CleanIT Care. Brugervejledning. Hvad hvis. Version

Transkript

1 CleanIT Care Brugervejledning Hvad hvis Version Indledning... 2 Medarbejdere... 2 Ansættelse... 2 Fratrædelse... 2 Sygdom og andet fravær... 2 Kommuner / Erhvervs- og Selskabsstyrelsen... 3 Opret en ny kommune... 3 En kommune vil have alle besøg aflyst i en given periode... 3 Borgere... 4 Opret en ny borger... 4 Afslut en borger... 4 Anden faktureringsadresse... 4 Leveringspause... 4 Skift kommune / område... 4 Opgaver... 5 Opret en ny opgave... 5 Afslut en opgave... 5 Gentag en opgave flere gange samme dag... 5 Ret en opgave... 5 Skift opgavetype... 5 Skift eller afslut en medarbejder på en opgave... 6 Skift varighed og/eller leveringstidspunkt... 6 Skift mellem lige/ulige uger... 6 Skift frekvens

2 Indledning Denne brugervejledning er et forsøg på at beskrive, hvad du skal gøre i forskellige situationer. Alle de løsninger, der henvises til, findes nærmere beskrevet i en af de andre brugervejledninger. Medarbejdere Åbn Tabeller Medarbejdere. Ansættelse Klik på fanebladet [Stamkort] og indsæt en ny post (det hvide blad) og udfyld alle felter som beskrevet i den generelle brugervejledning. Der skal være flueben i Aktiv. Fratrædelse Inden du fratræder en medarbejder, skal du tage stilling til, om du har håndteret alle medarbejderens opgaver. Det gælder både de bemandinger, som medarbejderen optræder i og alle de besøg, som findes i medarbejderens kalender. Hvis du vil overdrage medarbejderens opgaver til én eller flere andre medarbejdere, skal du benytte Tabeller Permanent opgaverokering inden du fratræder medarbejderen. Når du har håndteret medarbejderens opgaver så godt, som muligt, udfylder du fratrædelsesdatoen og gemmer ændringen. Hvis medarbejderen ikke er endeligt fratrådt endnu, skal du svare Nej til at fjerne fluebenet fra Aktiv. Du skal først fjerne fluebenet fra Aktiv, når medarbejderens fratrædelsesdato er passeret, og medarbejderen er lønbehandlet i den sidste relevante lønperiode. Sygdom og andet fravær Der kan være tale om 2 forskellige slags fravær. Begge typer registreres i Funktioner Ugeplan. Vælg den pågældende medarbejder og den pågældende startdato / dato. 1. Fravær der strækker sig over en hel dag eller flere dage (f.eks. sygdom eller ferie eller lignende). a. Vælg Fraværsregistrering i popup-menuen eller klikker på ambulance-knappen for at starte fraværsregistreringen. b. Klik på indsæt ny post (det hvide blad) for at åbne for en ny registrering. c. Indtast fraværsperioden. Slutdatoen skal være , hvis varigheden er ukendt. d. Vælg fraværstypen (FER, SYG eller andet). e. Overdrag opgaver til én eller flere andre medarbejdere, hvis det er muligt. f. Flyt de resterende opgaver til listen med ubemandede opgaver (plukkelisten). 2. Fravær der strækker sig over nogle få timer samme dag (f.eks. tandlægebesøg eller lignende). a. Højreklik på en tom celle på det ønskede starttidspunkt og vælg Kalenderaktivitet fra popup menuen. b. Indtast klokkeslæt og vælg årsagen til fraværet blandt de eksisterende opgavetyper. Hvis du ikke kan finde en opgavetype, som du kan lide, skal du først indsætte en ny opgavetype i Tabeller Basistabeller Opgavetyper. c. Skriv eventuelt en uddybende bemærkning vedr. fraværet. 2

3 Kommuner / Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Opret en ny kommune Hvis du bliver godkendt til levering under fritvalgsordningen i en ny kommune, skal du først oprette kommunen i borgerkartoteket. Cpr-nr. udfyldes med 10 nuller. Læs alt om oprettelse af en ny borger i brugervejledningen CleanIT Care Borger. Derefter skal du åbne Tabeller Debitor-2 kunder og 1. Fjerne fluebenet fra Vis kun Debitor-2 kunder. Derefter kommer alle borgere og kommuner frem. 2. Find den nye kommune blandt alle borgere og kommuner (listen er sorteret i kundenummer orden). 3. Sæt flueben i kolonnen Debitor 2 på den række, hvor du har markeret den nye kommune. 4. Gem ændringen. 5. Sæt fluebenet tilbage i Vis kun Debitor-2 kunder. Så skulle kommunen gerne være med sammen med de øvrige kommuner. 6. Klik på [Debitor-2 priser] for at vedligeholde de priser, som du har aftalt med den valgte kommune. 7. Indsæt de priser, der gælder for de forskellige plejetyngder på de forskellige ugedage på de forskellige tidspunkter på døgnet. Læs mere i den generelle brugervejledning. En kommune vil have alle besøg aflyst i en given periode Læs om dette i den generelle brugervejledning. Se Kommunale aflysninger. 3

4 Borgere Opret en ny borger Læs alt om oprettelse af en ny borger i brugervejledningen CleanIT Care Borger. Afslut en borger Åbn borgerlisten og find borgeren og klik på [Stamkort - borger]. Gennemgå alle borgerens opgaver og sæt hver enkelt opgaves slutdato til den dato, hvor ydelserne skal leveres for sidste gang. Når borgeren er slutfaktureret, kan du ændre borgerens kundekategori / gruppe til den kundekategori, som du har valgt til inaktive kunder. Du kan oprette en kundekategori til inaktive kunder i Tabeller Basistabeller Kundekategorier. Du vælger kundekategori til inaktive kunder i Filer Indstillinger Øvrigt i feltet Kundegruppe, inaktive kunder. Anden faktureringsadresse Hvis en borgers fakturaer skal sendes til en anden adresse end den, der fremgår af borgerens stamkort, skal du finde det samme kundenummer i Eurosoft Finans kundekartotek og ændre adressen dér. Leveringspause Åbn borgerlisten og find borgeren og klik på [Stamkort - borger] og derefter på fanebladet [Leveringspause]. 1. Vælg årsagen til leveringspausen. Hvis du ikke kan finde en passende årsag, kan du indsætte en ny række med en ny årsag. 2. Vælg debiteringsprocent (formentlig altid 0%). 3. Indsæt en ny række i det skeme til højre og indtast perioden for leveringspausen. Hvis du ikke kender slutdatoen, skal du skrive som slutdato. 4. Hvis du senere får oplyst en kendt slutdato, skal du ændre slutdatoen fra til den faktiuske dato. Alle aflyste besøg efter den nye slutdato bliver genplanlagt til normal levering. Når du har gemt den nye pause, kan du i det nederste skema se, hvilke opgaver, der er blevet aflyst. Skift kommune / område Hvis mange borgere skal flyttes fra én kommune / område til en anden, kan det gøres på én gang. 1. Åbn Tabeller Debitor-2 kunder og Klik på [Skift Debitor-2]. 2. Vælg de kommuner der skal flyttes fra og til. 3. Markér de borgere, der skal flyttes og klik på [Udfør]. 4

5 Opgaver Opret en ny opgave Læs alt om oprettelse af en ny opgave i brugervejledningen CleanIT Care Borger. Afslut en opgave Åbn borgerlisten og find borgeren og vælg den pågældende opgave og klik på [Stamkort - opgave]. Sæt opgavens slutdato til den dato, hvor ydelsen skal leveres for sidste gang. Når du ændrer slutdatoen, ændres slutdatoen på alle medarbejdere i opgavens bemanding, og alle besøg efter slutdatoen slettes fra besøgsplanen og bookingkalenderen. Man får ikke lov til at afslutte en opgave, hvis der er udførte, aflyste eller fakturerede besøg i kalenderen efter den nye ønskede slutdato. Gentag en opgave flere gange samme dag Hvis en ydelse (f.eks. hjælp til toiletbesøg) skal oprettes flere gange, kan du skifte til fanebladet [Kopiér opgave samme dag]. Der dannes en ny identisk opgave med et nyt opgavenummer. Også opgavens normering og bemanding kopieres, og den nye opgave rulles ud i kalenderen. 1. Indtast start- og sluttidspunkt på den nye opgave. 2. Klik på [Kopiér opgave]. Ret en opgave Hvis du skal ændre på opgavens bemanding eller leveringstidspunkter, det være sig frekvens, ugedag, varighed eller klokkeslæt, vil det for at bevare en historik med de gamle oplysninger ofte være bedst at afslutte opgaven med de gamle data og oprette en ny opgave til erstatning for den gamle. Åbn borgerlisten og find borgeren og vælg den pågældende opgave og klik på [Stamkort - opgave]. Klik derefter på fanebladet [Afslut opgave og opret ny opgave]. 1. Indtast den dato, hvortil de gamle betingelser er gældende. Den nye opgaves startdato beregnes automatisk. 2. Ret eventuelt varigheden. 3. Ret eventuelt starttidspunktet. Sluttidspunktet beregnes automatisk. 4. Ret eventuelt frekvensen. Hvis du vælger Ulige eller Lige uger, vil den knap, der svarer til den nye startdato, blive foreslået. 5. Skift eventuelt ugedag. 6. Skift eventuelt medarbejder. Dette er kun muligt, hvis der kun er én medarbejder på opgaven. 7. Skift eventuelt lønkode, hvis du har skiftet medarbejder. 8. Klik på [Afslut den gamle opgave og opret den nye opgave]. Der dannes en ny opgave med et nyt opgavenummer og den nye opgave rulles ud i kalenderen. Check altid borgerens besøgsplan efter denne øvelse. Hvis du er ligeglad med historikken kan du ændre forskellige oplysninger ved at følge nedenstående anvisninger. Skift opgavetype Hvis du ændrer opgavetypen, bliver prisen sikkert også ændret. Det gælder også for de besøg, der fremadrettet ligger i kalenderen. 5

6 Skift eller afslut en medarbejder på en opgave Hvis opgaven skal overdrages til en anden medarbejder, eller en medarbejder stopper på opgaven, skal du ændre den gamle medarbejders slutdato og: 1. Tage stilling til om opgaven skal med på listen med ubemandede opgaver. a. Svar Ja hvis opgaven ikke straks skal overdrages til en anden medarbejder. b. Svar Nej hvis opgaven straks skal overdrages til en anden medarbejder. 2. Hvis opgaven straks skal overdrages til en anden medarbejder, skal du derefter: a. Indsætte en ny post med den nye medarbejder og indtaste en startdato, der er dagen efter den gamle medarbejders slutdato. b. Klik på [Opgavenorm], for at færdiggøre ændringen, hvorved opgaven rulles ud i den nye medarbejders kalender. Skift varighed og/eller leveringstidspunkt Hvis opgaven fremover skal leveres på nogle andre klokkeslæt skal du ændre varigheden og/eller klokkeslættene på opgavens generelle data. Ændringen medfører en tilsvarende ændring i opgavens normering og bemanding samt i besøgsplanen og bookingkalenderen. Skift mellem lige/ulige uger Gå ind på opgavens ugeplan og ret Start uge fra 1 til 2 for at skifte fra ulige til lige uger eller ret Start uge fra 2 til 1 for at skifte fra lige til ulige uger. Klik på [Udfør] for at gennemføre skiftet. Alle besøg i kalenderen vedr. den valgte opgave rykkes fra dags dato med 1 uge. Skift frekvens Se Ret en opgave. 6