Referat, styringsdialogmøde 2018 med Bedsted Andelsboligforening

Transkript

1 Referat, styringsdialogmøde 2018 med Bedsted Andelsboligforening Emne: Samarbejdet mellem Thisted Kommune og kommunens almene boligorganisationer Formål med mødet: Dialog om status på boligorganisationen mv. Referent: Charlotte Petersen Dato: 6. december 2018 Varighed: 1 time og 15 min. Tilstedeværende: Fra Bedsted Andelsboligforening: Formand Inger Marie Jensen, bestyrelsesmedlem Oda Andersen samt revisorer fra Revision Limfjord Henrik Ifversen og Peter Lyndrup. Fra Thisted Kommune: Børge Nygaard, Robert Langeland og Charlotte Petersen Dagsordenspunkt: Konklusion: 1. Status på boligorganisationen og dens afdelinger Samarbejde med kommunen Bedsted Andelsboligforening (BA) angiver i styringsrapporten, at de er interesserede i henvendelser fra kommune vedrørende potentielle nye lejere. Thisted Kommune oplyser, at man vil kontakte ældreafdelingen ift. muligheden for at henvise til BA. Muligheder, udfordringer eller risici Det er en udfordring, at de seneste års tomgang har forværret foreningens økonomi. BA forsøger sig derfor med en mere proaktiv annonceringsform. Foreningen har en hjemmeside, der opdateres med ledige lejemål, og BA anvender desuden Facebook til at dele information om ledige lejemål samt annoncerer på Boligportalen. På mødet blev muligheden for en eventuel fusion med en anden boligforening drøftet med henblik på at fremtidssikre afdelingen. Effektivisering af administration og drift Administrationen foretages af formanden, der er eneste ansatte i administrationen. Der er begrænsede udgifter til småreparationer m.m. til en "vicevært", og derudover er der kun udgifter til en havemand. Ledelse og beboerdemokrati Det kræver hvert år et stort arbejde at finde de nødvendige bestyrelsesmedlemmer. Det betyder, at alle beboere, der måtte ønske det, har mulighed for at få indflydelse. Renovering m.v. Der er lavet facadeløft i Hareparken, og der er indsat 3 nye køkkener (Skolegade 14, Gartnervænget 14, Bakkevej 2) samt lavet 2 nye badeværelser (Skolegade 14, Balsbyvej 8). Derudover er dog generelt skruet ned for udgifterne til vedligehold og istandsættelse, hvilket kan betyde, at man skubber en vedligeholdelsesopgave foran sig. Udlejning 1

2 Der er fortsat udfordringer med udlejning i Hareparken. Sidste år var der 10 fraflytninger. Ved udgangen af 2017 var der 7 ledige lejemål, og pt. er der 9 ledige lejemål i Hareparken ud af 18 boliger. De ledige lejemål i Hareparken har resulteret i tomgangsleje i 2017 på 336 kr. (der var budgetteret med 100 tkr.). De resterende boliger er rækkehuse eller 1- planshuse, hvor der er venteliste til boligerne (10-12 personer). Huslejen i de ledige boliger blev i år sat ned med kr. pr. lejlighed til ca kr. pr. lejlighed i et forsøg på at få dem lejet ud. Det har dog ikke haft en effekt på udlejningen. Alle boliger stiger med 200 kr. pr. måned fra 1. januar Tidligere drøftede forhold 1. Opdatering af kommentarer i styringsrapporten: Thisted Kommune kvitterer for, at der er angivet svar på side 1 i styringsrapporten. Besvarelsen mht. Tidligere drøftede forhold er dog ikke tilfredsstillende. Thisted Kommune henstiller til, at der fremadrettet kommenteres uddybende på alle punkter fra sidste års aftaledokument. 2. Stort fokus på nedbringelse af lejeledighed. Der er ingen ændringer, og der er således stadig udlejningsvanskeligheder. Thisted Kommune henstiller til, at BA i Styringsrapporten uddyber, hvordan man forsøger at nedbringe lejeledigheden. 3. Øge de årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, så vidt økonomien muliggør dette. Grundet den udfordrende økonomi er dette pt. ikke muligt at øge henlæggelserne. 4. Vedligeholdelsesplan skal indeholde størrelsen af årets henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Status er, at vedligeholdelsesplanen er udarbejdet i maj 2017, men den indeholder fortsat ikke en udspecificeret opdeling i konto 116 og 120 med angivelse af konto 401 hhv. primo og ultimo året over en 10-årig periode. Thisted Kommune anbefaler, at den nuværende vedligeholdelsesplan suppleres med disse oplysninger. 5. I forbindelse med udarbejdelse af regnskabet for 2017 skal der tages højde for fejlkonteringer, der er indeholdt i regnskabet for Thisted Kommune kvitterer for, at der i regnskab 2017 er rettet op på en del af de tidligere diskuterede forhold, bl.a. budgetteres der nu med afvikling af resultatkontoen. Økonomi Landsbyggefonden og Thisted Kommune har i en årrække og sidst i forbindelse med regnskab gjort Bedsted Andelsboligforening opmærksom på, at der optræder en række fejl i boligforeningens regnskaber, og boligforeningen har lovet at rette op på fejlene. Til trods herfor har det gentagne gange vist sig, at der fortsat er adskillige fejl i regnskaberne. Bedsted Andelsboligforening skal derfor i forbindelse med udarbejdelse af regnskabet for 2018 sikre sig, at de fejl der var i regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingen ikke forekommer i regnskab På baggrund af kvaliteten af regnskab 2018 vurderer Thisted Kommune, hvorvidt Bedsted Andelsboligforeningen skal meddeles påbud. I forbindelse med regnskab 2017 har Landsbyggefonden i forbindelse 2

3 med stikprøvekontrol pointeret 9 forhold, som fonden udbeder sig svar på. Derudover er pligtmæssige bidrag og udamortiserede lån ikke konteret korrekt. Boligselskabets revisor besvarede d. 6. september 2018 og forsikrede, at der vil blive rettet op på de fejl, der er i regnskab 2017 (hovedsageligt konteringsfejl eller forståelsesfejl), i regnskab Landsbyggefonden har taget svar nr. 1-3 og 5-9 til efterretning. Punkt 4 drejer sig om, at opgørelse af dispositionsfonden ikke er opdelt i en bunden og fri del, og Linda Vråe fra Landsbyggefonden og revisor Peter Lyndrup har her aftalt, at det forinden afslutning af 2018-regnskab vil blive nærmere undersøgt, hvordan afvikling af afdelingens lån i boligorganisationen konteres korrekt. Boligforeningens overordnede økonomi Jf. styringsrapporten er BA en af de mest effektive (billigste) i regionen med en effektivitetsprocent på 97,4, hvilket er positivt. Administrationsbidraget er for 2017 på kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er uændret i forhold til forrige år og ligger lidt under benchmark på kr. Thisted Kommune bemærker, at administrationsbidraget ikke beregnes kostægte i hverken budget 2017 eller 2018, hvorved der opkræves 12 tkr. årligt for lidt hos afdelingen. Det skal der rettes op på senest fra og med budget Bidrag til dispositionsfondens frie del er på ca kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er en stigning på knapt 600 kr. i forhold til året før. Det er fortsat en del under benchmark, der ligger på ca kr. i Dispositionsfonden udgjorde ultimo tkr. (stigning på 124 tkr. i løbet af året). Den disponible del er i 2017 øget med 38 tkr. til 293 tkr. Afdelingen indbetaler til dispositionsfonden, indtil fonden i likvide midler udgør kr. pr. lejemålsenhed. I forhold til de udamortiserede ydelser udløb der sidst et lån i 2015 eller De udamortiserede ydelser er derfor stabile i de kommende 5-10 år. Arbejdskapital pr. lejemålsenhed er kr. og halvt så stor som benchmark på tkr. Arbejdskapitalen er reduceret med årets resultat på minus 35 tkr. til 71 tkr. som følge af for lavt administrationsbidrag på trods af, at afdelingen og ikke dispositionsfonden afholder lejetab. Boligforeningens underskud i 2017 var på kr. Egenkapitalen er øget med 90 tkr. til tkr. Egen trækningsret er øget med 88 tkr. i 2017 til 355 tkr. I slutningen 2018 forventes den at være steget med ca. 90 tkr. Afdelingens økonomi Jf. revisionsprotokollen er der i foråret 2017 udarbejdet en ny 10-årig vedligeholdelsesplan, som forudsætter en fordobling af de nuværende årlige henlæggelser på 450 tkr. Det vil resultere i en huslejeforhøjelse på 650 kr. pr. mdr. I en tid med betydelige udlejningsvanskeligheder anses en sådan huslejestigning for urealistisk. Thisted Kommune bemærker, at der skal være overensstemmelse mellem de årlige henlæggelser i vedligeholdelsesplanen og så 3

4 henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse i driftsbudgettet for afdelingen. Thisted Kommune bemærker desuden, at der på side 480 i revisionsprotokollen vises henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse jf. konto 116. Det drejer sig dog om konto 120, hvilket skal rettes i revisionsprotokollen for Huslejen ultimo 2016 er i snit 617 pr. m2, så relativt lav husleje sammenlignet med almennyttigt boligbyggeri i andre mindre byer i Thisted Kommune. I 2017 steg huslejen 350 kr. pr. bolig, og i 2018 steg huslejen 60 kr. pr. bolig bortset fra boligerne i Hareparken. Hvor stor er huslejestingingen i 2019 og er den differentieret på boligafsnit? Friholdes boligerne i Hareparken (dvs. de 18 boliger på Thylandsgade) i 2019 pga. udlejningsvanskeligheder? Ift. Kommunegaranti udgør Thisted Kommunes andel 1,6 mio. kr. overfor afdelingen ultimo Underskud i 2017 er på 180 tkr. (i 2016 var det 21 tkr.), som overføres til opsamlet resultat, der budgetteres afviklet i budget Tab på tomgang i 2017 gav merforbrug på 235 tkr. sammenholdt med budgettet i afdelingsregnskabet. Det fremgår, at resultatet er noget under det forventede pga. udlejningsvanskeligheder. Egenkapitalen er reduceret markant fra 928 tkr. til 524 tkr., dvs. med 404 tkr. Det skyldes en reduktion i opsparing til istandsættelse (konto 402 fra 232 tkr. til 20 tkr.) samt forøgelse af opsamlet underskud fra -3 tkr. til -183 tkr. Konklusion Sammenfattende bemærker Thisted Kommune, at effektivitetstallet for boligforeningen er højt. Den fysiske stand for afdelingens boliger taget i betragtninger er der dog behov for at øge opsparingen til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Samtidig er lejeledigheden på ca. 14% meget stor, og det er vigtigt hurtigt at få den nedbragt mhp. at sikre boligforeningens overlevelse. Thisted Kommune anbefaler Bedsted Andelsboligforening at overveje at blive lagt sammen med en anden boligforening for at få styrket dispositionsfonden. Endelig ser Thisted Kommune sig nødsaget til at skærpe retorikken i aftaledokumentet, idet der år efter år fortsat er fejl i de regnskaber, som Bedsted Andelsboligforening leverer. 2. Eventuelt 3. Aftaledokument og mødereferat BA beder igen Thisted Kommune om hjælp ift. henvisning af borgere til boliger i BA, og kommunen vil gerne forsøge at hjælpe og går i dialog med ældreafdelingen herom. Aftaledokument og mødereferat udarbejdes af Thisted Kommune og fremsendes til godkendelse hos Bedsted Andelsboligforening. 4

5 4. Næste møde Næste administrative dialogmøde afholdes i 4. kvartal

6