Budget tal i udskrifter. Budgetmodul. Opstart af Budget 2016

Transkript

1 Budgetlægning I regnskabssystemet budgetteres indtægter og udgifter på en fane og ansatte på en anden. I det afleverede budget deles budgettet i Indtægter, udgifter og løn. Budget tal i udskrifter Alle udskrifter under Økonomiportal f.eks kvartalsrapport, henter de godkendte budgettal fra Økonomiportalen og kan derfor ikke ændres eller detaljeres. Alle andre udskrifter bruger det detaljerede budget der er lavet i regnskabet, dette kan derfor rettes i løbet af året hvis det ønskes. Budgetmodul Første gang der skal laves et budget skal det hele tastes manuelt. De efterfølgende år kan det sidste budget hentes ind og rettes til. Når budgettet er lavet kan det overføres til Økonomiportalen og afleveres til provstiet. For at se budgettet inden overførsel vælges under Regnskab Udskrifter Budget formål vælg det budget der ønskes vist. Opstart af Budget 2016 Skift til 2016 og opret budget Regnskab Budget klik på opret og navngiv budgettet klik på vis Det er muligt at hente regnskabstallene fra 2014 og lave dem om til budgettal. Der kan oprettes flere budgetter for samme år f.eks løn, drift, godkendt, reguleret Funktioner Hent realiserede tal fra regnskab Sæt flueben i alt andet end 18xxxx, 28xxxx og 29xxxx Vælg 2014 Alt vedrørende løn skal opgives pr medarbejder (under ansatte), derfor undlad at hente 18xxxx. Det er sjældent at man budgetterer med ekstraordinære indtægter og udgifter 28xxxx og 29xxxx. Klik på Tilføj 1

2 Der kommer evt. en fejlliste, noget lignende denne Det kan skyldes at formål 9300 Tillægsligning ikke kan budgetteres, ændrede konti (der burde ikke være noget i år). Her kigger vi på kirkegården: Tilret budgetbeløb Klik på Funktioner Vælg Opskriv Budgettal Klik på Vælg afrunding Her er valgt afrunding til 100 kr Her ses resultatet af afrundingen Udfyld evt. med en Opskrivningsprocent Løn reguleres under Ansatte 2

3 Kendte ændringer til budgettet Nu gennemgås budgettet og rettes i forhold til de ændringer vi ved der er. Det kan være prisstigninger, nye ønsker eller færdige projekter. Budget løn Ansatte skal budgetteres på enkeltpersoner/funktioner/honorarer Der for kan vi ikke hente tal fra 2014 til dette, da de kun findes samlet på hvert formål. I stedet kan vi hente ansatte fra det budget vi lavede i regnskabssystemet i 2015 Funktioner Hent tal fra andet budget Vælg budget og flueben i Hent ansatte Det er en god ide at skrive hvem det er i beskrivelsen og evt sætte timetal på så er det nemmere at orientere sig. 3

4 De ansattes løn kan evt fremskrives med en procentsats Tryk F9 og vælg den ønskede lønart Sats og Antal kan bruges frit, de ganges og placeres i Årligt Der kan vælges 6 forskellige formål, som lønnen fordeles på Overfør Budgettet Funktioner Overfør Budget til økonomiportal 4

5 Denne fejl skyldes at renter på lån har formål 7000, og at alt vedrørende anlæg skal budgetteres direkte på økonomiportalen. Gå ind og fjern posten Overfør igen Anlægs ønsker og Budget Resten af budgettet skal vi lave i økonomiportalen Tidligere anlægsprojekter ligger her og primo lån og opsparing er udfyldt. Ret evt. primo hvis der er sket ændringer i løbet af 2014 Anlægsprojekter bør starte som et budgetønske på Bilag 5 Når det er besluttet, skal der oprettes et projekt pr anlægsarbejde Aflevering af budget Udfyld kirkens navn, kommune mv Udfyld godkendelsesdato og navne Udfyld forklaringer Klik på Aflever budget i bunden af skærmen Udskriv afleveret budget og gem det 5

6 Budgettet i løbet af året 2013 Detaljeringsgrad: Overblik: Kva rtalsrapport og årsregnskab Hvis vi vil vide mere: Budgetformål Hvis vi vil vide alt: Kontospecifikation I kvartalsrapport og ses for hvert formål udgifter til løn og øvrige samt indtægter. Det er ikke muligt at aflæse noget om hvilke udgifter der evt. giver overskridelsen, heller ikke noget om lønnen. Men det giver et overblik over, hvor mange procent der er tilbage i budgettet. Indtægter skrives som minus, det betyder at et negativt resultat A er et overskud. Det er ikke muligt på side 2 at få et tal for de kortfristede beholdninger, dvs. at kirke og gravstedskapitler altid skal trækkes fra hvis man vil kende det, vi i gamle dage kaldte kassebeholdning. Egenkapitaldelen er lidt misvisende, da den udelukkende viser primotal. Kolonnen Status år til dato derfor ikke vil være ens i sum Aktiver og Sum passiver. Bugdgetformål er den rapport man skal have med til menighedsrådsmøde, hvis der brug for at omstrukturere i løbet af året. Hvis udgifterne til kirkebygning f.eks. er ved at eksplodere tager man Budgetformål og ser hvilken artskonto, det drejer sig om. Det kunne f.eks. være varmen, der er problemet. I dette tilfælde, kunne det være smart at finde ud af, hvor man er nød til at spare og så flytte noget af budgettet fra denne til varmekontoen. Hvis man gør dette, vil det ikke afspejles i Kvartalsrapport eller Årsregnskab, da begge disse bruger det godkendte budget fra Økonomiportalen. Kontospecifikation viser alle posteringer. Her kommer de gode og informative tekster for hvert enkelt bilag, for alvor til sin ret. Hvis man har valgt at indstille bilagskladden til altid at skrive kontoens navn, og der ikke bliver ændret i denne, så siger kontospecifikationerne stort set ingenting. Derfor kan vi kun anbefale en sigende tekst. Det er sjældent interessant at lave en kontospecifikation af løndelene. Der er mange sider og udbyttet er ikke så stort. Det samme gælder indtægtskontiene for kirkegården. Det kan derfor være en fordel at udvælge de konti man ønsker en kontospecifikation for, i stedet for at vælge at se alle konti på udskrifterne af kontospecifikationer. Rapportering til udvalg og enkeltpersoner Hvis der er to kirkegårde, er der to muligheder: 1) der kan bruges stedkode(hvis den tilknyttes kirkegården, vil årsregningerne få stedkode) hvis alle udgifterne skal på den rigtige kirkegård, skal alle bilag have stedkode. Er der tale om fælles udgifter, som f.eks. kontorudgifter, skal bilaget deles og påføres stedkode. (kirke 1 og kirke 2) 2) Der kan bruges to underformål (hvis den tilknyttes kirkegården, skal varegrupperne have det rigtige underformål). Hvis der er oprettet flere underformål, skal bilaget også opdeles på hhv. det ene og det andet underformål. Nu kan der laves en kontospecifikation, saldooversigt eller budget formål, udelukkende med de posteringer med relevant stedkode. Der kan også vises udskrift på relevant underformål. 6

7 Hvis der er en person der arbejder med mange forskellige formål, kan man oprette vedkommende som projekt, og sætte det på alle posteringer der vedrører vedkommende. Det er muligt at sætte både en projektkode og en stedkode på en postering. Det er dog ikke muligt, at sætte to projektkoder på én postering, dvs. på samme linje. Hvis man har valgt Komprimer bilag på medarbejdernr, kan man udskrive saldooversigter afgrænset på FLØS posteringer. Her kan man f.eks. vælge kun at se en enkelt medarbejder og derved se hvad der er bogført af løn, pension, skat, am osv. 7

8 Diverse udskrifter Med denne indstilling Fås denne komprimerede udskrift 8

9 Hvis man vil se mere om udgifter og indtægter (normalt er ligegyldigt at se opdeling i pension, feriepenge, løn mm) 9

10 Det kunne være man gerne ville følge med i sine underformål 10

11 VI vil gerne se hvad der er bogført med stedkode K 11