Mens vi venter på 100 % digitalisering

Transkript

1 Mens vi venter på 100 % digitalisering - Vil du så frigøre 4 min. 120 gange om dagen? Det handler om fejlfri og fyldestgørende journalisering og sagsdannelse via påført stregkode Arbejdsgangsbanken

2 En genvej til effektiv journalisering og sagsdannelse En undersøgelse fra KL viser, at næsten en tredjedel af kommunernes budgetterede effektiviseringsgevinster i 2010 vil blive høstet gennem en bedre organisering og tilrettelæggelse af arbejdet. Og der kan høstes betydelige gevinster med digital understøttelse. Arbejdsgangsbanken giver kommunen mulighed for at skyde genvej til gevinsterne. Arbejdsgangsbanken er en digital bank med mere end 400 kommunale arbejdsgange inden for forskellige fagområder. I banken finder du beskrivelser og vejledning til, hvordan kommunen udfører opgaverne mest effektivt i forhold til lovgivning, ressourceforbrug, kvalitet og tilfredse medarbejdere. Arbejdsgangen præjournalisering er dokumenteret i banken og giver svar på, hvad der skal til for, at arbejdsgangen kan understøttes digitalt. Hvordan gør mange kommuner i dag? En stor del af den post, der modtages i kommunerne i dag, er papirblanketter. Når en kommune modtager en blanket med posten, skal den igennem flere trin, før den er klar til at blive behandlet. Arbejdsgangen for den del, der går via ESDH, ser i simpel form således ud: Først bliver blanketten modtaget i posten. Den scannes og fordeles til relevant enhed. Herefter kontrollerer sagsbehandleren oplysningerne og opretter sagen, jf. figuren. Hele øvelsen tager ifølge tal fra Skanderborg og Fredericia Kommune ca. 4-5 minutter.

3 Oplysninger fra KMD-systemer viser, at kommunerne hvert år modtager og behandler mindst 4 millioner blanketinitierede sager. Hvis tallene i de to kommuner er gældende i alle landets kommuner, bruger kommunerne tilsammen mere end timer på opgaven eller næsten 200 fuldtidsstillinger. Hvordan kan din kommune gøre det smartere? Der kan frigøres mange timer i den enkelte kommune, og midlet er simpelt. Ved hjælp af en stregkode på blanketten kan arbejdsgangen for postmodtagelse, skanning, sagsoprettelse og -fordeling semiautomatiseres. Det betyder, at en blanket, der modtages i kommunen, automatisk oprettes som en sag i kommunens ESDH løsning, jf. figuren. Tandhjulene på de fire kasser betyder, at aktiviteten er automatiseret. Udover automatisering af arbejdsgangen og frigjort tid er der også andre umiddelbare fordele ved løsningen. Processen sikrer en fuldt korrekt registrering, fordi sagerne bliver journaliseret ud fra en fastlagt standardiseret løsning, der sikrer ensartethed i registreringen af sagstyper. Løsningen automatiserer derved administrative rutiner, og frigiver tid til andre opgaver. For en kommune med ca indbyggere, der gennemsnitligt modtager 120 blanketter om dagen, kan processen effektiviseres med 8 timer pr. dag. Det er timer eller mere end én fuldtidsansat medarbejder pr. år, der kan frigøres til andre opgaver. Skanderborg Kommune har som den første kommune taget en præjournaliseringsløsning i brug. Kommunaldirektør Jens Kaptain fra Skanderborg Kommune siger: For os er det naturligt at benytte teknologi, der på en intelligent måde understøtter

4 arbejdsgangene i kommunen. Vi ønsker at gå forrest og vise, at en kommune kan tænke strategisk forretningsudvikling og bidrage til, at kommunal forvaltning bliver et attraktivt arbejdsområde. Hvordan kommer din kommune videre? Trin 1: Opstil en businesscase for præjournaliseringsløsningen og afdæk potentialet Trin 2: Tag kontakt til din blanketleverandør og undersøg, om de kan levere en præjournaliseringsløsning. Trin 3: Tag kontakt til din ESDH leverandør og spørg, om deres løsning kan modtage og automatisk journalisere præjournaliserede blanketter? Trin 4: Tag gerne kontakt til KL for råd og vejledning om leverandørmarkedet og præjournaliseringsløsningen. Trin 5: Juster din businesscase på baggrund af tilbagemeldinger fra leverandørerne, og beslut om løsningen kan svare sig Hvilke andre kommuner kan du søge inspiration hos: Skanderborg, Rødovre, Middelfart og Holstebro Kommune.

5 Hvad er potentialet? Så mange timer kan du frigive ved præjournalisering Timer frigivet pr. dag Indbyggere i kommunen 4 skarpe til din ESDH ansvarlige 1. Kan kommunens dokumentskanner læse stregkode, identificere og elektronisk distribuere blanketter? 2. Kan ESDH løsningen tage imod distribuerede data (dvs. at løsningen kan modtage metadata fra blanketten og anvende dem i sagsoprettelsen)? 3. Hvor mange fejl sker der hver dag i fordeling af oprettelse af sagerne 4. Hvor lang tid går der fra blanketten modtages til sagen er oprettet og fordelt?

6 5 anbefalinger til hvad du kan gå i gang med 1. Tæl, hvor mange blankethenvendelser din kommune modtager hver dag 2. Registrer, hvor meget tid det tager at oprette en sag og fordele den rundt i kommunen i dag 3. Lav selv dit besparelsesregnestykke (antallet af blanketter x hvor lang tid tager processen) 4. Dit besparelsesregnestykke skal sættes i forhold til it-investeringen. 5. For at få et overblik over it-investeringen skal du kontakte din skannerleverandør og ESDH-leverandør Få hjælp til KL tilbyder råd og vejledning til at komme i gang fx opstartsforløb og hjælp til udarbejdelse af businesscase. For yderligere information om præjournalisering kontakt Nikolaj Skovmann Malkov fra KL (Ø-CIA) på tlf. nr eller mail nss@kl.dk. Få yderligere inspiration til optimering af arbejdsgange på og hør mere om muligheden for abonnement til Arbejdsgangsbanken via www. kombit.dk Få yderligere inspiration til kommunens arbejde med effektivisering på

7 Arbejdsgangsbanken og KLK