I/S BESLUTNINGSPROTOKOL

Transkript

1 Djurs Mad I/S BESLUTNINGSPROTOKOL Sted: Djurs Mad I/S Industrivej 27, Auning Dato: Mandag den 21. september 2015 Start kl.: 15:00 Slut kl.: 17:00 Medlemmer: Fraværende: Gunnar Sørensen Jytte Andersen Anette Jensen Helle Røge Hans Christian Baltzer Harald Grønlund Lars Møller Inge Dorte Mandrup Anna-Grethe Johansson Jytte Andersen Anette Jensen Norddjurs Kommune

2 Djurs Mad I/S Indholdsfortegnelse Side 1. Budgetopfølgning ultimo august Udvikling i produktionsvolumen Status på implementering af bølgeplaner Status på implementering af tiltag for at forbedre arbejdsmiljøet Orientering omkring udbedring af fejl og mangler Orientering fra ledelsen Eventuelt...8 Bilagsoversigt...9 Norddjurs Kommune

3 Djurs Mad I/S Budgetopfølgning ultimo august G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Budgetopfølgningen pr. 31. august 2015 viser et driftsunderskud på ca. 0,2 mio. kr. Årsagen til underskuddet skyldes, at der har været afholdt en ekstraordinær udgift på ca. 0,2 mio. kr. til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø. OMKOSTNINGER Korrigeret budget 2015 Forbrug pr. 31. august 2015 Forventet årsresultat 2015 INDTÆGTER Indtægter i alt Udgifter Lønninger mv. i alt Forbrugsafgifter i alt Vedligehold i alt Personaleafhængige udgifter i alt Direkte produktionsafhængige omkostninger i alt Administration i alt Udgifter i alt Resultat før afskrivninger Afskrivninger i alt RESULTAT Anm.: + = overskud, - = underskud En detaljeret oversigt pr. 31. august 2015 er vedlagt som bilag. Indstilling Det indstilles, at budgetopfølgningen pr. 31. august 2015 godkendes. Bilag: 1 Åben Budgetopfølgning august Djurs Mad /15 Beslutning i Djurs Mad I/S den Godkendt. 1

4 Djurs Mad I/S Udvikling i produktionsvolumen G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På bestyrelsesmødet den 6. oktober 2011 blev det besluttet, at der skal udarbejdes en løbende oversigt over udviklingen i produktionsvolumen. Oversigtstabeller, der viser udviklingen i produktionsvolumen i perioden september 2014 til august 2015 fordelt efter art, kommune og bopælsstatus er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at udviklingen i produktionsvolumen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Produktionsvolumen, i alt antal solgte enheder, september /15 august Åben Produktionsvolumen, gns. pr. uge - september august /15 3 Åben Produktionsvolumen, Syddjurs Kommune, september august / Åben Produktionsvolumen, Norddjurs Kommune, september august / Beslutning i Djurs Mad I/S den Tiltrådt. 2

5 Djurs Mad I/S Status på implementering af bølgeplaner G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 9. februar 2015 blev det besluttet, at der på baggrund af analyserapporten udarbejdet af konsulentfirmaet 4improve skal opnås en driftsbesparelse på ca. 0,5 mio. kr. i Heraf skal en del anvendes til finansiering af engangsudgifter til køb af bl.a. arbejdsbeklædning, IT support og software. Desuden blev det besluttet, at der i 2016 og efterfølgende år skal opnås en driftsbesparelse, der gør det muligt at reducere Djurs Mad I/S afregningspriser, så prisen for mad til hjemmeboende svarer til prisloftet for borgernes egenbetaling. Regnet i 2015 p/l svarer dette til en reduktion i afregningsprisen på 2,04 kr. pr. almindelig hovedret. Endeligt blev det besluttet, at ledelsen i tæt samarbejde med medarbejderne skal udarbejde en bølgeplan, der sikre, at ovenstående besparelsestiltag opnås. Lederen af Djurs Mad I/S har udarbejdet en oversigt, der viser status på implementeringen af bølgeplanerne. Oversigten vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. En oversigt, der viser status på implementeringen af bølgeplanerne, er vedlagt som bilag. Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Implementering af bølgeplaner /15 Beslutning i Djurs Mad I/S den Tiltrådt. 3

6 Djurs Mad I/S Status på implementering af tiltag for at forbedre arbejdsmiljøet G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling I forbindelse med det ekstraordinære bestyrelsesmødet den 9. februar 2015 modtog bestyrelsen en skrivelse af 6. februar 2015 fra medarbejderne i Djurs Mad I/S, hvoraf det fremgik, at der er en generel mistillid til lederen af Djurs Mad I/S. På baggrund heraf besluttede bestyrelsen, at en arbejdsmiljøkonsulent og evt. de faglige organisationer skulle inddrages i en proces, der kan medvirke til at sikre, at der genetableres et tæt og tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejderne. På bestyrelsesmødet den 23. marts 2015 blev det besluttet, at indgå en aftale med de autoriserede arbejdsmiljørådgivere Crecea A/S med henblik på at få løst opgaven. Crecea har i løbet af april måned 2015 gennemført en række interviews med alle ansatte i Djurs Mad I/S. På baggrund af interviewene har Crecea foretaget en analyse af arbejdsmiljøet i Djurs Mad I/S med henblik på at få udarbejdet anbefalinger, der kan bidrage til at fremme arbejdsmiljøet og samarbejdet i køkkenet. Hovedresultaterne i Creceas analyse blev præsenteret for bestyrelsen på mødet den 15. juni Resultatet af analysen blev desuden forelagt for MED-udvalget den 16. juni 2016 og for hele medarbejdergruppen den 17. juni På mødet vil leder af Djurs Mad I/S Heidi Schmølz på baggrund af hovedresultaterne af Creceas analyse give bestyrelsen en orientering om de tiltag, der er gjort, samt om fremtidige indsatser, der kan bidrage til at forbedre arbejdsmiljøet og samarbejdet i selskabet. Desuden vil bestyrelsen få tilsendt et notat, udarbejdet af selskabets arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter, der beskriver det nuværende arbejdsmiljø og samarbejde. 4

7 Djurs Mad I/S Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de iværksatte tiltag for at forbedre arbejdsmiljøet. Bilag: 1 Åben Brev fra TR og AMIR - Opfølgning på arbejdsmiljø /15 Beslutning i Djurs Mad I/S den Tiltrådt. 5

8 Djurs Mad I/S Orientering omkring udbedring af fejl og mangler G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På bestyrelsesmødet den 15. december 2014 blev det besluttet, at indgå forlig med NC Entreprise og Harde Larsen i den verserende syn- og skønssag. På bestyrelsesmødet vil der blive givet en aktuel status på arbejdet med at få afsluttet forligsforløbet i syn- og skønssagen. Desuden vil der blive redegjort for det videre forløb i forbindelse med selve udbedringen af fejl og mangler. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Djurs Mad I/S den Tiltrådt. 6

9 Djurs Mad I/S Orientering fra ledelsen G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På mødet vil leder af Djurs Mad I/S orientere om den daglige drift af selskabet. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Djurs Mad I/S den Tiltrådt. Bestyrelsen ønsker, at der til næste bestyrelsesmøde i december 2015 er en drøftelse af de uddannelsesmæssige krav til selskabets chauffører. 7

10 Djurs Mad I/S Eventuelt G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Eventuelt. Beslutning i Djurs Mad I/S den Der var ingen emner under eventuelt. 8

11 Djurs Mad I/S Bilagsoversigt 1. Budgetopfølgning ultimo august Budgetopfølgning august Djurs Mad (129902/15) 2. Udvikling i produktionsvolumen 1. Produktionsvolumen, i alt antal solgte enheder, september august 2015 (130250/15) 2. Produktionsvolumen, gns. pr. uge - september august 2015 (130249/15) 3. Produktionsvolumen, Syddjurs Kommune, september august 2015 (130248/15) 4. Produktionsvolumen, Norddjurs Kommune, september august 2015 (130247/15) 3. Status på implementering af bølgeplaner 1. Implementering af bølgeplaner (130382/15) 4. Status på implementering af tiltag for at forbedre arbejdsmiljøet 1. Brev fra TR og AMIR - Opfølgning på arbejdsmiljø 2015 (136348/15) 9

12 Djurs Mad I/S Underskriftsside Gunnar Sørensen Jytte Andersen Anette Jensen Helle Røge Hans Christian Baltzer Harald Grønlund Lars Møller Inge Dorte Mandrup Anna-Grethe Johansson 10

13 Bilag: 1.1. Budgetopfølgning august Djurs Mad Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

14 DJURS MAD I/S INDTÆGTER Budget 2015 Forbrug pr. Forventet Indtægter Indtægter fra salg til Norddjurs kr kr Indtægter fra salg til Syddjurs kr kr INDTÆGTER I ALT kr kr kr DIREKTE OMKOSTNINGER Lønninger mv. Lønninger kr kr kr Uddannelse kr kr. - kr Forsikringer kr kr kr Egen administration kr kr kr Serviceaftaler kr kr kr Afsat til uforudsete omkostninger kr kr. - I alt kr kr kr Forbrugsafgifter El kr kr kr Vand kr kr kr Varme kr kr kr Dagrenovation kr kr kr Gas kr kr kr I alt kr kr kr Vedligehold Vedligehold bygninger kr kr kr Vedligehold køkkenudstyr kr kr kr Inventaranskaffelser, værktøj kr kr kr Forsikringer kr kr kr Udvendig vedligehold service aftale kr kr kr Vedligehold af køkkenudstyr serviceaftale kr kr kr I alt kr kr kr Personaleafhængige udgifter Vask af personalebeklædning kr kr kr Øvrige personaleudgifter kr kr kr I alt kr kr kr Direkte produktionsafhængige omkostninger Råvarer kr kr kr Emballage kr kr kr Rengøringsmidler kr kr kr Drift af biler kr kr kr I alt kr kr kr Administration Administrationsaftale kr kr Bestyrelse kr kr kr Markedsføring kr kr Ekstern rådgivning kr kr Udgift til afdækning af arbejdsmiljø kr kr Revision kr kr I alt kr kr kr Resultat før afskrivninger kr kr kr Renter og bankgebyrer kr. 973 AFSKRIVNINGER Afskrivning på biler kr kr kr Afskrivning på bygning kr kr kr Afskrivning på inventar kr kr kr I alt kr kr kr RESULTAT kr kr kr Bemærkning: Det forventede underskud på ca. 0,2 mio. kr. vedrører udgifter i forbindelse med afdækning af det psykiske arbejdsmiljø i selskabet.

15 et psykiske arbejdsmiljø

16 Bilag: 2.1. Produktionsvolumen, i alt antal solgte enheder, september august 2015 Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

17 Ialt, antal solgte enheder sept aug Antal uger sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 I alt Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende Hovedret, øvrige Biret, øvrige sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15

18 Bilag: 2.2. Produktionsvolumen, gns. pr. uge - september august 2015 Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

19 Ialt, antal solgte enheder sept aug gns. pr. uge Antal uger sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende Hovedret, øvrige Biret, øvrige sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende Hovedret, øvrige Biret, øvrige

20 Bilag: 2.3. Produktionsvolumen, Syddjurs Kommune, september august 2015 Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

21 Syddjurs, antal solgte enheder september august 2015 Antal uger sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 I alt Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende

22 Bilag: 2.4. Produktionsvolumen, Norddjurs Kommune, september august 2015 Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

23 Norddjurs, antal solgte enheder september august 2015 Antal uger sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 I alt Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende Hovedret, cafe Hovedret diæt, cafe Biret, cafe Hovedret, centre Hovedret diæt, centre Biret, centre Hovedret, hjemmeboende Hovedret diæt, hjemmeboende Biret, hjemmeboende

24 Bilag: 3.1. Implementering af bølgeplaner Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

25 Industrivej Auning Tlf.: Bølgeplan Djurs Mad I/S Auning den 23. marts 2015 Revideret den 15. september 2015 Projekt Projekt team Start Status Priskontrol indkøb af fødevarer, emballage og rengøringsmidler Heidi og Norddjurs Kommune d. 1. marts 2015 Det vurderes, at en priskontrol på indkøb af fødevarer ikke er mulig i forbindelse med den nuværende indkøbsaftale. Projektgruppen vil afholde møde efter gennemførelsen af nyt fødevareudbud. Der bliver løbende foretaget priskontrol på indkøb af emballage og rengøringsmidler. Automatiseret ordremodtagelse fra centre Heidi, Tine, Anette, Dorte, Lene d.4. marts 2015 Der har været afholdt flere møder mellem arbejdsgruppen og itafdelingen i Syddjurs Kommune. Status på det automatiske ordremodtagelsesmodul er, at denne opgave på nuværende tidspunkt er overgået til ANOVA data og itafdelingen i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune. Automatisk råvarebestilling Systemet forventes implementeret ultimo Heidi, Tine, Anette, Dorte, Anna d. 11. marts 2015 Arbejdsgruppen skønner, at der ikke vil kunne opnås en mere effektiv varebestilling ved at automatisere opgaven. Årsagen hertil er, at der fortsat skal foretages manuelle udregninger og manuelle godkendelser.

26 Kommende fødevareudbud Heidi og Norddjurs Kommune Projektet betragtes derfor som afsluttet. Industrivej Auning Tlf.: d. 1. februar 2015 Der har været afholdt flere møder mellem indkøbsafdelingen i Norddjurs Kommune og Djurs Mad I/S med henblik på at få gennemført et udbud af fødevarer via SKI. Gruppen har også deltaget i flere arbejdsmøder hos SKI i København med henblik på at få udarbejdet kravsspecifikationer til selve udbudsmaterialet. Ifølge tidsplanen udarbejdet af SKI så forventes det, at udbuddet er gennemført juni Ledelsesfokusering på overholdelse af pauser Heidi d. 1, februar 2015 Der har været og er stadigvæk fokus på at overholde pauser. Resultatet heraf er, at der nu bliver afholdt pauser efter overenskomsten på området. Transportoptimering via GPS Heidi, Michael, Lene, Lis d. 18, marts 2015 Arbejdsgruppen vurderer, at det nuværende GPS system skal udskiftes. Djurs Mad I/S har taget kontakt til ANOVA data, som deltager telefonisk i et arbejdsmøde, der afholdes i oktober Opgaven bliver at koble de nuværende kørelister til GPS systemet med henblik på en automatisk opdatering. Det forventes, at projektet er afsluttet primo Løsning af problematik vedrørende valg af film i pakkeriet Heidi og Norddjurs Kommune d. 3. marts 2015 Der har foregået en afprøvning af forskellige typer af film samt justering af pakkemaskinerne. Alt fungere nu som det skal og projektet betragtes derfor som afsluttet. Skabe overblik over svind, herunder gennemgang af opskrifter Heidi, Anette, Tina C. Tove d. 25. marts 2015 Det er beskrevet i opskriftsmodulet hvor meget svind der kan forventes. Opskrifterne justeres løbende i takt med den løbende kvalitetsudvikling samt i forbindelse med valg af nye råvare. Arbejdsgruppen vurderer, at projektet er afsluttet.

27 Tidsfrister og procedure ved til/fra melding Nedfrysning af deleelementer Beklædning Heidi, Tine, Lene, Birgit, Anna Heidi, Tine, Lene, Birgit, Anna d. 16. marts 2015 Heidi, Dorte, Anette, Michael, Jytte d. 11. marts 2015 Industrivej Auning Tlf.: Arbejdsgruppen afholder nyt møde i oktober På nuværende tidspunkt produceres der frikadeller og kødboller til nedfrysning. Status er, at selskabet ikke har frysekapacitet til at lave en overproduktion af flere delelementer. Det er gruppens vurdering, at kvaliteten forringes hvis kød og sovs har været nedfrosset. Arbejdsgruppen har derfor afsluttet projektet. Der har været afholdt et møde med De Forenede Dampvaskerier (DFD). Efterfølgende har Djurs Mad I/S modtaget et tilbud fra DFD omkring en ny uniformspakke, som arbejdsgruppen har godkendt. Valg af ny uniformspakke medfører en helårlig besparelse på ca ,- kr. i forhold til den nuværende løsning. Projektet forventes afsluttet inden udgangen af oktober Reduktion i antallet af retter Anette, Tine, Gitte, Jonna d. 24. marts 2015 Det er arbejdsgruppens vurdering, at selskabets håndtering af variationsmuligheder (antal retter) fungerer rigtig fint. Der er foretaget en finjustering af nogle menuer. Det er arbejdsgruppens konklusion, at det kun er på tilbehøret, der kan foretages reduktioner. Dette vurderes ikke at medføre en besparelse, kun et ringere udbud/serviceniveau. En del af de retter der ligger lavt i omsætning, er retter vi kun servere 1 eller 2 gange om året (sæsonbestemt). Arbejdsgruppen har afsluttet projektet.

28 Leasing af biler Heidi, Dorte April 2015 Alle 4 biler ejes nu af Djurs Mad I/S. Industrivej Auning Tlf.: Reduktion af afskrivninger Heidi, Dorte og Jacob Der forventes afholdt et møde med BDO i oktober 2015.

29 Bilag: 4.1. Brev fra TR og AMIR - Opfølgning på arbejdsmiljø 2015 Udvalg: Djurs Mad I/S Mødedato: 21. september Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

30 Til bestyrelsesmøde d. 21. september 2015 Som Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter ved DjursMad I/S, vil vi gerne fortælle hvordan vi ser udviklingen på arbejdsmiljøet gennem de sidste 5 måneder. - Der er udpeget en stedfortræder, så problemerne der opstod om morgen, ved sygemeldinger, med at få folk rokeret rundt er løst. - - Problemerne med at vi både havde en fælles fordelingsplan samt en arbejdsplan i hver teams er løst. Vi har nu kun har en fælles fordelings plan for hele huset, og dermed bliver de faste teams opløst, og derved bliver problemerne mellem de forskellige teams lige så stille løst. - - Vi har afholdt MED/AMU og personalemøde, hvor vi har snakket om rapporten fra Crecea og der vil fremadrettet være punkter på fra raporten til møderne Det er aftalt på personalemøde at kendte konflikter løses med de involverede parter med det samme - - Det er aftalt på personalemøde at vi skal blive bedre til, at sige til, det rette sted, hvis vi ser eller ønsker en ændring af tingene. - - Efter at det er blevet kendt at der er utryghed i forbindelse med den nye fordeling af personalet, er der afholdt et orienteringsmøde, med tilbud om at komme på køre kursus og/eller få sidemands oplæring. - - Vi har haft en tema eftermiddag hvor vi har diskuteret emnet feedback, og fundet en fælles holdning til hvad vi forstår ved feedback. Det er aftalt at emnet hele tiden er med på personalemøder - - Første hold er på kursus. - Vi har fået vores smags panel i gang igen. Der bliver pakket en ret ekstra af hver, som vi så på skift smager på i vores middags pause, så alle har mulighed for at give deres mening og medvirke til en forbedring, til alles tilfredshed. - Vores fornemmelse som TR og AMIR er at vi er godt i gang med at tage hånd om de problemer der fremgår af Crecea rapporten. Tina, Tove, Jytte og Anette