Projektarbejde på biblioteket. Den 25. november 2010 Dag 2

Transkript

1 Projektarbejde på biblioteket Den 25. november 2010 Dag 2

2 Program dag 2: : Kaffe og morgenbrød : Opsamling fra dag 1 Hvordan laver man en milepælsplan? : Pause 10: : Gruppedynamik hvad er et team? : Hvordan får man som projektleder sit team/sin projektgruppe til at performe? : Frokost : Hvordan formidler man sit projekt? Elevator pitch som konkret formidlingsredskab : Kaffe og kage : Evaluering, afrunding, postkortøvelse og kursusevaluering

3 Refleksion Hvad er dine vigtigste læringspointer fra dagen i går?

4 Spørgsmål?

5 Hvordan laver man en milepælsplan?

6 Leverancer: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e-resurser til potentielle brugere.

7 Milepælsplan Definition af milepæl: En milepæl er den enkelte leverance/ delleverances slutprodukt dvs. hver leverance afsluttes ved en milepæl Eksempel: Hvis leverancen er udarbejdelse af en invitation, er milepælen den dato, hvor invitationen er færdig og udsendt til deltagerne

8 Hvorfor lave en milepælsplan? Skaber overblik Tydeliggør sammenhænge/afhængigheder Gør projektet mere håndterbart og overskueligt Projektlederens vigtigste styrings- og delegeringsredskab

9 Milepælsplan fra teori til praksis Projektet opdeles i leverancer Leverancer/delleverancer tildeles milepæle Afhængigheder leverancerne imellem og tidsmæssig rækkefølge afdækkes Faseskift identificeres jf. fasemodellen

10 Hvordan: Gant diagram

11 Kendetegn ved en god milepælsplan: Skaber fælles forståelse og accept af projektet Skaber tempo og intensitet i projektet Skaber sammenhæng mellem formål og leverancer, den enkeltes indsats og ansvar Kan bruges som styringsredskab og til projektopfølgning

12 Eksempel på milepælsplan Projekt: XXX Projektleder: XXX Dato: X/X-XX Leverance/ Delleverance Milepæl Ansvar Termin Ok X/X 200X Ok Ok Information via artikler

13 Spørgsmål?

14 Øvelse

15 Øvelse Leverance: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Milepæl: Hvad er leverancens slutprodukt og hvornår er deadline?

16 Målhieraki Hvordan? Hvorfor?

17 Generelle fif - leverancer Vær opmærksom på, at jo mere overordnet leverancerne er formuleret, jo svære er det at gennemskue hvordan projektet er tænkt udført jo mere man kan bryde sine hovedleverancer ned i mindre delleverancer (opgaver) jo bedre Gør det tydeligt hvilke delleverancer der tilhøre hvilke hovedleverancer, fremmer overskuelighed og sammenhæng

18 Generelle fif - leverancer Leverancer: Pas på jeres leverancer ikke får for meget karakter af målsætninger tænk hele tiden i konkrete opgaver Hvis jeres leverance har karakter af udvikling, så husk at benytte jer af metoder, som kan honorere dette fokus/understøtte det kreative/innovative element i udviklingsprocessen så det fremgår af delleverancerne hvordan I ønsker at gribe udviklingen an!

19 Eksempel på leverance Spørgsmål: Hvordan bringer vi værdierne: At skabe, bidrage og sætte spor i spil i forhold til brugernes brug af biblioteket? Svar: Leverance 1: Afklaring af hvad projektgruppen forstår ved skabe, bidrage og sætte spor dvs. en definition af de tre værdier i en bibliotekskontekst.

20 Eksempel på delleverance Delleverance 1.a: Indsamling af erfaring i forhold til og materiale omkring de tre værdier. Delleverance 1.b: Brainstorm i projektgruppen som afsæt for en beskrivelse af de tre værdier (faciliteret ved projektlederen). Delleverance 1.c: Undersøgelse af hvordan det fysiske rum kan indrettes mere interaktivt/ brugerinvolverende.

21 Eksempel på milepæl Milepæl leverance 1: Den x/x 20xx har projektgruppen udarbejdet en indstilling til ledelsen, der beskriver hvordan det tre værdier kan bringes i spil. Milepæl delleverance 1.a: Den x/x 20xx har projektdeltager x indsamlet erfaring og materiale og delt det med resten af projektgruppen.

22 Hvad er et team?

23 Gruppe versus team Gruppe (børnehave) Håndboldteam

24 En gruppe Gruppemedlemmer har individuelle: Mål Opgaver Ansvar Er ikke (så) afhængige af hinanden

25 Et team Lille (selv)organisatorisk enhed Klare fælles mål Fælles ansvar Forskellige og komplementerende kompetencer Større grad af afhængige mellem deltagerne

26 Hvad er et team? ABC > A+B+C

27 Hvad er et team? Helheden er mere og andet end enkeltdelene Gregory Bateson

28 Hvad er et team? Et TEAM består af kommunikation i den systemiske optik Med fælles mål Komplementære En samlet fælles funktion

29 Perspektiver

30 Team/Gruppedynamik Jeg kan kun beklage, at hver gang jeg har brug for et par hænder til mine fabrikker, får jeg et helt menneske. Henry Ford, 100 år siden

31 Refleksion Tænk over en god team-oplevelse du har haft: Hvad gjorde det til en god team-oplevelse? Og i hvilke henseender var den forskellige fra mindre gode team-oplevelser, du har haft?

32 Fra Individ til System

33 Nysgerrighed Vær nygerrig på andres perspektiver

34 + andre ting i spil som: Kognitiv stil Personlige præferencer Opgaveområder Venskaber

35

36 Spørgsmål?

37 Hvordan får man som projektleder sit team/sin projektgruppe til at performe?

38 Udviklingen af team 4 faser 1. Beslutningen om team 2. Etableringen af team 3. Det funktionelle team 4. Det højtydende team

39 Fase 1: Beslutningen om teamdannelse Afklaring af om/hvordan team er løsningen på fremtidens udfordringer? Hvilke ydelser skal vi levere som organisation i fremtiden? Hvordan ønsker vi fremtidens organisation skal være? Hvilken organisationsstruktur understøtter bedst dette? Hvad vil kunne vindes ved at vælge en teamstruktur? Hvad vil mistes? Hvilken teamstruktur vælges, hvilken form for teamorganisering (tværfaglige team, ad hoc team etc.)? Definition af de konkrete team: Medarbejdersammensætning, arbejdsopgaver, mål/krav til teamet.

40 Fase 2: Etableringen af teamet Afklaring af teamets formål og mål/opgaver/ leverancer Hvad er det teamet skal? Etablering af samarbejdsformer Hvordan kan vi som team lykkedes med vores opgaver? Hvilke former for samarbejde har vi brug for? Begyndende teamrutiner Eks. Fra MUS til TUS og teammøde Fasen er kendetegnet ved mange spørgsmål det er bl.a. besvarelsen af disse, der skaber udvikling af teamet!

41 Fase 3: Det funktionelle team Teamet deltager i formuleringen af egne målsætninger Fra teamet til teamet i organisationen teamet har nu overskud til at orientere sig mod organisationen ( vende sig imod omverdenen ) Teamet opbygger funktionelle rutiner: Hvad gør vi når? Hvordan sikrer vi at? Hvordan træffer vi beslutninger?

42 Fase 4: Det højtydende team Skift fra: I skal til vi vil Et stærkt vi: Høj grad af tillid Høj selv-refleksivitet, dvs. forholder sig til og kommer med forslag til: Egen målsætninger Samarbejdet i teamet Relationer til andre i organisationen, interessenter etc. Optimering af processer Fasen er kendetegnet ved: Erfaringer omsættes gennem læring til forbedringer.

43 Tuckmans teamudviklingsmodel

44 Tuckmans teamudviklingsmodel 1. Forming: Teamet dannes. Hvem er deltagerne? Hvordan skal vi gøre det? Hvem referer vi til? 2. Storming: Koordineringsvanskeligheder ifbm etablering af fælles forståelse, roller og rutiner 3. Norming: Teamet etablerer fælles forståelser, roller og rutiner. Fællesskaber etableres 4. Performing: Teamet kan koncentrere sig primært om substansen i samarbejdet fremfor samarbejde, organisering etc. Samarbejdet glider, energi og evner udnyttes. Udvikling har højeste prioritet 5. Adjourning: Afklaring ift. opløsning eller fortsættelse

45 Adjourning Afklaring om opløsning/fortsættelse (Selv)evaluering Evt. rituel afslutning

46 To forskellige positioner man kan indtage som projektleder i forhold til sit projektgruppe: 1. Chef 2. Coach

47 Chef -positionen Positionen som chef er den, der ligger nærmest en traditionel ledelsesrolle; her opererer projektlederen fra en myndig position med at tildele projektgruppen opgaver med tydelige overordnede (præstations)mål og (produktuions)krav.

48 Chef -positionen indbefatter: At sætte rammer for opgaver og ressourcer At sørge for at formålet med det fælles projekt er relevant og meningsfyldt for projektdeltagerne At følge op på præstationer igennem projektgruppens mundtlige og skriftlige afrapporteringer At sikre den strategiske kobling til organisationens øvrige aktiviteter

49 Coach -positionen I positionen som coach arbejder projektlederen med projektgruppens udviklingsprocesser med henblik på at gøre den i stand til at løse opgaver på en dag til dag basis

50 Coach -positionen indbefatter: At sørge for at der i projektgruppen udvikles en fælles forståelse af strategi, procedurer og opgaveløsning At facilitere en åben arbejdsform i projektgruppen, dvs. skabe rum for forskellige perspektiver, holdninger etc. At sikre videndeling i projektgruppen At have fokus på både projektdeltagerne og relationerne projektdeltagerne imellem

51 Vigtigt! Det skal understreges, at der ikke er tale om to forskellige ledelsespersoner, men to positioner som projektlederen må beherske!

52 Få teamet til at performe i rollen som chef og coach hvor skal man have sin opmærksomhed?

53 4R Sætte rammer for opgaver og ressourcer (bl.a. tid og økonomi) Motivere teamet med tydelige markeringer af egen overbevisning om det attraktive i organisationens mission og vision Retning At teamet udvikler velfungerende fælles forståelser for strategi, procedurer og opg.løsning Rammer Chef positionen Coach positionen Råderum Informere teamet om ledelsesmæssige og strategiske beslutninger, som har betydning for teamet Facilitere individuelle og kollektive læreprocesser og sikre videndeling Relationer

54 Redskaber der kan hjælpe med at drive projektet fremad Projektbeskrivelsen Milepælsplanen Mødeledelsesredskaber

55 At skabe fremdrift Når du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde alle folk sammen for at samle tømmer. Du skal uddele opgaver eller delegere arbejdet. Du skal vække deres længsel efter det store åbne hav.

56 Spørgsmål?

57 Frokost

58 ELEVATOR PITCH

59 Udfordringer i formidling Offentlighedsangst Perfektionisme Usikkerhed Ejerskab

60 At sælge projektet flere gange Salget indadtil Salget til teamet Salget til brugeren Salget til eksterne partnere Politikere

61 Formidling og formattering NABC HOOK NEED Behovet hos den man skal sælge til! APPROACH BENEFIT COMPETITION

62 Hook Tænk hvis vi kunne få Mærsk til at gå på biblioteket Hvad har post its og madpakkespisende børn til fælles 7 ud af 10 bibliotekarer oplever at Den rette forstyrrelse

63 HVEM er modtageren af NABC? Biblioteksbrugere Ledelsen PROJEKTET Eksterne samarbejdspartnere Kolleger Kommunale politikere

64 Need Definér målgruppens behov: Hvem består målgruppen af? Grundig beskrivelse af målgruppe Hvem vil I henvende jer til? Hvad er målgruppens behov? altså beskrivelse af et væsentligt behov, der skal opfyldes ved projektet

65 Approach En beskrivelse af hvad projektet går ud på Hvordan understøtter netop dette projekt målgruppens behov Hvad er det så vi gør for at møde Need?

66 Benefit Hvordan får målgruppen gavn af projektet? Hvad er effekten af projektet? Whats in it for me?

67 Competition Hvilke fordele har forslaget i forhold til eventuelt andre lignende projekter? F.eks. økonomi, nemt at gennemføre, særlig ekspertise bibliotekerne besidder etc. eller risici, som projektet skal tage højde for. Hvem gør det samme? Og hvorfor kan vi gøre det bedre? Hvad er det unikke eller nytænkende ved forslaget? Det har vi allerede gjort NEJ!

68 Elevator pitch

69 Biblioteksklubben 1. pitch Klubmedlemmer

70 Biblioteksklubben 2. pitch

71 Elevatorpitch Definition Et menneskeligt elevatorpitch

72 Øvelse

73 INSTRUKTION Vælg én af disse to målgruppe, som I skal sælge til: Kolleger eller jeres Brugere dette er rammen for jeres oplæg! Beskriv i stikord NABC (i det udleverede skema) Lav et hook I har nu 10 minutter i makkerparrene!

74 PITCH - øvelse Modtager Hook Need Approach Benefit Competition

75 Pitch!

76 PITCH i plenum og feedback fra plenum

77 Spørgsmål?

78 IGEN pitch fra ny position

79 Feedback øvelse Idéudviklende fokus på potentialer Kritisk-konstruktivt - fokus på faldgruber

80 Refleksion Er der nogle af de erfaringer I nu har gjort jer med at pitche, som I kan bruge i jeres arbejde med projekter?

81 Innovation Vandhullet

82 Evaluering

83 Evaluering Når vi arbejder med evaluering, er spørgsmålene vores primære redskab!

84 Evaluering med maksimalt udbytte Hvilke spørgsmål skal vi stille For at få svar som giver værdi Og som bidrager til at skabe et ønsket fokus Der igen giver os handlemuligheder til at bevæge os ind i en bedre/mere effektiv/ fremtid?

85 Evaluering med maksimalt udbytte Kort sagt: Som man råber i skoven får man svar!

86 Eksempel Hvor tilfreds er du med din leder? Hvordan hjælper din leder dig til at skabe resultater?

87 Dvs. Enhver formulering af et spørgsmål definerer et domæne af legitime svar. Karl Tomm

88 Hvilket sprog dominerer, når I evaluere? Er det et mangelsprog? Fokus på problemer, fejl, mangler, det som ikke virker. Skaber situationer hvor mennesker: Adskilles, isoleres, føler sig utilstrækkelige og misforståede.

89 Eksempel på mangelsprog Vi kommer nemt til at: Tale om det, vi ikke vil have Tale om det, der ikke virker Tale om det vi vil undgå Tale i et mangelsprog: vi kan ikke Lære alene af vores fejl

90 Hvilket sprog dominerer, når I evaluere? Er det et ressourcesprog? Fokus på muligheder, succeser, ressourcer, kompetencer, det der virker. Skaber situationer hvor mennesker: Samles, er en del af fællesskabet, føler sig kompetente og forståede.

91 Eksempel på ressourcesprog Med et bevidst fokus på ressourcer og det der virker, kan vi i stedet: Tale om det, vi gerne vil have Tale om det, der virker godt Tale om den fremtid, vi ønsker os Tale i et ressourcesprog: vi kan Lære af vores succeser

92 Hvorfor evaluerer vi? For at dokumentere For at kontrollere For at skabe udvikling For at skabe læring Hvordan undgår vi at evaluere for evalueringens skyld?

93 Fokus Det vi ikke ser eksisterer ikke Maturana Og omvendt: Det vi fokuserer på bliver vores virkelighed!

94 Så hvor er vores fokus? og hvor kommer kravet om evaluering fra? Derfor altid vigtigt at overveje forud for en evaluering: Hvad er formålet med evalueringen? Hvem skal bruge evalueringen? Hvad skal vi bruge den til?

95 Den konstruktive evaluator 1. Finder frem til og involverer alle, der er relevante for evalueringen 2. Sætter fokus på de opfattelser af virkeligheden som de hver især har 3. Arbejder med at skabe fælles mening omkring evalueringens formål 4. Anvender metoder der passer til den konkrete kontekst 5. Skaber et rum hvor opfattelser og fortolkninger kan forhandles

96 Projektværktøj evaluering Formål: At få afsluttet projektet på en god og fair måde for alle At alle bliver hørt om processen At trække så megen læring ud af projektet som overhovedet muligt At den enkelte får mulighed for at få feedback At dokumentere særlige, opnåede erfaringer, så andre projekter kan trække på disse At der bliver fulgt op på projektets succeskriterier, og taget stilling til om projektet har været en succes

97 Projektværktøj metode: Som projektleder skal man forud for evalueringsmødet overveje: Hvad er det specifikke formål med evalueringen (herunder også: Hvem skal bruge den og til hvad)? Hvem skal deltage? Hvad skal der sættes fokus på? Lige overveje hvad det er for et sprog man bruger!

98 Projektværktøj metode: Er i værktøjet opstillet fem opmærksomhedspunkter med et udvalg af mulige spørgsmål ift.: 1. Starten på projektet 2. Projektets liv 3. Projektets mål 4. Projektets succes 5. Projektets afslutning. Plus evt. andre punkter som projektlederen finder relevante at diskutere!

99 Projektværktøj metode: Hjælpespørgsmål til dem der skal deltage i evalueringen: Hvad fungerede godt og hvorfor? Hvad fungerede mindre godt og hvorfor? Hvad vil vi gøre anderledes næste gang?

100 Projektværktøj metode: På mødet er det projektlederens rolle: At facilitere mødet, så alle kommer til orde, alle perspektiver kommer på banen At sikre dokumentationen At bringe resultatet af evalueringen videre og hvis muligt sikre at det bliver brugt fremadrettet i forhold til kommende projekter

101 Spørgsmål?

102 Øvelse Dine 2-3 bedste oplevelser i løbet af kurset? Hvad har jeg selv bidraget med, for at gøre de to kursusdage til en positiv oplevelse? Hvad har mine meddeltagere bidraget med?

103 Afrunding Postkortøvelse i forhold til den vigtigste læringspointe Kursusevaluering Tak for i dag