AULA SLETTEPROCEDURER OG SLETTEREGLER. 18. oktober 2019 Version 1.0

Transkript

1 Version 1.0

2 Versions historik Versionsnummer Dato Int Ændringer oktober 2019 Michael Petri Poulsen, Kombit Første version af dokument Side 2/8

3 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING FORMÅL OG ADGANG TIL DATA RETTEN TIL AT BLIVE GLEMT SLETTEPROCEDURER Besked modulet Profil modulet Samtykke modulet Samtykke modulet ophør af samtykke Samtykke modulet Tilladelser Opslag modulet Kalender modulet Sikre dokumenter Fælles filer Galleri Komme/gå It-revision... 8 Side 3/8

4 1 INDLEDNING For at sikre at persondata bliver korrekt slettet samt at der forefindes dokumentation for at sletning er gennemført, er der udarbejdet og implementeret en række sletterutiner i systemet, som understøtter brugerne i anvendelsen af Aula. 2 FORMÅL Formålet med dette dokument er, at give læseren indblik i hvilke og hvordan sletteprocedurerne og reglerne er implmenteret i Aula systemet. Dokumentet berører følgende områder: Sletteregler for brugere i Aula Aula s håndtering af borgerens ret til at blive glemt Sletteprocedurer og regler inbygget i Aula s funktionelle moduler. I vejledningen for administratorer og i vejledningen for brugere af Aula systemet er sletning af data også beskrevet. Disse dokumenter tager mere udgangspunkt i hvilke muligheder brugeren og administratoren har for at slette data og hvilke sletningen systemet automatisk foretager. Vejledningerne for administatorer og brugere findes i følgende links: OG ADGANG TIL DATA For at sikre at Aula systemet efterlever og overholder gældende love om beskyttelse og håndtering af persondata er følgende hovedregler bygget ind: Data gemmes 15 måneder efter barn, elev eller forældre har mistet tilknytning til alle institutioner, og derfor ikke længere er bruger af Aula. Herefter slettes data automatisk af Aula systemet. Denne regel betegnes i det følgende som Generel regel. Adgang til Aula og til data i Aula fjernes for brugeren, når en tilknytning mellem brugeren og en institution ikke længere er tilstede. 15 måneder efter en elev går ud af en institution vil data om eleven kun relateret til institutionen blive slettet. Elevens og forældrenes data bevares i hele elevens skoletid uanset om denne måtte skifte skole igennem skoleårene. Det er først 15 måneder efter at barnet er gået ud af folkeskolen, at data for eleven og forældrene til barnet slettes. Side 4/8

5 4 RETTEN TIL AT BLIVE GLEMT En af rettighederne, som borgeren som udgangspunkt har i relation til persondata, er retten til at blive glemt efter databeskyttelsesforordningens artikel 17. Det vil sige retten til at henvende sig til institutionen, i dette tilfælde, og anmode om at få slettet de persondata, som er registreret om personen. I Aula vil processen for at foretage korrekt sletning være følgende: 1. Institutionen validerer om forældren har udfyldt online formularen anmodning om sletning korrekt og at vedkommende er den som han/hun udgiver for at være. 2. Institutionen anmoder Aula om at udsøge al data vedrørende den pågældende person i Aula 3. Aula foretager udtræk af borgerens data og overleverer dette udtræk til Institutionen. 4. Medarbejder i institutionen markerer hvilke data som skal slettes og hvilke data som ikke kan/må slettes. 5. Der foretages markering for arkivering til Rigsarkivet eller Stadsarkivet, hvis denne markering ikke tidligere er sat. Aula skal ikke betragtes som et arkiveringssystem, men blot en formidler af hvilke data der skal flyttes over i Rigsarkivet eller Stadsarkivet. 6. Institutionen gennemfører sletning ift. gældende regler 7. Institutionen kan i Aula foretage udsøgning for at påse at data er slettet eller er markeret til arkivering. 5 SLETTEPROCEDURER Dette afsnit beskriver sletteprocedurerne som er bygget ind i Aula systemet. Beskrivelsen er inddelt efter de moduler, som Aula er bygget op om. 5.1 Besked modulet Besked modulet kan betragtes som den primære kommunikationsvej mellem medarbejdere og forældre. Her er brugeren selv dataansvarlig, eftersom at det er brugerens egne beskeder. Aula sletter ikke beskeder for aktive brugere, så det er brugerens eget ansvar selv at slette beskeder hvis dette ønskes. Systemet detekterer og markerer ikke automatisk for om beskeder indeholder personfølsomme oplysninger. Det giver dog brugeren mulighed for at markere data som persondata i.f.m. oprettelse af beskeden. 5.2 Profil modulet Profil modulet indeholder informationer om brugeren, altså brugerens profil, som derfor vil indeholde personlig data såsom navn samt andre definerende persondata. Ligeledes indeholder profil modulet information om de tilladelser der er givet som en del af samtykket, i forhold til billeder. Da profilnavnet vil indgå i diverse fora, beskeder etc, så er selve profilnavnet undtaget fra sletningsreglen. Profilen/brugeren fjernes efter 15 måneder, jf. Generel regel, efter ophørt tilknytning til institutionen. 1. Institutionen modtager udmeldinger af barn, elev eller forældre 2. Institutionen fjerner udmeldte børn eller elver samt de tilknyttede forældre og andre kontaktpersoner fra de skole administrative systemer. Denne information videregives til UNI-login således at det system er opdateret Side 5/8

6 3. Når børn elle elever og tilknyttede forældre og andre kontaktpersoner ikke længere modtages i input fra UNI-login, så fjernes disse også i Aula, og derved ophører disse brugeres adgang til data i Aula 4. Profilen markeres til sletning, jf. Generel regel, således dette sker automatisk efter 15 måneder. 5.3 Samtykke modulet Samtykke modulet indeholder samtykke fra forældre/brugere, om hvorvidt billeder må vises af barnet/børnene. Samtykker slettes, jf. Generel regel, efter 15 måneder efter ophørt tilknytning til institutionen. 1. Institutionen modtager udmeldinger af barn, elev eller forældre 2. Institutionen fjerner udmeldte børn eller elver samt de tilknyttede forældre og andre kontaktpersoner fra de skole administrative systemer. Denne information videregives til UNI-login således at det system er opdateret 3. Når børn elle elever og tilknyttede forældre og andre kontaktpersoner ikke længere modtages i input fra UNI-login, så fjernes disse også i Aula, og derved ophører disse brugeres adgang til data i Aula 4. Samtykket markeres til sletning, jf. Generel regel, således dette sker automatisk efter 15 mdr. Herudover gemmer modulet også de tilladelser fra forældre/brugere. Tilladelser slettes efter samme regler som for samtykke (jf. Generel regel, efter 15 måneder efter ophørt tilknytning til institutionen) Samtykke modulet ophør af samtykke Bruger tilbagekalder et eller flere af sine samtykker under sin profil i samtykke modulet. Her begynder en automatisk proces hvor Aula automatisk ophøre behandlinger i forhold til samtykket samt sender notifikation til institutionens administration om at samtykke er ophørt Samtykke modulet Tilladelser Tilladelser gemmes i profilmodulet som opbevaring og det er institutionen det skal sikre, at overholde de forpligtelser der er i forhold til disse tilladelser. 5.4 Opslag modulet Opslag modulet indeholder forskellige opslag foretaget af henholdsvis forældre/brugere såvel som institutionens medarbejdere. Tidsangivelsen for sletning af opslag noteres fra oprettelsestidspunktet af opslaget. Da opslagsmodulet er automatisk styret, hvorfra sletning sker automatisk efter præcis 15 måneder fra oprettelse, er der ikke yderligere aktiviteter for institutionen til dette modul. Aula giver også mulighed for at forældre/bruger selv sletter et opslag. 5.5 Kalender modulet Kalender modulet indeholder information omkring særlige eller skemalagte begivenheder. Begivenhederne kan være oprettet af enten institutionens medarbejdere eller brugere/forældre i systemet. Side 6/8

7 Da kalender modulet er automatisk styret, hvorfra sletning sker automatisk efter præcis 15 måneder fra afholdelse af begivenhed, er der ikke yderligere aktiviteter for institutionen til dette modul. 5.6 Sikre dokumenter Sikre dokumenter er en lager enhed hvor dokumenter fra Skolebestyrelsen og/eller Elevråd oprettes og lagres. Der differentieres mellem tre typer dokumenter: 1. Dokumenter fra Elevråd og Skolebestyrelse 2. Dokumenter tilknyttet barnet 3. Øvrige dokumenter - som ikke direkte er tilknyttet barnet (det være sig interne dokumenter om et barns udvikling mv.) Dokumenter fra Elevråd og Skolebestyrelse samt dokumenterne angivet som Øvrige dokumenter (pkt. 3) slettes ikke fra systemet, men skal arkiveres. Dokumenterne som er knyttet til barnet vil automatisk blive slettet efter 15 måneder, jf. Generel regel, efter endt tilknytning til institutionen. Det anbefales, at de dokumenter som falder ind under pkt. 1 og 3 markeres til arkivering når dokumenterne lægges ind i systemet og dermed undgår at skulle tage stilling til dette på et senere tidspunkt. 5.7 Fælles filer Fælles filer indeholder diverse filer på tværs af skolen, hvor disse som udgangspunkt ikke bør indeholde persondata. Det vil udelukkende være skoleadministrationen der har adgang til at kunne uploade filer hertil. Derfor er det skoleadministrationens opgave at foretage manuel oprydning på jævnlig basis. 5.8 Galleri Galleri indeholder billeder, videoer, lydfiler samt andre mediefiler relateret til aktiviteter og lignende fra institutionen. For at sikre korrekt håndtering af personlig data, i dette tilfælde genkendelige person, skal alle genkendelige ansigter tagges manuelt af enten uploader og/eller relevant medarbejder i institutionen, da der ikke er en automatisk funktionalitet for dette. Indholdet i galleri er tagget på de personer, som indgår fx på billeder eller lyd, og galleriet vil være tilgængeligt for personerne i hele livscyklussen, uanset om personen har skiftet, institution, klasse mv. Som udgangspunkt slettes enkelte billeder i et album ikke. Sletning vil ske for et helt album ad gangen, hvor sletning af album vil slettet når alle individerne der er tagget har mistet tilknytning til institutionen. Sletning vil derefter ske efter 15 måneder, jf. Generel regel. 5.9 Komme/gå Komme/gå modulet indeholder information på, hvornår barnet er ankommet/gået på de pågældende dage i institutionen. Da komme/gå modulet er automatisk styret, hvorfra sletning sker automatisk efter præcis 15 måneder fra oprettelse af informationen, er der ikke yderligere aktiviteter for institutionen til dette modul. Side 7/8

8 5.10 It-revision KOMBITs IT-revision vil løbende foretage stikprøver af data i modulerne for at sikre at systemet overholder de fastsatte sletteregler nævnt i ovenstående afsnit. Det vil sige at komme/gå informationer, kalender begivenheder, opslag m.v er slettet når det skal være gjort. Side 8/8