Organisationsbestyrelsesmøde nr. 2/2014 Tirsdag den 8. april 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. 1. april 2014

Transkript

1 Indkaldelse til: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 2/2014 Tirsdag den 8. april 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. 1. april 2014 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Martin Kristiansen deltager under punkt 2 Jeannette Pagh Schüler deltager under punkt 3 Revisor Jesper Petersen KPMG, deltager under punkt 4-9 Revisor Louise Bjerggard Thomsen KPMG, deltager under punkt 4-9 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Beretning 2013 (bilag) 3. Elevordningen i Tranemosegård 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt (bilag) 5. Oversigt over underskrevne pantebreve (bilag) 6. Budget andet udkast (bilag) 7. Revisionsprotokollat (bilag) 8. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab 2013 (bilag) 9. Godkendelse af årsregnskaber 2013 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund (bilag) 10. Nyt årshjul for økonomi til bestyrelsesmøder (bilag) 11. Aktionslisten (bilag)

2 12. Gennemgang af BO-VEST's spare/indtægtskatalog (herunder orientering fra BO-VEST) 13. Godkendelse af etablering af team til imødegåelse af udsættelser (bilag) 14. Udviklingsprojekt om klimatilpasning (bilag) 15. Afdeling 13 Silergården, fremrykning af vandinstallationsprojekt og etablering af sekundavandrør 16. Afdeling 13 Silergården, HP4 Idekonkurrence arkitektmodel og økonomi 17. Afdeling 13 Silergården, orientering om genhusning 18. Afdeling 13 Silergården HP4 - orientering om økonomi for rådgivning, "3-i-1" møder og udmelding fra Landsbyggefonden 19. Afdeling 13 Silergården, Nedbringelse af PCB-koncentration (bilag) 20. Afdeling 13 Silergården, Rådgiverudbud i Brøndby Strand (bilag) 21. Tranemosegårdbladet 22. Udpegning af medlem til BO-VESTs miljøforum (bilag) 23. Evaluering af bestyrelsesworkshoppen den 7. januar 2014 (bilag) 24. Planlægning af repræsentantskabsmødet den 21. maj 2014 (bilag) 25. Orienteringssager Antenneforeningen 26. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 27. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 28. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 29. Orienteringssager fra administrationen (bilag) 30. Næste møde 31. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Beretning 2013 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender den økonomiske beretning, resultatopgørelsen og nøgletal fra afdelingerne. Beskrivelse Bestyrelsen godkendte på mødet den 5. februar 2014 Tranemosegårds skriftlige beretning og kort nyt om Tranemosegårds afdelinger. BO-VESTs bestyrelse har nu godkendt administrationens oplæg til formandsberetning i BO-VEST, direktørberetningen og layout af økonomisider. På mødet vil administrationen fremlægge layout af de fire sider, Tra- 2

3 nemosegård har til økonomi i beretningen. Administrationen vil desuden fremlægge et forventeligt næsten færdigt udkast til den samlede beretning. Bilag: Den økonomiske beretning Resultatopgørelse Nøgletal 3. Elevordningen i Tranemosegård Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schüler deltager på mødet og kommer med en orientering. 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Bilag: Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 5. Oversigt over underskrevne pantebreve Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag: Oversigt over underskrevne pantebreve 6. Budget andet udkast Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender 2. budgetudkast Bilag: Budget andet udkast Forudsætninger for budget andet udkast 3

4 7. Revisionsprotokollat Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollat 8. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab 2013 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender årsregnskab Bilag: Tranemosegårds årsregnskab 2013 Kommenteret årsregnskab Godkendelse af årsregnskaber 2013 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender årsregnskaber 2013 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund Afdeling 1, Tranevænget. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 20. marts 2014 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 0,59 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift ( ) og el og varme til fællesarealer ( ). Der har endvidere været ikke budgetterede ydelser til lån på tagsagen ( ) som modsvares af ikke budgetterede renteindtægter ( ) og huslejestigning ( ). Der er også i året foretaget en korrektion vedrørende fejlperiodisering af el og vand i tidligere år ( ). Der er afholdt yderligere udgifter til dækning af tab på fraflyttere i året på kr , da henlæggelsen ikke var tilstrækkelig. Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2015 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. 4

5 Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 3, Maglelund. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 12. marts 2014 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 3,13 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift ( ), diverse udgifter ( ) samt almindelig vedligeholdelse ( ). Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2015 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 4, Tranehaven. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 19. marts 2014 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Underskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 0,62 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Underskuddet skyldes budgetoverskridelser på afskrivning på forbedringsarbejder ( ). Dette modvirkes af besparelser på vandafgift ( ). Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2020 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Underskuddet er overført til konto 407 hvor det er modregnet i overførte overskud fra tidligere år. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 6, Moserne. Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 13. marts

6 Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 0,25 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes besparelser på vandafgift ( ), almindelig vedligeholdelse ( ) og merindtægt på lejeindtægter for råderetssager ( ). Dette modvirkes af merudgifter på afskrivning af forbedringsarbejder ( ). Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2015 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Overskuddet er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 12, Gillesager/Lindeager. Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 17. marts 2014 Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 3,64 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes besparelser på ejendomsskatter ( ), vandafgift ( ) og korrektioner vedrørende tidligere år på ( ). Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 13, Silergården. Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 26. marts Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 2,91 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift ( ) almindelig vedligeholdelse ( ) og ydelser på realkreditlån til bygningsskader ( ). Kr er anvendt til afvikling af underfinansiering, medens resten på kr er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. 6

7 Afdeling 15, Gurrelund/Bjerrelund. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 19. marts 2014 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Overskuddet er kr , hvilket er en afvigelse på 2,73 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på almindelig vedligeholdelse ( ). Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Bilag: Årsregnskaber 2013 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund 10. Nyt årshjul for økonomi på bestyrelsesmøderne Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager det nye årshjul til efterretning og godkender, at økonomiafdelingens løbende rapportering og behandling af økonomipunkter følger vedlagte årshjul. Beskrivelse Administrationen har udarbejdet et årshjul, der giver overblik over, hvornår hvilke økonomidokumenter bliver fremlagt og behandlet. Det drejer sig om årsregnskaber, budget, budgetkontroller, porteføljepleje, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret, rapporter på renoveringssager samt andre løbende statuspunkter. Årshjulet dækker BO-VEST og de 3 organisationer for året 2014/2015 og kan løbende blive revideret. Bilag: Årshjul for økonomi på bestyrelsesmøder 11. Aktionslisten Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag: Aktionslisten 7

8 12. Gennemgang af BO-VEST's spare/indtægtskatalog - herunder orientering fra BO-VEST Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beskrivelse BO-VEST-bestyrelsen har ønsket, at administrationsbidraget frem til 2016 holdes i ro. Da der imidlertid de kommende år vil være øgede udgifter til medarbejderlønninger og bl.a. IT-investeringer i arbejdet med visionen om at blive en førende boligadministration på Vestegnen, er der behov for at finde besparelser og indtægter samt også at flytte udgifter. Administrationen har derfor i løbet af vinteren udarbejde et katalog med en lang række forslag til besparelser og indtægter. BO-VESTs bestyrelse har gennemgået kataloget dels på et ekstraordinært bestyrelsesmøde i slutningen af februar, dels på bestyrelsesmødet den 19. marts med uddybning og detaljer - og er nu tæt på en endelig godkendelse. Ulrik Brock Hoffmeyer vil på organisationsbestyrelsesmødet gennemgå kataloget med argumenter for de enkelte valg og beslutninger. 13. Godkendelse af etablering af team til imødegåelse af udsættelser Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender etableringen af et team til imødegåelse af udsættelser - et Gældsrådgiver-team, der finansieres af dispositionsfonden. Beskrivelse BO-VEST har frem til 30/ af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter fået bevilget et projekt, der skal arbejde med at imødegå, at beboere udsættes af deres boliger. Projektet, der oprindeligt er bevilget af Socialministeriet, hedder Orden i økonomien giver ro i sindet har indtil den 1. august 2013 kørt i Askerød, og det sidste halve år har de været forankret på Malervangen. Projektet har vist sin store berettigelse, ved at antallet af udsættelser af beboere er blevet reduceret. Det betyder, at familier er blevet reddet, i stedet for at være blevet splittet, som det typisk er tilfældet ved udsættelser. Samtidig er der et økonomisk aspekt, idet færre udsættelser betyder en reduktion i afdelingernes omkostninger i forbindelse med udsættelser. Projektet har hidtil haft én fuldtidsansat, men erfaringen viser, at der er brug for en gruppe på mindst to fuldtidspersoner, som kan dække både Tranemosegård, VA og AB. En økonomimedarbejder med ekspertise i gældsrådgivning har undervejs deltaget i projektet en ydelse, der ikke har været dækket af midlerne fra ministeriet. 8

9 Projektet forlænges ikke af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter efter 31/ Administrationen vurderer imidlertid, at det bør videreføres både af menneskelige hensyn og af hensyn til den økonomiske gevinst for afdelingerne. Administrationen vil foreslå, at der etableres et team bestående af to opsøgende medarbejdere, samt at økonomiafdelingen inddrages formelt for at kunne bidrage med gældsrådgivning. I 2013 var der i Askerød 18 færre udsættelse end i 2010 svarende til et fald på ca. 80 %, hvilket har givet en besparelse på omkring kr. Gennemsnitlig set koster en udsættelse i BO-VEST ca kr., hvilket ligger tæt på Socialministeriets anslåede gennemsnit, der er på kr. For detaljerede oplysninger om de faktiske omkostninger ved udsætteler henvises til bilaget Udsættelser: Omkostninger i de 3 organisationer og i alt i BO-VEST. Økonomi og ressourcer Etablering og drift af et team til imødegåelse af udsættelser vil årligt andrage 1,2 mio. kr. Det er baseret på en beregning foretaget med 2013-tal og omfatter lønudgift brutto pr. gældsrådgiver ca kr., tolkebistand, kørsel, kursusudgift m.v. I 2013 var der AB, Tranemosegård og VA i alt 42 udsættelser. De samlede udgifter hertil var i 1,7 mio. kr., svarende til ca kr. pr. udsættelse. Det er et realistisk skøn, at teamet kan reducere antallet af udsættelser med 65 %. Herved spares ca. kr. 1,2 mio. kr. om året. Hertil kommer en række besparelser og fordele, som det ikke er muligt at fastsætte præcist. Fx vil teamets opsøgende arbejde medvirke til, at beboere på vej i restance opdages og bringes på ret køl, før økonomien går skævt. Finansiering: Fordelingen af udgiften på kr. til gældsrådgivning i BO-VEST vil ske i forhold til organisationernes størrelse. Ved lejemål, betyder det et bidrag på 120 kr. pr. lejemål. BO-VEST-bestyrelsen anbefaler, at ordningen finansieres via dispositionsfonden, da det er dispositionsfonden, der dækker hovedparten af tabet. Administrationen har konsulteret BL s advokater om emnet, og de finder dette fuldt legalt, da der er tale om en forebyggende indsats med et socialt sigte. Alternativt kan teamet finansieres, ved at hver boligafdeling betaler 120 kr. om året per lejemålsenhed for at dække udgifterne til teamet. Det vil sige en finansieringsmodel i lighed med den, der gælder for forsikringsordningen for omkostningskrævende personalesager. Hvis den finansieringsform ønskes, anbefales det, at beløbet indarbejdes i de respektive boligafdelingers budget for 2015, eftersom afdelingsbudgetterne for 2014 ligger fast. 9

10 Beløbet, der skal indbetales er følgende for de tre organisationer: VA lejemål x 120 kr. = kr. TMG lejemål x 120 kr. = kr. AB lejemål x 120 kr. = kr. en vedrørende teamet er baseret på, at alle tre organisationsbestyrelser godkender, at det etableres. Det er vigtigt, at udgifterne i administrationen dækkes ind. Tidsplan Hvis teamet godkendes, sættes det hurtigst muligt i værk. Jura Dispositionsfondens dækning af tab i forbindelse med fraflytninger: Tidligere dækkede fonden ikke afdelingernes tab i tilfælde, hvor lejerne er flyttet fra en lejlighed uden at have gjort den i stand eller ikke har betalt husleje. Der er sket en lovændring på dette område den Indtil d. 31/ dækkede dispositionsfonden tab ved lejeledighed (tomgangsleje), men ikke tab på fraflytning. Med den nye lov er det sådan, at for fraflytninger, der sker efter d. 1/4 2013, skal dispositionsfonden dække de beløb, der i et regnskabsår overstiger 316 kr. gange afdelingens lejemålsenheder. På grund af den tid, der går, fra fraflytningen og den regnskabsmæssige afskrivning, vil dette efter administrationens vurdering først for alvor slå igennem i Ved at en del af tabet ved fraflytninger dækkes af dispositionsfonden, fordeles belastningen mellem alle boligorganisationens afdelinger. Nogle afdelinger har i praksis ingen tab i forbindelse med fraflytninger, mens det er en stor belastning for andre afdelingers økonomi. Relevant for strategien Teamet til reduktion af udsættelser falder i høj grad tråd med vores strategi-spor om ASA Alment Socialt Ansvar. Desuden medvirker det til at reducere afdelingernes omkostninger, hvilket er en del af sikker og ordentlig drift. Vurdering På basis af en større, bredere og mere vedholdende indsats, vil det økonomisk give mening for de tre organisationer at etablere et team, der arbejder for at reducere antallet af udsættelser. Det vil ligeledes være en god service for alle vores beboere, at vi giver mulighed for økonomisk rådgivning. Hertil kommer de menneskelige/sociale aspekter. 10

11 Der er desuden er et stort kommunalt fokus på dette BO-VEST- tiltag, og der er ved at blive etableret et kommunalt netværk af både ledere og sagsbehandlere, som sammen med BO-VEST vil søge at mindske antallet af udsættelser. Det målrettede arbejde med udsættelser vil derfor være med til at styrke samarbejdet med vores kommunale samarbejdspartnere, hvilket er til bred gavn for alle parter. Bilag Udsættelser: Omkostninger i de 3 organisationer og i alt i BO-VEST, 10. marts Udviklingsprojekt om klimatilpasning Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Som det er bestyrelsen bekendt er der gennemført et udviklingsprojekt i samarbejde med ingeniørfirma COWI A/S om klimatilpasning af almene afdelinger. Projektet er gennemført med økonomisk støtte fra udviklingspuljen i Ministeriet fra By Bolig og Landdistrikter, MBBL. Udviklingsprojektet er gennemført i løbet af 2013 og er nu afsluttet. I vedlagte notat har administrationen redegjort nærmere for projektforløbet, projektresultat, status og formidling. Notatet er bilagt COWI s afsluttende statusrapport til MBBL, der er fremsendt til MBBL i marts Projektets formål har været at udvikle et administrativt planlægningsværktøj, der kunne hjælpe til, at hensyn til klimaudfordringen kom til at indgå i planlægning af afdelingernes planlagte og periodiske vedligehold samt planlægning af egentlige forbedringer, der kunne reducere afdelingens risiko for f.eks. oversvømmelser ved skybrud. Et særligt perspektiv heri var, at også hensynet til de forsikringsmæssige risici skulle indgå med henblik på at sikre en balanceret huslejeudvikling. Det konkrete resultat af arbejdet er etablering af hjemmesiden der er offentlig tilgængelig. Modellen er udviklet som en generel model, der kan anvendes af alle almene boligafdelinger, der er beliggende i områder med risiko for oversvømmelser ved skybrud. I modellen indtaster den driftsansvarlige forskellige data fra afdelingen, herunder historiske oplysninger om oversvømmelser ved skybrud. Ud fra de indtastede data og data fra et katalog af virkemidler i modellen kan der opnås en pejling af, hvor der er størst effekt ved en given investering, set ud fra økonomi og hensyn til risiko for oversvømmelser. 11

12 Et væsentligt vilkår i tilsagnet handler om formidling af resultatet. Projektet har været lanceret ved et temamøde hos COWI i december 2013 med deltagelse af repræsentanter fra almene boligorganisationer, forsikringsselskaber og MBBL. Der er endvidere skrevet en artikel til tidsskiftet Danske Kommuner. Artiklen forventes offentliggjort ultimo marts eller primo april Der vedlægges kopi af COWI s tekst til artiklen. Bestyrelsen har tidligere tilkendegivet ønske om, at der på repræsentantskabsmødet i maj skulle arrangeres en temadebat om klimaprojektet. Umiddelbart er det administrationens vurdering, at resultatet ikke er særlig velegnet til en egentlig temadebat. Værktøjet kunne godt introduceres for beboerrepræsentanterne, men værktøjet i sig selv lægger ikke op til debat. Ønskes en debat om klimaudfordringen kunne det overvejes at få en ekstern oplægsholder til at sætte rammen for klimaudfordringen, f.eks. en meteorolog. Dette kunne være grundlag for en debat om, hvilken udfordring dette giver for en almen boligafdeling. Herunder kunne introduceres som et eksempel på et hjælpeværktøj der er til rådighed, når afdelingens drift- og vedligehold skal planlægges under hensyntagen til klimaudfordringen. Økonomi og ressourcer: Projektet er 100 % finansieret af tilskud fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, bortset fra BO-VEST medarbejdertimer. Der er anvendt ca. 100 timer i alt. Tidsplan: Projektet er gennemført i Relevant for strategien: Projektet understøtter det strategiske hovedspor om sikker og ordentlig drift samt Almen Social Ansvar (bæredygtighed). Resultatet er indarbejdet i BO-VEST miljøhandlingsplan. Miljø: Projektet understøtter den samfundsmæssige indsats overfor klimaudfordringen. Lovgrundlag: Projektet er godkendt som led i MBBL s almene forsøgspulje. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at projektets resultat er tilfredsstillende. Samarbejdet med en ekstern rådgiver som ansvarlig for selve udviklingsarbejdet har forløbet tilfredsstillende. Bilag: BO-VEST notat af 18. marts 2014, bilagt statusnotat fra COWI for marts 2014 COWI s tekst til artikel til Danske Kommuner om projektet 12

13 15. Afdeling 13 Silergården, fremrykning af vandinstallationsprojekt og etablering af sekundavandrør Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på kr. således, at der fremadrettet henover sommeren 2014 kan trækkes på særlig rådgiverassistance fra Ai-gruppen i forbindelse med afdelingens ønske om fremrykning af vandinstallationsprojekt. Den økonomiske ramme foreslås bevilget fra dispositionsfonden, idet udgiften senere vil blive forsøgt indarbejdet i budgettet for helhedsplanen. Beskrivelse Som tidligere godkendt af bestyrelsen har Ai-gruppen revideret og opdateret rørprojektet fra 2010 med tilhørende økonomi. Det opdaterede projektforslag er forelagt projektgruppen i T13 den 26. februar 2014, hvor gruppen tilsluttede sig, at der blev arbejdet videre på dette grundlag. Ai-gruppen har anslået, at projektet kan gennemføres indenfor et samlet budget på 148 mio. kr. Opdatering af økonomi m.v. har Ai-gruppen inkl. diverse møder med fremlæggelse m.v. kunne holde indenfor den økonomiske ramme på kr. der blev godkendt af bestyrelsen den 25. september Driftsleder Danny Andersen har udarbejdet en opgørelse over de løbende udgifter relateret til vandinstallationer/ pumper m.v., Opgørelsen viser, at der de seneste fem år er sket en udvikling i udgifter fra kr. i 2009 til kr. i Der er således en stigende tendens i løbende vedligeholdelse, der understøtter afdelingens ønske om fremrykning. Ved den nødvendige/ påkrævede rørinstallationsudskiftning er det langt billigere at medtage sekundavandrør end efterfølgende at skulle trække dette rør. Der er et meget stort potentiale for fremtidssikring i at indtænke sekundavand nu. På sigt vil det i forbindelse med afklaringer omkring økonomi og formidling af denne opgave være et behov for at kunne trække på Ole Iversen fra Ai-gruppen, derfor denne anmodning om en yderligere økonomisk ramme. I øvrigt skal der påregnes yderligere rådgiverhonorar i det fremadrettede arbejde med at kvalificere projektet. Det blev på T13s møde med projektgruppen besluttet at rørinstallationsprojektet bør følges af renovering af badeværelserne i T13. Dette arbejde er overslagsmæssigt anslået til yderligere 470 mio. kr. Rambøll og administrationen arbejder på at udarbejde specificeret økonomi for fremrykning/ forcering af udskiftning af vandinstallationer inklusive rørføring for sekundavand og badeværelsesrenovering. Dette indarbejdes i T13s samlede renoverings økonomi. 13

14 Økonomi og projektopdelingen i to faser, fremrykning af vandinstallationsprojekt og HP4, planlægges fremlagt overfor Landsbyggefonden snarligt, med henblik på at få afklaret muligheden for at foretage en faseopdelt gennemførelse HP Afdeling 13 Silergården, HP4 Idekonkurrence arkitektmodel og økonomi Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, en merbetaling til udarbejdelse af en arkitektmodel fra hver af de fire tilbageværende teams i idékonkurrencen. T13 andel af udgiften vil andrage ca kr. der foreslås bevilget fra dispositionsfoden i det udgiften vil søges indarbejdet i det samlede støtteberettigede budget for helhedsplanen. Beskrivelse: De digitaliserede værktøjer arkitekter benytter i dag i form af 3D visualiseringer på plancherne kan give gode illustrationer på projektets idéer og løsninger. De har imidlertid også en svaghed, i det de kan give et forvansket billede af virkeligheden. De fysiske modeller giver muligheder, som ikke kan findes i det digitale univers. Man kan anderledes forholde sig til former, dimensioner på flader og afstande, overgange, lys og skygge ved at betragte modellerne. Modellerne kan bidrage til at vise det samlede greb eller udsnit heraf visuelt og rumligt. På FBU's (det fælles byggeudvalg) møde den 11. marts 2014 blev der orienteret om modellerne og alle tilstedeværende boligselskaber tilsluttede sig ønsket om arkitektmodellerne. For fase 1 for idékonkurrencen er status, at sidste møde i dommerkomitéen er afholdt og der er underskrevet dommerbetænkning for denne fase. Der er nu fundet fire teams af de otte teams, der skal gå videre til fase 2 i idékonkurrencen. Der har været udtrykt stor tilfredshed med møderne, og med processen i dommerkomitéen. Beboerdemokraterne er af fagdommerne og af konkurrencesekretæren, blevet rost for deres store engagement og deres grundige forberedelse. Fase 2 af idéarkitektkonkurrencen igangsættes den 24. marts 2014, hvor arkitektteams arbejder med yderligere detaljeringer og visualiseringer af deres idéer om HP4. Fase 2 forløber indtil ultimo april, med annoncering af vinderen den 3. juni Efter telefonisk aftale med formanden har administrationen allerede meddelt accept af udgiften til udarbejdelse af modeller. Dette med henvisning til, at fase igangsættes inden bestyrelsesmødet. 14

15 17. Afdeling 13 Silergården, orientering om genhusning Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at midlertidig genhusning af højhusbeboerne i forbindelse med PCB renoveringen kan ske på tværs af afdelingerne i Brøndby Strand parkerne. Beskrivelse: I henhold til tidsplan forventes HP4 byggestart ultimo 2016 med de PCB inficerede højhuse. Det er samstemmende vurderet af SBS Rådgivning og Golder Associated, at en PCB renovering i højhusene ikke kan foretages uden at højhusene under renoveringen er 100 % rømmet. På den baggrund vurderer de fire administrationer, at der bør stilles genhusningsboliger til rådighed på tværs af afdelinger for alle berørte beboere uagtet afdelingsmæssig tilhørsforhold. Første prioritet vurderes fra projektgruppen at være, at genhusningen finder sted inden for Brøndby Strand parkernes bebyggelses rammer. Dette har man senest i projektgruppen og nu i FBU (det fælles byggeudvalg) besluttet at tilslutte sig. Der skal derfor være afdelingsvise genhusningsmøder for beboere i de fem PCB-berørte højhuse. Et kommende beboermøde forventes i starten af maj måned. I administrationen opstartes der nu en proces med planlægning af et sådan genhusningsarbejde. 18. Afdeling 13 Silergården HP4 orientering om økonomi for rådgivning, 3-i-1 møder og udmelding fra Landsbyggefonden Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Økonomi i forbindelse med rådgivning fra Ramböll: Rambøll og administrationen arbejder i øjeblikket efter en plan, som er afstemt med projektgruppen i T13, hvor vi med udgangspunkt i SBS s hovedtidsplan søger at optimere HP4 renoveringsprocessen. I indstillingen på organisationsbestyrelsesmødet den 25. september 2013 godkendte bestyrelsen, at afsætte kr. til Rambølls bistand i forbindelse med det fortsatte arbejde op til konkurrencen og under konkurrenceudvælgelsen. Endvidere til Rambølls medvirken ved beboer- og projektgruppemøder i T13 om det fortsatte arbejde omkring helhedsplan HP4. Arbejdet med optimering af tidsplanen formodes at trække på yderligere ressourcer i form af møder og fremlæggelser. Der vil derfor i løbet af foråret være behov for yderligere bistand fra Ramböll. Administrationen vil til bestyrelsens næste møde fremkomme med indstilling om godkendelse af yderligere udgifter på grundlag af et revideret budget. 15

16 Den videre proces og kommende møderække mellem Rambøll og administrationen samt øvrige interessenter er som følger: Marts april maj 2014 Møder med projektgruppe T / afholdt. BO-VEST/Rambølls oplæg til optimeret tidsplan revideres/ foretaget. Drøftelser med SBS om den samlede proces / evt. tilretning / afholdt. Dialog med SBS omkring revideret tidsplan / afholdt. Endelig revision foretages af SBS for hele sagen afstemmes i 1 ste omgang med BO-VEST/ Rambøll Fremlæggelse i projektgruppen SBS og Rambøll + de øvrige boligselskaber BO-VEST/Rambøll fremlæggelse for projektgruppe (T13) Dialog med LBF Møde/beslutning projektgrupper T13 3-i-1 møder Projektgruppen har vurderet, at udbyttet af disse møder ikke står mål med det tidsforbrug, der afholdes af SBS og Netværkskontoret. Det årlige honorar til SBS for afholdelse af denne møderække er anslået til ca kr. Møderne var aftalt som rene orienteringsmøder med det formål at holde Netværkskontoret orienteret om HP4. Da Bente Larsen/Netværkskontoret modtager referater af alle møder i projektgruppen og FBU, holdes Netværkskontoret dermed løbende orienteret på samme niveau som de øvrige parter. Afdelingsbestyrelsen v/ Hugo Thuge har stillet forslag om, at der i De9 regi kunne gives en statusorientering om HP4. Det blev aftalt, at projektgruppen indstiller til De9 om, at en sådan statusorientering i De9-regi afløser 3-i-1 -møderne i den nuværende fase. Udmelding fra Landsbyggefonden om afsatte beløb:. Administrationen har modtaget brev den 3. marts 2014 fra Landsbyggefonden, LBF. LBF oplyser, at de foreløbigt har behandlet sagen og afsat 208 mio. kr. i støttede lån til afdelingen. Tidligere udmeldinger fremgår nedenfor. Det bemærkes, at brevet er led i den årlige udmelding fra LBF for sager, der er på venteliste. Tidligere år: 2013, 28. februar 104 mio. kr. 2012, 10. maj Anmodning fra LBF om at intensivere færdiggørelsen af helhedsplanen. 2011, 1. juni Bekræftelse på at Fonden har modtaget materiale. 16

17 19. Afdeling 13 Silergården, Nedbringelse af PCB-koncentration Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender at der tages særlige initiativer til nedbringelse af den forhøjede PCB koncentration i lejlighed 1,5,4 indenfor en økonomisk ramme på kr kr. der afholdes af dispositionsfonden, idet udgiften senere vil blive forsøgt indarbejdet i budget for helhedsplanen. Beskrivelse Golder Associates har konstateret, at der fortsat er et forhøjet PCB niveau i lejligheden Tranumparken på over 2000 ng PCBtotal/m3. Dette skyldes, at man under opførslen har klattet med fugematerialet og nogen steder har klatterne samme areal som fugen og derved bidrager med lige så meget PCB som selve fugen. Golder foreslår, at arbejdet udføres i to faser: I fase 1 foretages en luftprøve under gulvet. Viser resultatet, at luften er væsentligt mere forurenet end luften i det overliggende rum/ lejligheden, er det en god indikation på, at tiltaget i fase 2 vil kunne have en gavnlig effekt. I Fase 2 foreslår Golder, at der udefra facaden bores sugeslanger ind under lejlighedsgulvet og med små pumper placeret udenpå facade, suger den forurenede luft ud. Yderligere tiltag i lejligheden kan blive nødvendig, fx at lakere gulvet og/ eller tætne gulvene langs væggene med fuge. Herefter genmåles der i lejligheden. Strømforbrug: El til sug bliver nødt til at blive trukket over beboerens egen el-måler uden bimåler. Beboeren dækkes direkte over huslejen for forbruget af el (ud fra en vurdering af, hvor meget strøm der skal bruges), da det er en midlertidig løsning. Ovenstående økonomisk overslag på denne to trins udbedring er som følger: Fase1: Luftprøver under gulv i lejlighed Tranumarken kr Fase 2: Nedbringelse af PCB med plastslanger/ pumper og evt. yderligere tiltag kr Bilag Resultatoversigt over PCB målinger og gældende for Tranumparken 1. 17

18 20. Afdeling 13 Silergården, Rådgiverudbud i Brøndby Strand Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Administrationen og Rambøll har udarbejdet forslag til ændring af opdeling af rådgiver - udbud i Brøndby Strand. Dette materiale har været forelagt projektgruppen/sbs og der er bred tilslutning til at anbefale denne ændring i måden, hvorpå rådgiverudbuddet bydes ud (jf. rådgiverudbud model 2). Begrundelsen herfor er: Opgaven kan være for stor for én rådgiver og det giver bedre konkurrence at dele opgaven. Synergieffekt, når op til tre forskellige rådgivere ser på opgaven i hver deres optik. Mulighed for at fremhæve fokus på PCB. Bilag Rådgiverudbud juni 2013 samt forslag til ændret opdeling af rådgiverudbud model Tranemosegårdbladet Administrationen indstiller, at: Der etableres et bladudvalg med repræsentanter fra Tranemosegårds bestyrelse og evt. afdelingsbestyrelser samt Louise Hansen, BO-VEST. Det næste Tranemosegårdblad udkommer medio juni. Der gennemføres en evaluering af bladet af administrationen i samarbejde med bladudvalget i efteråret Beskrivelse: Tranemosegårdbladet udkommer i dag til mere end 3300 husstande to gange om året om sommeren og om efteråret. Beboerbladet vil gerne være et talerør til og for beboerne i Tranemosegård. For at sikre, at bladet forsat lever op til dette formål, forslås det, at der etableres et bladudvalg. Bladudvalget afholder redaktionsmøder forud for udgivelsen af Tranemosegårdbladet. Her fastlægges rammerne for indholdet i bladet. På mødet udarbejdes også en tidsplan med ansvarlige for hvert enkelt indlæg og tilhørende deadlines. Derudover gennemføres en evaluering af bladet af BO-VEST i samarbejde med bladudvalget i efteråret 2014 af tilfredshed med bladet blandt beboerne. På baggrund af dette kan fremtidige udgaver af Tranemosegårdbladet udvikles, så det fortsat er et talerør for beboerne i Tranemosegård. 18

19 Økonomi og ressourcer: Evalueringen udarbejdes inden for den gældende ramme på kr. Tidsplan: Bladudvalgsmøde i april Udsendelse af Tranemosegårdblad medio juni Udsendelse af Tranemosegårdblad medio oktober Evaluering af Tranemosegårdblad ultimo oktober Præsentation af evaluering og anbefalinger til udvikling af Tranemosegårdbladet på bestyrelsesmøde d. 2. december Udpegning af medlem til BO-VESTs miljøforum Administrationen indstiller, at bestyrelsen udpeger et medlem til BO-VESTs miljøforum Beskrivelse: På BO-VESTs bestyrelsesmøde den 12. december blev det besluttet, at BO-VESTs miljøudvalg nedlægges, og at der i stedet etableres et Miljøforum. Dette forum skal være åbent for alle interesserede beboere og fungere med inspirerende oplæg og udveksling af idéer og erfaringerne om miljø og bæredygtighed. De tre organisationsbestyrelser udpeger et medlem af bestyrelsen til at deltage i Miljøforum. Bilag: Kommissorium for miljøforum 23. Evaluering af bestyrelsesworkshoppen den 7. februar 2014 Administrationen indstiller, - at bestyrelsen evaluerer bestyrelsesworkshoppen som blev afholdt fredag d. 7. februar Beskrivelse: Fredag d. 7. februar afholdt BO-VEST bestyrelsesworkshop med fokus på digitalisering og fornyelse af beboerdemokratiet. Der deltog 18 bestyrelsesmedlemmer og 7 fra administrationen på workshoppen. Arrangementet blev indledt med en teknisk del med et oplæg fra Assembly Voting. Efterfølgende var der oplæg fra Vinie Hansen og Ulrik Brock Hoffmeyer om fornyelse af beboerdemokratiet, som fungerede som inspiration til det afsluttende gruppearbejde. 19

20 Bilag: - Noter fra bestyrelsesworkshop - Slideserie bestyrelsesworkshop feb Digitalt afdelingsmøde - Chr. Fries Foredrag om digitalt beboerdemokrati 24. Planlægning af repræsentantskabsmødet den 21. maj 2014 Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentant skabsmødet den 21. maj Bilag: Udkast til dagsorden for repræsentantskabsmødet den 21. maj Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 29. Orienteringssager fra administrationen Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Almene Boligdage Bestyrelsen har tidligere besluttet, at BO-VESTs stand på Almene Boligdage 2013 udelukkende skulle omhandle solceller med fokus på T13 s anlæg. Da det trækker ud med 20

21 lovgivningsændringen, er det imidlertid ikke helt sikker at solcelleanlægget kan nå at blive etableret, så det kan give stof og billeder til hele standen. Derfor arbejdes der videre med andre emner, således at standen foruden solceller også omfatter helheldsplanen i T13 samt en eller flere andre renoveringer i BO-VEST, bl.a. rækkehusene i Albertslund Syd. Det er også planen, at der hentes 2-3 skulpturer ind fra Hyldespjældets Skulpturbank, samtidig med at historien om skulpturbanken fortælles. Der planlægges en udflugt til rækkehusene og til T13. Uden om vores program har BL bedt om, at Annesophie Hansen holder et oplæg om frivillighed (tidligere leveret på en konference i Billund), og at der arrangeres en udflugt til Hyldespjældets Skulpturbank. Bestyrelsesweb Bestyrelseswebben, som skal give afdelingernes beboerdemokrater adgang til bl.a. nyheder fra BO-VEST, regnskaber og budgetkontroller, er ved at være klar til at blive testet. Der har været en række mindre fejl og udfordringer, som skulle løses før programmet kunne tages i brug, men de fleste er løst nu og de resterende småfejl ventes rettet inden for kort tid. I løbet af april kontaktes de tre afdelinger, en fra hver boligorganisation, der skal teste bestyrelseswebben. Når de har testet systemet i foråret/sommeren rettes eventuelle fejl og systemet lanceres for alle afdelingerne i BO-VEST til efteråret. I forbindelse med lanceringen vil afdelingsbestyrelserne blive tilbudt information/uddannelse i bestyrelseswebbens muligheder og anvendelse. Orientering om organisationsændringer i byggeadministrationen BO-VESTs bestyrelse har på bestyrelsesmødet den 4. februar godkendt, at organiseringen af Byggeadministrationen ændres. Ændringen sker som følge af en udviklingsproces, der er igangsat for at ruste BO-VEST til at kunne administrere de meget store helhedsplaner, vi skal gennemføre i de kommende år. Den opgave kan kun løses, hvis byggeadministrationen har de nødvendige ressourcer og kompetencer. Der er identificeret en række indsatsområder i byggeadministrationen, og der vil særligt blive fokuseret på at forbedre forretningsgange, sikre kompetenceudvikling, roller og ansvar, videndeling og ledelse. En væsentlig ændring er, at vi ud fra analyser og overvejelser i arbejdet med udviklingsprocessen har besluttet at gennemføre en styrkelse af byggeadministrationen i to spor: På den ene side den interne personale- og projektledelse, og på den anden den del, der handler om sparring med projektlederne og samarbejde med kommuner, Landsbyggefond samt andre udadvendte aktiviteter. 21

22 Der er igangsat en proces med rekruttering af en ny byggechef. Når den nye byggechef er tiltrådt, vil vores nuværende byggechef Jesper Rasmussen overgå til en ny stilling som byggeudviklingschef. Både den nye byggechef og byggeudviklingschefen vil indgå i BO-VESTs ledelsesteam. Den endelige opgavefordeling mellem en ny byggechef og byggeudviklingschef ligger endnu ikke fast. Nye stillingsbetegnelser på ejendomskontorerne BO-VESTs bestyrelse vedtog på mødet den 4. februar 2014, der skal indføres nye stillingsbetegnelser på ejendomskontorerne. De nye stillingsbetegnelser er mere tidssvarende og i overensstemmelse med de stillingsbetegnelser, som anvendes i branchen. De nye stillingsbetegnelser er som følgende: Driftslederafdelinger: Ejendomsleder (tidligere driftsleder) Ejendomsmester (tidligere driftsassistent) Førstemand (tidligere førstemand/ledende ejendomsfunktionær) Ejendomsservicetekniker (uddannet) Ejendomsfunktionær Ejendomsserviceteknikerelev Varmemesterafdelinger: Ejendomsmester (tidligere varmemester) Førstemand Ejendomsservicetekniker (uddannet) Ejendomsfunktionær Ejendomsserviceteknikerelev VN blev den 5. februar 2014 orienteret om de nye stillingsbetegnelser. På baggrund af at stillingsbetegnelsen som ejendomsmester er dækket af to forskellige overenskomstområder overenskomsten for ejendomsservice og overenskomst for inspektører har grænsefladerne været drøftet med de faglige organisationer Faglig Puls og EFK på 3 møder i februar og marts. Der er enighed mellem de faglige organisationer om følgende: Hvis medarbejderen i dag, men også fremadrettet, er ansat som ejendomsmester og referer til områdelederen, er medarbejderen organiseret i EFK. Hvis medarbejderen i dag, men også fremadrettet, er ansat som ejendomsmester og referer til ejendomslederen, er det funktionsbestemt, om medarbejderen er organiseret i Faglig Puls eller EFK. 22

23 Der er udarbejdet funktionsbeskrivelser for ejendomsmestre, der henholdsvis referer til områdelederen og ejendomslederen. Indførelsen af de nye stillingsbetegnelser betyder, at der skal foretages ændringer i medarbejdernes ansættelsesbreve. HR vil derfor snarest muligt igangsætte dette arbejde. NBO-konference 2014 NBO-konferencen holdes på Island den september. Administrationen har kontaktet BL, men der er endnu ikke udsendt program for konferencen. Deltagerne er Vinie Hansen (deltager i BL-regi), fra AB: Karl Neumann og Per Mogensen, fra Tranemosegård: Allan Nielsen og Hugo Thuge, fra VA: Biba Schwoon og Astrid Hansen. Ulrik Brock Hoffmeyer deltager fra administrationen. Ny formand for arbejdsmiljøorganisationen Ulrik Brock Hoffmeyer har været formand for arbejdsmiljøorganisationen siden januar Pr. januar 2014 er Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schüler af Ulrik Brock Hoffmeyer udpeget til formandsposten i Arbejdsmiljøorganisationen. Jeannette Pagh Schüler har i sit tidligere virke været formand for arbejdsmiljøorganisationen i otte år, hun har derfor stor erfaring fra området. Kredsvalg Der afholdes kredsvalg i Kreds 2 den 26. marts 2014 på Hotel Scandic i Roskilde. Jørgen Fahlgren fra VA's bestyrelse, stiller op som repræsentant. 9.-Kredsen afholder kredsvalg onsdag den 2. april i Ingeniørforeningens Mødecenter i København. Hans Holm fra AB's bestyrelse stiller op som repræsentant, Allan Nielsen fra Tranemosegårds bestyrelse stiller op som kredsnæstformand og Thomas Green- Andersen, der af Tranemosegårds bestyrelse blev opfordret til at stille op, stiller op som repræsentant eller suppleant. Kandidaterne kan ses på BL's hjemmeside. Ulrik Brock Hoffmeyer deltager på valgdagen i 9. Kreds i et panel om udsættelser. Udlejningssag i afdeling 3 Maglelund I forbindelse med omstændighederne omkring tildelingen af lejemålet Magelund 4, st. th Brøndby Strand, blev der afholdt møde i BO-VEST administrationen, Malervangen 1, Glostrup, den 6. marts Deltagere var: David Lak Dorthe Larsen Jørgen Rækby Carsten Brank Ulrik Brock Hoffmeyer 23

24 Administrationen beklagede forløbet og uddybede tidligere fremsendte notat og beklagelse. David Lak fremhævede, at det giver anledning til forvirring, at flere ansøgere kan have samme prioritet til et lejemål. Fx kan to beboere begge være nr. 2. Forklaringen er, at når en lejlighed sendes i udbud i næste runde, vil prioriteten starte forfra, og dermed det nummer ansøgeren fremstår med i sit tilbud. Dette sker, for at en ansøger ikke på forhånd skal opgive, hvis han eller hun, fx står som nummer 21. Administrationen anerkender at det kan skabe forvirring, og vil søge at løse problemet ved at angive hvilken tilbudsrunde det drejer sig om, i toppen af tilbudsbrevet. Ved mødet blev det desuden aftalt, at David Laks boligønske i afdelingen, angives som stue eller 1. sal. Tranehaven status på altaner Som oplyst på seneste bestyrelsesmøde aflyste skønsmanden hans gennemgang af altaner på grund af vejret. I dagene den 11. marts 13. marts lykkedes det at få gennemført besigtigelsen. Besigtigelse skete fra lift med hjælp fra de lokale driftsmedarbejdere. Skønsmandens erklæring forventes indenfor 2-3 uger. Når rapporten er modtaget vil BO- VEST s eksterne advokat udarbejde en indstilling for det videre forløb, herunder vurdere om der ses mulighed for forlig eller sagen bør videreføres i Voldgiftsretten. Bestyrelsen ønskede på sidste møde en tilkendegivelse af, hvem der skal dække de resterende udgifter, såfremt den erstatning der opnås ikke dækker udgiften til udbedring. Det kan bekræftes, at der er en risiko for, at den erstatning, der opnås ikke kan dække alle udgifter til afhjælpning af de registrerede fejl og mangler. Umiddelbart er det administrationens vurdering, at en sådan udgift skal dækkes af afdelingen, alternativt af tilskud fra dispositionsfonden. På grund af den meget store usikkerhed, der er forbundet med det endelige udfald af skønssagen foreslås det, at en endelig vurdering af dette forhold og udarbejdelse af handlingsplan for afhjælpning foreløbig afventer, at der foreligger en indstilling fra advokaten. I det tilfælde, at sagen skal videreføres for Voldgiftsretten må det på det tidspunkt vurderes, om der uden yderligere ophold skal iværksættes udarbejdelse af en plan for afhjælpning. Moserne - affaldshåndtering På Tranemosegårds bestyrelsesmøde den 5. februar 2014 blev administrationen bedt om at undersøge om projektet kan tilpasses Brøndby Kommunes forsøgsprojekt. 24

25 I forløbet op til beboermødets godkendelse i september 2013 har der været afholdt møde og været jævnlig kontakt til kommunens affaldsafdeling. Emnerne har været kommunens krav til beholdere og tømningsmetoder, samt muligheden for at få tilskud til opsætning af papir og flaskecontainere i tilslutning til containeren med restaffald (husholdningsaffald). De krav som kommunen har til containere bliver naturligvis indarbejdet i udbudsmaterialet. Desværre havde kommunen allerede efter sommerferien 2013 disponeret deres midler til containere mv. for både 2013 og 2014, så der var ikke mulighed for at få tilskud til etablering af papir og flaskecontainere her og nu. Der kan dog søges igen senere, såfremt det ønskes. Det formodes, at de midler kommunen havde, blev disponeret til det forsøg som er blevet lavet i Brøndbyparken (ved Gillesager), hvor der er lavet 11 fuldt nedgravede affaldsøer med sortering i 4 affaldstyper altså 44 containere i alt. Der var en lille mulighed for at få kommunen til at bidrage, såfremt der samtidig blev etableret en container for bio-affald. I så fald ville kommunen forsøge at finde de ekstra midler til disse containere. Afdelingsbestyrelsen valgte dog at se bort fra denne mulighed, da de frygtede, at det ville forværre chancerne for at få nedlagt skaktene, hvis beboerne både skulle bringe affaldet ned på gaden og sortere affaldet oppe i køkkenet. I forbindelse med opsætningen af containere til restaffaldet, vil der ved placeringen blive taget hensyn til og disponeret plads til en fremtidig udvidelse med containere med andre affaldstyper. Afdelingen er således forberedt, såfremt og når kommunen kræver yderligere sortering. Status på udsættelser - januar - februar 2014 Som opfølgning på projektet Orden i økonomien, giver ro i sindet får bestyrelsen en status over udsættelser måned for måned fordelt på afdelinger og organisationer. Antal udsatte i januar og februar måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 4 udsættelser Tranemosegård: 3 udsættelser AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: Askerød 1 Blokland 2 Galgebakken 1 Maglelund 2 Silergården 1 25

26 2 blev i Askerød "reddet" dagen før og i Moserne blev en familie sat ud i 3 dage, men blev sat ind igen. Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. marts 2014 Antal ledige lejemål Boliger: 1 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer. Tranevænget 30, 1.tv. Lejetab: 1. februar 31. marts 2014 kr ,00 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - februar er vedlagt som bilag. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Louise Hansen, kommunikationsmedarbejder, Michael L. Nielsen, tidsbegrænset ansat projektmedarbejder i driften, Boligafdelingerne: Morten Martinussen, caterelev i T13, Erik Henry Ganvig, EF i Tranehaven, Fratrædelser Administrationen: Christina Ørding Thomsen, adm.medarbejder i driften, Line Nyhuus, student i kommunikation og udvikling, Boligafdelingerne: Ingen Flytninger Claus Juul Olsen, rykker fra Gadekæret til førstemand i Tranehaven,

27 30. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er onsdag den 21. maj 2014 i forbindelse med repræsentantskabsmødet. 31. Eventuelt Bilag: Den økonomiske beretning Resultatopgørelse - beretningen Nøgletal - beretningen Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Oversigt over underskrevne pantebreve Budget andet udkast Forudsætninger for budget andet udkast Revisionsprotokollat Tranemosegårds årsregnskab 2013 Kommenteret årsregnskab 2013 Årsregnskaber 2013 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund Årshjul for økonomi på bestyrelsesmøder Aktionslisten Udsættelser: Omkostninger i de 3 organisationer og i alt i BO-VEST, 10. marts 2014 BO-VEST notat af 18. marts 2014, bilagt statusnotat fra COWI for marts 2014 COWI s tekst til artikel til Danske Kommuner om projektet Resultatoversigt over PCB målinger og gældende for Tranumparken 1 Rådgiverudbud juni 2013 samt forslag til ændret opdeling af rådgiverudbud model 2 Kommissorium for miljøforum Noter fra bestyrelsesworkshop Slideserie bestyrelsesworkshop feb Digitalt afdelingsmøde Chr. Fries Foredrag om digitalt beboerdemokrati Udkast til dagsorden for repræsentantskabsmødet den 21. maj 2014 Opsigelses- og fraflytningsstatistik for januar - februar 27