Fruering og Vitved Menighedsråd

Transkript

1 Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Onsdag den 29. januar Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 13. november Økonomi, herunder: a. Honorarer for udvalgsposter 2014 b. Budget for korarbejde c. Betaling for rengøring d. Kontingent Århus Stifts menighedsrådsforening for 2014 e. Offentliggørelse af regnskaber for 2012 på sogn.dk den 29. januar 4 Førstehjælpskursus og evt. køb af hjertestarter 5 Sommermøde 6 Renoveringsprojekt, Fruering kirke. (Evt. bilag eftersendes pr. mail) 7 Kurser og møder de kommende måneder 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 10 Orientering ved sognepræsten 11 Orientering ved kontaktpersonen 12 Orientering ved kirkeværger 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant 15 Orientering ved folkevalgte kasserere 16 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang. Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Eva Jensen på grund af sygdom og afbud fra Anders Nielsen og fra Preben Balskilde Laursen Mødet blev indledt med at vi sang nr. 557: Her vil ties, her vil bies Inge-Gerd medbragte en hilsen fra Eva med tak for blomsterne. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 13. november 2013 Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

2 2 Pkt. 3 Økonomi, herunder a. Honorarer for udvalgsposter 2014 Formænd, kirkeværger, kasserer og øvrige honorarberettigede får de satser der blev besluttet på det konstituerende møde 14. november 2012 og som tager udgangspunkt i provstiets rammer. Hvor muligt udbetales beløbet som skattefri godtgørelse. Vagn er valgt til kirkeværge i Fruering, men da Vagn ikke er menighedsrådsmedlem kan han ikke honoreres efter de skattemæssige begunstigelser og det blev besluttet at Vagn får et honorar på kr., der skal beskattes. Niels Peter oplyste, at de medlemmer der i 2013 har fået et skatte begunstiget beløb vil modtage et mindre tillæg på grund af manglende regulering i Anne Marie får fortsat bevilliget udgiften til en bredbåndsforbindelse i kraft af hun er sognenes regnskabsfører b. Budget for korarbejde Gurli fik godkendt et revideret budget til korarbejdet, da gældende budget ikke kan dække de aktuelle udgifter som følge af en meget flot tilgang af korpiger, der er forøget fra 23 medlemmer til 43 medlemmer. I samråd med Anne Marie har Gurli udarbejdet et revideret budget der er på i alt kr., hvilket medfører en forhøjelse af oprindelig budget med kr. Budgettet omfatter alle udgifter til voksne og børne korene inklusive fortæring m.m. c. Betaling for rengøring af konfirmandstuen Beløb på kr. svarende til 165 kr. i timen pr. gang til rengøring i konfirmandstuen godkendt for d. Kontingent Århus Stifts menighedsrådsforening for 2014 Det blev besluttet at betale kontingent for begge sogne. e. Offentliggørelse af regnskaber for 2012 på sogn.dk den 29. januar Niels Peter oplyste at Kirkeministeriet har besluttet at regnskaber for alle sognenes kirkekasser skal være offentlig tilgængelig og indberettes til hjemmesiden sogn.dk og det vil sige at regnskaber for 2012 er blevet offentliggjort den 29. januar Pkt. 4 Førstehjælpskursus og evt. køb af hjertestarter Der er interesse for at deltage i et førstehjælpskursus blandt menighedsrådsmedlemmer og ansatte. Begge menighedsråd er positiv indstillet til at erhverve en hjertestarter i begge sogne. Niels Peter havde fået en henvendelse fra Søren Sørensen, Allinge menighedsråd der var ved at arrangere et kursusdag til lørdag den 29. marts 2014, og på nuværende tidspunkt var der ca. 10 ledige pladser. Inge-Gerd oplyste, at hun tidligere havde fået en henvendelse fra en der hedder Lars og som i Gram, der arrangere kurser og underviser for Falck i Skanderborg. Det blev besluttet at Inge- Gerd tager kontakt til Lars og undersøger økonomi og forslag til afholdelse af kurset. Det kan forudsættes min deltagere.

3 Der var enighed om at kursusholderen vil kunne give os yderligere oplysninger om hvilke krav vi bør stille til en hjertestarter, herunder forslag til placering (udendørs/indendørs). Pkt. 5 Sommermøde Inge-Gerd oplyste at der var lavet aftale med biskop Elisabeth Dons Christensen, Ribe stift om at prædike i Fruering kirke kl og efterfølgende tale i præstegården søndag den 24. august Der blev nedsat et udvalg til at arbejde videre med planerne til sommermødet og udvalget består foreløbig af Inge-Gerd, Gurli, Magda og Arne. Udvalget vil blive udvidet i takt med at de praktiske rammer bliver konkretiseret. Inge-Gerd oplyste at hun netop havde modtaget 4 forskellige oplæg til det foredrag som Elisabeth Dons Christensen vil holde. Pkt. 6 Renoveringsprojekt, Fruering kirke. Niels Peter oplyste at der er nedsat et udvalg bestående af Inge-Gerd, Eli, Eva, Legarth, Vagn, Holger og Niels Peter, der tager sig af den indledende planlægning. Der har været afholdt møder med tre potentielle arkitektfirmaer bestående af: Arkitektfirmaet Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen (firmaet stod for renoveringen af præsteboligen i 2004) Brøgger Arkitekterne v/anna Mette Exner (arkitektfirmaet Exner forestod renoveringen af Fruering kirke i forbindelse med at orglet blev skiftet) Arkitektfirmaet KAMP ApS v/kurt Kamp der hver havde modtaget et oplæg til hvad renoveringsprojektet i hovedtræk omfatter, og på baggrund af afholdte møder har firmaer fremsendt oplæg til hvordan de foreslår opgaven løst. Det videre arbejde bliver at få behandlet de indkomne forslag og få dem gjort sammenlignelige, samt få valgt et arkitektfirma. Fruering menighedsråd gav udvalget bemyndigelse til at udvælge det aktuelle arkitektfirma. Det må forventes at Fruering kirke bliver lukket 3-6 måneder i 2015 og lukningen vil finde sted umiddelbart efter når konfirmationerne er overstået. I perioden vil der blive henvist til Vitved kirke. Parallelt med at udvælgelse af arkitekten er der rettet henvendelse til Nationalmuseet, der skal foretage en besigtigelse af kirken og udarbejde en besigtigelsesrapport over renoveringsopgaven, der skal danne grundlag for det valgte arkitektfirmas arbejde. Desuden skal der rettes henvendelse til en farvekonsulent, eftersom renoveringsopgaven omfatter maling af bænke, behandling af gulve, indvendig kalkning, renovering af elinstallationer (lovliggørelse), nye lysholdere, nye hynder til bænkene, renovering af orglet, samt ny altertavle. Bænkene har tidligere været grå og menighedsrådet ønsker at vende tilbage til noget i stil hermed, og som giver sammenhæng mellem orgel og kor.. Niels Peter oplyste at der arbejdes på at der kan foreligge et budget til 1. budgetsamrådsmøde i provstiet og et endelig budget i september

4 Gurli har bemærket at et af arkitektfirmaerne (Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen) har skrevet at de forudsætter at orgelpiberne skal demonteres og hjemtages under renoveringsopgaven! Dette er en kompliceret opgave, da der er over 700 piber og fysisk fylder de meget. Gurli undersøger om det er alvorligt ment. Pkt. 7 Kurser og møder de kommende måneder Kursus tilbud til Den erfarne medarbejder (50+) i Favrskov og Skanderborg provstier i personlig udvikling. Kurset finder sted over 2 dage den 18. og 19. februar 2014, stedet er ikke fastlagt endnu. Tilmelding senest den 20. januar timers kursus for kontaktpersoner den 3. marts Tilmelding inden den 30. januar2014 til personalekonsulenten. Emnet er Livsfaseorienteret MUS for de erfarne medarbejdere. Forårsmøde på Diakonhøjskolen den 3. marts 2014, hvor præst Morten Skovsted, Hjortshøj Kirke og Iben Krogsdal skal underholde. Tilmeldingsfrist er de 24. februar 2014 og Legarth er villig til at tage imod tilmeldinger indtil den 20. februar Kirkefondet indbyder til temamøde den 4. marts 2014, der foregår i Helligåndskirken, Torpevænget 1, Aarhus Vest. Tilmeldingsfrist den 25. februar 2014 og Legarth er villig til at tage imod tilmeldinger indtil den 20. februar Niels Peter orienterer om debataften om, hvordan vi løfter salmesangen i Stilling Sognegård den 26. februar 2014 kl ved Poul Raaby. Der er ingen tilmelding. Der afholdes informationsmøde i Ry sognegård den 30. januar 2014 kl Mødet arrangeres af provstiet og emnet er information om digitale kirkegårdskort og de muligheder det indebærer. Mødet er rette til gravere, kirkegårdsledere og kirkeværger og både Fruering og Vitved er repræsenteret på mødet. Der afholdes kirkegårdskonference på Nyborg Strand den 19. marts 2014 og konferencen henvender sig til gravere og kirkeværger. Emnet er Fremtidens kirkegård. Det koster kr. pr. deltager. Ulla, Vagn og Holger deltager. Det blev aftalt at hver enkelt tilmelder sig selv. Gurli deltager på organisternes landstævne fra den 4. til den 7. maj Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved menighedsråd Vitved menighedsråd var lørdag den 5. januar 2014 rundt at se kirkegårdene i Ry, Tulstrup og Veng for at inspiration til vores egen mindre udvidelse. Der er kommet et relativt stort kursus udbud fra Løgumkloster Højskole med tilbud i Pkt. 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd I 2013 bevilgede begge sogne hver kr. til en virksomhed der ville samle tilstrækkelige økonomiske midler til at der kan blive lagt danske salmer ind på en hjemmeside, således det skulle være muligt for mennesker, at kunne høre salmer selvom de ikke har mulighed for at komme i kirken. Projektet er nu lykkes og der er foreløbigt indlagt 150 salmer og de kan aflyttes ved at gå ind på 4

5 5 Alle virksomheder inklusive kirker har fået en digital postkasse som er integreret i DAP. Niels Peter foretager tilmelding i Fruering. Arne oplyste at Anne Marie sørger for Vitved. Pkt. 10 Orientering ved præsten Først en tak for julegaven og en tak fra Marianne Schindel for julehilsen og at der fortsat tænkes på hende, samt en tak fra Dorthe. Dorthe er glad for sit nye arbejde og har købt bil. Kirkebladet er netop blevet færdigt og Finn kørte det til trykkeren i mandags. Inge-Gerd pointerede at portoen er steget med 1 krone ved årsskiftet og dette har medført at Inge- Gerd har rekvireret to tilbud på en frankeringsmaskine. Tilbuddene er ikke vurderet men emnet vil blive taget på næste møde i marts. Niels Peter oplyste at kirkebladet kommer igen ud med et stort underskud, så derfor skal vi på næste menighedsrådsmøde i marts drøfte kirkebladets økonomi. Vagn oplyste at der er noget der hedder PP kuverter, der måske kunne være en billiger forsendelses løsning? Den 2. februar er der kyndelmisse gudstjeneste i Vitved kl og højmesse kl i Fruering. Damekoret er til stede i Vitved kirke og de kommende konfirmander bærer lys ind i kirken og deltager ved oplæsning af dagens tekst. Den 2. marts er der fastelavnssøndag med tøndeslagning i Fruering forsamlingshus og familiegudstjeneste i Fruering kirke kl FDF hjælper til ved tøndeslagning som de plejer. Legarth og Vagn tilbød at hente varer og sørge for borddækning i forsamlingshuset om formiddagen. Magda og Vagn tilbyder at hjælpe med kaffebrygning og servering af fastelavnsboller. De møder kl Babysalmesang begynder i slutningen af februar måned. Diana Buch stopper men finder en erstatning og hun hedder Louise Bolin De problemer der blev påpeget på menighedsrådsmødet i november med Arbejdernes Landsbank er nu løst. Vores hidtil IT-ekspert Brian Ladefoged er stoppet og har anbefalet Skanderborg Data. Inge-Gerd har modtaget et oplæg til et samarbejde fra IT Biksen v/dan H.F. Hansen, Nørre Alle 25, 8660 Skanderborg , der er IT-ekspert for Ældre Sagen og tilbyder en timesats til 325 kr. inklusive moms, hvor normalpris er 500 kr. inklusive moms. Det blev besluttet at fremover overtager IT Biksen Brian Ladefogeds arbejde. Legarth oplyste at Anne Marie ønsker fortsat at bruge Skanderborg Data når der er tale om køb af Hard ware. Inge-Gerd har haft møde ungdomspræsten Peter Tast for om han kunne være behjælpelig fastelavnssøndag i Fruering og det kan han. Der afholdes et kursus i Personsag angående digital indberetning af begravelser og dødsattester. Digital indberetning af fødsler, navngivning sker fra den 30. januar. Inge-Gerd og Legarth deltog i temaaften om mødeledelse og strategi den 22. januar i kirkecenter Højvangen. Emnet var Positioner til relationer, og der var indlæg om kommunikation, tale sammen, kommunikation imellem de ansatte. Vigtigt ikke kun at bruge en opslagstavle som kommunikation. Det blev foreslået i forbindelse med god mødeledelse, at der blev sat taletid på de enkelte punkter. Inge-Gerd har haft et firma fra Virring til at flytte orglet fra konfirmandstuen til driftsbygningen, hvilket har koste kr. Menighedsrådet besluttede at afholde udgiften. Pkt. 11 Orientering ved kontaktpersonen MUS samtaler og udarbejdelse af APV pågår. Der afholdes obligatorisk personalemøde den 19. februar 2014 kl på graverkontoret i Fruering og Ulla deltager for menighedsrådene. Der var enighed om at brug af vikarer kun sker undtagelsesvis.

6 6 Pkt. 12 Orientering ved kirkeværger Fruering v/vagn Vagn deltager på mødet i Ry den 30. januar sammen med Holger, Ulla og Vibeke. Informationsmødet omfatter både information om oprettelse af digitale kirkegårdskort men også om muligheder for en kobling til Brandsofts faktureringssystem. Det er også vigtigt at få oplyst hvordan vi selv kan opdaterer og vedligeholde oplysningerne. Der holdes et informationsmøde den 11. februar i Hørning vedrørende licitation på kalkning for de sogne der har tilmeldt sig denne ordning. Det er arkitektfirmaet Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen A/S der står denne udbudsrunde og licitation. Der er et firma fra Ry der har tilbudt sig på kalkning af kirken, men dette tilbud er afvist. Vagn efterlyste en procedure for at sikre fotografering af nye gravsteder opdateres? I henhold til Arkivloven må nye oplysninger først offentliggøres efter 10 år, men det er ikke et problem at sikre at denne sikkerhed overholdes. Vitved v/ulla Redegjorde for besigtigelsesturen lørdag den 5. januar hvor Vitved menighedsråd besøgte kirkegårdene i Ry, Tulstrup og Veng. Ulla havde tidligere besøgt kirkegården i Tranbjerg. Vibeke har sendt en mail med hendes forslag til udformning af udvidelse kirkegården syd for graverkontoret til Inge-Gerd, som Ulla fik. Ulla tager initiativ til at kirkeudvalget får aftalt et møde og får besluttet præcist, hvad indholdet skal være i det brev, der skal sendes til provstiet, hvor vi vil fremkomme med vores ønsker til udformning af den fremtidige kirkegård på den nordøstlige del af kirkegården. Ulla oplyste at styresystemet i hendes bærebar computer kan ikke håndtere Brandsoft programmet så derfor anvender hun Vibekes computer. Vibeke er på kursus i øjeblikket i gravsted.dk. Pkt. 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Firmaet Træstubben har været og fjerne tre træer og træet er fjernet. Der er væltet et træ i skoven der ligger ind over præstegårdsjorden, der skal fjernes. Der er monteret 2 nye stålbranddøre i driftsbygningen. Der skal laves en adskillelse i indgangspartiet mod John Laursens lejemål. Der indhentes tilbud på to skydeporte alternativt opbygning af en skillevæg. John Laursen anmodes om at skære et hul i betonvæg mellem de til to kolde haller umiddelbart indenfor portene som flugtvej. Påbudsskilte til Furden og i skoven er monteret. Jørgen aftaler med John Laursen en løsning der sikre den ny asfaltkant ind imod stendiger, eftersom lastbilerne fortsat kører ud i rabatten. Rabatten skal bygges op i samme niveau som asfaltbelægningen. Pkt. 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant Gurli Lørdag den 22. marts underholder fangerkoret fra Vridsløselille og Eli har lovet at hjælpe til. Der er sangaften den 9. marts kl i Fruering kirke og efterfølgende kaffe, rødvin og ost til kormedlemmerne (ca. 30 personer) i præstegården og dertil vil Gurli gerne have hjælp til kaffebrygningen. Gurli har stillet små borde frem og maden står i køleskabet. Lene tilbød at sørge for kaffebrygningen, hvilket begynder ved tiden. Holger Holger videre bragte en tak fra de ansatte for julegaverne.

7 I øjeblikket skovles der sne i Vitved. Der er blevet indrettet en arbejdsplads til Gurli på graverkontoret. Jobkonsulenten er blevet bedt om at finde en ny Dorthe på prøvetid. Der er problemer med computeren på graverkontoret, der er fra Problemet opstår når der arbejdes med Brandsoft og skærmbilled fastfryses. Holger tager kontakt til IT Biksen og der blev givet grøn lys til en ny computer, hvis dette bliver resultatet. Legarth følger op overfor John Vind angående anskaffelse af nye tagsten til kirken. I forbindelse med orkanen gik der mange tagsten til (min. 1 m 2 ). I øjeblikket foregår det meste arbejde indendørs. Pkt. 15 Orientering ved folkevalgte kasserer Der var ingen bemærkninger fra Jørgen og Magda. Pkt. 16 Eventuelt Det er nu muligt at Anne Marie kan bruge et af depotrummene i driftsbygningen til arkiv, men det kræver at der skal opsættes reoler. Legarth har forsøgt at anskaffe en lampe til prædikestolen i Vitved lignende i Fruering, men uden held. 7 Mødet sluttede ca. kl