PROJEKT ROSEN APS Tlf Fax

Transkript

1 PROJEKT ROSEN APS Tlf Fax BILAG 3 ( ) VEDTÆGTER FOR CENTERFORENINGEN ROSEN Indholdsfortegnelse: 1. Navn og hjemsted 2. Formål 3. Medlemskab 4. Medlemskontingent 5. Puljeannoncering 6. Generalforsamling generelt 7. Generalforsamling stemmeregler 8. Generalforsamling dagsorden 9. Generalforsamling ekstraordinær 10. Bestyrelse 11. Åbningstider 12. Misligholdelse 13. Tegningsret 14. Regnskabsår 15. Vedtægtsændringer 16. Voldgift

2 Foreningens navn er Centerforeningen Rosen. Foreningens hjemsted er Holbæk Kommune Foreningen har til formål at arrangere slagsfremmende aktiviteter samt at forestå andre markedsføringstiltag til fordel for centeret som helhed, således at det fastholder, styrker og udbygger centerets position som det naturlige og attraktive indkøbssted, der gennem et varieret vareudvalg selvstændigt appellerer til områdets forbrugere. 3 Lejere af butiksarealer uanset etageplacering er pligtige medlemmer af foreningen. Lejere af kontorarealer er berettigede, men ikke pligtige medlemmer af foreningen. Såfremt ejeren selv benytter butikslokaler i centeret, er han pligtig til at betale kontingent, men ikke annoncekontingent. I det omfang at udlejer betaler kontingent, har han stemmeret i forhold dertil. Medlemspligten indtræder ved lejemålets ikrafttræden og vedvarer, indtil lejemålet ophører. Et medlem erhverver ved sin indtræden forholdsmæssig ret til foreningens formue. Stk. 4 Ved lejemålets ophør bortfalder medlemskabet, og vedkommende lejer udtræder af foreningen uden krav på refusion af kontingent eller udbetaling af andel i foreningens formue. 4 Der vil blive pålignet medlemmerne et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af foreningens medlemmer på den ordinære generalforsamling efter forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag. Kontingentopkrævningen beregnes efter lejemålets fordelingstal. Lejere af lokaler på 1. og 2. sal kan dog ikke pålignes mere end halvt kontingent. Lejere af lokaler på over 1000 m2 kan dog ikke pålignes mere end ,00 kr., hvortil kommer moms årligt ift. centerforening herunder annoncekontingent & markedsføring. Beløbet pristalsreguleres fremadrettet 1 gang årligt den

3 i overensstemmelse med udviklingen i nettoprisindekset. Reguleringen sker i overensstemmelse med udviklingen i det nævnte indeks fra oktober måned året før til oktober måned i året for det seneste offentliggjorte nettoprisindeks efter følgende formel: Seneste offentliggjorte indeks divideret med det foregående indeks og ganget med gældende leje. Det fastsatte kontingent betales kvartalsvis forud. Særlige bidrag kan fastsættes på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, der tillige fastsætter betalingsterminerne. Så længe et medlem er i restance, er medlemmets stemmeret suspenderet. Stk. 4 Kontingentet for medlemskab er fastsat til første regnskabsår at udgøre kr. 200,00 pr. m2 ekskl. moms. Beløbet skal erlægges kvartalsvist forud og opkræves af Centerforeningen. Stk. 5 Centerledelsens udgifter, der relaterer sig til markedsføringen, indgår i markedsføringsregnskabet. Disse udgifter omfatter lønninger og øvrige personaleomkostninger til medarbejdere beskæftiget med markedsføringsopgaven. Endvidere udgifter til analyse og rådgivning, husleje, kontorhold samt administration Stk. 6 En af udlejer ansat centerledelse forestår og disponerer centrets fælles markedsføringsaktiviteter. Der udarbejdes årligt henholdsvis budget samt årsregnskab. Eventuelle ubrugte midler indbetalt af lejerne overføres til næste års markedsføringsaktiviteter. Stk. 7 Markedsføringsplan med tilhørende budget skal forelægges hvert år inden udgangen af november måned for samtlige butikslejere på et markedsføringsmøde til orientering. Årsregnskab udarbejdes og udsendes til butikslejerne inden udgangen af maj måned det efterfølgende år. Stk. 8 Som rådgivere og samarbejdspartnere for centerledelsen deltager bestyrelsen i centerforeningen eller et af dette udpeget markedsføringsudvalg. Stk. 9 Regnskabsåret for Centerforeningen for Rosen følger kalenderåret. -3-

4 0 Bidrag til ekstra fælles aktiviteter og fælles fremstød, der besluttes på centerforeningens generalforsamling, opkræves separat hos butikslejerne. For eksempel kampagner i forbindelse med jubilæum og ekstraordinære konkurrencesituationer. 1 I forbindelse med den samlede fælles åbning af Rosen bidrager lejer til centerets åbningskampagne med et engangsbidrag på kr. 100,00 pr. m2 ekskl. moms. Bidraget forfalder til betaling efter påkrav fra udlejer. 5 De af foreningens medlemmer, der lejer butiksarealer beliggende i stueplan, er, for at styrke centerets markedsføring, pligtige at deltage i en puljeannoncering for et samlet beløb, der fastsættes på en budgetgeneralforsamling for perioden 1/1 31/12 efter forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag. Budgetgeneralforsamlingen afholdes i november måned hvert år. Det fastsatte beløb opdeles af bestyrelsen i mindre puljer. Det enkelte medlems annonceringsbeløb pr. puljeuge bases på det lejede butiksareal i forhold til det totale butiksareal og antal puljeuger. De medlemmer, der undlader at annoncere deres andel af puljen, indbetaler ultimo kvartalet et beløb svarende til den ikke opfyldte annoncering til en annoncekonto, hvis indestående udelukkende anvendes til fælles annoncering for centeret. 6 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i april måned. Medlemmerne skal indkaldes skriftligt med 14 dages varsel. Indkaldelse skal indeholde meddelelse om, hvilke emner der skal behandles. Generalforsamlinger indkaldes af bestyrelsen. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen eller revisor for foreningen. Forslag fra medlemmer eller sager, der af medlemmer ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal skriftligt tilsendes bestyrelsen inden den 15. marts. Medlemmer og repræsentanter for disse har adgang til generalforsamlingen. Bestyrelsen kan invitere andre til at overvære generalsamlingen med tale- men uden stemmeret. 7-4-

5 Alle afgørelser, bortset fra vedtægtsændringer og beslutning om foreningens ophør, træffes ved simpelt stemmeflertal. Hvert medlem af 1 stemme pr. 1 m2 lejet areal i stueetage og 1 stemme pr. 2 m2 lejet areal på andre etager. Afstemning skal ske skriftligt, når 1/3 af de tilstedeværende eller bestyrelsen fremsætter ønske herom. Enhver generalforsamling er beslutningsdygtig, når 2/3 af stemmerne er repræsenterede. Hvis dette ikke er tilfældet, skal ny generalforsamling indkaldes med mindst 5 dages varsel til afholdelse inden 14 dage. Denne generalforsamling er beslutningsdygtig, uanset hvor mange stemmer der er repræsenterede. 8 For den ordinære generalforsamling skal gælde følgende dagsorden: 1) Valg af dirigent og referent. 2) Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3) Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4) Fastsættelse af medlemskontingent. 5) Forslag, jf. punkt 4. 7) Valg af formand for bestyrelsen i lige år. 8) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. 9) Valg af suppleanter til bestyrelsen. 10) Valg af revisor og revisorsuppleant. 11) Eventuelt.. Årsregnskab og budget udsendes sammen med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen.. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen finder anledning dertil, eller når mindst 1/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med samme varsel og på samme måde som den ordinære generalforsamling med angivelse af de emner, der skal behandles. Såfremt den ekstraordinære generalforsamling indkaldes efter ønske af medlemmerne, skal disse samtidig med begæringens fremsættelse meddele, hvilke emner der ønskes behandlet, og bestyrelsen er herefter pligtig til senest 14 efter at udsende indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling

6 Foreningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling, således at 3 medlemmer afgår ved ulige årstal og 2 medlemmer ved lige årstal. Rækkefølgen afgøres første gang ved lodtrækning. Udover bestyrelsen vælges 2 suppleanter til denne samt en revisor og en revisorsuppleant, hvilke 4 afgår hvert år. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Beslutningsreferat indføres i forhandlingsprotokollen. Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet. Bestyrelsen kan til løsning af specielle opgaver nedsætte udvalg, der kan bestå af medlemmer udenfor bestyrelsen, idet udvalgsformanden, dog altid skal være et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan tillige engagere ekstern assistance som f.eks. centerkonsulent og etablere administration. 11 Udlejer fastsætter de minimumsåbningstider, der skal gælde dagligt og ved højtider. Bestyrelsen fastsætter tidspunkter udvidede åbningstider, for udsalg, herunder startdato, udvidede åbningstider klokkeslæt og slutdato. Udsalgsskiltning må tidligst påbegyndes 3 hverdage før udsalgets startdato. Annoncering med anvendelse af ordet udsalg må ikke finde sted, før centerets officielle udsalgsannonce. Ordet ophør må ikke anvendes hverken selvstændigt eller i forbindelse med andre ord. Ordet udsalg må kun anvendes efter forudgående skriftlig godkendelse af bestyrelsen, bortset fra de tilfælde, hvor der på centerbasis sker annoncering. -6-

7 12 Det betragtes som misligholdelse, såfremt et medlem undlader; at betale kontingent at betale til annoncekonto at meddele salgsomsætning i flere på hinanden følgende uger at respektere åbningstider herunder udsalgsannoncering Misligholdelse kan kun gøres gældende af bestyrelsen, der skal meddele dette skriftligt overfor medlemmet. I gentagelsestilfælde er en enig bestyrelse berettiget til at pålægge det misligholdende medlem en bod, hvis beløbsmæssige størrelse mindst skal svare til et kvartals medlemskontingent. Boden forfalder til betaling indenfor 14 dage. Såvel bestyrelsens enkelte medlemmer som det medlem, der er pålagt bod, kan indbringe spørgsmålet om berettigelsen og størrelsen af boden for den i punkt 16 nævnte voldgiftsret. 13 Bestyrelsen repræsenterer foreningen overfor såvel myndigheder som overfor private. Foreningen tegnes i alle anliggender af formanden sammen med et andet medlem af bestyrelsen. Foreningens regnskabsår af kalenderåret. Første regnskabsår er dog fra foreningens stiftelse til udløb af kalenderåret. Foreningens regnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor Til ændring af foreningens vedtægter eller til beslutning om foreningens ophør kræves dels kvalificeret stemmeflertal, nemlig ¾ af samtlige mulige stemmer, dels godkendelse af centerets ejer.

8 Såfremt det kvalificerede stemmeflertal er tilstede, men godkendelse af centerets ejer ikke kan opnås, kan foreningen kræve spørgsmålet afgjort af den i punkt 16 nævnte voldgiftsret. 16 Enhver tvistighed mellem foreningen på den ene side og de enkelte medlemmer på den anden side eller mellem medlemmerne indbyrdes vedrørende spørgsmål, der er omfattet af nærværende vedtægter skal såfremt mindelig ordning ikke kan opnås afgøres endeligt ved voldgift i Holbæk i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 181 af 24. maj 1972 om voldgift. Voldgiften skal bestå af i alt 3 medlemmer og skal fungere efter følgende regler: Den part, der ønsker voldgift, skal skriftligt ved anbefalet brev meddele den anden part, at han ønsker voldgift, hvilke spørgsmål, der ønskes forelagt voldgiftsretten, de søgsmålsgrunde, han vil påberåbe sig, samt hvem han har valgt som sin voldgiftsmand. Den anden part skal da inden 3 uger efter denne meddelelses modtagelse ved anbefalet brev meddele den første part, hvem han har udpeget som sin voldgiftsmand samt angive sin påstand og sine indsigelser. Oversiddes fristen, udpeges en voldgiftsmand af civildommeren i Holbæk. Voldgiftsmændene vælger selv en jurist som opmand for voldgiftsretten. Kan voldgiftsmændene ikke inden 14 dage enes om valget af opmanden, udpeges denne ligeledes af civildommeren for Holbæk. Voldgiftsretten fastsætter selv alle regler for sagens behandling for retten. Voldgiftsrettens kendelse er endelig og bindende for begge parter. Voldgiftsretten er berettiget til i kendelsen at afgøre, hvem der skal betale voldgiftsrettens omkostninger, herunder honoraret til rettens medlemmer. Parterne forpligter sig til at deponere et af voldgiftsmændene fastsat beløb til dækning af voldgiftsrettens omkostninger. Sagens behandling for voldgiftsretten og voldgiftskendelsen skal ikke være offentlig tilgængelige. Til vedtagelse på stiftende generalforsamling. -8-