Referat af hovedbestyrelsesmøde 4/2011

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde 4/2011 Mødested Hotel Nyborg Strand, Nyborg Mødedato Torsdag, den 22. september 2011, kl Mødedeltagere Helge Søgaard, Formand (HSØ) Lars Olsen, Næstformand (LO) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Troels Bent Hansen, Øst (TBH) Kate Nielsen, Syd (KN) Birgitte Halle, Nord (BH) Lars-Ole Kopp (LOK) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Afbud (WMTBOC i RUS!) Merete Spangsberg Nielsen (MSN) Dorthe Hansen, Elite (DH) Lisa Tantholt, Bredde (LT) John Holm, Kort (JH) Jens-Jørgen Lyngaa, Plan (JJL) Michael Sørensen, Direktør (MS) Gæst: Redaktør Tommy Heisz Referat Michael Sørensen Mødeoplæg: Alm. skrift Referat:Kursiv Foreløbig dagsorden udsendes til HB 31/ Frist for tilbagemelding af dagsordenforslag og infotekst 7/ Endelig dagsorden udsendes 17/ HB-møde 22/ Referat inden 14 dage Indledningsvis byder vi velkommen til redaktør Tommy Heisz, der netop med succes har stået bag udgivelsen af sit første magasin for Dansk Orienterings-Forbund - nr. 3/2011. Tommy vil kort berette om sin baggrund, og hans planer for udviklingen af magasinet Orientering. Orienterings nye redaktør Tommy Heisz skitserede sit syn på medlemsbladet med udgangspunkt i fire elementer, som bladet kan bidrage med: Styrke identiteten som o-løber (fortællinger, portrætter, flagskibe både nyere medlemmer og eliten), skabe sammenhæng (portrætter af klubber og fortællinger om eliten), fastholdelse (anvendelige råd), styrke servicering i forbundet (konkrete oplysninger og erfaringsudveksling). Dagsorden A. Godkendelse af referat Er tidl. udsendt og lagt på DOF s website. Dagsorden HB møde 4/2011

2 Indstilling: HB godkender referatet Referatet godkendt uden kommentarer. B. Debatpunkter Fremadrettede til beslutning 1. Ansøgning om optagelse Ny Klub/Familieidræt København Vi har modtaget anmodning fra Familieidræt København om optagelse som ny klub under DOF. Klubben er hjemmehørende i København, og har til formål at give familier mulighed for at dyrke idræt sammen, herunder orientering. Foreningens vedtægter og referat fra stiftende generalforsamling falder indenfor DOF s love og regler. Indstilling: Det indstilles at klubben optages som medlem. Bilag: Ansøgningsformular, bestyrelsesliste, referat fra stiftende generalforsamling samt vedtægter. HB godkendte optagelsen af Familieidræt København i DOF. MS informerer klubben. 2. Markedsføring af naturen i FIND Vej I Der henvises til drøftelsen heraf på seneste HB-møde, og efterfølgende notat, udsendt til HB af HSØ, der beskrev forløbet af ansøgningen, og hvoraf det fremgik, at Friluftsrådet har bevilget deres andel af projektet, samt vores accept heraf. Den samlede årlige finansiering af projektet består således af tkr. 220 fra FR, tkr. 140 fra DIF (også næsten på plads!) samt tkr. 140 fra DOF, der skal indarbejdes i Budget Alt i øvrigt over en 3-årig periode. Projektet er således på vej til igangsætning, herunder en tilretning og præcisering af det konkrete indhold, udfra følgende forudsætninger: Der skal tilføres værdi for klubberne Projektet skal understøtte Find Vej I Arbejdet skal primært udgå fra Sekretariatet, og ikke pålægge klubberne væsentlige arbejdsbyrder Der henvises i øvrigt til vedlagte bilag, der konkretiserer projektets indhold ud fra disse forudsætninger. Det bemærkes, at disse endnu ikke er høringsafstemt med FR. Indstilling:Det indstilles at HB godkender projektets konkrete indhold, og at dette afstemmes med hhv. DIF og FR, hvorefter det igangsættes, som beskrevet. Bilag: Naturen i Idrætten Idrætten i Naturen MS orienterede om projektets indhold, efter at dette var blevet tilrettet for de synspunkter, der faldt ved seneste HB-møde. Endvidere fremhævede MS dets betydning for de indtægter, som projektet vil generer til DOF fra DIF via fordelingsnøglen. Disse indtægter ligger udenfor det regulære DIF-tilskud til projektet, og vil være en afledt effekt. Grundet opbygningen af DIF s fordelingsnøgle vil en sådan indtægt dog først få effekt fra 2014 for aktiviteter i Flere HB-medlemmer fandt mange gode ting og perspektiver i projektet, mens især kredsrepræsentanterne udtrykte skepsis og afviste projektet i forhold anvendeligheden overfor klubberne. Der udtryktes også bekymring omkring at pålægge klubberne mere arbejde. Efter en længere debat om indholdet i projektet, besluttedes det at afvente med en endelig stillingtagen til projektet til det kommende HB-møde, hvortil MS vil sikre at oplægget konkretiseres yderligere. Dagsorden HB møde 4/2011 2

3 3. Flexible medlemskaber Der henvises til drøftelse på seneste HB-møde og efterfølgende mail udsendt af HSØ vedr. strukturering af projektet. Tilbagemeldingerne herpå har ikke været imponerende, ligesom en traditionel arbejdsgruppe kan være et tungt arbejdsredskab i første omgang. Derfor foreslås følgende fremgangsmåde iværksat: Staben (MH og MS) kontakter DIF med henblik på indsamling af erfaringer fra andre specialforbund, samt opnåelse af direkte medvirken i projektet fra DIF, med henvisning til at emnet er en del af DIF s målsætning i sammenhæng med det udviklingsstøtteprogram, som DOF allerede har modtaget støtte fra (til Find Vej I overbygningen!). Herefter beskrives i samråd med LT, der positivt har meldt tilbage på deltagelse i arbejdet, LO (der repræsenterer projektets økonomiske konsekvenser) samt yderligere 1-2 personer, et antal modeller for en løsere tilknytning til O-sporten, som tilgodeser dels klubbernes interesse for nye medlemmer, samt DIF s opfattelse af medlemsbegrebet. Der skal arbejdes ud fra følgende linje: Modeller for medlemskab/tilknytning til o-sporten > afledt økonomi på klub og forbundsplan >og mulighed for implementering i klubberne. Alt for at tilgodese kreativiteten i arbejdet. Disse modeller drøftes i HB og prioriteres, med henblik på fremlæggelse på førstkommende repræsentantskabsmøde, til drøftelse og debat blandt klubberne. Målet er at nå frem til vedtagelse af 1-2 modeller, som klubberne forpligter sig til at afprøve gennem Indstilling: Det indstilles at projektarbejdet nu igangsættes i overensstemmelse med denne plan. Endvidere bedes de enkelte HB-medlemmer overveje eget eller andre relevante personers medlemskab af arbejdsgruppen (gerne geografisk placeret tæt på forbundets kontor i Brøndby, af hensyn til arbejdets korte tidsfrist frem mod Repr.skabsmødet 2012.) Det blev vedtaget at nedsætte arbejdsgruppen som skitseret ovenfor med opfordring til at skele til, hvordan orienteringsforbundene i andre lande griber problemstillingen an. Arbejdsgruppen, der består af LT, KFJ, LO, TBH, MS og Martin Hedal, starter arbejdet nu og forventes klar til en første drøftelse på HB-mødet i november. Arbejdsgruppens resultater fremlægges på repræsentantskabsmødet 2012 til yderligere diskussion her og til afprøvning i klubberne i 2012/ Budgetopfølgning 2011 Budgetopfølgning pr. 1/ udviser en forringelse af det forventede resultat på kr. Hvor der oprindelig var budgetteret med et overskud på kr., forventes der nu et beskedent underskud på 500 kr. Den væsentligste budgetafvigelse ligger på udgifterne i forbindelse med direktørskiftet i foråret. Der er mindre indtægter i forbindelse med de gennemførte kontingent- og afgiftsforhøjelser, primært fordi reguleringen af løbsafgifterne først er gennemført med virkning fra 1/ Mindre indtægterne modsvares af mindre udgifter ved besættelse af den ny stilling som DOFsekretær. Begge disse mulige afvigelser var kendt og blev omtalt ved budgetfremlæggelsen på repræsentantskabsmødet. Der lægges op til besparelser på bevillingerne til to af fagudvalgene, Breddeudvalget og Børn og ungeudvalget samt på bevillingen til internationalt arbejde. Skifte af direktør er en væsentlig aktivitet for forbundet, som kan begrunde, at HB nedjusterer forventningen til årets resultat. Dagsorden HB møde 4/2011 3

4 Indstilling: HB tager budgetopfølgningen til efterretning og godkender de foreslåede budgetreguleringer, herunder besparelser på de afsatte bevillinger til Breddeudvalget, Børn og ungeudvalget samt Internationalt arbejde. Bilag: Budgetopfølgning pr. 1/ Budgetopfølgningen, inklusive de foreslåede besparelser, blev godkendt. 5. Budget 2012 Det foreliggende budgetudkast udviser et underskud på kr. I forhold til et budgetmål på kr., betyder det en difference på kr. En nærmere analyse af udbetalingerne fra Skovpuljen godtgør, at der ikke er basis for ændring i reglerne herfor. Udbetalingerne følger intentionerne for støtte til skovadgang i områder med vanskelige adgangsbetingelser, samt hensynet til at åbne skove til arrangementer, der har en stor appel til deltagerne. Mulige besparelser er IT hjemmesiden (bevilling kr.) og de frie projektmidler (bevilling kr.). Beslutningstema: Forhøjelse af elitens budget med kr., hvor TEAM Danmark betaler halvdelen. Altså en merudgift for DOF på kr. (er indarbejdet i budgetudkastet) Indstilling HB drøfter mulige besparelser, beslutningstemaet og budgettet generelt set og tager stilling til den videre proces, herunder om det planlagte HB-møde i oktober skal aflyses, således at budgettet færdiggøres på HB-mødet i november. Bilag: Budgetudkast nr. 2 af 15/ Budgettet blev diskuteret, og på baggrund af de fremkomne kommentarer, udarbejder LO og MS et nyt udkast. Hvorvidt der vil gøres brug af det berammede ekstraordinære HB-møde i oktober beror på en nærmere vurdering. Et overvejende flertal af HB fandt det ikke nødvendigt at afholde et nyt møde, med baggrund i at vi er tæt på at være i mål med budgettet. udkast. 6. Dansk kandidat til IOF s Council De nordiske lande har p.t. 3 repræsentanter i Council: President Åke Jakobsen (SWE), og medlemmerne Astrid Waaler Kaas (NOR) og Timo Ritakallio (FIN). Council består af i alt 10 personer, hvoraf 2 kvinder og 2 out-of-europe har opstillingsmæssig prioritet. Det ligger nu fast at SWE ikke genudsteder mandat til Åke Jakobsen, hvorfor der i 2012 er mulighed for at opstille et nyt nordisk medlem. Afstemningen er helt åben i forhold til IOFmedlemslandene, der individuelt kan stemme på de opstillede kandidater. Endvidere er det endnu heller ikke afklaret, hvorvidt en nordisk kandidat skal opstilles til posten som hhv. President, Vicepresident, som der er 3 af, eller som Councilmedlem, hvilket vil bero på en forhandling mellem NORD-landene. Der foreligger en gensidig NORD-aftale tilbage fra 2008, som giver DEN mulighed for stille en kandidat. Helge Søgaard, der i forvejen er President for European Federations, er rede til at stille op som kandidat til Council. Det er vurderingen, at han gennem sit meget brede internationale kontaktnet og de seneste 4 års aktive arbejde indenfor European Federations, har meget gode muligheder for at blive valgt. Omkostningsmæssigt vil et valg medføre rejse og opholdsudgifter til 2-3 møder om året (indenfor Europa), samt møder i forbindelse med WOC. Disse afholdes jf. IOF s regler af den enkelte medlemsnation. I DOF vil en vis dækning heraf kunne finde sted via tilskudsreglerne fra DIF til internationalt arbejde. Dagsorden HB møde 4/2011 4

5 Indstilling:Det indstilles at HB udpeger Helge Søgaard som DOF s officielle kandidat til IOF Council, og at dette indbringes for NORD-landene, med henblik på en fælles opbakning herfra. HSØ forlod mødet under behandlingen af dette punkt. Der var enighed om at indstille HSØ som dansk kandidat til IOF s Council. C. Efterretning sager til orientering 1. Formanden Nyt SpringCup koncept nyt navn: Danish Spring. OK Øst Birkerød har spillet ud med et nyt koncept, som afløser for det tidligere Spring Cup, bestående af Mellemdistance med massestart, Nat-stafet og Dag-stafet. Mellemdistanceløbet vil måske blive WRE-løb. Der er al mulig grund til at hilse dette nye initiativ velkommen. IOF-møder under WOC-ugen i august NORD (SWE, FIN, NOR, DEN, ISL) NORT2011 er teknisk set afviklet langt bedre end i 2010, men der er fortsat uklarhed og manglende information omkring økonomien bag arrangementet. Vores fornemmelse er, at det fortsat giver underskud! NOR, SWE og FIN ønsker fortsat DEN som medarrangør. Vi sprang fra i 2009 inden projektet blev søsat netop med henvisning til uklarhed omkring de økonomiske konsekvenser.på NORD-mødet meddelte vi, at vi gerne vil undersøge muligheden for at deltage, eksempelvis med en knock-out sprint i København, men at det skal være på økonomisk dækket grund. Aftalt at forbundsdirektørerne drøfter nærmere herom. Der er ikke truffet nogen beslutning i denne sagen, der til sin tid forelægges for HB. NOC er fortsat parkeret som arrangement, endelig beslutning om fremtidig status træffes til NORD-mødet i januar. European Federations. Arrangører af europamesterskaber er udpeget: EOC2014 i Portugal, EYOC 2013 i Israel, ESOC/EYSOC i Letland og EMTBOC 2013 i Polen. Tilretning af europæisk regelsæt i forhold til IOF ændringer og WorkingRules. European Federations ønsker langt højere indflydelse på IOF s politik, og fik mandat af alle europæiske federations til at gå videre hermed. Vi repræsenterer 36 af IOF s ca. 70 medlemslande. Erik Nielsen er Secretary General og HSØ er President. Endvidere er CZE, TUR, SVK og FRA repræsenteret i bestyrelsen. IOF Langvarige drøftelser omkring nyt WOC-program. Fastlægges tidligst i 2012 med implementering i Det tegner i retning af ingen kvalifikation, dog bør alle lande sikres deltagelse, og 5 finaler mod nu 4. Ny disciplin bliver formentlig en mix-sprint stafet. Debat om det fortsat er et realistisk mål, at komme på det Olympiske program. Der optages tidligst 1 ny idræt i 2020, og det ligger fast, at det ikke bliver orientering. Forslag om at satse mere på breddeindsats, og det at blive flere aktive o løbere på verdensplan. IOF s 50 års jubilæum IOF blev stiftet i København af 10 lande på initiativ af Danmark i 1961, og dette blev fejret med udgivelse af et særnummer af Orienteering World, der beskriver de forløbne år. Som en kuriositet kan nævnes, at hovedsproget internt i IOF var tysk i de første ca. 20 år, hvorefter dette nu officielt er ændret til engelsk. Tillige hermed blev der vist en meget fin videopræsentation af o-sportens udvikling på storskærmen på stævnepladsen, tillige med taler og andre officielle indslag. Dagsorden HB møde 4/2011 5

6 Sommerhilsen fra DIF-formand Niels Nygaard Vi har modtaget sommerhilsen fra DIF med omtale af vedtagelsen af DIF s politiske program, tidl. omtalt på HB-møder, og den nye ERFA-kontaktordning. Hilsenen er besvaret af HSØ med en kort status på den positive udvikling i DOF. Nye ERFA-møder med DIF Alle specialforbund, med deltagelse af formand og evt. direktør, indkaldes nu samlet 3 gange om året. Møderne er annonceret til 2/11, 31/1 og 17/4. HSØ har meldt deltagelse tilbage. Netværksmøde med DIF HSØ deltog i det årlige netværksmøde med DIF, der fandt sted den 13/9. Emnet var Good Governance efterfulgt af netværkspleje og spisning i Tivoli. DOF opfylder i øvrigt til fulde forventningerne til Good Governance/Code of Conduct. Emnet er tidligere behandlet i HB. Bilag udleveres på mødet. Budgetmøde DIF DIF har indkaldt til det årlige budgetmøde, der afholdes den 30/9-1/10. LO og MS deltager. Udvikling af IT-udviklings projektgruppe (foreløbigt navn) Vi har modtaget tilsagn fra Keld Gade, formand for O-service rådgivningsgruppen, som anbefaler at de nuværende superbrugere (klubrepræsentanter) involveres i arbejdet. Derfor arbejdes der nu på at samle en fra hver kreds, som i samarbejde med Carsten Stenberg, kan opstille en prioriteret liste over mulige øgede anvendelse af O-service baseret på klubbernes forventning og brug. Herefter skal der ske en forhandling med Carsten Stenberg omkring økonomi og tidsplan for implementering. Økonomien hertil skal indarbejdes i Budget2012 som en hensættelse af udviklingsmidler. Nyt(nye) internationale mesterskaber til Danmark Walther Rahbek, formand for arbejdsgruppen, beretter: Vedhæftet findes en PPT som er en videre bearbejdning af den PPT der tidligere er vist for HB. De foreløbige tilbagemeldinger fra arbejdsgruppens kontakter med klubberne er følgende: De mest sikre er OK Øst Birkerød, som vil søger om World CUP i MTBO i 2013 og Farum/THOK (med hjælp fra andre nordsjællandske klubber) som vil søger om WMOC i 2015 eller Pan og Silkeborg OK har meldt ud at de er interesserede i JWOC måske 2019 eller Odense OK er kommende Påskeløbsarrangør, og overvejer derfor fortsat. Roskilde OK er interesseret i samarbejde med de Vest/syd sjællandske klubber. Randers OK er ikke u-interesserede og overvejer fortsat. Det er egentlig ikke mangel på interesse hos klubberne. Jeg tror helt sikkert vi får fuldt hus i løbet af de næste 3-4 måneder. Hvad angår et samarbejde med USA om et fælles bid på et WOC eller lign. over 2 perioder så har jeg nu en konstruktiv mail dialog med den nye President. Han skrev til mig i sidste uge og jeg har lovet ham et uddybende svar i denne uge. De vil gerne vide mere om hvad det indebærer men de er fristet til at sige ja men lidt bekymrede omkring forventninger. Det bør overvejes at sætte et møde op. HB s sammensætning i Der ønskes en kort mundtlig orientering om HB-medlemmernes overvejelser i forhold til genopstilling, respektivt potentielle kandidater til nyvalg til HB, som forberedelse til Repr.skabsmødet Følgende er ordinært på valg: HSØ, LO, JJL, MSN, BR. Dagsorden HB møde 4/2011 6

7 LO meddelte, at han af tidsmæssige årsager agter at stoppe i HB ved repræsentantskabsmødet HSØ, JJL og MSN er villige til genvalg. 2. Direktøren Sekretariatsansættelse DOF har pr. 1. august 2011 ansat Anne Marie Hein i en nyoprettet stilling som administrativ medarbejder på fuld tid med fast arbejdsplads på forbundets kontor i Idrættens Hus. Anne Marie har bl.a. erfaring fra en tilsvarende stilling i Dansk Forening for Rosport, ligesom hun i flere år har arbejdet som webdesigner. Anne Marie vil fremover besvare diverse henvendelser til forbundet, opdatere foldere, pjecer og hjemmesider, udsende diverse materiale og meget mere. Anne Marie besvarer forbundets nye telefonnummer Medlemsstatistik Sekretariatet vil fremover følge forbundets medlemstal tæt i form af en månedlig opgørelse fra o-service. I september måned har DOF således aktive medlemmer, hvilket er en stigning på 82 medlemmer siden juni. MTBO Event Advisor Clinic Danmark sender 2 personer af sted på IOF s MTBO Event Advisor Clinic for at sikre en større gruppe af mulige Event Advisors til de 2 årlige MTBO WRE løb. IT-spørgsmål Som tidligere oplyst har DIF med virkning fra 1. januar 2012 opsagt IT-aftalen med specialforbundene. DOF har derfor indgået aftale med Servicegruppen, som fremover vil stå for den interne IT-løsning i form af mail, fællesdrev mv. samt hostingen af de hjemmesider, der tidligere blev hostet hos DIF. Denne aftale betyder, at der modsat tidligere varslet ikke er behov for en stor manuel flytning af udvalgshjemmesiderne. Der arbejdes pt på en løsning for så vidt angår print og kopiering, idet Idrættens Hus har opsagt den eksisterende aftale på dette område. Orientering DOF har indgået aftale med trykkeriet Synergi om at bladet fremover trykkes på FSC-mærket papir som Svanemærket tryksag. Dette skete som en test allerede på det netop udkomne nr. 3/2011. Med tiltaget opfylder forbundet endnu et krav som DIF-certificeret Grønt Forbund. Servicetjek på Vision 2015 MS besøger alle udvalg i løbet af efteråret/vinteren med henblik på et servicetjek af vision 2015 og en opdatering af status på de af udvalgene prioriterede indsatsområder, der er knyttet til visionen. Dette for at sikre, at visionsarbejdet opleves som en dynamisk proces, hvor der hele tiden er prioriteret særlige fokusområder. Når udvalgsrunden er afsluttet, vil oversigten bagerst i HB-referatet blive opdateret. 3. Nord Nord efterlyser en DOF repræsentant ved KUM 2012 Øvrige informationer gives på mødet. Bilag: Ceremonilisten delvist udvidet med 2012 LOK kunne berette om et godt arrangement i forbindelse med kortindvielsen i Herning. Der har været uklarheder omkring datoen for afholdelse af KUM 2012, men dette ligger nu fast på weekenden 5-6/5. Datoen fastholdes uagtet sammenfald med Tiomila. BH og MSN deltager som repræsentanter for DOF. 4. Syd Der har været sommerpause i SYD, og næste møde i kredsudvalget er den 4. oktober. Spørgeskemaundersøgelsen forløber planmæssigt, efter lidt rykkere for besvarelser. En enkelt klub har ikke ønsket at medvirke. Et meget foreløbigt resume fra undersøgelsen er, at det står Dagsorden HB møde 4/2011 7

8 rigtigt godt til med aktivitetsniveauet blandt klubberne i SYD, samt at der er stor tilfredshed med forbundets indsats. En nærmere redegørelse fremlægges på HB-mødet. Fynske Idræts Forbund er en lokal interesseorganisation, der varetager en række fælles initiativer for idrætsklubber på Fyn. Foranlediget af en konkret henvendelse er der ønsker fra flere klubber om at DOF melder sig ind. Dette vil medføre fordele for de fynske klubber og højere adgang til at udnytte tilbud fra Fynske Idræts Forbund. Årligt kontingent kr. 100,00. DOF er normalt ikke medlem af lokale organisationer, idet vi er et specialforbund under Danmarks Idræts Forbund. Det anbefales at DOF melder sig ind som en undtagelse, og forudsat, at dette ikke nu eller senere skaber konflikter eller problemer i forhold til DIF. DOF indmelder sig i Fynske Idræts Forbund. MS varetager denne opgave og orienterer KN, når det er sket. Der har været en meget positiv indstilling i spørgeskemaundersøgelsen i SYD. Halvdelen af kredsens klubber deltager i Vision 2015! Undersøgelsen viser bl.a., at mange af Sydkredsen klubber kun har 1-2 aktive korttegnere. Det har givet anledning til, at man på det kommende klubledermøde i kredsen vil drøfte, hvorvidt det er et problem og i givet fald hvordan det ønskes løst. 5. Øst Der informeres på mødet. Østkredsen har modtaget kr fra Nordeafonden til fornyelse af SI-udstyr. 6. MTBO VM i Italien Landsholdet har med stor succes deltaget i VM i Vicenza Italien. Holdet bestod af 4 herre, 3 damer, 3 herrejunior, 1 holdleder og for første gange nogen sinde 3 damejunior. Endnu en gang viste landsholdet, at vi hører til mellem de allerbedste nationer i verden i den internationale konkurrence, som bliver stærkere for hvert år der går. Således blev det i år til samlet syv medaljer heraf fire guldmedaljer til herre- og herrejuniorstafetholdet samt Rikke Kornvig og Andreas Proschowsky på kongedistancen; Lang. Derudover blev det til en sølvmedalje til Erik Skovgaard Knudsen på lang samt bronzemedalje til Rikke Kornvig på mellemdistancen samt på sprinten til Erik Skovgaard Knudsen. Men generelt viste alle gode takter og levede op til det niveau, der havde sikret dem udtagelsen til et af de mest succesfulde landshold i mtb-orienteringens (korte) historie. EM/Rusland Vi håber meget at succesen kan fastholdes i de kommende år, lige pt. er landsholdet til EM i Rusland. 7. Plan Regler for aflysning af løb Baseret på en konkret forespørgsel fra arrangørerne af DM-Sprint, HSOK, der i 2012 afvikles den 31/3, har HSOK forespurgt vedr. reglerne for aflysning. Forespørgslen er motiveret af risikoen for sne på stævnedagen. Der spørges til hhv. hvem der træffer beslutningen, hvem der hæfter for de økonomiske konsekvenser ved en aflysning (også i forhold til, at arrangementet er et Danmarksmesterskab), samt hvorvidt løberne/klubberne skal have startafgiften retur. Planudvalget har besvaret disse spørgsmål efter konsultation af hhv. et Planudvalgsmedlem samt HSØ med følgende: Aflysninger er ikke reglementsbestemt, hvorfor stævnelederen træffer beslutningen, samt at forholdet vedr. økonomiske konsekvenser, herunder tilbagebetaling af startafgift, ønskes drøftet i HB. På grundlag heraf ønskes forespørgslen drøftet i HB, herunder evt. vurdering af hvorvidt problemstillingen skal behandles som et senere beslutningspunkt på grundlag af et nærmere oplæg. Dagsorden HB møde 4/2011 8

9 Emnet aflysning af løb blev behandlet på mødet. Heldigvis er det yderst sjældent, at løbsarrangører i Danmark må se sig nødsaget til at aflyse løb. HB anbefaler, at klubberne tager forbehold for muligheden i indbydelsen til løb. Det er den enkelte klubs eget ansvar at afgøre, hvorvidt et løb skal aflyses eller ej, og ligeledes den arrangerende klubs egen beslutning at afgøre, hvorvidt, der skal ske en hel- eller delvis tilbagebetaling af startafgifter i tilfælde af aflysning. Møde med Friluftsrådet vedr. Strategi 2012 Som Preben Schmidt opfordrede os til på sidste HB-møde deltager KF, MS, og JJL i Friluftsrådets møde den 11. oktober Kortadgang fra Forsvarets Sundhedstjeneste Vi er blevet kontaktet af forsvarets Center for Idræt, ved major Henning Christensen, der bl.a. skriver Jeg har fået den opgave, i fællesskab med DOF, at finde en løsning vedr. kortrettigheder, afgifter på kort m.m., idet DOF mener at Forsvaret kopier en masse O-kort uden at betale for det. Efter en rundmail til de tre kredsformænd, kunne vi konstatere, at ingen af dem kendte til problemerne med, at DOF mener at Forsvaret kopier.. Jeg bad HC om at komme med eksempler på, hvor der var problemer. Dette er den stik modsatte opfattelse af, hvad de tre kredsformænd mener. De mener generelt, at der mange steder er gode lokale aftaler. Med hensyn til betaling af kort, har korttegnernes jo ophavsretten og som følge heraf kan DOF ikke diktere en fast betaling. Stilleskove Efter de oplysninger PLAN-udvalget har fået, vil B-skovene formentlig blive erstattet af Stilleskove. PLAN udvalget vil kikke på sagen og sende en mail med oplysninger til DOFs medlemmer i Statsskovdistrikternes brugerråd, så de kan få en fælles tilgang til, hvad vi mener de skal gøre når emnet kommer op i de forskellige brugerråd. Vi må formode, at der er andre i brugerrådene, der vil prøve på at få så mange Stilleskove som muligt. Danske WRE løb i Ansøgning til de to løb er sendt til IOF. IOF har ønsket supplerende oplysninger om massestarten ved Danish Spring. For et par år siden ville IOF gerne have at man afprøvede nye tiltag i WRE-løb, dette er øjensynligt ændret igen, så man holder sig til den mere reglementsfastsatte typer løb. På forespørgsel fortalte JJL, at DM-kontrollanter altid udpeges af Planudvalget, og at disse opfordres til at deltage i det årlige A-stævnelederkursus i januar måned og læse Værd at vide som stævnekontrol. Denne publikation trænger dog til en snarlig opdatering. 8. Kort Ved den 3. Termin for bestilling af COWI-materiale til korttegning, er der i år i alt bestilt 25 områder på totalt 207 km2, svarende til kr Bredde Find vej i Der er Find vej i 76 steder i landet, og fremmødet ved indvielserne har været meget forskelligt. Det forskellige materiale, som er udarbejdet til Find vej i, er blevet godt modtaget i klubberne. De nordiske lande, samarbejder om en evt. fælles model for Norden. Anne Marie Kamilles og Kim Folmann har været værter for gæsterne fra Norge og Sverige her midt i september. Dagsorden HB møde 4/2011 9

10 Find vej i skolen Information inkl. ansøgnings- og materialebestillings-blanketter er udsendt til klubberne. Der er budgetteret med i alt ca. 30 projekter i 2012 og Interessen for projekterne er stor i klubberne, og flere klubber har allerede meldt positivt tilbage dels på mail, dels ved henvendelse til Gert Nielsen i DOF-teltet ved DM-stafet i Vrøgum. Aktiv Rundt i Danmark (UC Syd og Arla) har også vist interesse for projektet, og Gert Nielsen har haft et indledende møde med UC Syd og Arla d. 25. august i Haderslev omkring et muligt samarbejde/partnerskab omkring Find vej i skolen. Mødet var meget positivt og konstruktivt, og Gert Nielsen arbejder videre med UC Syd og Arla for at få en egentlig partnerskabs-aftale om Find vej i skolen på plads i løbet af efteråret Aktivitetsudvalg Udvalget arbejder på at få etableret et aktivitetsudvalg i hver af kredsene. Udvalgets opgave er bl.a. at planlægge og afvikle V1, V2 og V3. En overbygning kan være et V4, der handler om natorientering. Familieorientering. Familieorientering får hjælp af vores nye medarbejder Anne Marie Hein, til at få hjemmesiden ajourført. Nyhedsbrevene Nyhedsbrevene vil gerne omtale så meget forskelligt som muligt, så har du en ide eller historie er du velkommen til at kontakte udviklingskonsulent Gert Nielsen. LT opfordrede alle til at huske den nationale Find Vej dag, der afholdes lørdag den 28. april De seneste års julekalender på forbundets hjemmeside gentages i år. 10. Børn og Unge Der er i løbet af sommeren afholdt sommerlejrer i alle kredse med god deltagelse. Juniorgruppen var bl.a. i Frankrig, hvor fik gode oplevelser både med hinanden og orienteringssporten. B&UU besluttede ved mødet d.24/8 at ændre i reglementet for KUM 2012 samtidig med, at der frem mod 2013 arbejdes med tilrettelægning og implementering af nye rammer for KUM, hvor bl.a. udtagelseskrav og finansiering nytænkes. Sidste weekend i oktober planlægges der en weekend for kredsenes ungdomsledere. Derudover er udvalget i samarbejde med sekretariatet også i gang med at planlægge ungdomssporet til årets trænerseminar. Her bliver der lagt vægt på motivation af ungdomsløbere, leg og løb. Af nye tiltag kan nævnes, at pengene til udvikling samles fra 2012 i en central udviklingspulje, som har til formål at understøtte udvikling og afprøvning af nye aktiviteter for børn og unge indenfor Dansk Orienterings-Forbund. Sidst bør nævnes, at der fra ultimo september kvartalsvist blive udsendt et nyhedsbrev med information om aktiviteter på børne- og ungeområdet. 11. Elite Møder: Der afholdes møde mellem eliteudvalget og ledere trænere d. 9. september. Dagsordenspunkter er bla. kommunikation, budget 2012, koordinering af aktiviteter 2012 og gensidig information. 3. styregruppemøde i Elitecenter Orientering afholdes 14. september. Dagsorden HB møde 4/

11 DH er ved at udfærdige et skriv til hjemmesiden omkring Elitecenteret for at synliggøre for en større kreds, hvad centeret indebærer. Der afholdes løbende samarbejdsmøder mellem Team Danmark og DOF v/lars Lindstrøm og Michael Sørensen. Resultater: Sommerperioden har budt på fremragende resultater i alle 3 grupper. EYOC (-16) Sprint Lang Stafet Herrer Damer Mikkel Aaen 2. plads Mikkel Aaen 1. plads Amanda Falck Weber 2. plads Thomas Knudsen, Magnus Maag, Mikkel Aaen 1. plads 5. plads: JWOC Damer Herrer WOC Damer Herrer Sprint Lang Mellem Stafet 1. plads:ida Bobach 1. plads: Ida Bobach 2. plads: Emma 2. plads: Emma Klingenberg Klingenberg 1. plads: Ida Bobach 3. plads: Emma Klingenberg 4. plads: Ita Klingenberg 3. plads: Ita, Emma, Ida 5. plads: Thor Nørskov, Andreas Boesen, Marius Thrane Ødum Sprint Lang Mellem Stafet 4. plads: Maja Alm 7. plads: Signe Søes 2. plads: Ida 5. plads: Ida, 6. plads: Emma Bobach Maja, Signe Klingenberg 7. plads: Tue Lassen F. Kommunikation web/hjemmeside og pressen Der lægges en nyhed på hjemmesiden vedr. ny næstformand med økonomiansvar. G. Eventuelt Der er igangsat en proces hvor MS i samarbejde med medarbejderne og de respektive fagudvalg gennemgår de strategiske mål i forhold til Strategi 2015, med henblik på en revision og ajourføring af nedenstående oprindelige indsatsområder. En del af de tidl. indsatsområder er allerede gennemført, nogle er blevet uaktuelle, og nye er kommet til alt som følge af forbundets dynamiske udvikling indenfor Strategi Dagsorden HB møde 4/2011

12 Indsats Aktivitet Hvem Status 1. Sekretariatet skal være med til at understøtte klubbernes arbejde. (klubberne) Udarbejdelse af diverse pjecer, som er tilgængelige for klubberne. Sekretariatet/ Udviklingskonsulenten. 2.6 mio. fra DIFudviklingspulje. Udviklingskonsulent ansat til at hjælpe klubberne med rekruttering i 2011, 12 og Vi skal rekruttere og uddanne klub- og elitetrænere på højeste niveau. (eliten) Fortsat understøtte træner 1 og 2 sammen med bredden. Derudover skal der etableres diplomtræneruddannelse hvert år. Hvert andet år skal vi have to med på ITA. Eliteudvalget i samarbejde med landstræneren Udviklingskonsulenten. - Trænerseminar er planlagt til ultimo november. Træner 1 og 2 ligeledes. Indarbejdelse i Bog U Diplomtræneruddannelse planlagt til at starte ultimo Sekretariatet skal arbejde med at skabe synlighed (klubberne) Forbundets projekter, eliteløbere, klubber etc. synliggøres gennem medieomtale til eksterne. Forbundsaktiviteter markedsføres i magasinet Orientering og på forbundets hjemmeside til forbundets medlemmer. Sekretariatet. Find vej i er markedsført kommunalt og igennem diverse medier. Naturløbet har være flot eksponeret. Eliten har være synlig ved lejligheder på national TV. 4. Unge ledere skal opfordres, motiveres og gives et ansvar. (børn og unge) 5. Forbundet skal kvalificere sig til at blive GRØNT SPECIALFORBUND under DIF. (idrætsanlæg) Der skal tilbydes lederkurser for unge samtidigt med, at unge aktivt skal inddrages i Klubbernes/forbundets/kredsens arbejde. Arbejdet gøres meriterende i forhold jobsøgning, studie søgning etc. Inspiration hentes fra spejderbevægelsen Sikring af orienterings udfoldelsesmuligheder under hensynsfuld anvendelse af naturen Sikre viden og handlemuligheder i forhold til at arrangere stævner under hensyntagen til miljøet. B&U- udvalget Bredde-udvalget Kort-udvalget Elite-udvalget PLAN-udvalget - laver en fælles koordinering af lederuddannelse for unge. Sekretariatet i samarbejde med HB og DIF, Friluftsrådet og SNS. - Udviklingskonsulenten udarbejder lederhåndbog. - Udviklingskonsulenten følger op på ungdomslederseminar og 2NULL10. Dette forventes klar marts 2011 Der planlægges pt en ungdomsleder/træner lejr på Grønland i 2010 med fokus på uddannelse Forbundet godkendt som Grønt forbund 7/ Tiltag udarbejdes ultimo Sikre viden om, hvorledes vi kan begrænse forbrug af energi og forurening 6. Væres idrætsarena skoven og kortet skal prioriteres økonomisk og strategisk. (idrætsanlæg) Igennem forbundet og DIF skal der arbejdes med nye finansieringsmuligheder for kortområdet. Styrkelsen af skovadgangen. Kortudvalget og sekretariatet. Kortudvalget indsamler erfaringer blandt klubberne og formidle disse til klubberne som inspiration. Sekretariatet/ PLAN udarbejder ny aftale med SNS/distrikterne. Sekretariatet arbejder med indgåelsen af en ny aftale med SNScentralt. Sekretariatet/breddekonsulenten. Børn og Unge udvalget. Aftalen blev lukket 3/ Der skal i løbet af 2011 og 2012 arbejdes med lokale aftaler. 7. Indsatsen overfor Der oprettes et specifikt projekt der Hæftet Naturløbet er skoler, SFO er sammen med Find vej i Danmark færdigt og klar udsendt. gymnasier og projektet skal gøre sporten synlig i Derudover er konceptet seminarier skal skolens rum. Herunder også MTB-O, omkring orientering og Dagsorden HB møde 4/2011 hvor der er mulighed for det. 12 præges af stor synlighed og skabe kendskab til sporten. skolen opdateret å hjemmesiden. Publikationen ORIENTERING OG

13 SKOLEN er trykt og kan downloades fra (børn og unge) 8. Synliggøre at orientering er nem at komme ind i for børn og unge uanset alder. (børn og unge) 9. Talentudvikling i verdensklasse. (eliten) Kampagne med nationale tiltag. Anvendelse af IT-kommunikation. I forhold til at skabe et seniorlandshold med international standard skal vi konstant have fokus på talentudvikling. Sekretariatet udarbejder projekter, hvor klubberne får tilgang til foldere, pjecer eller skabeloner til anvendelse i eget rekrutteringsarbejde. Eliteudvalget, sekretariatet og landstræneren. Se indsats 7. ellers intet at bemærke. TC erne gennemgår et serviceeftersyn i Elitecenteret er etableret med virkning fra 1/ Kort med poster og baner skal gøres lettere tilgængelige. (idrætsanlæg) 11. Kredseliten skal styrkes (eliten) Der udarbejdes et antal kort der frit kan downloades og anvendes af både medlemmer og ikkemedlemmer. Kredseliteaktiviteter, hvor de dygtige udøvere skal have mulighed for at deltage i eliteaktiviteter selvom de ikke er en del af landsholdet. Kortudvalget udarbejder sammen med Projektet Find vej i Danmark retningslinier for lettilgængelige kort. Eliteudvalget, kredsudvalgene og breddeudvalget samarbejder om at lave et tiltag for denne gruppe. - løbende udvikling i relation til find vej i Indarbejdelse i regi af bredden og eliten ultimo Mødeplanen 2011/2012/2013 Marts 2011 Fredag den 4. marts 2011 kl Hovedbestyrelsesmøde 2/2011 Vingsted Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2011 kl Repræsentantskabsmøde Vingsted April 2011 Onsdag den 27. april 2011 Hovedbestyrelsesmøde 3/2011 Nyborg Maj/Juni 2011 Tirsdag den 24. maj 2011 Stabsmøde Mandag den 30. maj 2011 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + kalender Mandag den 6. juni 2011 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + kalender Torsdag den 9. juni 2011 Klubledermøde, Nord Karup Eftersnak + Kalender Onsdag 15. juni 2011 Hovedbestyrelsesmøde 4/2011 Nyborg September 2011 Torsdag den 22. september 2011 Hovedbestyrelsesmøde 5/2011 Nyborg Budget 2012 Oktober 2011 Torsdag den 13. oktober 2011 Hovedbestyrelsesmøde Ekstra møde vedr. budget Nyborg Alene budget 2012 Dagsorden HB møde 4/

14 2012 November 2011 Mandag den 7. november 2011 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + Budget Tirsdag den 8. november 2011 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + Budget Torsdag den 10. november 2011 Klubledermøde, Nord Århus Eftersnak + Budget Onsdag den 16. november 2011 Hovedbestyrelsesmøde 6/2011 Nyborg Budget 2012 (slut) December 2011 Fredag den 2. december 2011 Stabsmøde Januar januar 2012 Klubledermøde, Nord Aarhus Årsmøde 31. januar 2012 Klubledermøde, Syd Fredericia Årsmøde???. januar 2012 Klubledermøde, Øst Roskilde Årsmøde Regnskab 2011 færdiggøres Brøndby MS/LO + revision Februar 2012 Onsdag den 8. februar 2012 Hovedbestyrelsesmøde 1/2012 Nyborg Regnskab 2011 Marts 2012 Fredag den 2. marts 2012 Hovedbestyrelsesmøde 2/2012 Odense Forb. Repr.mødet Lørdag den 3. marts 2012 Repræsentantskabsmøde Odense April 2012 Torsdag den 19. april 2012 Hovedbestyrelsesmøde 3/2012 Nyborg Juni 2012 Onsdag den 13. juni 2012 Hovedbestyrelsesmøde 4/2012 Nyborg September 2012 Tirsdag den 11. september 2012 Hovedbestyrelsesmøde 5/2012 Nyborg November 2012 Mandag den 26. november 2012 Hovedbestyrelsesmøde 6/2012 Nyborg Februar 2013 Torsdag den 7. februar 2013 Hovedbestyrelsesmøde 1/2013 Nyborg Marts 2013 Fredag den 1. marts 2013 Hovedbestyrelsesmøde 2/2013? Forb. Repr.mødet Lørdag den 2. marts 2013 Repræsentantskabsmøde? Dagsorden HB møde 4/