GENESYS MEETING CENTER 4.0. Brugervejledning

Transkript

1 GENESYS MEETING CENTER 4.0 Brugervejledning

2 VELKOMMEN TIL GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center er det perfekte konferenceværktøj. Vores prisbelønnede teknologi integrerer fuldautomatisk stemmekonference med letanvendelige webkonferencer og desktop-video, så din computer forvandles til et universelt kommunikationsværktøj. Det er pålideligt og sikkert, og du kan præsentere PowerPoint -slides, dele applikationer, teste deltagerne og lade dem deltage i undersøgelser, føre dem ud på en webtour og tilmed forbinde dig via VoIP - alt sammen med samme virkning og resultat som et møde i den virkelige verden. Derfor vil dine møder blive mere produktive og mere hyppige uden at kræve den tid og de omkostninger, der er forbundet med at rejse. Anvend Genesys Meeting Center ved: Salgspræsentationer Uddannelse og "e-learning" Seminarer Produktlanceringer Afdelingsmøder Virksomhedspræsentationer Samarbejde og projektstyring Tips til det vellykkede møde Nedenfor finder du tips til, hvordan du holder et godt møde med Genesys Meeting Center.. Undgå forsinkede møder ved at oprette og downloade de materialer, du har brug for i god tid inden mødet, f.eks. præsentationer, undersøgelser og tests. Mød selv op i god tid, så deltagerne har mulighed for at få adgang til mødet på det aftalte tidspunkt. Kontrollér også, at alle komponenter er installeret. Husk at tale direkte ind i din telefon eller dit "headset", så lydkvaliteten under mødet er god. Skru ned for eller slå mikrofonen fra hos alle deltagere, der ikke skal tale, så baggrundsstøj minimeres. Vær opmærksom på deltagernes opkoblingshastigheder, da de kan variere. Overgangen mellem slides kan godt tage lidt tid. Hav så få programmer åbne som muligt for at opnå den bedst mulige dokumentdeling. Anvend kommentarværktøjet, afstemninger og tests for at opnå større interaktion på mødet. For at hjælpe deltagerne med bedre at forstå og huske indholdet kan du begrænse præsentationsmaterialet til 6-7 linjer per slide. Bruge større font for at øge læsbarheden. Alle deltagerne bør udføre en browsertest (inkluderet i mødeinvitationen eller på for at sikre, at der ikke er nogen firewall-problemer inden konferencen. Sørg for, at deltagerne downloader Meeting Center Application inden jeres møde, hvis de ønsker at bruge visse funktioner såsom Presenter-mulighederne, Desktop VoIP og Meeting Launcher. Bemærk: Dine deltagere behøver ikke downloade applikationen for at deltage i dit møde.

3 WEB-KONFERENCER Brug denne guide til dine voice- og webmøder KOM GODT IGANG Installer Meeting Center 4.0 For at kunne planlægge og påbegynde webmøder, skal du installere Meeting Center 4.0: 1- Gå ind på og klik på knappen "Get it Now". 2- Dernæst følger du ganske enkelt downloadvejledningen, og så får du alt, du har brug for, til at planlægge og afholde effektive online-møder. Bemærk: Hvis du ikke installerer værktøjet Outlook Calendar, så klik på ikonet "Meeting Launcher" i din værktøjslinje og vælg "Schedule a Meeting". På din online-konto klikker du på knappen "Schedule a Meeting" og følger trinene i planlægningsvejledningen, hvorfra du også kan vælge deltagere ud fra dine kontakter i Lotus Notes. Påbegynd et planlagt møde Moderator: 1- Klik på ikonet "Meeting Launcher" i din værktøjslinje, og vælg "Start a Meeting". 2- Klik på det enkelte link til det planlagte møde. 3a- Vælg "Yes", hvis du ønsker at invitere andre deltagere til mødet via MSN Instant Messenger eller . Dobbeltklik på deltager(e), og klik på "Send". 3b- Vælg "No", hvis du ikke ønsker at invitere andre deltagere til mødet. 4- Vælg, hvordan du vil slutte dig til lyddelen af dit møde i den første Quick Start-menu, og klik på "Continue". 5- Vælg, hvad du vil gøre først, når dit møde begynder (f.eks.. "Show Presentation", "Share Application" osv.) i den anden Quick Start-menu, og klik på "OK". Bemærk: Du kan også påbegynde et planlagt møde fra Outlook Calendar. Du skal blot åbne mødet i Outlook Calendar og klikke på linket start the web. Planlæg et møde Ved hjælp af Microsoft Outlook: 1- I Outlook klikker du på knappen "Schedule Meeting" i værktøjslinjen "Meeting Center Outlook" under Outlook-værktøjslinjen. 2- Vælg "Appointment", og vælg mødetid og deltagernavne fra din adressebog i Outlook. 3- Tryk på "Send". Dine deltagere vil modtage en mødeindkaldelse fra Outlook med instruktioner om adgang til mødet.

4 Påbegynd et ad hoc-møde 1- Klik på ikonet "Meeting Launcher" i din værktøjslinje, og vælg "Start a Meeting". 2- Klik på knappen "Ad Hoc Meeting". 3a- Vælg "Yes", hvis du ønsker at invitere andre deltagere til mødet via MSN Instant Messenger eller . Dobbeltklik på deltager(e), og klik på "Send". 3b- Vælg "No", hvis du ikke ønsker at invitere andre deltagere til mødet. 4- Vælg, hvordan du ønsker at slutte dig til lyddelen af dit møde i den første Quick Start-menu, og klik på "Continue". 5- Vælg, hvad du ønsker at gøre først, når mødet begynder (f.eks. "Show Presentation", "Share Applikation" osv.) i den anden Quick Start-menu, og klik "OK". Deltageradgang 1- Hvis mødet er planlagt i forvejen, skal deltagerne klikke på linket i deres invitation for at deltage. 2- Ved spontane (Ad Hoc) møder, skal deltagerne gå ind på og klikke på "Participant". Deltagerne vil derefter blive bedt om at indtaste mødenummeret og deres navne. Bemærk: Moderatorer kan også sende en Quick Invite via MSN Instant Messenger eller ved hjælp af Meeting Launcher eller genvejsværktøjslinjen under mødet. Deltagerne klikker ganske enkelt på linket for at slutte sig til mødet. 3- Deltagerne vil blive spurgt om, hvordan de ønsker at slutte sig til lyddelen af dit møde og blive bedt om at identificere sig, hvis de vægler "Already Dialed In" eller "Dial In Now". Bemærk: Webdøren til konferencerummet forbliver lukket, og deltagerne bliver sendt til venteværelset, indtil moderatoren starter lyddelen af opkaldet eller åbner webdøren. Bemærk: Hvis du ikke har noget planlagt møde, der begynder inden for tre timer, vil trin 2 udgå. Hvis du har installeret værktøjet Outlook Calendar, kan du også klikke på knappen "Ad Hoc Meeting" i værktøjslinjen "Meeting Center Outlook" for at påbegynde et møde med det samme. Desktop Meeting Launcher Desktop Meeting Launcher flyttes automatisk over i din værktøjslinje, når du installerer Meeting Center-applikationen. Dette brugervenlige værktøj kan bruges til: 1-kliks-adgang til planlagte eller ad hocmøder. Planlægning af møder. Opkobling til møder. Hurtig udsendelse af invitationer til s eller kontakter i MSN Instant Messenger. Adgang til Conference Manager (online Genesys Meeting Center-konto).

5 Ring deltagerne op fra webmødet 1- Klik på knappen "Switch to Advanced" i panelet "Show". 2- Klik på knappen "Dial Out" i genvejsværktøjslinjen. 3- Indtast navn og nummer på den person, du vil ringe til, eller klik på knappen "Address Book", og vælg en deltager, du har gemt fra tidligere i din adressebog. 4- Klik på "Dial". MØDELEDELSE Yderligere sikkerhed/luk døren til mødet Moderatoren kan se deltagerne i venterummet og derefter lukke dem ind til mødet én efter én. På værktøjslinjen klikkes på ikonet "Open/ Close Door" for at åbne og lukke mødet for deltagerne. Bemærk: Døren er som standard indstillet til at være 'Lukket'. Forbindelsesstatus Moderatoren kan se, hvordan deltagerne er forbundet til mødet ved at kigge på statuskolonnen i deltagerpanelet. Statustyper omfatter: Telefon Internet Telefon/internet VoIP/internet Streaming/internet Bemærk: Sorter deltagerne efter Navn, Emoticon eller Status i deltagerpanelet ved at klikke på det enkelte kolonnehoved. Lydstatusikoner Moderatoren kan altid se deltagernes lydstatus i deltagerpanelet. Statusikoner: Standard lydikon. Denne deltager (eller moderator) er i øjeblikket i det primære mødelokale. Aktiv taler-ikon. Denne deltager (eller moderator) taler i øjeblikket, eller også indikerer det, at der kommer baggrundsstøj fra hans/hendes linje. Ikon for linje med afbrudt mikrofon. Deltageren kan ikke høres, når mikrofonen på telefonlinjen er afbrudt. Desktop VoIP Genesys Desktop VoIP er en sikker, lavbåndbredde og firewall-venlig løsning, som bruger en "Voice over Internet Protocol" til at forbinde moderatorer og deltagere til lyddelen af et online-møde. Du skal kun bruge en internetforbindelse og et headset med mikrofon, som er forbundet med din computer! For at få forbindelse via Desktop VoIP, når du starter eller slutter dig til et møde, skal du blot klikke på knappen Connect via Desktop VoIP i den første Quick Start-menu. For at få forbindelse via Desktop VoIP under et møde klikker du på panelet "Voice Connection" og vælger Connect Desktop VoIP to Meeting. Du kan let skifte mellem "Desktop VoIP" og "PSTN" (telefon) under et møde via Voice Connection-panelet. Bemærk: For at opnå den optimale lydkvalitet skal du sikre dig, at der er sluttet et headset med mikrofon til din computer. Deltagerne skal installere Meeting Centerapplikationen for at kunne benytte Desktop VoIP.

6 Slå deltagerens mikrofon til/fra 1- Klik på Voice-ikonet ved siden af deltagerens navn for at slå vedkommendes mikrofon fra eller til. 2- Du kan også slå alle deltageres mikrofoner fra eller til på én gang ved at klikke på knappen "Switch to Advanced" i panelet "Show" og vælge knapperne "Unmute all" eller "Mute all" i genvejsmenuen. Spørgsmål og svar Moderatoren kan starte en spørgsmålsrunde, hvor deltagerne kan bede om ordet ved at anvende en trykknaptelefon. 1- Klik på knappen "Switch to Advanced" i panelet "Show". 2- Klik på ikonet "Q&A" fra menuen under knappen "Unmute All" i genvejsværktøjslinjen. Dine deltagere vil blive informeret om, at deres mikrofoner er blevet afbrudt. 3- Bed dine deltagere om at trykke på tasten b for at indikere, at de ønsker at stille et spørgsmål. 4- Klik på den oprakte hånd for at give ordet til deltageren. Bemærk: Den deltager, der står først i talerækken, vil have et markeret håndikon. Kontakt teknisk support Klik på menuen "Help", og vælg "Dial Customer Support". DEL DOKUMENTER & ANDRE FUNKTIONER Vis en præsentation Moderatoren kan nemt vise deltagerne en PowerPoint TM -præsentation. Inden mødet 1- I Conference Manager vælger du "Presentations" under "Resources". 2- Klik på "Upload a Presentation". 3- Navngiv præsentationen, og klik derefter på "Browse" for at vælge den præsentation, du vil uploade. Bemærk: Du kan også uploade en præsentation fra et Genesys Meeting Center-webmøde. I panelet "Show" vælger du "Presentation" og klikker på "Upload". Under mødet I panelet "Show" vælger du "Presentation" og vælger din præsentation fra rullemenuen. Den indlæses automatisk. 1- Klik på thumbnails eller knapperne "Forward" og "Back" for at navigere gennem din præsentation. 2- Klik på den slide, der bliver vist, for at gå videre til næste slide. Del dokumenter 1- I panelet "Show" vælger du "File or Application" og vælger den applikation/de applikationer, du ønsker at vise dine deltagere. Marker applikationen/applikationerne for at dele den/dem med de andre. 2- Alternativt kan du klikke på "Entire Desktop" for at dele alle de applikationer, der er åbne på din computer. Bemærk: Du kan klikke på den applikation, der bliver delt, for at skjule moderatorkontrolpanelet. Klik blot på knappen "Meeting Center" i højre side af skærmen for at få kontrolpanelet til at dukke op igen oven på applikationen.

7 Undersøgelser/tests/afstemninger 1- I Conference Manager finder du "Surveys, Quizzes and Polls" under "Resources". 2- Klik "Create New Survey [Quiz/Poll]", og foretag dit valg. 3- Under et møde klikker du på knappen "Switched to Advanced" og klikker på menuen "Meeting" øverst på brugerfladen. Vælg "Meeting Options", marker "Display Survey-Quiz-Poll" og klik "OK". Nu vil panelet "Survey-Quiz-Poll" dukke op på mødebrugerfladen og gøre dig i stand til at vise eller uploade dine undersøgelser/ tests/afsteminger. 4- Efter mødet kan du gennemse resultaterne fra undersøgelsen [Quiz] under "Reports". Send liveoptagelse af dig selv og/eller andre mødedeltagere. I Conference Manager markerer du "Video" under "Ad hoc Meeting" eller under "Step 5: Resources", når du planlægger dit møde ved hjælp af planlægningsvejledningen. Arkivering Klik på menuen "Meeting" og "Record Archive". 1- Navngiv arkivet, vælg "Voice and/or Web", og klik på "Record" (det kan vare op til 30 sekunder, før den begynder at optage). Panelet "Archive" vil derefter blive synligt i mødebrugerfladen. 2- For at stoppe optagelsen klikker du "Stop" i panelet "Archive". 3- Efter dit møde kan du finde dit arkiv i Conference Manager under "Conferencing/ Archives". Bemærk: Der gælder særlige priser for arkivering og optagelse af møder, kontakt Genesys Conferencing for detaljer. Upload et foto eller et andet billede, og vis det til et møde. 1- I Conference Manager vælger du "Resources" og derefter "Images". 2- Klik på "Upload Image", og følg vejledningen. 3- For at vise billedet under mødet trykker du på knappen "Switched to Advanced" og klikker på menuen "Meeting" øverst på brugerfladen. Vælg "Meeting Options", marker "Display Image", vælg billede fra rullemenuen, og klik "OK". Billedet vil blive vist i det øverste højre hjørne af mødebrugerfladen. Rapporter Genesys Meeting Center lagrer detaljerede rapporter fra planlagte og ad hoc-møder med information om mødets varighed, antal deltagere, deltagernavne og/eller telefonnumre, deltagerforbindelse (stemme, net, streaming), hvem der accepterede og afviste invitationer samt undersøgelses- og testresultater. Klik på "Reports" i Conference Manager for at få adgang til møderapporter.

8 VIA TELEFONEN Brug denne vejledning ved telefonmøder Start mødet Moderator: 1- Ring dit mødenummer op. 2- Angiv din firecifrede mødelederkode med stjerne før og efter. Bemærk! Moderatorer, der benytter kontokode, vil blive bedt om at indtaste et nummer på 1-16 cifre, med en stjerne før og efter, hvilket vil fungere som fakturerings- eller projektkode. Kontakt kundeservice for at aktivere dette valg. LocalConnect: 1- Ring til det lokale nummer for den by eller det land, du befinder dig i. Indtast derefter dit mødenummer med stjerne før og efter. Deltagere: Mødedeltagerne ringer op til mødenummeret for at deltage i mødet. LocalConnect: Mødedeltagerne ringer op til et lokalt nummer for at deltage i dit møde, uanset hvor i verden de befinder sig. De indtaster derefter mødenummeret med stjerne før og efter. Ring deltagerne op Ring deltagerens telefonnummer med stjerne før og efter. For eksempel: b nummer b Nationalt: b Telefonnummer b Internationalt: b 00 + landekode + områdenummer + telefonnummer b Afbryd den sidst ankomne mødedeltager: b 2 b Ring op til det senest kaldte nummer: b 3 b Ekstra sikkerhed/luk døren til mødet Mødelederen kan lukke døren til mødet til enhver tid og derved forhindre adgang til mødelokalet. Åbn konferencen, men hold "døren" lukket: b Mødelederkode + 7 b Åbn/luk "døren" til mødelokalet: b 7 b Luk deltagerne ind fra venterummet én ad gangen: b 1 b Mødelederen hører tre toner, hvis der er en person i venterummet. Navneopråb/få deltagernes navne Aktivér/deaktivér navneopråb og indsamling af deltagernes navne: b 74 b Afspil navneopråb og antal deltagere i mødet: b 007 b Indstillinger for meddelelse ved indgang og afslutning af møde: b 73 b for at gå igennem meddelelserne til indgang/afslutning. Navn på forrige deltager: b 78 b (beder alle deltagere, der kom ind før b 74 b blev aktiveret, om at angive deres navne). Konference-sikkerhedskode: Yder ekstra sikkerhed ved møder. Moderatorer vælger en firecifret sikkerhedskode: Indtast b 4xxxx b for at vælge kode, hvor xxxx er den firecifrede konference-sikkerhedskode. Moderatorer bruger b 70 b for at koble funktionen til eller fra for hvert enkelt opkald. Når konference-sikkerhedskoden aktiveres af moderatoren, vil deltagerne blive bedt om at indtaste den firecifrede kode for at få adgang til lyddelen af konferencen, som skal indledes og afsluttes med b. Deltagerne bliver bedt om at indtaste: b xxxx b. Andre nyttige funktioner Skru ned/op for alle deltagere: b 51 b Participant Self-mute: Deltagerne skruer ned for sig selv. Foreslå deltagerne at anvende denne funktion, hvis de befinder sig i et støjende miljø. Skru ned/tal: b 6 b Aktivér/deaktivér ringetoner ved indgang/afslutning: b 73 b Optagelse & Afspilning Mødelederen kan på ethvert tidspunkt starte en optagelse af mødet. Start / stop optagelsen: b 17 b Du får nu en kode til denne optagelse, og kan begynde at optage. For at starte optagelsen: tast 0 Der er altid adgang til en optagelse. Først ring til Du bliver bedt om at indtaste afspilningskoden nu. Indtast afspilningskoden. Afslut afspilningen ved at lægge på. Afslut mødet Afslut mødet, og afbryd samtlige deltagere: b 9 b Kontakt kundesupport Kontakt kundesupport under mødet (kun mødelederen): b 10 b Kontakt kundesupport før eller efter mødet: Danmark:

9 GENESYS MEETING CENTER Kundeservice & Teknisk Support Kundeservice Danmark: Teknisk Support Direkte fra dit møde: b 10 b EUTechnicalSupport@Genesys.com Træning og uddannelse Tilmeld dig gratis online-træning: Onlinebrugervejledning: Genesys Conferencing Tuborg Boulevard Hellerup Tel: Fax: