Kurt Oddershede Birgit Larsen. Hans-Henrik Brandt. Hans-Henrik Brandt

Transkript

1 Regionshuset Viborg Oustruplund Oustrupvej Kjellerup Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Anmeldt tilsyn på Oustruplund Afdeling Lindehuset og Skovhuset Udført den 18. april 2013 Dato Camilla Rebekka Rask Tel Side 1 Oustruplund Oustrupvej Kjellerup Oustruplund er et socialpædagogisk dag- og døgntilbud til børn, unge og voksne, der har svære psykosociale problemstillinger. Tlf.: oustruplund@rm.dk Afdelinger Lindehuset Lov om Social Service 67 stk. 1, normeret til 5 pladser + 3 pladser i Lindehuset Light Skovhusene Lov om Social Service 67 stk. 1, normeret til 7 pladser Støtteboligerne Lov om Social Service 107, normeret til 13 pladser Afdelingsledere Konstitueret afdelingsleder Inga Sjøgren Projektafdelingen Særlige projekter, Akut og afgiftning Projekter Dag og Projektfamilier Værkstederne Lov om Social Service 103 Skole Kurt Oddershede Birgit Larsen Hans-Henrik Brandt Hans-Henrik Brandt

2 Specialområde for Socialpsykiatri børn og unge Områdeleder: Agnete Thomsen Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2011 og frem. Alle tilsynsrapporter kan ses på Tilsynene udføres i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Bo- og Døgntilbuddet Projektafdeling Oustruplund Afdeling i Trustrup Skovhusene Projektafdelingen Karuphus Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter Tilsynets fokusområder Dette tilsyn havde fokus på: Aktuel status: o Belægning o Organisatoriske udfordringer o Dansk Kvalitetsmodel implementering af de tre nye standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og Utilsigtede Hændelser, UTH Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o Målgruppe o Metodiske tilgange o Sammenhæng med tilbuddets praksis Dokumentation: opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Magtanvendelse: o Tilbuddets praksis o Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: tilbuddets praksis Beboerøkonomi Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Rundvisning på Lindehuset Medicinhåndtering: o o Tilbuddets praksis Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Utilsigtede hændelser (UTH): o Organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Side 2

3 Organisatoriske forhold: Kompetenceudvikling og supervision Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, vold og trusler, sygefravær Tilsynets metode Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Tilsynsteamet havde forud for tilsynet modtaget følgende materiale: Folder om Bo- døgntilbuddet Forretningsorden for LMU, udvalg, dagsorden for næste møde og referat fra sidste LMU-møde Medicininstruks Procedure for beboerøkonomi Medarbejderoversigt Procedure for sikkerhed ved alene arbejde Notat om målgruppe og metodisk tilgang Procesbeskrivelse i forbindelse med implementering af standarderne magtanvendelse, medicinhåndtering og UTH Lokale tilføjelser til magtanvendelse, medicinhåndtering og UTH for Specialområde- socialpsykiatri børn og unge. Sygefravær og Oustruplund. Sygefravær for Bo- og døgntilbuddet. I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: Eksempel på en individuel plan Eksempel på en målbeskrivelse Eksempel på medicinskema for beboer Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Områdeleder Agnete Thomsen Afdelingsleder Inga Sjøgren Pædagog, Lindehuset Husmor, Lindehuset Ung, Lindehuset Mor til ung Medarbejderrepræsentanten var udvalgt af ledelsen Beboerne blev spurgt af afdelingslederen, om de ville tale med tilsynet. De pårørende var blevet adspurgt om deltagelse pr. brev forud for tilsynets gennemførsel. Medarbejdernes, beboerens og den pårørendes navn er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet fik en rundvisning på Lindehuset. Tilsynet ankom kl.9.00 og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev planlagt sammen med ledelsen. Afslutningsvist fik ledelsen en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet er ud- Trine K. Birkemose Tlf.: Side 3

4 ført af Tilsynskonsulent Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Tlf.: Tilsynets samlede vurdering For den generelle faglige indsats, er det tilsynets vurdering: At begrundelsen for tilpasning af den pædagogiske tilgang er velinformeret og tilgodeser målgruppens særlige udfordringer, herunder ungegruppens behov for rammer, struktur, forudsigelighed og troværdige voksne. At tilbuddet efterlever standarder og regionale retningslinjer jf. DKM for Kommunikation, Brugerinddragelse og Individuelle planer, herunder at der er udformet mål og delmål, som er retningsgivende for indsatsen, samt at der finder opfølgning sted. At det ikke tydelig fremgår om den individuelle plan tager sit afsæt i den kommunale handleplan i overensstemmelse med kravene i den regionale retningsline, som relaterer sig til standarden individuel plan. Magtanvendelse: Specialområde for Socialpsykiatri børn og unge har udarbejdet lokale tilføjelser til den regionale retningslinje. Det er tilsynets vurdering: At de lokale tilføjelser efterlever kravene i den regionale retningslinje At Oustruplunds praksis- om end der er et særdeles begrænset antal magtanvendelser- efterlever den regionale og de lokale retningslinjer, herunder at: o Magtanvendelserne registreres og indberettes efter gældende regler, herunder at der gives klagevejledning. o At magtanvendelser analyseres med henblik på fremadrettet forebyggelse Risikovurdering: Specialområde for socialpsykiatri børn og unge har udarbejdet lokal procedure for risikovurdering, der er under begyndende implementering. Det er tilsynets vurdering at: Tilbuddets procedure for risikovurdering efterlever de regionale krav, samt at implementeringen bidrager til større sikkerhed for medarbejderne og konkrete risikobeskrivelser for den unge, som vil bidrage til en reflekteret og bevidst tilgang til forebyggelse af udadrettet adfærdsmønstre hos de unge. Beboere og pårørende: Beboeren, som tilsynet talte med, var generelt tilfreds med den hjælp og støtte han modtog og havde ikke ønsker til en ændring af indsatsen. Den pårørende, som tilsynet talte med, var tilfreds med beskæftigelsesindsatsen, men ikke med samarbejdet om den pædagogiske indsats, som sønnen ydes i øvrigt. Det er tilsynets vurdering at: At Lindehuset forsøger at tilrettelægge et individualiseret samarbejde med de pårørende til gavn for den unge. At tilbuddet er lydhør og villig til at indgå i løsning af oplevede samarbejdsproblemer med de pårørende. Side 4

5 Koncern økonomis interne kontrol den 22. august 2012 gav ikke anledning til bemærkninger, hvorfor tilsynet vurderer, at tilbuddet har en sikker håndtering af beboernes lomme- og tøjpenge. De fysiske og sundhedsmæssige rammer: Det er tilsynets vurdering: At omorganiseringen af Lindehuset imødekommer målgruppens behov for at indgå i skærmede sammenhænge i et bomiljø der er hyggeligt, indbydende og ryddeligt. Medicinhåndtering: Det er tilsynets vurdering: At den tværgående medicininstruks efterlever kravene i såvel den regionale retningslinje som i Sundhedsstyrelsens vejledning af At medicinhåndteringen foregår korrekt og sikkert, at medarbejderne besidder de nødvendige kompetencer, samt at Bosted System anvendes til dokumentation. Utilsigtede hændelser: Det er tilsynets vurdering: At den tværgående lokale tilføjelse efterlever den regionale retningslinje, og er kendt af medarbejderne, men ikke kan lokaliseres af medarbejderrepræsentanten. At utilsigtede hændelser indberettes til Dansk Patientsikkerhedsdatabase i henhold til gældende lovgivning, samt at der finder opfølgning sted Arbejdsmiljø: Det er tilsynets vurdering: At ledelsen har fokus på at bevare og udvikle medarbejdernes arbejdsmiljø gennem et tydelig, med lydhør ledelsestilgang, At der er fokus på opbygning af fælles afdelingskultur, der understøtter en tæt opgavekoordinering og vidensdeling, gennem en fast mødestruktur og månedlig supervision. Anbefalinger At tilbuddet med fordel kan skabe sammenhæng mellem kravene i de ydelsesspecifikke standarder og den pædagogiske beskrivelse for døgnafdelingerne, således at der skabes vished for at ydelsesspecifikke standarder er kendt og anvendt i overensstemmelse med den pædagogiske praksis Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold som gav anledning til opmærksomhedspunkter. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Belægning Oustruplund har valgt at samle de tre faste døgntilbud Skovhusene, Lindehuset og Støtteboligerne organisatorisk i en afdeling med een afdelingsleder, hvilket har medført en ombygning af Lindehuset, så unge indskrevet i 67 tilbud- tidligere Lindehuset og Skovhusene- alle er blevet tilbudt en plads i det nye Lindehus pr. 1. januar Unge indskrevet i Side 5

6 107 tilbud bor i støtteboligerne. Desuden tilbydes pladser i Lindehuset Light, som et udslusnings- og efterværnstilbud. Der er indført vågen nattevagt på Lindehuset. Aktuelt er der 6 beboere indskrevet i Lindehuset, hvor den yngste er 15 år og den ældste er 18 år. I områdeledelsen tiltræder ny driftsansvarlig leder pr. 1. maj Organisatoriske udfordringer Omorganiseringen af afdelingerne skal ses i lyset af fortsat faldende efterspørgsel på døgnpladserne på Oustruplund. Aktuelt står Specialområdet Socialpsykiatri børn og unge (SDU) overfor yderligere tilpasninger, hvilket også har givet anledning til yderligere personaletilpasninger, svarende til en teamleder, en husmor og fem pædagoger på Himmelbjerggården. Der reduceres med en socialrådgiverstilling på Oustruplund og der tænkes alternativt i forhold til at anvende psykologisk bistand på tværs af Hald Ege, Himmelbjerggården og Oustruplund, som udgør SDU. Sammenlægningen af Lindehuset, Skovhusene og Støtteboligerne giver mulighed for at tilbyde indskrivning til forskellige takster. Den nye organisering er endnu ikke slået i gennem i ydelsesbeskrivelserne, på hjemmesiden og på tilbudsportalen. DKM (implementering af 3 nye standarder/ regionale retningslinjer Kvalitetsorganisationen i SBU består af en overordnet kvalitetskoordinator samt nøglepersoner på henholdsvis Hald Ege, Himmelbjerggården og Oustruplund. Der er udformet en procesbeskrivelse, som behandler implementeringen af de tre nye standarder magtanvendelse, medicinhåndtering og utilsigtede hændelser, samt en plan for selvevaluering i form af en spørgeskemaundersøgelse og en intern audit. Forud for tilsynet havde tilbuddet fremsendt lokale tilføjelser for de tre nye standarder. Det er endnu ikke besluttet om der skal udformes lokale tilføjelser til de tværgående lokale tilføjelser. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Målgruppe Metodisk tilgang Målgruppen er uændret børn, unge og voksne, der har svære psykosociale problemstillinger og et eventuelt nedsat kognitivt funktionsniveau, psykiatriske problemstillinger (fx ADHD), udviklingsforstyrrelser (fx autisme) og misbrug. Flere af børnene er omsorgssvigtede og traumatiserede. De nye børn som indskrives på døgnafdelingerne, er børn, som tidligere ville have indgået i enkeltmandsprojekter, hvilket udfordrer afdelingerne og den metodiske tilgang. Ifølge ledelsen er der ikke tale om en målgruppeforandring, men en vilkårsforandring. Ledelsen oplyser at den metodiske tilgang har flyttet sig fra en eksklusivt anerkendende og værdibaseret tilgang til at sætte fokus på konteksten, herunder rammen for og strukturen i hverdagen. Der lægges vægt på forudsigelighed og troværdige voksne. Der arbejdes med udgangspunkt i tre perspektiver, henholdsvis individperspektivet (fx den unges kognitive forudsætninger), aktørperspektivet (fx den unges forudsætninger for inddragelse) og konteksten (den daglige struktur og miljøet i afdelingen, den unges familie, venner og skole). Tilsynet modtog forud for tilsynet en detaljeret pædagogisk beskrivelse af blandt andet den pædagogiske tilgang, metoder og rammer, den daglige struktur og brugerinddragelse. Side 6

7 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Forudsætninger for brugerinddragelse og ønsker til brugerinddragelse, samt den unges kommunikative ressourcer og barrierer er ikke indflettet i pædagogisk beskrivelse. Sammenhæng mellem pædagogisk praksis og de ydelsesspeciffikke standarder under DKM Under interviewet med medarbejderrepræsentanterne fremgår det at kerneydelsen består i at skabe en så normal hverdag for de unge som muligt, med skolegang/beskæftigelse, tøjvask, rengøring og madlavning, fritidsaktiviteter og socialt samvær. Den individuelle plan, mål for indsatsen og ugeskemaet udfærdiges i et samarbejde mellem kontaktpersonteamet og den enkelte uge. Under dokumentgennemgangen udtager tilsynet stikprøvevis en individuel plan. Planen er udformet indenfor de første tre måneder efter at den unge er flyttet ind på Lindehuset, og indeholder en kort beskrivelse af baggrunden for den unges indflytning. Herefter kortlægges brugernes forudsætninger for inddragelse samt den unges kommunikative ressourcer og barrierer. Der er opstillet mål indenfor områderne trivsel og sundhed, personlige og sociale kompetencer, selvopfattelse og selvstændighed, botræning, beskæftigelse i dagtimerne, fritid, relationer til forældre og øvrigt netværk samt relationer til personale og øvrige beboere. Det fremgår ikke om de individuelle plan tager udgangspunkt på i den kommunale 141 plan. Der føres ikke specifikt dagbogsnotater i Bosted i relation til de opstillede mål og delmål. De unges mål og delmål er ikke tydelige på de unges elektroniske journalforside. Mål og delmål evalueres i forbindelse med de halvårlige statusmøder med kommunerne. Opbevaring af personfølsomme oplysninger I Lindehuset anvendes Bosted System til journalisering af individuelle planer, dagbogsnotater mv. På dagen konstaterede tilsynet dokumenter med personfølsomme oplysninger opbevares i overensstemmelse med kravene i persondataloven. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Der har ikke været nogen magtanvendelser i Ifølge ledelsen er magtanvendelse en beføjelse, som tilbuddet kan tage i anvendelse, hvis barnet/ den unge er til fare for sig selv eller andre. Ledelsen understreger at magtanvendelse ikke er et pædagogisk middel. Medarbejderne oplyser at de er bekendt med de bærende principper om proportionalitet, individualitet og mindsteindgreb og den lovhjemlet frist for registrering og indberetning. Arbejdsmiljørepræsentanten rådgiver og vejleder ligeledes, hvis medarbejderne efterspørger hjælp i forbindelse med registrering og indberetning af en magtanvendelse. Tilgangen til magtanvendelse er at det i videst muligt omfang skal undgås og forebygges gennem en anerkendende og konfliktnedtrappende kommunikativ tilgang og/eller skærmede tiltag. Medarbejderne har senest været på et konflikthåndterings og selvbeskyttelseskursus No power no loose og angiver Side 7

8 at de i den forbindelse har tilegnet sig nye redskaber til forebyggelse af magtanvendelser, men også er blevet bekræftet i allerede anvendte tilgange. Risikovurderinger Børn- og ungetilbuddene er blevet pålagt at risikovurdere børn med udadrettet adfærd. Oustruplund har i den forbindelse udformet procedure for sikkerhed ved alene- arbejde, observationsskema for korttidsrisikovurdering, samt et skema til identifikation af risikofaktorer ved den enkelte elev. Under tilsynsbesøget fik tilsynet et eksempel på en risikovurdering. Risikovurderingen indeholder oplysninger i baggrundsmateriale vedrørende vold, individuel historik vedrørende voldsomme perioder, situationer der kan forårsage stress samt aktuelle observationer. Afdelingslederen oplyser at risikovurderingerne er under begyndende implementering. Medarbejderne, som talte med tilsynet var ikke vidende om eksistensen af den konkrete risikovurdering. Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse Pårørendesamarbejde og pårørende udsagn Beboerudsagn Beboerøkonomi Forældresamarbejde tilrettelægges individuelt og under hensyntagen til barnets særlige problemstillinger og forældrenes ressourcer. For børn over 18 år indhentes samtykke forud for etablering af et samarbejde med forældrene. Der indgås konkrete aftaler om hvordan forældrene skal orienteres, ligesom ferier og hjemmebesøg koordineres. Sidstnævnte er kontaktpersonernes ansvar. Der afholdes fælles forældrearrangementer, fx sommerfest, på Oustruplund. En pårørende ønskede at tale med tilsynet på tilsynsdagen. Pågældende var mor til en 19- årig mand, som tilbydes støtte fra projektafdelingen. Moren er tilfreds med den beskæftigelsesindsats som hendes søn ydes, men har ønsker om at sønnen ydes hjælp og støtte til budgetlægning samt til planlægning og deltagelse i aktiviteter i fritiden. Hun mener ikke at kommunikationen om og i samarbejdet med sønnens kontaktperson fungerer tilfredsstillende og har et ønske at kontrakten herom genforhandles. Hun mener ikke at medarbejderen er i besiddelse af tilstrækkelig viden om ADHD (Attention Deficit Hyperactivity Disorder), hvilket forhindrer at indsatsen tilrettelægges under hensyntagen til sønnens særlige udfordringer. Der var en beboer, som havde ønsket at tale med tilsynet. Pågældende kunne fortælle at han var tilfreds med den støtte og hjælp han modtager i Lindehuset, og giver udtryk for at pædagogerne gør det godt, fordi der er tydelige rammer for hvad han må og ikke må. Han er i daglig beskæftigelse og er tilknyttet klubtilbud i Ry. Omgangstonen beskrives som generelt god, dog er der ifølge beboere to beboere som taler træls. Koncern økonomis interne kontrol har den 22. august 2012 foretaget revisionsbesøg på Oustruplund. Besøget gav ikke anledning til nogen kritiske bemærkninger. Forud for tilsynsbesøget har Oustruplund indsendt procedure for håndtering af de unges lomme og tøjpenge, når de er indskrevet under SEL 67, stk 1 og under SEL 107. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Side 8

9 Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Sundhedsfaglige forhold Lindehuset hører til i en af Oustruplunds gamle bygninger. Der er stueplan, 1. sal og 2. sal. I forbindelse med ombygningen er der blevet etableret to køkkener, et ekstra badeværelse, samt opsat vægge i opholdsarealerne for at kunne tilbyde et mere skærmet miljø for mindre grupper af unge. I både stuen og på 1. sal er der således køkken/ alrum samt fællesarealer og fire unge værelser på hver etage, samt tilhørende bade- og toilet faciliteter. På første sal er der tillige adgang til medarbejdernes vagtværelse og adgang til musikog mødelokale i tilstødende fløj. I stuen ligger medarbejdernes fælleskontor, afdelingslederens kontor samt adgang til et fælles samtalerum. Fra 1. sal er en trappe til 2. sal, hvor yderligere to værelser samt et badeværelse. Disse værelser anvendes alene som efterværns pladser. Der er indrettet hyggeligt og pænt og ryddeligt alle vegne. Medicinhåndtering Der foreligger en fyldestgørende medicininstruks i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni Medicininstruksen, som er udarbejdet marts 2013 er tværgående for SBU, Hald Ege - Himmelbjerggården - Oustruplund. Medicininstruksen er tilgængelig på personalekontoret i Lindehuset. Det er en social- og sundhedshjælper/husmor, som er medicinansvarlig i Lindehuset. Medicinen opbevares på medarbejderkontoret i aflåste skabe. Hver elev har eget medicinskab. Der doseres ugentligt, og beboernes medicin opbevares i medicindosetter med angivelse af navn og cpr.nr. Håndkøbsmedicin og naturlægemidler ordineres af læge. For de elever, som er i stand hertil, udleveres medicinen eller dele heraf til selvadministration, fx p-piller. Elevernes medicinskemaer er tilgængelige i Bosted System, hvor der dagligt kvitteres for udlevering. Utilsigtede hændelser Det er den medicinansvarlige medarbejder som er UTH-koordinator på Linedhuset, mens den UTH-ansvarlige er ansat i specialområdet. Medarbejderrepræsentanten kunne overfor tilsynet redegøre for gældende retningslinjerne for registrering og indrapportering af utilsigtede hændelser, herunder at alle utilsigtede hændelser skal indrapporteres i Bosted System. Her er der er en genvej til UTH-sikkerhedsdatabasen, hvor indberetningsskemaet udfyldes og efterfølgende fremsendes til DPSD (Dansk Patientsikkerhedsdatabase). Medarbejderen kunne imidlertid ikke på tilsynsdagen finde linket til indberetning af utilsigtede hændelser. Organisatoriske forhold Generelt, normering, rekruttering Antal medarbejdere. Til det nuværende Lindehus er tilknyttet syv pædagoger, en husmor, to studerende og to faste nattevagter. Side 9

10 Organisatoriske forhold Generelt, normering, rekruttering Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Ifølge både ledelse og medarbejdere har arbejdsmiljøet gennem et længere stykke tid være præget af omorganiseringen, herunder sammenlægning af tre afdelinger og kulturer, afskedigelse af medarbejdere og ansættelse af en ny afdelingsleder. Der er for nuværende to langtidssygemeldte medarbejdere. Sygemeldinger er ifølge ledelsen arbejdsbetingede. Ledelsen beskriver medarbejderne som samarbejdssøgende, hvilket både understøtter udvikling af de ydelser, som de unge modtager og bidrager til en virksom kommunikation mellem ledelse og medarbejderne. Medarbejdere oplyser, at der er ved at falde ro på arbejdsmiljøet, hovedsaglig fordi uroen på medarbejder- og ledelsessiden i form af afskedigelser og gennemstrømning er bragt til ophør samt at samarbejdet med den nuværende afdelingsleder er ved at finde sin form. Ifølge medarbejderne er der brug for ekstra mødevirksomhed for at kunne tilrettelægge en koordineret, individualiseret, men ensartet tilgang til den støtte og hjælp, som hver ung modtager samt at kunne dele erfaringer i medarbejdergruppen. Der er ifølge afdelingslederen indlagt to ekstra afdelingsmøder, for at imødekomme dette ønske. Medarbejderne ydes ekstern supervision en gang månedligt. Side 10