Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d Mødt: Hanne Lene, Britta, Allan, Rasmus, Mette J., Helle, Mikael, Susanne, Mette Afbud: Asbjørn, Lisbet Vi startede med at synge Det er i dag et vejr et solskinsvejr 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Godkendt 2. Godkendelse af referat fra d : Hanne Lene har ikke fået fat i Jens fra Øsby, men det kommer. Mette har ikke fået sendt årshjulet ud endnu, det kommer snart. Vi siger alle tak til Susanne for bestyrelseshonoraret! Referat godkendt. 3. Bestyrelsesmøder og bestyrelsesarbejdet/foreningsudvikling (proces): Formanden udfordrede os i en gang mønsterbold, det var morsomt!!! Vi skrev alle på 6 Post-its, hvad vi synes er vigtigt i bestyrelsesarbejdet. Vi lavede en prioritering hver især af den vigtigste: 1. prioritering: Deltagende At folk melder ind på opgaverne Ansvarlighed Respekt for hinanden/anerkendelse (nogle gange kan man yde mere end andre gange) Engagement Engagement Se mulighederne/nytænkende Initiativ Fælles engagement De andre post-its: Løfte i flok Have fingeren på pulsen Ansvarlighed Indflydelse Energi God stemning Respektfuld Lyttende

2 Glad/positiv (ikke lalleglad) Bidragende Nydeligt klædt Forberedt Gode lokaler og inventar Godt humør God kommunikation Godt humør God dagsorden Tage ansvar At man er forberedt Commitment At nye ideer bliver taget godt imod God forplejning Være nytænkende Effektivitet/handling At vi alle prioriterer at komme til møderne. Ikke afbud Socialt samvær & hygge Fornuftig økonomi Erkendelse. Vil hellere lukke noget, hvis noget koster for mange ressourcer og satse på alt det der kører Fremdrift og fornyelse Samarbejde om opgaverne Effektivitet/struktur Viljen/lysten til at turde prøve nye ting Engagement fra alle Positiv ånd Humor Iderigdom Forberedelse Engagement Flow Mødedisciplin At folk kommer til tiden Fælles ansvar for foreningens drift Derefter gik vi i tremandsgrupper og diskuterede hvor gode vi var til div. opgaver i foreningen i %. Ud fra dette nedsatte vi et udvalg, der vil arbejde omkring foreningsudvikling. Britta, Helle, Rasmus + én fra formandskabet. Vi glæder os til at se, hvad det bringer. 4. Opsamling og viderebearbejdning af Post-It fra generalforsamling: Vi valgte følgende posters ud, som kunne tænke os at arbejde videre med:

3 Ungdomsfodbold tilbage til VUIF Morgenløb evt. med efterfølgende morgenkaffe Aktivitet hvor et medlem skal have et ikke medlem med Fodslawsforening De gamle mænd invitér til møde Indendørs atletik Flerforeningsarrangementer, sang, musik fx Diætist tilknyttet foreningen Forbedring af tennisanlægget Ungegruppe hvordan tilgodeser vi de unge i foreningen, ideer fra de unge Weekendboldspil på sportspladsen Yogahold (spørg Marianne Hørlyck, om hun vil lave et introarrangement. Allan og Susanne spørger) Tur til La Santa Kombikontingent Familieidræt i Næshallen Samarbejde omkring forsamlingshus og Næshallen Kajak Rulleski Børnemeditation Seniordans/folkedans/dans Sundhedscamp 5. Nyt fra kassereren og økonomiudvalget: Vi mangler akut 45 stole til klubhuset, så de gamle stole kan komme i Næshallen til stolegymnastik. Allan undersøger om vi kan købe stole og borde fra Idrætscenteret og melder hurtigt tilbage. I skrivende stund er 44 stole og 11 borde blevet indkøbt fra Idrætscenteret, hentet og sat i klubhuset, det ser bare godt ud! Vi snakker om at sælge de gamle borde for 150 kr. Hvis du er interesseret, kan du kontakte Mette L. Vi drøftede om vi skulle genindføre budgetter for de forskellige afdelinger. Økonomiudvalget ser på det til næste gang. Sms-kontingent: Der er kommet tilbud om fast sms-kontingent fra nu og indtil på 500 kr. Tilmelding senest d Man kan stadig vælge afkrydsningsformen med 30 kr. pr. gang, men der gives ikke længere rabat ved 10 gange+. Kommunens it-afdeling har kontaktet os vedr. vores sms-service. Vi er de eneste i kommunen der bruger det og de har registreret, at vi har sendt sms er. Så vi skal nok til at betale for det, prisen er 16 øre pr. sms. Hanne Lene har ryddet op i listerne, så vi ikke sender helt så mange ud. Vi

4 overvejer at nulstille systemet og bede folk om at melde sig til igen. Det tager vi endelig stilling til, når det bliver aktuelt med, at vi selv skal betale. Susanne ved nu, hvordan man tæller medlemmer. Dygtig! Der er kommet kr. fra Kløften. Vi snakker om at lave en tillægsansøgning næste år, evt. til musikarrangement eller lys og lyd til gymnastikopvisning. Hanne Lene finder ud af, hvornår vi skal indberette medlemstal til Idrætsrådet. Der er stadig nogle der ikke har betalt gymnastikkontingent. Mette sørger for, at der kommer lister ud NU og hvis folk ikke har betalt, får de ikke lov til at træne. Næste sæson SKAL der være betalt senest 1.11., ellers må vi lave en form for sanktion. 6. Nyt fra alle: Fester og gæster: Lørdag d. 15. marts er der Frivillighedsfest i forsamlingshuset. Mette J. og Britta arrangerer. Der bliver en egenbetaling på max. 100 kr. pr. hjælper. VUIF betaler max. 150 kr. pr. person. Mette og Britta arbejder videre. Tøj: Der er delt foreningstøj ud til alle bestyrelsesmedlemmer og til gymnastikinstruktører. Mette og Britta går videre med at sørge for, at andre trænere i foreningen også får et sæt tøj. Gymnastikudvalget er ved at arrangere en tur til BGI-akademiet en fredag. Der er fuld egenbetaling. Det er for 0.klasse og opefter. Gymnastikinstruktørerne deltager i nødvendigt omfang. Cykelsponsorudvalget har haft møde i sidste uge. Datoen bliver d Enighed om at droppe bazaren. Pernille Nybo kontaktes for en forklaring. Udvalget foreslår at der laves en foreningsdag i stedet, hvor sognets foreninger kan komme og præsentere sig selv. Evt. cykelløb i 2 etaper, frokost (pølser) og foreningsdag ind imellem. Sundhedsbus?? VUIF har ansøgt om en landsbypedel til renholdelse af omklædningsrummene 1 gang i ugen, male træværk udvendigt i klubhuset 1 gang årligt, alm. vedligeholdelse og rengøring udenfor 1 gang ugentligt og vinduespudsning 1 gang i måneden. Emilies pony har fået et føl, som ikke er ret stor og nok ikke bliver en god ridehest, men en fin klappehest. Så nu har vi snart mange heste i foreningen. Der bliver fældet træer omkring tennisbanen nu. Allan og Mikael sørger for at det bliver gjort. Fryns for frivillige: 8 bestyrelsesmedlemmer og 3 instruktører har meldt sig til Fryns for frivillige. Britta kontakter Vojens Busselskab for at høre om vi kan leje en bus til at komme derned i.

5 Hjemmesiden: Britta og Mikael mødes i tunnelen og snakker om, hvad vi skal gøre ved vores hjemmeside. Allan, Mikael og Rasmus har meldt sig som redskabsslæbere til gymnastikopvisning. 7. Nyt fra formandskabet: Mikael har fået en henvendelse fra Lærke Tuifkjær om at spille badminton i gymnastiksalen. Han henviser hende til Næshallen. Alle har udfyldt børneattester. 8. Evt.: Næste møde: Torsdag d kl Susanne og Lisbet er mødeansvarlige Ref.: Mette

6 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d Til stede: Helle, Susanne, Lisbet, Mette J., Mikael, Asbjørn, Allan, Hanne Lene, Mette Afbud: Asbjørn, Britta 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Godkendt 2. Godkendelse af referat og opsamling: Frivillighedsfest: Vi var ca. 42 personer, der kunne godt have været nogle flere, men det var en hyggelig fest for os der var der. Vi skal lige cleare med forsamlingshuset næste år, om de vil have dilettant næste år på samme tidspunkt, så skal vi måske tænke på noget andet. Vi savner i det hele taget vores fælles kalendermøder med resten af foreningerne, så vi kan få koordineret vores arrangementer bedre. Vi tænker over tidspunkt og koncept. Træfældning: Der er folk i fuld gang med at fælde træer ved tennisbanen, så det kører bare. Optagelse af film: Formanden har haft mange udfordringer i ft. den film der skulle laves til DGI. Det har ikke været nemt med den instruktør, der skulle lave det. Så vi regner ikke med, at det bliver til noget. 3. Indspark fra Proces-gruppen: Der har været snakket lidt om fundraising og samarbejde med Næsset, men der er ikke noget nyt. Gruppen snakker videre og punktet tages op næste gang. 4. Nyt fra alle: Fodbold: Drengeholdet fra Øsby (U11)er startet og træner om mandagen og onsdagen. Vi er ikke klar over, om der er nogen fra Vilstrup, der spiller. Allan Dickow, Palle Bitner og Brian Andersen er startet med et hold Der er også et sandkassehold, men vi er ikke klar over, om det er startet. Vi snakker om at åbne klubhuset, når der er træning, så forældre kan være her. Skal det være, så man kan købe en kop kaffe? Nævns navnelse, tak (Mikael) Allan vil gerne bage boller og servere kaffe, fx den første mandag i måneden og finder nogen der kan hjælpe ham. Allan kontakter kommunen om at få tegnet streger på den bane, hvor der mangler. Det ville også være rart at få sat målene på plads, når der er blevet klippet græs. Vi har 2 mål liggende i omklædningsrummet, som mangler at blive samlet. Allan og vennerne kigger på det. Husk at mærk dem med VUIF. +40 Allans hold starter også snart, så de håber på stor opbakning til deres kampe.

7 Rasmus, Allan og Mikael skal i gang med at få ordnet flexfodboldbanen, så damerne kan komme i gang. Det gør de på søndag, når de er færdige med at samle ind til Kræftens Bekæmpelse. Gymnastik: Det var en fantastisk opvisning og der har været holdt nogle gode afslutninger på holdene. Der er blevet talt med gymnasterne om, at det er vigtigt at have interesse for at gå til gymnastik, når man går på et hold. BGI-turen sidste fredag var også en succes, 42 børn og 9 voksne deltog. Der er instruktørmøde i april, hvor den nye sæson skal planlægges. Ridning: Der har været møde d Der holdes infomøde på mandag kl i klubhuset. Mette snakker med Karin om at få et opslag på Forældreintra og det bliver lagt på Facebook. Indskrivning onsdag d kl. 17 på ridebanen eller ved at henvende sig til Karin eller Birgitte. Vi mangler rideinstruktører, vi har kun 2 instruktører og dermed kun 2 hold. Så hvis nogen kender nogen. Susanne spørger sin nabo. Vi har lidt udfordring i ft betaling af leje af de heste, som bliver stillet til rådighed. Susanne undersøger, hvor mange heste der fik hovbeskæring sidste sæson på vores regning. Vi aftaler en betaling på 100 kr. pr. måned pr. hest i de måneder, de bliver benyttet. Derudover hovbeskæring 1 gang i løbet af sæsonen. Mikael kontakter Karin. Ridelærerne er IKKE forsikrede på ridebane, det er deres egen forsikring der gælder. Kontingent er i år på 500 kr. Det er for 17 gange. Ridelærerne får en bluse og en vest ligesom de andre instruktører. Det er vigtigt, at instruktørerne er selvkørende, så de selv kan styre det hele og selv sende sms rundt, når der fx er aflysninger. Formanden husker at lave en sms-instruktion for dummies, så vi alle kan finde ud af at sende foreningssms er rundt. Rasmus kontakter Eva Magelund for at aftale, om Nannas hest skal ned i stalden og stå og indgå i rideskolen. Seniorer: Kører vist bare. Stoledamerne holder afslutning på tirsdag. Hvad gør vi ved de gamle mænd, hvis koner går til stolegymnastik? Eventdag hvor vi viser, hvad vi kan tilbyde? Sildefrokost, hvor vi hører hvad de kunne tænke sig? Hanne Lene kontakter Marianne Hørlyck om hun evt. vil holde et oplæg om kroppen og muskler og sådan. Vi hører Britta om hun er interesseret i at stå for at holde et møde. Tennis: Kontingent i år er 400 kr. for helårssæsonen. Dette gælder udendørsbanerne og IKKE banerne i Næshallen. Vi talte om, at vi nok skal have kontingentprisen op til revision til næste sæson, da det er meget billigt. Ellers har Jørgen og co styr på baneklargøring.

8 Landsbypedel: Der er ikke startet nogen endnu, vi venter spændt. Klubhuset: Borde/bænkesættene ved tennisbanerne er i stykker og pedellen sørger for, at de bliver fjernet. Vi siger ok til at der bliver indkøbt 2 nye sæt til kr. pr. sæt. Kan vi ikke også få lagt fliserne dernede? VUIF-arbejdsdag?? Mette har snakket med Iver om en opvaskemaskine, han har tilbudt at vi kan få. Den vi har, er ikke egnet til udlejning, så det vil vi gerne sige ja til. Der er et problem med varmen i omklædningsrummene, hvor elradiatorerne ofte står og koger. Mikael snakker med Per om det. Skal vi have sat Troldtexplader op i klubhuset?? Vi siger til de mænd, der har foreslået det, at de godt må gå videre med projektet. Mikael har undersøgt, hvad en ny dør i boldrummet skal koste. Allan og Jørgen Smed arbejder videre på sagen. Evt. kan vi spørge dem, der i forvejen skal sætte Troldtex op. Spinning i forsamlingshuset: Britta kører igen i forsamlingshuset. God idé at sende sms rundt, så flere får tilbudet. Kører under sms-aktiviteter. 5. Kommende arrangementer: Sponsorløb og foreningsdag: Dagen er fælles med FDF, så vi skal også deltage i oprydning efter fællesspisning. Hvis du ikke kan komme, så skal du selv finde en afløser. Udvalget arbejder flittigt på at lave en festlig dag, hvor sognets foreninger er repræsenterede og viser frem, hvad de laver/står for. De er i gang med at spørge de forskellige foreninger. Hvad vil VUIF byde ind med? Ponyridning?? Mette J. snakker med Birgitte om det. Lisbet kontakter Calle fra seniorafdelingen for at høre, om de vil stille bowles op i forsamlingshuset. Formanden vil gerne lave et diasshow, der kan køre deroppe. Rynkebyholdet kommer til cykelløbet. Sponsorkontrakterne ligger på hjemmesiden og er blevet udleveret på alle gymnastikholdene. Susanne sørger for at lave en seddel med VUIF s kontonummer på, som kan udleveres på dagen til dem, der betaler et fast beløb. Kløften: Asbjørn siger, han har fået nogle flere armbånd, så han kan godt bruge flere hjælpere. Instruktør/bestyrelsesdag: D. 20. juni. Nærmere invitation kommer senere. 6. Faciliteter den kommende sæson: Der er forhåbentlig snart en afklaring med Friskolen om brug af deres lokaler.

9 Formanden ser frem til halfordelingsmødet, hvor John Neumann deltager og skal være med til forhandling. 7. Økonomi: Det ser ok ud pt. Susanne prøver at få tjek på, om dragter til gymnasterne er blevet betalt. Hun sender Mette en liste over dem, der ikke har fået betalt for sms-aktiviteter, så der kan blive rykket. 8. Andet: Indstillinger til idrætslederpriser: Mette laver de 2 indstillinger snarest. DGI Sønderjyllands årsmøde 29. april 2014: Britta, Mette L., Mikael og Susanne deltager. Hanne Lene melder til. 9. Evt.: Næste møde: Onsdag d. 30. april kl. 19 i klubhuset. Britta og Mette J. er mødeansvarlige. Halfordelingsmøde i kommunen d kl. 19. Mikael og Asbjørn?? Deltager. Vi er rigtigt trætte af dankortautomaten, den virker aldrig i forsamlingshuset. Susanne undersøger, om der er en anden løsning eller kan vi måske undvære den helt? Vi tager det op næste gang. Ref.: Mette

10 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF onsdag d Til stede: Helle, Lisbet, Mikael, Susanne, Hanne Lene, Mette L., Mette J. Afbud: Asbjørn, Allan, Rasmus, Britta 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Godkendt. 2. Godkendelse af referat: Godkendt 3. Opsamling i forhold til proces fundraising (Vingstedfonden): Helle kom med et flot oplæg om hvordan vi kommer i gang med fundraisingprojektet. Vi aftaler at mødes en lørdag formiddag og starte med arbejdet. Evt. kan vi invitere én, som har erfaring med at søge fonde (John Neumann f.x.) Formanden sender en doodle rundt til resten af os med forslag til datoer i august/september. og og er gode sider at gå ind og kigge på. Fondsvejvisere kan lånes på biblioteket. Vi forpligter os alle på at holde øje med egnede fonde, der kan søges. 4. Foreningsdag, cykelsponsorløb og fællesspisning d : Carl Jensen fra seniorafdelingen kommer med sit team og laver bowls. Vi satser på noget ridning og arbejder stadig på at finde trækkere. Hanne Lene laver et powerpointshow, som Susanne sætter til at køre derovre. Menighedsrådet, FDF og friskolen kommer med noget, HMIF melder tilbage senere. Vi skal selv sørge for at melde os til fællesspisning. Husk at ALLE skal hjælpe med at rydde op bagefter, hvis man ikke kan, skal man sørge for en substitut. Sponsorkontrakterne er delt ud og udvalget er ude og snakke med folk, men det er hårdt arbejde, siger Mikael. Måske skal vi næste år gøre det sådan, at de børn der skal deltage, skal melde sig til inden cykelløbet, så vi ved nogenlunde hvor mange, der kommer. Susanne laver nogle sedler, som uddeles til sponsorerne efter løbet med det beløb, de skal betale. Husk at påføre kontonummer. Hun finder også en, der kan hjælpe hende med registrering. 5. Økonomi: Kassereren havde lister med over, hvem der mangler at betale opvisningstøj. Der bliver rykket, der hvor der skal rykkes. Hovsmeden er betalt for 3 heste. Rasmus kontakter Eva Magelund for at høre, om Nannas hest skal ned og stå og bruges i rideskolen. Han kan også høre, om de evt. vil sælge den, nu vi har fået 5000 kr. til en hest.

11 Susanne har stadig ikke fået regning for den nye forsikring, men har fået policen. Lisbet følger op på det. 6. Nyt fra alle: Ridning: Der var indskrivningsarrangement i onsdags, der er indskrevet 31 børn. Mitzi Glæsel og Lene Worthmann er nye instruktører. Så der er nu ridning mandag, tirsdag og onsdag. Birgitte har en idé om at lave noget sms-ridning for voksne. Lyder spændende. Vi mangler en sadel til Guldlok, den vil blive indkøbt. Hvis instruktørerne (og andre) gerne vil have noget printet, kan de kontakte Lisbet, Susanne, Hanne Lene eller Mette L. Mette J. er glad igen. Sognenyt: Lisbet siger, at der er frist til indlæg i morgen. Ridning skriver et indlæg. Vi hører Erik om vi kan reservere 2 sider til cykelsponsorløb og foreningsdag. Invitation til hædringsarrangement d : Tove Haugaard er indstillet. Mette L. og Hanne Lene daltager. Benny Ove Pedersen har kontaktet Hans-Christian og aftalt et møde vedr. landsbypedelordningen. Det bliver mandag d. 5. maj kl. 13 med start ved kredshuset. Mette L. kontakter Rasmus for at høre, hvem der deltager fra VUIF. Hanne Lene og Mette L. snakker med Kim Jørgensen om job i VUIF. Fodbold: Sandkasseholdet er godt i gang, der er gang i den. Allan Dickow starter også et børnehold. Allan Feddersen giver Susanne besked om, hvilke hold der skal oprettes og hvad de skal hedde. +40 holdet er også startet, men der er ikke indbetalt kontingent fra nogen endnu. Asbjørn tager sig af det snarest. NU!!! Sidste frist er 15. maj, ellers bliver holdet trukket.. 7. Nyt fra næstformanden: Mikael er irriteret over friskolens (SFO)brug af vores udendørsareal. Lige nu ligger der f.x. dæk på motorikbane og parkeringspladsen og der bliver svinet meget omkring klubhuset. Hanne Lene indkalder Jane, Cindy og SFO-leder til et møde for at få afklaret tingene.

12 Mikael, Britta, Susanne og Mette L. var til årsmøde i DGI i går. Der fik vi bl.a. overrakt 5000 kr. fra lokalforeningspuljen til en hest. Det var et ret langt møde, som godt kunne være mere spændende. Der er formandsmøde d i klubhuset. Mikael og Hanne Lene deltager. 8. Nyt fra formanden: Der er gymnastikgallashow på søndag i HIC og Juniorstævne i SE-arena d maj. Der er kommet mail fra Jørn Meyer ang. vores brug af friskolens lokaler. Punktet er på til deres næste møde. Hanne Lene sender en ansøgning ind til kommunen til en ekstrabevilling til tid i hallen. Formiddagstimer. Fodboldtrænerne skal også have foreningstøj. Mette J. tager sig af det. Asbjørn og Allan sørger for at finde ud af, hvilke størrelser de skal have og melder tilbage til Mette J. Hanne Lene taler for tiden med Lone Larsen, om hun vil være tovholder på noget flexfodbold/fodboldfitness. Vi afventer beslutningen. Vi mangler stadig at få fixet nettet på flexfodboldbanen. Husk at tilmelde jer til DGI s nyhedsbrev, så I får det. Martha Ravn har sponsoreret 1000 kr. til en ny opvaskemaskine. Mette L. arbejder videre med det. Friskolens OL-uge er flyttet til d maj og de spørger om vi kan hjælpe. Hanne Lene og Susanne kan godt, Hanne Lene sender en doodle ud, så andre også har chancen for at deltage. Formanden har lavet en brugsanvisning til sms-service. Den kommer ud med referatet. Til sidst opfordrer formanden til, at vi husker at tænke skævt igen.. Der er invitation til Grænseoverskridende cykelløb d. 9.juni. Læs mere og tilmeld på 9. Evt.: Formanden sender en doodle ud til næste møde. Britta og Allan er mødeansvarlige. Hvis de ikke kan, så kontakt Mette L., som tager de næste i rækken. Ref.: Mette

13 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF tirsdag d Til stede: Afbud: Susanne, Hanne Lene, Mette J., Mette L., Helle, Britta, Mikael, Asbjørn Rasmus, Lisbet, Allan 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Godkendt og ingen tilføjelser 2. Godkendelse af referat fra d : Kassereren har registreret bestyrelsen som brugere af Conventus, så alle kan se medlemslister. Dog kunne hun ikke registrere Helle og Rasmus, da de ikke er registreret som medlemmer, fordi de ikke betaler kontingent. Dette kan evt. løses ved, at de betaler 25 kr. for SMS-medlemskab, så de kan registreres. Susanne sørger for, at Signe Christiansen også bliver registreret som repræsentant for seniorafdelingen. Desuden Lene L., Peder, Mette F. fra gymnastikudvalget. Hanne Lene taler med Janne fra friskolen om at mødes med os. Mikael kigger på svævebanen, som er i stykker. Referat godkendt. 3. Nye satsninger: Generalforsamling i nye klæder Hanne Lene og Mette L.: Vi vil prøve at holde en familiegeneralforsamling. Foregår d. 1. november i Næshallen kl Morgenmad, fælles fysisk aktivitet, fælles generalforsamling med én fælles VUIF-beretning ledsaget af power pointshow i stedet for formandsberetninger fra alle udvalg/afdelinger. Afslutning med hotdogs. Hanne Lene og Mette L. er tovholdere og uddelegerer til resten. Indkaldelse til generalforsamlingen skal i Sognenyt 1. september, det sørger HL og M for. Fundraising og andre pengeskabende arrangementer Helle, Susanne, Mikael: Der skal arrangeres en dag, hvor vi mødes og giver den gas i ft. at finde ud af, hvilke fonde vi kan søge og til hvad. Britta laver ansøgning til DGI s lokalforeningspulje til denne dag til foreningsudviklingsseminar, så vi kan få en ekstern oplægsholder til at komme og hjælpe os i gang. Hver afdeling i foreningen bliver bedt om at definere, hvad de har på ønskelisten og hjælper evt. selv til med at søge om dette. Idræt om dagen Asbjørn, Mette J., Britta: Britta, Rasmus og Nikolaj går rundt og giver invitation til de gamle mænd om at komme til møde i klubhuset med sild og snaps og en snak om, hvad de kunne tænke sig af aktiviteter specielt for dem. Mette J. laver invitationen. Britta søger DGI s lokalforeningspulje til dette projekt.

14 Gerne inddrage Tove og Signe med råd om, hvem der skal inviteres og evt. med praktisk hjælp til mødet. 4. VUIF repræsentation i: DNPT show d. 1.9.: Mette F. har styr på hjælpere m.m. Plakater er sat op. Kalendermøde i Vilstrup Sogn d kl : Hanne Lene deltager. Følgende datoer kan vi forløbig byde ind med: Generalforsamling Julesjov i natten Julemandsvækning Fastelavn Cykelsponsorløb Stafet for livet d : 61 personer tilmeldt Team Vilstrup. Har du endnu ikke meldt dig til, så få det gjort nu og sig det til din nabo og hvem du ellers kan sige det til. Netværksmøde d : Umiddelbart ingen der kunne være med til det, men hvis nogen har lyst, er det fint. Høstgudstjeneste d : Hanne Lene har talt med menighedsrådet, om vi evt. har lyst til at lave høstfest i fm. Høstgudstjeneste. Det kunne være spændende, vi tænker over det og tager det op til næste år. Foreningskonference i Vejle 27.9.: Hvem vil med?? Inspiration i Herning d : Flere er tilmeldt, men der er plads, hvis du har lyst til at være med. 5. Ny sæson og nyt fra alle: Fodbold: Fodboldskole gik rigtigt godt, vi er på næste år igen. Kløften: Gik godt. Samme problem med mad som sidste år, Asbjørn tager det op med dem. Alle indsamlede flasker blev afleveret til Hoptrup Købmanden, og de 1500 kr. der var emballage for, blev indsat på vores konto dernede, det var meget nemt i forhold til de foregående år. Der er søgt kr.

15 Spørgsmål om vi kan lave nogle retningslinjer for fordeling af vagter, så det om muligt bliver mere rimeligt fordelt? Dette tages op senere. Tennis: Ældresagsfolkene har gjort et stort stykke arbejde med at fjerne ukrudt og gøre det pænt på de to tennisbaner. Vi snakker om at belønne med en grillpølse og en øl/vand til deres turnering i september. Mette L. arbejder videre med det. Vi snakkede om, om vi skal præcisere regler for at spille tennis, så ingen er i tvivl om, at der skal betales kontingent, før man spiller og at man ikke kan tage gæster med som spiller gratis. Evt. også kontakte medlemmer, som har nøgle, men som ikke har betalt kontingent inden en vis dato, fx 1. juni og høre om de vil spille eller om de vil aflevere deres nøgle. Gymnastik: Har lige haft instruktørmøde, hvor det faldt på plads med instruktører til de fleste hold. Familiemotion starter d og kører med forskellige instruktører. Forhåbentlig er der flere, der melder sig som instruktører, der mangler stadig til nogle datoer. Kontingentsatser for denne sæson blev fremlagt. Bl.a. indføres et multikontingent og rabat til børn, der går på mere end ét hold. Susanne får tilsendt et program m. tider og priser for holdene, så det kan komme på hjemmesiden til betaling af kontingent. De der ønsker brik og nøgle til gymnastiksalen, skal kontakte Mette L. Hjemmesiden: Trænger til oprydning/opdatering, det skal vi selv gøre. Britta kontakter Jørgen Lildholdt for at høre, hvordan vi gør. Kan vi evt. have den med på bestyrelsesmøde hver gang og lige se den efter, så den holdes opdateret? Ridning: ALLE har betalt. Det kører godt nu. Der bliver snart et møde med rideinstruktørerne. Evt. i forbindelse med et møde med hjælpepigerne. Det har fungeret rigtigt fint med hjælpepigerne. Britta foreslår et samarbejde med en ridehal i Åstrup i vinterhalvåret, så hestene og pigerne holdes i gang. 6. Nyt fra kassereren: Er ikke kommet videre med Dankortsagen, men gør det snarest. Der skal tjekkes op på manglende betaling fra SMS-holdene, så vi kan få sendt evt. rykkere ud. Susanne ser på, om der skal ryddes op i gamle medlemslister og får oprettet de nye hold, når hun får holdlisterne. Kontobeholdning omkring kr. 7. Nyt fra formandskabet:

16 Mikael sætter en postkasse op ved klubhuset, så evt. post kan puttes deri. Adressen er: Birkmose 8. Næshallen vil nu gerne købe vores spinningcykler, de koster 1000 kr. stk. Mikael snakker med dem, de må købe så mange de vil! Jørgen Smed er sat på opgaven med at få afskærmet vores redskaber i Næshallen med net. Der kommer et tilbud på det. Skal der søges en fond til dette? Han laver også to ekstra kasser til musikanlæg og til småredskaber. Skitur med VUIF: Der er 8 personer tilmeldt skitur, som ikke er arrangeret endnu!!! Formanden arbejder hastigt videre med sagen og afventer tilbud fra nogle rejseselskaber. Forslag om Italien, Polen, Tjekkiet, da Østrig bliver ret dyrt. Klubhus: Lamelgardinet er i stykker og pedellen får frit slag til at finde noget andet egnet til det store vindue. Kajak-søndag d aflyses. Næste møde: Formanden sender snarest en doodle rundt, så vi kan finde en ny dato. Det er Mikael og Allan der er mødeansvarlige næste gang!! Ref.: Mette

17 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d. 25. september Velkomst og sang: Formanden bød velkommen og vi sang Nu falmer skoven trindt om land. 2. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Godkendt uden tilføjelser. 3. Godkendelse af referat: Mikael har styr på svævebanen. Mette L. fortæller at seniorerne har haft turnering med grill, det sørgede Jørgen Lildholdt for. Det var belønning, fordi de havde ordnet så flot på tennisbanerne. Mikael lægger en nøgle op til postkassen, så den kan blive tømt. Rasmus sørger for at pille lamelgardinet ned, så pedellen kan få malet og der kan blive sat et rullegardin op. Britta fortæller at der er søgt lokalforeningspuljen. Britta har kontaktet Jørgen Lildholdt ang. hjemmesiden. 4. Nyt vedr. brug af Den Nye Friskoles gymnastiksal og Næshallen: Mette J. og Mikael har været til generalforsamling i Næsset Fri og Natur. Jørgen Smed er kommet i bestyrelsen som repræsentant for VUIF. Vi glæder os til god information fra vores nye repræsentant. Vi har stadig nogle uafklarede ting mht brug af hallen dernede. Der bliver aftalt et møde senere. Hanne Lene har været til møde med Jørn Meyer vedr. vores brug af gymnastiksalen. Hun har også drøftet vilkår med formand for Friskolen, som ikke er tilfreds med betaling for vores brug af gymnastiksalen. Der arbejdes videre med, at vi fortsat er i gymnastiksalen, så må vi se, hvad der sker. 5. Opsamling på satsninger: Generalforsamling: Formanden har sendt skema med arbejdsopgaver til generalforsamling ud og vi fik fordelt de forskellige opgaver. Så nu regner vi med, at der er styr på det, husk at reklamere for det, så der kommer mange. Fundraising: Teamet melder snart ud omkring en fundraisingdag, så vi kan komme i gang. Vi afventer svar fra lokalforeningspuljen, om vi får penge til dagen. Helle undersøger nærmere omkring OK benzin.

18 Idræt om dagen: Rasmus og Nikolaj skal ud og snakke med de gamle mænd og invitere dem til frokostmøde i klubhuset. De finder en dato for mødet og melder ud til teamet. Aktiviteten starter allerede i næste uge, men vi regner med, at der lægges ud med bowles i Næshallen. 6. Økonomi afslutning af årsregnskab, medlemstilskud m.m.: kr. på kontoen lige nu. Det ser ud, som om der jævnt kommer penge ind fra de forskellige gymnastikhold. Vi vil få penge fra Næsset for badminton. Britta foreslår, at der laves et specielt kontingenttilbud til instruktører, så man ikke bliver straffet for at være instruktør. Vi tænker over det og melder ud, hvis vi har gode forslag. Økonomiudvalget snakker også sammen om det. 7. Nyt fra alle: Ridning: Der har været ridemøde for at høre, hvordan det hele går. Der mangler piger til at trække heste om tirsdagen og der er ikke meget hjælp fra forældrene. Så det kniber for Lene at få tid til at undervise. Så det er vigtigt, at vi næste sæson bliver skarpere til at melde ud, hvad vi forventer af ryttere og af forældre. Birgitte har kontakt til nogen, der har nogle heste vi måske kan låne, hvis der er interesse. Hun efterlyser kurser. Mikael og Mette J. arbejder videre med kontakt til Dansk Rideforbund. Rideafdelingen ønsker sig hestehåndtag, ok at de køber 2. Birgitte foreslår, at to ryttere har part i VIUf-hesten i vinterhalvåret og skal sørge for at passe den og at den bliver redet. Mette og Mikael snakker videre med hende om, hvordan det kan lade sig gøre. Rasmus finder en dato til arbejdsdag på rideskolen, hvor der bl.a. skal laves en rytterstue. Fodbold: Der undersøges, om der kan skaffes timer i lethallen til fodbolddrengene. Til januar skal vi huske at tænke lethallen ind i halfordeling, så vi kan få fast timer der. Flexbanen ser ikke godt ud mere, banderne er skæve. Det må vi lave som et forårsprojekt og få det sat i stand. Landsbypedelordningen: Arbejdet omkring klubhuset er afsluttet fra landsbypedellerne, så vi skal selv sørge for at male resten af træværket. Vi skal selv sørge for at fjerne ukrudt i de sække, som de har samlet det i. Rasmus sørger for det. Kløften: Intet nyt. Klubhus: Vi har fået en kuglegrill foræret. Rasmus sørger for at den bliver kørt i dok i udhuset.

19 Allan kontakter Kim Klit vedr. de planter vi skal have ud omkring tennisbanerne. Han hører lige Jørgen Lildholdt, om der måske skal fældes mere dernede. Gymnastik: Er kommet godt i gang. Der bliver fulgt op på kontingentbetaling i næste uge og sendt rykkere ud til dem, der ikke har betalt. Skitur: De er foreløbig solgt 10 pladser, så det er med at komme i gang med at få solgt. Fristen er i slutning af næste uge. Vi fik ikke aftalt en dato for næste bestyrelsesmøde, men mon ikke formanden sender en doodle ud for at Få det på plads?? Ref.: Mette

20 Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d Deltagere: Hanne Lene, Susanne, Kim, Mikael, Mette J., Mette L., Britta, Helle, Rasmus, Lone Afbud: Lisbet, Allan 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Under pkt. 7 Faciliteter, legeplads. Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen: Godkendt. God skriftlig beretning i Sognenyt. 3. Konstituering valg af sekretær og næstformand: Formanden bød velkommen til Kim og Lone som nye bestyrelsesmedlemmer. Mette fortsætter som sekretær, Mikael fortsætter som næstformand. 4. Evaluering af generalforsamling, julesjov i natten, julemandsvækning: Generalforsamling: Det var et godt arrangement og godt at se flere børnefamilier. Gode tilbagemeldinger fra flere deltagere og flere der har sagt, de gerne vil deltage, når konceptet er sådan. Måske lidt mere forplejning, kringle til kaffen eller lign.. Vi regner med at gentage formen næste år og håber på endnu større opbakning. Det er af stor værdi, at børnene introduceres til foreningsarbejdet på denne måde. Julesjov i natten: Fed oplevelse, 44 børn. Skøjtehal, spisning, svømmehal, Næshallen, vågne børn det meste af natten, spring og leg. Nogen har sagt, at det var for dyrt, det kostede 250 kr. Det skal måske præciseres hvad pengene går til. Gymnastikudvalget evaluerer på det. Julemandsvækning: Helle var der og siger, at det gik fint. Vi har ikke været involveret i det. Udvalget har sagt op, så vi skal finde ud af noget næste år. 5. Fundraising, evt. deltagelse i Idrætsinspiration 2015: Hvem vil med til Idrætsinspiration d ? Mette J., Mikael, Helle, Mette L., Hanne Lene. Fundraisinggruppen har kigget på en dato, hvor vi kan mødes og snakke fundraising, gerne med en gæsteoptræder, som kan komme med gode historier og input omkring fundraising. Nogle ideer? Gudrun Gjesing? Bjarne Knudsen? Allan Højmark? Én fra DGI? Vi spørger Janne. Der bliver sendt en doodle rundt for mulige datoer. 6. Økonomi afregning fra Næsset badminton og Kløften? Dankortterminal, revisor: Der er ikke kommet badmintonpenge endnu, vi rykker for dem.

21 Kløften har givet os ca kr. Susanne snakker med Jørgen Lildholdt om, hvordan vi får afmeldt Dankortterminalen og hvordan vi får startet Mobilpay i stedet for. Vi mangler stadig en revisor for 1 år. Nogle forslag?? Vi tænker alle meget.. Vi har stadig ikke fået en regning fra Friskolen. Det er stadig uafklaret, hvor meget kommunen skal betale til Friskolen for leje af gymnastiksal. Jørgen Meyer skal have et møde med friskolen på fredag, så vi venter og ser. Pt. er der ca kr. på kontoen. 7. Diverse: Formanden orienterede om Klubliv Danmark, et nyt tiltag som vi kan komme til at tjene en del penge på. Vi hører nærmere om dette senere. Mikael kontakter Grethe Sørensen ang. 79 midler. Birgitte Kloster har forespurgt, om hun må låne klubhuset til noget Coachtræning. Formanden snakker med hende om det. Formanden snakker også med Lena Jensen vedr. portvinsarrangement. Rasmus køber for 1000 kr. til Crossgym, det er de penge vi skal have fra dagplejen. Det skal gerne gøres snart, da de skal have regningen inden det nye år. Mette L. og Hanne Kongsted laver bogbyttecentral i klubhuset. Iver Magaard er ved at være klar til at sætte vores nye opvaskemaskine op. Hvem vil købe den gamle? Vi skal have en ny tovholder til Kløften, nu hvor Asbjørn er gået ud af bestyrelsen. Han vil gerne stadig være med til at arrangere. Vi tænker over det til næste gang og overvejer også, om vi skal have et Kløftenteam, som tager sig af det praktiske omkring vagtplan og andet. Vi har snakket om at lave hjælperfest i en anden form end tidligere. Ingen forslag, så vi lægger den død indtil videre. Floorball: Kommer med på næste bestyrelsesmøde. Hjemmeside: Britta har været i gang med at opdatere på hjemmesiden. Kontakt hende, hvis der er noget du vil have lagt på. Der bliver lavet et link på hjemmesiden til Facebook, så folk kan følge med der i stedet for den gruppe vi har. Det tager Mikael sig af.

22 Legepladsen: Svævebanen skal repareres, Mikael finder ud af, hvad det koster og får det sat i værk. Rideafdeling: Der er ved at blive renoveret i ridestalden, det går meget stille og roligt. Der bliver holdt indvielse inden jul. Rasmus sørger for en erkendtlighed til Næssets Murerfirma og til pladsformanden. Mette J. roser hjælperidepigerne, fordi de tager derned i al slags vejr. 8. Evt.: Nye møder: kl Ref.: Mette

23 Referat fra Generalforsamling i VUIF lørdag d Velkomst og sang Valg af dirigent og referent: Simon Sørensen blev valgt som dirigent som kunne konstatere, at generalforsamlingen er varslet korrekt, og Mette Lausten blev valgt som referent. Sang Aktiviteter i hallen Sang: Vi sang de specialdigtede sange fra instruktør/bestyrelsesdagen i juni. De var go`e. Aflæggelse af bestyrelsens beretning: Formanden havde lavet et flot slideshow med stemningsbilleder Der er også lavet en længere beretning fra bestyrelsen, den kan læses i næste nummer af Sognenyt. Fremlæggelse af årets regnskab: Kassereren fremlagde årets regnskab. Årets resultat er på -544 kr. Dette skyldes hovedsageligt, at der er lavet flere afskrivninger i år. Regnskabet er godkendt af revisorerne. Udnævnelse af årets VUIF`er: Birgitte Kloster Jensen blev kåret som Årets VUIF er for sit STORE arbejde i vores nye rideafdeling. Behandling af indkomne forslag: Bestyrelsen fremsatte forslag til en vedtægtsændring. 3. Foreningen ledes af en bestyrelse på op til 9 medlemmer

24 foreslås ændret til: 3. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af det antal medlemmer, som bestyrelsen fastsætter og fremlægger på Generalforsamlingen, før valg. Forslaget blev vedtaget med 32 stemmer for, 1 undlod at stemme. Valg til bestyrelsen valg af formand og tre fritvalgte medlemmer: Asbjørn Dyngby ønskede ikke genvalg. Helle Wolff blev valgt som fritvalgt medlem. Mette Lausten ønskede genvalg og blev valgt Mikael Jakobsen ønskede genvalg og blev valgt Fritvalgt medlem (ny iflg. vedtægtsændringen) Bestyrelsen foreslog Lone Larsen og hun blev valgt. Formand Hanne Lene Haugaard ønskede genvalg og blev valgt. Valg af to suppleanter: Allan Feddersen ønskede genvalg og blev valgt Helle Wolff ønskede ikke genvalg, da hun er blevet fritvalgt medlem. Bestyrelsen foreslog Kim Reymond Jørgensen han blev valgt. Valg af revisor: Peder Ellegaard ønsker genvalg og blev valgt Jacob Nielsen ønsker ikke genvalg (er ikke officielt på valg i år) Bestyrelsen har ikke endeligt tilsagn fra mulig ny revisor, men afventer svar. Forslag modtages gerne. Evt.: Tina H. roste bestyrelsen for arrangementet og for beretningen. Dirigenten udtrykker, at VUIF er lidt anderledes mht afvikling af generalforsamling, men at han synes, det er i orden, når folk er enige om det. Desuden siger han tak for i dag og for god ro og orden. Han fik også ros og et gavekort til Skallebæk til den søde tand. Asbjørn fik blomster og ros af bestyrelsen for veludført arbejde i bestyrelsen. Jacob fik ros og tak af bestyrelsen for sit arbejde som revisor.

25 Seniorafdelingen ønsker sig et nyt bowlssæt. Det vil blive taget op til velvillig overvejelse. Ref.: Mette Lausten