiden er flere års ventetid på renoveringsstøtte. Administrationens overvejelser om at udarbejde ansøgning til Landsbyggefonden om renoveringsstøtte har endnu ikke været drøftet med afdelingsbestyrelsen. Enslydende ansøgning forelægges AB på møde den 25. august Bilag: Notat: Opfølgende helhedsplan, HP 2 2. Afd. 4 Nord og 4 Syd - Helhedsplan - økonomisk afklaring på skema B med Landsbyggefonden samt følgegruppestruktur Bestyrelsen tog orienteringen fra mødet i Landsbyggefonden (LBF) til efterretning. Bestyrelsen godkendte, at den nuværende følgegruppe opdeles i to mindre følgegrupper, bestående af hhv. AB Syds afdelingsbestyrelse og VA 4 Syd og 4 Nords afdelingsbestyrelser. IndstillinQ Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager orienteringen fra mødet i Landsbyggefonden (LBF) til efterretning. 4

5 - at bestyrelsen godkender, at nuværende følgegruppe opdeles i to mindre følgegrupper, bestående af hhv. AB Syds afdelingsbestyrelse og VA 4 Syd og Nords afdelingsbestyrelser. Beskrivelse Status på økonomisk afklaring med LBF på støttede arbejder Den 6. august 2015 var administrationen til møde i LBF. Grundlaget for drøftelserne med LBF var administrationens oplæg til skema B udarbejdet på grundlag af licitationen den 19. juni Skema B oplægget er vedlagt til orientering. Som det fremgår viser licitationsresultatet, at udgiften overstiger skema A med i alt 352 mio. kr. LBF kunne imidlertid udmelde, at husiejefastsættelsen ved skema A, som udgangspunkt, også er gældende ved skema B - dog med en indeksregulering. Dvs. LBF går ind og dækker afvigelsen på de 352 mio. med husleje- og driftstilskud. Skema A tilsagn fra LBF lød på et tilskud på kr. pr. bolig med en forventet huslejestigning på kr. 145 pr. mi2 - svarende til kr kr. pr. mdr. Med den nye udmelding fra LBF kommer tilskuddet pr. bolig op på forventede 1,6 mio. kr. Huslejestigningen er fortsat den samme som udmeldt i skema A - dog med indeksering. Det svarer pt. til en huslejestigning på kr. 153 pr. m2 - kr kr. pr. mdr. Det skal dog bemærkes, at tallene i skema B oplægget er med forbehold, da finansieringen ikke er endeligt afklaret med LBF. Denne yderst positive udmelding fra LBF, medfører samtidig, at de supplerende ustøttede renoveringstiltag, som eksempelvis badeværelser og tage, bliver mere realistiske at gennemføre. LBF havde yderligere justeringer til skema B oplægget, som kan få betydning for den endelige husleje. Administrationen og Wissenberg vil i de kommende uger tilrette skema B budgettet efter LBFs retningslinjer, således at der kan foretages nye beregninger på huslejekonsekvensen for basisrenoveringen som følge af LBFs udmeldinger samt på henholdsvis udbudspakke 2, 3 og 4. Udbudspakke 1 omfatter basisrenoveringen (skema A) Udbudspakke 2 omfatter basisrenovering + nye badeværelser (tagrenovering som option) Udbudspakke 3 omfatter basisrenovering + nye badeværelser + mekanisk ventilation med varmegenvinding (tagrenovering som option) Udbudspakke 4 omfatter basisrenovering + nye badeværelser + mekanisk ventilation med varmegenvinding + nye velisolerede tage "tagkassetter + gulvvarme I samarbejde med afdelingsbestyrelsen vil der blive planlagt et forløb med fremlæggelse af det endelige projekt og økonomi for såvel helhedsplanen, skema B, samt eventuelle private arbejder med huslejekonsekvens. Denne planlægning sigter mod at opnå skema B godkendelse i indeværende år. 5

6 Ændring af følgegruppestruktur AB Syds bestyrelse har tilkendegivet overfor administrationen, at bestyrelsen fremadrettet ønsker at varetage følgegrupperollen på gårdhusrenoveringen i AB Syd. Samme gør sig gældende for afdelingsbestyrelserne i VA 4 Syd og Nord, som ligeledes har tilkendegivet ønske om at blive fritaget for det videre følgegruppearbejde for renoveringen i AB Syd. Endvidere har afdelingsbestyrelserne i VA 4 Syd og Nord på møde den 8. juni 2015 tilkendegivet over for administrationen, at bestyrelserne gerne ser sig slået sammen til én følgegruppe, som varetager fælles interesse i VAs afdelinger i Syd. Det der især taler for en opsplitning af nuværende følgegruppe er, at ABs og VAs dagsordener bliver meget forskellige som følge af de store forskydninger i udførelsestidspunkterne for afdelingerne. Dagsordenen for AB Syd vil alt andet lige omhandle skema B godkendelse og det efterfølgende udførende arbejde, hvorimod den i VAs afdelinger vil omhandle tilretning af projekt og udbud. Det er endnu ikke afklaret, hvorvidt VAs afdelinger udbydes samtidig, eller om de deles op i to udbud. Herudover vil en anbefaling til en udbudsform af VAs afdelinger i Syd især afhænge af, hvorledes udbuddet af gårdhusrenoveringen i Vest forløber, hvor man har valgt at udbyde renoveringen i fagentrepriser for bl.a. at tiltrække de mellemstore entreprenører og dermed øge konkurrencen. Det indledende følgegruppearbejde forgårdhusrenoveringen i VAs afdelinger i syd forventes påbegyndt i foråret Deltagere af den nuværende følgegruppe, som ikke er medlemmer i afdelingsbestyrelserne i Albertslund Syd, men derimod er organisationsbestyrelsesmedlemmer i enten VA eller AB, vil blive løbende orienteret om status på gårdhusrenoveringen. Bilag: Skema B oplæg - baggrund for drøftelserne med LBF 3. Afd. 4 Nord og 4 Sydtsamt AB Syd) - Helhedsplan - udlejning af prøvehusene - huslejefastsættelse og fordeling af fællesomkostninger Bestyrelsen tog orientering om udlejning og huslejefastsættelse af prøvehuse til efterretning Bestyrelsen godkendte, at den ekstra huslejeindtægt anvendes i første omgang til at nedbringe de fælles udviklingsomkostninger samt at den endelige huslejefastsættelses samt fordelingen af de resterende udviklingsomkostninger fastsættes ved skema C sammen med en vurdering af evt. øgede drift-omkostninger. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender en udlejning af prøvehusene nu ud de beskrevne forudsætninger at bestyrelsen godkender huslejefastsættelsen for de nye boligtyper 6

7 Beskrivelse: AB s bestyrelsen godkendte på mødet den 10. juni 2015 administrationens indstilling vedrørende udlejningen af seks af de i alt syv prøvehuse i gårdhusene i AB Syd. VA s bestyrelse, som på bestyrelsesmøde den 9. juni 2015 blev orienteret herom, havde imidlertid et ønske om at få præciseret tidligere beslutninger omkring huslejefastsættelsen og fordelingen af de fælles udviklingsomkostninger. Endvidere ønskede bestyrelsen, at indstillingen blev ændret fra et orienteringspunkt til et beslutningspunkt på førstkommende bestyrelsesmøde i VA. På baggrund heraf tydeliggøres huslejefastsættelsen samt fordeling og finansiering af fællesomkostningerne i nærværende indstilling. Som et led i det fælles udviklingsprojekt for helhedsplanen i gårdhusene i Albertslund Syd blev der udført syv prøvehuse i AB s afdeling Syd beliggende i Viben 8C samt Lærken 15C, Lærken 16A, Lærken 16B, Lærken 18A, Lærken 18B og Lærken 20C. Prøvehusene blev udført i perioden fra september 2013 til december Seks af de i alt syv prøvehuse udlejes via AB Syds interne venteliste fra den 1. september Boligen i Lærken 15C, som er det sidst udførte prøvehus (skema A-bolig), udlejes ikke i denne omgang, da boligen skal være tilgængelig som referencebolig i opstartsfasen af renoveringen. Husleje Planlægning og gennemførelse af de i alt syv prøvehuse medfører ekstraudgifter i forhold til den økonomiske ramme pr. bolig, der fastlægges ved skema B. Som udgangspunkt er det aftalt med følgegruppen, at disse ekstraudgifter, som en fælles udviklingsomkostning, fordeles mellem alle tre gårdhusafdelinger(ab Syd, 4 Nord og 4 Syd) i henhold til fordelingsnøglen. Ekstraudgifterne indarbejdes i skema B budgettet for hver af afdelingerne og finansieres som en del af den samlede anskaffelsessum. Beregning af huslejen jf. nedenstående skema tager udgangspunkt i den huslejestigning, der vil være en følge af renoveringssagen jf. skema A. Den endelige husleje for prøvehusene fastlægges efter godkendelse af skema B. Herudover foreslår administrationen et tillæg, der modsvarer den forøgede brugsværdi, der er i disse boliger i forhold til de øvrige boliger i afdelingen. Størrelsen af den forøgede brugsværdi afhænger af, i hvilket omfang der kan findes finansiering til yderligere renoveringstiltag udover basisrenoveringen jf. skema A i det endelige projekt. Det foreløbigt fastsatte tillæg for den forøgede brugsværdi anvendes til at nedbringe de fælles udviklingsomkostninger i perioden fra skema B og frem til Skema C godkendelsen. Det vil i perioden fra påbegyndelse af udlejningen og frem til skema C godkendelsen blive vurderet, hvorvidt prøvehusene kræver øgede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger. Denne eventuelle merudgift vil indgå i den samlede opgørelse over de fælles udviklingsomkostninger ved skema C. 7

8 Ny leje pr. Adresse: Leje pr. mdr. Skema A mdr. Ny leje pr m2 Vibens kvt. 8C Lærkens kvt. 16A Lærkens kvt. 16B Lærkens kvt. 20C Lærkens kvt. 18A Lærkens kvt. 18B Ovenstående huslejefastsættelse er underforudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse. Det kan endvidere oplyses, at forholdet omkring fastsættelsen af huslejen i prøvehusene har været behandlet i følgegruppen for gårdhusene således: Referat fra følgegruppemøde 28. oktober 2014 Status på det syvende prøvehus Udførelsen af det syvende prøvehus går efter planen med forventet aflevering den 10. november Der holdes besigtigelse med følgegruppen torsdag den 20. november kl. 16. JRA har fremsendt en mail til følgegruppen den 6. oktober 2014, hvor anlægsøkonomi og huslejefastsættelse for prøvehusene behandles. Merudgifter udover de generelle udgifter ved skema B fordeles i byggesagen som udviklingsomkostninger. Husleje for de enkelte prøveboliger skal fastsættes individuelt og skal afspejle den eventuelt forøgede brugsværdi samt faktiske udgift til boligerne. Det er kun AB Syd, som får de ekstra huslejeindtægter, mens de andre afdelinger har været med til at finansiere de ekstra udgifter. Den endelige husleje kan først fastlægges efter godkendelse af skema B. Men det er ikke simpelt at fastlægge en husleje, så der opnås en afbalanceret fordeling af udgifter og indtægter. TGR bemærkede, at det forhold, at den supplerende leje tilfalder afdelingen, er drøftet med byggeøkonomi. Det er muligt at fremskrive værdien af den forøgede huslejeindtægt forprøve-husene i f.eks. 30 år i regnskabet for prøvehus sagen, således at den forøgede leje modregnes i de fælles udviklingsomkostninger til fordeling. Referat fra følgegruppemøde 27. november 2014 Udlejning af prøveboliger På opfordring har BO-VEST udarbejdet en oversigt over mulige huslejer i de syv prøvehuse. Den reelle husleje vil først kunne fastsættes efter skema B, hvor der vides hvilke arbejder og supplerende pakker, der generelt skal udføres i afdelingen - og til hvilken pris. Det anbefales først at udleje prøveboligerne efter renoveringen. Ekstra huslejeindtægt for afdelings AB Syd modregnes i det, der afregnes til de øvrige afdelinger. Er beskrevet i referatet fra sidste følgegruppemøde. Prøvehusene af sat til udlejning via AB's interne venteliste fra 1. september

9 Følgende forhold er tilføjet som allonge til lejekontrakten i prøvehusene: Særlige vilkår til lejekontrakten for prøvehusene: Vi henleder din opmærksom på, at afdelingen står foran omfattende renoveringer, som kan betyde huslejestigninger de kommende år. Den endelige huslejestigning vil afhænge af omfanget af renoveringer, samt størrelsen af støtte som AB kan få tildelt til dette formål. Lejemålet skal genhuses på lige fod med øvrige lejemål i renoveringsprojektet. Lejemålet kan anvendes som referencebolig i et begrænset omfang. Der varslet med minimum 14 dage inden besigtigelse. 4. Afd. 60 Hyldespjældet - Helhedsplan - godkendelse af projektudvikling omkring boligsammenlægning. cafe og materialegård Bestyrelsen godkendte iværksættelse af yderligere tiltag med henblik på at sikre grundlaget for skema A indenfor de tidligere godkendte økonomiske rammer. Indstilling Administrationen indstiller: - bestyrelsen, indenfor de økonomiske rammer, der tidligere er godkendt, godkender iværksættelse af yderligere tiltag med henblik på at sikre grundlaget for skema A. Beskrivelse: Organisationsbestyrelsen har i flere omgange godkendt igangsættelse af tekniske undersøgelser m.v. med henblik på at tilvejebringe det fornødne grundlag for udarbejdelse af oplæg til helhedsplan, der kan danne grundlag for ansøgning til Landsbyggefonden om renoveringsstøtte. Senest godkendte organisationsbestyrelsen på sit møde den 16. marts 2015, at der udarbejdes et oplæg til sammenlægning af boliger og øget tilgængelighed i Hyldespjældet. Det er administrationens vurdering, at der er tre væsentlige udestående arbejder inden der foreligger et fyldestgørende grundlag for oplæg til skema A. Der skal udarbejdes konkret forslag til boligsammenlægninger og tilgængelighedsboliger samt konkret forslag til renovering af café og materialegård. Med hensyn til boliger er Hyldespjældets særlige udfordringer tidligere blevet identificeret som ringe tilgængelighed og en del uattraktive lejlighedstyper. Der er stor udskiftning i 1 rums boligerne, og især børnefamilier efterspørger større lejemål. Desuden er der ringe tilgængelighed for beboere med bevægelseshandicaps både fra terræn ind i boligerne samt inde i selve boligen. Dette står i modsætning til ønsket om, at Hyldespjældet skal være attraktiv for børnefamilier og skal kunne fastholde de ældre beboere i Hyldespjældet. Hyldespjældets café- og fællesfaciliteter er vurderet som værende utidssvarende. Caféen er mangelfuld i forhold til gældende arbejdsmiljøkrav og bærer præg af hyppig brug og nedslidning. Der er fra byggeudvalgets side fremsat ønske om flere og bedre fællesfaciliteter. 9

10 Materialegården har et stort renoveringsbehov og rådgiver vurderer, at bygningerne ikke kan renoveres til gældende bygningsreglement uden at omkostningerne hertil vil overstige opførelsen af en ny materialegård. Ved en nyopførelse vil det være muligt at imødegå den uhensigtsmæssige nuværende adskillelse af ejendomskontor og materialegård som tidligere er blevet påpeget besværliggør driften i Hyldespjældet. Der er tidligere konstateret fugt i træfacaderne i café og materialegård med begyndende nedbrydning af materialet. Landsbyggefonden har efter besigtigelsesmødet tilkendegivet en åbning for, at den del af en renovering af materialegård, der kan henføres til utilstrækkelig facadekonstruktion muligvis kan opnå støtte. Beskrivelse af udestående arbejder Administrationen påtænker at indgå en tillægsaftale med Cowi om nedenstående arbejder, som vurderes nødvendige for endelig skema A ansøgning. Boligsammenlægninger og tilgængelighedsboliger: Udarbejdelse af konkret forslag til lejlighedssammenlægning ud fra det foreliggende idékatalog, scenarie A, og de bemærkninger der er fremkommet i dialogen med afdelingsbestyrelsen. Der angives principper for udførelse af ventilation mv. i forbindelse med boligsammenlægningerne, samt en prisvurdering af anlægsudgiften. Der ud over foretages også en vurdering af tilstanden af rør og varmeanlæg i boligerne herunder beregning af energibesparelser i udvalgte boliger. Café: En afdækning af, hvilke krav og mangler, der er i dag til en café med de aktuelle funktioner og opsummering af de tekniske mangler ved bygningen og forslag til udbedring af disse. Dispositionsforslag til en ny cafe på Store Torv med de ønsker til beboerfaciliteter, der er fremkommet på byggeudvalgsmøde. Materialegård: En opgørelse over renoveringsbehovet for den eksisterende materialegård og en vurdering af behovet for en ny materialegård med udgangspunkt i tidligere udarbejdede renoveringsforslag fra COWI. Der udføres 2 opgørelser. En med kontor på Store Torv og en med kontor sammen med materialegård. Renoveringen af materialegården og eventuel indretning af nyt ejendomskontor, samt ombygning og renovering af café og fællesfaciliteter er som udgangspunkt ikke støtteberettigede udgifter, bortset fra renovering af materialegårdens facade. Det er alligevel administrationens vurdering, at det er hensigtsmæssigt at få belyst disse problemstillinger og om muligt inkludere dem i helhedsplanen som private arbejder. Økonomi: Administrationen og COWI vurderer, at de beskrevne teknikerydelser kan gennemføres inden for en økonomisk ramme på kr. der kan rummes indenfor det allerede godkendte udlæg til udarbejdelse afen helhedsplan i Hyldespjældet. 10

11 Der er tidligere godkendt udlæg på i alt kr. til tekniske undersøgelser og projektudvikling. På bestyrelsens møde den 9. juni 2015 blev der forelagt økonomisk status pr. 30. april Opgørelsen viste, at der er brugt kr. Landsbyggefonden har senest i januar 2015 meddelt, at der afsat 55 mio. kr. i støttede lån til afdelingen. Der er således afholdt relativt store udgifter til tekniske undersøgelser og projektudvikling i forhold til de afsatte støttebeløb. Det skal i den forbindelse bemærkes, at tilstedeværelsen af radonstråling i et omfang, der overstiger Sundhedsstyrelsens vejledende aktionsværdier har medført behov for omfattende undersøgelser og særlige forsøgstiltag. Dette er gennemført efter aftale med Landsbyggefonden. Det er således fortsat administrationens vurdering, at de samlede udgifter til tekniske undersøgelser og projektudvikling vil kunne indgå i den samlede støtteberettigede udgift i skema A. Tidsplan: Forventes gennemført i Afd. 1 Toften - Fastsættelse af husleje i prøveboliger Bestyrelsen godkendte fastsættelse af ny husleje efter renovering af de tre prøveboliger til henholdsvis 500 kr. pr. måned for boligen med nyt køkken og bad samt generel istandsættelse samt 250 kr. pr. måned for boligerne med totalrenovering af badeværelse. *I Indstilling: Administrationen indstiller: at bestyrelsen godkender fastsættelse af ny husleje efter renovering af de tre prøveboliger til henholdsvis 500 kr. pr. måned for boligen med nyt køkken og bad samt generel istandsættelse samt 250 kr. pr. måned for boligerne med totalrenovering af badeværelse. Beskrivelse Der er gennemført prøverenovering i de tre lejligheder stueetage, 1. og 2. sal i nr. 227 tv. Alle tre lejligheder har fået nye badeværelser og nye føringsveje for vand, afløb og el, samt nyt garderobeskab i entreen med integreret nyt teknikskab til føringsvej for installationer. Der er etableret mekanisk udsugning fra badeværelserne, hvilket er et lovkrav. Der er ikke på nuværende tidspunkt varmegenvinding på anlægget, men det vil være en mulighed senere. I 2. sals lejligheden er der endvidere indrettet nyt køkken i det tidligere kammer, og det gamle køkken er ombygget til kammer. Ydervægge mod Roskildevej og trapperum er efterisoleret. Der er isat nye franske døre mellem stue og det nye køkken. Vægge, lofter og træværk er malerbehandlet. Der er etableret forsatsvindue (hardcoated energiglas) for lydisolering i et 11

12 værelse mod Roskildevej. I det tidligere køkken er der nyt trægulv. De øvrige gulve er slebet og lakeret. Prøvelejligheden på 2. sal har været benyttet som prøvelejlighed og er blevet fremvist til beboere og eksterne interesserede. Husleje Prøverenoveringen har medført, at de tre lejligheder nu indeholder brugsværdiforbedringer, der skal kapitaliseres i form af en forhøjet husleje. De faktiske udgifter ved gennemførelse af prøverenoveringerne er relativ høje som følge af det særlige udviklingselement og vil indgå som en fælles udviklingsomkostning i helhedsplanen. Derfor giver det ikke mening at sætte huslejestigningen i direkte relation til de faktiske udgifter. Huslejestigningen skal således fastsættes, så den afspejler den reelle brugsværdiforbedring i forhold til de øvrige lejligheder i afdelingen. Herunder en oversigt over nuværende og fremtidige huslejeniveau. 227, stuen 227, 1. sal 227, 2. sal Lejlighedsstørrelse m2 Renove veringstiltag Nuværende huslejeniveau Kr./m2/år Kommende huslejeniveau Kr./m2/år Nuværende husleje pr. måned Huslejeforhøjelse kr. pr. måned Kommende husleje pr. måned 74,3 Nyt bad 843,- 883, ,- 250, ,- 74,3 Nyt bad 843,- 883, ,- 250, ,- 74,3 Nyt køkken, bad mm. 843,- 922, ,- 500, ,- Det er administrationens vurdering, at en stigning på 500 kr. pr. måned for lejligheden på 2. sal og 250 kr. pr. måned for de to øvrige boliger er rimeligt og økonomisk forsvarlige. De 500 kr. svarer således til, hvad huslejestigningen ville være, hvis grundlaget var ydelsen på et 30-årigt realkreditlån på kr.. Derudover kan det ses i relation til det maksimale råderetsbeløb på kr., hvilket svarer til en huslejestigning på 631 kr. pr. måned. Der vil i allongen til lejekontrakten blive indskrevet et forbehold for eventuel kommunal godkendelse samt at regulering af husleje efter gennemførelse af helhedsplanen i afdelingen. 6. Afd. 1 Toften - Helhedsplan - godkendelse af udgifter til projektudvikling Bestyrelsen godkendte, at dispositionsfonden garanterer for de samlede afholdte og budgetterede udlæg til tekniske undersøgelser, projektudvikling mv. der pr. 30. april 2015 er opgjort til kr. Samlet set pr. 26. august 2015 knap 3 mio. 12

13 Beløbet afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgiften ikke kan indgå helt eller delvis som støtteberettiget udgift i en eventuel efterfølgende støttesag. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at dispositionsfonden garanterer for de samlede afholdte og budgetterede udlæg til tekniske undersøgelser, projektudvikling mv. der pr. 30. april 2015 er opgjort til 2.289,677 kr. Beskrivelse: Ved den seneste økonomiske status for helhedsplaner, fremlagt på bestyrelsesmødet den 9. juni 2015, kunne det konstateres, at der i enkelte sager ikke er dækning for de afholdte udgifter indenfor de udlæg, der igennem tiden er godkendt afholdt af bestyrelsen med risikodækning fra dispositionsfonden. Dette har givet anledning til en opstramning af de interne forretningsgange således, at der fremover mere systematisk sker budgetopfølgning og sammenstilling med de godkendte udlæg, så der kan søges om yderligere udlæg i takt med projektets fremdrift. Misforholdet er konstateret i sagen om udvikling af helhedsplan for Toften og Blokland. I begge sager foreligger meddelelse fra Landsbyggefonden om betydelige afsatte beløb i støttede lån. Det er administrationens vurdering, at alle udgifter til de indledende forundersøgelser og udarbejdelse af oplæg til helhedsplaner vil kunne indeholdes i de samlede støtteberettigede udgifter i de endelige helhedsplaner. Nærværende indstilling drejer sig således udelukkende om sikkerhedsstillede i så fald helhedsplanerne ikke bliver gennemført. I forbindelse med udvikling af helhedsplan for Toften er der pr. 30.april 2015 godkendt følgende udlæg: 27. aug kr. - tekniske undersøgelser og udvikling af helhedsplan 21. nov kr. - prøverenovering af tre lejligheder samt projektudvikling 10. april kr. - projektudvikling I alt er der således pr. 30. april 2015 godkendt udlæg på kr. I den økonomiske status, der blev fremlagt for bestyrelsen på 9. juni 2015 fremgår, at der pr. 30. april 2015 er anvendt kr. svarende til en merudgift på kr. i forhold til det godkendte. Bestyrelsen har på mødet den 9. juni 2015 yderligere godkendt udlæg på kr. til gennemførelse af udbud af den tekniske rådgivningsopgave. For at opnå overensstemmelse mellem de afholdte og budgetterede udgifter anmodes bestyrelsen derfor godkende udlæg på yderligere kr. Det vil således sige, at den samlede bevilligede ramme for arbejdet i Toften frem til skema A jf. indstillingen fra bestyrelsesmødet i juni, vil beløbe sig til 3 mio. kr. Det er administrationens vurdering, at det er et realistisk beløb set i forhold til helhedsplanen forventede omfang. 13

14 Landsbyggefonden har senest meddelt, at der er afsat 40 mio. kr. i støttede lån til afdelingen i forbindelse med den kommende helhedsplan. Som nævnt ovenfor er det administrationens vurdering, at alle udgifter til tekniske undersøgelser, projektudvikling og udbud af teknisk rådgivning vil kunne indgå som støtteberettiget udgift i den samlede anskaffelsessum i skema A. 7. Afd. 57 Blokland - Helhedsplan - godkendelse af udgifter til projektudvikling Bestyrelsen godkendte, at dispositionsfonden garanterer for det samlede afholdte udlæg til tekniske undersøgelser, projektudvikling mv. der pr. 30. april 2015 er opgjort til kr. Bestyrelsen godkendte yderligere budgetteret udlæg på kr. frem til skema A. Beløbet afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgiften ikke kan indgå helt eller delvis som støtte berett i g et udgift i en eventuel efterfølgende støttesag. Indstilling Administrationen indstiller: at bestyrelsen godkender, at dispositionsfonden garanterer for det samlede afholdte udlæg til tekniske undersøgelser, projektudvikling mv. der pr. 30. april 2015 er opgjort til kr. at bestyrelsen godkender yderligere budgetteret udlæg på kr. frem til skema A. Beskrivelse: Ved den seneste økonomiske status for helhedsplaner, fremlagt på bestyrelsesmødet den 9. juni 2015, kunne det konstateres, at der i enkelte sager ikke er dækning for de afholdte udgifter indenfor de udlæg, der igennem tiden er godkendt afholdt af bestyrelsen med risikodækning fra dispositionsfonden. Dette har givet anledning til en opstramning af de interne forretningsgange således, at der fremover mere systematisk sker budgetopfølgning og sammenstilling med de godkendte udlæg, så der kan søges om yderligere udlæg i takt med projektets fremdrift. Misforholdet er konstateret i sagen om udvikling af helhedsplan for Toften og Blokland. I begge sager foreligger meddelelse fra Landsbyggefonden om betydelige afsatte beløb i støttede lån. Det er administrationens vurdering, at alle udgifter til de indledende forundersøgelser og udarbejdelse af oplæg til helhedsplaner vil kunne indeholdes i de samlede støtteberettigede udgifter i de endelige helhedsplaner. I forbindelse med udvikling af helhedsplan for Blokland er der pr. 30.april 2015 godkendt følgende udlæg: 31. august kr. - tekniske undersøgelser og udvikling af helhedsplan 27. august kr. - fortsat projektudvikling I alt er der således pr. 30. april 2015 godkendt udlæg på kr. I den økonomiske status, der blev fremlagt for bestyrelsen på 9. juni 2015 fremgår, at der pr. 30. april 2015 er an- 14

15 vendt kr. svarende til en merudgift på kr. i forhold til det tidligere godkendte. For at opnå overensstemmelse mellem de afholdte og budgetterede udgifter anmodes bestyrelsen derfor godkende afholdt udlæg på yderligere kr. Administrationen vurderer, at der skal anvendes yderligere kr. for at nå til skema A tilsagn. Der skal i det følgende redegøres for, hvilke ydelser der er tale om. For at fremme sagen er der på foranledning af Albertslund Kommune igangsat udarbejdelse af lokalplan, der muliggør realisering af helhedsplanen. Dette forudsætter, at de rådgivende teknikere skal levere grundlag for lokalplanen. Der er endvidere brug for teknisk bistand til mødet med fonden samt til justering af helhedsplanoplægget efter mødet med fonden. Det foreslås endvidere at der allerede nu iværksættes udbud af den tekniske rådgivning, der omhandler færdiggørelse af skema A grundlag, detailprojektering, udbud af entreprenørarbejde, byggeledelse og tilsyn. I det budgetterede beløb indgår tillige a conto byggesagshonorar til BO-VEST indenfor det i det kommende skema A indeholdte. Økonomi: Landsbyggefonden har senest i januar 2015 meddelt, at der er reserveret 200 mio. kr. i støttede lån til afdelingen i forbindelse med gennemførelse af den fysiske helhedsplan. Der er endvidere meddelt tilsagn om huslejestøtte og kapitaltilførsel underforudsætning af gennemførelse af helhedsplan. På den baggrund er det administrationens vurdering, at alle afholdte og budgetterede udgifter til projektudvikling m.v. frem til skema A, kan indeholdes i den støtteberettigede anskaffelsessum i skema A. Administrationen har aftalt møde med fonden den 27. august 2015 for drøftelse af det oplæg til endelig helhedsplan, der er fremsendt til fonden. 7. A Nybyqqemuligheder - godkendelse af projektudviklingsudgifter Bestyrelsen godkendte, at der indenfor en foreløbig økonomisk ramme på kr. kan afholdes udgifter til advokat, arkitekt eller anden konsulent samt til administration til udvikling af aktuelle muligheder for nybyggeri i Albertslund, Ishøj og Greve Kommune. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der indenfor en foreløbig økonomisk ramme på kr. kan afholdes udgifter til advokat, arkitekt eller anden konsulent samt til administration til udvikling af aktuelle muligheder for nybyggeri i Albertslund, Ishøj og Greve Kommune. 15

16 Beskrivelse: Henover sommeren 2015, senest i løbet af uge 34, er der opstået en række idéer til udvikling af nybyggeri i såvel Albertslund som Greve Kommune. Hertil kommer den byggemulighed, der tidligere har været beskrevet i Ishøj Kommune på en nabogrund til Gadekæret. I Albertslund Kommune drejer mulighederne sig om Plejecenter Albo, der ikke længere skal anvendes til plejeboliger, hvorfor Kommunen har overvejelser om fremtidig anvendelse samt til udvikling af andet område i byen. Disse muligheder kan være interessesante for både VA og AB. Idé til nybyggeri i Greve er fremkommet ved henvendelser fra private aktører, der ønsker at kombinere erhvervsareal med almene boliger. Forudsætningen for flere af disse muligheder er, at de i givet fald skal realiseres i et tæt samarbejde med en privat aktør. Dette kan f.eks. ske i en særlig økonomisk og organisatorisk model, hvor bygherrens udbudsforpligtelse delegeres til den private aktør, en model der er anvendt i flere lignende byggerier i en række kommuner. Til brug for den helt indledende og uforbindende dialog med kommunerne kan der være brug for, at der udarbejdes juridisk oplæg omkring mulig organisering samt bistand fra arkitekt til helt skitsemæssige oplæg der viser eksempler på bebyggelsesplaner. Det skal bemærkes, at bestyrelsen naturligvis vil blive forelagt konkrete beslutningsoplæg om projekter inden der indgås i realitetsforhandlinger med såvel kommuner som private aktør. Økonomi og ressourcer: De kr. foreslås udlagt fra dispositionsfonden i det de i videst muligt omfang vil blive indeholdt i den samlede anskaffelsessum i eventuelle efterfølgende realiserede projekter. Udviklingsarbejdet vil blive forankret i BO-VEST Byggeadministration. BO-VEST vil blive honoreret efter medgået tid inden for den anførte økonomiske ramme. Tidsplan: Administrationen vurderer, at de indledende sonderinger med kommuner og private aktører vil foregå i løbet af de næste 3 måneder. Relevant for strategien: Arbejde med udvikling af nybyggeri er indenfor rammerne af VA s strategi og målsætninger. Miljø: Det forudsættes at eventuelt byggeri udvikles med stærkt fokus på miljø og bæredygtighed. 8. Besøg i afdelingerne i forbindelse med næste møde Bestyrelsen besluttede, at bestyrelsesmødet d 23. september starter kl. 16 med en rundtur i afdelingerne frem til kl. 18, hvorefter der afholdes bestyrelsesmøde i Hyldespjældet. 16

17 Administrationen udarbejder et program, der sendes ud med den næste dagsorden. Indstilling Administrationen indstiller, at: at bestyrelsen tager orientering om besøg i diverse helhedsplaner og byggeprojekter til efterretning. Beskrivelse Der er pt. stor renoverings- og byggeaktivitet i VA s afdelinger. I forbindelse med næste bestyrelsesmøde d. 23. september forslås derfor at der forud for bestyrelsesmødet planlægges en mindre guidet tur rundt til en række afdelinger for at høre om de forskellige projekter. Det kunne fx være: 4 Række - De sidste beboere er flyttet hjem i 4 Række og kun udearealerne udestår. - 4 Nord og 4 Syd - Prøvebolig i Gårdhavehusene Banehegnet - Der er gennemført en prøverenovering af badeværelset i en enkel lejlighed. - Galgebakken - Mulighed for at se mock up af nye facader. Til orientering vedlægges nyhedsbrev om mock-ups. Robinielunden - De første 'kasser er placeret på grunden. Blokland - Nyt fælleshus er taget i brug. Hyldespjældet - Ny legeplads for småbørn er netop blevet indviet Derudover mulighed for at se 'Tårnet1, der er opført mellem Galgebakken og Hyldespjældet med støtte fra Realdania. 9. (Lukket punkt) Bestyrelsen godkendte indstillingen. Se selvstændigt referat. 10. Nedsættelse af udvalg og kontaktpersoner Bestyrelsen valgte følgende udvalgsmedlemmer og kontaktpersoner: Medlemmer 2015/2016 Byggeudvalg for VA Byggeudvalg for Robinielunden Astrid Hansen Vinie Hansen Per Larsen Biba Schwoon Erik Hansen Flemming Wallin Jesper Rasmusen(repr. fra adm.) Vinie Hansen Astrid Hansen Per Larsen 17

18 Kursusudvalg(BO-VEST udvalg) Planlægningsudvalg for miljøpolitisk Forum (BO-VEST udvalg) Brugergruppen(Albertslund) (F) Greve Fjernvarmes repræsentantskab Biba Schwoon Jesper Rasmussen (repr.fra adm.) Henning Bjerre Jette Olsen Vibeke Rømming(repr.fra adm.) Biba Schwoon Per Larsen Mikkel Larsen (repr. fra adm.) Biba Schwoon Per Larsen (s) Per Larsen Beboerklagenævn - Ishøj Beboerklagenævn - Albertslund Samråd - Masterplan Syd Greve Nord projektet - formandskab Derudover deltager: Charlotte Birkved Gert Johansen Jørgen Fahlgren Henning Bjerre Per Larsen Vinie Hansen Vinie Hansen Valg af kontaktperson til afdelingerne Afdeling Byggesagskontaktperson Kontaktperson Toften Erik Hansen Erik Hansen Læhegnet/Nørreland Banehegnet Astrid Hansen Astrid Hansen 4 Nord Vinie Hansen Vinie Hansen 4 Syd Vinie Hansen Flemming Vinther Wallin Vinie Hansen 4 Række Biba Schwoon Biba Schwoon Kanalens Kvarter Astrid Hansen Astrid Hansen 6 Vest Per Larsen Henning Bjerre Blokland Astrid Hansen Astrid Hansen Bæk & Fosgården Biba Schwoon Galgebakken Vinie Hansen Vinie Hansen Hyldespjældet Biba Schwoon Biba Schwoon Askerød Gadekæret Grønningen Per Larsen Astrid Hansen Per Larsen 18

19 Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen vælger udvalgsmedlemmer til de forskellige udvalg samt kontaktpersoner for VA s afdelingsbestyrelser. Nuværende medlemmer 2014/2015 Byggeudvalg for VA Byggeudvalg for Robinielunden Kursusudvalg(BO-VEST udvalg) Planlægningsudvalg for miljøpolitisk Forum (BO-VEST udvalg) Brugergruppen(Albertslund) (F) Greve Fjernvarmes repræsentantskab Astrid Flansen Vinie Fiansen Per Larsen Biba Schwoon Erik Flansen Flemming Wallin(valgt i januar 2015) Jesper Rasmusen(repr. fra adm.) Vinie Flansen Astrid Flansen Per Larsen Biba Schwoon Jesper Rasmussen (repr.fra adm.) Henning Bjerre Jette Olsen Vibeke Rømming(repr.fra adm.) Biba Schwoon Per Larsen Mikkel Larsen (repr. fra adm.) Biba Schwoon Per Larsen (s) Per Larsen Beboerklagenævn - Ishøj Beboerklagenævn - Albertslund Samråd - Masterplan Syd Greve Nord projektet - formandskab Derudover deltager: Charlotte Birkved Gert Johansen Jørgen Fahlgren Henning Bjerre Per Larsen Vinie Hansen Vinie Hansen Valg af kontaktperson til afdelingerne Bestyrelsen valgte for 2014/2015 følgende kontaktpersoner til VA s afdelinger: Afdeling Byggesags- Kontaktperson kontaktperson 19

20 Toften Erik Hansen Erik Hansen Læhegnet/Nørreland Astrid Hansen Banehegnet Astrid Hansen 4 Nord Vinie Hansen Vinie Hansen 4 Syd Vinie Hansen Vinie Hansen Flemming Vinther Wallin 4 Række Biba Schwoon Biba Schwoon Kanalens Kvarter Astrid Hansen 6 Vest Per Larsen Henning Bjerre Blokland Astrid Hansen Astrid Hansen Bæk & Fosgården Biba Schwoon Galgebakken Vinie Hansen Vinie Hansen Hyldespjældet Biba Schwoon Biba Schwoon Askerød Per Larsen Gadekæret Astrid Hansen Astrid Hansen Grønningen Per Larsen 11. Resultater fra evaluering af reqnskabsprocessen Bestyrelsen tog resultatet af evaluering af regnskabsprocessen til efterretning. Administrationen tilføjede til fremstillingen, at 6 Vest efterfølgende har fremsendt svar på evaluering. Besvarelsen blev oplæst på mødet. Det blev bemærket, at der fortsat var forkert antal lejemål i Gadekæret. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager resultatet af evaluering af regnskabsprocessen til efterretning Beskrivelse: For at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes regnskaber har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Det har givet nyttig viden om, hvor der har været behov for forbedring og kvalitetsløft, og resultaterne er blevet bedre år for år. Dog har administrationen de seneste år oplevet, at antallet af besvarelser har været dalende, og der har skullet flere og flere rykkere til for at få dem i hus. BO-VEST bestyrelsen besluttede derfor på mødet i december 2014, at evalueringen skulle forenkles. Da regnskabsprocessen i foråret 2015 (for 2014-afdelingsregnskaberne) skulle gennemføres, blev der kun stillet ét spørgsmål, nemlig: "Hvordan gik forårets regnskabsproces for regnskab 2014 samlet set?. Der kunne svares "Fuldt tilfredsstillende (Grøn kolonne), No- 20

21 genlunde (gul kolonne) eller Ikke tilfredsstillende" (rød kolonne). Der blev anmodet om uddybning, hvis evalueringen var i gul eller rød kolonne. Blandt alle BO-VEST 36 afdelinger har 28 afdelinger svaret. Det er 1 færre end sidste år. Af de 28 besvarelser har 25 afdelinger svaret, at regnskabsprocessen var fuldt ud tilfredsstillende, 2 afdelinger mente, at regnskabsprocessen var nogenlunde tilfredsstillende, og 1 afdeling svarede, at regnskabsprocessen ikke var tilfredsstillende. I VA svarede 14 afdelinger, at processen havde været tilfredsstillende. Afd Nord svarede, at regnskabsprocessen ikke var tilfredsstillende. VA 4 Nords røde markering begrundes med, at de har oplevet fejl og dårlig kommunikation med den fungerende ejendomsleder. Administrationen har efterfølgende fulgt op og drøftet problemet med afdelingsbestyrelsen i 4 Nord. I evalueringen er der fra VA s afdelinger ikke indkommet svar fra VA 6 Vest. BO-VEST bestyrelsen tog på deres møde den 17. juni evalueringen af regnskabsprocessen til efterretning og vedtog, at der fortsættes med den enkle rød, gul grøn-model. Dog rettes "fuldt tilfredsstillende til "tilfredsstillende som svarmulighed. Sammenligning med sidste års evaluering: I sidste forårs regnskabsevaluering modtog vi 29 besvarelser. Heraf svarede 27 af afdelingerne, at de samlet set var tilfredse. Den ene afdelings utilfredshed skyldtes til dels, at der ikke var nogen ejendomsleder. Den anden var Etagehusene, der sidste år havde en del kritikpunkter, men som i år er "nogenlunde tilfreds. Derudover noterede afdelingerne i det mere detaljerede spørgeskema sidste år en lang række fejl og forbedringspunkter, som ikke figurerer længere. Tidsplan Evalueringen har fundet sted i perioden 31. marts-12. maj Relevans for strategien Evalueringen er med til at sikre "Sikker og ordentlig drift. Vurdering Den nye, korte evaluering er blevet positivt modtaget, fordi den er enklere og hurtigere at besvare. Bilag Resultatet af evaluering af regnskabsproces for afdelingsregnskab Pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati- afrapportering og evaluering Bestyrelsen tog orientering om pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati til efterretning. 21

22 Bestyrelsen godkendte, at den endelige evaluering afprojektet sendes til ministeriet for Udlændinge-, Integration- og Bolig. Bestyrelsen drøfter senere hvorledes digitalt beboerdemokrat kan fremmes i VA efter en evt. lovændring. Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen tager orientering om pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati til efterretning. - At bestyrelsen godkender, at den endelige evaluering af projektet sendes til ministeriet for Udlændinge-, Integration- og Bolig. Beskrivelse VA har gennem det sidste år i forlængelse af deres handlingsprogram afprøvet digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet. Forsøget er blevet gennemført med tilladelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter(nu Ministeriet for Udlændinge-, Integration- og Bolig). Bestyrelsen er løbende blevet orienteret om forsøgets forløb. Der forligger nu en endelig evaluering af forsøget. Overordnet set vurderes forsøget at have været en succes. På begge af de afholdte beboermøder var stemmeprocenten væsentligt højere end gennemsnittet for de sidste 5 år. Der blev stillet langt flere forslag end tidligere og efterfølgende tilkendegav op mod 80 % i en i spørgeskemaundersøgelse, at de gerne en anden gang ville benytte sig af digitale værktøjer i forbindelse med beboermødet. Hyldespjældet har efter forsøget besluttet sig for at fortsætte med det digitale beboermøde til dispensationen udløber ved udgangen af Derefter er håbet, at en lovændring giver dem mulighed for også fremadrettet, at have de digitale værktøjer, som en integreret del af afdelingens beboerdemokrati og øvrige sociale liv. Bestyrelsen er ligeledes blevet orienteret om den proces der sideløbende har pågået med ministeriet, BL og de resterende boligorganisationer med erfaringer fra digitalt beboerdemokrati om en lovændring. Formålet er at give almene boligafdelinger mulighed for at forsøge sig med digitalt beboerdemokrati. Der er endnu ikke afklaring på hvordan den endelig lovændring bliver. Forventningen er pt., at en mulig lovændring vil træde i kraft pr. 1.januar På BO-VEST bestyrelsesmødet i september drøfter BO-VEST bestyrelsen hvordan erfaringerne fra VA s forsøg kan anvendes i administrationens videre arbejde. Økonomi: VAs bestyrelse har bevilliget kr. til pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati fra organisationens arbejdskapital. Omkostningerne til møde og afstemningsmodel er siden godkendelse faldet væsentlig. Dog er timeprisen for tillægsydelser i administrationen blevet sat for lavt i det oprindelige budget. Afviklingen af projektet holdes inden for budgetrammen Pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati Assembly voting - den tekniske løsning Budget Forbrugt 22

23 58.650, ,00 Tillægsydelser i administration- projektleder + ledelsestimer(inkl. moms) ,00 (80 timer af 545 kr) ,13 kr. (82,5 timer af 916 kr. + 6 timer af 1375,5 kr.) Mødeudgifter i forbindelse med projektgruppemøder 781,00 Gavekort i forbindelse med spørgeskema 2.400,00 I alt , ,13 Projektlederen har samlet set anvendt 120 timer på gennemførelsen af projektet. Baggrunden for, at der er blevet anvendt flere timer end estimeret skyldes blandt andet, at evalueringen er blevet lavet to gange, da ministeret ønskede en del evaluering af projektet. Der er også blevet afholdt flere møder med BL og andre boligorganisationer - både omkring fælles input til evaluering samt i forbindelse med høringsprocessen for den mulige lovændring. De timer, der er forbrugt ud over 88,5 timer (hvilket ca. svarer til de estimerede timetal) dækkes af BO-VEST administrationen, da projektet også har givet BO-VEST vigtig viden om mulighederne for at anvende digitale værktøjer i beboerdemokratiet. Det drejer sig om 31,5 timer til en samlet værdi af kr. Det samlede antal timer dækker over: Projektledelse: planlægning af projektgruppemøder, overblik og tidsplan herunder deltagelse i 8 projektgruppemøder samt 3 beboermøder Udarbejdelse af del-evaluering Udarbejdelse af endelig evaluering 4 møder med repræsentanter fra BL og andre boligorganisationer samt løbende dialog om fælles evaluering samt høringssvar. 3 møder med Assembly Voting(leverandør af den digitale løsning) samt løbende telefonisk dialog. Kommunikation i forbindelse med projektet - herunder Albertslundposten og p4 Kontakt i BO-VEST administrationen - adgang til beboerlister mv. Der har derudover været et tidsforbrug i driften (udover ved almindeligt beboermøde) Omdeling af valgkoder i forbindelse med beboermøder i marts og september Deltagelse i projektgruppemøder i relevant omfang. Timerne er blevet afholdt af forsøgsafdelingen. Afdelingsbestyrelsen samt den frivillige projektgruppe har også anvendt en del yderligere timer end ved hvis de 2 beboermøder var blevet gennemført på ordinærvis. Derudover har afdelingsbestyrelsen samt de frivillige projektgruppe anvendte en del yderligere timer end ved hvis de 2 beboermøder var blevet gennemført på ordinærvis. 23

24 Bilag: Udkast til evaluering af pilotprojekt 13. Handlingsprogram - nye initiativer Bestyrelsen godkendte følgende proces for udarbejdelse af målsætningsprogram: På bestyrelsesmødet i september præsenteres bestyrelsen for en ramme for et nyt målsætningsprogram og en målsætningskonference. Her nedsættes også et mindre bestyrelsesudvalg, der planlægger konferencen i januar/februar. På konference kan afdelingsvalgte drøfte og komme med input til målsætningsprogrammet. Temaet kan være effektiv drift, renoveringer samt livet mellem boligerne. Efter konferencen nedsættes et udvalg bestående af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt afdelingsvalgte. Målsætningsprogrammet skal være færdigt senest til generalforsamlingen i Indstilling Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager stilling til, hvordan VA s handlingsprogram ønskes fremmet, at bestyrelsen drøfter og godkender proces for udarbejdelse af målsætningsprogram Beskrivelse: På generalforsamlingen d. 20. maj 2015 blev et nyt handlingsprogram for VA. Bestyrelsen bedes på baggrund af dette drøfte hvilke initiativer, der bør igangsættes. Ledelsen medtænker handlingsprogrammet i den løbende prioritering af projekter. Bestyrelsen skal på mødet beslutte hvilke konkrete aktiviteter, der ønskes fremmet ift. handlingsprogrammet. Administrationen vil efterfølgende udarbejde oplæg samt evt. priser herfor. Vedlagt ses handlingsprogrammet med bemærkninger om relevante igangværende eller planlagte kurser/aktiviteter, der relateret til handlingsprogrammet. Udarbejdelse af målsætningsprogram Af handlingsprogrammet fremgår, at der skal udarbejdes et nyt målsætningsprogram for VA. Bestyrelsen forslås, at nedsætte et udvalg, der skal udarbejde oplægget, skitserer en tidsplan samt drøfte hvorledes afdelingsbestyrelsesmedlemmer og øvrige frivillige involveres i arbejdet. Såfremt administrationen skal facilitere processen, vil prisen blive udregnet pr. mergåettid. Bilag Status på handlingsprogram 2015/ Miljøhandlingsplan 2014/ status 24