Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Marts 1
|
|
- Adam Dideriksen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver Marts
2 Indholdsfortegnelse 1. VEDLIGEHOLDELSE OG AFLEVERING AF DOKUMENTARKIVER...4 A. VEDLIGEHOLDELSE OG BEST PRACTISE...4 B. BEHANDLING AF DOKUMENTARKIVET...4 C. INDLEDENDE MØDE OM AFLEVERING MED STATENS ARKIVER VALG AF ARKIVFORMATER...5 A. TEKST OG BILLEDER...5 B. LYD OG VIDEO...5 C. GEODATA KONVERTERING AF DOKUMENTER TIL ARKIVFORMAT...6 A. RISIKO FOR DATATAB OG DATAFORVANSKNING...6 B. DOKUMENTER FRA KONTORPAKKER...6 C. DATABASER...7 D. ØVRIGE DOKUMENTFORMATER...7 E. INDLEJREDE DOKUMENTER, BILAG OG S MED VEDHÆFTEDE FILER...8 F. FLERE VERSIONER AF ET DOKUMENT...8 G. LAGRINGSFORM FOR DOKUMENTER...8 H. GEODATA...8 I. LYD OG VIDEO...8 J. KOMPRIMERING AF DOKUMENTER...9 K. KASSATION I DOKUMENTARKIVET...9 L. DOKUMENTER, DER IKKE KAN SKANNES KONTROL AF DOKUMENTER I ARKIVERINGSVERSIONEN...9 A. MANGLENDE DOKUMENTER I ARKIVERINGSVERSIONEN...9 B. DOKUMENTER, DER IKKE KAN KONVERTERES TIL ARKIVFORMAT...10 C. NAVNGIVNING AF DOKUMENTER I ARKIVERINGSVERSIONEN...10 BILAG 1 FILER DER ALTID KAN KASSERES...11 Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 2
3 Indledning Myndigheder, som skal aflevere data og dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver skal opfylde bestemmelserne i bekendtgørelse nr af 20. august Der er udarbejdet en generel vejledning til bekendtgørelsen, som beskriver afleveringsformatet. Arkiveringsversioner af it-systemer med dokumenter består overordnet set af tabeldata, der afleveres i en nærmere defineret xml-struktur, samt af dokumenter, der skal afleveres i Statens Arkivers arkivformater. Statens Arkivers benytter 7 arkivformater: TIFF, JPEG2000, MP3, WAV, MPEG2, MPEG4 og GML. I denne vejledning vil vi komme med anvisninger på, hvordan man håndterer dokumentformater og konverterer dem til arkivformat. Regioner og kommuner har ikke afleveringspligt til Statens Arkiver, som de statslige myndigheder har, og deres it-systemer med dokumenter skal heller ikke godkendes af Statens Arkiver inden ibrugtagning. Men kommunale og regionale myndigheder har pligt til aflevere deres digitale arkivalier til et offentligt arkiv, og disse arkivalier skal afleveres, så de opfylder kravene i Statens Arkivers bekendtgørelse nr Denne vejledning vil derfor også have relevans for konvertering af dokumentarkiver i it-systemer med dokumenter i regioner og kommuner. Bekendtgørelse nr om arkiveringsversioner og de ovennævnte vejledninger kan hentes på Statens Arkivers hjemmeside Bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner Vejledning til Bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder, kapitel 6. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 3
4 1. Vedligeholdelse og aflevering af dokumentarkiver A. Anmeldelse og vedligeholdelse af dokumentarkivet Statslige it-systemer med dokumenter skal godkendes af Statens Arkiver inden ibrugtagning, og i den forbindelse skal myndigheden oplyse, hvilke filtyper der lagres i systemet. Statens Arkiver anbefaler, at myndigheden ud fra en analyse af sit behov arkiverer så få filtyper som muligt i dokumentarkivet, da det således bliver lettere og billigere at vedligeholde arkivet. Det sikrer endvidere, at alle dokumenter, der har haft betydning for sagsdannelsen, til enhver tid kan læses og konverteres til arkivformat i forbindelse med produktionen af arkiveringsversionen. Der kan være mange ressourcer at spare både ved vedligeholdelse og aflevering af et dokumentarkiv, hvis man har en snæver, veldefineret fil-portefølje. En række af de problemfelter, der beskrives nedenfor, vil så på forhånd være imødegået Statens Arkiver anbefaler at der implementeres kvalitetskontrol af de dokumenter, der lagres i it-systemet. Det kan f.eks. være i form af validering af, at dokumenterne kan konverteres til arkivformat, efterhånden som de arkiveres i systemet. Herved undgår myndigheden problemer med ulæselige dokumenter, der skyldes ukendte filformater, forkerte filendelser m.v., i dokumentarkivet. Hvis en myndighed har et større antal dokumenter, som ikke kan konverteres til arkivformat på afleveringstidspunktet, betragtes det som manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn i henhold til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed 1. Manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn kan medføre en påtale fra Statens Arkiver. I grove tilfælde underrettes den pågældende myndigheds ressortministerium. B. Behandling af dokumentarkivet Det kan være en tidskrævende opgave at konvertere dokumenter fra et stort administrativt it-system til de tilladte arkivformater. It-systemer med dokumenter skal i udgangspunktet opdeles i ca. 5-årige journalperioder. Myndigheder kan derudover have en overlapningsperiode i op til 6 måneder, hvor der stadig kan registreres dokumenter på sager fra den afsluttede periode, således at så mange sager som muligt kan lukkes inden arkiveringsversionen produceres. Cirka 9 måneder efter afslutningen af perioden (plus en eventuel overlapningsperiode), skal der afleveres en arkiveringsversion til Statens Arkiver. Myndigheden skal sikre sig eventuelt i samarbejde med leverandøren af it-systemet at samtlige dokumenter i dokumentarkivet kan konverteres til arkivformat inden for ovenstående tidsramme. Ved større dokumentarkiver vil det i en række tilfælde betyde, at konvertering af allerede journaliserede dokumenter til arkivformat skal påbegyndes i god tid inden afslutningen af journalperioden. Myndigheden eller leverandøren er i den forbindelse velkommen til at kontakte Statens Arkiver for et møde vedr. konvertering af dokumentarkivet samt afleveringen af arkiveringsversionen. C. Indledende møde om aflevering med Statens Arkiver Statens Arkiver kontakter myndigheden ca. ½ år inden afslutningen af journalperioden for at aftale et møde, hvor de nærmere forhold om produktionen af arkiveringsversionen af it-systemet drøftes. Som forberedelse til mødet skal myndigheden sende følgende oplysninger om filer i systemet til Statens Arkiver: en liste over de filtyper, som p.t. findes i systemet, med angivelse af antal for hver filtype en liste over it-systemets tabeller med angivelse af antallet af poster for samtlige tabeller Listen over filtyper danner udgangspunkt for en drøftelse af, hvordan konverteringen af dokumentarkivet kan foretages. Man kan f.eks. analysere antallet af filtyper i sin dokumentsamling med programmet Digital Record Object IDentification, der er udviklet af det britiske nationalarkiv: Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 4
5 Til afleveringsmødet skal der endvidere fremsendes: systemdokumentation i form af E/R-diagram samt tabel og feltbeskrivelse en liste over den dokumentation, der knytter sig til systemet. F.eks. orienterings- og vejledningsmateriale til brugere en liste over views (incl. kort beskrivelse), som har betydning for slutbrugernes brug af systemet 2. Valg af arkivformater Der findes syv forskellige arkivformater, der har forskellige anvendelsesområder og muligheder. A. Tekst og billeder Der kan anvendes to forskellige formater til arkivering af dokumenter, TIFF (version 6.0 baseline) og JPEG2000: TIFF 1 bit med kompression grp. 4 samt LZW er velegnet til sort/hvide dokumenter TIFF 4-24 bit med kompression LZW er velegnet til almindelige dokumenter, som indeholder tegninger og fotos i varierede størrelse og antal TIFF 24 bit er velegnet til tegninger, kort, fotos etc., hvor den eksakte bevaring af dokumentet er af betydning. Som eksempel kan nævnes satellitfoto af afgrøder, hvor tolkningen af farven på de enkelte pixels kan være af betydning JPEG2000 er overordentlig velegnet til store tegninger, kort, fotos etc., såfremt farven på de enkelte pixels er af mindre betydning. Som eksempel kan nævnes indskannede matrikelkort eller affotograferede skibstegninger Kvaliteten af den grafiske kopi skal svare til den kvalitet, som myndigheden selv anvendte, hvilket for digitalt fødte dokumenter svarer til en passende udskriftkvalitet (f.eks. 300 DPI). For indskannet materiale skal kvaliteten modsvare kvaliteten på det materiale, som danner grundlag for kopien. Valg af kompressionstype og bitdybde (antal mulige farver) må gerne variere fra side til side inden for samme dokument. Myndigheden skal sikre sig, at dokumenterne også efter konvertering til arkivformatet er læsbare f.eks. ved at kontrollere at kommaer fremstår korrekt i dokumentet, og ikke ligner punktummer. Hvis det er tilfældet, er opløsningen for lav, og dokumentet skal lagres med en højere opløsning. Statens Arkiver anbefaler anvendelsen af grp. 4 og LZW-kompression eftersom dokumenter komprimeret med disse algoritmer fylder mindre end hvis der benyttes grp. 3 og PackBit. Hvis der ved konverteringen af systemet til arkiveringsversionen opstår problemer med dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformaterne eller der er dokumenter, som helt mangler i systemet, skal Statens Arkiver kontaktes, så der kan træffes aftale om håndtering af problemstillingen. Dette gælder kun for dokumenter, som er bestemt til bevaring. B. Lyd og video Lyd og video skal konverteres til de anviste formater på en sådan måde, at den oprindelige kvalitet i størst muligt omfang beholdes. Der kan anvendes to forskellige lydformater ved aflevering til offentligt arkiv, MP3 og WAVE. Det vil normalt være MP3, som skal anvendes i arkiveringsversioner, men hvis myndigheden selv har anvendt WAVE til lagring af lyd i systemet, kan Statens Arkiver tillade, at WAVE anvendes som arkiveringsformat. Det samme gælder for lydoptagelser, hvor en meget præcis lydgengivelse er vigtig. Et eksempel på dette er optagelser, hvor baggrundslyde har betydning for forståelsen, og konteksten for den pågældende optagelse. Ved aflevering til Statens Arkiver fastsættes eventuel aflevering i WAVE-formatet i afleveringsbestemmelsen for systemet. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 5
6 Hvis der ved konverteringen af systemet til arkiveringsversionen opstår problemer med lydfiler, der ikke kan konverteres til arkivformaterne, eller der er filer, som helt mangler i systemet skal Statens Arkiver kontaktes og der skal træffes aftale om håndtering af problemstillingen. Det anbefales at video konverteres til MPEG-4, men hvis den originale fil er gemt som MPEG-2, kan den afleveres i dette format. C. Geodata Statens Arkiver har i samarbejde med KMS valgt GML3v3.dk (den danske profil af GML-standarden) som format for geodata ved aflevering til offentligt arkiv. GML-filer kan være meget store og informationstunge og kan overstige 1 GB. Det giver problemer i forhold til arkiveringen, da mange GIS-programmer ikke kan indlæse store filer, og de skal derfor opdeles i flere mindre filer. Det aftales med Statens Arkiver, hvordan opdelingen foretages mest hensigtsmæssigt set i forhold til det konkrete system. De opdelte filer registreres og lagres som andre GML-filer. Hvis der ved konverteringen af systemet til arkiveringsversionen opstår problemer med filer, der ikke kan konverteres til arkivformatet eller der er filer, som helt mangler i systemet skal Statens Arkiver kontaktes og der skal træffes aftale om håndtering af problemstillingen. 3. Konvertering af dokumenter til arkivformat Når et dokumentarkiv skal afleveres og dokumenterne konverteres til arkivformat er der flere udfordringer, som man skal være opmærksom på. I dette afsnit vil hyppigt forekomne problemer i forbindelse med konverteringen blive behandlet. I bilag 1 er der en liste over dokumenter, der ikke skal konverteres, men kasseres. A. Risiko for datatab og dataforvanskning Der kan bl.a. være risiko for datatab og dataforvanskning på følgende områder: 1. anvendelse af flerdimensionelle datastrukturer (f.eks. gule sedler i digital form, som enten ikke vil komme med i en udgave i TIFF eller som kommer til at dække over en del af teksten) 2. anvendelse af regneark, hvor kolonnebredden er så smal, at man ikke kan se hele teksten eller at formler og referencer mellem regneark går tabt ved konvertering til arkivformat 3. anvendelse af indlejrede objekter i dokumenterne (f.eks. regneark indlejrede i tekstdokumenter) 4. anvendelse af dynamiske dokumenter og dokumentkæder (f.eks. underdokumenter og hyperlinks) 5. ændring eller skift af applikationer, som påvirker tilgangen til dokumenter og sammensatte dokumenter 6. skift af internt lagringsformat (f.eks. skift fra Word 97 til XML) 7. udskiftning af skrifttyper (fonte) og/eller ændringer af den i systemet anvendte tegntabel (codepage) (f.eks. ved konvertering). En ofte forekommende fejl vil være udskiftning af nationale tegn og specialtegn med andre tegn (f.eks. Søren udskiftes til S]ren ). 8. Dokumenter beskyttet med adgangskoder 9. Dokumenter, som har fået en forkert ekstension fx indstilling.hans jensen i stedet for indstilling.doc Procedurer til sikring mod ovenstående datatab og dataforvanskning skal, hvis systemet er blevet godkendt af Statens Arkiver efter marts 2002, være beskrevet i vejledningen for anvendelsen af systemet. Myndigheden skal inden konvertering af dokumentarkivet sikre sig, at instruksen har været fulgt for de første fire punkter samt afklare hvilke konsekvenser et eventuelt skift af applikationer, lagringsformater, fonte og tegntabeller eventuelt har haft. Myndigheden bør endvidere nøje overveje brug af links i dokumenter fx til hjemmesider. Hjemmesider opdateres hyppigtog det kan derfor være svært at fastholde den information linket dækkede over, da sagsbehandlingen var aktuel. Information på hjemmesider, som er har betydning for en sagsafgørelse bør derfor downloades og lagres direkte på sagen i form af et dokument med kildeangivelse. B. Dokumenter fra kontorpakker Alle oplysninger, der har betydning for afgørelse af sager, skal medtages i arkiveringsversionen. Der er derfor en række forhold, man skal være opmærksom på ved konvertering af dokumenter fra kontorpakker til arkivformat. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 6
7 Tekstbehandlingsprogrammer skjult tekst kommentarer korrektur dokumentegenskaber Hvis ovenstående er anvendt, skal der tages hensyn til dette inden konvertering til arkivformat, så det sikres, at oplysningerne bevares. Præsentationsprogrammer noter skjulte dias Har der været anvendt noter og skjulte dias, skal de også konverteres til arkivformat. Regneark skjulte ark skjulte rækker/kolonner kommentarer brugerdefinerede visninger formelark labels Alle ark, rækker og kolonner af betydning for sagers afgørelse, skal konverteres til arkivformat, det er vigtigt at kolonnernes bredde svarer til længden af den tekststreng, der står i kolonnen, da man ellers ikke vil kunne se hele teksten. Har der eventuelt været anvendt brugerdefinerede visninger af betydning for sagers afgørelse, skal de ligeledes udskrives/konverteres til arkivformat. Har der været anvendt beregninger/formler i regnearket, der har haft betydning for sagers afgørelse, skal formelark ligeledes udskrives/konverteres til arkivformat. Hvis der er anvendt betydningsbærende farvekoder, må regnearket ikke konverteres til sort/hvid. Har myndigheden anvendt mange store, komplekse regneark, skal konverteringer heraf forinden drøftes med Statens Arkiver. C. Databaser Statens Arkiver tillader ikke, at der arkiveres databaser i dokumentarkivet, fordi de sjældent kan konverters til de nævnte 7 arkivformater. Findes der alligevel mindre databaser i dokumentarkivet skal oplysningerne, der har haft betydning for sagers afgørelse, konverteres til arkivformat så præcist og fyldestgørende som muligt, f.eks. som rapporter eller som regneark/tabeller. For store databaser, hvor ovenstående løsning ikke er mulig, skal myndigheden anmelde databasen til Statens Arkiver, hvorefter der vil blive taget stilling til bevaring eller kassation af den. For de databaser, der skal bevares, skal der afleveres en selvstændig arkiveringsversion. D. Øvrige dokumentformater Hvis systemet er blevet godkendt af Statens Arkiver efter marts 2002, indeholder vejledningen til brug af itsystemet en liste over de filformater, der må arkiveres i dokumentarkivet. Det er myndighedens ansvar, at der ikke er arkiveret filformater i it-systemet, der på afleveringstidspunktet ikke kan konverteres til arkivformat. Myndigheden bedes inden mødet med Statens Arkiver have gennemgået de filtyper, der er arkiveret i systemet, så eventuelle problemer kan drøftes. Problemer, der retter sig mod konkrete dokumentformater fx,: - Microsoft Project-filer med mange visningsmuligheder (gantt-diagrammer, ressourcer, kalender, etc.), der har haft betydning for projektets afgørelse, skal udskrives som dokumenter og medtages i arkivformat i arkiveringsversionen. Er der anvendt store, komplekse project-filer, drøftes afleveringen med Statens Arkiver. - CAD-filer skal afleveres i formatet TIFF eller JP2, og skal udskrives både som et vertikalt og et horisontalt billede. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 7
8 - SVG-filer skal udskrives i TIFF eller JP2 - Zip-filer, som skal pakkes ud og registreres enkeltvist E. Indlejrede dokumenter, bilag og s med vedhæftede filer Alle dokumenter, som i it-systemets driftsversion kan identificeres som separate dokumenter, skal i arkiveringsversionen lagres separat og have hvert sit entydige dokument-id. Det gælder eksempelvis indlejrede elementer som f.eks. billeder, vedhæftede bilag og s med vedhæftede dokumenter. Driftversionens basale funktionalitet til genfinding af sagligt sammenhørende dokumenter skal bevares i arkiveringsversionen, hvorfor hierarkiet mellem dokumenterne skal bevares. Referencen mellem dokumenterne registreres i fileindex.xml, hvor dokumenternes indbyrdes relation registreres som en parent/child-relation. F. Flere versioner af et dokument I mange it-systemer med dokumenter kan man ikke oprette et dokument uden at dette bliver registreret i itsystemet. Et dokument kan derfor findes i mange forskellige versioner, hvilket gør afleveringen unødvendigt meget større, hvis alle dokumentversioner medtages. Hvis it-systemet giver mulighed for at adskille de dokumentversioner, der repræsenterer egentlige sagsskridt (som man normalt vil journalisere) fra de øvrige versioner, kan man undlade de mellemliggende kladder m.v. F.eks.: Et notat er oprettet og bearbejdet flere gange, og findes i 10 versioner i dokumentarkivet. Der er imidlertid kun journaliseret de tre versioner, der udgør de egentlige sagsskridt: N Fremsender notat til kommentering N Notat retur med kommentarer fra afd.chef NN N Endeligt notat Det er kun disse tre dokumenter, der skal medtages i arkiveringsversionen, mens de syv kladder ikke medtages. Kan man ikke lave denne adskillelse, skal der træffes separat aftale om hvordan det håndteres. G. Lagringsform for dokumenter I arkiveringsversionen skal der for hvert dokument være registreret lagringsform. I nogle it-systemer med dokumenter er det imidlertid muligt at anvende dokumentregistreringstabellen til at registrere hændelser/akter, der ikke har et tilknyttet dokument (også kaldt tom dokumentregistrering). Det skal f.eks. være muligt at registrere, at der har været en telefonsamtale ( Dd. ringet til klienten uden at træffe vedkommende hjemme ) etc. I de tilfælde, hvor der ikke er og ikke skal være tilknyttet et dokument til en dokumentregistrering, skal feltet til angivelse af lagringsform for dokumentet være 3 for ikke relevant. H. Geodata I it-systemer med geografiske objekter skal objekterne gemmes som GML-dokumenter i henhold til GML 3v3.dk, den danske profil af GML standarden ISO De tilhørende GML-schemaer kan placeres i samme dokumentmappe som GML-dokumentet i arkiveringsversionen, eller hvis flere filer bruger samme schema, kan de placeres i arkiveringsversionens mappe localshared. GML-dokumenterne kan enten bestå dokumenter for hvert enkelt objekt, eller som dokumenter, der samler flere objekter i samme dokument. Eventuel opsplitning og indeksering af GML-dokumenter aftales med Statens Arkiver. I. Lyd og video Hvis myndigheden har anvendt lyd og video skal det i udgangspunktet afleveres i den kvalitet, det oprindeligt er skabt og anvendt i hos myndigheden. Lyd skal konverteres til MP3 eller, hvis der træffes aftale om det, WAVE. Video skal konverteres til MPEG-2, hvor lyden er indkodet som MP3, eller som MPEG-4, hvor lyden er indkodet som AAC. Konverteringen skal foretages, så den oprindelige kvalitet i størst muligt omfang bibeholdes. Formaterne er i sig selv tabsgivende, men er der særlige behov for at aflevere lyd eller video i et ikke tabsgivende format, vil Statens Arkiver kunne anvise en løsning. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 8
9 J. Komprimering af dokumenter Statens Arkiver angiver hvordan dokumenter skal komprimeres i arkivformat, men kan i visse tilfælde også anvise retningslinjer for optimeringen af dokumenter, for at nedbringe pladsforbruget, f.eks. ved at anvise anvendelse af optimal bitdybde. En bitmap indeholder et antal pixels, som hver især repræsenterer en farve. Hver pixel optager plads afhængig af, hvordan man gemmer. En pixel kan gemmes i form af index til palette (1 til 8 bit) eller direkte som en binær værdi (typisk 16 eller 24 bit). En side med 15 unikke farver behøver kun 4 bits (en halv byte), hvorimod en side med unikke farver har brug for 16 bit (2 bytes). Hvis man gemmer som 24 bit, vil der blive anvendt 3 bytes uanset om siden indeholder mange, få eller ingen data. Hvis man optæller antallet af unikke farver anvendt på en side, kan man bestemme, hvor mange bits som er nødvendige for at udtrykke netop dette antal farver, og derefter gemme siden i denne bitdybde. TIFF formatet understøtter bitdybderne 1-8 samt 12, 15, 16, 24 og 32. De bedst understøttede bitdybder er 1, 2, 4, 8, 16 og 24. Hvis man kender filformatet kan man ofte bestemme den optimale bitdybde. Tekst dokumenter (txt) kan direkte gemmes som TIFF grp. 4, og JPG filer kan direkte gemmes som TIFF 24 bit LZW uden at lave yderligere analyse. Dokumentsider som indeholder bitmap af meget begrænset størrelse må antages at være uden betydning for forståelsen af sidens indhold (logo, streger, ikoner), og kan derfor gemmes som 8 eller 16 bit uanset antallet af unikke farver. Det er relativt simpelt af optælle antallet af unikke farver og bestemme af bitdybden. Tidspunktet for optællingen af antallet af unikke farver er afgørende for den tid det tager at optimere dokumentet. Læsning og skrivning af en side tager 1-2 sekunder, selve analysen (optællingen) tager ca. 50 millisekunder. K. Kassation i dokumentarkivet Der kasseres i udgangspunktet ikke i statslige myndigheders bevaringsværdige dokumentarkiver, men myndigheden kan ansøge om tilladelse til at kassere grupper af sager. I så fald skal man kunne udpege større grupper af sager, og argumentere for hvorfor disse kan kasseres. Det kan f.eks. være rutinesager, der stort set ikke dokumenterer andet end lovgivningspraksis. Anmodningen vil blive behandlet af Statens Arkiver. Hvis en myndighed får lov at slette dokumenter fra dokumentarkivet inden aflevering, skal registreringsoplysningerne fra de kasserede dokumenter afleveres sammen med de øvrige registreringsoplysninger. L. Dokumenter, der ikke kan skannes I vejledningen til et it-system med dokumenter skal der være beskrevet en procedure for arkivering af dokumenter, der ikke er skannet eller kun skannet delvist, det kan f.eks. være store kort. Disse papirdokumenter skal afleveres efter Statens Arkivers almindelige regler for papirarkivalier, det vil sige inden de er 20 år gamle. Der kan dog dispenseres fra denne frist, f.eks. hvis myndigheden har administrativ brug for dokumenterne ud over denne periode. Det er derfor vigtigt at myndigheden har et centralt arkiv til de (få) papirdokumenter, som skal afleveres til Statens Arkiver. 4. Kontrol af dokumenter i arkiveringsversionen Inden fremsendelse af arkiveringsversionen til Statens Arkiver bør dokumenterne testes med Statens Arkivers hjælpeprogram ADA, der kan downloades fra A. Manglende dokumenter i arkiveringsversionen Alle dokumenter i arkiveringsversionen, hvor lagringsform er angivet med værdien 1, helt eller delvist digitalt, skal have en filreference i docindex.xml og fileindex.xml. Ved test af arkiveringsversionen med ADA, vil det bl.a. blive testet, at de angivne filreferencer er gyldige, dvs. at der til hver filreference også er lagret et digitalt dokument. Konstateres det under testen, at der mangler digitale dokumenter, skal myndigheden udarbejde en liste over de manglende dokumenter samt eventuel årsag til, at dokumenterne ikke findes i dokumentarkivet. Listen skal indeholde følgende oplysninger: DokumentID, journal/sagsnummer, sagstitel, akttitel, dokumenttitel, dokumentdato. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 9
10 Listen sendes til Statens Arkiver. Arkiveringsversionen kan ikke færdiggøres før arkivet har taget stilling til en løsning. B. Dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat Hvis det konstateres, at der er dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat, skal myndigheden udarbejde en liste over disse filer. ADA kan også bruges til at analysere, om dokumenterne er konverteret ordentligt, idet det undersøges, om der f.eks. er tomme dokumenter i dokumentarkivet. Listen skal indeholde følgende oplysninger: DokumentID, journal/sagsnummer, sagstitel, akttitel, dokumenttitel, dokumentdato samt eventuel årsag til manglende konvertering. Listen sendes til Statens Arkiver. Arkiveringsversionen kan ikke færdiggøres før arkivet har taget stilling til en løsning. Hvis en myndighed har et større antal dokumenter, som ikke kan konverteres til arkivformat på afleveringstidspunktet, betragtes det som manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn i henhold til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed 1. Manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn kan medføre en påtale fra Statens Arkiver. I grove tilfælde underrettes den pågældende myndigheds ressortministerium. C. Navngivning af dokumenter i arkiveringsversionen Dokumenter i arkiveringsversionen skal navngives 1+ekstension, medmindre det f.eks. er et flersidet singlepage TIFF-dokument, der skal navngives med forløbende nummerering (sidetal)+tiff. Det er nummeret på den dokumentmappe, dokumentet ligger i, der fungerer som dokumentidentifikator. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 10
11 Bilag 1 Filer der altid kan kasseres Mange it-systemer med dokumenter indeholder dokumenter, som ikke har et betydningsbærende indhold, som er relevant i arkiveringsversionen. Statens Arkiver har derfor besluttet, at følgende filtyper ikke skal konverteres og indgå i arkiveringsversioner af ESDH-systemer: XML-følgesedler og GML-følgesedler ZIP-filer (filen skal pakkes ud, og de enkelte dokumenter registreres med selvstændigt dokument-id) Vcffile eller tilsvarende filer med visitkort, såfremt oplysningerne om afsender/modtager fremgår af den mail, visitkortet har været vedhæftet på Thumbnails af dokumenter, hvor originalerne indgår i arkiveringsversionen Exe-filer Interne/eksterne genvejsfiler (f.eks. til internettet eller brugerens skrivebord) For samtlige af disse filtyper gælder, at de skal kunne identificeres sikkert i systemet for at de må kasseres. Statens Arkiver Vejledning til aflevering af digitale it-systemer med dokumenter 11
Dokumentvejledningen. Rigsarkivet december 2015, BETA-version
Dokumentvejledningen Vejledning i håndtering af dokumenter ved produktion af arkiveringsversioner. Supplement til Vejledning til Bekendtgørelse om arkiveringsversioner. Rigsarkivet december 2015, BETA-version
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereVejledning om produktion af arkiveringsversioner. Oktober 2005 @ 0 1
Vejledning om produktion af arkiveringsversioner Oktober 2005 0 @ 0 1 1 FORMÅL...3 Læsevejledning... 3 ANALYSE...4 PRODUKTION AF ARKIVERINGSVERSION TRIN FOR TRIN...6 Kopiering af elektronisk arkivsystem...
Læs mereEksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet
Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen
Læs mereLeverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1
Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige
Læs mereVejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune
Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Kµbenhavns Stadsarkiv november 2004 INDHOLDSFORTEGNELSE
Læs mereVejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013
Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare
Læs mereBekendtgørelse om arkiveringsversioner
BEK nr 1007 af 20/08/2010 (Gældende) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-018996 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereVejledning om IT-arkivering
NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er
Læs mereInternationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark
Internationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark Jan Dalsten Sørensen Digital Bevaring og Oparbejdning 29. November 2016 1 Agenda Generelt om udfordringer ved digital bevaring Strategivalg
Læs merefotografisk kommunikation
XDANMARKS MEDIE- OG JOURNALISTHØJSKOLE CAMPUS KØBENHAVN Forprøve 2016 fotografisk kommunikation 1/2 Professionsbacheloruddannelsen i Visuel Kommunikation Studieretning: Fotografisk Kommunikation Del 1:
Læs mereKapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mereAnklagemyndighedens Vidensbase
Anklagemyndighedens Vidensbase Indhold 1 OM DENNE VEJLEDNING... 2 2 LOGIN... 3 3 SØGNINGER... 4 3.1 SØG EFTER DOKUMENTER... 4 3.2 NAVIGÉR DIG FREM... 5 3.3 KOMBINÉR SØGNING OG NAVIGATION... 6 3.4 VISNING
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs merePDF som bevaringsformat? v/ René Mittå Specialkonsulent
PDF som bevaringsformat? v/ René Mittå Specialkonsulent Bevaring og udvikling af krav til elektroniske arkivalier, herunder evaluering af formater, medier mv. Status for anvendelse af PDF SA benytter ikke
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereVejledning om kvalitetssikring i it-systemer
Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer - Rigsarkivets minimumskrav og anbefalinger Rigsarkivet, marts 2016 Indledning Ordet kvalitet bruges i forskellige sammenhænge og kan have mange betydninger.
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereVejledningsmateriale SIDIS
Vejledningsmateriale SIDIS Udarbejdet til Kontrolinstanser Juni 2016 Version 2.1 Indholdsfortegnelse Log ind 3 Auditorer 6 Tilknyt virksomhed 9 Søgefunktion 15 Opret rapport 18 Hent data som csv-fil 30
Læs meregrafisk design Professionsbacheloruddannelsen i Visuel Kommunikation Studieretning: Grafisk Design
XDANMARKS MEDIE- OG JOURNALISTHØJSKOLE CAMPUS KØBENHAVN Forprøve grafisk design Professionsbacheloruddannelsen i Visuel Kommunikation Studieretning: Grafisk Design Del 1: Plakatserie Til efteråret afholder
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereFilformater... Baggrunden for Statens Arkivers valg og fravalg af filformater til brug for langtidsopbevaring
Filformater... Baggrunden for Statens Arkivers valg og fravalg af filformater til brug for langtidsopbevaring af arkivalier, samt gennemgang af de mest udbredte filformater. Af René Mittå Olsen Systemudvikler,
Læs mereRigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014
Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt
Læs mereKort og godt om test af arkiveringsversioner
Kort og godt om test af arkiveringsversioner Data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings it-systemer, som skal bevares for eftertiden, skal afleveres til arkiv i form af arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner
Læs mereLovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige
Læs mereI arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:
Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages
Læs mereDigitale billeder i slægtsforskning
Digitale billeder i slægtsforskning Som slægtsforsker tænker vi ustandselig på at samle informationer fra højre og venstre, sætte det i systemer for derefter at gemme det. Formidlingen af vores forskning,
Læs mereKatalog 2013. - sådan opdaterer du dine oplysninger til Danhostel-kataloget. Version 1.0 INDHOLDSFORTEGNELSE
Katalog 2013 - sådan opdaterer du dine oplysninger til Danhostel-kataloget Version 1.0 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ADGANG OG LOGIN... 2 2. STAMDATA... 2 3. TEKSTER... 4 (OBS: DER ER IKKE TEKSTER I 2013 KATALOGET)...
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereReferat Indsamling og Bevaring
Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereFig. 1. Vi vender tilbage til de enkelte punkter efterhånden som vi får brug for dem. Indledning
%LOOHGEHKDQGOLQ PH,UIDQ9LHZ Fig. 1 Indledning IrfanView er et fremragende lille billedbehandlings program, der samtidig kan fungere som billedfremviser. IrfanView er et freeware program, som du kan hente
Læs mereManual og Hjælp Skoletasken 2
Manual og Hjælp Skoletasken 2 I Skoletasken 2 - Hjælp Indhold I Introduktion 1 Velkomst 2... 2 2 Systemkrav... 2 3 Installation... 3 4 Skoletasken... 8 II Opsætning 10 1 Systemopsætning... 10 2 Bogopsætning...
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereRigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder
Rigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder Leder af Indsamlingsområdet, Mette Hall-Andersen 23-11-2017 Nordig, d.25.-26. oktober 2017 1 Forskellige tilsynsformer Total tilsyn på tværs af hele sektoren,
Læs mereAnbefaling om sikring og overdragelse af analoge og supplerende digitale data på miljøområdet
Projekt kommunalreformens forvaltningsgrundlag og digital forvaltning på miljøområdet Miljøministeriet CFK j.nr. Ref.: kich/bla/cab Anbefaling om sikring og overdragelse af analoge og supplerende digitale
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereBETINGELSER FOR ANVENDELSE AF E-CURIA UDGAVE FOR REPRÆSENTANTER
BETINGELSER FOR ANVENDELSE AF E-CURIA UDGAVE FOR REPRÆSENTANTER 1. e-curia er en it-applikation, som muliggør elektronisk indlevering og forkyndelse af procesdokumenter. Den giver desuden adgang til konsultation
Læs mereKOMBIT Byg og Miljø FAQ. Byg og Miljø. Version 1.1 24. januar 2014 BHE
KOMBIT Byg og Miljø FAQ Byg og Miljø Version 1.1 24. januar 2014 BHE Indhold Login og rettigheder... 3 Aktiviteter, sager, projekter... 4 Regler... 5 Proces... 6 Kommunikation... 7 Filer... 8 Integration
Læs mereInfoPro 2i. Profil Softwarefirmaet MaCom A/S blev etableret i 1992. Vi udvikler og markedsfører dokumenthåndteringssystemet InfoPro.
InfoPro 2i Profil Softwarefirmaet MaCom A/S blev etableret i 1992. Vi udvikler og markedsfører dokumenthåndteringssystemet InfoPro. Mission MaCom's mission er at sikre og skabe struktur i vores kunders
Læs mereDet er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter.
Bilag 1 specifikation I det følgende opstilles krav til samlet skanningsløsning. Det forudsættes at leverandørens tilbud indeholder såvel skannere, OCR funktionalitet, samt software til efterbehandling
Læs mereSmartphone-funktioner til portfolio brug (med Nokia E71)
Smartphone-funktioner til portfolio brug (med Nokia E71) Indhold Billeder... side 1 Video... side 2 Lyd... side 3 Noter... side 3 SMS... side 4 Søg på internettet... side 5 Overføre filer fra telefonen
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereStrategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier
Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereHåndter adgang til arkivalier
Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition
Læs mereForslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers
Læs mereTeamShare 2.1 Versionsnoter Oktober 2009
TeamShare 2.1 Versionsnoter Oktober 2009 TeamShare version 2.1.292 Denne version af TeamShare har fået mange nye funktioner, samt forbedringer på eksisterende. Hver ny feature er gennemgået i hvert sit
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereMini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner
Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Denne vejledning indeholder en kort præsentation af portalen i edoc version 4.1 og præsenterer de mest anvendte funktioner og arbejdsgange inkl. søgninger.
Læs mereDenne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu.
Integration mellem edoc og GeoEnviron Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu. 1. Målsætning Miljø- og
Læs mereICEcore er et online værktøj som åbner for en masse kollaborative muligheder. ICEcore anvendes primært til uddannelsesformål og til faglige netværk.
Velkommen som bruger i ICEcore ICEcore er et online værktøj som åbner for en masse kollaborative muligheder. ICEcore anvendes primært til uddannelsesformål og til faglige netværk. ICEcore er baseret på
Læs mereICEcore er et online værktøj som åbner for en masse kollaborative muligheder. ICEcore anvendes primært til uddannelsesformål og til faglige netværk.
Velkommen som bruger i ICEcore ICEcore er et online værktøj som åbner for en masse kollaborative muligheder. ICEcore anvendes primært til uddannelsesformål og til faglige netværk. ICEcore er baseret på
Læs mereRetningslinjer for Captia-journalisering på eksternt finansierede forskningsprojekter
Retningslinjer for Captia-journalisering på eksternt finansierede forskningsprojekter PROJEKTØKONOMI Version 1.0 P R O J E K T Ø K O N O M I M A R T S 2 0 1 5 S A G S N R. 2 0 1 1-0 6 2-0 0 0 2 2 Version
Læs mereMicrosoft Access 2013 ser anderledes ud end tidligere versioner, så vi har oprettet denne vejledning, så du hurtigere kan lære programmet at kende.
Startvejledning Microsoft Access 2013 ser anderledes ud end tidligere versioner, så vi har oprettet denne vejledning, så du hurtigere kan lære programmet at kende. Ændre skærmstørrelsen eller lukke en
Læs mereIKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 5. december 2016 16/10604-1 Tina Jonsen tjon@vd.dk +45 7244 2220 IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg vd@vd.dk EAN
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereHÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE
HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse
Læs mereStørrelsen på printede billeder
Størrelsen på printede billeder Udskriftsstørrelse i forhold til antal pixels og dpi 72 dpi 100 dpi 200 dpi 300 dpi 600 dpi 9 13 cm 255 369 354 512 709 1024 1063 1535 2126 3071 10 15 cm 284 425 394 591
Læs mereGPS-Link version 1.6.4 Brugervejledning Dansk Sejlunion
GPS-Link version 1.6.4 Brugervejledning Dansk Sejlunion Alle henvendelser om GPS-Link bedes foretaget pr. email til supportdlsk@sejlsport.dk Hvad er GPS-Link? GPS-Link anvendes til overførsel af navigationsdata
Læs mereFå navn på analysenr. i excel-fil og ind i pivottabel med data fra qlikview
Få navn på analysenr. i excel-fil og ind i pivottabel med data fra qlikview Opret en excel-fil med analysenr. og navn. Gemt som dataliste_til_pivottabeller Analysenr. skal stå i nr. orden, og cellen skal
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef
Læs meredesignmanual konsultation.nu Designmanual Konsultation.nu Gyldig fra 20 marts 2014
designmanual konsultation.nu 1 Velkommen Velkommen til Konsultation.nu s designmanual. Manualen indeholder grafiske retningslinjer for logoet for Konsultation.nu. Med denne i hånden, er du i stand til
Læs mereGrafikervejledning Hans Reitzels Forlag og Munksgaard
Grafikervejledning Hans Reitzels Forlag og Munksgaard GENERELT Grafiker skal teknisk være i stand til at hente og sende filer over FTP-server. FORMATER HRF og Mksg arbejder med disse standardformater:
Læs mere0KAPITEL 2: UDLÆSNING TIL WORD OG EXCEL
Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 0KAPITEL 2: UDLÆSNING TIL WORD OG EXCEL 1Målsætninger Målsætningerne er at: Integrere med Microsoft Word. Integrere med Microsoft Excel. Integrere med andre Microsoft-produkter.
Læs mereOPRET OG REDIGER FORMULARER I DYNAMICWEB
OPRET OG REDIGER FORMULARER I DYNAMICWEB Modulet formularer giver dig mulighed for at oprette dynamiske formularer, som enten kan anvendes til kontakt, brugerundersøgelser, quiz eller tilmeldinger. Du
Læs mereHermed vejledning i hvordan man lægger billeder ind til brug for hjemmesiden.
Hermed vejledning i hvordan man lægger billeder ind til brug for hjemmesiden. Manualen er delvist hentet fra en manual Ølstykke IF har lavet til brug for deres hjemmeside Upload af billede For at kunne
Læs mereIndhold. Vejledning til import af regneark til Outlook 2010
Indhold Moderniseringsstyrelsens regneark med lønkørslerne hentes... 2 Trinvis indlæsning af regneark i Outlook 2010... 2 Aktiver importfunktion... 2 Udpeg Excel-ark... 4 Importér aftaler... 6 Afslutning...
Læs mereMagnus:Revision. Nyheder og vejledning til version 2012.1
Magnus:Revision Nyheder og vejledning til version 2012.1 Indledning - Magnus:Revision 3 Nyheder og vejledning til version 2012.1 5 Eksisterende brugere 5 Information vedrørende tidligere versioner af programmet
Læs mereKapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering
55 Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkivsystem til sikring
Læs mereIntroduktion til billedbehandling med IrfanView
Introduktion til billedbehandling med IrfanView I takt med at digitalkameraer bliver billigere og efterhånden snart er hvermands eje, stiger behovet også for at kunne behandle sine billeder på en nem,
Læs mereFESD-standardiseringsgruppen Att: Palle Aagaard IT- og Telestyrelsen IT-strategisk kontor Holsteinsgade 63 2100 København Ø
FESD-standardiseringsgruppen Att: Palle Aagaard IT- og Telestyrelsen IT-strategisk kontor Holsteinsgade 63 2100 København Ø Høringssvar vedr. FESD GIS-integrationsmodel version 2.0 Geodata Danmark har
Læs meresådan gør du... [Joblog på Jobnet.dk]
[jobsøgende] sådan gør du... [Joblog på Jobnet.dk] Opret din joblog Joblog på Jobnet.dk Joblog er et værktøj, som hjælper dig med at dokumentere, organisere og målrette din jobsøgning. Med joblog får du
Læs mereMobil Print/Scan vejledning til Brother iprint&scan
Mobil Print/Scan vejledning til Brother iprint&scan Version G DAN Definitioner af bemærkninger Vi bruger følgende ikoner i hele brugsanvisningen: Bemærkninger fortæller, hvordan du skal reagere i en given
Læs mereGuide til Web-direct. Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse 1. Sådan åbner du WEB-direct...2 2. Firmaopslag...3 3. Markedsudvalg...4 4. Udskrift af liste...14 5. Eksport af data...15 6. Fletning i Word...18 7. Brevfletning til ansøgninger...27
Læs mereWinSplits Online & O-Service for Dummies
Indhold Lidt om denne vejledning... 1 Forberedelser inden du kan starte... 2 Hvordan ser det færdige resultatet ud?... 3 Stræktider fra løbsprogrammet... 4 Overfør stræktider til WinSplits Online... 7
Læs mereDokumenter og mails. - Arkivering af dokumenter og mails på sagen
Dokumenter og mails - Arkivering af dokumenter og mails på sagen Denne guide er lavet for at vise hvordan, man arkivere dokumenter og mails fra Outlook og mails fra C&B i sagens filmappe. Arkivering af
Læs mereBørneIntra-træf d. 23-24. maj 2012
BørneIntra-træf d. 23-24. maj 2012 Kort gennemgang af planerne for de kommende versioner V. Ole Windeløv, Produktchef for Videndelingsystemer Hvordan ser vi markedet og udviklingen BørneIntra er i dag
Læs mereBilag B2: Oversigt over foreslåede ændringer i bekendtgørelse om arkiveringsversioner Høringsudgave, august 2017
Bilag B2: Oversigt over foreslåede ændringer i bekendtgørelse om arkiveringsversioner Høringsudgave, august 2017 Generelt: Alle referencer til Statens Arkiver erstattes af Rigsarkivet Punkt/afsnit Ændring
Læs mereTILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem
3456.78 123456 TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem 30. juli 2015 Indhold Indledning Side 3 Sådan kommer du i gang Side 4 Oprette nye varer Side 5 Ændre eksisterende
Læs mereWebGT 3.0 - Graveansøgning. Brugervejledning. 25. september 2012. Udgave 1.0
WebGT 3.0 - Graveansøgning Brugervejledning 25. september 2012 Udgave 1.0 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 3 1.1 OPRETTELSE SOM BRUGER... 3 1.2 NOTIFICERINGSMAILS... 4 2 OPBYGNING OG SAGSGANG... 5 2.1
Læs mereBevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier
Bevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier Jan Dalsten Sørensen Fagligt forum 31. maj 2017 1 Indhold Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Status på revision af bekendtgørelse
Læs mereBILAG A KØBENHAVNS UNIVERSITET IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION
KØBENHAVNS UNIVERSITET BILAG A IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION PROJEKT ID: KU_xxx_xx_xx_xxxx (se bilag G, pkt. 0.0) PROJEKTNAVN: xxx DATO: xx.xx.xxxx VERSION: 1.1 VERSIONSDATO: 28.03.2014 02 BILAG
Læs mereSkanRead hjælp. SkanRead 3.0. MV-Nordic
SkanRead hjælp SkanRead 3.0 MV-Nordic SkanRead hjælp: SkanRead 3.0 MV-Nordic Ophavsret 2014 MV-Nordic Indholdsfortegnelse Forord... v 1. Sådan gør du!... 1 2. SkanRead i CD-ORD og programmenuen... 3 3.
Læs merePLANLÆG, SAMMENSÆT OG DEL UNDERVISNINGSMATERIALE. Fremtidens løsning til distribution af digitalt undervisningsmateriale
PLANLÆG, SAMMENSÆT OG DEL UNDERVISNINGSMATERIALE Fremtidens løsning til distribution af digitalt undervisningsmateriale DE VIGTIGSTE SPØRGSMÅL INDEN VI STARTER HVAD ER ET FORLØB I MEEBOOK? Et forløb er
Læs mereInstallations- og. Brugervejledning. Rambøll CAREArkiv - version feb Rambøll Informatik A/S. j.nr. LLP feb.
Rambøll CAREArkiv - version 8.00.06 feb. 2008 Installations- og Brugervejledning Rambøll Informatik A/S j.nr. LLP070004.2 feb. 2008 Installations- og Brugervejledning til Rambøll CAREArkiv v. 8.00.06 Indholdsfortegnelse
Læs mereDigitale uddannelsesaftaler. Vejledning til virksomhed
Digitale uddannelsesaftaler Vejledning til virksomhed Side 1 af 10 Indholdsfortegnelse Indledning kort om digitale uddannelsesaftaler... 3 Hvordan logger jeg på?... 5 Hvordan fremsøges eksisterende aftaler?...
Læs mere