UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT. Infoskærme i UCL. Introduktion og vejledninger UNIVERSITY COLLEGE

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Infoskærme i UCL Introduktion og vejledninger UNIVERSITY COLLEGE

2 Infoskærme i UCL Er beregnet til daglig annoncering af møder, aflysninger og ændringer. Kan også profilere begivenheder og kampagner, vise stemningsbilleder etc. Målgruppen er studerende, kursister og besøgende i huset. Skærmene bruges af den enkelte afdeling efter behov. Det er også muligt at publicere indhold på tværs af matrikler. Infosystemet erstatter eksisterende løsninger, hvor der i forvejen er infoskærme. Undtaget Infosystemet erstatter eksisterende løsninger, hvor der i forvejen er infoskærme. Undtaget herfra er CFU

3 Hvem har opgaven? Afdelinger og uddannelser opdaterer og vedligeholder selv informationer og andet indhold Bygningsservice sørger for indkøb og montering af skærme samt strøm og netværk (sammen med IT) IT-afdelingen har ansvar for indkøb og klargøring af pc er til skærme, implementering af software og netværksforbindelse HR og Kommunikation har ansvar for skabeloner, design, retningslinjer og introduktion for HR og Kommunikation har ansvar for skabeloner, design, retningslinjer og introduktion for brugere. Kan desuden publicere generelt indhold om UCL

4 Retningslinjer for publicering til skærme Hver bruger oprettes som udgangspunkt med adgang til skærme på egen matrikel. Desuden tilknyttes skærme fra søsterafdelinger/uddannelser og evt. andre relevante matrikler for den enkelte bruger Infosystemet er IKKE et bookingsystem! Møder må kun publiceres med bekræftede lokaler Materiale til andre skærme SKAL være relevant for stedets studerende/medarbejdere: fx tilbud til stedets studerende, nyheder om aktiviteter, de har deltaget i Matriklens egne indlæg har førsteprioritet, hvis der er for mange i karrusellen Aktivitetskalenderen har førsteprioritet frem for nyheder Der må max være 30 sekunders slides i karrusellen på en skærm

5 Sådan kommer du i gang - eller benyt genvejen i UCL Programmer > 1. Fælles Programmer Brugernavn: dine initialer (bogstaver + evt. tal i din mailadresse) Adgangskode: Kan ændres efter ønske Spørgsmål? Kommunikationskonsulent Anne Schjødt Andersen på eller aksa@ucl.dk Support og fejlmeddelelser bedes rettet til webservicedesk på 4242 eller web-servicedesk@ucl.dk

6 Kategorien Billede med overskrift Er beregnet til stemningsbilleder fra uddannelsen eller begivenheder fx fra idrætsdag eller dimission korte budskaber etc. Sådan gør du Navn: [tre første bogstaver i matrikelnavn]_[emne] Vises ikke på skærmen, men bruges til at sortere indlæggene Tekst: skriv en kort og sigende overskrift og evt. dato. Max anslag: 80 (inkl. mellemrum) Billede: vælg fra arkivet eller upload Vis fra vis til: Vælg perioden, hvor diasset skal vises på skærmen Efter udløbsdatoen bliver diasset inaktivt. Slet det, hvis der ikke er gentagelse på Marker evt. gentagelse Skærme: Vælg de(n) skærm(e), diasset skal vises på

7 Kategorien Aktivitetskalender Er beregnet til møder i huset, foredrag og andet Kan også bruges til at informere om aflyste eller ændrede lokaler Både matriklens egne afdelinger og uddannelser og eksterne matrikler kan poste aktiviteter Sådan gør du Indtast aktivitetens stamoplysninger: Overskriften på aktiviteten (max 60 anslag inkl. mellemrum) Lokale Tidspunkt Hvis det pågældende lokale ikke findes på listen, oprettes det under Funktioner > Lokaler. Marker det tidsrum, hvor diasset skal vises Tilføj evt. gentagelse Vælg skærm(e)

8 Kategorien Info med stort billede Er beregnet til formidling af korte nyheder eller appetitvækkere fra uddannelsen eller begivenheder. Vælg billede fra arkivet eller upload et nyt. Såfremt der ikke tilknyttes et billede, fylder teksten automatisk pladsen ud. Sådan gør du Overskrift: Sigende overskrift hvad vil du fortælle? At Tekst: Skriv en kort tekst. Husk evt. dato og mulighed for mere information Max anslag: cirka 500 (inkl. mellemrum) Billede: vælg fra arkivet eller upload Vis fra vis til: Vælg perioden, hvor diasset skal vises på skærmen Efter udløbsdatoen bliver diasset inaktivt. Slet det, hvis der ikke er gentagelse på Vælg evt. gentagelse Skærme: Vælg den/de skærme, diasset skal vises på

9 Kategorien Info med lille billede Er beregnet til formidling af korte nyheder eller appetitvækkere fra uddannelsen eller begivenheder, ugens kantinemenu osv. Billedfeltet er beregnet til en QR-kode, evt. et eksternt logo. Såfremt der ikke tilknyttes et billede, fylder teksten automatisk pladsen ud. Sådan gør du Overskrift: Sigende overskrift hvad vil du fortælle? At Tekst: Skriv en kort tekst. Husk evt. dato og mulighed for mere information Max anslag: cirka 500 (inkl. mellemrum) Billede: vælg fra arkivet eller upload Vis fra vis til: Vælg perioden, hvor diasset skal vises på skærmen Efter udløbsdatoen bliver diasset inaktivt. Slet det, hvis der ikke er gentagelse på Vælg evt. gentagelse Skærme: Vælg den/de skærme, diasset skal vises på

10 Navngivning af skærme, lokaler, billeder og indlæg Skærme: [tre første bogstaver i matrikelnavn]_[placering] fx: BLA_hovedindgang Lokaler: [matrikel], [lokalenummer/navn], fx: Blangstedgårdsvej, Auditoriet Max anslag: 30 tegn (inkl. mellemrum) Billeder: [tre første bogstaver i matrikelnavn]_[uddannelse/afdeling] fx: RØM_pædagog, ASY_videreuddannelsen Brugere: [init] fx: aksa Adgangskode: Ændres efter ønske

11 Lokaler Hvis dit lokale ikke findes på listen, skal du oprette det fra hovedmenuen nederst til venstre Korrekt navngivning er vigtig! Lokaler: [matrikel], [lokalenummer/navn], fx: Blangstedgårdsvej, Auditoriet Max anslag: 30 tegn (inkl. mellemrum)

12 Billeder Brug for et billede? Bliv oprettet som bruger i Colourbox. Send en mail til aksa@ucl.dk eller send en billedforespørgsel Billeder skal beskæres før upload. Brug Paint eller Picture Manager. Størrelse 525 x 700 pixels JPG-format Navngives før upload efter princippet [matrikel]_[uddannelse/afdeling] fx: RØM_pædagog, ASY_videreuddannelsen Husk at arkivere i den rigtige mappe! OBS! Om billedbrug og rettigheder Billeder fra Root folder + mappen Officielle uploades af HR og Kommunikation og kan bruges af alle til generel illustration og dekoration Billeder af studerende og medarbejdere, som uploades lokalt kan alene bruges i den sammenhæng, de er taget i

13 Tips & Tricks Tilbage til menu efter Vis skærm : ALT + TAB. Skift mellem åbne vinduer ved at holde ALT nede og bladre mellem skærmbilleder med tryk på TAB Start med at tilknytte skærmen Test IT så kan du se diasset før det publiceres på dine skærme