Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 12/2013 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 16:00-19:35

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 12/2013 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 16:00-19:35 Mødested: Harhoff Medlemmer Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Britta Nielsen (BN) F Sadik Topcu (ST) A Benny Christensen (BC) A Thorkil Mølgaard (TM) V Henrik Hvidesten (HHV) V Finn Andersen (FA) C Torben Lollike (TLO) B Per Nørhave (PEN) O Fraværende Bemærkninger Der er møde med Landsbyforum fra kl

2 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side

3 2. Orientrering fra borgmester og kommunaldirektør - november Forvaltningsrevision Teknisk Forvaltning Budgetmæssige konsekvenser ult. oktober Rammeaftale for arealer til Ringsted Festival (KMU,PBU,KTU,BUU) Frigivelse af midler til opgradering af dagtilbuddenes og skolernes legepladser (BUU) Køge - Ringsted banen - Vurdering af forslag fra Banedanmark vedrørende Bedstedvej (KMU) Godkendelse af gebyrer for kommunens ordning for tømning af olie- og benzinudskillere 2014 (KMU) Ændring af bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen (KMU) Ophængning af plakater - stemmer på kanten (KMU) Brugerbetaling for leje af Kommunale arealer i forbindelse med større bygge - og anlægsentrepriser (PBU) Boliger ved Præstevej 24 - Forslag til kommuneplantillæg nr. 21 og forslag til lokalplan 275 (PBU) Sct. Knudsgade 9 - Forslag til kommuneplantillæg nr. 22 og lokalplan 276 (PBU) Sammensætning af Handicaprådet i byrådsperioden (SU) Udmeldelse af projekt "Blomstrende Landsby" Orientering om samarbejder på IT & Indkøbsområdet Ligestillingsredegørelse Areal til boldbane i Gyrstinge Centernavne...58 Åben sag Sagsid: 11/15127 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

4 2. Orientrering fra borgmester og kommunaldirektør - november 2013 Åben sag Sagsid: 09/33978 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Intet.

5 3. Forvaltningsrevision Teknisk Forvaltning 2013 Åben sag Sagsid: 13/17480 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Udvidet Forvaltningsrevision pdf (197930/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Den 1. februar 2013 blev kommunaldirektøren konstitueret som teknisk direktør ved siden af funktionen som kommunaldirektør. På økonomiudvalgets møde 3. juni 2013 redegjorde kommunaldirektøren for konstaterede uhensigtsmæssigheder ved økonomistyringen i Teknisk Forvaltning. På den baggrund besluttede udvalget (ØK , sag 25) og efterfølgende Byrådet (BY , sag 18), at iværksætte en udvidet og kritisk forvaltningsrevision i Teknisk Forvaltning. Ringsted Kommunes revisionsselskab BDO Kommunernes Revision blev anmodet om at løse opgaven. Forvaltningsrevisionen blev påbegyndt i august 2013 og afsluttet i oktober Beskrivelse af sagen Formålet med en udvidet forvaltningsrevision af Teknisk Forvaltning i Ringsted Kommune har været: at foretage en kritisk revision med henblik på en vurdering af, om der er foregået uregelmæssigheder i forhold til Ringsted Kommunes regler og retningslinjer eller andre uhensigtsmæssigheder at foretage en vurdering af, om arbejdsprocesserne omkring bilagshåndtering, regnskabsføring og økonomistyring generelt er hensigtsmæssige at vurdere, om styring og løsningen af Teknisk Forvaltnings opgaver kan tilrettelægges anderledes i forbindelse med implementering af Ringsted Kommunes centerorganisering fra 1. januar 2014 Den udvidede forvaltningsrevision i Teknisk Forvaltning har således ikke omfattet en ansvarsplacering af hvem, der har ansvaret for konstaterede problemer. Revisionen peger på følgende generelle konklusioner: Den udvidede forvaltningsrevision har vist en række uhensigtsmæssigheder samt brud på Ringsted Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Kulturen omkring administration og

6 økonomistyring i Teknisk Forvaltning har bygget på en række uskrevne regler og kutymer, som er oparbejdet i organisationen over en række år. Det er derfor vigtigt at understrege, at de konstaterede problemer er et resultat af en mangeårig tradition og praksis i Teknisk Forvaltning, som skiftende ledelser har haft ansvaret for. Revisionen peger bl.a. på, at økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er uhensigtsmæssig og usammenhængende og ikke gennemsigtig, idet den er meget personbåren af de enkelte medarbejderes ikke nedskrevne viden. Økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er endvidere kendetegnet ved et stort antal interne afregninger, uden at der er klare retningslinjer for dette. Hertil kommer, at der ikke foretages en hensigtsmæssig og dokumenteret løn- og budgetopfølgning. Derudover har revisionen en række konklusioner på de enkelte delopgaver, det vil sige i relation til anlægsstyring, udbuds- og indkøbsstyring, GIS (geografisk informationssystem) mv. Revisionsrapporten indeholder tillige en række anbefalinger på baggrund af gennemgangen og de opstillede konklusioner. Der henvises til selve rapporten for en fuldstændig gennemgang af konklusioner og anbefalinger. Allerede igangsatte initiativer Der er blevet gennemført en budgetanalyse på Ejendomscenteret, som blev Byrådsbehandlet juni 2013 (BY , sag 15), der mundede ud i en række budgetmæssige berigtigelser og tilpasninger, således at det økonomiske grundlag kom på plads. Endvidere har der været fokus på en bedre anlægsstyring, som blandt andet er affødt af kommunens nye Kasse- og regnskabsregulativ. Netop det nye regulativ indeholder en række områder, som vil forbedre økonomistyringen og overblikket på Teknisk Forvaltning og som er ved at blive implementeret og indarbejdet i de daglige arbejdsgange mv. På GIS-området arbejdes der med en ny struktur som en del af den igangværende organisationsændring og endelig skal det nævnes, at der på Vej og Park er ved at blive indført et nyt ressourcestyringssystem, som vil forbedre dels økonomistyringen og dels udnyttelsen af ressourcerne. Økonomi Rapportens konklusioner og anbefalinger og herunder håndteringen af dem, afføder en række økonomiske problemstillinger som forventes håndteret internt inden for Teknisk Forvaltnings budgetramme på konto 06 mv. Der henvises i øvrigt til en nærmere gennemgang af såvel problemstillinger som håndtering i den kommende udvalgsbehandling af revisionens anbefalinger, som direktionen anbefaler. Vurdering Den udvidede forvaltningsrevision viser, at der har været alvorlige og omfattende mangler i den administrative, personalemæssige og økonomiske styring i Teknisk Forvaltning. Det er derfor nødvendigt at hele styringsgrundlaget revurderes, bl.a. vedrørende forretningsgange, interne afregninger, kontrakter mv. Arbejdet med at rette op på disse mangler, herunder med at skabe en langt større gennemsigtighed i relation til styringen, er påbegyndt. Næste skridt er, at direktionen udarbejder en tids- og handleplan, hvor især den nye tekniske direktør som tiltræder 1. november inddrages, men også, på relevante områder, den nyansatte driftsleder på Vej og Park såvel som de øvrige centerchefer på det tekniske område og økonomistaben. Det er vigtigt at bemærke, at dette vil ske i en dialog med inddragelse af kommunens tillidsrepræsentanter på de berørte områder.

7 Et af forvaltningsrevisionens formål var, at vurdere opgavetilrettelæggelsen i forbindelse med implementeringen af den nye centerorganisering. I direktionens tids- og handleplan vil det indgå, hvordan anbefalinger og konklusioner kan integreres i den kommende centerstruktur. På baggrund af ovenstående vil direktionen anbefale, at der på Økonomiudvalgs- og Byrådsmøde i december 2013 fremlægges en detaljeret tids- og handleplan for, hvordan de enkelte konkrete anbefalinger håndteres. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at den udvidede forvaltningsrevision af det tekniske område tages til efterretning og 2. at direktionen fremlægger en detaljeret tids- og handleplan for implementeringen af de konkrete anbefalinger og problemstillinger. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

8 4. Budgetmæssige konsekvenser ult. oktober 2013 Åben sag Sagsid: 11/2029 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering x x Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Beskrivelse af sagen Budgetmæssige konsekvenser Grafen viser henholdsvis optalt beholdning og gennemsnitslikviditet gennem det seneste år. Opgørelsen omfatter perioden 24/ / Der er i ovenstående kurver taget hensyn til kommunens deponering på 8,7 mio. kr. som følge af uforbrugte kvalitetsfondsmidler samt vejbidrag.

9 Når der er taget højde herfor, kan gennemsnitslikviditeten pr. 23. oktober 2013 opgøres til 115,4 mio. kr. Økonomi De likviditetsmæssige konsekvenser af beslutningerne på seneste Byrådsmøde og de resulterende ultimobeholdninger er opgjort nedenfor. Likviditetsvirkning af beslutninger på Byrådets møde 7. oktober 2013 Beløb i mio. kr. R2012 B2013 B2014 B2015 B2016 Skattefinansieret område Overt. af areal efter planlovens 47A (PBU) -4,4 0,0 0,0 0,0 Udbud af parceller ved Søndervang (PBU) 0,0 2,9-1,0-1,0 Kassebeholdning Beløb i mio. kr. ultimo året R2012 B2013 B2014 B2015 B2016 A. Samlet beholdning ultimo året B. Heraf forsyningsvirksomhedernes andel: Renovation (kommunens gæld) -7 Reelle kassebeholdning (A + B) Specifikation af reelle kassebeholdning: Udlæg til forsyningsvirksomheder: Renovation Varmeforsyning Øvrig skattefinansieret beholdning Restgæld på kommunens lån (excl. selvejende institutioner) er opgjort til: Restgæld i mio kr. ult. året Kommunelån 445,5 447,8 417,1 386,4 355,1 Lån til ældre- og handicapboliger 128,9 124,0 118,9 114,4 110,5 I alt restgæld ult. året 574,4 571,7 536,0 500,9 465,6 Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Til efterretning.

10 5. Rammeaftale for arealer til Ringsted Festival (KMU,PBU,KTU,BUU) Åben sag Sagsid: 13/20906 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Festivalen - 10_årig_aftale_vedr._Lystanlægget.pdf (177560/13) 2 Udkast til rammeaftale mellem kommune og festival (186294/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Festival af 2012 ApS har henvendt sig (bilag 1) med et ønske om at indgå en længerevarende aftale med Ringsted Kommune omkring arealer til festivallen, herunder arealer til camping, teltplads, parkering mv. Beskrivelse af sagen I dag har Ringsted Kommune og Ringsted Festival af 2012 ApS en et-årig aftale om udlån af arealer herunder Lystanlægget, arealerne på den tidligere kaserne til telte/campister, arealer til parkering mv. Ringsted Festival af 2012 ApS skriver som baggrund for ønsket om en langsigtet aftale mellem festivallen og Ringsted Kommune, at festivallen arbejder på en langsigtet vækststrategi, hvor målet er at øge antallet af gæster fra den nuværende cirka gæster til fremover gæster. Dette skal bl.a. ske ved en vækst i antallet af gæster, som efterspørger en campingplads. Festivallens vækststrategi har til hensigt at konsolidere festivallen og muliggøre et mere attraktivt musikprogram. Ringsted Festival af 2012 ApS har i deres henvendelse opgjort antallet af campingvogne og telte i 2012 samt vurderet, at udviklingsbehovet fremadrettet er 50 campingvogne samt 50 teltpladser pr. år stigende til et endeligt antal på 500 campingvogne og 600 teltpladser, hvorved festivallen i 2018 opnår dets maksimum. Dette kan skematisk opgøres på denne måde: År Campingvogn e Telte

11 Ringsted Festival af 2012 ApS har med henvendelsen sendt festivallens ønsker og vurdering af en række områder omkring og på Anlægget, Ringsted Sportcenter samt den tidligere kaserne i forhold til fremtidig camping, telt- og parkeringspladser. Administrationen og Ringsted Sportcenter har gennemgået og vurderet ønskerne fra Ringsted Festival af 2012 ApS. Hovedparten af arealerne er blivende arealer, som festivallen kan anvende. Arealerne på det tidligere kaserne-område, som også anvendes til festivallen i øjeblikket, kan dog blive taget i anvendelse til tæt-lav-byggeri og vurderingen er derfor, at festivallen med fordel kan rykke ind på Ringsted Sportcenter for at skabe en mere blivende ramme om festivallen. Ringsted Sportcenter vurderer, at en række af Sportcentrets arealer kan stilles til rådighed for camping og telte under forudsætning af, at festivallen klargør og oprydder græsarealerne efter Sportcentrets anvisning. Flere af arealerne har tidligere været anvendt til camping mv. under festivallen. Ringsted Sportcenter ønsker dog at udelade hhv. Ringsted Stadion, kunststofbanerne samt bane 4 (kampbanen) på sportscentret fra en aftale med festivallen af hensyn til anvendelsen af disse arealer umiddelbart efter festivallens afholdelse. Ringsted Festival af 2012 ApS foreslår i deres henvendelse en ti-årig aftale, men administrationen vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt med en fem-årig rammeaftale, da festivallens nuværende udviklingsplaner forholder sig til denne tidsperiode. Administrationen foreslår derfor, at følgende arealer fremover indarbejdes i en fem-årig rammeaftale med Ringsted Festival af 2012 ApS til afvikling af festivallen: 1. Lystanlægget 2. Dyrskuepladsen 3. Anlægspavillonen 4. Bane 8, Ringsted Sportcenter 5. Storparcel A2+A3, Kasernebyen 6. Boldbane ved Valdemarskolen (medarbejdercamping) 7. Træningsbaner bag Ringstedhallerne (minus bane 4) 8. Træningsbaner bag stadion 9. Storparcel A1, Kasernebyen Administrationen og Ringsted Festival af 2012 ApS vil på baggrund af denne rammeaftale årligt indgå en aftale om den konkrete anvendelse af arealerne. Ringsted Festival af 2012 ApS har i deres henvendelse ligeledes henledt opmærksomheden på en række forhold især i Lystanlægget omkring dræning mv. Administrationen er i dialog med Ringsted Festival af 2012 ApS omkring disse forhold. Udlejningen af arealer mv. til Ringsted Festival af 2012 ApS skal ske på markedslignende vilkår, således Ringsted Kommune ikke giver ulovlig erhvervsstøtte. Økonomiudvalget har i 2006 vedtaget en leje på kr pr. dag (dage med klargøring, afvikling og

12 oprydning/genetablering) for leje af Ringsted Lystanlæg, Dyrskuepladsen samt Anlægspavillonen, som har været fulgt siden, og som administrationen indstiller fastholdt. Siden har Ringsted Festival udvidet brugen af faciliteter til også at omfatte arealerne i Kasernebyen samt bane 8 på Ringsted Sportcenter til camping, telte og parkering, som de har betalt kr for leje af pr. år. Administrationen indstiller, at dette niveau fastholdes uanset, om arealerne til camping mv. bliver på kaserne-arealerne eller arealerne på Ringsted Sportcenter. Høring Ingen Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at en fem-årig aftale om udlejning af arealer til afholdelse af Ringsted Festival er af et rimeligt tidsmæssigt omfang til at skabe et godt fundament for festivallens udvikling og dermed for en attraktiv musikoplevelse både for Ringsted Kommunes borgere og de besøgende under festivallen. Samtidig vurderer administrationen, at en lejeaftale der i stigende grad omfatter sportcentrets arealer vil kunne give festivallen det ønskede kvalitative løft omkring camping mv. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Kommunaldirektøren bemyndiges til at indgå en fem-årig rammeaftale for udlejning af arealer til afholdelse af Ringsted Festival i perioden med Ringsted Festival 2012 ApS. Beslutning i Økonomiudvalget den Sendes i høring i Kultur- og Trivselsudvalget, Plan- og Boligudvalget, Børne- og Undervisningsudvalget og Klima- og Miljøudvalget. Ej til stede: Benny Christensen Supplerende sagsfremstilling Som ønsket af Økonomiudvalget er der til udvalgenes høring udarbejdet udkast til rammeaftale mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festival af 2012 ApS. Supplerende sagsfremstilling Valdemarskolen har revurderet opfattelsen af egnetheden af arealet ved skolen til medarbejdercamping for festivallen og anbefaler nu, at arealet ikke tages i anvendelse. Ringsted Festival af 2012 ApS har desuden henvendt sig til kommunen med oplysning om, at arealet ved Valdemarskolen ikke længere indgår i deres planer. Arealet vil derfor ikke indgå i den samlede rammeaftale mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festival af 2012 ApS. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den Det er vigtigt med en tidlig udmelding til foreninger, der bliver berørt af evt. aflysning ifb. med udleje til festivalen. Borgerserviceopgaver skal kunne løses i festivalperioden. Det skal præciseres at Ringsted Kommune kan træde ud af aftalen i perioden. Indstillingen tiltrådt. Ej til stede: Daniel Nørhave

13 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Arealerne under punkt 7 og 8 anbefales udtaget af rammeaftalen. Områderne nord for Veterancentret og Musikskolen samt området ved Firmasportens arealer ved Eilekiersvej anbefales. Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Udvalget har ikke bemærkninger for så vidt angår de arealer, der er udlagt til salg. Det forudsættes, at de kan disponeres til fremtidigt salg. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Indstillingen tiltrådt, med tilføjelsen i den supplerende sagsfremstilling, at arealerne ved Valdemarskolen ikke anvendes. Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Britta Nielsen og Klaus Hansen Supplerende sagsfremstilling Sagen har været i høring i Kultur- og Trivselsudvalget, Plan- og Boligudvalget, Børne- og Undervisningsudvalget og Klima- og Miljøudvalget som besluttet af Økonomiudvalget den 30. september Administrationen anbefaler at følge høringssvarene fra de udvalg, der er ansvarlige for de forskellige arealer, der indgår i aftalen, og dermed anbefaler administrationen, at: Arealerne ved Valdemarskolen ikke anvendes At Ringsted Kommunes mulighed for udtræden præciseres i aftalen Disse forhold er indarbejdet i rammeaftalen mellem kommunen og festivallen. Dermed indgår følgende arealer i rammeaftalen mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festival af 2012 ApS: 1. Lystanlægget 2. Dyrskuepladsen 3. Anlægspavillonen 4. Bane 8, Ringsted Sportcenter 5. Storparcel A2+A3, Kasernebyen 6. Træningsbaner bag Ringstedhallerne (minus bane 4) 7. Træningsbaner bag stadion 8. Storparcel A1, Kasernebyen Administrationen vil i øvrigt påse, at foreninger, der måtte blive berørt af evt. aflysning i forbindelse med udleje til festivallen, vil blive informeret i god tid, samt at der er mulighed for Borgerservice under hele festivalperioden.

14 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Kommunaldirektøren bemyndiges til at indgå en fem-årig rammeaftale for udlejning af arealer til afholdelse af Ringsted Festival i perioden med Ringsted Festival 2012 ApS. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt efter afstemning med den bemærkning, at træningsbanen (pkt. 6 og 7) ikke indgår i aftalen. I stedet tilbydes alternative arealer, som drøftet på Klima- og Miljøudvalgets møde. V Niels Ulrich Hermanse n (NUH) V F Britta Nielse n (BN) F A Sadik Topc u (ST) A A Benny Christense n (BC) A V Thorkil Mølgaar d (TM) V V Henrik Hvideste n (HHV) V C Finn Anderse n (FA) C B Torbe n Lollike (TLO) B O Per Nørhav e (PEN) O For x X x X X X X X Imod x Undlo d Torben Lollike stemte imod med den bemærkning, at Kultur- og Trivselsudvalgets indstilling fastholdes, hvor træningsbanerne indgår i aftalen.

15 6. Frigivelse af midler til opgradering af dagtilbuddenes og skolernes legepladser (BUU) Åben sag Sagsid: 13/21283 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet godkendte til buget 2013, at der blev afsat en pulje på kr. til opgradering af dagtilbuddenes og skolernes legepladser. Sagen handler om frigivelse af disse midler på anlægskontoen til brug for forbedringer på legepladserne i Beskrivelse af sagen I forbindelse med Byrådet vedtagelse af budget 2013, blev der i 2013 afsat et anlægsbudget på kr. til opgradering af dagtilbuddenes og skolernes legepladser. Kommunen har tilsynsforpligtelsen med sikkerheden på legepladser i dagtilbud og skoler. Det obligatoriske legepladstilsyn har konstateret en række fejl og mangler bl.a. som følge af slitage på legeredskaber, hvilket har medført, at flere skoler og institutioner har fået påbud om at nedrive eller foretage bekostelige forbedringer på deres legepladser. Der er derfor målet over de kommende år at give mulighed for at få gennemført forbedringer, så legeredskaberne lever op til de fastsatte sikkerhedskrav for legeredskaber. Forvaltningen har bedt dagtilbuddene om prisoverslag for gennemførte, igangværende og/eller ønskede legepladsforbedringer i indeværende år. Syv dagtilbud har tilsammen søgt puljen for et beløb svarende til ca kr. De syv dagtilbud er Den Frie Børnehave, Snurretoppen, Søholmen, Sneslev Landbørnehus, Vigersted Børnehus, Det Grønne Børnehus og Åkanden. Dagtilbuddene skal være medfinancierende i forhold til forbedringerne og det betyder, at anlægsudgiften kan anvendes i indeværende år, og at disse institutioner nu får økonomisk mulighed for at gennemføre tiltrængte renoveringer af deres legearealer.

16 Høring Ingen Økonomi Anlægsbeløbet på kr. anvendes til forbedringer af legearealer i syv af kommunens dagtilbud i Vurdering Både dagtilbud og skoler ønsker at skabe udviklende og sikkerhedsmæssigt forsvarlige legepladser til børnene. Når legearealerne er indbydende motiveres børnene til at bruge legepladsernes muligheder og børnenes udfoldelsesmuligheder styrkes, både hvad angår motorisk aktivitet og robusthed, fantasi, kreativitet og legefællesskaber. Det er forvaltningens vurdering, at anlægsbevillingen til opgradering af legepladser i 2013 giver børnene i foreløbigt syv institutioner bedre udendørs legemuligheder. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller: 1. at anlægsbudget i 2013 på i alt kr. til opgradering af legepladser frigives 2. at pengene anvendes til delvis opgradering af legepladser på syv dagtilbud på bagrund af konkrete ansøgninger, idet dagtilbuddene er medfinancierende i opgaveløsningen Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Britta Nielsen og Klaus Hansen Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

17 7. Køge - Ringsted banen - Vurdering af forslag fra Banedanmark vedrørende Bedstedvej (KMU) Åben sag Sagsid: 12/5613 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1: Udskrift af forhandlingsprotokol.pdf (171045/13) 2 Bilag 12: Fjellebroløsningen (184236/13) 3 Bilag 10; Alternativt forslag for tilslutning til Bedstedvej (184191/13) 4 Bilag 11: Forslag til sydligere tilslutning til Bedstdved (184185/13) 5 Bilag 9: Udkast til svar til kommissionen (183474/13) 6 Bilag 8 : Brev til kommissionen vedrørende udsættelse (181798/13) 7 Bilag 6: Trafiksikkerhedsrevision (178973/13) 8 Bilag 5: Bemærkninger fra lodsejere på informationsmøde den 5 sep13.docx (178975/13) 9 Bilag 7: Foreløbig vurdering fra Banedanmark (178967/13) 10 Bilag 3 A: Kortbilag løsning 2 (185169/13) 11 Bilag 3 B: Kortbilag, Løsning 1 B (185168/13) 12 Bilag 3 C: Kortbilag, Løsning 1 A (185165/13) 13 Bilag 3 D: Kortbilag løsning 3 (185161/13) Indledning Sagsgang Orientering x Indstilling BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Beslutning x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg I forbindelse med etablering af Køge Ringsted banen besluttede Byrådet i møde den 25. juni 2013, at anbefale en forlægning af Bedstedvej mod vest. Den 27. juni 2013 besluttede Ekspropriationskommissionen (Bilag 1), i henhold til udskrift fra forhandlingsprotokollen, at underkende forslaget fra Ringsted Kommune. Kommissionen har i stedet bedt Banedanmark om, at belyse de tekniske muligheder ved 3 alternative løsninger til en overkørsel ved Bedstedvej. Banedanmark vil på mødet orientere om deres vurderinger. Beskrivelse af sagen Løsning 1: Ejendommen Køgevej 166, der ejes af Banedanmark, nedrives. Bedsted-vej forlægges mod øst og føres i tunnel under jernbanen eller på bro over jernbanen i et

18 skæringspunkt, der ligger omtrent i forlængelsen af adgangsvejen til ejendommen Køgevej 166 og den eksisterende adgangsvej til Bedstedgård syd for banen. Løsning 2: Den eksisterende vejbro for Bedsted-vej over jernbanen nedrives, og der etableres en ny vejbro over den eksisterende og den nye jernbane på omtrent samme sted som den nuværende bro. Løsning 3: Der anlægges en ny vej Kværkeby-vejs forlængelse der syd for banen forløber fra Bedstedvej over matr.nr. 2ar Bedsted Overdrev, Kværkeby, langs skellet mod matr.nr. 2b Bedsted Overdrev, Kværkeby, og med tilslutning til Køgevej cirka 100 m længere mod vest end i det fremlagte forslag, omtrent i det punkt, hvor skellet mellem matr.nr. 15a Kværkeby By, Kværkeby, og matr.nr. 36g Kværkeby By, Kværkeby, rammer Køgevej. Teknisk Forvaltning bemærker: Kommissionen har med mail den 13. september 2013 indkaldt til møde i kommissionen om den fremtidige Bedstedsvej løsning onsdag den 25. september Kommissarius oplyser, at det vil være hensigtsmæssigt om kommunen på mødet oplyses om, hvilken løsning kommunen peger på. Høring Ingen Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Ingen Indstilling Konstitueret teknisk direktør indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Der aftales ekstraordinært møde tirsdag den 24. september 2013 kl med henblik på at udvalget kan komme med høringssvar til BaneDanmark. Supplerende sagsfremstilling Som det fremgår af nedenstående, modtog Ringsted Kommune Banedanmarks vurdering den 23. september 2013 og det blev derfor besluttet af udvalgsformanden, at aflyse det planlagte ekstraordinære møde, tirsdag den 24. september 2013, da det blev vurderet, at der ikke var den nødvendige tid til forberedelse af sagen. Ringsted Kommune meddelte kommissarius for ekspropriationer, med brev den 24. september, at kommunen havde brug for mere tid til behandling af sagen, inden kommunen kunne komme med sin anbefaling, men at kommunen ville være repræsenteret på kommissionens møde den 25. september (Bilag 8) Banedanmark fremsendte med mail den 23. september 2013 en foreløbig vurdering af de 3 alternative løsningsforslag som kommissionen, jf. besigtigelsesprotokollen, har anmodet Banedanmark om at vurdere. I notatet belyses de tekniske muligheder for at gennemføre de foreslåede løsninger, samt en vurdering af anlægsudgifterne.

19 Endvidere er fremsendt trafikrevision, bemærkninger fra lodsejere fra informationsmødet den 5. september 2013 samt besigtigelsesprotokol fra juni Endvidere har Banedanmark den 23. september 2013 fremsendt foreløbige skitser for de tre løsningsforslag. (Bilag 3-7) Banedanmarks prioritering: ( Bilag 7) Banedanmark vil ud fra en samlet vurdering som 1. prioritering anbefale at arbejde videre med løsningsforslag 2, som er en tilpasset og revideret udgave af den alternative løsning Banedanmark fremlagde ved besigtigelsesforretningen. Banedanmark vil som 2. prioritering anbefale løsningsforslag 3, som er en tilpasset løsning af det på besigtigelsen fremlagte projekt, der var blevet anbefalet af Ringsted Kommune. Banedanmark vil som 3. prioritet anbefale løsning 1B og som 4. prioritet løsning 1A, men generelt vil Banedanmark fraråde at indrette Bedstedvej efter disse løsninger. Kommissionens møde den 25. september 2013: Som det fremgår af ovennævnte, så var Ringsted Kommune repræsenteret i møde med kommissionen den 25. september I mødet gennemgik Banedanmark sin vurdering af de 3 forslag fra kommissionen. Kommissionens traf ingen beslutning om hvilke forsalg der skal fremlægges ved besigtigelsen, da man afventer kommunens anbefaling. Kommissionens endelige beslutning vil blive truffet i forbindelse med besigtigelsen primo december Vurdering Teknisk Forvaltning har vurderet de 3 fremsendte forslag fra Banedanmark, samt vurderet den oprindelige Fjællebroløsning. Teknisk Forvaltnings har følgende bemærkninger: Forlag 1A Ny vejbro ved forlægning af Bedstedvej mod øst Stor højdeforskel fra Køgevej til overside af bro, samtidig med, at vejafstanden fra Køgevej til jernbane er kort. Dette medfører en stigning på op til 60 hvilke er væsentligt mere end anbefalet af Vejdirektoratet. Dårlige oversigtsforhold ved Køgevej, som skyldes Fjællebro Vandværk og knæk på Køgevej. Problemer med optisk ledning for de bilister der kommer fra Køgevejs siden. Når billister kommer op på broen, kan de blive fanget af den skellinje der er mellem matrikel 18i og 1v. Dette kan medføre, at billister utilsigtet kører af vejen. Vejudformning følger ikke gældende anbefalinger for vejudformning fra Vejdirektoratet. Der er bl.a. for små horisontal- og vertikalkurver, og der mangler mødesigt over broen. Det betyder, at man som bilist ikke i tide opdager modkørende trafik og kan tage de fornødne forbehold. Vejforløb til Bedstedgården er ikke optimalt, og vil ikke kunne anvendes til større lastbiler. Vejen medfører lang omkørselsrute for beboerne omkring Adamshøj. Løsningen bør derfor følges op af en stiforbindelse ved Adamshøj.

20 Ingen vejsammenhæng med Kværkebyvej. I anlægsperiode kan eksisterende broer forblive åbne. Konklusion: Teknisk Forvaltning kan ikke anbefale løsning 1A Driftsmæssigt vurderes løsningen at være relativ dyr at vedligeholde, på grund af store skråningsanlæg. Endvidere forudsættes Adamshøjbroen, at skulle etableres og vedligeholdes som gangbro. Forslag 1B Ny tunnel ved forlægning af Bedstedvej mod øst Dybdepunkt i tunnel ligger under grundvandsniveau, hvilket vil medføre problemer med opstigende grundvand. Problemer med afledning af regnvand. Dette kan ikke ske naturligt til terræn eller til vandløb. Det vil blive nødvendigt med en permanent pumpestation, som igen vil medføre ikke ubetydelige drift- og vedligeholdelsesudgifter for Ringsted Kommune. Særtransporter og større landbrugsmaskiner vil ikke kunne passere tunnel med nuværende udformning af kurver og stigninger. Stor risiko for utilsigtet lukning af tunnel, pga. fygesne, vand og trafikuheld. En lukning vil for de daglige brugere, samt for brand- og redningskøretøjer, betyde en væsentlig længere omkørselsrute. For specielt brand-og redningskøretøjerne er den ekstra køretid kritisk. Dårlige oversigtsforhold ved Køgevej, som skyldes Fjællebro Vandværk og knæk på Køgevej. Vejudformning følger ikke gældende anbefalinger for vejudformning fra Vejdirektoratet. Der er bl.a. for små horisontal- og vertikalkurver, og der mangler mødesigt over broen. Det betyder, at man som bilist ikke i tide opdager modkørende trafik og kan tage det fornødne forbehold Vejforløb til Bedstedgården er ikke optimalt, og vil ikke kunne anvendes til større lastbiler. Ingen vejsammenhæng med Kværkebyvej. Vejen medfører lang omkørselsrute for beboerne omkring Adamshøj. Løsningen bør derfor følges op af en stiforbindelse ved Adamshøj. I anlægsperiode kan eksisterende broer forblive åbne. Konklusion: Teknisk Forvaltning kan ikke anbefale løsning 1B Driftsmæssigt vurderes løsningen at være relativ dyr at vedligeholde, på grund af store skråningsanlæg. Yderligere skal der forventes relativt store udgifter til drift- og vedligehold af

21 pumpestation samt til snerydning. Endvidere forudsættes Adamshøjbroen at skulle etableres og vedligeholdes som gangbro. Forslag 2 Ny vejbro for Bedsted, omtrent samme sted som nuværende bro Broen vil blive 1,4 meter højere end eksisterende bro, jf. tegninger fra Banedanmark, hvilket medfører større stigninger end nuværende, og der bliver behov for større skråningsanlæg. Eksisterende vej har en stigning på op til 54 og ny vej vurderes derfor at få en større stigning. Vejudformning følger ikke gældende anbefalinger for vejudformning fra Vejdirektoratet. Der er bl.a. for små horisontal- og vertikalkurver, og der mangler mødesigt over broen. Det betyder, at man som bilist ikke i tide opdager modkørende trafik og kan tage det fornødne forbehold. Vejforløb til Bedstedgården er ikke optimalt, og vil ikke kunne anvendes til større lastbiler. Dårlige oversigtsforhold ved Køgevej, som skyldes Fjællebro Vandværk og knæk på Køgevej. Vejen, herunder tilslutningen til Køgevej, vurderes at være særdeles trafikfarlig på grund af bl.a. vejens fald mod Køgevej. Endvidere vurderes det ikke, at oversigtsforholdene ved Køgevej forbedres væsentligt. Vejen medfører lang omkørselsrute for beboerne omkring Adamshøj. Løsningen bør derfor følges op af en stiforbindelse ved Adamshøj. Konklusion: Teknisk Forvaltning kan ikke anbefale løsning 2 Driftsmæssigt vurderes løsningen at være relativ dyr at vedligeholde, på grund af store skråningsanlæg. Endvidere forudsættes Adamshøjbroen at skulle etableres og vedligeholdes som gangbro. Forslag 3 Ny vej Kværkebyvejens forlængelse Landskabet er velegnet til anlæggelse af en ny banekrydsning da området er fladt og åbent. Vejen er i god afstand fra beboelsesejendomme. Der er gode arealforhold, som giver mulighed for, at projektere en vej efter gældende vejregler. I anlægsperioden kan eksisterende broer forblive åbne. Gode oversigtforhold ved Køgevej. Trafiksammenhæng med Kværkebyvej.

22 Gode forhold for de bløde trafikanter, da vejen kan etableres med de rette stigninger og kurver og dermed sikre oversigtsforholdene. Gode tilkørselsforhold for Adamshøj Gods og Bedstedgården. Vejen medfører lang omkørselsrute for beboerne omkring Adamshøj. Løsningen bør derfor følges op af en stiforbindelse til Adamshøj. Forbindelsen kan i dette tilfælde etableres alene ved en stiforbindelse. Gode forhold for særtransporter- og større landbrugskøretøjer da vejen vil kunne etableres med de anbefalede kurveradier. Mulighed for et højreforsat kryds ved Køgevej, hvilket er en trafiksikker gennemprøvet udformning af kryds. Mulighed for svingbaner og helleanlæg ved Køgevej Stratetisk en bedre nord-syd forbindelse, som giver en bedre infrastruktur, både for motorkøretøjer og de cyklende. Løsning giver mulighed for, at der kan forsættes med cykelsti mod Nordrup. Den foreslåede vejtilslutning ved Køgevej vurderes at være uheldig, da vejen er placeret, hvor der er en snoning på Adamshøjløbet. Det vil blive nødvendigt at udrette og flytte en del af Adamshøjløbet, hvilket anses for problematisk. Linjeføringen er ikke optimal, primært på grund af for små kurveradier. Løsningen er dog bedre end løsning 1A, 1B og 2. Vejtilslutning ved Bedstedvej er uheldig. Et traditionelt T- kryds vil umiddelbart blive en mere optimal løsning. Konklusion: Teknisk Forvaltning vurderer, at løsning 3 er den bedste af de foreslåede løsninger, da det er den løsning der i størst muligt omfang overholder gældende vejregler. Adamshøjbroen kan erstattes af en stiforbindelse parallelt med banen. Driftsmæssigt vurderes løsningen at være billigere at vedligeholde end løsning 1 og 2, på grund af mindre skråningsanlæg. Til gengæld er vejen længere. Det modsvares dog af, at Adamshøj broen eventuelt kan erstattes af en stiforbindelse parallelt med banen. Forslag til forbedring af løsning 3: Teknisk Forvaltning vurderer, at løsningen kan forbedres væsentligt ved at vejtilslutningen til Bedstedvej sker meter syd for den foreslåede vejtilslutning. Derved sikres et mere jævnt og naturligt vejforløb. (Bilag 10,11) Forslaget begrundes ud fra følgende forhold: Vejudformning forløber uden om de tidligere berørte lodsejere. Tilslutning ved Bedstedvej bliver tæt på Bedstedgårdens primære ind- og udkørsel.

23 God afstanden til vandhuller ( 3). Mere jævnt vejforløb uden for små kurver. Hvis der senere skulle vise sig et behov for en rundkørsel ved Køgevej, så vil være muligt, at samle de 3 veje, hhv. Køgevej, Kværkebyvej og ny vej i et fælles trafikknudepunkt. Omfartsvej ved Fjællebro med tilslutning af Bedstedvej: I forbindelse med de første planer for en baneudvidelse, fremlagde Trafikstyrelsen i Miljøredegørelse nr. 10 fra 2008, en løsning hvor Køgevej omlægges over en strækning på ca. 2 km syd om Fjællebro. Vej føres under banen med en tunnel, med en frihøjde på 4,63 meter, således, at store lastbiler vil kunne passere. (Bilag 12) Desuden omlægges Bedstedvej permanent og den eksisterende vejbro ved Bedstedvej nedlægges. Bedstedvej føres i stedet mod nord/øst, hvor den støder på den omlagte Køgevej. Løsningen vil sikre, at Køgevej vil kunne befærdes med lastbiler med højest tilladte højde. Køgevej vil således kunne være en aflastning for motorvejen ved fx trafikuheld. Bedstedvejens tilslutning til omfartsvejen ligger ca. 400 meter øst for nuværende tilslutning. Det vurderes, at forbindelsen nord /syd er en væsentligt forringelse i forhold til nuværende og vil forudsætte at Adamshøjbroen bevares. Dybdepunkt i tunnel ligger under grundvandsniveau, hvilket vil medføre problemer med opstigende grundvand. Problemer med afledning af regnvand. Dette kan ikke ske naturligt til terræn eller til vandløb. Det vil blive nødvendigt med en permanent pumpestation, som igen vil medføre ikke ubetydelige drift- og vedligeholdelsesudgifter for Ringsted Kommune Konklusion: Løsningen kan ikke anbefales som en erstatning for Adamshøj og Bedstedforbindelsen, da det vurderes, at forbindelsen nord/syd bliver væsentligt forringet. Forudsat at såvel Adamshøjbroen og Fjellebroløsningen etableres, vurderes det imidlertid, at være en god løsning. Primært fordi problematikken vedrørende høje køretøjer på Køgevej løses. Driftsmæssigt vil løsningen betyde, at der vil være væsentlige omkostninger til drift- og vedligehold af pumpestation. Løsningen betyder endvidere, at der er et ekstra vejudlæg på ca. 2,0 km der skal vedligeholdes. Forslag til brev til Kommissionen vedlagt (Bilag 9) Indstilling Konstitueret teknisk direktør indstiller,

24 1. at løsning 3 prioriteres, da det vurderes at være den bedste af de foreslåede løsninger, og er den løsning der i størst muligt omfang overholder gældende vejregler. 2. at Adamshøj forbindelsen sikres med en bro eller stiforbindelse parallelt med banen. 3. at løsning 3 kan forbedres væsentligt ved, at vejtilslutningen til Bedstedvej sker meter syd for den foreslåede vejtilslutning. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Udvalget besluttede efter afstemning at anbefale en løsning, som betyder forlægning af Køgevej syd om Fjellebro. Udgangspunktet for løsningen skal være det projekt, som er beskrevet i Miljøredegørelse 10 - Høringsudgave september Begrundelsen for dette er, at løsningen er den bedste i relation til trafiksikkerhed og det strategiske vejnet (motor- og hovedvejsnettet), hvorfor projektet bør gennemføres i samarbejde med Vejdirektoratet. Der etableres en bro på samme sted som den nuværende Adamshøjbro - alternativt som stibro. Uanset valg af løsning skal trafiksikkerheden prioriteres højt. Finn Andersen stemte imod med bemærkningen om at det af Banedanmark foreslåede forslag 2 anbefales, og det af flertallet foreslåede projekt tidligere er blevet forkastet af Folketinget. Finn Andersen er enig med flertallet vedrørende bro ved Adamshøj. Finn Andersen benyttede standsningsretten og begærede sagen i Byrådet. A Svend-Eri k Jakobsen (SEJ) A V Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (JBLD) V V Klaus Hansen (KH) V A Benny Christensen (BC) A O Per Nørhave (PEN) O C Finn Andersen (FA) C F Torben Lundsgaard (TL) F For x x x x x x Imod x Undlo d Beslutning i Økonomiudvalget den Oversendes til Byrådet.

25 8. Godkendelse af gebyrer for kommunens ordning for tømning af olie- og benzinudskillere 2014 (KMU) Åben sag Sagsid: 13/9942 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 OBU-ordning - gebyroversigt (176276/13) Indledning Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Der skal træffes beslutning om størrelsen af gebyrerne for 2014 for den kommunale ordning for tømning af olie- og benzinudskillere samt sandfang fra virksomheder i Ringsted Kommune. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune har en indsamlingsordning for tømning af olie-og benzinudskillere fra virksomheder i Ringsted Kommune. Driften af indsamlingsordningen foretages af det fælleskommunale affaldsselskab I/S AffaldPlus på vegne af kommunen. I/S Alfa Specialaffald er operatør for AffaldPlus på den pågældende opgave. I/S Alfa Specialaffald er ejet af de to fælleskommunale affaldsselskaber I/S REFA og I/S AffaldPlus, og er således - i sig selv - et kommunalt ejet selskab. Selskabet skal ikke indtjene overskud til sine ejere, og de skal leve op til hvile i sig selv-princippet. Alfa Specialaffald gennemfører udbud af opgaven blandt private aktører på området. Næste udbud skal gennemføres i løbet af 2014, med ikrafttræden den 1. marts Indsamlingsordningen er beskrevet i Ringsted Kommunes regulativ for erhvervsaffald. ALFA Specialaffalds gebyrer dækker de forskellige ydelser, som tilbydes kommunerne og som er kommunernes tilbud til sine virksomheder. Det skal understreges, at tømning af sandfang ikke er en del af Ringsted Kommunes indsamlingsordning, men kan tilkøbes af de enkelte virksomheder. Afregningen sker direkte mellem de tilmeldte virksomheder og ALFA. Gebyrernes størrelse fremgår af oversigten, som er vedlagt som bilag 1. Som tidligere sammenlignes gebyrernes størrelse for gebyråret (2014) og året før (2013). Høring Ingen høring. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

26 Vurdering Det er forvaltningens vurdering, at gebyrernes størrelse er tilpasset de omkostninger ALFA Specialaffald har på de berørte områder. Takststigningerne for den regulativfastlagte tømning af olieudskillerne ligger i intervallet 4-7%, hvilket er lige i overkanten af hvad den almindelige prisstigning tilsiger. Hvad angår ydelser angående behandling og bortskaffelse af sand/slam, er der sket en marknat takststigning. ALFA har oplyst overfor forvaltningen, at de ikke har været rettidige i deres budgetlægning og mængdeestimater, og at de faktiske mængder og den faktiske økonomi er blevet væsentlig større end forudsat, primært hvad angår håndtering af slam/sand fra sandfangene. Da ordningerne skal hvile i sig selv, har ALFA været nødt til at hæve enkelte gebyrer med op til henholdsvis 40 og 67%. Forvaltningen vurderer, at gebyrstigninger tages til efterretning, men vil fremadrettet tage emnet op i AffaldPlus-samarbejdet med ønske om at få forklaringer forlods, hvis tilsvarende markante stigninger præsenteres. Indstilling Konstitueret teknisk direktør indstiller, at gebyrerne fastsættes som beskrevet i bilaget. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Godkendt Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

27 9. Ændring af bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen (KMU) Åben sag Sagsid: 13/20662 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Notat om bestyrelsens sammensætning samt honorering for selskaberne i Ringsted Forsyning koncernen (180529/13) 2 Notat om honorering af bestyrelsesmedlemmer (180575/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Bestyrelsen for Ringsted Forsyning A/S besluttede på sit møde den 4. juni at anbefale Byrådet at ændre sammensætning og honorering af bestyrelserne i selskaberne i Ringsted Forsyning koncernen med virkning fra 1. januar Som bilag 1 vedlægges Bestyrelsens notat: Bestyrelsens sammensætning samt honorering for selskaberne Ringsted Forsyning A/S, Vand A/S, Spildevand A/S, Central-renseanlæg A/S, Ringsted Kraftvarmeværk A/S, Ringsted Fjernvarme A/S. Beskrivelse af sagen I forbindelse med Vandsektorloven er der indført krav om valg af forbrugerrepræsentanter til bestyrelserne for vandselskaberne. Der skal således vælges 2 forbrugerrepræsentanter til bestyrelserne for Ringsted Vand A/S, Ringsted Spildevand A/S og Ringsted Centralrenseanlæg A/S. De forbrugere som vælges til vandselskaberne repræsenterer alle 3 selskaber. Det er således de samme forbrugerrepræsentanter, som går igen i de 3 vandselskaber. På baggrund af ovenstående, var der et ønske om at overveje muligheden for at reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer i Ringsted Forsyning A/S i forbindelse med byrådets konstituering for den kommende valgperiode Valg af forbrugerrepræsentanter til vandselskaberne skal senest være gennemført inden 1. december 2013, og forbrugerrepræsentanterne skal senest indtræde i bestyrelserne på selskabernes ordinære generalforsamlinger i I forbindelse med etableringen af vandselskaberne i 2007 blev det besluttet, at bestyrelsen for Ringsted Forsyning A/S i en overgangsperiode skulle udgøres af Miljø- og Teknikudvalget (i dag Klima- og Miljøudvalget) og at medarbejderne ved en frivillig ordning skulle have ret til at vælge et antal repræsentanter svarende til mindst halvdelen af antallet af repræsenter i Miljøog Teknikudvalget. Bestyrelsen i Ringsted Forsyning A/S er derfor i dag sammensat af 7 generalforsamlingsvalgte medlemmer og 4 medarbejderrepræsentanter.

28 Den nuværende bestyrelse udgøres af følgende medlemmer: Svend-Erik Jakobsen (formand), Johnny Dahlsgaard (næstformand), Per Nørhave, Benny Christensen, Klaus Per Hansen, Torben Lundsgaard, Solvejg Kvade Hvidmose (medarbejderrepræsentant), Catharina Schultz (medarbejderrepræsentant), Johannes Jørgensen (medarbejderrepræsentant) og Ole Bandelov Winther (medarbejderrepræsentant). For så vidt angår de underliggende driftsselskaber blev det i 2007 besluttet, at bestyrelserne skulle udgøres af bestyrelsesformanden, næstformanden og direktøren for Ringsted Forsyning A/S. På daværende tidspunkt var Ringsted Kommunes tekniske direktør udpeget som direktør for Ringsted Forsyning A/S. I dag udgøres bestyrelserne i driftsselskaberne af bestyrelsesformanden, næstformanden samt ét yderligere medlem af fra Klima- og Miljøudvalget. Den nuværende bestyrelse i driftsselskaberne udgøres af følgende medlemmer: Svend-Erik Jakobsen (formand), Johnny Dahlsgaard (næstformand) og Per Nørhave. Direktionen i alle selskaber i Ringsted Forsyning koncernen udgøres i dag af direktør Janne Maibritt Nyholm Hansen. Forslag til fremtidig sammensætning af bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen I henhold til selskabsloven skal bestyrelsen for et aktieselskab (A/S) som minimum bestå af 3 medlemmer, hvoraf flertallet skal vælges af selskabets ejere på generalforsamlingen. Udpeges et antal medlemmer af bestyrelsen enten af selskabets medarbejdere eller via et valg af forbrugerrepræsentanter vil der samtidig ske en forholdsmæssig stigning i antallet af medlemmer, der skal vælges af generalforsamlingen. Forslaget til den fremtidige sammensætning af bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen tager udgangspunkt i, at medarbejderrepræsentanterne i Ringsted Forsyning A/S og de forbrugervalgte repræsentanter i vandselskabernes bestyrelser ikke skal indgå i bestyrelserne i de øvrige selskaber. Derudover tager forslaget udgangspunkt i at reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer i Ringsted Forsyning A/S. Af hensyn til at opnå et fortsat effektivt arbejde i bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen og fordelene ved et tværgående samarbejde og indsigt i koncernens forhold som helhed forslås følgende fremtidige sammensætning af bestyrelserne, hvor repræsentanterne indenfor hver kategori skal være gennemgående: Ringsted Forsyning A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer + 2 medarbejderrepræsentanter Ringsted Vand A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer + 2 forbrugerrepræsentanter Ringsted Spildevand A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer + 2 forbrugerrepræsentanter Ringsted Centralrenseanlæg A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer + 2 forbrugerrepræsentanter

29 Ringsted Kraftvarmeværk A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer Ringsted Fjernvarme A/S: 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer Da selskaberne i Ringsted Forsyning koncernen hidtil har afholdt fælles bestyrelsesmøder, med undtagelse af spørgsmål specifikt vedrørende ét eller flere driftsselskaber, foreslås det, at de generalforsamlingsvalgte medlemmer også formelt indsættes som medlemmer af bestyrelsen for driftsselskaberne. Forslaget indebærer en reduktion af størrelsen af bestyrelsen for Ringsted Forsyning A/S fra 11 til 5 medlemmer og en forøgelse af bestyrelserne for vandselskaberne fra 3 til 5 medlemmer. Størrelsen af bestyrelserne for de øvrige driftsselskaber fastholdes til 3 medlemmer. En ændring af bestyrelsens sammensætning skal indarbejdes i selskabets vedtægter og godkendes på selskabets generalforsamling. En evt. ændring sker med virkning fra 1. januar Forslag til fremtidig honorering af bestyrelserne i Ringsted Forsyning koncernen Bestyrelsesmedlemmerne i Ringsted Forsyning A/S, herunder formand og næstformand, modtager i dag en diæt på kr. pr. fremmøde, dvs. betalingen pr. medlem udgør i størrelsesorden kr. pr. år. Ifølge aktieselskabslovens 138 kan medlemmer af et kapitalselskabs ledelse lønnes med fast eller variabelt vederlag. Vederlaget må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, samt hvad der må anses for forsvarligt i forhold til kapitalselskabets og, i moderselskaber, koncernens økonomiske stilling. Honorering af ledelsen kræver generalforsamlingens godkendelse og honoreringens størrelse vil have sammenhæng til følgende parametre: Omfanget af arbejdet Ansvaret Størrelsen og karakteren af virksomheden Horten Advokatpartnerselskab har i 2008 i forbindelse med spørgsmålet om honorering af bestyrelsesmedlemmerne for Odsherred Forsyning udarbejdet et notat med en kort redegørelse for reglerne vedrørende honorering samt en anbefaling vedrørende honorarets størrelse. Som bilag 2 er vedlagt Notat om honorering af bestyrelsesmedlemmer. Heraf fremgår det blandt andet, at erfaringerne fra andre udskilte kommunalt ejede vand- og spildevandsforsyninger er, at honorarer til bestyrelsesmedlemmer ofte ligger på følgende niveau: Bestyrelsesformand: kr.