side 1 Åbent referat for Folkeoplysningsudvalgets møde den kl. 16:30 Byrådssalen Tilgår pressen

Transkript

1 side 1 Åbent referat for Folkeoplysningsudvalgets møde den kl. 16:30 Byrådssalen Tilgår pressen

2 side 2 Indholdsfortegnelse: 51. Meddelelser og orientering Fordeling af tilskud til aftenskoleundervisning i Rapport fra Kommunernes Revision It-værktøjet Conventus' anvendelighed Eventuelt... 7 Punkter på lukket møde:

3 side Meddelelser og orientering I00 sagsnr Orientering om fravær. Til orientering. Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 51: Taget til efterretning. Der blev desuden orienteret om møde vedrørende evaluering af vedligeholdelse af baneanlæg. 52. Fordeling af tilskud til aftenskoleundervisning i G01 sagsnr Der foreligger ansøgninger om tilskud til undervisning i 2011 fra kommunens aftenskoler. De indkomne ansøgninger beløber sig til kr. Budget 2011 til aftenskoleundervisning kr. - driftsudgifter til webportalen kr. Restbudget kr.

4 side 4 Økonomi: Konto tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller fordeling af tilskudsrammen for 2011 til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Aftenskoler 2011 forslag til fordeling af rammen til undervisning Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 52: Oversendes til orientering om konsekvenser for aftenskoleundervisning i forbindelse med, at der ikke er meddelt ekstrabevilling af kr. i forbindelse med vedtagelse af budget Udvalget anbefaler, at der ansøges om en ekstrabevilling på kr. 53. Rapport fra Kommunernes Revision sagsnr Kommunernes Revision har afsluttet den årlige stikprøvekontrol og fremsendt rapport herom. Der er tale om kontrol af medlemsoplysninger i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud samt medlemsoplysninger pr. 1. januar til brug ved beregning af medlemstilskud. Af rapporten fremgår det, at der har været afvigelser i forbindelse med foreningernes indberetning af medlemstal pr. 1. januar 2009 i forhold til foreningernes medlemslister. På mødet vil der blive givet en orientering om afvigelsernes betydning i forbindelse med tilskudsudbetaling. Arbejdspapirer vil blive udleveret på mødet. Økonomi: Konto 373, det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde.

5 side 5 Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller rapporten fra Kommunernes Revision til Folkeoplysningsudvalgets drøftelse. Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 41: Punktet udsat. Efter ønske fra udvalget har der efterfølgende været afholdt møde med kassereren fra Munkebo Boldklub for en drøftelse af revisionens bemærkninger ved kontrol af foreningens medlemsoplysninger pr. 1. januar 2009, som viste store afvigelser i forholdet mellem indberetningen til kommune og foreningens medlemslister. Kassereren oplyste på mødet, at de store afvigelser var begrundet i, at det ikke var muligt medio juni 2010 at udskrive medlemslister pr. 1. januar 2009, som var i overensstemmelse med de faktiske medlemstal. På baggrund af de kontingentindbetalinger, som er sket i løbet af perioden 1. januar til 31. oktober 2009, er der skabt dokumentation for, at de indberettede tal pr. 1. januar 2009 er realistiske. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller, at der ikke kræves tilbagebetaling fra Munkebo Boldklub, idet der er skabt dokumentation for, at de indberettede medlemstal er realistiske. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller, at der for øvrige foreninger, som var udtaget til revisionens stikprøvekontrol, foretages regulering af tilskudsbeløb i forhold til afvigelser i indberetning i forbindelse med tilskudsudbetaling. Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 49: Udsat. Gitte Overgaard Britt Pedersen Der har den 29. november 2010 været afholdt møde mellem formand, næstformand og forvaltningen og repræsentanter fra Kommunernes Revision med henblik på en drøftelse af revisionsrapporten.

6 side 6 Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 53: Oversendes til Kultur- og fritidsudvalget med anbefaling af, at Munkebo Boldklubs tilskud reguleres i henhold til de kendte medlemstal pr. juni For øvrige foreninger anbefales tilretning af tilskud i henhold til de af revisionen optalte medlemmer. Tilskuddene anbefales ændret i forbindelse med tilskudsudbetaling i It-værktøjet Conventus' anvendelighed P22 sagsnr På et møde i Munkebo Idrætscenter den 24. november 2010 præsenterede en repræsentant fra firmaet Conventus it-værktøjet for foreninger i Kerteminde Kommune. Conventus er et internetbaseret administrations- og bookingsystem, som med fordel kan anvendes af foreninger, fritidsfaciliteter og kommune. Kommunen kan anvende Conventus til: Foreningsregister Kommunikation mellem forvaltning og foreninger og faciliteter Indberetninger automatisk opdatering fra foreninger og faciliteter Lokaleoversigt Halfordeling Statistik Fritidsfaciliteterne, herunder Kerteminde Sport & Fritid, kan anvende Conventus til: Lokaleoversigt overblik over faciliteternes anvendelse Statistik fokus på udnyttelsesgrad, mulighed for at udnytte overskydende eller aflyste timer Booking foreninger, skoler, borgere kan via selvbetjening booke lokaler og baner Betaling mulighed for at sælge tid, baner via selvbetjening og online betaling Økonomi - regnskabs- og bogholderifunktion Info-system styring af infotavler placeret i haller Kommunikation formidling af ledige tider og tilbud Foreningerne kan anvende Conventus til: Medlemsadministration medlemmer indtaster og opdater selv oplysninger

7 side 7 Indberetninger automatisk opdatering til kommune og idrætsorganisationer Betaling online betaling af kontingent og tilmeldingsgebyr Holdadministration information, statistik, kommunikation omkring hvert enkelt hold Kommunikation internt til udvalgsmedlemmer, trænere, bestyrelse og eksternt til alle medlemmer Økonomi regnskabs- og bogholderifunktion Booking Hvis der indgås kommuneaftale tilbydes gratis kurser og support fra Conventus i en 2-årig prøveperiode. Prisen herefter er afhængig af den enkelte forenings anvendelse af systemet, herunder hvilke elementer/faciliteter i Conventus der ønskes adgang til. Til orientering. Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 54: Udvalget anbefaler, at der indgås aftale om digital indberetning og booking af lokaler på fritidsfaciliteter. Udvalget anbefaler, at foreninger selv finansierer eventuelt køb af drift af foreningsprogram. 55. Eventuelt G01 sagsnr Eventuelt.

8 side 8 Folkeoplysningsudvalgets møde punkt 55: Indrapportering af medlemsregistrering tilrettes i vedtægten.