Grønbech & Sønner - Code of Conduct

Transkript

1 Grønbech & Sønner - Code of Conduct Hvorfor har vi en Code of Conduct (CoC)? Vores ry for at være ærlige og fair er fundamental for vores fortsatte succes. For at vi som virksomhed kan agere fair, etisk korrekt og i overensstemmelse med lovgivningen over for både kunder, leverandører og vores medarbejdere, skal vi hver især gøre os fortrolige med at forstå og overholde vores CoC. Det handler om at skabe et miljø, hvor vi på bedst mulig vis kan udføre vores arbejde og være stolte af det vi opnår - alt sammen fordi vi udviser integritet, fairness og overholder lovgivningen. Hver gang vi bliver opmærksomme på en overtrædelse af CoC, firmapolitikker eller loven, skal vi reagere for at løse problemet og forhindre at det gentager sig. Afhængig af omstændighederne, kan overtrædelsen medføre korrigerende og forebyggende handlinger, såsom uddannelse og rådgivning. Alvorlige overtrædelser af denne CoC kan resultere i disciplinære foranstaltninger, herunder afskedigelse. Du har et ansvar for at informere din leder, hvis du er i en situation eller er opmærksom på en situation, som du mener overtræder eller kan føre til en overtrædelse af CoC, firmapolitikker eller loven. Hvem skal følge CoC? Alle medarbejdere skal kende CoC og følge den. Ved at gøre det, fungerer vi alle som rollemodel for kollegaer, forretningsforbindelser, leverandører og kunder. Medarbejderens ansvar Alle medarbejdere er medansvarlige for at være bekendte med CoC og følge de særlige regler, der måtte gælde inden for deres respektive område, for at udføre deres arbejde sikkert og lovligt. Ledernes særlige ansvar Som leder har du et særligt ansvar for at gå foran som det gode eksempel og for at handle på en måde, der er i overensstemmelse med vores CoC ved at: Handle som en rollemodel, der demonstrerer etisk adfærd i udførelsen af dine opgaver Træffe retfærdige og objektive forretningsbaserede beslutninger Gennemgå CoC mindst en gang om året med dine medarbejdere 1

2 Sørge for, at medarbejderne er opmærksomme på og fortrolige med den relevante lovgivning, regulativer og virksomhedspolitikker, der gælder inden for de respektive områder, hvor medarbejderen udøver aktiviteter på firmaets vegne Skabe et miljø, hvor medarbejderne er komfortable med at italesætte problemer eller dilemmaer Tage enhver medarbejders henvendelse om mulig kompromittering af firmaets CoC alvorligt og om nødvendigt involvere egen leder så hurtigt som muligt Foretage korrigerende eller forebyggende handlinger, når CoC overtrædes Sådan udfører vi vores arbejde Ansvar, overholdelse af lovgivning, etik, fairness Anti-bestikkelse og anti-korruption Grønbech & Sønner tager klart afstand fra enhver form for bestikkelse og returkommision og kræver af alle medarbejdere at gældende lovgivning på området overholdes. Det er strengt forbudt at give eller modtage bestikkelse, ulovlige betalinger eller ethvert andet tilbud, der har til formål at give en ukorrekt fordel, påvirke eller belønne en kunde for at bestille, købe eller bruge vores produkter og tjenester, uanset om de leveres direkte eller gennem en tredjepart. Når vi handler med offentlige myndigheder, er det altid vores pligt at følge national og international lovgivning og etiske standarder, der forbyder bestikkelse og korruption, samt at undgå uhensigtsmæssig påvirkning af de offentlige myndigheder og beslutningstagere, der køber vores produkter og ydelser. Konkurrencelovgivning Konkurrencelovgivningen, herunder forbud af kartelaftaler, fremmer fair konkurrence og beskytter mod unfair forretningspraksis. Lovgivningen vedrører områder såsom ulovlige aftaler mellem konkurrenter, der sigter mod at forhindre eller begrænse fri konkurrence, prisaftaler og unfair forretningspraksis. Vi overholder til fulde al gældende konkurrencelovgivning. Vi optræder fair, når vi handler med kunder, leverandører, konkurrenter og andre aktører. Dette betyder, at vores medarbejdere ikke drager uretmæssig fordel gennem manipulation, fortielse, forkert gengivelse af fakta eller anden unfair praksis. 2

3 Offentlige indkøb Offentlige myndigheder hører til blandt Grønbech & Sønners vigtigste kunder. De er underlagt forskellige procedureregler for indkøb, som vi er er forpligtet til at overholde. Medarbejdere, der er involveret i udbudsprocesser, eller som tilbyder at levere vores produkter og tjenester i henhold til en kontraktaftale til en offentlig myndighed, skal forstå og følge reglerne for offentlige indkøb. Disse regler kan være komplekse, men ikke desto mindre meget vigtige for vores forretning. Privatliv Vi indsamler og lagrer personlige oplysninger om medarbejdere, kunder og forretningsforbindelser, såsom , adresse og anden information. Når vi indsamler og behandler personlige oplysninger, overholder vi den gældende lovgivning samt virksomhedens persondatapolitik. Personlige oplysninger indsamles kun til legitime formål, og deles kun med dem, der er tilladt adgang. Oplysningerne beskyttes i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen og opbevares kun, så længe det er nødvendigt. Det sikres desuden, at tredjepart med adgang til personlige oplysninger kontraktligt er forpligtet til at beskytte disse. Fair behandling af medarbejdere Respekt & værdighed, mangfoldighed & inklusion, sikkerhed & sundhed Engagerede medarbejdere Hos Grønbech & Sønner værdsætter vi medarbejdernes kompetencer samt tilstræber en forskelligartet og inkluderende kultur, der er forankret i etisk opførsel, respekt og integritet. En engageret, effektiv, mangfoldig og inkluderende arbejdsstyrke vil bedre forstå og imødegå de udfordringer og behov, som vores kunder, samarbejdspartner og samfundet står overfor. Ikke-forskelsbehandling og nul tolerance af mobning og chikane Vi skal behandles retfærdigt og respekteres for vores indsats. Grønbech & Sønner baserer beslutninger om ansættelse og beskæftigelse på kvalifikationer, færdigheder og resultater. Vi tolererer ikke forskelsbehandling på grund af alder, køn, etnisk baggrund, seksuel orientering, kønsidentitet eller religiøs overbevisning. Vi tolererer ikke mobning og chikane, som er følelsesmæssige overgreb, der krænker en persons værdighed, hvilket påvirker vedkommendes helbred og/eller skaber et dårligt arbejdsmiljø. Selvom f.eks. grov drilleri ikke bruges med et bevidst ønske om at skade en kollega, er det vedkommendes oplevelse af handlingen, der er afgørende for, om der er tale om mobning eller chikane. Disse bestemmelser gælder både for vores samarbejde internt i virksomheden og vores interaktion med kunder, leverandører og ansøgere. 3

4 Sikkert og sundt arbejdsmiljø Hos Grønbech & Sønner bestræber vi at skabe en sikker og sund arbejdsplads for vores medarbejdere. Hver medarbejder er medansvarlig for at prioritere sikkerhed og sundhed og bør: Rapportere straks usikre eller farlige forhold Overholde alle politikker, lovgivning, regulativer og standarder, der vedrører ansættelsesvilkår og arbejdsmiljø Vi tolererer på ingen måde børnearbejde og ulovlig, voldelig eller tvangsarbejde, hvilket vi også forventer af vores leverandører eller andre tredjepartsleverandører. Interessekonflikter Undgå situationer, hvor personlige interesser kan komme i konflikt med virksomhedens ansvar En interessekonflikt opstår, når et personligt forhold eller en aktivitet kan have indflydelse på din bedømmelse og evne til at udføre dit job på en objektiv måde og varetage dine pligter over for din arbejdsgiver. Som medarbejdere bør vi aldrig tillade at personlig vinding eller fordel forhindrer os i at varetage virksomhedens bedste interesse. Det er ikke altid åbenlyst, om en aktivitet skaber en interessekonflikt. Imidlertid er det hver enkelt medarbejders ansvar at gøre opmærksom på en potentiel konflikt og at drøfte eventuelle tvivl med deres leder. Gaver, underholdning, gæstfrihed, rejser og andet af værdi Kunder og leverandører, der handler med os, er afgørende for vores virksomheds succes. For at bevare det gode og troværdige forhold til vores samarbejdspartnere, undgår vi interessekonflikter. Interessekonflikter kan opstå, når en medarbejder anmoder om eller accepterer gaver, betalinger, lån, tjenester eller nogen form for kompensation fra leverandører, kunder, konkurrenter eller andre, der ønsker at handle med os. Medarbejdere må kun acceptere gaver, underholdning,, rejser og andet fra samarbejdspartnere, hvis værdien af disse er beskeden. Ydelserne må ikke være kontanter eller kontantlignende, og de må ikke have indflydelse på forretningsbeslutninger. Hvad er tilladt? Almindelige aktiviteter omfatter beskedne former for gæstfrihed, såsom frokost eller middage og lejlighedsvis gaver af minimal værdi, som ikke har indflydelse på beslutninger. Selvom det er vanskeligt at definere almindelig eller beskeden, er den bedste løsning at bruge sin sunde fornuft. Hvis du får tilbudt noget, der har mere end symbolsk værdi, skal du rådføre dig med din 4

5 leder. Du bør undgå at deltage i aktiviteter, der er for omkostningsfulde eller som bliver afholdt regelmæssigt. Hvis handlingen f.eks. får en uvedkommende tredjepart til at mene, at gaven eller tjenesten påvirker din dømmekraft, er den for stor, og bør afvises. 5