Totalt digitalt udbud. Chefkonsulent Flemming Grangaard Dansk Byggeri, Kursus&Udvikling

Transkript

1 Totalt digitalt udbud Chefkonsulent Flemming Grangaard Dansk Byggeri, Kursus&Udvikling

2 En analyse af De udførende virksomheders potentiale, udfordringer og krav til digitalt udbud. En anbefaling til byggebranchen Balslev & Jacobsen ApS

3 Deltagere i arbejdsgruppen Jørn Jensen, udviklingschef hos Dansk Byggeri (projektleder) Flemming Grangaard, chefkonsulent hos Dansk Byggeri Kim Jacobsen, partner hos Balslev & Jacobsen ApS (redaktør) Martin Smidt, CIO hos Byggeweb A/S Christian Koch, professor ved Chalmers TekniskaHögskola Fra Bygningsstyrelsen har civilingeniør Morten Steffensen deltaget. Dansk Byggeri, Bygningsstyrelsen og cuneco har bidraget til finansiering af dette projekt.

4 Fordelen for udførende er tvivlsom På trods af krav i bekendtgørelsen

5 Analysens formål og mål Formål Synliggøre de udførendes potentiale og udfordringer med digitalt udbud. Fremsætte krav til digital udbud. Mål Inspirere og anspore branchen til igangsættelse af initiativer der kan effektivisere den digitale udbudsproces. Fremsætte en række anbefalinger.

6 Indhold i analysen En rundspørge Den digitale tilbudsproces Digitale bygningsmodeller i 3D Digitale udbudsportaler Kalkulationssystemer Internationale erfaringer Her fokuseres på tilbudsprocessen

7 En rundspørge

8 En rundspørge Udbudsmængder kan medføre produktivitetsgevinst på 2,5 mia. kr. årligt. (2,2% af omsætning).

9 En rundspørge Digitalt udbudsmateriale og udbudsportal 30 % af udbudsmaterialet er digitalt 7,4 % af udbud er udbudt ved digitale udbudsportaler. Tilbudslister og 3D bygningsmodeller 22 % af digitale tilbudslister kan editeres 3,4 af udbud indeholder bygningsmodeller i 3D 13% af bygningsmodellerne har været gavnlige

10 Tilbudsprocessen overordnet 1. Virksomheden anmoder om at komme i betragtning til at afgive tilbud eller at kvalificere sig til, at være med i deltagerkredsen af tilbudsgivere på det endelige projekt. 2. Deltager i en eventuel prækvalifikationsrunde 3. Fastlægger den overordnede tilbudsstrategi for projektet/entreprisen 4. Udsender materiale til UE/Fagentreprenører og leverandører af større leverancer 5. Gennemlæser beskrivelser for EP 6. Opmåler arbejdet 7. Rekvirerer materialepriser 8. Prissætter arbejdet(kostpris) 9. Evaluerer de indkomne UE og St. leverancer 10. Fastsætter dækningsbidraget og fastlægger strategien 11. Udfærdiger tilbudsmaterialet 12. Evaluerer tilbuddet, tabt eller vundet

11 Hvordan er priser opbygget? ERFA-TAL Overslag m 2 pr. type byggeri m 2 pr. fagentreprise Afsluttede kalkulationer og entrepriser Fundamenter lbm. Bygningsdele Detailkalk KALKULATIONS- DATABASE Lønandel/ akkordpris Priskuranter Aktivitet / enhedspriser Materialeandel Maskinandel BASISPRISER Udgravning m3 Forskalling m², Armering kg, Beton m³, Randisolering m, Tilfyldning m³ kalkulationsmængder til internt brug Tømrer/ snedker Murer Den lille grønne Vejledende tider SID (murer) Lokalaftaler Tagdæknin g Illustrationen er efter ide og forlæg af Flemming Grangaard og optegnet af Lone Høgholm Biehl

12 Prækvalifikation Processen i dag Er kendetegnet ved meget manuelt arbejde Der er ingen standardisering Udfordringer Det er et stort arbejde at vedligeholde for mindre og mellemstore virksomheder Hvis der er portaler, er systematikken forskellig

13 Prækvalifikation Digitaliseringsmulighederne er der: En generel portal hvor alle data samles Der er brug for standardiseringer Der skal ryddes op i kravene

14 Tilbudsstrategi Processen i dag organisering detaljeringsgrad er der tilbudslister, er de redigerbare egen produktion eller UE tegningsmaterialets fagopdeling

15 Tilbudsstrategi Udfordringer overblik forstå kompleksiteten fagopdeling Digitaliseringsmuligheder have den digitale bygningsmodel til rådighed tilbudslister med mængder

16 Udsende til UE/st. lev. Processen i dag Gennemlæsning af betingelser Udfærdige evt. tegningslister Evt. tryk af tegninger Opsplitning af tilbudslister Udsende udbudsmateriale Evt. indbyde til projektweb for UE

17 Udsende til UE/st. lev. Udfordringer Udbudsmaterialet er sjældent opdelt, så det er nemt at fordele Det er forværret med digital distribution At rettelsesblade udsendes indtil dagen før licitationen

18 Udsende til UE/st. lev. Digitaliseringsmuligheder Alt projektmateriale fagopdelt, med tilhørende fagopdelte tegningslister Nem adgang for viderefordeling af materiale på projektweb At rettelser er synlige At man som UE kun kan se relevant materiale samt eget tilbud Rutiner om udsendelse af rettelsesblade senest 10 dage før licitationen

19 Processen i dag Gennemlæse beskrivelser EP Organisering Omfang og kompleksitet Opsplitning af tilbudslister, er den redigerbar Mængder Detaljeringsgrad Overvejelser om at rekvirere materialepriser

20 Eksempel på kompleksitet

21 Gennemlæse beskrivelser EP Udfordringer Der er ingen standard for tilbudslister Man skal selv strukturere den i Excel, og hvad med returnering? Digitaliseringsmuligheder Standardtilbudsliste med mængder(mere herom senere) En mængde skal være nedbrudt så meget, at varianten er entydig i både udformning og kompleksitet Stor gevinst ved at arbejde med BIM

22 Processen i dag Er manuel opmåling Opmåling EP Skematik manuelt eller i Excel Opmåling samtidig med indtastning af mængder i f.eks. Sigma

23 Opmåling EP Udfordringer Det er tidkrævende Eks. opmålingsregler tilgodeser ikke de udførende med hensyn til detaljeringsgrad og fagopdeling

24 Beskrivende mængdefortegnelser tilbudslister med mængder Har været anvendt tidligere, det er ikke et nyere fænomen Herlev Sygehus, 1967 Statens Byggeforskningsinstitut, Hørsholm, Thisted Sygehus, 1968 efterfølgende slides viser eksempel

25

26 Digitaliseringsmuligheder Tilbudslister med entydige mængder Importering af struktureret XML Excel fil Integration tilbage til tilbudslisten/portal Forbedring af opmålingsregler med større detaljering og fagvis opbygning Stor gevinst ved anvendelse af BIM model Opmåling EP

27 Processen i dag Rekv. materialepriser EP Man kan i flere kalkulationsprogrammer udlæse mængder Udfordringer At bevare overblikket når man skal spørge flere Digitaliseringsmuligheder Forbedrede standarder for udveksling af data både priser og egenskabsdata

28 Prissætning EP Processen i dag Endelig valg af metoder Løbende notering af spørgsmål Vurdering af rettelsesblade Risikovurdering Skal der udarbejdes alternative priser Udfordringer Omfang af rettelsesblade, genberegninger med mulighed for fejl, lige til sidste øjeblik Digitaliseringsmuligheder Bedre sammenligningsmulighed internt i kalkulationsprogrammer Adgang til 3D modellen

29 Processen i dag Tjek og vurdering af indkomne tilbud Udfordringer Vurd. og prissætning UE/st.lev. Gennemskueligheden af UE tilbud, detaljeringsgrad Problem omkring TUN numre Digitaliseringsmuligheder Brug af portal til udsendelse og indhentning af underentrepriser, med detaljeret tilbudsliste

30 Prisfastsættelse af DB mv. Processen i dag Risici Overholdes udbudsmaterialet Valg af styringsindsats Fastsætte dækningsbidrag Intelligenstjek af nøgletal Hvad er markedsprisen? Rådighedsbeløb

31 Udfordringer Prisfastsættelse af DB mv. Har man husket det hele Struktur for sammenligning med tidligere opgaver Digitaliseringsmuligheder Bedre og redigerbare tilbudslister 3D modellen kan øge overblikket

32 Processen i dag Udfærdige og afgive tilbud Fremskaffelse af evt. kvalifikationsmateriale Udfyldelse af tilbudslister (herom senere) Skrivning af materiale, brev, forbehold mv. Udfordringer og digitaliseringsmuligheder Som prækvalifikation

33 Processen i dag At videregive til produktion Eller arkivere sagen Opsamle erfa tal Udfordringer At få det gjort Digitaliseringsmuligheder Adgang til 3D modellen vil øge overblikket i overdragelsesfasen Evaluere tilbuddet

34 Udfyldelse af tilbudslister Processen i dag Manuelt Ikke redigerbart Farligt at konstruere sin egen tilbudsliste Udfordringer At bevare overblikket

35 Udfyldelse af tilbudslister Digitaliseringsmuligheder Standardiseret tilbudsliste Indlæsning i kalkulationsprogrammet og tilbage igen Fastholdelse af struktur ved rettelsesblade for eksempel ved fastlåsning af linjer Tilbudslistegenerator Dette er den mest lavthængende frugt i tilbudsfasen

36 Udfordringerne Tilbuds og udbudsprocessens udfordringer: Mange forskellige udbudsportaler. Store og forskelligartede krav til prækvalifikationsmateriale. Svært at få overblik over udbudsmateriale. Digitalisering har medført øget omfang af udbudsmateriale. Tilbudslisters forskelligartede udformninger og manglende redigerbarhed. Tidskrævende at opmåle mængder. Struktur og filformat i 3D Bygningsmodeller er en udfordring. Udbudsportaler understøtter ikke standardisering. Kalkulationssystemer kan ikke anvende udbudsmateriale digitalt.

37 26 krav til digitalt udbud Krav om standardiseret struktur i prækvalifikationsog udbudsmaterialet Krav til udbudsprocessen Krav til udbudsportalerne Krav til kalkulationssystemerne

38 6 anbefalinger til initiativer Udenlandske erfaringer Standarder Implementering Udvikling IKTbekendtgørel ser ITleverandø rer

39 Anbefaling standarder En samlet branche bør igangsætte udarbejdelsen af standarder for: Struktur af indhold i prækvalifikationsmateriale. Struktur af indhold i udbudsmateriale. Struktur af indhold i tilbudsmateriale. Tilbudslisters struktur og detaljering. Opmålingsregler og udbudsmængder. Digitale bygningsmodellers informationsindhold. Digitale udvekslingsformater og filformater.

40 Anbefaling udvikling En samlet branche bør igangsætte udvikling af: En portal, hvor oplysninger til brug for prækvalifikation og tilbudsafgivelses kan samles. Tilbudslistegenerator, der sikrer, at alle udbuds tilbudslister er struktureret ensartet. Mængdetjekker Procedure der kvalitetssikrer, at udbudsmaterialet overholder gængse standarder. Procedure der kvalitetssikrer, at digitale bygningsmodeller indeholder rette strukturer samt informationer i forhold til det øvrige udbudsmateriale. Procedure for udsendelse af rettelsesblade.

41 Anbefaling It leverandørerne Branchen bør samarbejde med it leverandørerne, så: Der er overensstemmelse i udbudsmaterialet mellem de udbudsportaler, hvor de digitale udbud gennemføres og så de portaler, hvor udbuddene annonceres. Standarderne for udbudsmateriale og tilbudsmateriale implementeres i praksis. Der sikres sporbarhed af informationer i udbudsmaterialets mange dokumenter/informationer. Digital integration til offentlig registre, fx nøgletal, serviceattest og regnskabstal Bygningsmodellerne i 3D kan anvendes til visualisering af både af byggeprojektet og prisposterne i byggeprojektet.

42 Anbefaling IKT bekendtgørelsen Standarder og arbejdsmetoder skal indgå i IKTbekendtgørelsen, således at denne bekendtgørelse fremtvinger implementeringen af nævnte standarder og arbejdsmetoder i branchen.

43 Anbefaling Implementering Der bør igangsættes en række initiativer for udarbejdelse af effektive arbejdsmetoder (Best practice) for, hvorledes de udførende virksomheder kan effektivisere deres tilbudsproces via de nævnte standarder og it implementeringer.

44 Anbefaling Udenlandske erfaringer Undersøgelse af udenlandske erfaringer. Herunder især hvad tyske og engelske initiativer har resulteret i, og hvilke standardiseringsinitiativer der i øjeblikket forestår i disse lande.

45 Konklusion Der ligger et meget stort produktivitetspotentiale bundet i de udførendes virksomheders tilbudsproces. Et potentiale, der ikke kan frigives af de udførende virksomheder selv, på grund af manglende standardisering og digitalisering af udbudsmateriale og udbuds og tilbudsprocessen.

46 En analyse af De udførende virksomheders potentiale, udfordringer og krav til digitalt udbud. En anbefaling til byggebranchen Balslev & Jacobsen ApS