Guide til datamigrering for administrationen. Intra lukker Hvad skal skolen gøre?

Transkript

1 Guide til datamigrering for administrationen Intra lukker Hvad skal skolen gøre? Det pædagogiske personale sørger for en del af deres egen datamigrering, men skolen har også nogle overordnede opgaver ifm. datamigreringen. Ved at gennemgå denne guide trin for trin gennemføres skolens datamigrering. VERSION 2: Opdateret Elevplaner (arkiverede) og pkt. 5 Vigtigt at være opmærksom på: - Datamigrering skal være foretaget senest d. 11. oktober Det bør nøje planlægges hvem der udfører de forskellige trin i guiden, så skolen er sikker på at alle trin gennemgås. - Skolen tilføres 100 lærertimer til datamigrering og opsætning. - En stor del af indholdet i intra flyttes automatisk til Aula. Men det er vigtigt at følge guiden for at sikre at de rette data fortsat er tilgængelige efter sommerferien. - Indhold som flyttes automatisk til Aula kan læses, men er ikke længere redigerbart. Det gemmes i en særskilt mappe under sikker filer i Aula, men i låste formater der ikke kan skrives videre i. - Hvis dokumenter flyttes fra intra til fx O365 skal man huske at slette dokumentet i intra for at undgå, at data ligger dobbelt. Inden datamigrering - Det anbefales at købe en ekstern harddisk til datamigrering. - Størrelsen på den eksterne harddisk afhænger af hvor mange dokumenter og billeder skolen opbevarer i Intra. - Hvis der indkøbes ekstern harddisk på 1TB så er der rigelig plads. Den koster mellem 400 og 800 kr. Version sept

2 Gennemgå nedenstående trin for at få styr på skolens datamigrering: Indkøb ekstern harddisk til datamigrering Mappestruktur: Lav en mappestruktur i Teams i O365 i teamet Alle ansatte på xx skole. Se udkast til mappestruktur under pkt. 1. Dette team skal erstatte samlemapper og dokumentarkiv. Mappestrukturen skal meldes ud til medarbejderne, så alle følger den samme mappestruktur. Evt. dato: Overvej at sætte en dato for hvornår medarbejderne ikke længere må lægge dokumenter i samlemapper og dokumentarkiv. Formål: Medarbejderne øver sig i at bruge Teams i O365 og den datamigreringsansvarlige kan sikre god tid til at flytte data fra samlemapper og dokumentarkiv Samlemapper: Oprydning og overførsel af mapper o Private mapper: Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for private mapper. o Øvrige mapper: For de øvrige mapper gælder følgende: Når medarbejderne har gennemgået mapperne og slettet det der ikke skal gemmes, lægger den datamigreringsansvarlige de resterende mapper og dokumenter på den eksterne harddisk. Det gælder følgende mapper: Gruppemapper Åbne mapper Klassens samlemapper Elevens samlemapper o Husk at slette mapperne i intra, når de er lagt på den eksterne harddisk. o Vejledning til at kopiere mapper fra intra til ekstern harddisk se pkt. 2. Dokumentarkiv: Oprydning og overførsel af mapper. o Når medarbejderne har gennemgået dokumentarkiverne og slettet det der ikke skal gemmes, lægger den datamigreringsansvarlige de resterende dokumenter på den eksterne harddisk. Det gælder i følgende dokumentarkiv: Dokumentarkiv under arkiv Klassens dokumentarkiv under xx husk at gennemgå alle klasser Forældrenes dokumentarkiv under xx Husk at gennemgå alle klasser o Husk at slette dokumenterne i dokumentarkiv, når de er lagt på den eksterne harddisk. Dokumenter i klassens og forældrenes dokumentarkiv slettes ikke, for forældre og klasse skal evt. stadig have adgang til disse. o Vejledning til at kopiere mapper fra intra til ekstern harddisk se pkt. 2 Teams i O365: Overførsel af mapper og dokumenter til Alle ansatte på xx skole o Den datamigreringsansvarlige overfører indholdet fra samlemapper og dokumentarkiver til Teams i O365 eller Acadre (dokumenter der skal lægges i Acadre jf. arkiveringspligt eller journaliseringspligt.) o De mapper og dokumenter der fortsat skal bruges af medarbejderne overføres til O365 i Teamet Alle ansatte på xx skole o Husk at bruge den mappestruktur i Teams som I har besluttet på skolen. o Vær opmærksom på om der er personfølsomme filer i nogle af mapperne. Der må ikke lægges personfølsomme filer i O365. De skal overføres til Acadre. o Der kan være mapper og dokumenter som skolen ikke længere bruger, men ønsker gemt. De overføres ikke til O365, men forbliver på den eksterne harddisk som opbevares sikkert. o Vejledning til at flytte mapper og dokumenter til Teams se pkt. 3 2

3 Billeder: Billeder overføres ikke automatisk. o Den datamigreringsansvarlige sørger for at gemme billeder fra billedarkiv, fotoalbum, klassens billedarkiv og forældreintras billedarkiv. (Se pkt. 4) o Billeder gemmes på den eksterne harddisk der opbevares sikkert. o Husk at lægge billeder i Acadre jf. arkiveringspligten (se guide xx) Det kan fx være billeder fra årets gang, skolens jubilæum eller åbning af legepladsen. o Det anbefales ikke at lægge billederne i Aula, da det vil være et stort arbejde at opmærke alle billeder. Men skulle nogle medarbejdere ønske at gøre dette er det helt ok så længe billeder opmærkes korrekt. o Billeder i klassens og forældrenes billedarkiv slettes ikke, for forældre og klasse skal evt. stadig have adgang til disse. Elevplaner (arkiverede) o Den datamigreringsansvarlige sørger for at arkivere elevplanerne o De kan arkiveres i Acadre, hvis det er sådan man plejer at gøre o Eller de kan flyttes med til Aula o Følg vejledningen under pkt. 6 Elevplaner, hvis elevplanerne skal med i Aula Nedenstående opgaver kræver ikke en handling og er derfor blot til orientering: Beskeder: Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at gemme beskeder. Der skal derfor ikke gøres noget på dette trin. Kontaktbog: Alle kontaktbøger overføres automatisk til Aula på barnets cpr-nr. Skolen skal ikke foretage sig yderligere Klasselog: Klasselogs tilknyttet elever overføres automatisk til Aula under sikker filer. Klasselogsnotater på klassen der ikke er tilknyttet elever bliver ikke overført automatisk, og medarbejderne er selv ansvarlige for at overføre disse til sikker filer i Aula. Elevmappen fra elevens kort : Under Elevens kort i Skoleintra ligger der en Elevmappe pr. elev. Dokumenter i Elevmappe overføres automatisk til Aula. 3

4 Introduktion til datamigrering: Alle elementer vil som udgangspunkt være associeret til den klasse eller elev, som de omhandler. Alle medarbejdere vil have deres selvstændige adgang og overblik over de enkelte mapper og dokumenter og ikke dele dem med andre. Rent teknisk vil lærerne have adgang til de samme dokumenter de tidligere har haft adgang til, men de vil ikke kunne se, hvem de er delt med. OBS! Det er vigtigt at pointere, at en medarbejder kun har adgang til foldere og filer/dokumenter på børn de har tilknytning til i Aula, via det lærerteam de er tilknyttet. Når medarbejderen åbner menuen Sikre Filer i Aula, vil de blive bedt om et Step-up på baggrund af den step-up struktur kommunen har valgt. Samlet mappestruktur for overført data i Aula: 4

5 Pkt. 1: Organisering af Teams i O365: Forslag til organisering af mapper i Teams. Der indsættes selvfølgelig blot flere mapper efter behov, hvis man fx har UC, dagtilbud og lign. Team i O365: Alle ansatte på xx skole 5

6 Pkt. 2: Vejledning samlemapper fra intra til ekstern harddisk: Husk at rydde op i mapper og dokumenter. Ingen grund til at flytte data, som alligevel ikke skal bruge til noget. I intra under arkiv finder du samlemapper. Når man klikker på zip starter overførslen af mappen automatisk (hvis du er i Chrome-browseren) Mappen ligger derefter i overførsler som en zip-fil. Du kan se det på lynlåsen på ikonet Du markerer derefter zip-filen og klikker på udpak alle Du bliver bedt om at vælge hvor du vil gemme mappen, når den er pakket ud. Du gemmer mappen på den eksterne harddisk. Dette gøres med alle mapper. Husk efterfølgende at slette mapper og dokumenter i intra, for ellers bliver disse overført til Aula, og det er vi ikke interesseret i. For dokumentarkiv gælder samme metode. 6

7 Pkt. 3: Mapper fra harddisk til Team Alle ansatte på xx skole Du logger ind på O365 via klik på Office365 i øverste højre hjørne. Log ind med dit Uni-login. Du kommer nu til denne startside. Det nemmeste er at bruge drag and drop når du skal lægge mapperne i OneDrive eller Teams. Teams: - Åben O365 og tryk på Teams - Vælg teamet Alle ansatte på xx skole - Klik på filer i toppen af menuen - Du kan nu uploade filer ved at klikke på upload. Men skal du overføre mapper skal du klikke på Åbn i Sharepoint Teamet åbner sig nu i Sharepoint og her kan du benytte drag and drop 7

8 Åbn to vinduer. Et med stifinder altså oversigten over dine filer. Og et med Teams. Flyt derefter med venstre museknap mappen fra stifinder over til OneDrive og slip derefter musen. Mappen kopieres hermed. Pkt. 4: Billeder Billeder overføres ikke automatisk til Aula. Den datamigreringsansvarlige sørger for at gemme billeder fra intra. Anbefaling: Billeder gemmes på en ekstern harddisk der lægges forsvarligt bag lås og slå. Billeder gemmes på den eksterne harddisk ved at anvende samme metode som med samlemapper og dokumentarkiv. Dvs. billedmapper hentes som zip-filer. Se pkt. 2. Husk at hente billeder ned fra både billedarkiv, fotoalbum, klassens billedarkiv og forældreintras billedarkiv. Klassens billedarkiv og forældreintras billedarkiv slettes ikke på intra, da forældre og elever skal have mulighed for at hente billederne helt frem til sommerferien. Der startes på en frisk i Aula. Hvis man skal bruge tidligere billeder til fx dimission kan disse findes på den eksterne harddisk. Hvis du ønsker at lægge nogle af billederne i Aula kan dette gøres manuelt. Pkt. 5: Elevplaner: Arkiverede elevplaner, medtages i den automatiske datamigrering, under forudsætning af, at de ligger som.pdf-fil format i Skoleintra og er placeret under Elevens mappe. Vejledning fra KOMBIT: 8

9 Vær særlig opmærksom på at elevplanerne ikke kun ligger under Elevplaner menuen i Elevens kort, da disse IKKE medtages, uanset om det er konverteret til pdf-format eller ej. I Aula arkiveres datamigrerede elevplaner under menupunktet Sikre filer i mappen Elevplaner. Adgang til filerne forudsætter, at medarbejderen laver et Step-up. Alle ikke aktuelle elevplaner skal være arkiveret i formatet.pdf. Alle arkiverede elevplaner vil blive overført til Aula uanset hvor gamle de er. Såfremt en skole har valgt at overføre arkiverede elevplaner til fx et ESDH-system, og ikke ønsker dobbelt journalisering, bør man slette de arkiverede elevplaner i Skoleintra før datamigrering. Det anbefales, at der laves en fælles navngivning ved arkivering af elevplaner, fx Elevplan, Navn, Klasse, åååå-mm. KOMBIT har erfaret, at det er muligt at konvertere ikke-arkiverede elevplaner for en klasse ad gangen, og placere disse i Elevmappen. KOMBIT har afklaret at denne metode er muligt i Skoleintra og der er ikke noget til hinder for at kommunen løser opgaven på denne måde. 9