FAQ: Outlook i MSO. Outlook som nyt post og kalendersystem i MSO. IT og Digitalisering Sundhed og Omsorg Aarhus Kommune

Transkript

1 FAQ: Outlook i MSO Outlook som nyt post og kalendersystem i MSO

2 Hvornår får vi Outlook i MSO? Efter planen juni 2011.

3 Hvad med mine gamle s? Du kan når som helst finde dine gamle mails ved at åbne Notes helt som Du plejer. Når Du skifter til Outlook, får Du de sidste seks måneders mails med fra Notes. I praksis kan det tage 2-3 dage før alle har 3 måneders mails i Outlook. Mails som er ældre end 3 måneder skal du stadig finde i Notes. De vil blive konverteret i løbet af sommeren, så al post forventes konverteret i august.

4 Hvad med mine mapper? Alle post-mapper bliver flyttet med over i Outlook.

5 Beholder jeg min mailadresse? Ja. Du beholder din eksterne mailadresse Notesnavne kan ikke benyttes i Outlook (f. eks. Jan Frederiksen/MAG3/M3/AAK).

6 Får jeg mine kalenderaftaler med? Ja - dine eksisterende aftaler flytter med. Du skal dog forvente problemer med gentagne kalenderaftaler (bliver til ekeltstående aftaler) deltagere til møder (deltagerstatus går tabt) Det gælder ikke nye aftaler lavet i Outlook.

7 Får jeg mine kontaktpersoner med? Ja. Kontaktpersoner og grupper i din lokale adressebog flytter med til Outlook. Bemærk: PDA-brugere skal være særlig opmærksomme på kontakter, der ligger på PDA-en.

8 Får jeg mit postarkiv med? Ja, det gør Du. Men først når hele er skiftet til Outlook. I mellemtiden kan de arkiverede mails (over 3 måneder gamle) findes i Notes.

9 Kan jeg sende mails fra Outlook til Notes? Ja. Alle brugere kan sende post til hinanden - uanset om de er i Notes eller er kommet over i Outlook.

10 Kan jeg sende en kalenderinvitation fra Notes til Outlook? Ja. Den sendes som en vedhæftet fil, der lægges ind i Outlooks kalender.

11 Kan jeg se ledig tid hos Notesbrugere fra min Outlook? Nej. Outlook kan ikke se ledig tid hos Notes-brugere og omvendt. I MSO er problemet begrænset til møder med eksterne deltagere - fra andre magistratsafdelinger, da de andre afdelinger skifter på andre tidspunkter.

12 Kan jeg booke mødelokale via Outlook? Nej. Lokalebooking ligger stadig i Notes, og booking skal derfor foregå i Notes indtil videre. Men mødeindkaldelse skal foregå i Outlook.

13 Kan jeg stadig bruge fælleskalenderen? Tjah - men det tilrådes ikke Faciliteten fælleskalender i Notes er der stadig MEN oplysningerne ophører med at være ajour efterhånden som brugerne skifter til Outlook.

14 Kan jeg bruge Outlook fra Citrix? Ja. Outlook bliver tilgængelig via Citrix og også via Web Access ( token ).

15 Kan jeg journalisere s i Cirius? Ja hvis Du kunne i Notes, kan Du også i Outlook. Outlook får en knap, der bruges til at åbne Cirius. Selve Journaliseringen foregår uændret.

16 Kan jeg bruge min post under overgangen fra Notes til Outlook? Ja. Selve migreringen af brugere og data er planlagt til fredag d. 17. juni frem til søndag d. 19. juni. I praksis bliver der et kort driftsstop for post for alle MSO-brugere. Efter få timer kan Du modtage nye mails i Outlook og evt. læse gamle mails i Notes.

17 Kan man sende sikker post i Outlook? Ja. Der kommer en sikker postfacilitet i Outlook. Nøjagtig vejledning senere

18 Får jeg gamle postregler med? Nej. Postregler flyttes ikke med til Outlook. Der bliver lavet vejledninger i, hvordan Du kan lave nye postregler i Outlook. Men de regler Du har i Notes, går tabt.

19 Kan jeg overdrage rettigheder til postkasser til andre? Ja Du kan overdrage postkasser mellem brugere i Outlook ligesom du kan i Notes. Det gælder både personlige postkasser og funktionspostkasser.

20 Hvordan lærer jeg mere om Outlook? Børsens e-læringssystem har adgang for alle medarbejdere med AZ-ident i MSO. Her finder du både begynderkurser og udvidede kurser i brugen af Outlook. Du kan læse mere om online kurser på portalen under IT og telefoni. Outlook får en Hjælp -knap, der starter en elektronisk guide i brugen af Outlook. Atea tilbyder kurser i bla. Outlook. Tilmeld dig et af disse kurser via linket: Dette link vil også være at finde på portalen sammen med andre kursustilbud.