BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 1. oktober 2014, kl i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Allan Deluga Lone Löyche og Karin Grønning Referat fra bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 27. august 2014 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt. 2. Diverse meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 1

2 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: Ledige boliger pr. 1. september 2014 hos almene boligorganisationer Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark (497) 1,05 Middelfart (3) 0,43 Assens (2) 2,22 Faaborg-Midtfyn (2) 0,77 Kerteminde ,07 Nyborg (1) 0,26 Odense (52) 0,22 Svendborg (132) 3,46 Nordfyns (4) 1,37 Langeland ,76 Haderslev (50) 3,10 Billund (6) 0,79 Sønderborg (34) 2,54 Tønder (24) 3,72 Esbjerg (1) 0,07 Fanø ,56 Varde (12) 1,06 Vejen ,95 Aabenraa (39) 1,44 Fredericia (26) 0,76 Kolding (17) 0,43 Vejle (92) 1,19 4. Opfølgning på afdelingsmøder 2014 Redegørelse: Vi har ikke mulighed for fra ledelsen side, at deltage i alle afdelingsmøder lige som I som organisationsbestyrelsesmedlemmer heller ikke har haft mulighed for at være med på alle møderne. Derfor foreslår vi, at de bestyrelsesmedlemmer der har fungeret som dirigenter inviteres særskilt ind til et møde for at drøfte de mødeansvarliges indsats samt processen i øvrigt. Herunder om mødematerialet var i orden, om dirigenterne var klædt ordentligt på og om der var gennemgående temaer, ris/ros som vi skal være bekendt med for at blive endnu bedre i Sidst men ikke mindst må I meget gerne melde tilbage hvis I har en historie fra et af afdelingsmøderne hvor I var i tvivl om det var den rigtige løsning der blev valgt af dirigenten eller fra administrationen, så vi kan undersøge sagen på forhånd og give det korrekte svar! 2

3 fortsat Direktør samt formandsskabet indkalder til møde via kalender invitationen i Outlook. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Drøftet og taget til efterretning 5. Købmagergade skole herunder projekttidsplan. Redegørelse: Fredericia Kommune har godkendt skema A for Købmagergade skole. Den betingede købsaftale er ikke endelig godkendt men kan forventes afsluttet inden for en overskuelig fremtid. (yderlige oplysninger under det lukke punkt) 6. Projekt for IP Schmidts gård herunder den betingede købsaftale Redegørelse: Overtagelsen af IP Schmidts gård er foreløbig udsat til primo Bagrunden er at et eventuel køb af IP Smidts gård kræver endnu en politisk behandling. 7. Valg til repræsentantskabet i TREFOR 2014 Redegørelse: Opstilling til repræsentantskabet i TREFOR er afsluttet den 25. september Som besluttet på bestyrelsesmødet i oktober måned 2013 stiller bestyrelsen følgende op med opbakning af de stemmer som boligorganisationen har råderetten over: Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Else Marie Gøhns, Finn Muus, og Steffen Møller Borgbjerg. Herudover har næstformanden Flemming Lorenzen sagt ja til at stille op, Dorit Kyndesen fra afd. 310 og Tonny Jensen fra afd Flemming, Dorit og Tonny er stillet op på egen kundenummer. Indstilling: At bestyrelsen siger god for at der bruges resurser på at hjælpe vore kandidater i forbindelse med valget. Beslutning: Godkendt og taget til efterretning. 3

4 8. Godkendelse af budget 2015 for afdelingerne og revideret budget for hovedforening Redegørelse: Se bilag Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 9. Jubilæumsbog Redegørelse: Se bilag vedhæftet som Pristilbud og tidsplan Indstilling: til drøftelse og beslutning Beslutning: Økonomi og tidsplan drøftet og godkendt 10. Kunstudvalget / kunstforening Redegørelse: I forbindelse med oprettelsen af kunstudvalget var der en forventning om, at kunstnerne var villige til at stille deres billeder gratis til rådighed for vore udstillinger. Det har vist sig at langt den største del af udstillerne kræver, at vi køber et billede som betaling. Herudover har der været en drøftelse vedr. oprettelsen af en kunstforening hvis formål skulle være at opkræve et kontingent hos de medarbejdere / bestyrelsesmedlemmer der ønskede at være med. Formålet med kunstforeningens virke var / er at arrangere ture til forskellige udstillinger, holde foredragsaftener med diverse kunstnere. Sidst men ikke mindst at udlodde billeder købt af foreningens bestyrelse via indbetalte kontingentpenge fra medlemmerne. Indstilling: Indstillingen er at kunstudvalget fortsætter sit arbejde og i den forbindelse sammen med formandskabet og direktør køber et billede hver gang vi har en udstilling. Billederne sættes i depot i bankboksen indtil vi har det antal billeder som findes passende til at kunne udsmykke administrationen. Herudover indstilles det at der alene er udstilling i ekspeditionen i stueetagen. Forventet årlig udgift på kr Det foreslås at de gamle billeder, vaser m.v. som tidligere var udsmykning i administrationen sættes til salg hos Laurids.com. Det indstilles at en eventuel kunstforening skal drives af personaleforeningen. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at den kunst som i dag er placeret i bankboksen i kælderen, sættes på auktion hos Laurids.com. Forinden effekterne sættes på auktion skal bestyrelsen have besked. Estimeret indtægt på malerierne er kr , vurderet af 4

5 fortsat Laurids.com. Beløbet afsættes som et opstarts tilskud til en kunstforening som herefter forestår indkøb af billeder blandt vore udstillede kunstnere. Billederne er til ophængning i administrationen. Hvis kunstforeningen ikke kan oprettes bruges pengene, som indstillet af kunstudvalget fortsat til at indkøbe nyt kunst blandt vore udstillere. De nye indkøbte malerier hænges fortløbende op på 1- og 2-sal. Udstillingerne vil således skulle være i ekspeditionen i stueetagen og i opgangene. Stillingtagen til afsætning af et årligt beløb på kr til indkøb af kunst tages op igen hvis nødvendig. Direktør Finn Muus tager opgaven på sig med at finde en løsning. 11. Bladet Lejligheden Redegørelse: I forbindelse med de netop afholdte afdelingsmøder, har der enkelte steder været kritik af, at udgiften til bladet Lejligheden er lagt ud i afdelingernes budgetter, ligesom, at der har været afdelinger der ikke ville godkende udgiften. Indstilling: Da bladet Lejligheden er et vigtigt kommunikationsmiddel til alle vores beboere og samarbejdspartnere, indstiller formand, næstformand og direktør at udgiften tages ud af afdelingernes budgetter og besparelsen lægges på afdelingernes konto 120 henlæggelser, hvilket er oplyst på de afdelingsmøder der var imod, at bladet Lejligheden var placeret budgetmæssigt i afdelingerne. Afdelingerne er oplyst om, at det er organisationsbestyrelsen der skal beslutte om man i 2015 tager udgiften tilbage i i boligorganisationens budget. Beslutning: Godkendt som indstillet. Det var dog bestyrelsens holdning at bladet rettelig burde ligge som en udgift ude i afdelingerne hvorfor det på forårets møde i maj måned 2015 vil blive forelagt repræsentantskabet som et indkommen forslag fra bestyrelsen. Baggrunden for bestyrelsens beslutning er, at processen ikke har været god nok, da budget ændringen med at ligge bladet lejligheden ud i afdelingerne burde have været oplyst på repræsentantskabsmødet i maj Opfølgning på afsluttede byggesager med underskift i protokollen. Redegørelse: Økonomichefen Preben Lærche vil på mødet gennemgå de renoverings- og byggesager der er afslutte. Indstilling: At bestyrelsen godkender renoverings- og byggesagerne med dertilhørende underskrift af Protokol. Beslutning: Godkendt 5

6 13. Forberedelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 20. november 2014 Redegørelse: Der er aftalt ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 20. november 2014 hvor der som tidligere år er et tema til drøftelse. Oplæg til tema kunne være arkitektur herunder renoveringer. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte oplægget. Direktøren forsøger at få Peter Olesen Journalist, forfatter og ekspert indenfor arkitektur til at komme og holde et oplæg om Fredericia. 14. Godkendelse af kollektiv råderets sager Redegørelse: Efter at vi hen over året 2013 og 2014 har fået godkendt en stor mængde kollektiv råderetssager i vore afdelinger vil der her blive givet en status på de enkelte afdelinger. Indstilling: At bestyrelsen godkender råderetssagerne. Beslutning: Til kommende bestyrelsesmøde vil en redegørelse blive præsenteret, idet bestyrelsen ønsker udspecificeret hvilke afdelinger der har godkendt kollektiv råderet. 15. Forhøjelse af indskud i forbindelse med sammenlægning af afdeling 405 og 503 Redegørelse: I forbindelse med sammenlægningen af de to afdelinger 405 og 503 i Korskærparken er der ikke samme størrelse på indskuddet. Redegørelse vil blive givet på mødet af driftschef Steffen Møller Borgbjerg Indstilling: At bestyrelsen godkender en forhøjelse af indskuddet og på det næstkommende bestyrelsesmøde får en oversigt over reguleringerne. Beslutning: Godkendt 16. Meddelelser / punkter til beslutning fra formanden Der er ansat en ny køkkenleder til Medborgerhuset - Helle Gamst, tiltræder pr. d. 1. oktober Der var rejsegilde i Sønderparken d. 28. august Edwin afholdte d. 29. august reception i anledning af sin 70 års fødselsdag Der har været afholdt Almene Boligdage i København 6

7 Der har været styregruppemøde d. 29. september med økonomisk overblik som hovedpunkt på dagsordenen det ser godt ud. Aktivitetshuset har rejsegilde d. 23. september med forventet færdiggørelse pr. d. 1. april 2015 Miljøklagenævnet har lukket klagesagen. Der har d. 17. september 2014 været generalforsamling i Fredericia Fjernvarme. Flemming Lorenzen blev genvalgt og Jens Christian Lübecker er valgt ind i bestyrelsen. På det konstituerende møde blev Finn Muus genvalgt som formand og Flemming Lorenzen som næstformand. Der var d. 30. september ekskursion med TREFOR, hvor der blev fremvist en vindmølle og en vindmøllefabrik. Der har d. 1. oktober været bogudvalgsmøde og bladudvalgsmøde. Der er d. 12. november kredstemamøde på Hotel Legoland i Billund med en del spændende oplæg der opfordres til at man fordeler sig, så vi samlet set får mest muligt med hjem. Mail med ønsker sendes til Lis Gregersen 17. Meddelelser fra Direktøren Drøftelse af fremtidig ansættelser af varmemestre / gårdmænd Redegørelse: I forbindelse med fremtidige ansættelser af ejendomsfunktionærer i vore afdelinger kan der i visse tilfælde give god mening at der i to mands betjente afdelinger, ansættes en gårdmand og en varmemester i stedet for to varmemestre. Afdelingerne skal til enhver tid have mindst en varmemester for at sikre kvaliteten af vore ydelser. Vi påtænker at tage en drøftelse i Virksomhedsnævnet. Beslutning: Bestyrelsen godkendte, at en ændring af tidligere ansættelses procedurer var en mulighed som man kan benytte sig af i Boligkontoret Fredericia. Bestyrelsen var på samme måde som ledelsen af den opfattelse at spørgsmålet først skulle drøftes på et Virksomhedsnævnsmøde med en vejning af fordele og ulemper. Drøftelse af fremtidig mediestrategi herunder FACEBOOK. Redegørelse: I forbindelse med vor deltagelse i konkurrencen bedst på nettet har bestyrelsen drøftet og besluttet, at vi ikke for nuværende vil oprette en side for Boligkontoret Fredericia på Facebook. Vi kan konstatere, at udfordringen med at vedligeholde vor hjemmeside er blevet stærkt øget. For nuværende passer vore to boligrådgivere Anja Paaske og Helle Gantzel på en aldeles fremragende måde vor hjemmeside med at ligge diverse dokumenter på hjemmesiden. Vi vurderer, at der nu er så meget arbejde med hjemmesiden, at der er behov for, at vor journalist Joan Grønning bliver koblet på opgaven i ca. to timer om ugen hvor Joan kan tage sig af de mere komplicerede opgaver. Udgiften er estimeret til ca. kr om året for dette arbejde. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 7

8 Kommunal godkendelse af Pendlerordning Redegørelse: Fredericia kommune har den 27. august 2014 godkendt Boligkontoret Fredericias ansøgning om fleksibeludlejning for pendlere. Vi får nu en fast opsætning i vort administrationssystem der kan håndtere ansøgningerne. En oplysning om pendlerordningen vil blive lagt på vores og Fredericia Kommunes hjemmeside. Igangsætning af ny APV for Administrationen Redegørelse: Vi igangsætter inden for den nærmeste fremtid en ny Arbejdsplads vurdering. 18. Meddelelser og punkter til beslutning fra Økonomichefen Almene Boligdage 2017 Redegørelse: Der er igangsat tiltag hvor der skal arbejdes med at få Almene Boligdage placeret i Fredericia i Meddelelser fra Driftschefen Opfølgning på opgaver efter afholdelse af afdelingsmøder i september 2014 Redegørelse: bilag / fremsendte PowerPoint 8

9 20. lukkede sager Redegørelse: Beslutning: 21. Eventuelt - Der efterspørges fra medlemmerne en snarlig aktivitet i beboerdemokratiudvalget. - Der er bestyrelseskonference d. 14. november Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 9