Introduktion til godkendelse af dokumenter i

Transkript

1 Fem gode vaner Brug e-dok når du har behov for information til at løse en opgave Lær søgefunktionen at kende og søg målrettet Giv redaktøren eller superbrugeren besked, hvis der er ord eller forklaringer du ikke forstår eller finder ulogiske Tjek din mailboks eller log jævnligt på e-dok Abonner på dokumenter, der har din interesse Introduktion til godkendelse af dokumenter i Udarbejdet juni 2007; senest revideret maj 2009 Dorte Mark, Regionspsykiatrien Viborg 12

2 7. Hvordan afslutter jeg e-dok? Når du er færdig med at godkende dokumenter, klikker du på Logoff i menuen i højre side af skærmbilledet 8. Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan anvende e-dok? Hvis du ikke kan logge på e-dok, eller du har glemt dit kodeord, kan du kontakte den lokale superbruger. 2 11

3 Indholdsfortegnelse Du ser nu en liste over tilgængelige arbejdsgange: 1. Hvad er e-dok? Hvordan finder jeg e-dok portalen? Hvordan logger jeg på e-dok? Hvilke opgaver har jeg som godkender? Hvordan godkender jeg dokumenter i e-dok?... 7 Listen over arbejdsgange kan se ud som ovenfor, men kan også indeholde andre muligheder. Vælg den ønskede arbejdsgang. 7. Hvordan afslutter jeg e-dok? Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan anvende e-dok? Når du har valgt den ønskede arbejdsgang, får du en kvittering fra systemet i form af en lille dialogboks, der bekræfter arbejdsgangen. Klik derefter på Egne aktuelle i menuen i venstre side af skærmbilledet. Gentag proceduren indtil du har godkendt alle dokumenter. 10 3

4 1. Hvad er e-dok? e-dok er Region Midtjyllands webbaserede dokumentsamling. e-dok erstatter tidligere metodebøger, behandlingsinstrukser, vejledninger etc. e-dok tilgås via en portal på Internettet. Scroll ned over dokumentet, indtil du kommer til teksten: 2. Hvordan finder jeg e-dok portalen? Åbn internetbrowseren og skriv flg. i adressefeltet: Tryk på Enter på tastaturet. Du er nu ved e-dok portalen, hvor der er adgang til forskellige dokumentsamlinger Når du har læst teksten, har du mulighed for at godkende eller afvise dokumentet. Klik på feltet Arbejdsgang : I menuen i venstre side af skærmbilledet vælger du den ønskede dokumentsamling. 4 9

5 Du ser nu en oversigt over emner, i hvilke du skal godkende dokumenter: 4. Hvordan logger jeg på e-dok? Du har modtaget et brev fra Region Midtjylland indeholdende et brugernavn og en adgangskode til regionens fælles it-systemer. Kodeordet er midlertidigt og skal ændres til et selvvalgt ord. Dette gøres på hjemmesiden Følg vejledningen i brevet. Når du har registreret dit nye kodeord, er du klar til at logge på e-dok Klik på den lille firkant foran ét af emnerne; du ser nu en oversigt over dokumenter til godkendelse: Klik på det dokument, du ønsker at arbejde med For at arbejde med dokumentet, skal du klikke på knappen Rediger I feltet Brugernavn skriver du det brugernavn, du har fået i brevet fra regionen I feltet Kodeord skriver du det kodeord, du har valgt til regionens fælles it-system. Derefter klikker du på feltet Sign In Du kommer nu til dokumentsamlingens forside 8 5

6 5. Hvilke opgaver har jeg som godkender? Som godkender kan du have forskellige opgaver, alt efter hvilken godkenderfunktion, du varetager: 6. Hvordan godkender jeg dokumenter i e-dok? Når du skal godkende dokumenter, vælger du Rediger dokumentsamling i menuen i højre side af skærmbilledet 1. godkender: Fagligt ansvarlig - Er ansvarlig for det faglige indhold. - Er ansvarlig for hvem der skal høres i høringsfasen. - Er ansvarlig for hvem der skal læsekvittere dokumentet efter publicering. - Er ansvarlig for, om der skal udskrives papirkopier. - Er ansvarlig for at definere nøgleord. - Er ansvarlig for at revidere dokumenter ved væsentlige ændringer eller ved udløb 2. godkender: Kvalitetsansvarlig - Sikrer og godkender, at dokumentet lever op til kvalitets- og akkrediteringssystemerne på afdelingen. Du får nu en oversigt over de redaktører, som aktuelt har dokumenter liggende til udarbejdelse eller til godkendelse. 3. godkender: Ledelsesansvarlig - Er ledelsesansvarlig for dokumentets indhold - Godkender dokumentet til publicering Klik på den lille firkant foran dit navn 6 7