EDI. Microsoft Dynamics NAV 2009 Rollebaseret. Side 1. Copyright: Naddon version

Transkript

1 EDI Microsoft Dynamics NAV 2009 Rollebaseret Side 1

2 Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf kursus@naddon.dk Udgivelsesdato Side 2

3 Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 5 Skærmbilleder... 5 Naddon produkter Generelt... 6 Naddon EDI - Introduktion for brugeren... 6 Naddon EDI - Introduktion for udvikleren... 7 Naddon EDI - Udvekslingsdiagram... 8 Naddon EDI - Ordbog og terminologi... 9 Naddon EDI - Hovedmenuen Naddon EDI - Rollecenter Om EDI Opsætning EDI Opsætning Rammen Generelt Rammen Nummerering Rammen Mapning Rammen Eksterne programmer Rammen FTP / Menuen Handlinger Eksterne programmer FTP Servere adresser Mapning Generelt om mapning i Naddon EDI Kundenr. og Leverandørnr. - Mapning Finans-/varenr. mapning pr. kunde/leverandør Finanskontonr. og varenr. mapning Udveksling Udvekslingsoversigt Menuen Handlinger Menuen Rapporter Udvekslingsoversigt øverste del Udvekslingsoversigt Log Udvekslingsoversigt Filer/Dokumenter Side 3

4 Knappen Handlinger Aftale på rammen Filer og Dokumenter Knappen Handlinger Fil på rammen Filer og Dokumenter Knappen Handlinger Dokument på rammen Filer og Dokumenter poster Udvekslingsaftale Udvekslingsaftale Rammen Generelt Rammen Objekter Rammen Filer Rammen Indgående Rammen Udgående Rammen Mapning Rammen Notificering Rammerne Log & Filer/Dokumenter Aftale kunder/leverandører Udvekslingsaftale oversigt Udvekslingsdokument Udvekslingsdokument Rammen Generelt Rammen Fakturering Rammen Levering Rammen Udveksling Udvekslingsdokument - linjer Udvekslingskvittering Generelt om kvittering for udveksling Udvekslingskvittering Rammen Generelt Udvekslingskvittering - linjer Udvekslingskvittering - log Side 4

5 1. Indledning Generelt Naddon EDI er en funktionalitetsudvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er en integration mellem Microsoft Dynamics NAV og Electronic Data Interchange (EDI). Naddon EDI integrerer virksomhedens elektroniske udvekslinger af købs- og salgsdokumenter (ordrer, fakturaer, kreditnotaer og lignende) mellem leverandører og kunder. Kursusmaterialet gennemgår - udover opsætning - de forskellige dokumenter og hvordan skærmbillederne skal læses: Forudsætninger For at benytte EDI forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt standard windows funktionalitet. Typisk udveksles dokumenter i EDIFACT og XML formater. Det forudsættes at læseren af dette kursusmateriale er øvet Microsoft Dynamics NAV. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Fra Microsoft Dynamics NAV vil man via knappen Hjælp (F1) kunne se de respektive kapitler i dette kursushæfte, såfremt webhjælp er slået til (se kapitel 2). Naddon produkter På hjemmesiden kan du læse om dette og øvrige produkter i Naddon serien. Side 5

6 2. Generelt Naddon EDI - Introduktion for brugeren Naddon EDI modulet giver brugeren følgende muligheder/fordele: 1. Alle ind-/udlæsninger af salgs-/købsdokumenter kan samles under én brugerflade 2. Dokumenter kan indlæses i kladdeform selvom der evt. mangler opsætning/mapning af stamdata (eks. kunde/lev.nr. og finans/varenr.). Herved undgår man at skulle genindlæse (og evt. redigere) filerne, hvis der bare er tale om manglende opsætning. NAVI PARTNER KURSUS 3. Indlæste dokumenter vises i et billede, der er opbygget med hoved/linier ligesom standard dokumenter (ordrer, fakturaer ), hvilket gør dem meget tilgængeligt og genkendelige. 4. Indlæste dokumenter bliver valideret (de mest grundlæggende felter) inden de kan overføres til standard dokumenter. 5. Indlæste dokumenter kan redigeres/rettes i vid udstrækning inden de overføres til standard dokumenter. 6. Avanceret logning (log-poster og fil-/dokumentposter) af ind-/udlæsninger giver den nødvendige historik og dokumentation til at spore ind-/udlæste filer og dokumenter. 7. Gen-ind/udlæsning af filer og dokumenter styres på simpel og overskuelig måde inde fra programmet. Det er f.eks. ikke nødvendigt at flytte rundt på filer i stifinderen for at få dem genindlæst. 8. Mulighed for automatisk udveksling af filer til/fra FTP og SFTP server(e). Udvekslingen af filer via FTP/SFTP foregår som en integreret del af udvekslingskørslen i Naddon EDI inklusiv logning / fejlhåndtering. Herved undgår man at skulle køre et eksternt program (den traditionelle løsning) for at overføre til/fra FTP/SFTP servere. 9. Mulighed for automatisk afsendelse af filer via Stor overskuelighed på alle niveauer, der gør det nemt at se/finde/rette de fejl (typisk manglende mapning) der måtte være på indlæste dokumenter. Efterhånden som fejlene udbedres afspejles det på overliggende niveauer. 11. Selvom Naddon EDI er lavet med hovedvægt på udveksling af dokumenter, så kan andre typer af udvekslinger (f.eks. stamdata, prislister o.l.) også integreres med Naddon EDI for at opnå en samlet/ens brugerflade og få fordelen af den indbyggede log og fil-historik. Side 6

7 Naddon EDI - Introduktion for udvikleren Naddon EDI modulet giver udvikleren af import/eksport funktioner følgende fordele: 1. Med relativt få tilretninger i et ind-/udlæsningsobjekt får man automatisk al funktionalitet som logning, mapning, fejlhåndtering og filhåndtering (på OS-niveau) foræret af Naddon EDI modulet. 2. Selvom Naddon EDI er lavet med hovedvægt på udveksling af dokumenter, så kan andre typer af udvekslinger (f.eks. stamdata, prislister o.l.) også integreres med Naddon EDI for at opnå en samlet/ens brugerflade og få fordelen af den indbyggede log og fil-historik. 3. Naddon EDI modulet er lavet så lidt styrende som muligt. Det vil sige, at når først Naddon EDI modulet har kaldt et ind-/udlæsningsobjektet (typisk en rapport), så er det helt op til udvikleren af denne rapport at afgøre i hvor høj grad objektet skal gøre brug af de funktioner der ligger i Naddon EDI modulet. 4. Naddon EDI modulet er lavet relativt åbent. Det vil sige at koden flere steder er delt op i mange del-funktioner, som kan kaldes efter behov. Hvis for eksempel en overordnet funktion ikke lige gør helt som man har brug for, så skulle det være relativt enkelt at lave sin egen funktion, der kalder de samme del-funktioner med de(n) variation(er) der er behov for. 5. Naddon EDI modulet indeholder et ekstra lag mellem standard dokument-tabellerne og ind- /udlæsningsobjektet. Det ekstra lag består et udvekslingsdokument (hoved-/linietabeller) og tilhørende funktionalitet. Når man udvikler et ind-/udlæsningsobjekt skal man kun lave kode op mod disse tabeller selvom man f.eks. både vil udlæse bogførte fakturaer og kreditnotaer. 6. Som udgangspunkt skal en indlæsning kun udfylde (uden kald af validate) de felter på udvekslingsdokumentet, der måtte være tilgængelig i filen. Valideringen foregår først efterfølgende og håndteres automatisk af Naddon EDI modulet. 7. Hvis man som udvikler ønsker at udvide/ændre den indgående valideringen og/eller overførsel, har man mulighed for at gøre dette fuldt eller delvist helt uden at rette i Naddon EDI modulet. På udvekslingsaftalen angiver man sit special-udviklede validerings-/overførselsobjekt. De(t) objekt(er) kan så evt. kalde de del-funktioner der ligger i EDI standard-valideringen der er genanvendelige. 8. Naddon EDI modulet gør at de fleste almindelige ind-/udlæsninger af dokumenter kan laves med relativt lidt kode ude i selve ind-/udlæsningsobjektet. Ideen er at objektet i videst muligt omfang kun skal håndtere de ting der er fil/kunde/leverandør specifikke. 9. Det er hensigten at man som udvikler, i vid udstrækning, skal kunne tilføje nye ind-/udlæsninger uden at skulle rette i Naddon EDI modulets objekter. 10. Naddon EDI modulet er relativt enkelt at kode-implementere, idet der kun er lavet rettelser i hovedmenuen og tilføjet nogle felter/nøgler på salgs- og købsdokument tabellerne. 1. Der er i skrivende stund lavet versioner af Naddon EDI til 4.00 SP3, 5.00, 5.00 SP1, 2009 og 2009 SP1 (classic og RTC). 2. I Naddon EDI modulet skal betegnelsen EDI opfattes som en hel generel betegnelse for udveksling af salgs- og købsdokumenter. Det skal ikke forstås som værende en begrænsning/fokusering på EDIFACT-filformatet. Side 7

8 Naddon EDI - Udvekslingsdiagram Nedenstående diagram viser overordnet, hvordan Naddon EDI udveksler dokumenter. Salgstilbud Salgsordre Mapning 1 OIOXML Faktura- /Kreditnota indlæsningsobjekt. Salgsfaktura Salgskreditnota Bogført salgsleverance Bogført salgsfaktura Bogført salgskreditnota Købsrekvisition Udvekslingsdokument 1 Logning Fil og dokument poster HANCOM Faktura- /Kreditnota udlæsningsobjekt. Andre Kunde- /Leverandør-/Filspecifikke ind-/udlæsningsobjekter. Købsordre Købsfaktura Købskreditnota (Ekstern) filudveksling. Bogført købsmodtagelse Bogført købsfaktura Bogført købskreditnota FTP / SFTP Server Figur 2.1 Diagram Til venstre er der alle de forskellige dokumenttyper, der kan udveksles med standard Naddon EDI. Til højre er der nogle eksempler på udvekslingsobjekter, der enten udlæser til eller indlæser fra et eller andet filformat. Der er lavet nogle standard udvekslingsobjekter til Naddon EDI, men en af grundidéerne i modulet er at man kan udvikle andre efter behov. Kernen af Naddon EDI er uafhængig af filformatet. I midten er der så kernefunktionen i selve Naddon EDI, nemlig at skabe bindeled mellem de mange forskellige dokumenttyper og de mange forskellige filformater. Udvekslingsdokumentet er Naddon EDI s repræsentation af et hvilket som helst ind/udgående dokument. Alle dokumenter ryger gennem et udvekslingsdokument under en udveksling. Mapningen sørger for at konvertere mellem interne og eksterne numre. Loggen opfanger status og fejl under en udveksling. Fil og dokumentposter dannes som historik og til sporingsformål. Side 8

9 Nederst til højre ses den sekundære udveksling af filer (til/fra FTP/ ), som også kan varetages af Naddon EDI. Med sekundær udveksling menes der den fysiske overførsel af filer mellem virksomheden og EDI samhandelspartneren, hvorimod den primære udveksling (i forrige afsnit benævnt som kernefunktionen Naddon EDI) i hovedtræk består i konverteringen mellem interne og eksterne data og dataformater. Naddon EDI - Ordbog og terminologi Ord / begreb Uddybning EDI (EDIFACT / HANCOM) EDI er en forkortelse af Electronic Data Interchange. (Dansk : Elektronisk Data Udveksling) Ifølge Dansk Standard er definitionen på EDI: "Elektronisk overførsel af strukturerede data i aftalte meddelelsesstandarder fra et IT-system til et andet ITsystem." Der findes et utal af disse datastrukturer (filformater) i mere eller mindre standardiserede former. Et af de mere velkendte er EDIFACT-filformatet. Misvisende er det at dette filformat kaldes EDI-filformatet, da det er et filformat ligesom alle andre filformater og derfor ikke mere EDI end et hvilket som helst andet filformat. En mere korrekt betegnelse for dette filformat er EDIFACT eller HANCOM filformatet. (HANCOM er baseret på EDIFACT og er det mest anvendte i Danmark). I Naddon EDI skal begrebet EDI forstås som den generelle DS definition, da Naddon EDI ikke er låst fast på EDIFACTfilformatet, men er åbent for alle formater. Når det er sagt skal det også siges at EDIFACT/HANCOM filformatet er det filformat der pt. anvendes af de fleste Naddon EDI brugere. Men der er f.eks. også lavet udveksling i OIOXML-filformatet til Naddon EDI modulet. Og der som sagt åbent for at der kan laves integration til mange andre filformater. Mapning Udveksling Mapning er konverteringen/oversættelsen mellem interne og eksterne numre. Det kan i Naddon EDI være kunde- /leverandør-/finans- eller varenumre. Hvis man f.eks. skal udlæse en salgsfaktura til en kunde, så skal de interne varenumre på fakturaen konverteres til et eksterne nummer i filen som kunden kan bruge (typisk et EAN nummer). En udveksling i Naddon EDI dækker over en udveksling af data i databasen til/fra et eksternt medie (typisk en fil). En udveksling kan dække over en kørsel af en til flere Side 9

10 udvekslingsaftaler. Hver gang der igangsættes en udveksling i Naddon EDI tildeles denne et unikt fortløbende nummer (et udvekslingsnr.). Alle de dokumenter, der måtte indgå i udvekslingen bliver stemplet med dette nummer. Udvekslingsaftale Udvekslingsdokument På en udvekslingsaftale defineres hvilke data der skal udveksles, hvor de skal udveksles og for hvilke(n) debitor(er) / leverandør(er) aftalen gælder. En udvekslingsaftale kan køres, hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Ét udvekslingsdokument repræsenterer ét rigtigt dokument (f.eks. en salgsfaktura eller en købsordre). Under en udgående udveksling bliver alle dokumenter (uanset type) overført til et udvekslingsdokument, som så udlæses af udvekslingsobjektet. Dette er ikke noget brugeren mærker til. Under en indgående udveksling derimod, bruges udvekslingsdokumentet som en kladde, hvor de indlæste dokumenter havner i første omgang. Hvis der er fejl på dokumentet kan brugeren se/rettet i udvekslingsdokumentet inden det overføres til et rigtigt dokument. FTP og SFTP FTP står for File Transfer Protocol og er den oftest anvendte metode til at overføre filer via internettet. Typisk vil VANS leverandører og/eller EDI samhandelspartnere have en FTPserver, hvor man kan overføre filer til (uploade) og/eller hente fra (downloade). SFTP eller sftp er en udbygning af FTP, hvor S et står for Secure. Denne type overførsel er mere sikker (krypteret), men kan kun anvendes, hvis VANS leverandøren/ samhandels-partneren understøtter det. Side 10

11 Naddon EDI - Hovedmenuen Figur 2.2 Menu Menupunkt Bemærkning Udvekslingsaftaler På en udvekslingsaftale defineres hvordan udveksling af data skal foregå. Om det er en ind eller udlæsning, hvilket filformat der anvendes, hvor filerne placeres, mapning mellem interne/eksterne værdier, hvem der udveksles data med og meget mere. En udvekslingsaftale kan køres, Side 11

12 hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Udvekslingsdokumenter Udvekslingskvitteringer Udvekslinger Arkiverede udvekslingsdokumenter Alle Salg/køb bilag Logposter Et udvekslingsdokument er et kladde-dokument, der repræsenterer ét salgs-/købsdokument (eks. en købsfaktura). I nogle tilfælde sender modtageren af en EDI-fil en kvitteringsfil tilbage. En kvitteringsfil kan ind/udlæses med Naddon EDI. En udvekslingskvittering indeholder informationer om hvorvidt filen og evt. de enkelte dokumenter i filen er indlæst/valideret korrekt af modtageren eller om de er blevet afvist og eventuelt hvorfor. Én udveksling er en registrering af en faktisk foretaget indog/eller udlæsning af data. Én udveksling er én kørsel af én eller flere udvekslingsaftaler. Man kan vælge at indlæste udvekslingsdokumenter skal arkiveres (i stedet for at slettes) når de overføres til et rigtige salgs/købs-dokument. Et oversigtsvindue med alle salg/køb bilag. Loggen i hovedmenuen viser alle log-poster i Naddon EDI modulet på tværs af udvekslinger/aftaler/dokumenter. poster s der sendes fra Naddon EDI registreres som en E- mailpost. poster indeholder også eventuelle i kø. EDI Opsætning Eksterne programmer FTP Servere adresser Om EDI Mapning Generel opsætning af Naddon EDI Opsætning af eksterne programmer der kaldes fra Naddon EDI. Opsætning af FTP og SFTP servere til fil-udveksling Opsætning af adresser til fil-afsendelse Generel information om Naddon EDI (versioner/kontaktoplysninger m.m) Opsætning af mapning (oversætning/konvertering) mellem interne og eksterne debitor-,leverandør-,finans- og varenumre. Se hjælpen til de enkelte menupunkter for en mere detaljeret beskrivelse. Side 12

13 Naddon EDI - Rollecenter Naddon EDI opretter automatisk en EDI rolle-profil med rollecenter tilknyttet. Rollecenteret er tiltænkt brugere af Naddon EDI, hvis primære opgave er at behandle de daglige/løbende EDI udvekslinger/dokumenter. For mere avanceret anvendelse og opsætning af EDI vil det typisk være en bruger med en rolle-profil som IT Administrator (rollecenter 9028) der vil være aktuel. Figur 2.3 Rollecenter Flere menupunkter i rollecenterets startside er de samme som i den generelle EDI hovedmenu og beskrivelsen til disse punkter findes derfor under beskrivelsen af EDI hovedmenuen. Herunder er kun beskrevet de menupunkter der er specielle for EDI rollecenteret. Menupunkt Bemærkning Seneste udvekslinger Seneste udvekslinger Viser en oversigt med de seneste udvekslinger. Tidshorisonten tilbage i tid beregnes ud fra dags dato og feltet Seneste udvekslinger datoformel i EDI opsætningen. Samme som Seneste udvekslinger men yderligere Side 13

14 kritiske Indgående udv. dokumenter Indgående udv. dokumenter - kritiske afgrænset til at kun at vise dem der er kritiske. Viser en oversigt med alle indgående udvekslingsdokumenter, der ligger klar til behandling. Viser en oversigt med alle indgående kritiske udvekslingsdokumenter, der ligger klar til behandling. Menupunktet er som udgangspunkt ikke vist, men kan tilføjes pr. bruger ved at tilpasse aktiviteter. Advarsel: Beregningen af antal kritiske dokumenter er relativ performance-krævende, så menupunktet/køindikatoren bør kun tilføjes, hvis man normalt har relativt få udvekslingsdokumenter liggende (kritiske eller ej). Indgående kvitteringer Indgående kvitteringer - kritiske Viser en oversigt med alle indgående udvekslingskvitteringer. Viser en oversigt med alle indgående kritiske udvekslingskvitteringer. Menupunktet er som udgangspunkt ikke vist, men kan tilføjes pr. bruger ved at tilpasse aktiviteter. Advarsel: Beregningen af antal kritiske kvitteringer er relativ performance-krævende, så menupunktet/køindikatoren bør kun tilføjes, hvis man normalt har relativt få udvekslingskvitteringer liggende (kritiske eller ej). Under rollecenterets Handlinger og under Aktiviteter/Udveksling findes menupunktet Ny udveksling, der åbner en oversigt over alle udvekslingsaftaler, hvorfra man kan starte en ny udveksling for en eller flere aftaler. Se hjælpen under de enkelte menupunkter for en mere detaljeret beskrivelse. Side 14

15 Om EDI Vinduet Om EDI viser generel information om Naddon EDI. Figur 2.4 (Afdelinger Opsætning Programosætning EDI Generelt Om EDI eller (Afdelinger EDI Opsltning Om EDI) Felt Beskrivelse Naddon EDI version Naddon EDI versionsliste Naddon EDI data version Naddon EDI versionen Naddon EDI objekt versionsliste (evt. landespecifik) Naddon EDI dataversionen. Når Naddon EDI opdateres til en nyere version, vil modulet om nødvendigt automatisk lave en opdatering af relevante opsætningsdata o.l.. Dataversionen kan ikke forventes at følge Naddon EDI versionen, da ikke alle Naddon EDI opdateringer kræver en dataopdatering. Naddon Core version Naddon Core versionsliste Naddon Core version. Naddon Core er nogle generell/fælles/kerne funktioner, de anvendes af Naddon produkter. Naddon Core objekt versionsliste (evt. landespecifik) Side 15

16 Base version Base versionsliste Base build C/SIDE version C/AL basis-versionen (også kaldet database-versionen) C/AL basis- objekt-versionslisten (evt. landespecifik) Det underliggende buildnr. der angives af base versionen. Programmets C/SIDE version. Side 16

17 3. Opsætning EDI Opsætning EDI opsætningen er den helt overordnede opsætning af Naddon EDI modulet. Rammen Generelt Figur 3.1 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Vores afsender/modtager kode Den kode der entydigt identificerer dit firma overfor alle de andre EDI-partnere. Typisk angives der her et EAN-lokationsnummeret der er et 13-cifret nummer. GS1 Danmark varetager tildelingen af EAN-lokationsnumre, således at der på verdensplan ikke findes 2 virksomheder med samme EAN-lokationsnummer. EAN-lokationsnummeret anvendes bl.a. ved udveksling i EDIFACT-filformater. Der kan oprettes flere numre i den rullemenu, der hører til feltet. Det er for at tillade indlæsning af EDI filer med andre modtagernumre. Eksempelvis hvis man på et kædehovedkontor ønsker at indlæse EDI filer for alle butikkerne, som har hver deres EAN-lokationsnr. Ved udlæsning anvendes som udgangspunkt altid det EANlokationsnr. der står angivet i EDI-opsætningen. Side 17

18 Under aftestning Nogle filformater (eks. EDIFACT 1- formater) understøtter at man kan indikere overfor modtageren at filen er en testfil. De standard udvekslingsobjekter der er lavet til Naddon EDI til EDIFACT 1- formater tager højde for dette felt. Feltet Under aftestning findes flere steder i systemet på forskellige niveauer: 1. EDI Opsætningen Her kan angives helt overordnet om Naddon EDI er under aftestning. 2. Udvekslingsaftalen Her kan angives overordnet for aftalen om udvekslinger til alle de tilknyttede kunder/leverandører er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen er vinget af er det underordnet hvad der står på aftalen. 3. Aftale kunde/leverandører Her kan angives for den enkelte kunde/leverandør om udvekslinger på aftalen er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen eller aftalen er vinget af er det underordnet hvad der står på den enkelte kunde/leverandør. Slet ej overførte udvekslingsdokumenter v/sletning af udvekslingspost Under en indlæsning af dokumenter, bliver disse oprettet som udvekslingsdokumenter, indtil de enten overføres til et rigtigt dokument eller bliver slettet. For hvert dokument der oprettes bliver der også oprettet en udvekslingspost, som bl.a. kan ses på aftalen i under rammen Filer og dokumenter. Hvis man sletter en udvekslingspost vil det ofte, men ikke nødvendigvis altid, være mest logisk også at slette det tilhørende udvekslingsdokument, hvis altså det ikke allerede er blevet overført/slettet. I Naddon EDI kan man derfor i dette felt vælge følgende: 1. Spørg først Hvis der findes et tilhørende udvekslingsdokument, spørges der altid først om dette skal slettes. 2. Ja Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent altid. 3. Nej Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent aldrig. Indgående udvekslingsdokumenter efter overførsel Seneste udvekslingsnr. datoformel Når et indgående udvekslingsdokument er valideret og bliver overført til et rigtigt dokument (eks. en købsfaktura) kan man her vælge om udvekslingsdokumentet skal slettes eller arkiveres. I EDI Rollecenteret er posterne/datagrundlaget for nogle af køerne (papirstakkene - eks. Seneste udvekslinger) begrænset på datoen tilbage i tid. Skæringsdatoen beregnes ud fra dags dato og denne Side 18

19 datoformel. Aktivér Webhjælp Dette felt skal vinges af før det er muligt at anvende webhjælp. Årsagen er at man skal acceptere at Naddon registrerer nogle informationer for hvert kald til webhjælp. Hvilke informationer det drejer sig om kan man se i det vindue, hvor man skal bekræfte aktiveringen. EDI Rolle (opsætning) Automatisk rolleopdatering (opsætning) EDI Rolle (bruger) Automatisk rolleopdatering (bruger) Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge og administrerer Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér EDI rolle (opsætning) under Handlinger til at opdatere rollen. Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge (men ikke administrere) Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér EDI rolle (bruger) under Handlinger til at opdatere rollen. Side 19

20 Rammen Nummerering Figur 3.2 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Udveksling nummerserie Udvekslingsaftale nummerserie Udvekslingsdok. nummerserie Kvittering nummerserie Global nummerserie Hver udveksling bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvis man undlader at angive et nummer, når man opretter en ny udvekslingsaftale, trækkes der et nummer fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvert udvekslingsdokument bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hver udvekslingskvittering bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Denne nummerserie anvendes af Naddon EDI og kan anvendes af udvekslingsobjekter til at udtrække et unikt nummer på tværs af alle udvekslinger/aftaler/objekter o.l. F.eks. anvender HANCOM 1 udlæsningen denne nummerserie til at generere et unikt meddelelsesnummer. Naddon EDI opretter automatisk en Side 20

21 nummerserie første gang modulet tages i brug. Udvekslingsnr. på gamle dok. I vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en udgående aftale, kan man af performance-hensyn køre en kørsel, der markerer alle gamle dokumenter som værende udvekslet. Det udvekslingsnummer som angives her, er det der bliver sat på alle de gamle dokumenter. Se hjælpen til vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en aftale for yderligere information. Rammen Mapning Figur 3.3 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Autom. mapning af kunde/lev.nr. Autom. mapning af fin./varenr. Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne kunde/leverandørnummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Naddon EDI mapningstabellen. Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne finans-/varenummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Side 21

22 Naddon EDI mapningstabellen. Advar ved EANcheckcifferfejl Hvis dette felt er vinget af, vil der de steder i Naddon EDI, hvor man angiver et EAN-nummer, blive foretaget en checkcifferkontrol. Rammen Eksterne programmer Figur 3.4 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Standard åbn filmappe program Standard vis fil program Standard redigér fil program Vis Statusrapport program Det program der anvendes til åbning af filmappe (hvis man f.eks. ønsker at se, hvilke filer der ligger i en folder). Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows stifinderen. Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen). Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen) Det program der anvendes til visning af en Naddon EDI statusrapport. Statusrapporten er et XML dokument og Naddon Side 22

23 EDI er fra start automatisk sat op til at knytte et stylesheet til XML dokumentet og så anvende Windows Open til at vise statusrapporten iht. stylesheet et. Fælles temporær mappe Temporærere filers minimum levetid Her kan evt. angives en fælles temporær mappe til placering af temporære/midlertidige filer. Mappen skal være tilgængelig for alle de servere/klienter der kører Naddon EDI. Hvis ikke der angives en fælles temporær mappe, vil temporære filer typisk blive dannet lokalt på de forskellige servere/klienter der kører Naddon EDI. Normalt vil det virke fint, men specielt i et 3-Tier miljø kan der opstå forvirring og/eller problemer med placeringen af filerne når f.eks. en temporær statusrapport dannes af serveren, men skal vises på klienten af et eksternt program. I sådanne tilfælde anbefales det at anvende en fælles temporær mappe. Nogle af de temporære filer, der dannes af Naddon EDI kan ikke slettes umiddelbart efter de er dannet. Det gælder eksempelvis når Naddon EDI skal vise indholdet af en OIOXML-fil på skærmen og den pågældende OIOXML-fil indeholder et indscannet dokument (en billedefil). Så vil billedet (en TIF fil) blive trukket ud af OIOXML-filen og gemt som en temporær fil og det er så denne fil der vises på skærmen. Naddon EDI kan i dette tilfælde ikke slette den temporære med det samme fil fordi brugeren kan bruge/kigge på det viste billede i ubestemt tid, mens man arbejder videre i Naddon EDI. Det temporære filer der ikke slettes automatisk af Naddon EDI med det samem, kan slettes senere med funktionen Slet temporære EDI filer (se beskrivelsen af menuen Handlinger). Man alternativt sætte Job-køen (Microsoft Dynamics NAV standard funktionalitet) op til at kalde codeunit EDI Temp Files Process med jævne mellemrum. Uanset hvilken, af ovenstående, metoder man vælger til at rydde op i de temporære EDI filer, vil der kun blive slette filer, der er dannet/oprettet tidligeren end dags dato/tid minus den levedtid der angives i dette felt. Side 23

24 Rammen FTP / Figur 3.5 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Standard FTP- Serverkode Standard kode ing Codeunit ID ing Codeunit navn Afsend-fra kode Hvis man angiver en FTP-Serverkode her, vil det være den, der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen FTP med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en FTP-serverkode på selve udvekslingsaftalen. Hvis man angiver en kode her, vil det være den der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en kode på selve udvekslingsaftalen. Den codeunit, der anvendes til fysisk at afsende s fra Naddon EDI køen (EDI poster med status I kø ). Der er bl.a. udviklet codeunits til afsendelse via Outlook og SMTP. Den pågældende mail-klient (Outlook/SMTP) skal være tilgængelig på alle de servere/klienter der fysisk afsender fra Naddon EDI. Viser navnet på den codeunit der står angivet i feltet ing Codeunit ID. Hvis den valgte ing Codeunit bruger en mail-klient, der understøtter dynamisk afsender (det gør SMTP men ikke Side 24