REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Konst. klinikchef Darius Mardosas Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Afdelingssygeplejerske PC Sct. Hans Majken Oggesen Brugerrepræsentant Kim Bach Brugerrepræsentant suppleant Lise Lindberg Hansen Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Sven Knudsen Dato: 26. september 2017 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Leankonsulent Lars Sabroe Thomsen (under punkt 5) Teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafdelingen Marie Louise Shee Kvalitets- og Udviklingschef, Mette Bertelsen Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Leder af CVI Allan Lohmann Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Dagsordenspunkter: 1. Velkomst ved formand ( ) 2. Hvad er opgaven, og hvad har vi opnået de første 2 år? ( ) 3. Hvem er vi og hvilke kompetencer byder vi ind med? ( ) 4. Hvordan skal vi arbejde i forummet? ( ) 5. Tværgående mødestruktur ( ) 6. Mødeevaluering ( ) 7. Evt. ( ) Til orientering af forummet: Der er som noget nyt udpeget en brugerrepræsentant suppleant, Lise Lindberg Hansen. Lise deltager på dette første møde, som især omhandler præsentation og arbejdet i forummet. Herefter vil Lise deltager på møderne, hvis Kim er forhindret.

2 Punkt 1 - Velkomst ved formand ( ) Punkt 2 Hvad er opgaven, og hvad har vi opnået de første 2 år? ( ) andskabet orienterer om hovedopgaven, rammerne og eksempler på resultater fra forummet. Ann Colleen Nielsen fortæller kort om at være medlem af forummet. Der lægges op til efterfølgende kort drøftelse og spørgsmål. Drøfter formandsskabets orientering Martin orienterede om forummets hovedopgaver, det hidtidige arbejde og rammerne for arbejdet. Ann Colleen Nielsen supplerede med at fortælle om sine erfaringer med at være med i forummet, herunder om muligheden for at inddrage sine kollegaer i sin forberedelse til møderne, hvis der er emner man ikke selv ved så meget om. Flere gav udtryk for, at det havde været meningsfuldt at arbejde med listen med generende arbejdsgange. Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange blev nedsat af direktionen i februar 2015 og har mødtes siden maj Der er afholdt i alt 17 møder siden da. På grund af implementeringen af Sundhedsplatformen har de seks beslutningsfora holdt pause og dette er første møde herefter. En del af forummets medlemmer har været med fra starten, mens en næste lige så stor del er nye medlemmer i forummet. andskabet vil på mødet præsentere hovedopgaven, rammerne samt eksempler på resultater fra forummet. -- Punkt 3 Hvem er vi og hvilke kompetencer byder vi ind med? ( ) Side 2

3 Præsentationsrunde tager præsentationen til efterretning En hurtig præsentationsrunde viste, at der er mange forskellige og relevante kompetencer og en guldgrube af erfaringer repræsenteret i forummet. anden inviterer til en kort præsentationsrunde med følgende overskrifter: 1) Navn 2) Hvilke kompetencer og erfaringer bringer I med jer i forhold til forummets opgaver? -- Punkt 4 Hvordan skal vi arbejde i forummet? ( ) Drøftes først i grupper af 3, derefter meldes der kort tilbage i plenum. Drøfter samarbejdsformen og aftaler spilleregler Forummets medlemmer lagde særlig vægt på, at møderne skal være præget af åbenhed, ærlighed og vilje til at bidrage til arbejdet. Der ud over blev der givet udtryk for at: det skal være tydeligt, hvad der er forummets opgaver forummets resultater skal være konkrete, anvendelige og målbare der skal sættes mål og frister, når vi igangsætter initiativer opgaverne skal kunne følges dagsordenen må meget gerne rumme en formulering af, hvad det er for et problem, der skal drøftes/løses, således at vi også er skarpe på, hvorfor vi arbejder med emnet arbejdet skal være nærværende færre oplæg, mere arbejde arbejdet skal være engagerende tingene skal tales igennem, og der skal være en vekslen mellem arbejdsformer og metoder bruger- og pårørendeperspektivet skal være tydeligt i alle emner Side 3

4 og alle skal bidrage til at fastholde det skæve idéer og vinkler er velkomne Hvordan vil vi gerne arbejde i forummet hvordan skal arbejdsformen være på møderne, hvad er vores spilleregler? -- Punkt 5 Tværgående mødestruktur ( ) Drøftelse i plenum Tager orienteringen til efterretning og evt. kommer med forbedringsforslag Lars Sabroe Thomsen fra Leanafdelingen præsenterede resultatet af det arbejde forummet har igangsat mht at koordinere en række ledelsesmøder. ålet er at skabe mere tid til patienterne ved at undgå spild. Mødestrukturen skal skabe forudsigelighed, forhindre at møder kolliderer med hinanden og sikre, at det bliver nemmere at arrangere ad hoc møder, så organisationen bruger mindst mulig tid på at flytte rundt på møder. Nogle af de gennemgående strukturer er, at tirsdage er reserveret til møder i fora og hospitalsledelse om formiddagen og direktion, centerledelser og stabschefgruppe om eftermiddagen, samt at torsdage er fredet forstået på den måde, at der ikke må arrangeres møder, der kræver centerdeltagelse, den dag. Der arbejdes stadig med at forfine mødestrukturen og at få stadig flere mødetyper med i det faste rul. Det vil kræve, at mange ændrer deres eksisterende mødeplanlægning. Indtil videre ajourføres planen hver 14. dag og Lars modtager meget gerne input til arbejdet. Det blev aftalt, der i kommunikationen skal lægges vægt på at opgaven er udsprunget af dette forums arbejde. I årsaftalen for RHP 2017 er en af aktiviteterne: Forbedret fælles mødestruktur. Vi ønsker at skabe en sammenhængende og koordineret struktur for de tværgående (primært ledelses) møder i RHP. Strukturen skal gøre det nemmere at arrangere ad hoc møder som led i forbedringsarbejde mv. Dette punkt stammer fra drøftelser i Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange, som hermed får en tilbagemelding på arbejdet hidtil, pla- Side 4

5 nerne for den videre proces, samt mulighed for at komme med eventuelle forbedringsforslag. 1. Forbedring af mødestukturen i RHP Punkt 6 Mødeevaluering ( ) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Der blev bl.a. sagt, at der var ny energi det var godt at der var god tid til refleksion, og at dagsordenen ikke var for proppet det er vigtigt, at de bolde, der er kastet, bliver grebet Punkt 7 Evt. ( ) Næste møde er den 10. oktober, hvor emnet bliver Sundhedsplatformen. Som forberedelse til mødet blev der lavet en hurtig brainstorm på, hvad forummets medlemmer tænker er vigtigt at drøfte. Det er tanken, at processen fortsætter på næste møde, således at der bliver lavet en bruttoliste. Nogle af de ting, der var gennemgående med hensyn til forummet rolle ift SP var, at: det skal realitetstjekke om organisationen ved, hvad der sker det skal skabe overblik over, hvad der egentlig fungerer ok, og synliggøre, hvor der er udviklet best practices. Ideelt set skal man kunne lave en målestok for, hvornår en praksis er god. lave standarder for, hvor man kan finde de forskellige standarder og vejledninger mv. Der ud over blev det bl.a. nævnt en række emner til det kommende møde og bruttolisten: dobbeltindlagte og registreringspraksis delegationsproblematikker, der kan give konflikter, fx mellem læger og specialpsykologer fokus på at SP skal skabe værdi for patienten er vi på vej, og hvordan sikrer vi at SP ikke tager tid fra patienterne? orientering om den nye driftsorganisation arbejdet med top 5 og hvad der ellers arbejdes med vi skal skelne mellem uhensigtsmæssige arbejdsgange og tekniske problemer Side 5

6 undervisning af nye medarbejdere sikring af fremdrift fælles løsninger Martin rundede mødet af. Næste møde er som nævnt d. 10. oktober. Herefter vil der være møder hver 4. uge. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 6