tirsdag den 10. januar 2012 kl

Transkript

1 10. januar 2012 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 10. januar 2012 kl Deltagere: Christian Vestergaard, Iver Eriksen, Palle Christensen, Henrik Yde, Kirsten Sørensen, Tina Holm, Winnie Jensen, Per Nielsen og Lotte Bang som gæst til punkt 1 og 2 er Bjarne Andersen. Verner Frederiksen var fraværende. Iver Eriksen gik Velkomst Christian Vestergaard bød velkommen 2. Kontakten Bjarne Andersen deltager i mødet. På baggrund af en undersøgelse på beboermøderne, som viste at et stort flertal af beboerne ikke ønskede Kontakten nedlagt, har organisationsbestyrelsen besluttet ikke at nedlægge Kontakten. Bjarne Andersen fortsætter meget gerne som redaktør på Kontakten, da han går på efterløn om 3 uger. Fagforeningen har sagt god for at der ikke er noget i vejen for at han kan lave frivilligt blad arbejde Vi skal tage stilling til økonomi, form, indhold og oplag. Økonomi - Vi skal huske at vi ikke længere har indarbejdet bladet i budgettet, nettoudgiften bliver til et underskud som skal dækkes af arbejdskapitalen. Pris på tryk af blad kr og annonceindtægten er kr Forskellen kr pr. år svarer til 20 kr. pr. beboer pr. år. Vi stiller telefon, computer og printer incl. blæk og papir m.v. til rådighed for Bjarne Andersens arbejde. Udstyret udskiftes ca. hver 3. år og han får en forholdsvis ny computer til rådighed når han vælger at stoppe med bladet. Form samme niveau annoncer som tidligere omkring kr i indtægter. Vi kunne evt. lave forskel på interne og eksterne lejere. Der er så kommet et par større forretninger der er kommet efterfølgende. Indhold - Konkurrencerne bibeholdes. Gaver til konkurrencerne indgår på lige vilkår, som tegning af en annonce. Vi fastholder 3 numre. Er det nu vi skal lave et nyt layout eller andet format. Lotte Bang gør opmærksom på at der kunne være idé i at vente til 2013 til en eventuel fusion og dermed lave helt nyt fælles blad. Opbygning faktuelle oplysninger som viceværter kunne reduceres og bestyrelsesbillederne behøver ikke være så store. Oplag - Kontakten udkommer medio april primo september medio december Deadline anden sidste søndag i marts, august, november. 1

2 Palle opfordrer til at deadline er deadline så bladet ikke forsinkes. Vi opretter en bladmail Palle Christensen foreslår at der laves et lille bladudvalg. Palle Christensen og Tina Holm har meldt sig til udvalget. Lotte Bang hører om ikke Tina Reeves vil deltage i et opstartsmøde den 30. januar Godkendelse af dagsorden Henrik Yde spørger hvorfor tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 1 ikke er på dagsordnen. Der er ikke noget nyt endnu. 4. Godkendelse af referatet fra mødet den 29. november Udkast til svar til Kai Hjort uddeles og kommenteres under eventuelt. Christian Vestergaard forsøger at lave et skriftligt svar til afdeling 3 i morgen. Henrik Yde mener afdeling 3s argumenter omkring anvendte taletid ikke er nok belyst i referatet. Lotte Bang laver nyt forslag til godkendelse på kommende møde. Winnie mangler referatet, hun vil modtage det fremadrettet. 5. Nyt siden sidst Lone Vammen er stadig sygemeldt på ubestemt tid. Tillægsbevilling til tag på helhedsplanen i afdeling 5 på kr er godkendt af LBF. Vi har ansat en ny medarbejder pr. 1. februar 2012 på Konvalvej der hedder Kim Knudsen. Afdeling 4 bliver efterfølgende kun bemandet med 3 faste mand. Vi arbejder stadig med Brunata/Varmekontrol Brunata vil i afdeling 1 have deres fortjeneste dækket ind. Hvilket de også kan kræve jf. AB 92. Vi afventer et udspil fra dem på hvad det koster os evt. at komme ud af aftalen. Afdeling 1 badeværelsesrenovering, vi er i gang med genopretning af Saltholmsgade frem til påske. Vi indkalder til møde med advokat og forsikringsselskab omkring ledelsesansvar i afdeling 1 og 4. Omkring afdeling 4 tager Jan Kristensen kontakt til KT electric som har overtaget Verner Kragh, Anne Henriksen vil ikke kunne være advokat på denne sag da de er hushåndværker i deres hus. Vi afventer svar fra advokat omkring autorisation og ansvar i håndværkerafdelingen. Fagforeningen har lavet en opmåling i afdeling 3, hvor de er 5,5 mand i dag. Opmålingen viser de skal være næsten 7 mand og så skal vi stadig betale eksterne weekend tømning ca. kr Søren Brobak Røge er gået i gang med at lave estimater omkring økonomi i håndværkerafdelingen, han ser samtidig på rabataftaler med leverandører. EMO ordningen som vi ifølge lovgivningen skal lave hver 5 år Vi har haft licitation Moe og Brødsgaard vandt med kr og Gromij bød kr Vi holder afdeling 5 og 6 udenfor indtil helhedsplanerne er ført ud i livet. Et flertal i Vivaboligs bestyrelse har truffet den beslutning.at kontoret kunne lukke for telefon og betjening den 23. december 2011 og 30. december Palle spørger hvad 2

3 der lå til grund for beslutningen fra de medlemmer der stemte for den beslutning. Tina Holm og Iver Eriksen syntes det var ok at lukke for betjeningen og give medarbejderne fri. Christian Vestergaard var imod beslutningen. Vi skal se på, at det er en servicevirksomhed. Lotte Bang talte med Palle Christensen kort efter beslutningen og spurgte om det var OK, hvis blot telefonen var åben. Lotte Bang passede telefonen og havde henholdsvis 17 og 26 opkald de to dage. Efter hendes vurdering var der 2 opkald af så væsentlig karakter, at det ikke kunne vente til mellem jul og nytår eller efter nytår. Christian Vestergaard mener karakteren af opkald er ligegyldig. Vi bør holde åbent både den 23. december og den 30. december 2011 i fremtiden. Vi skal selvfølgelig være en god arbejdsgiver, men det må ikke gå ud over servicen. Henrik Yde mener heller ikke vi skal holde lukket. Vi kan godt acceptere at der er reduceret personale. Palle ønsker et punkt til næste møde Hvordan kommer vi videre efter de konstaterede mangler efter den tidligere ledelse Det gælder afdelingernes tilstand i Gundorflund, Kærbyhvilehjem, Badeværelses renovering i afdeling 1 og afdeling 4, varmecentral afdeling 6 m.v. Det er højt lønnede personale der har svigtet, der mangler beskrivelser og dokumentation. Nu kommer regningen og den skal beboerne betale. Pilen peger også på ham selv som bestyrelsesmedlemmer. Hvordan kan vi sikre os det ikke sker fremadrettet. Palle spørger til om ikke vi skal have orden i eget regi inden en fusion mellem Østparken og Limfjorden. Han foreslår at sætte en bremse for den fart der arbejdes med i Vivabolig. Christian Vestergaard forstår godt synspunktet, men mener de fejl der er sket tidligere kun vedrører Østparken, afdelingerne og deres økonomi. Det afhænger ikke af hvilke sager der kunne opstå. Måske kunne der også være nogle ting i Limfjorden, det kan vi ikke vide på forhånd. Til gengæld, mener han vi skal arbejde på højtryk i Østparken for at genoprette samarbejdet, tilliden og gejsten til beboerdemokratiet. Henrik Yde er ikke helt enig med Christian Vestergaard idet det godt kan have nogle økonomiske konsekvenser i selskabet. Vi skal have rene linjer og vi skal kunne turde sige tingene. Palle Christensen ønsker at evaluering af bestyrelsesmøderne, bør komme med som et punkt allerede på næste møde. Palle orienterer om at Carsten Borup Kristensen rykker over i det gule hus her i januar. Palle Christensen spørger hvad Christian Vestergaard i egenskab af formand vil gøre for at samle repræsentantskabet igen. Vi må snarest holde et repræsentantskabsmøde, med beboerdemokratiet som tema og arbejde for at komme videre. Palle Christensen rettede en kritik af at Christian Vestergaard ikke har svaret Kai Hjort endnu. Christian har et forslag til brev med under eventuelt. 6. Nybyggeri, hvad skal vi? Christian Vestergaard spørger om ikke det kan skydes til næste møde. 7. Budget afdeling 7 Afdelingen har nedstemt budgettet på beboermødet. Der var en stigning på 7,34 %. Vi har kun en skrue at skrue på og det er henlæggelserne. Vi kan godt nedsætte henlæggelserne en anelse, men blot for så at hæve dem igen næste år og vi risikerer at der i nærmeste fremtid ikke er henlæggelser nok. Vi sender budgettet til Aalborg Kommune og indkalder til nyt beboermøde. 3

4 8. Tilskud fra trækningsret afdeling 3 renovering af facader. Lotte Bang udleverede en opgørelse over tilskud givet til afdelingerne de seneste år og en opgørelse over hvad der er af midler p.t. og en prognose over indbetalingerne nu og i fremtiden samt hvad der er lovet ud til helhedsplaner m.v. Afdelingen har ansøgt om Godkendt 9. Dato og emner til næste møde Næste møde er den 6. marts 2012 Palle ønsker flere møder end dem der er programsat på nuværende evaluering på næste møde, hvor vi tager stilling til om der er behov for yderligere. Repræsentantskabsmøde torsdag den 15. marts 2012 Punkter til næste møde: Evaluering af bestyrelsesmøde Nybyggeri hvad skal vi Strategi for samarbejde, styrkelse af beboerdemokratiet. Uddannelse af dirigent Budget afdeling 8, 10, 12, 13, 11 og 70 Tilskud fra dispositionsfonden afdeling 1 Fusion due diligence 10. Resumé af beslutninger Kontakten fastholder 3 numre, samme annonce niveau, konkurrencer fortsætter, udgivelse, honorering pc og telefon, kontorartikler, særlig mail Kontakten@oestparken.dk, reducere faktuelle oplysninger. Blad udvalg Tina Holm og PC. Punkt på næste møde Godkendelse af referat fra foregående møde Hvordan sikre vi at vi ikke laver samme fejl i fremtiden og hvordan kommer vi videre. Budget for 2012/2013 Afdeling 7 Fyensgade centret på 7,34 % godkendt. Lotte Bang får det godkendt i Aalborg Kommune. Tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 3s facade renovering kr er godkendt. Ekstramøde 24. april 2012 og møde den 8. maj 2012 udsat til 24. maj Repræsentantskabsmøde 15. marts tema beboerdemokrati og hvordan vi kommer videre. Emner til næste møde: Evaluering af bestyrelsens arbejde Hvordan sikrer vi at samme fejl ikke sker igen og hvordan kommer vi videre. Uddannelse af dirigenter 11. Eventuelt Christian Vestergaard har et par hænge partier: Svar til afdeling 3 omkring organisationsbestyrelsens deltagelse i beboermøder, det sender han i aften så bestyrelsen kan have det med på afdelingsbestyrelsesmøde den 11. januar

5 Svar til Kai Hjort, udkast blev omdelt. Palle spørger hvordan vi skal samle repræsentantskabet igen. Henrik Yde stiller tvivl om hvorfor de rigtige bestyrelsesmedlemmer flertallet imod Anns deltagelse i bestyrelsen tilfældigt var mødt op til formøde med dirigenten, det virkede mistænkeligt. Han foreslår, at vi fremadrettet samler hele bestyrelsen inden et repræsentantskabsmøde. Lotte Bang Referent Christian Vestergaard Iver Eriksen Henrik Yde Formand Næstformand Tina Holm Kirsten Sørensen Palle Christensen Winnie Jensen Verner Frederiksen Per Nielsen Medarbejder 5