INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 30. april 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. maj 2015, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi Kl. 17:15 17:30 a. Økonomisk orientering 1. kvartal 2015 (O) * b. Maksimumbeløb vedr. finansieret råderet (B) * 2. Organisation Kl 17:30 19:00 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse (D) * b. Bestyrelsesseminar den juni (B) * c. Repræsentantskabsmøde den 21. maj (B) * d. Orientering fra udvalgene (O) e. Evaluering af kontaktpersonordningen (D) * f. Historisk udvalg (B) * g. Debatforum for kredsdelegerede (B) * 3. Afdelinger Kl. 19:00 19:20 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Status på energisyn (O) * 4. Administration Kl. 19:20 19:35 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Status vedr. evt. nybyggeri (O) 5. Mødeevaluering Kl. 19:35 19:40 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Kommende møder Kl. 19:40 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 21. maj 2015 (B) b. Mødeplan 2015 (O) * c. Uddannelse (O) 7. Eventuelt (O) Der holdes 10 minutters pause hver hele time. Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering 1. kvartal 2015 DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1. kvartal 2015 Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto Edb udgifter Bankgebyrer

3 UDGIFTER 1. kvartal 2015 Budget 2015 Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt /4

4 UDGIFTER 1. kvartal 2015 Budget Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag I alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapital 0 0 Udgifter i alt INDTÆGTER 1. kvartal 2015 Budget Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte 0 0 Trækningsret Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag /4

5 INDTÆGTER 1. kvartal 2015 Budget 2015 I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/ er medtaget. Renter obligationer er periodiseret. Der var en nettokursgevinst på ikke udtrukne obligationer på kr. og realiserede kurstab ved udtrækning på kr. Afkast obligationer 1. kvartal: Nordea -0,13 Sydbank 0,23 Danske Bank 0,68 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

6 NOTAT TIL PKT 1.b Maksimumbeløb vedr. finansieret råderet DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER CD/MH PROBLEMSTILLING Mindst en gang årligt kigges der nærmere på udlån af afdelingens egne midler og max. lejeforhøjelse. I år er der kigget på afdeling 2 Haugesundsvej m.m. og 10 Dalstien m.m. på grund af konkrete ansøgninger. Dette blev behandlet på bestyrelsens møde i februar 2015, hvor der blev udarbejdet en model, der tog højde for dels Den store spredning i bygningstilstand i afdelingen Det relativt lave niveau for den grundlæggende husleje Den meget lange venteliste til afdelingen Ønsket om at undgå huslejeniveauer, der reelt afskærer væsentlige dele af ansøgerfeltet fra at kunne leje boligerne. Nu er der kigget på de øvrige afdelinger, herunder afdeling 6 Risvangs Allé, som på visse men ikke alle punkter minder om situationen i afdeling 2 og 10. Indstillingen er lavet på baggrund af lejen, kommende arbejder samt evt. ophør af lån og saldoen på mellemregningskontoen. Den angivne maksimale samlede merleje beregnes af følgende elementer: a) Huslejeforhøjelser som følge af individuelle råderetsarbejder b) Huslejeforhøjelser som følge af kollektive råderetsarbejder 1 c) Hvis lejeren har fået godkendt og selv finansieret et råderetsarbejde (typisk køkken) og lejeren ønsker at få et andet arbejde finansieret via punkt a) eller b) laves en konkret beregning på godtgørelse og dermed lejeforhøjelse som om lejeren flyttede og det var en ny lejer der flyttede ind og samtidig ønskede f. eks nyt bad. Den maksimale lejeforhøjelse må ikke overskrides. Der kan således kun bevilges lån i egne midler til råderetsarbejder, indtil merlejen jf. pkt. a)-c) for det pågældende lejemål når det angivne loft pr. m 2. Man kan ikke nægte en lejer selv at betale for f. eks et nyt køkken og opnå godtgørelse ved fraflytning forudsat arbejdet er ansøgt og godkendt. 1 Forstået som arbejder, hvor ikke alle lejemål i afdelingen deltager, og hvor den enkelte lejer kan beslutte at deltage eller lade være.

7 INDSTILLING Der indstilles følgende ændringer af den maksimale forhøjelse og maksimale udlån med nuværende tal gennemstreget: Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej m.m. 200/ Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Allé Vestre Ringgade Vilhelm Bergsøes Vej Trøjborgvej Dalstien m.m. 200/ Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej m.m Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Har truffet beslutning om adgang til finansieret råderet. 3 Dog gives administrationen bemyndigelse til at tillade højere huslejestigninger ud fra en konkret vurdering pga. den meget store forskel i boligernes størrelse. 2/3

8 Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 29 Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Hjelmagerparken Mosevænget Hjulby Hegn Vistoftparken Skæring Parkvej Viborgvej Julsøvej Skæring Parkvej Åvænget Ranunkelvej Skejbyparken Skæring Parkvej Hørretløkken Østergade Ryttervej Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Det indstilles, at organisationsbestyrelsen anbefaler afdelingsmøderne i afdeling 2, 6 og 10 at give mulighed for lån af egne midler for løbende at få finansieret individuelle arbejder. 3/3

9 NOTAT TIL PKT 2.a Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit seminar i Silkeborg den juni 2014 dels en række kriterier for, hvornår bestyrelsens arbejde er værdiskabende ift. strategien, dels et arbejdsgrundlag for bestyrelsen. I samme anledning besluttede bestyrelsen, at det inden repræsentantskabsmødet 2015 skulle evalueres, i hvilket omfang bestyrelsens arbejde har levet op til disse kriterier. Hvordan skaber bestyrelsen værdi ift. strategien? Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Sætte virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi) g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Det indstilles, at værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forfor udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og sikre den besluttede efteruddannelse indenfor økonomi og lovgivning f) formulere et virksomhedskodeks på et bestyrelsesmøde ultimo 2014 til brug herfor nedsættes en lille arbejdsgruppe blandt bestyrelsens medlemmer

10 g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, jf. pkt. a) h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde Arbejdsgrundlag Bestyrelsen vil i denne periode arbejde for: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Det indstilles, at arbejdsgrundlaget implementeres ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) revidere forretningsorden for bestyrelsen som anført i særskilt bilag c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette Samarbejde i bestyrelsen Bestyrelsen besluttede i øvrigt flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, i hvilket omfang bestyrelsens arbejde har levet op til de nævnte kriterier. Bestyrelsens medlemmer opfordres således til at udfylde stikord på nedenstående inden bestyrelsesmødet: 2/4

11 1. Hvordan har vi sat klare mål og rammer for direktionen? 2. Hvordan har vi se, opsamlet, analyseret, løftet op og medbragt input fra beboerne til bestyrelsens strategi? 3. Hvordan har vi set og opsamlet input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning? 4. Hvordan har vi fulgt op på mål og aktiviteter? 5. Hvordan har vi sikret, at lovgivning, økonomi m.m. overholdes? 6. Hvordan har vi sat et virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi)? 7. Hvordan har vi sat den rigtige daglig ledelse og givet konstruktivt modspil, der har skabt dynamik? 8. Hvordan har vi løbende reflekteret over og udviklet bestyrelsens egen værdiskabelse? 9. Har vi opnået, at alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål? 10. Har vi fået klare rammer for bestyrelsens møder? 11. Har vi fået bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse? 3/4

12 12. Har vi haft tilstrækkelig ledelseskommunikation og dialog? 13. Har vi sikret, at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil? 14. Er vi blevet et stærkere hold? 15. Har vi fulgt op på strategiske aktiviteter, retning og økonomi? 16. Har vi været godt til at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt? 17. Har vi været godt til at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen? 18. Har vi været godt til at afvikle møderne i en god tone? 4/4

13 NOTAT TIL PKT 2.b Bestyrelsesseminar den juni DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen har reserveret den juni til bestyrelsesseminar. Det indstilles, at første del af fredagens program bruges til genopfriskning af arbejdsgrundlaget og grundlaget for værdiskabelse, som det blev behandlet på bestyrelsens seminar i Silkeborg i juni Formålet hermed er at foretage evt. justeringer og sikre at alle, også nye bestyrelsesmedlemmer har et fælles billede heraf og en gensidig forpligtelse herpå. Resten af fredagen samt lørdag anvendes til en samlet diskussion af branding af Boligkontoret Århus og afdelingerne i lyset af den nye strategi. Heriblandt tænkes følgende underpunkter: Præsentation og drøftelse af administrationens og evt. ekstern rådgivers arbejde med brandingstrategi i forlængelse af strategiens vision og indsatsområder Overblik over organisationens afdelinger og disses særlige udfordringer og muligheder ift. indsatsområderne nemt, attraktivt og fælles. Det indstilles, at seminaret gennemføres uden særlig ekstern bistand. Dog kan det evt. overvejes, at lade rådgiver vedr. kommunikationsplatformen for strategien, jf. bestyrelsens beslutning den 9. april 2015 deltage i seminaret. Bestyrelsesseminaret søges afholdt på Sabro Kro eller et sted i lignende afstand fra Århus. Det indstilles, at bestyrelsens suppleanter også inviteres til seminaret for at brede diskussionerne ud og klæde de pågældende bedst muligt på til at kunne deltage i arbejdet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig konceptet for bestyrelsesseminaret.

14 NOTAT TIL PKT 2.c Repræsentantskabsmøde den 21. maj DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Dagsorden Tidsplan og ansvarlige for dagsordenspunkterne blev besluttet på bestyrelsesmødet i april: Kl Valg af dirigent og referent samt godkendelse af forretningsorden Kl Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetning SH Kl Indlæg af rådmand Kristian Würtz (inkl. pause) SH Kl Godkendelse af årsregnskab 2014 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne Kl Forelæggelse af budget 2016 for Boligkontoret Århus CD Kl Vedtægtsændringer MH Kl Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom HA/SH Kl Beslutning om overdragelse af afdelingerne i Hammel til Midtjysk Boligselskab SH CD ATD/MH Kl Beslutning om ny procedure for nedsættelse af udvalg KH/OB Kl Behandling af eventuelt indkomne forslag Kl Kåring af årets afdeling JDE

15 Kl Kl Valg a. Valg af formand (på valg er Søren Høgsberg) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Anne Tidemand-Dal, Kirsten Hillebrandt og Olav Bertelsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Per Hasager, Peter Lykke Nielsen og Martin Løvendahl) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Valg af medlemmer af organisationens udvalg f. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 13. Eventuelt Dirigent Beretning Beretningen er med input fra interessenterne godkendt og færdiggjort ultimo april og sendes til tryk i uge 19. Forslag Der er ikke i skrivende stund indkommet yderligere forslag til repræsentantskabsmødet. Evt. forslag omdeles til bestyrelsens orientering på mødet den 7. maj. Valg Bestyrelsen bad på sit møde den 9. april forretningsudvalget udarbejde en profil for nyt bestyrelsesmedlem til maj mødet. Forretningsudvalget har valgt at lade profilen følge bestyrelsens tidligere beslutning om, hvorledes bestyrelsen bedst skaber værdi for organisationen, jf. bestyrelsesseminaret i Silkeborg i juni Det betyder, at bestyrelsen bør foretrække de nye medlemmer, der bedst kan bidrage til realiseringen af følgende: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Sætte virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi) g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Det indstilles i øvrigt, at der under alle omstændigheder gennemføres valg fremfor lodtrækning om rækkefølgen for suppleanter til organisationsbestyrelsen, således at repræsentantskabet demokratisk forholder sig hertil. Møde inden repræsentantskabsmødet Bestyrelsen mødes den 21. maj kl på Scandic Århus Vest for at gennemgå dagsordenen og mødets forløb i detaljer. 2/3

16 INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og forberede indholdet af de enkelte dagsordenspunkter iht. ansvarsfordelingen som den blev aftalt på aprilmødet. Bestyrelsen bedes tage stilling til afvikling af valg. 3/3

17 NOTAT TIL PKT 2.e Evaluering af kontaktpersonordningen DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 4. januar 2012 at etablere en kontaktpersonordning for bestyrelsens medlemmer (eksklusiv medarbejderrepræsentanten). Iflg. denne udpeger organisationsbestyrelsen et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender senere særskilt indstilling hertil, som behandles på bestyrelsesseminaret den juni. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere, hvorledes kontaktpersonordningen har fungeret de seneste år.

18 NOTAT TIL PKT 2.f Historisk udvalg DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Olav/forretningsudvalg PROBLEMSTILLING Olav skriver: BKÅ har lange historiske rødder som til tider fortaber sig lidt i det uvisse. Vi er i bestyrelsen meget orienterede mod fremtiden, og har også haft som et sundt princip at vi kigger fremad frem for at skue tilbage i de gamle organisationer. Nu er vi imidlertid kommet så langt i skabelsen af den nye fælles kultur at vi kan begynde at kigge bagud uden fare fore at splitte organisationen. Derfor tænkte jeg at det måske kunne være interessant at samle et udvalg der havde til opgave at samle historiske kilder om BKÅ og de gamle organisationer, starte artikler på wikipedia, skrive artikler til bladet, og evt. danne grundlaget for en bogudgivelse. Der ligger allerede noget materiale, fx en jubilæumsbog om Højbo. INDSTILLING Forretningsudvalget indstiller, at der averteres efter interesserede i at indgå i et sådant arbejde på repræsentantskabsmødet.

19 NOTAT TIL PKT 2.g Debatforum for kredsdelegerede DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Olav/forretningsudvalg PROBLEMSTILLING Olav skriver: På BKÅ s repræsentantskabsmøde vælges hvert år 13 personer der sammen med medlemmerne af organisationsbestyrelsen repræsenterer BKÅ ved BL s kredsvalgmøde. Disse personer har også traditionelt deltaget ved BL s 5. kreds kredskonference. Organisationsbestyrelsen ønsker i højere grad at gøre brug af de delegerede som et aktivt forum for debat og udvikling af BKÅ s gennerelle boligpolitik og politik i forhold til BL i et bredere perspektiv. Vi forestiller os at vi dermed kan styrke vores position i det samlede landskab af boligorganisationer, i kraft af at vi bliver mere aktive til kredsvalgmøder og kredskonferencer og møder frem med bedre funderede synspunkter. Derudover forestiller vi os at dette nye forum kunne være rekrutteringsgrundlag for nye organisationsbestyrelsesmedlemmer. Forummet vil have et til to møder årligt, og vil løbende debattere aktuelle emner i en gruppe på BK-portalen. INDSTILLING Forretningsudvalget indstiller, at der på dette bestyrelsesmøde udpeges en ansvarlig for det beskrevne forum, og at der informeres herom i forbindelse med valg af kredsdelegerede på repræsentantskabsmødet.

20 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Afdeling 6 Risvang Allé Afdeling Majdalen/ Tamperdalsvej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 20 Norgesparken Tirsdag den 28. april afholdtes der ny licitation vedr. udskiftning af køkken og bad. Buddene lå igen højt ift. budget. Aftale med Cowi om at udarbejde notat som grundlag for at udarbejde forslag til afdelingsmødet om renovering af kviste, udskiftning af tag og kvistvinduer. Herunder maling af altaner og partiel betonrenovering af samme. 1-årsgennemgang vedr. den store renovering er afholdt få mangler skal udbedres Fibernet indlagt, men kører stadig ikke. Arealer stadig ikke retableret. Der er gennemgang den 22/4 Køkkener i afd 19 følger tidsplan mht. opstart, men stadig ikke mht. færdiggørelse. HTH er meget passive. Ny varmemester er kommet godt fra start. Partiel omfugning af facade er færdig. Det har løst en del kuldebroer. Skitseprojekt vedr. garager afventer afdelingsmøde til efteråret. Aftale med Cowi om at udarbejde notat som grundlag for at udarbejde forslag til afdelingsmødet om etableringer af nye vinduer, omfugning af facader, maling af altaner og evt. efterisolering af facader. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdt d. 28/4 som godkendte ombygning af børnehaven til 3 familieboliger.

21 Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 26 Vestre Ringgade Afdeling 27 Frydenlund Forhandling med hovedentreprenør pågår endelig aftale ventes snart i hus. Der hentes tilbud på etablering af nedgravet affaldsløsning behandles på næste afdelingsmøde. Ekstraordinært afdelingsmøde om godkendelse af finansieret råderet afholdes den 5. maj. Ny TV-løsning med fibernet er etbleret. Beboerne er dog ikke tilfredse med løsningen især det trådløse internet er en skuffelse. Der indkaldes snarest til ekstraordinært afdelingsmøde om etablering af solceller på taget af afdelingens 3 blokke. Hvis dette godkendes på afdelingsmødet skal solcellerne etableres sideløbende med at der renoveres tag og ventilationssystem i afdelingen i år. Afdeling 28 Lindholmparken Ansættelse af ny varmemester i gang vedkommende rekrutteres eksternt via annonce på Jobindeks. Der hentes tilbud på etablering af nedgravet affaldsløsning behandles på næste afdelingsmøde. Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 36 Hallssti Afdeling 38/67/71 Mårslet Afdeling 45 Torpe- /Kappelvænget Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 56 Katrinebjergvej Afdeling 58 Ranunkelvej Udskiftning af radiatortermostater starter op den 20. april Partiel vinduesudskiftning starter i uge 20 Legepladser er færdige. Der er endnu ikke lavet aflevering. Skurbeklædning også snart færdig i de sidste 2 gårde. Tirsdag den 14. april afholdtes ny licitation vedr. vandrørsudskiftning. Arbejdet med rekruttering af ny ejendomsfunktionær til afdelingerne i Mårslet er påbegyndt. Licitation på køkkener er afholdt. Det bliver Svane Køkkenet, der skal skifte 63 køkkener. Arbejdet starter i uge 23. Der hentes tilbud for etablering af nedgravede affaldsløsning vedtages på næste afdelingsmøde. På ekstraordinært afdelingsmøde den 14. april blev det besluttet at etablere tv-overvågning. Arbejdet finansieres ved at udskyde maling af vinduer og døre indvendigt i opgange samt udskiftning af dropinetter og emfang. De sidste glaslister udskiftes med lister af plast. Der skal etableres mekanisk ventilation med fugtstyrring gennem ydervæg. 2/3

22 Afdeling 61 (76) Chokoladen Afdeling 63 Skæring Parkvej Afdeling 70 Ranunkelvej Afdeling 72 Rønnevangen Lokalplan endeligt vedtaget af byrådet den 29. april. Der er indgået totalrådgiveraftale med Kærsgaard & Andersen efter miniudbud blandt rammeaftalekonsortierne. Der blev valgt ny bestyrelse på afdelingsmødet i september 2014, men det er fortsat ikke lykkedes for bestyrelsen at træde sammen. Ovenlys i bad med kondens problemer udskiftes. Ventilation forbedres. Ekstraordinært afdelingsmøde om godkendelse af finansieret råderet den 6. maj. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

23 NOTAT TIL PKT 3.b Status på energisyn DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MA PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen godkendte på sit møde i april 2013 en energistrategi for Boligkontoret Århus. Som et led heri skulle der gennemføres energisyn i alle afdelinger. Dette sket i foråret 2014, og på baggrund af dette energisyn er indtil videre 116 initiativer besluttet i afdelingerne: Fokusområde Energibesparelse kwh/år Vandbesparelse m 3 /år Isolering Toiletter Varmeautomatik Ventilation Belysning Cirkulationspumpe Vaskerier Vinduer Total Ikke alle disse er endnu iværksat, bl.a. fordi de mest hensigtsmæssigt gennemføres sammen med andre projekter på vedligeholdelsesplanen. Men der blev i 2014 anvendt ca. 2,4 millioner kroner til energioptimeringer, og den beregnede årlige besparelse af de faktisk gennemførte initiativer er ca kwh. En række yderligere initiativer overvejes i forbindelse med årsgennemgangen i 2015 i de enkelte afdelinger, således at omfanget af de realiserede besparelser kan blive endnu højere. drøfter inspektørerne og afdelingsbestyrelserne de tilbageværende punkter i energisynsrapporterne INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indstillingen til efterretning.

24 NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Personale A. Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur har ved en ceremoni i Riga i april 2015 præmieret Boligkontoret Århus, AAB s og Ejendoms- og Serviceteknikernes Landssammenslutnings projekt Tryghed og sikkerhed. Det sker i forbindelse med den europæiske arbejdsmiljøkampagne Håndtering af stress og andre risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø Blandt de andre fremhævede europæiske virksomheder i konkurrencen var Siemens, Daimler, Deutsche Post, Airbus og Lån & Spar Bank. B. Den 21. maj mødes alle medarbejdere til den årlige medarbejderdag på Mollerupgård, hvor de i fællesskab skal arbejde med kunderejser, serviceforbedringer og det strategiske fokus på at gøre det nemt for Boligkontoret Århus kunder. C. Virksomhedsnævnet har besluttet at indgå aftale med Great Place to Work om at bruge deres koncept og deltage i Danmarks Bedste Arbejdsplads Det sker i erkendelse af, at der er behov for inspiration og professionel hjælp udefra, hvis vi skal kunne nå endnu videre mod målet om at være en attraktiv arbejdsplads oven på de seneste års overordentlig positive medarbejdertilfredshedsmålinger og i en vis overbevisning om, at vi kan måle os med de bedste! D. Der gennemføres pt. den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV) i administrationen og blandt de boligsociale medarbejdere. Resultaterne forventes klar medio maj og bearbejdes videre i arbejdsmiljøorganisationen. E. Økonomisk konsulent Peter Nielsen har valgt at gå på pension og har sidste arbejdsdag i juni. Grundet effektiviseringerne i administrationen, ansættes der ikke i første omgang en ny medarbejder i stillingen, men i stedet afprøves det, om opgaverne kan løses ved bedre tværgående udnyttelse af ressourcerne i huset. Herunder indgår udlejningschef Jette Laursen sammen med administrationschef Carl Danielsen og bogholder Elin Thorvaldsen i det team, der varetager budget og regnskab for afdelingerne.

25 Drift F. Vurderingen af selskabets service, den tekniske kvalitet i løsningerne ikke mindst for ejendomsfunktionærerne og den samlede økonomi har gjort, at der er truffet beslutning om at afslutte samarbejdet med TDC om Boligkontoret Århus telefoni med henblik på at implementere en aftale med Telia. G. Siden 2011 har der været udgivet et månedligt nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer som et led i arbejdet med at øge informationsniveauet og sammenhængen i organisationen. Imidlertid har brugen af Boligkontoret Århus intranet (suppleret med de øvrige kommunikationsmidler som og SMS) udviklet sig så positivt, så det i en periode nu forsøges at undvære nyhedsbrevet til fordel for en mere umiddelbar, direkte og hurtig kommunikation på intranet. H. I tråd med digitaliseringsstrategien er arbejdet med at implementere modulet til håndtering af mail med lejere direkte fra administrationssystemet EG Bolig nu sat i gang. Det er forventningen, at modulet vil kunne give betydelige tidsbesparelser og leve op til mange lejeres om mere elektronisk kommunikation. I. Et pilotprojekt har arbejdet med elektronisk syn i ca. 1½ år, og pt. benyttes systemet af ejendomsfunktionærer og inspektører ved ind- og fraflytningssyn i ca. 20 afdelinger. Virksomhedsnævnet har besluttet en plan for den resterende implementering, hvorefter alle afdelinger synes elektronisk inden udgangen af oktober i år. Det digitale syn giver lettere arbejdsprocesser for ejendomsfunktionæren, hurtigere tilbagemeldinger til lejeren og mindsker fejlkilderne i forløbet. J. Der gennemføres nu anden runde kontrol af dokumentation for studieaktivitet via NemID. NemID er forsøgsvis også implementeret ifbm. aftaleindgåelse i råderetssager samt ved indgåelse af aftaler om afdragsordninger. Det giver både en effektivisering og serviceforbedring. K. Over de seneste år er der iværksat en række initiativer for at øge effektivitet, kvalitet og trivsel i driftsorganisationen, bl.a.: - Styrket fokus på ledelse - Tæt opfølgning på medarbejdere - ERFA-grupper for ejendomsfunktionærer, herunder deling af kompetencer og udstyr - Tilgængelighed af ejendomsfunktionær - Effektivisering af ejendomsfunktionærers arbejde - Rammeudbud af bl.a. maleropgaver - Benchmarking af håndværkerudgifter - Fokus på medarbejdertilfredshed - Videndeling digitalt og socialt - Kvalitetssikring, tjeklister og forretningsgange m.m. - Digitalisering Exchange, EG Bolig Web, digitalt syn, digital energistyring, ejendomskontorkartotek - Styrkelse af ejendomsfunktionærs rolle ift. økonomistyring 2/8

26 Udlejning L. Som et led i en forstærket rådgivning af de ungdomsboligbeboere, der har angivet at afslutte uddannelse inden for de næste 9 måneder, har Boligkontoret Århus kontaktet disse for bl.a. at rådgive om muligheden for at benytte oprykningsret og fleksibel udlejning til at flytte i familiebolig inden ungdomsboligen skal fraflyttes. Det har også været en anledning til at få opdateret oplysninger om de forventede studiesluttidspunkter. I samme ombæring gennemførtes en undersøgelse af de studerendes ønsker til deres fremtidige boliger, og de pegede på følgende: Lejebolig i Aarhus Kommune Ejerbolig i Aarhus Kommune Andelsbolig i Aarhus Kommune Lejebolig i nabokommune Ejerbolig i nabokommune Bolig i øvrige Danmark Bolig i udlandet Meget gerne 79% 13% 0% 8% 0% 8% 3% Gerne 13% 15% 18% 18% 8% 15% 8% Om nødvendigt 5% 36% 46% 46% 46% 46% 46% Undersøgelsen afdækkede også, hvad beboerne i ungdomsboligen lagde mest vægt på ift. deres næste bolig: Undersøgelsen viste også, at kendskabet til oprykningsretten var relativt stort, mens kun få kendte til muligheden for at benytte fleksibel udlejning for beskæftigede og uddannelsessøgende. 3/8

27 Undersøgelsen gav anledning til nedenstående avisartikel og efterfølgende debatter. 4/8

28 5/8

29 6/8

30 M. Administrationen har sammen med forsikringsmægler Willis gjort status på forsikringsåret Der har været færre skader og et lavere samlet skadesbeløb end i Der arbejdes nu med at afdække og følge op på evt. systematiske skader, som vil kunne forebygges. 7/8

31 Dækningsomfanget evalueres løbende ift. forsikringspolitikken. Pt. er konklusionen, at der ikke tegnes dækning for tab på netbank (der er dækket ind gennem et system med dobbelt tegning), byggesagsstyring og byggesagsadministration (da omfanget er for ringe til, at det kan svare sig). Dækning for projektansvar og cyber risk undersøges nærmere. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8/8

32 NOTAT TIL PKT 6.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 30. april 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2015 Dato Arrangement Indhold 11. maj Dialogmøde Strategirevision 21. maj Bestyrelsesmøde Forberedelse af repræsentantskabsmøde 21. maj Repræsentantskabsmøde Strategirevision Afdelingerne i Hammel 4. juni Bestyrelsesmøde Konstituering Evaluering af repræsentantskabsmøde Lokaler til næste repræsentantskabsmøde Evt. driftstilskud til afdelinger juni Bestyrelsesseminar Branding, afdelinger og ny strategi 13. august Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 2. kvartal Afdelingsmøder XX. august Dirigentkursus Dirigenter til afdelingsmøderne 24. august Dialogmøde Afdelingsmøder 24. september Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter 19. oktober Dialogmøde XX. oktober Introduktionskursus Nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer 5. november Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal 3. december Bestyrelsesmøde Realisering af årlige strategiske mål

33 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2