Organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Møde Sted Start Restaurant Kikko, Vendsysselvej Deltagere Afbud Referent Mødeleder Robert Madsen, Jørn Stevns, Erik Krogsbak, Poul Jeppesen, John Nilsson, Anders Enevoldsen, Lis Bentin Knud Weiss Lis Bentin Robert Madsen Referat 110/16 Godkendelse af referat /16 Nyt fra formanden /16 Nyt fra administrationen /16 Bestyrelsesvederlag /16 Datoer for møder i /16 Energimærkning yderligere afdelinger /16 Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen /16 Forretningsorden for afdelingsmødet /16 Budgetopfølgning 3. kvartal 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelser /16 Evaluering af fælles afdelingsbestyrelsesmøde 16. november /16 Dansk Folkehjælp/julehjælp /16 Bygge- og renoveringssager /16 Beboerklagenævns- og advokatsager /16 Udlejningssituationen /16 Eventuelt /16 Næste møde... 8 Side 1/8

2 110/16 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i organisationsbestyrelsen den 26. oktober Organisationsbestyrelsen godkendte referatet fra mødet den 26. oktober At organisationsbestyrelsen godkender referatet fra mødet den 26. oktober 111/16 Nyt fra formanden Formanden fremlægger eventuelle punkter til drøftelse, godkendelse og/eller til orientering. Organisationsbestyrelsen tog nyt fra formanden At organisationsbestyrelsen drøfter, godkender og/eller tager eventuelle punkter 112/16 Nyt fra administrationen Direktøren orienterer om eventuelt nyt fra administrationen ud over de punkter, der allerede er på dagsordenen. Organisationsbestyrelsen tog nyt fra administrationen At organisationsbestyrelsen tager orienteringen 113/16 Bestyrelsesvederlag 2017 Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift er, jf. BL reguleret til 78,29 kr. for de første 100 lejemål og 46,97 kr. for alle efterfølgende lejemål. Bestyrelsesvederlag er dermed reguleret til ,66 kr. til fordeling, hvilket er en stigning på i alt 1.670,01 kr. i forhold til Bestyrelsesvederlaget vil derfor tilsvarende blive reguleret fra og med Organisationsbestyrelsen tog regulering af bestyrelsesvederlag for 2017 til efterretning og godkendte, at reguleringen fordeles forholdsmæssigt blandt medlemmerne af organisationsbestyrelsen. Side 2/8

3 At organisationsbestyrelsen tager regulering af bestyrelsesvederlag for 2017 til efterretning og godkender, at reguleringen fordeles forholdsmæssigt blandt medlemmerne af organisationsbestyrelsen. 114/16 Datoer for møder i 2017 Organisationsbestyrelsesmøder Organisationsbestyrelsen har i 2016 holdt bestyrelsesmøde den sidste onsdag i hver måned undtagen juli og september måned, som har været mødefri. Administrationen har på den baggrund udarbejdet følgende forslag til møder i 2017: Organisationsbestyrelsen godkendte de foreslåede mødedatoer for 2017 med følgende 2 ændringer: Organisationsbestyrelsesmøderne begynder kl Seminar for organisationsbestyrelsen afholdes den juni. Onsdag den 25. januar Onsdag den 22. februar Onsdag den 29. marts Onsdag den 26. april (godkendelse af regnskab og budget) Onsdag den 31. maj Onsdag den 28. juni Onsdag den 23. august (2. sidste onsdag pga. ferie) Onsdag den 25. oktober Onsdag den 29. november Onsdag den 20. december Møderne begynder kl Repræsentantskabsmøde Ordinært repræsentantskabsmøde skal ifølge vedtægterne holdes inden 5 måneder fra regnskabsafslutningen den 31. december. Det vil sige inden 31. maj. Administrationen foreslår, at ordinært repræsentantskabsmøde holdes: Side 3/8

4 Onsdag den 17. maj 2017 kl Fælles afdelingsbestyrelsesmøder Praksis er, at boligorganisationen holder 2 fælles afdelingsbestyrelsesmøder om året. Administrationen anbefaler, at denne praksis fastholdes og foreslår følgende dage: Torsdag den 6. april 2017 Torsdag den 9. november 2017 Møderne begynder kl Seminar for organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at administrationen holder et årligt seminar for organisationsbestyrelsen. Administrationen foreslår, at seminar for 2017 holdes: Torsdag/fredag den juni 2017 Orienteringsmøde for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Administrationen foreslår, at orienteringsmøde for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter holdes: Torsdag den 12. oktober 2017 kl At organisationsbestyrelsen godkender de foreslåede mødedatoer for /16 Energimærkning yderligere afdelinger SEAS NVE har i 2015 udarbejdet energimærkningsrapporter for afdelingerne 1, 3, 4, 7 og 23 og i 2016 for afdelingerne 13, 19 og 20. Administrationen foreslår, at SEAS NVE i 2017 udarbejder energimærkningsrapporter for afdelingerne 9, 17 og 24. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der udarbejdes energimærkningsrapporter for afdelinger 9, 17 og 24 i Side 4/8

5 At organisationsbestyrelsen godkender, at der udarbejdes energimærkningsrapporter for afdelingerne 9, 17 og 24 i /16 Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen Skabelon for forretningsorden for afdelingsbestyrelsen er, jf. gennemgangen på det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 16. november 2016, justeret bl.a. for så vidt angår afdelingernes aflæggelse af regnskab for rådighedsbeløb. Organisationsbestyrelsen godkendte den justerede skabelon for forretningsorden for afdelingsbestyrelsen. Skabelon for forretningsordenen, herunder ændringerne vil blive forelagt på mødet. At organisationsbestyrelsen godkender den justerede skabelon for forretningsorden for afdelingsbestyrelsen. 117/16 Forretningsorden for afdelingsmødet Skabelon for forretningsorden for afdelingsmødet er, jf. gennemgangen på det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 16. november 2016, justeret for så vidt angår 2, stk. 3 valg af mødesekretær. Organisationsbestyrelsen godkendte den justerede skabelon for forretningsorden for afdelingsmødet. Skabelon for forretningsorden for afdelingsmødet, herunder ændringerne vil blive forelagt på mødet. At organisationsbestyrelsen godkender den justerede skabelon for forretningsorden for afdelingsmødet. Side 5/8

6 118/16 Budgetopfølgning 3. kvartal 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelser Administrationen har udarbejdet budgetopfølgning for 3. kvartal for alle afdelinger, herunder for følgende afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Organisationsbestyrelsen tog bemærkninger til budgetopfølgning for 3. kvartal 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelser Flintingevej-Åmarksvej Slotsgade Fjordbakken Vendsysselvej 47-49, Ældreboliger Grønnegårdsvej Bakkehuset Åmarksvej Bryghusgrunden Vendsysselvej 25-27, Ældreboliger Vendsysselvej 45 m.fl Bryghusgrunden, Serviceareal Bemærkninger til budgetopfølgning for 3. kvartal 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse vedlægges. At organisationsbestyrelsen tager bemærkninger til budgetopfølgning for 3. kvartal 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelser 119/16 Evaluering af fælles afdelingsbestyrelsesmøde 16. november 2016 Administrationen ønsker en evaluering af det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 16. november At organisationsbestyrelsen evaluerer det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 16. november Organisationsbestyrelsen evaluerede det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 16. november 2016 og tilbagemeldinger er generelt, at det er nogle gode og informative møder, der også tager højde for, at der er kommet nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer med. Der var enighed om at fortsætte i samme spor i Side 6/8

7 120/16 Dansk Folkehjælp/julehjælp 2016 Administrationen har modtaget en henvendelse fra Dansk Folkehjælp i Nykøbing F., der den 1. november lukkede op for ansøgninger til julehjælpen For 500 kr. kan Dansk Folkehjælp sikre maden for en familie juleaften, og for kr. kan Dansk Folkehjælp sikre, at en familie får en juleaften med mad og gaver til børnene. Organisationsbestyrelsen besluttede at støtte med kr. i 2016 til Dansk Folkehjælps julehjælp. Også som udtryk for, at det går økonomisk godt i boligselskabet. Beløbet finansieres via arbejdskapitalen. Administrationen anbefaler, at boligorganisationen støtter med kr. til julehjælpen for At organisationsbestyrelsen godkender administrationens anbefaling og støtter med kr. i 2016 til Dansk Folkehjælps julehjælp. 121/16 Bygge- og renoveringssager På mødet vil der blive givet en status på igangværende bygge- og renoveringssager, herunder bl.a. afdelingerne: Organisationsbestyrelsen tog status på igangværende bygge- og renoveringssager 11 Lindevænget/Vendsysselvej Renovering af rør, faldstammer, køkken, bad m.m. 35 Hammerlodden/Teglværksgade Helhedsplan 49 Sophieholmen Nybyggeri At organisationsbestyrelsen tager status på igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning. Side 7/8

8 122/16 Beboerklagenævns- og advokatsager På mødet vil der blive givet en status på beboerklagenævns- og advokatsager. Organisationsbestyrelsen tog status på beboerklagenævns- og advokatsager At organisationsbestyrelsen tager status på beboerklagenævns- og advokatsager 123/16 Udlejningssituationen Boligorganisationen har den 25. november 2016 ingen ledige boliger. Organisationsbestyrelsen tog status på udlejningssituationen At organisationsbestyrelsen tager status på udlejningssituationen 124/16 Eventuelt Ingen punkter. 125/16 Næste møde Næste møde er fastsat til den 21. december 2016 kl Ægtefæller er inviteret kl til at deltage i julemiddagen. Robert Madsen Lis Bentin Side 8/8