Spørgsmål og svar til EU udbud: Tryksager med sikkerhedstryk, udbud på produktion og distribution af fisketegn.

Transkript

1 Dato for revision: 24. februar 2014 Spørgsmål og svar til EU udbud: Tryksager med sikkerhedstryk, udbud på produktion og distribution af fisketegn. I tidsplanen - side 8 - er der nævnt følgende: " 3. februar 2014, Udbudsmaterialet offentliggøres, samt afslag til ikke prækvalificerede ansøgere". Har der været en prækvalifikationsrunde forud for udbuddet, og er det i givet fald kun prækvalificerede ansøgere, som kan byde på opgaven? Udbuddet er annonceret som et begrænset udbud, det vil sige et udbud med prækvalifikation. Kun prækvalificerede leverandører kan deltage. Udbudsbekendtgørelsen kan findes på TED databasen som dok.: 2013/S Af udbudsmaterialet fremgår det, at kun prækvalificerede ansøgere, kan deltage i udbuddet. I hvilken sammenhæng annonceres en prækvalifikationsrunde, og er den åben for alle, der måtte være interesserede? Ordregiver kan til enhver tid beslutte om et udbud skal gennemføres som et offentligt udbud, eller som et begrænset udbud. Begge typer af udbud skal annonceres i EU tidende (TED). Vælger ordregiver et begrænset udbud, skal potentielle tilbudsgivere ansøge om deltagelse. Ansøgning er åben for alle, og sker ved at der inden for en i udbudsbekendtgørelsen angivet frist, skal leveres en række oplysninger om ansøgers tekniske og økonomiske kapacitet. På den baggrund prækvalificerer ordregiver et antal ansøgere, der herefter inviteres til at afgive tilbud. For at optimere prisen for Naturerhvervsstyrelsen, vil vi høre om det er muligt at producere kort til en periode på 2 år? Ja. Opmærksomheden skal henledes på, at fakturering af kortene sker løbende i takt med at de udsendes.

2 Vil det forekomme, at der skal medsendes andet materiale i forsendelserne til modtagerne af plastikkortene? Som det fremgår af bilag 2 Kravspecifikation, leverer NaturErhvervstyrelsen layout til et infoblad som leverandøren trykker i A4 format, enkeltsidet med flerfarvet tryk, som leverandøren skal vedlægge i forbindelse med udsendelsen af plastikkortene. Se bilag 2B. Der skal dermed ikke sendes andet materiale end infoblad og plastikkort. For en sikkerheds skyld skal det præciseres, at leverandøren ikke må vedlægge andet materiale i forsendelserne. I kontrakten 13 Priser, prisregulering og fakturering samt i 17 bod er der nævnt en bod på kr kr. pr. forsendelse. Hvis der kigges på størrelsen af bod, vil en enkelt uges udsendelse kunne medføre en erstatning på f.eks stk. x 500 kr. = kr. Skulle der i stedet have stået 50 til 100 kr.? Nej. Kontraktens 13 handler ikke om bod. Kontraktens 17 stk. 1 angiver; bod er 10 % af prisen på den rekvirerede ydelse, dog mindst 500 kr. og i stk. 2 såfremt ordregiver har præciseret at levering til tiden er afgørende; med 20 % af prisen på den rekvirerede ydelse, dog mindst 1000 kr. Prisen på den rekvirerede ydelse svarer til det beløb leverandøren ville have faktureret ordregiver for den rekvirerede ydelse ekskl. moms. Der er altså ikke 500 kr. eller kr. i bod pr. plastikkort, men 10 % eller 20 % af prisen på den rekvirerede ydelse, dog mindst 500 kr. eller kr. Regneeksempel: Leverandøren beregner sig f.eks. 20 kr. for levering af 1 plastikkort inkl. påtrykning af navn, pakning og forsendelse. Der leveres 2161 kort, som alle er forsinkede, og forsinkelsen skyldes interne forhold hos leverandøren. Leverancen koster dermed kr. Bod heraf udgør dermed 10 % eller 20 % svarende til kr. henholdsvis kr.

3 Bliver leverandøren erstatningsansvarlig, hvis en modtager skærer sig på enten papir eller kort? Se kontrakten under 17 Bod, stk. 3? Leverandøren vil i en sådan situation være erstatningsansvarlig efter produktansvarslovens regler 1. Alternativ løsning til kortudsendelse vil det være muligt som en option? Ja, se venligst udbudsbetingelserne side 3 i afsnittet Beskrivelse af den udbudte ydelse. I Kontraktens 11 Forpligtelser i relation til eventuelle personoplysninger, jf. persondataloven omtales en revisionserklæring. Er det leverandøren eller NaturErhvervstyrelsen, som betaler omkostningerne i forbindelse hermed? Den omtalte revisionserklæring betales af leverandøren. Til orientering kan NaturErhvervstyrelsen oplyse, at der ikke hidtil har været behov for at anmode nuværende- eller tidligere leverandører om revisionserklæring. I Kontraktens 11 Forpligtelser i relation til eventuelle personoplysninger, jf. persondataloven. Hvilke informationer omfattet af persondataloven, fremsendes til leverandøren? Af bilag 2 Kravspecifikation, side 2 fremgår det, at leverandøren modtager information om: Fiskerinummer, fulde navn og adresse, herunder om rekvirenten er bosat i Danmark eller i udlandet. 1 LBK nr. 261 af 20/03/2007 Gældende, Offentliggørelsesdato: , Justitsministeriet

4 Spørgsmål Vil der forekomme forsendelser til udlandet? I givet fald hvordan modtages disse hos leverandøren? Ja. Data modtages ved NaturErhvervstyrelsens upload af fil til leverandørens sftp-server (secure ftp). Data vedrørende udenlandske modtagere er indeholdt i denne fil. Hvis der skal sendes plastikkort til udlandet, har NaturErhvervstyrelsen nogen krav til forsendelsestype, rekommanderet, kurer eller lign, og vil der blive pålagt bod, hvis et kort ikke kommer frem til den udenlandske modtager? Forsendelser til udlandet sendes som B Economique. Se nærmere på Post Danmarks hjemmeside; Hvad angår bod for en manglende forsendelse, vil dette bero på en konkret vurdering i forhold til den aktuelle situation. I kontraktens 5 om sikkerhedsstillelse fremgår, at leverandøren skal stille en anfordringsgaranti på kr fra et anerkendt pengeinstitut. En sådan anfordringsgaranti koster penge, vil en garanti fra moderselskabet kunne substituere anfordringsgarantien? Nej, NaturErhvervstyrelsen fastholder kravet om en anfordringsgaranti på kr. fra et anerkendt pengeinstitut. Skal forskellen mellem pkt. 4 og pkt. 5 kun være printet af QR koden altså en tillægspris for hvad QRkoden i sig selv koster? Ja, såfremt det vil koste ekstra, at leverandøren skal påføre kortet en QR kode, skal prisen for at påføre QR kode på kort indsættes i skemaet. Hvor angiver leverandøren prisen for kuverter til forsendelse?

5 I Bilag 3, Leverandørens løsningsbeskrivelse i skemaet side 4 om priser i nr. 5 fremgår det, at leverandøren skal oplyse den samlede pris for print af stk. kort og følgebreve, falsning og pakning og indlevering til post Danmark. Her indgår prisen pr. kuvert således, at pris beregnes som summen af samlet pris pr. forsendelse alt inkl. * Summen af samlet pris beregnes som anvist herunder: Pris for påførsel af personoplysninger på plastikkort Pris for evt. falsning af følgeskrivelse Pris for følgeskrivelse Pris for kuvert Pris for pakning og klargøring til forsendelse, herunder modtageradresse på forsendelsen Pris for overdragelse/levering af forsendelse til Post Danmark Pris for porto til indenrigs modtager = samlet pris pr. forsendelse alt inkl.