Indkaldelse til bestyrelsesmøde

Transkript

1 Indkaldelse til bestyrelsesmøde Dato: 05. januar 2014 Det Grønlandske Hus (Avalak kontor) Dagsorden 1. Valg af referent og ordstyrer Referent: Agathe Helene Præst Møller Ordstyrer: Jonas Elgaard Tilstedeværelse: Nyoka Steenholdt Taitsiannguaq Tróndheim Hans Peder Kierkegaard Marie-Louise Nuka Karlsen 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat fra mødet den 27. november 2013 a. Gennemgang af arbejdsopgaver Gennemgået og godkendt 4. Meddelelser fra formanden 5. Meddelelser fra kassereren Overgået til AL ,95 kr. på kontoen 6. Meddelelser fra/til HB Der kommer snart en ny strategi fra HB Nyt med projektbaseret arbejde i HB (hjemmeside, betalingssystem) Opdatering fra Jonas om det nye betalingssystem Diskussion om IP til Avalaks hjemmeside (20 kr. om måneden) Spørge Avalak Odense hvordan det går 7. Meddelelser fra DGH

2 Ingen møder med DGH Forslag: Sende takkebrev til DGH fra Avalak (bed Kenneth om at gøre det) 8. Evaluering fra afholdte arrangementer a. Kirkekaffe, d. 1. december Gik godt Der kom 130 (som er mere end forventet) lidt for meget kage underbemandet (mange, der skulle hjælpe, sprang fra i sidste øjeblik) løb tør for kaffe + kopper overskud på omkring kr. stor klap på skulderen til dem, der afholdt arrangementet Forslag: få fat i en tør kaffemaskine/kaffekande Fik tørfisk + orsoq (gratis) Der blev bagt i DGH (af frivillige) + hjemmefra Britt må tilføje til referatet, hvis hun har nogle indvendinger b. Bibi Chemnitz, d. 2. december Der kom nogle mennesker til arrangementet Forslag: Bibi kan komme og præsentere i DGH næste gang (evt. i forbindelse med en ny lancering) c. Tøsetorsdag, d. 5. december 7 kom (aftalen var ellers, at hvis der kom mindre end 8, skulle det aflyses) Diskussion om det giver mening at have en bagatel grænse Britt må tilføje til referatet, hvis hun har nogle indvendinger d. Skakturnering, d. 8. december + Juleklip, d. 8. december Der var kun 3 til skakturnering Puk vi gerne holde en ordentlig skakturnering Invitationen kom for sent ud Der kom stykker til juleklip der var æbleskiver + kakao (der er en pose æbleskiver i fryseren) e. Hobbitten, d. 11. december

3 Pip og Puk var tovholder Taitsi spurgte om der kunne gøres mere for at få folk til at sidde sammen, men Puk sagde at det ikke var muligt for den aften Jonas foreslog at man kunne have haft den en anden dag, hvor det ikke var midnat på en hverdag + at man kan sidde sammen Flere havde ikke forstået, at det blev afholdt ved midnat på en hverdag 9. Kommende arrangementer a. Machomandag, d. 20. januar Tovholder: Jonas Det er Klassefesten 2, der kommer til den machomandag Jonas opretter arrangementet i dag (5. januar 2014) b. Go-kart/event dag, (tidligere: d. 1. februar), ny dato 1. marts Tovholder: Taitsi Forslag: Prøve noget nyt i stedet for go-kart - paint ball arena: 3 events til 240 kr. pr. person (190 kr. pr. person for medlemmer) Beslutning: Ny dato: 1. marts Paint ball arena events fremfor go-kart c. Oscar night, d. 7. februar Tovholder: Taitsi Ingen spisning Sende invitationer snarest muligt Afholdes kl. 21:00 Festudvalg til beslutninger: Nuka, Taitsi, Jonas, Agathe- dato for planlægning: 11. januar kl. 14 Budget: 2000 kr. til pynt og Asti + pindemadder (evt. spørge Royal Greenland om laks, hellefisk) Spørg Britt omkring booking af Ajamut d. Secret life of Walter Mitty (ÆNDRET) Vi dropper eventet og vælger en anden film Nyt event: Afstemning på FB Tovholder: Puk e. Fællestræffet

4 Forslag: Flyt til oktober Søg fonde f. Gennemgang af de rasterende ideer fra sidste møde 10. Evt. a. 11. Arbejdsopgaver Avaruna - Flytte referatet der ligger inde i DB -> dagsorden, til referater Pip - Skal købe 2 flasker Gajol til HB - Indkøber chokolade og rødvin til revisor - Undersøg bookning af hytte til fællestræffet Britt - Skal booke Ajamut, til Oscar aften fredag d. 7. februar Booke Ajamut til fastelavn (1.marts) - Undersøge hvornår der er plads til bankoaften i Ajamut (Januar) Jonas Taitsi - Tovholder til Machomandag - Kigge på en ansøgning til Carlsberg ang. sponsorering af drikkevarer, og spørger evt. Kenneth til råds. (Carlsberg fonden støtter kun faglige arrangementer, forslag om at søge til Carlsberg- Fundraiser) ansøgning skal tidligst sendes 1 marts Tovholder til Oscar aften Kontakt Paint Ball Arena snarest Invitationen skal ud senest 20. januar Lav spørgeskema til Avalak KBH snarest til beslutning omkring hvilke events til Paint Ball Arena 12. Næste møde

5 9. februar, spiser kl. 12 med tag-selv-med-frokost, mødet starter kl. 13 Diskussion om bagatelgrænse til biografture og lignende Diskussion om retningslinjer for senest udmelding for events Velkommen-hjem-øl Kenneth/Agathe Semesterplanlægning Fællestræf planlægning Diskussion om mødetider (til/fra) Diskussion om budgetter for kommende arrangementer Diskussion om bankoaften