NOTAT. 1. Arbejdsdeling mellem forening og kommuner. Arbejdsdeling og økonomi Uddybende beskrivelse

Transkript

1 NOTAT Projekt Kunde Foranalyse Samarbejde om digitalisering og it Greve Kommune, Guldborgsund Kommune, Holbæk Kommune, Kalundborg Kommune, Køge Kommune, Lejre Kommune, Lolland Kommune, Næstved Kommune, Odsherred Kommune, Ringsted Kommune, Roskilde Kommune, Slagelse Kommune, Solrød Kommune, Sorø Kommune Notat nr. 1 Dato Til Fra Kopi til Asger Højen Danielsen, Lars Bach Andersen Dato Arbejdsdeling og økonomi Uddybende beskrivelse Dette notat er udarbejdet som et supplement til den udarbejde foranalyse vedr. samarbejde om digitalisering og it. Notatet rummer en uddybende beskrivelse af den foreslåede arbejdsdeling mellem kommunerne og digitaliseringsforeningen samt en nærmere beskrivelse af den i foranalysen beregnede økonomi ved gennemførelse af fase 1. Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T F Arbejdsdeling mellem forening og kommuner Det er i foranalysen beskrevet, at alle fælles indsatser organiseres som projekter under foreningen. Hvert enkelt projekt ledes og tilrettelægges af foreningen med involvering af kommunerne. Selve implementeringen og efterfølgende evaluering samt opfølgning tilrettelægges konceptuelt af foreningen med involvering af lokale projektledere. Implementeringsarbejdet og lokale evalueringsaktiviteter ledes af den enkelte kommune med assistance fra og med overordnet ledelse fra foreningen. Hvilke aktiviteter og faser, der indgår i det enkelte projekt, afhænger af projektets karakter. Ved KOMBIT-projekter følger foreningen KOMBIT s proces og driver kommunernes deltagelse heri. Ved systemer, som kommunerne selv indkøber, vil foreningen selv tilrettelægge og drive hele processen fra udbud til implementering og opfølgning. I den i foranalysen beskrevne organisering anvendes følgende arbejdsdeling mellem kommunerne og digitaliseringsforeningen i forhold til projekterne: 1/5 Rambøll Management Consulting A/S CVR NR

2 Foreningens opgaver Styregruppedeltagelse på kommunernes vegne i nationale/fælleskommunale projekter. Fælles projektledelse gennem hele projektet, herunder tilrettelæggelse af projektet: tidsplaner, kommunikation mv. På det faglige område sikrer foreningen, at der i fællesskab sker tilrettelæggelse af projektets faglige del. Gennemførelse af de forberedelser, afklaringer og valg, der skal ske, før et system kan implementeres, fx tilrettelæggelse af sagsoprydning, design af nye processer, tilrettelæggelse af uddannelse, afklaring af forhold vedr. brugerrettigheder. Kommunens opgaver Lokal projektledelse med ansvar for udrulning af systemet i kommunen, som leder ud fra foreningens instruktion, fx fastlagte tidsplan. Bidrag til planlægning af foreningens implementeringskoncept, herunder lokal forberedelse. Evt. deltagelse i foreningens projektorganisation. Ledelse af lokalt arbejde med gevinstrealisering, implementering af snitflader, projektevaluering og opfølgning. Varetagelse af alle it-faglige opgaver. På det faglige område: Gennemførelse af lokal sagsoprydning, implementering af arbejdsgange og gennemførelse af uddannelse samt test af løsningen. Ressourcer til at varetage opgaverne kan indkøbes fra den private partner via foreningen, såfremt kommunens ikke har ledige kvalificerede medarbejdere til at varetage opgaven. Samlet set vil deltagelse i digitaliseringsforeningen betyde, at selve projektgennemførelsen belaster den enkelte kommune i mindre grad, end hvis kommunerne selv skulle varetage opgaverne. I implementeringsfasen forventes tidsforbruget i den enkelte kommune være uændret, uanset deltagelse i foreningen af den enkelte kommune. 2. Foreningens økonomi Da digitaliseringsforeningen er etableret således, at den kan skaleres i forhold til det aktivitetsniveau, der er i foreningen, er foreningens økonomi også varierende afhængigt af aktivitetsniveauet. I foranalysen er den beskrevne økonomi derfor beregnet på baggrund af den nuværende foreslåede fase 1 monopolbrudssystemerne. Den økonomiske besparelse tager udelukkende afsæt i omkostninger til den konkrete projektgennemførelse. Yderligere besparelser ved andre projekter end monopolbruddet, fx lavere priser via fælles indkøb, lavere interne omkostninger til drift via samarbejde, større effekt via bedre implementeringer indgår ikke i beregningen. Derfor vil digitaliseringsforeningen i efterfølgende faser kunne levere større procentuelle gevinster, end det er tilfældet for monopolbrudsprojekterne. 2/5

3 I foranalysen af foreningens økonomi opgjort som det fremgår af den følgende tabel: Omkostninger 1. Etableringsomkostninger 500 t.kr. 2. Udgifter til foreningens drift i 2 år t.kr. 3. Udgifter til foreningens gennemførelse af fase t.kr. I alt t.kr. Note: Denne beregning er retningsanvisende, og det endelig budget, fx for foreningens fase 1, bør afvente KOMBIT s præcise beregninger, når der er sket endelig tilrettelæggelse af implementeringsplanerne fra KOMBIT s side. Foreningens økonomi består af tre elementer: Etableringsomkostningerne er en engangsudgift i forbindelsen med foreningens opstart, som skal dække omkostninger i perioden 1. marts til forenings stiftelse (ca. 1. oktober 2015). Udgifter til foreningens drift i 2 år dækker de permanente omkostninger til foreningens drift, som vil være bestående, uanset aktivitetsniveauet i foreningen. Midlerne dækker primært omkostninger til foreningssekretariatets personale. Hvis fasen varer længere end to år, vil beløbet stige. Omvendt vil der, hvis foreningen igangsætter en eller flere nye faser, før fase 1 er afsluttet, være mulighed for at dele driftsomkostningerne ud på flere projekter. Udgifter til foreningens drift udgør foreningskontingentet, og betales forud pr år. Udgifter til foreningens gennemførelse af fase 1 er direkte beregnet ud fra aktivitetsniveauet for den konkrete fase og afspejler i dette tilfælde de estimerede omkostninger til gennemførelse af monopolbrudsprojekterne (KY, KSD, SAPA, Støttesystemer). Beregningen er baseret på KOMBIT s estimeringsmodel for kommunernes interne ressourcetræk ved implementering af monopolbrudsprojekterne. Beregningen vil derfor skulle justeres i forhold til KOMBITs endelige estimater ifm. KOMBITs færdiggørelse af de endelige tids- og aktivitetsplaner for de enkelte projekter. Kommunernes betaling til foreningens gennemførelse af fase 1 fastlægges som en del af faseplanen, men vil altid ske som forudbetaling. KOMBIT s estimeringsmodel er opbygget af en række aktivitetstyper: projektorganisering, projektledelse, it-fagligt område og fagligt område, og opgaverne inden for disse områder er fordelt mellem forening og kommune efter den arbejdsdeling, der er skitseret under kapitel 1. Ud fra denne fordeling er der gennemført en beregning af den enkelte kommunes eget tidsforbrug samt hvilket tidsforbrug foreningen vil have til projektgennemførelse i den enkelte kommune. I disse beregninger tages der hensyn til den enkelte kommunes indbyggertal, og at fx timeforbrug til projektledelse varierer efter kommunens størrelse. Det er en forudsætning for beregningen, at foreningen gennem et samlet rammeudbud af bistand til gennemførelse af foreningens aktiviteter opnår en prissætning, hvor omkostningerne til den eksterne leverandørs varetagelse af opgaven svarer til de interne omkostninger inkl. overhead ved den enkelte kommunes udførelse af samme opgave. 3/5

4 Der er desuden ift. foreningens omkostninger indregnet en vurderet effektiviseringsgrad ved fælles varetagelse af fx styregruppedeltagelse og tilrettelæggelse af projektaktiviteter, som kommunerne vil opnå ved fælles varetagelse af opgaverne. På baggrund af disse beregninger er følgende estimat udarbejdet: Uden samarbejde 1. Estimerede omkostninger (internt timeforbrug) 2. Estimerede omkostninger internt (internt timeforbrug) Med samarbejde 3. Udgifter til foreningen (etablering, drift, fasegennemførelse) 4. Estimeret besparelse Greve t.kr t.kr t.kr 735 t.kr. Guldborgsund t.kr t.kr t.kr 754 t.kr Holbæk t.kr t.kr t.kr 767 t.kr Kalundborg t.kr t.kr t.kr 735 t.kr Køge t.kr t.kr t.kr 750 t.kr Lejre t.kr t.kr 793 t.kr 702 t.kr Lolland t.kr t.kr t.kr 728 t.kr Næstved t.kr t.kr t.kr 786 t.kr Odsherred t.kr t.kr 956 t.kr 711 t.kr Ringsted t.kr t.kr 980 t.kr 712 t.kr Roskilde t.kr t.kr t.kr 790 t.kr Slagelse t.kr t.kr t.kr 779 t.kr Solrød t.kr t.kr 627 t.kr 694 t.kr Sorø t.kr t.kr 861 t.kr 706 t.kr Total t.kr t.kr t.kr t.kr 1. Estimerede omkostninger (internt timeforbrug) Angiver de omkostninger, som den enkelte kommune vurderes at skulle afholde i form af interne timer til gennemførelse af monopolbrudsprojekterne. Beløbet udgør derfor kommunens base line for deltagelse af digitaliseringsforeningen, da det er den omkostning, der vil skulle afholdes, såfremt der ikke etableres et samarbejde. Timerne vil fordeles mellem digitaliseringsprojektledere, it-specialister og fagpersonale. 2. Estimerede omkostninger internt (internt timeforbrug) Angiver de omkostninger, som den enkelte kommune vurderes at skulle afholde i form af interne timer, lokal projektledelse og bidrag til foreningens tilrettelæggelse af projekterne, fx planlægning af undervisning, sagsgange mv. Timerne vil fordeles mellem digitaliseringsprojektledere, it-specialister og fagpersonale. Effektiviseringen ved deltagelse i foreningen sker via lavere tidsforbrug til digitaliseringsprojektledere og fagpersonale. 3. Udgifter til foreningen (etablering, drift, fasegennemførelse) 4/5

5 Beløbet angiver kommunens andel af de t.kr., der samlet er estimeret til fase 1, samt foreningens drift og etablering. 27 pct. af beløbet går til foreningsetablering og drift. 73 pct. går til gennemførelsen af fase Estimeret besparelse Besparelsen er beregnet som forskellen mellem kommunens omkostninger ved selvstændig projektgennemførelse (1.) og kommunens omkostninger yed projektgennemførelse i foreningssamarbejdet (2.+3.). 5/5