Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 21. november 2012 kl Adresse: Selandia Park 6, 4100 Ringsted

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 21. november 2012 kl Adresse: Selandia Park 6, 4100 Ringsted Indkaldt til mødet 1. Formand Per B. Christensen, direktør i Børne og kulturforvaltningen i Næstved kommune 2. Næstformand Hanne Hermansen, næstformand i FOA Holbæk 3. Niels Ulrich Hermansen, borgmester i Ringsted kommune - AFBUD 4. Ellen Manelius Knudsen, regionsmedlem, Region Sjælland 5. Dorte Saabye, direktør i Solrød kommune 6. Kasper Sonne, centerchef i Faxe Kommune 7. Hanne Sveistrup-Demant, vicedirektør i Region Sjælland 8. Lissi Lund, afdelingsnæstformand i FOA Sydsjælland - AFBUD 9. Allan Kjærgaard-Pedersen, sektorformand i FOA i Roskilde 10. Bente Elkjær, professor ved Aarhus Universitet, Institut for Uddannelse og Pædagogik, Campus København - AFBUD 11. Martin Nielsen, SSA elev i afdeling Slagelse 12. Jill Jensen, SSA elev i afdeling Holbæk AFBUD 13. Hanne Lærke Nielsen, medarbejder i afdeling Næstved 14. Jamshid Gholamian, medarbejder i afdeling Greve - AFBUD 15. Søren Clausen, direktør i SOSU Sjælland 16. Anders Sevelsted, vicedirektør i SOSU Sjælland 17. Torben Jano, uddannelsesdirektør i SOSU Sjælland Som referent Lizette Ramlyng, medarbejder i SOSU Sjælland

2 1. Dagsorden Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser Dagsorden blev godkendt 2. Protokollat fra mødet d. 21. september 2012 Kan læses her: 3. Orientering v/formanden 3.1) Fleksuddannelsen 3.2) Formandens deltagelse på SOSU Sjællands lederseminar Formandens orientering blev taget til efterretning 4. Orientering v/direktøren 4.1) Sagen om den eksterne kursusudbyder, Kursuscentret2 ApS, som har stævnet skolen 4.2) Forhandlinger omkring ændringer i samarbejds- og arbejdsmiljøstruktur i skolen 4.3) Konferencer Direktørens orientering blev taget til efterretning med følgende bemærkning: Til punkt 4.1: Bestyrelsen bakker fortsat op om at køre sagen med den eksterne kursusudbyder. Bestyrelsen anmoder om at få forelagt et worst case scenario. Til punkt 4.3: På et kommende møde vil vi arbejde med temaet Bestyrelsens ansvar og opgaver

3 5. Godkendelse af opdateret forretningsorden v/direktøren (bilag a) Der foreslås følgende opdatering af forretningsorden: 1, stk. 2: Punktet omkring standard dagsorden og bilag 2 vedrørende denne, fjernes. Det er formandsskabet der bestemmer dagsorden, og dermed også omfanget af standard dagsorden. 1, stk. 4: Forretningsordenen opdateres med ny procedure for referater af møderne. Bestyrelsen har besluttet at der i stedet for referater udarbejdes protokollater som godkendes direkte på møderne. 1, stk. 6: Bestyrelsen orienteres ved bestyrelsesmøderne om evt. ansættelser og afskedigelser af personale. Denne ordlyd ændres til: Direktøren orienterer straks ved ansættelse eller afsked i direktionen eller ved flere samtidige afskedigelser som følge af f.eks. aktivitetsnedgang. Øvrige ansættelser og afskedigelser indgår som del af nøgletalsorientering i forbindelse med orientering om institutionens økonomi. Der er tilføjet et nyt stk. 10 under 1, da det er besluttet at direktionen i SOSU Sjælland deltager i bestyrelsesmøderne. Direktionens medlemmer deltager i bestyrelsens møder. Til godkendelse Forretningsordenen blev godkendt med følgende bemærkning: Punktet Orientering v/andre indføjes i dagsorden 6. Smidige beslutninger i byggesager v/formanden SOSU Sjælland er i gang med byggerier i hhv. Holbæk og Ringsted, hvor udlejer bygger for os. Dertil kommer de to byggerier i henholdsvis Køge og Roskilde, som følge af vores nye udbudsstruktur. Samlet set kan vores finansieringsmæssige andel løbe op imod 110 mio. kr. de næste to tre år. Det er ubestrideligt et bestyrelsesanliggende, men erfaringsmæssigt kan beslutninger i sådanne byggeprocesser skifte gear fra god tid til kort tid for beslutninger.

4 Formand og direktør ønsker at drøfte hvordan bestyrelsen ønsker at håndtere beslutninger, der på den ene side sikrer bestyrelsen indflydelse på disse vigtige beslutninger, og samtidigt sikrer momentum og fremdrift også mellem bestyrelsesmøder. Forskellige modeller er mulige: Egentlig dispositionsbemyndigelse til formandsskabet inden for en ramme, mailfremlæggelse af sager, ekstraordinære bestyrelsesmøder eller en blanding af disse. Konklusion: Direktionen skal på næste møde fremlægge en projektplan for en bygherre konstruktion. Planen skal skitsere muligheder for hvordan bestyrelsen godkender rammer for anlægsprojekter, samt rammerne for formandsskabets dispositionsfrihed, indenfor den overordnede ramme. Bygherre konstruktionen skal tage hensyn til de forskellige roller vedr. leverandør, kommende brugere og bestyrelsen, som øverste økonomiske ansvarlig. 7. Nedbringelse af lejeomkostninger på Selandia Park v/formanden I forbindelse med ombygningen af Selandia Park 8, Ringsted, der skal huse de hidtidige aktiviteter på Ahorn Allé i Ringsted, samt nogle aktiviteter fra Slagelse, har udlejer givet SOSU Sjælland mulighed for at betale den såkaldte merleje forud. Merlejen er udtryk for de udgifter udlejer har for at indrette lejemålet til vores formål. På Selandia Park 8 udgør det 19 mio. kr., der i udgangspunktet forrentes med 7 % p.a., dog med en årlig nedskrivning af værdien, over de 10 år lejemålet løber. Renten stiger tilsvarende i forhold til markedsrenten. Direktør og økonomileder har undersøgt muligheder for at betale merlejen, finansieret af anden vej eller ved at bruge skolens fri likviditet. Vores bank har sendt os følgende tilbud: Lånebeløb: Lånetype: kr. Valutalån (serielån) Løbetid: Afdrag: 10 år Kvartårlige afdrag på kr. + renter

5 Rente: Variabel sats, pt. og for de første 3 måneder: 4,25 % pr. år Renten for perioden fastlægges når lånet udbetales Alternativt fast rente i perioden: 5,05% p.a. pr. 12. november 2012 (rentekontrakt) Rentetilskrivning: Kvartårlig Etableringsomkostninger: kr. Indstilling: Direktøren indstiller at bestyrelsen bemyndiger formand og direktør til at få billigere lejeomkostninger ved at betale merlejen på Selandia Park 8, eksternt eller internt finansieret, under behørigt hensyn til SOSU Sjællands likviditet og fremtidige finansieringsbehov. Indstillingen blev godkendt med følgende bemærkning: Direktøren bemyndiges til at forhandle renten så langt ned som muligt, og indhente en revisor vejledning. 8. Bestyrelsens indsatsområder og direktørens resultatkontrakt v/formanden (bilag b og c) På seneste bestyrelsesmøde blev forslag til bestyrelsens indsatsområder drøftet. De ændringsforslag der blev drøftet er indarbejdet, og efter direktionens drøftelse med bestyrelsesformanden er der ligeledes blevet reduceret i antallet af indsatsområder (minus et). Indholdet indgår i et andet indsatsområde. I vedlagte to bilag er dels forslaget til indsatsområder med mål og dels en oversigt over de gamle indsatsområder med visning af deres hele eller delvise videreførelse i nye indsatsområder, samt udgåede og helt nye indsatsområder. Formandskabet har haft indflydelse på formuleringerne af indsatsområdernes beskrivelse og mål, der i vedlagt form er overgået til at være direktørens indsatsområder og dermed udgør indholdet af direktørens resultatkontrakt for skoleåret Indgåelse af resultatkontrakt rammesættes af ministeriets bemyndigelse til bestyrelsen af 6. december 2011:

6 Direktørens resultatkontrakt har en beløbsmæssig ramme på kr. fordelt på en basisramme ( kr.) og en ekstraramme (50.000). Bestyrelsen skal bestemme hvilke indsatsområder der er hjemmehørende i de to rammer. Der knytter sig særlige krav til ekstrarammen: Der skal indgå en målsætning om indsats mod frafald Krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen Det betyder at indsatsområdet Nedbringelse af fravær og frafald indgår i ekstrarammen. Bestyrelsen skal således vælge et til to indsatsområder yderligere til ekstrarammen de resterende indsatsområder vil indgå i basisrammen. Ved kontraktperiodens udløb, 31. juli 2013, skal bestyrelsen i dialog med direktøren drøfte resultatopfyldelsen og selvstændigt vurdere graden af målopfyldelse. Det vil være vigtigt at det fremgår af mødereferat, at drøftelsen finder sted. Indstilling: Formanden indstiller at indsatsområderne og disses mål godkendes, samt at der drøftes og besluttes ét indsatsområde mere som element i ekstrarammen. Herefter indgår formanden resultatkontrakt med direktøren. Indstillingen blev godkendt med følgende bemærkning: Disse to indsatsområder får særligt fokus: Effektiv drift og bundlinjefokus Under punktet effektiv drift. Sidste afsnit i teksten ændres til: Direktøren skal sikre at ressourcerne anvendes effektivt. Hvad angår lærerressourcerne skal disse bruges mest muligt cost-effektivt målt på undertid, 0 %, og overtid, max 5 %. Direktøren skal sikre at SOSU Sjælland leverer positivt bidrag til institutionens egenkapital målt på overskudsgrad for 2012 på minimum 2,5 % og budgetmæssigt positivt driftsresultat i 2013.

7 9. Udbudspolitik 2013 på efteruddannelsesområdet v/uddannelsesdirektøren (bilag d) Bestyrelsen skal godkende udbudsstruktur 2013 for efteruddannelsesområdet i SOSU Sjælland. Udbudsstrukturen er udarbejdet af kursuschefen. (Den nuværende udbudspolitik kan findes her: Indstilling: Direktøren indstiller at bestyrelsen godkender udbudspolitikken 2013 for efteruddannelsesområdet Indstillingen blev godkendt. Uddannelsesdirektørens præsentationen udsendes efterfølgende til medlemmerne. 10. Økonomi v/vicedirektør Anders Sevelsted (bilag e til punkt 10.1, bilag f til punkt 10.2) 10.1) Fremlæggelse af budgetkontrol pr. 30. september 2012 Budgetkontrollen blev taget til efterretning 10.2) Fremlæggelse af forslag til budget for 2013 Bestyrelsen vedtog budgettet med følgende bemærkninger: Hvis der sker ændringer i elevtal eller taksameter eller andre forhold i finansloven ændrer sig, må bestyrelsen få forelagt et justeret budget i februar Der udarbejdes en likviditetsoversigt til bestyrelsen. Derudover udarbejdes en note henvisning til budgettet med uddybende bemærkninger. 11. Eventuelt Der sendes doodle invitation til bestyrelsesseminar i 2013.