Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010:

Transkript

1 BESLUTNINGSPROTOKOL Ingen fraværende. 1. Godkendelse af dagsorden J.nr. BOR 3/2010 Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Godkendt. 1

2 2. Generelt om Borgerrådgiveren samt orientering om aktuel status J.nr. BOR 4/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at Borgerrådgiverens mundtlige orientering om sit virke og introduktion til udvalgsarbejdet tages til efterretning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Taget til efterretning. PROBLEMSTILLING Samtlige medlemmer af Borgerrådgiverudvalget har i forbindelse med indkaldelsen til dette første ordinære møde i indeværende samling modtaget en mappe med diverse baggrundsmateriale. Borgerrådgiveren vil med baggrund heri på udvalgsmødet give en generel mundtlig orientering om sit virke, herunder om kompetenceafgrænsningen i forhold til konkrete klagesager, om den løbende dialog med forvaltningerne og om samspillet med det politiske niveau set i relation til Borgerrådgiverens afrapportering. Borgerrådgiveren vil endvidere give en introduktion til udvalgsarbejdet. LØSNING Borgerrådgiveren vil på mødet give den nævnte orientering herunder: Velkomst og præsentation af fremsendt materiale Henvendelser til Borgerrådgiveren Diskriminationsprojekt ØKONOMI VIDERE PROCES 2

3 BILAG 1. Henvendelser til Borgerrådgiveren samt oversigt over iværksatte og afsluttede egen driftundersøgelser, 4. kvartal 2009 Johan Busse /Maja Markman 3

4 3. Kendskabsundersøgelse J.nr. BOR 5/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at den mundtlige orientering tages til efterretning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Taget til efterretning. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren har hos CatinétIFKA fået udarbejdet en evalueringsrapport, som blandt andet bygger på en kendskabsundersøgelse. Undersøgelsen, som er vedlagt dagsordenspunktet som bilag til orientering, indeholder en kort analyse af datamaterialet i form af en rapport, der udleder iagttagelser omkring kendskabsgraden til Borgerrådgiveren, dels blandt det repræsentative udsnit og dels blandt danskere med anden etnisk baggrund. Rapporten indeholder endvidere et afsnit om, hvorvidt danskere med anden etnisk baggrund ville henvende sig til Borgerrådgiveren, hvis de blev diskrimineret. LØSNING Borgerrådgiveren vil på mødet give en mundtlig orientering om den modtagne kendskabsundersøgelse. ØKONOMI VIDERE PROCES Undersøgelsens resultater vil indgå dels i Borgerrådgiverens kommunikationsarbejde generelt dels i arbejdet med at synliggøre Borgerrådgiverens diskriminationshotline. 4

5 BILAG 1. Kendskabsanalyse Johan Busse /Maja Markman 5

6 4. Borgerrådgiverens afrapportering J.nr. BOR 6/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at den mundtlige orientering tages til efterretning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Taget til efterretning. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren har i forbindelse med nytænkning af sin afrapporteringsform (som indtil nu har bestået i en årlig beretning, Borgerrådgiverens Årsberetning) iværksat et arbejde med at få udarbejdet to skabeloner. Arbejdet varetages af 1508 A/S og består af udarbejdelsen af henholdsvis en skabelon for tre årlige afrapporteringer fra Borgerrådgiveren samt en (ny) skabelon for årsberetningen. Borgerrådgiveren vil fremover årligt udsende tre afrapporteringer samt en beretning. Formålet med den nye afrapporteringsform er hyppigere og mere aktivt at sikre en synliggørelse af Borgerrådgiverens iagttagelser og interne konsulentfunktion for i endnu højere grad end tidligere at sikre forvaltningernes retssikkerhedsmæssige fokus samt kvalitetssikre sagsbehandling og borgerbetjening via direkte, tidsmæssige relevante og fremadrettede tilbagemeldinger på Borgerrådgiverens observationer. Ideen er, at den løbende tilbagemelding skal resultere i en dynamisk og fremadrettet forbedring af kommunens generelle sagsbehandling og borgerbetjening ved at give forvaltningerne konkrete og operationelle arbejdsredskaber og løsningsforslag. De tre årlige afrapporteringer vil tage udgangspunkt i de problemstillinger, Borgerrådgiveren via analyser af udvalgte sager finder betegnende for perioden, samt hvad Borgerrådgiveren i øvrigt har gjort af iagttagelser i forbindelse med den løbende dialog med borgere og forvaltninger. Årsberetningen vil indeholde en redegørelse for Borgerrådgiverens virksomhed samt anbefalinger til Borgerrepræsentationen og forvaltningerne. 6

7 LØSNING Borgerrådgiveren ved Chefkonsulent AnneSophie Hermansen giver Borgerrådgiverudvalget en mundtlig orientering om Borgerrådgiverens kommende afrapporteringer. ØKONOMI VIDERE PROCES BILAG Johan Busse /Maja Markman 7

8 5. Vedtægt J.nr. BOR 7/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at udvalget indstiller til Borgerrepræsentationen efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget at godkende forslag til vedtægt for Borgerrådgiveren. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Godkendt. PROBLEMSTILLING Rammerne for Borgerrådgiverens virksomhed er fastsat dels i lov om kommunernes styrelse 65 e, og den generelle bestemmelse i styrelsesvedtægten 24, dels i beslutningsgrundlaget for etablering af Borgerrådgiveren (BR 586/03). I de tilfælde, hvor disse kilder ikke har været præcise nok, har Borgerrådgiveren afstemt sin virksomhed gennem drøftelser med Borgerrådgiverudvalget, f.eks. vedrørende spørgsmål om forældelsesfrister for klager til Borgerrådgiveren og afgrænsning i forhold til at behandle klager over ansættelsesforhold i kommunen. På baggrund af erfaringerne fra Borgerrådgiverudvalgets studietur til Montreal tilkendegav Borgerrådgiverudvalget på mødet den 28. august 2009 et ønske om, at Borgerrådgiveren i Københavns Kommune forsynes med et mere præcist grundlag for sin virksomhed i form af en vedtægt. Udvalget har desuden tilkendegivet, at etableringen af en vedtægt for Borgerrådgiveren skal indeholde en styrkelse af Borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren har også selv et ønske om i lighed med f.eks. Intern Revision at have et præcist grundlag for sit arbejde. Det vurderes at have en væsentlig praktisk effekt for Borgerrådgiverens arbejde, at grundlaget for virksomheden ikke længere skal udledes af mange forskellige kilder, men i stedet kan findes ét sted. Dette har blandt andet store formidlingsmæssige fordele i samarbejdet med forvaltningerne og deres medarbejdere, herunder med hensyn til synliggørelse af Borgerrådgiverens funktion og bemyndigelse. Også over for borgerne er det af stor betydning at kunne henvise til en klar, samlet beskrivelse fra Borgerrepræsentationen af Borgerrådgiverens opgaver og kompetence. 8

9 Vedtægten er tidligere godkendt af Borgerrådgiverudvalget på mødet den 23. oktober 2009, men blev ved en beklagelig fejl ikke fremmet til behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i daværende valgperiode. Borgerrådgiveren har fundet det mest korrekt at genfremsætte indstillingen for det nytiltrådte Borgerrådgiverudvalg med de ændringer der følger af udvalgets beslutning af 23. oktober Af protokollen fra mødet den 23. oktober 2009 fremgår bl.a. følgende: Godkendt, dog således at vedtægtens 7, stk. 2, nr. 5 1, udgår på grund af mundtlige tilkendegivelser fra Indenrigs og Sundhedsministeriet om, at en borgerrådgiverfunktion efter ministeriets opfattelse ikke kan tage stilling til afgørelser, der er henlagt til andre udvalgsområder. Det blev endvidere besluttet, at Borgerrådgiveren skriftligt skal anmode Indenrigs og Sundhedsministeriet om en tilbagemelding om lovmæssige begrænsninger, som kan stille sig i vejen for en kompetenceudvidelse som den i 7, stk. 2, nr. 5, beskrevne, samt at tilbagemeldingen, når den foreligger, skal tages på dagsordenen for førstkommende møde i Borgerrådgiverudvalget. Dette med henblik på at drøfte, om der skal iværksættes en høring af forvaltningerne om eventuelle bemærkninger til en kompetenceudvidelse. Beslutningsprotokollen fra mødet den 23. oktober 2009 er vedlagt denne indstilling som bilag 2. Denne indstilling og det vedlagte udkast til en vedtægt er således ændret i overensstemmelse med udvalgets beslutning af 23. oktober 2009 ligesom ikrafttrædelsesdatoen er ændret til 1. april Borgerrådgiveren har ved brev af 7. december 2009 rette henvendelse til Indenrigs og Sundhedsministeriet i overensstemmelse med udvalgets beslutning herom. Brevet er vedlagt denne indstilling som bilag 3. LØSNING Det foreslås, at der fastsættes en vedtægt for Borgerrådgiveren inspireret af blandt andet lov om Folketingets Ombudsmand med en præcisering af Borgerrådgiverens organisatoriske rammer, kompetencer og reaktionsmuligheder. Forslag til vedtægt for Borgerrådgiveren er vedhæftet denne indstilling som bilag 1. Forslaget indeholder følgende kapiteloverskrifter: Generelle bestemmelser Borgerrådgiverens kompetence og opgaver Sagens oplysning 1 Afgørelser, som ikke kan påklages til anden myndighed, i det omfang Borgerrepræsentationen har besluttet det. 9

10 Borgerrådgiverens bedømmelse og reaktion Personale, organisation, tavshedspligt mv. Betjening af Borgerrådgiverudvalget Tilbagemelding og offentlighed Ikrafttræden Forslaget er i alt væsentligt en nedfældning af, hvad der allerede i dag følger af lov om kommunernes styrelse 65 e, styrelsesvedtægtens 24, beslutningsgrundlaget for etablering af Borgerrådgiveren (BR 586/03), senere beslutninger af Borgerrådgiverudvalget samt Borgerrådgiverens praksis, som den er udviklet siden Forslaget indeholder dog enkelte nyskabelser: Det er anført i forslaget ( 8, stk. 1, litra d), at Borgerrådgiveren skal tilbyde mægling i sager om diskrimination og andre sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem forvaltning og borger. Borgerrådgiveren har hidtil alene haft udtrykkelig adgang til at mægle i sager om diskrimination, men Borgerrådgiverudvalget har anmodet Borgerrådgiveren om at undersøge mulighederne for i flere tilfælde at tilbyde mægling eller forhandling som middel til konfliktløsning. Det er anført i forslaget ( 15), at kommunens forvaltninger skal besvare Borgerrådgiverens henvendelser inden en vis frist. Hidtil har forvaltningernes svarfrister fulgt af konkrete aftaler mellem Borgerrådgiveren og forvaltningerne. Det er anført i forslaget ( 18, stk. 2), at kommunens forvaltninger skal meddele Borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller henstilling fra Borgerrådgiveren ikke bliver fulgt af forvaltningen. Det har hidtil beroet på Borgerrådgiverens opfølgning over for forvaltningerne at konstatere, i hvilket omfang anbefalinger eller henstillinger i konkrete sager er blevet fulgt. Forslaget træder efter sin ordlyd i kraft den 1. april 2010, jf. forslagets 25. ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES Forslaget skal forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget. BILAG 1. Vedtægt 2. Beslutningsprotokollen fra mødet den 23. oktober

11 3. Brev af 7. december 2009 til Indenrigs og Sundhedsministeriet Johan Busse /Maja Markman 11

12 6. Mødeplan J.nr. BOR 8/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at mødeplanen for 2010 som gengivet i sagsfremstillingen godkendes. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Godkendt, dog således at 2. ordinære udvalgsmøde afholdes fredag den 12. marts 2010 kl (i stedet for fredag den 19. marts 2010 kl ) samt, at mødetidspunktet for årets øvrige møder ændres til kl (i stedet for ). Mødeplanen er herefter som følger: Fredag den 29. januar 2010 kl (konstituerende og ordinært udvalgsmøde) Fredag den 12. marts 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 23. april 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 7. maj 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 11. juni 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 27. august 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 29. oktober 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 10. december 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) PROBLEMSTILLING Borgerrådgiverudvalget vedtog på sit møde den 23. oktober 2009 følgende mødeplan for 2010, idet der samtidig blev taget forbehold for en efterfølgende godkendelse af mødeplanen på førstkommende udvalgsmøde i 2010: Fredag den 29. januar 2010 kl (konstituerende og ordinært udvalgsmøde) Fredag den 19. marts 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 23. april 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 7. maj 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 11. juni 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) 12

13 Fredag den 27. august 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 29. oktober 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 10. december 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Ved tilrettelæggelsen af mødeplanen er der taget hensyn til, dels at udvalget i medfør af sit kommissorium skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, dels at der er en række sager, som skal behandles på bestemte tidspunkter hen over året. For nærmere detaljer om mødeplanlægningen henvises til nævnte Beslutningsprotokol (BOR 57/2009) fra mødet den 23. oktober 2009 vedlagt som bilag 2 under punkt 5. LØSNING Mødeplanen forelægges hermed på ny for Borgerrådgiverudvalget med henblik på endelig godkendelse i overensstemmelse med den tidligere udvalgsbeslutning. ØKONOMI Samtlige udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget. VIDERE PROCES BILAG Johan Busse /Maja Markman 13

14 7. Drøftelse af plan for egen driftsprojekter 2010 J.nr. BOR 9/2010 PLAN FOR EGEN DRIFTS PROJEKTER Borgerrådgiverens generelle egen drifts undersøgelser skal ske efter samråd med Borgerrådgiverudvalget. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at planen for egen driftprojekter i form af inspektioner og undersøgelser i 2010 drøftes. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 29. januar 2010: Drøftet. Der blev under drøftelsen tilkendegivet ønske om, at en planlagt inspektion af ældrebolig/plejehjem ændres til en inspektion af et bosted. Der blev endvidere tilkendegivet ønske om, at Borgerrådgiveren i forbindelse med eventuelle undersøgelser tillige, hvor det er relevant, har fokus på, om en eventuel pligt til indhentelse af børneattester efterleves, samt om der på skoler eller andre steder, hvor det er relevant, sker en egentlig bogføring (udarbejdes budget henholdsvis regnskab). PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i En inspektion og to undersøgelser, som indgik i planene for 2009, blev ikke iværksat i 2009 og indgår derfor i planen for LØSNING Borgerrepræsentationens beslutning om udvidelsen af Borgerrådgiverens kompetence med en egen driftsfunktion med virkning fra 2007, jf. BR 656/06, har givet Borgerrådgiveren adgang til at tage sager op på eget initiativ, når der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl. 14

15 Samtidig kan Borgerrådgiveren gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget, samt som en stikprøvekontrol foretage inspektion af institutioner eller virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borgerrepræsentationens virksomhed. Borgerrådgiverudvalget blev første gang taget i samråd herom den 26. januar 2007, hvor udvalget drøftede en samlet årsplan for egen driftprojekter i 2007, jf. sagen BOR 7/2007, idet Borgerrådgiveren fandt det mest hensigtsmæssigt, at det forudsatte samråd med udvalget ikke alene omfattede generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder, men også planlagte inspektioner. Denne praksis fastholdes med nærværende sag, hvormed Borgerrådgiverudvalget således forelægges en ny samlet plan for egen driftprojekter i Det er fastsat ved budget 2010, at Borgerrådgiveren årligt iværksætter mindst 16 inspektioner og generelle egen driftsundersøgelser efter en nærmere fastlagt årsplan, som udarbejdes i samråd med Borgerrådgiverudvalget. En inspektion og to undersøgelser blev imidlertid ikke iværksat i 2009 som planlagt. De pågældende undersøgelser og inspektionen er derfor medtaget i planen for 2010 (markeret * i vedlagte bilag). Den manglende opfyldelse af årsplanen for 2010 skyldes dels, at planen for 2009 pga. vanskeligheder med at samle Borgerrådgiverudvalget først blev endeligt drøftet på udvalgets møde i maj 2009, dels interne forhold hos Borgerrådgiveren (udskiftninger i staben, omorganisering og omstilling til bedre muligheder for at påvirke forvaltningerne, jf. BOR 52/2009 fra mødet den 28. august 2009). Hvis Borgerrådgiveren i øvrigt efter samråd med udvalget henover året gennemfører generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder ud over de hér foreslåede, kan det blive nødvendigt at fravige planen ud fra ressourcemæssige overvejelser og en nærmere prioritering. Iværksatte og afsluttede egen driftprojekter afrapporteres løbende til Borgerrådgiverudvalget i den tilbagevendende mundtlige status, ligesom disse løbende lægges på Borgerrådgiverens hjemmeside og indgår i den årlige beretning til Borgerrepræsentationen. Samme fremgangsmåde for afrapportering vil blive fulgt i relation til den plan, som nu fremlægges. ØKONOMI 15

16 VIDERE PROCES Efter samrådet med Borgerrådgiverudvalget vil Borgerrådgiveren færdiggøre planen og iværksætte denne. BILAG 1. Borgerrådgiverens forslag til egen driftsprojekter i form af inspektioner og generelle undersøgelser i 2010 Johan Busse /Maja Markman 16

17 8. Eventuelt J.nr. BOR 10/2010 Intet at bemærke. 17