Bilag 2: Styringsrelevant registreringsramme

Transkript

1 Bilag 2: Styringsrelevant registreringsramme August 2015

2 INDLEDNING Styringsrelevans Hensigten med en registreringsramme er at understøtte styringsbehovene. Derfor kan opsætningen af en registreringsramme først påbegyndes, når styringsmodellen er fastlagt, og organisationen har afdækket, hvad der er styringsrelevant på koncern-, institutionsog kontorniveau. Når de samlede styringsbehov er afdækkede, skal styringsmodellen tilpasses, herunder skal registreringsrammen justeres, så de registreringer, medarbejderne foretager, har et konkret formål i forhold til, hvad der skal styres efter. Opsætningen af en styringsrelevant registreringsramme handler altså om at registrere rigtigt, og hverken over- eller underregistrere. I boksen til højre beskrives tre grundlæggende behov, som den gode registreringsramme skal understøtte. Det er altid styringsambitionen og -behovene i koncern og institution, der skal være retningsgivende for registreringsrammen. Opsætningen af registreringsrammen kan med fordel tænkes på tværs af koncernen. Dette vil gøre tværgående prioritering og økonomistyring lettere og mere gennemsigtig. For at opnå dette, er det derfor væsentligt at have overvejet hvilke data og hvilken datakvalitet, der er nødvendige for den overordnede styring i koncernen. Hvis registreringsrammen skal understøtte styringsbehovene, er det en grundlæggende forudsætning, at registreringsrammen er fælles på tværs af de systemer, som institutionen og koncernen anvender i den økonomiske styring. Grundlæggende behov for ministerier og institutioner: 1) Viden om hvad opgaver/aktiviteter koster 2) Synliggørelse af mer-/mindreforbrug 3) Aktivitetsbaseret kobling mellem de interne budgetter, udgiftsopfølgningerne og finansloven Disse tre punkter skal munde ud i: 1) Mulighed for at tænke og prioritere på tværs af både institutionen og ministerområdet som helhed 2) En styrket kobling mellem strategi og økonomi, så de vigtigste strategiske mål også bliver økonomisk prioriteret 3) En klar sammenhæng mellem den interne styringsmodel og de eksterne opfølgninger Læsevejledning Bilagets første del gennemgår de generelle overvejelser i forbindelse med opsætning af den gode registreringsramme, herunder gives der et overordnet overblik over de systemmæssige muligheder for opbygning af en registreringsramme i Navision Stats moduler. Bilagets sidste del går i detaljen med oprettelse af FL-dimensionen. Bilaget er primært rettet mod de medarbejdere, som har en praktisk opgave med opsætning af 4-kløver systemerne og brugen af aliaskoder. 2 Styringsrelevant registreringsramme

3 FL-formål Indkøbskategori Delregnskab HVAD ER EN REGISTRERINGSRAMME? Hvad er en registreringsramme? Registreringsrammen er infrastrukturen, som benyttes til at holde styr på og skabe overblik over institutionens og koncernens data. Dimensionerne bruges til at organisere data ud fra et konkret princip. En dimension kan for eksempel anvendes til at indfange de enkelte kontorers forbrug, mens en anden dimension kan indfange budget og forbrug på de enkelte kerneopgaver. Registreringsrammen består af en række faste dimensioner, som alle statslige institutioner skal regnskabsregistrere på, samt frivillige dimensioner der fastsættes af den enkelte institution. Der er krav om regnskabsregistrering på dimensionerne delregnskab, indkøbskategori og Fl-formål, jf. tabellen til højre. Yderligere skal budgettering og regnskabsføring foretages i statens kontoplan. Definitionen af, hvad der indgår i hver finanskonto, fremgår af budgetvejledningen og ØAV en. Ud over de faste dimensioner er valget af dimensioner til den interne økonomistyring som nævnt op til den enkelte institution. Faste dimensioner gælder for alle statslige departementer og institutioner Dimensionen afspejler finansieringskilden. Dimensionen gør det for eksempel muligt at isolere indtægtsdækket virksomhed, gebyrbelagte tilsyn og tilskudsfinansieret virksomhed fra bevillingsdækket virksomhed. Dermed fungerer dimensionen både som dokumentation og som sikring af regelgrundlag (om konkurrenceforvridning mv.). Det er yderligere denne dimension, der kobler regnskaberne sammen med underkontiene i SKS. Dimensionen benyttes til at registrere benyttelsen af statens indkøbsaftaler. Dimensionen anvendes til at følge op på statens indkøbsaftaler for statens institutioner. Dimensionen og indkøbskategorierne bestyres af Moderniseringsstyrelsen. Dimensionen muliggør en sammenligning af generelle fællesomkostninger på tværs af statslige institutioner. Fl-formålsdimensionen kan yderligere give en kobling mellem det bevillingen gives til på finansloven, og det bevillingen bruges på (kerneopgaverne). 3 Styringsrelevant registreringsramme

4 ANVENDELSE AF REGISTRERINGSRAMMEN Fælles registreringsramme Den gode registreringsramme er fælles, hvilket betyder, at registreringsrammen er den samme for strategi, økonomi, løn og tid med kerneopgaverne som omdrejningspunkt. Dette vil øge gennemsigtigheden og skabe et bedre og mere tværgående prioriteringsgrundlag. Hvis løn og økonomi styres adskilt, vil det være svært at danne sig et overblik over ressourceanvendelsen. For eksempel vil en løntung aktivitet syne dyrere end en driftstung aktivitet, hvis der alene fokuseres på lønomkostninger. Hvis der alene fokuseres på øvrig økonomi, vil det være omvendt. Dette kan nogle steder være årsag til, at økonomi og HR har forskellig vurdering af ressourceanvendelsen for aktiviteterne. En fælles registreringsramme forudsætter altså, at styringsbehovene er tænkt på tværs. Boksen nedenfor giver råd til huskeregler, som kan anvendes hertil. Registreringsrammen som styringsværktøj Den gode registreringsramme indfanger med kerneopgaverne som omdrejningspunkt institutionens og koncernens styringsbehov. Selvom institutioner og koncerner har forskellige styringsbehov, som blandt andet vil variere med kerneopgaverne og sammensætningen af økonomien, så vil der også være en række fællesnævnere. De omhandler blandt andet kobling til strategi, til den faglige opgavevaretagelse og til budgetansvar, jf. figuren. Eksempler på relevante dimensioner Typiske styringshensyn Strategisk retning Eksempler på dimensioner Fl-formål/ kerneopgaver Tjekliste for anvendelse af dimensioner Det anbefales, at hver styringsdimension tjener et selvstændigt styringsformål. Herved undgås, at styringsdimensionerne bliver overlappende. dimensionerne i videst muligt omfang summerer til den fulde økonomi, med mindre der er tale om projektstyrede aktiviteter. Faglig opgavevaretagelse Budgetansvar Finansieringskilde Aktivitet, ydelse, projekt mv. Sted, kontor, ramme mv. Delregnskab 4 Styringsrelevant registreringsramme

5 IMPLEMENTERINGSTRIN FOR EN FÆLLES REGISTRERINGSRAMME Implementering af en ny styringsmodel Efter styringsmodellen er fastlagt og de relevante organisationsniveauers styringsbehov er tilgodeset, skal registreringsrammen opsættes. Registreringsrammen skal gælde alle økonomisystemerne, tidsregistreringssystemet og eventuelt i fagsystemer, hvis det er relevant, jf. figuren nedenfor. Implementeringen af registreringsrammen i systemerne gennemføres i en række trin, jf. den overordnede beskrivelse i boksen til højre. Disse trin kan ses som en generaliseret drejebog for overgang til en aktivitetsbaseret styring. På de følgende sider beskrives opsætningen i de statslige systemer nærmere. Der fokuseres primært på, hvornår forskellige løsninger er relevante (og mindre på selve styringsmodellen). Tjekliste for opsætning af en ny registreringsramme 1. På baggrund af de identificerede styringsbehov fastlægges det, hvilke styringsdimensioner der skal indgå i registreringsrammen 2. Der udarbejdes terminologi og dimensionsværdier for dimensionerne, herunder hvorvidt dimensionsværdierne skal være koncernfælles 3. Registreringsrammen opsættes i Navision Stat, og der sikres integration til IndFak, RejsUd, SLS samt eventuelt fagsystem. 4. Hvis der ønskes aktivitetsbaseret styring på baggrund af tidsregistreringsdata kan ressourcemodulet i Navision Stat tages i brug, og der skal oprettes integration fra Navision Stat til tidsregistreringssystemet 5. Hvis der ønskes omkostningsfordelinger skal omkostningspuljerne isoleres på (og efterfølgende fordeles fra) særskilte værdier i registreringsrammen Registreringsrammen overføres til systemerne Fælles registreringsramme Navision Stat IndFak RejsUd Tidsregistrering Evt. fagsystem Derudover skal der tages stilling til: principper for oprettelse, anvendelse og vedligeholdelse af dimensionsværdier, herunder 1) Forretningsmæssig implementering 2) Hvornår er det styringsrelevant at oprette en ny værdi 3) Objektive kriterier for oprettelse af en ny værdi (eks. at værdien skal dække over et vist antal timer eller et budget over en vis størrelse) 4) Krav til anvendelse af værdier efter oprettelse 5) Krav til, hvornår allerede oprettede værdier skal revurderes om der er ønske om at benytte aliaskontering, så konteringen sker ved at påføre aliaskoder, der afleder hele eller dele af kontostrengen 5 Styringsrelevant registreringsramme

6 ALIAS HJÆLP TIL KONTERING Opstilling af aliaskoder Alias er en konteringshjælp, der kan benyttes til at forenkle konteringen for medarbejderne. Alias er særligt anvendeligt, når der er indbyrdes sammenhæng mellem to eller flere dimensioner i registreringsrammen. Hvis der er opsat en aliaskode, skal medarbejderen, som konterer bilag i Navision Stat, IndFak eller RejsUd, kun forholde sig til valg af aliaskode og ikke til valide kombinationer af dimensioner. Når brugeren vælger aliaskoden, udfoldes de dimensioner, som der er opsat på den konkrete aliaskode. Det vil sige, at bilaget konteres med de dimensionsværdier, der er opsat på aliaskoden. Brugeren behøver således ikke at tage stilling til, hvilke dimensionsværdier der føder ind i andre dimensionsværdier, men kan nøjes med at tage stilling til det, som ligger tæt på den faglige opgavevaretagelse aktiviteten. Alias er en konteringshjælp forstået på den måde, at alias ikke er et styringsobjekt i sig selv, og at brugeren i såvel Navision Stat, IndFak2 og næste version af RejsUd kan ændre de afledte dimensionsværdier. Selve aliaskoden skal tage udgangspunkt i dimensioner relateret til den faglige opgavevaretagelse. Aliaskoden og sammenhørende dimensioner opsættes i finansmodulet. Simpelt eksempel på alias Alias Beskrivelse FL-formål Delregnskab Aktivitet Sted Strategi IFU Data Anvendelse i praksis Af hensyn til mængden af aliaskoder bør det overvejes, hvilke dimensioner alias skal indeholde. Relationen mellem dimensioner er afgørende for antallet af aliaskoder. Fx vil det typisk ikke være hensigtsmæssigt at indbygge dimensionen indkøbskategori, da en faglig aktivitet ofte vil skulle anvendes i kombination med flere indkøbskategorier, og der derfor skal oprettes alias til mulige kombinationer af den faglige aktivitet og indkøbskategori. Hvis den faglige opgavevaretagelse i udpræget grad sker på tværs af budgetansvar, kan det ligeledes overvejes, om dimensioner under budgetansvar skal indgå. Hvis institutionen anvender sager, kan disse indgå i alias. 6 Styringsrelevant registreringsramme

7 MODULER I NAVISION STAT Modulernes styringsrelevans Registreringsrammen opsættes og vedligeholdes i finansmodulet, hvor den grundlæggende økonomiske styring foretages. Modulernes styringsrelevans Modul Styring på Særligt relevant, når Ved at lade økonomistyringen understøttes af flere moduler, giver det institutionen mulighed for, at økonomistyringen baseres på flere typer af data og udvidet funktionalitet. Finansmodul Finanskonti Dimensioner Styring af budget og forbrug på dimensioner og finanskonti Ressourcemodulet giver mulighed for at udvide den artsbaserede styring med opfølgning på ressourcernes timeforbrug (medarbejdere) og systemunderstøtte lønfordeling baseret på tidsregistrering. Sagsmodulet understøtter både styring på dimensioner, finanskonti og ressourcer samtidig med, at der kan knyttes en række ekstra stamdata til sagen. Der er endvidere mulighed for at tidsbudgettere ressourcer og udvidet funktionalitet til økonomisk projektstyring. Ressourcemodul Ressource Dimensioner Lønfordeling baseret på SLS Lønfordeling baseret på tidsregistrering Styring af forbrugt medarbejdertid I figuren til højre er det illustreret, under hvilke behov de enkelte moduler har særlig relevans. Generelt vil der være stigende kompleksitet, når flere moduler tages i anvendelse, da både tilgængelige data og funktionalitet udvides. Institutionen skal derfor afveje denne øgede kompleksitet, overfor institutionens styringsmæssige behov. Styring med brug af ressource- og sagsmodulet er uddybet på de efterfølgende slides. Sagsmodul Sag/sagsopgave med stamdata Finanskonti Ressource Dimensioner Ekstra stamdatabehov Styring af budgetteret og forbrugt medarbejdertid Styring af betalingsplaner og projektbevillinger 7 Styringsrelevant registreringsramme

8 RESSOURCEMODULET Styringspotentiale og opsætning Ressourcemodulet kan inddrage medarbejdernes arbejdstimer i Navision Stat. Dette giver mulighed for at fordele lønnen til de faglige aktiviteter, medarbejderne arbejder på. Ressourceposter fordelt på dimensioner Ressourcemodulet anvendes typisk direkte koblet med et tidsregistreringssystem, hvor stamdata og timer kan overføres gennem en dataintegration. Institutionens medarbejdere tilknyttes et ressourcekort med et ressourcenummer. På ressourcenummeret er det samtidig muligt at opsætte en medarbejder- eller gruppepris. Navision Stat Ressourceposter Opfølgningsmuligheder Medarbejderens tidsregistreringer indlæses i ressourcemodulet og bogføres. Ved bogføringen dannes ressourceposter, som fordeler medarbejdernes tid på institutionens dimensioner. Hvis der er opsat priser på ressourcen, dannes der samtidig bogførte kostbeløb på dimensionerne. Bogføringen har ikke integration til finansmodulet. Tidsregistrering Overførsel Forbrug ressourcer med kostpris Bogføring Ressource, timer og kostbeløb fordelt på FL-fomål Aktiviteter Delregnskab Ressourcemodulet giver således mulighed for lønfordeling på baggrund af registreret tid. Lønfordelingen kan sammen med finansbudgettet anvendes til en aktivitetsbaseret opfølgning i finansmodulet, jf. bilag 3 om Løn- og omkostningsfordeling. Sted Ressourcemodulet giver ikke mulighed for budgetopfølgning på timer, da der ikke er funktionalitet til timebudgetter i modulet. 8 Styringsrelevant registreringsramme

9 UDVIDET REGISTRERINGSRAMME SAGSMODULET Styringspotentiale og opsætning Sagsmodulet udvider styring på finanskonti og dimensioner med et sags-(/projekt)element. Modulet anvendes typisk i institutioner, som har styringsområder, der kræver tæt opfølgning på projekter. Det kan for eksempel være forskningsrelaterede projekter, hvor der gives en målrettet bevilling til de konkrete aktiviteter, der udføres på projektet. Styringshensynet følger således typisk den faglige opgavevaretagelse og eventuelt finansieringskilde. På sagen (projektet) kan der opsættes sagsopgaver (aktiviteter), som for eksempel kan afspejle de opgaver der udføres på projektet. Udover at planlægge og registrere forbrug på finanskonti, er det muligt både at planlægge og forbruge ressourcer på sagen. Sagen kan integreres til den øvrige registreringsramme ved at opsætte dimensioner på sag og sagsopgave. Udover dimensioner indeholder sag en række stamdata, som kan imødekomme styringsbehovene på det enkelte projekt. Opfølgningsmuligheder I figuren til højre er det illustreret, hvordan den udvidede registreringsramme giver mulighed for styring af budget og forbrug på både finanskonti og ressourcer i beløb og timer. Bogførte indtægter og øvrige omkostninger med sag og sagsopgave danner både sagsposter og tilsvarende finansposter (i figuren er kun sagsposter illustreret). Sagsbudgetter findes kun i Sagsmodulet. Førend institutionen beslutter at anvende Sagsmodulet, er det nødvendigt med en grundig afklaring af styringsbehov. Tidsregistrering Figur Dimensioner på sager Overførsel Ressourcer med kostpris Budget finanskonti kostbeløb Ressourcer med kostpris Finanskonti kostbeløb Navision Stat Budget Registrering Registrering Forbrug Bogføring Bogføring Sagsbudgetter Finanskonti, ressource, timer og kostbeløb fordelt på Sag Sagsopgave FL-fomål Aktiviteter Delregnskab Sted Sagsposter Finanskonti, ressource, timer og kostbeløb fordelt på Sag Sagsopgave FL-fomål Aktiviteter Delregnskab Sted 9 Styringsrelevant registreringsramme

10 SÅDAN GØRES DET I PRAKSIS OPRETTELSE AF DIMENSIONEN FL-FORMÅL Opsætning i praksis For at oprette Fl-formål skal der foretages en række opsætninger. De følgende slides er en praktisk, systemnær gennemgang af disse opsætninger. Gennemgangen er baseret på Navision Stat 7.0. Under enkelte slides henvises der til øvrigt vejledningsmateriale på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Relevante vejledninger er også vist til højre. Gennemgangen følger denne disposition: Navision Stat Skal: Oprettelse af dimensionen Fl-formål Opsætning under regnskabsopsætningen Kan: Opsætning af mapning i til SLS Oprettelse eller tilretning af Analyser Tilretning af budgetter Opsætning af tvungen kode i kontoplanen Opsætning af Alias Opsætning af sag (inklusiv alias) Oprettelse i IndFak, RejsUd og LDV Opsætning og integration til Navision Stat Oprettelse i tidsregistreringssystem Opsætning og integration til Navision Stat Du kan læse mere i: Statslig brugervejledning til Økonomistyring Statslig brugervejledning til Ressourcemodulet Statslig brugervejledning til Sagsmodulet De findes alle på modst.dk. 10 Styringsrelevant registreringsramme

11 NAVISION STAT - OPRETTELSE AF DIMENSIONEN FL-FORMÅL Opsætning af dimensionskode og dimensionsværdier For at oprette en ny dimensionen trykkes på ikon for Ny eller Ctrl+N (Se skærmbillede til højre). Dimensionskode og dimensionsværdier Kode udfyldes med navnet FL-FORMÅL. Navn, Kodetekst og Filtertekst udfyldes automatisk med Fl-formål. Der skal tilknyttes værdier til dimensionskoden. Dimensionsværdierne findes i handlingsbåndet under Naviger. Der oprettes en ny værdi ved at trykke på ikonet for Ny eller Ctrl+N. Eneste krav til oprettelsen er, at der til de generelle fællesomkostninger under Fl-formål 0 skal oprettes en værdi hvor 1. ciffer er 9. og dimensionsværditypen er Standard. Herudover skal der oprettes enten én værdi til de resterende udgifter og indtægter, eller der kan oprettes værdier, der matcher kerneopgaverne (som illustreret i nederste figur til højre). Værdierne kan oprettes med en Startdato, hvis der ikke ønskes bogføringer i regnskabet på den nye dimension før Hvis der er ønske om det at uddybe værdilisten i hierarkier, gøres dette ved at benytte Fra-sum og Til-sum i dimensionsværditype. Bemærk: Institutionen har rettighed til at oprette dimensionsværdier, men har ikke rettighed til at oprette dimensionskoder. Rettigheden er placeret hos ØSC. Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner 11 Styringsrelevant registreringsramme

12 NAVISION STAT - OPSÆTNING AF FL-FORMÅL UNDER REGNSKABSOPSÆTNINGEN Opsætning af genvejsdimensioner Efter at dimensionen er oprettet, gøres den synlig i kladdelinjer mv. ved at opsætte den i regnskabsopsætningen. Opsæt den nye dimension som en genvejsdimension. Det kan samtidig overvejes, om den viste rækkefølge af dimensionerne skal ændres. Anvendes otte dimensioner i forvejen, skal det overvejes hvilke dimensioner, der er vigtigst at få vist, og regnskabsopsætningen skal tilrettes. Dimensioner ud over de 8 kan stadig ses som linjedimensioner, men er ikke direkte synlig i kladdelinjer mv. Bemærk: Institutionen har ikke rettighed til at ændre i regnskabsopsætningen. Rettigheden er placeret hos ØSC Opsætning af genvejsdimensioner Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Regnskabsopsætning 12 Styringsrelevant registreringsramme

13 NAVISION STAT - OPSÆTNING AF SLS DIMENSIONSBRO Opsætning af SLS dimensionsbro Hvis Fl-formål skal anvendes i SLS, skal der opsættes en mapning mellem Fl-formål og det tilsvarende segment i SLS. SLS dimensionsbro og mapning SLS segment udfyldes med det segmentsnummer, som skal anvendes til registrering af værdier i Fl-formål. I feltet Startdato kan det med fordel angives, at det er gældende for I feltet Dimensionsværdi udfyldes med FL-FORMÅL. Feltet delregnskab udfyldes, hvis regnskabet indeholder flere regnskaber, hvor SLS er opsat med forskellige segmenter pr. delregnskab. Skal Fl-formål konteres via alias eller sag og anvendes alias og sag ikke allerede i SLS opsættes der en mapning mellem alias/sag og segmentet. Opsætningen sker som ved mapning til dimension, men i feltet type angives, om der skal ske mapning til alias eller sag. Værdierne i Fl-formålsdimensionen og segmentværdierne bør være ens i de to regnskaber, men skulle det ske, at der er forskel, kan der under Handlinger i handlingsbånde, opsættes en mapning med værdien, der kommer fra SLS, som mappes til en værdi i Fl-formål i Navision Stat (nederste billede til højre). Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SLS 13 Styringsrelevant registreringsramme

14 NAVISION STAT - OPRETTELSE ELLER TILRETNING AF ANALYSER Opsætning eller tilretning af analyser Hvis Fl-formål skal fremgå i Navision Stat rapporter, hvor data baseres på analyser, skal dimensionen indsættes i analyserne. Analyseoversigt og kort Der skal enten oprettes en ny analyse eller ske en opdatering af en eksisterende analyse. Da en analyse kun kan indeholde 4 dimensioner, skal det overvejes, om der er brug for flere analyser med forskellige kombinationer af dimensioner. I Analyseoversigten vælges ikonet for Ny eller Ctrl+N og Analysekortet udfyldes. For en uddybende beskrivelse af alle felter i en Analyse se Navision Stat vejledningen Statslig brugervejledning til økonomistyring Efter oprettelse af analysen skal denne opdateres Vælg Opdater under Start i handlingsbåndet på Analysekortet. Er det ikke nødvendigt at oprette en ny analyse, men i stedet inkludere Fl-formål i en eksisterende analyse, placeres cursoren i den relevante analyse, og der vælges Rediger i Analyseoversigten. Herefter indsættes Fl-formål i en af de 4 analysedimensioner og analysen opdateres. Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og analyse 14 Styringsrelevant registreringsramme

15 NAVISION STAT - TILRETNING AF FINANSBUDGETTER Opsætning af Fl-formål i budgetter Hvis Navision Stat anvendes til budgettering, og Fl-formål skal indgå i budgetterne, skal dimensionen indsættes på de budgetnavne, som anvendes. Finansbudgetter Budgetnavne og matrix Det er muligt at knytte 6 dimensioner til et budget, hvoraf de to er de globale dimensioner. For at tilknytte en ny dimension til et budget, trykkes på Rediger liste i Handlingsbåndet pilen i finansbudgetoversigten. Fl-formål indsættes som Budgetdimension 1-4 i de relevante finansbudgetter. Budgettet er nu klar til budgettering. Husk hvis der rettes i budgetter, skal analyserne opdateres på ny, for at disse poster tages med. Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Finansbudgetter 15 Styringsrelevant registreringsramme

16 NAVISION STAT- OPSÆTNING AF FL-FORMÅL SOM TVUNGEN KODE I KONTOPLANEN Tvungen anvendelse af Fl-formål Opsætningen af tvungen kode i kontoplanen gør, at systemet vil melde fejl, hvis Fl-formålsdimensionen mangler at blive udfyldt, også i bilag som er indlæst fra for eksempel IndFak2. Det anbefales at lave denne opsætning på alle finanskonti med type Resultatopgørelse og kontotype Konto. Det er muligt at sætte tvungen kode på finanskonti, kreditor, debitor, anlæg, varer og sager. Opsætningen foretages på samme måde i alle moduler, derfor beskrives her kun, hvordan tvungen kode opsættes på en finanskonto. Der kan enten sættes tvungen kode op på en konto af gangen, eller der kan markeres flere konti, som opsættes på en gang. Hvis du vil opsætte én finanskonto, markeres kontoen, og i handlingsbåndet fanen Naviger vælges Dimension/Dimension enkelt. Fl-formål indsættes i feltet Dimensionskode, og i feltet Værdibogføring vælges Tvungen kode. Hvis du i stedet skal opsætte tvungen kode på flere finanskonti markeres disse (sæt evt. filter på kontotype Konto), og der vælges i stedet Dimension/Dimensioner flere. Hvis en given finanskonto altid skal konteres med samme dimensionsværdi, kan dette opsættes ved at vælge dimensionsværdien i feltet Dimensionsværdikode og vælge Samme i Værdibogføring. Kontoplan og rediger standard dimensioner1 Sti:/Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan 16 Styringsrelevant registreringsramme

17 NAVISION STAT - OPSÆTNING AF ALIAS Aktivering eller tilretning af aliaskontering Som det er beskrevet i tidligere slides, kan alias anvendes som konteringshjælp. Alias opsætning og kontering Såfremt alias ikke allerede anvendes, skal alias aktiveres. Anvendes alias i forvejen, skal Fl-formål inkluderes i aliaskonteringen. For at anvende alias skal det opsættes, at alias benyttes i regnskabet, og der skal tilknyttes forskellige oplysninger til oprettelse af aliaskoder for eksempel manuel nummerering eller nummerserie m.m. Se vejledningen Økonomistyring for yderligere oplysninger. Hvis alias allerede anvendes, opsættes Fl-formålsdimensionen i aliaskonteringstabellen. I Alias Kontering er Fl-formål allerede indsat som de andre genvejsdimensioner, og i feltet Fl-formål Kode indtastes eller vælges den ønskede værdi i de oprettede alias. Hvis der er behov for at oprette nye alias, sker dette ved at trykke Ny (Ctrl+N) i handlingsbåndet og udfylde med aliaskode og relevante dimensioner/dimensionsværdier. Alias kan også anvendes sammen med sagsmodulet næste slide. Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Institution 17 Styringsrelevant registreringsramme

18 NAVISION STAT - OPSÆTNING AF SAG (INKLUSIV ALIAS) Opsætning af sagskort og sagsopgaver Før sagsmodulet anvendes, skal de styringsmæssige behov grundigt overvejes. For uddybende information om opsætning og funktionalitet se Statslig brugervejledning til Sagsmodulet Sagskort og sagsopgaver Sager består af et sagskort med tilhørende sagsopgaver. På sagskortet er der mulighed for at opsætte en række stamdata, og der kan tilknyttes såkaldte sagsoplysninger og sagsmærker. Endelig kan der opsættes de dimensioner, som skal konteres sammen med sagen. Modtager sagen forskningsrelaterede bevillinger, kan der samtidig opsættes stamdata til bevillingsstyring. Anvendes sager allerede, kan Fl-formålsdimensionen opsættes på sagen med den værdi, der skal konteres på den pågældende sag. Efter at sagen er opsat, oprettes de underliggende sagsopgaver. Sagsopgaverne oprettes efter de styrings- og rapporteringsmæssige behov, der er på den pågældende sag for eksempel aktiviteter eller overordnede kontogrupper (art). Sagsopgaverne arver dimensionerne som er opsat på sagen, men der kan opsættes dimensioner, som afviger fra den overliggende sag. Fx hvis én eller flere sagsopgaver ikke skal konteres med samme Flfomål som opsat på sagen. I Navision Stat og IndFak2 kan sag konteres ved valg af sag og sagsogave eller alias. I RejsUd1 kan der kun konteres på alias. Sag, sagsopgave og dimensioner overføres automatisk til alias når der igangsættes en kørsel fra sagen eller for alle sager under periodisk aktivitet. Sti:/Afdelinger/Sager/Sager/Sager 18 Styringsrelevant registreringsramme

19 OPRETTELSE I INDFAK, REJSUD OG LDV Anvendelse af Fl-formål i IndFak, RejsUd og LDV Fl-formål skal ikke kun kunne anvendes i Navision Stat, men også ved kontering af bilag i IndFak og RejsUd og til ledelsesrapportering med udgangspunkt i LDV. Oprettelsen af Fl-formålsdimensionen sker automatisk i IndFak2, da alle dimensioner automatisk importeres fra Navision Stat. Hvis I anvender alias, overføres aliaskoderne også til IndFak2. I RejsUd2 vil gælde samme datavekslingslogik som i IndFak2. I RejsUd1 sker overførslen af dimensioner imidlertid ikke automatisk. Konteres der direkte på dimensionerne i RejsUd1 (det vil sige alias benyttes ikke), skal Fl-fomål være tilgængelig i RejsUd, og der skal foretages en ændring i opsætning og datastrøm mellem Navision Stat og RejsUd. Dette aftales nærmere med Moderniseringsstyrelsen. Hvis I anvender alias og inkluderer Fl-formål heri, skal der ikke foretages yderligere, da RejsUd1 ikke anvender/udfolder dimensioner, når bilagene konteres ved hjælp af alias. Ønskes det at anvende Fl-formål i LDV i faste rapporter og kuber - skal LDV et have tilføjet dimensionen. Dette sker i samråd med Moderniseringsstyrelsen. 19 Styringsrelevant registreringsramme

20 OPRETTELSE I TIDSREGISTRERINGSSYSTEM OG INTEGRATION TIL NAVISION STAT Tidsregistrering og Generisk integration (GIS) Hvis løn skal fordeles på Fl-formål på baggrund af tidsregistrering, skal der kunne tidsregistreres på dimensionen i tidsregistreringssystemet. Skal lønfordelingen samtidig systemunderstøttes, skal der opsættes en integration mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat. Som det er nævnt i løn- og omkostningsbilaget skal der oprettes 3 GIS datastrømme: 1) Overførsel af registreringsrammen fra Navision Stat (dimensioner og/eller alias) til tidsregistreringssystemet. 2) Datastrøm som opretter medarbejdere som ressourcer i Navision Stat. 3) Overførsel af løbende tidsregistreringer fra tidsregistreringssystemet til bogføring i ressourcemodulets ressourcekladde i eller sagskladde i Navision Stat (eksempel i figur til højre). Datastrømmen 2) anvendes kun ved automatisk oprettelse af ressourcer fra tidsregistreringssystemet. Alternativt sker oprettelse fra SLS. Det anbefales at anvende datastrømmen 2) til oprettelse. Er der allerede opsat en integration, skal det sikres, at Fl-formål indgår i datastrømmene mellem Navision Stat og tidsregistreringssystemet. Hvis tidsregistreringen alene tager udgangspunkt i aliaskontering, skal der ikke nødvendigvis ændres i integrationen. Ændringer skal ske i samråd med leverandøren af tidsregistreringssystemet. Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration 20 Styringsrelevant registreringsramme Datastrøm - indlæsning i ressourcekladde

21 Juni 2013 modst.dk