KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Holmboes Allé 12 Postboks Horsens. VUC Aarhus. Revisionsprotokollat af 18.

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Holmboes Allé 12 Postboks Horsens Telefon Telefax Revisionsprotokollat af 18. november 2013 vedrørende risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i årets løb KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.

2 Indhold 1 Indledning Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan Risikovurdering Revisionsstrategi og -plan Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v Tilskud fra Undervisningsministeriet Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Varekøb, kreditorer og udbetalinger Beholdningseftersyn Lønninger m.v Økonomirapportering og budgetprocedurer Kantinedrift It-anvendelsen Besvigelser Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet Godkendelse af årsrapporten for 2012 fra Undervisningsministeriet Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Nye krav i lovgivning, standarder m.v Resultatlønskontrakt Måltal og politikker for kønsmæssig sammensætning Afsluttende oplysninger m.v Bestyrelsens forhandlingsprotokol Andre ydelser end revision

3 1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for 2013 for. I revisionsprotokollatet har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlige fejlinformationer i årsregnskabet (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsregnskabet for Revisionsprotokollatet er udarbejdet til brug for bestyrelsen (Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen) og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. Revisionens mål og omfang m.v. Vores revision udføres i overensstemmelse med internationale revisionsstandarder (ISA) og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, god offentlig revisionsskik og lov nr. 880 af 8. august 2011 om almen gymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., samt bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Ansvarsforhold for regnskabsaflæggelsen og revisionens mål og omfang er omtalt i vores revisionsprotokollat af 15. maj Revisionen af årsrapporten for 2013 udføres i overensstemmelse hermed. 2 Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan 2.1 Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til institutionen og dens omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi med ledelsen drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og de af ledelsen iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller og kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutionens aktiviteter, branchen, de etablerede kontroller og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter, hvortil der efter vores opfattelse er knyttet risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost/-område Revisionsfokus Taxameter og andre indtægter Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Løn- og lønafhængige omkostninger samt øvrige omkostninger Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering 228

4 Regnskabspost/-område Revisionsfokus Anlægsaktiver Tilstedeværelse og vurdering af levetider og scrapværdi Tilgodehavender Overarbejdsforpligtelser og feriepengeforpligtelser Tilstedeværelse og værdiansættelse Fuldstændighed og værdiansættelse Økonomirapportering og budgetprocedurer Rettidig udarbejdelse og informationers pålidelighed It-anvendelse og generelle it-kontroller Datasikkerhed og informationers pålidelighed Regnskabsposterne overarbejdsforpligtelse og anlægsaktiver indeholder væsentlige skøn. Vi vil følge op på de skøn, ledelsen vil foretage i årsregnskabet for Revisionsstrategi og -plan På baggrund af vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt vores revisionsstrategi og -plan for Ved fastlæggelse af vores revisionsstrategi har vi taget udgangspunkt i bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol ved institutioner for almene voksenuddannelser (revisionsbekendtgørelsen). Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi foreløbig valgt at basere hovedvægten af vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer de af ledelsen etablerede registreringssystemer, forretningsgange samt ved stikprøver tester de interne kontroller. Herudover vil der blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører sustansanalytisk revision. På baggrund af den overordnede revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på at reducere risikoen for, at vi ikke identificerer væsentlig fejlinformation i årsregnskabet til et acceptabelt lavt niveau. 3 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i årets løb har til formål at undersøge og vurdere, om vi kan basere vores revision på udvalgte forretningsgange og interne kontroller. Revisionen er rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være betydelig risiko for væsentlige fejlinformationer i årsregnskabet. I det følgende har vi omtalt forhold, som efter vores vurdering bør komme til bestyrelsens kendskab. 229

5 3.1 Tilskud fra Undervisningsministeriet Revisionen af grundlaget for institutionens modtagne tilskud fra Undervisningsministeriet sker ved stikprøvevis gennemgang af de kvartalsvise indberetninger til ministeriet. Samtidig afgives der erklæringer over for Undervisningsministeriet om indberetningerne. Vi har herudover påset, at institutionen kvartalsvis afstemmer tilskud til oversigt fra Undervisningsministeriet, ligesom der sker detaljerede afstemninger af såvel aktivitet som beløbsstørrelse. 3.2 Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har påset, at fakturering af faktureringsmodne ydelser sker rettidigt, at debitormodulet afstemmes, og at der følges op på overforfaldne debitorer til imødegåelse af risikoen for tab. Vi har påset, at der kvartalsvis foretages afstemning af, at alle indberettede handleplanskursister er faktureret til kommuner og jobcentre. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.3 Varekøb, kreditorer og udbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har stikprøvevis kontrolleret grundlaget for udbetalinger, samt om der løbende er stemt af mellem kreditor- og finanssystem. Vi har endvidere stikprøvevis kontrolleret, at kreditorsaldi afstemmes til kontoudtog fra leverandører. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.4 Beholdningseftersyn Vi har den 22. oktober 2013 foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af likvid- og finansområdet på institutionens hovedkontor. I forbindelse med beholdningseftersynet har vi gennemgået og vurderet forretningsgangen, fuldmagtsforhold samt de interne kontroller omkring ind- og udbetalinger. Som led i eftersynet er institutionens likvide beholdninger afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra institutionens bankforbindelser. Vi har påset, at likvide beholdninger bliver stemt af løbende. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 230

6 3.5 Lønninger m.v. Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller på lønområdet på grundlag af regnskabsinstruksen og oplysninger fra institutionens administrative personale. Vi har påset, at der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer på lønområdet, gennemgået afstemningen mellem lønsystemet SD og finansbogholderiet, samt gennemgået institutionens månedlige budgetopfølgningsprocedurer. Det er ikke et system krav, at der skal to personer til at godkende lønudbetalinger i Silkeborg Data (SD). Institutionen har derfor indført kompenserende kontroller der sikre at alle indtastede data efterfølgende godkendes af en anden løn medarbejder, samt at der gennemføres en detaljeret løn opfølgning på individniveau, der godkendes af de respektive afdelingsansvarlige. Vi har påset at disse kontroller udføres. Vi har stikprøvevis revideret institutionens lønudbetaling for september 2013, og har herunder kontrolleret, at: der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af anciennitet er sket i overensstemmelse med reglerne herom pensionsbidrag er i overensstemmelse med gældende regler aldersbetingede tillæg, anciennitets- og stedtillæg er opgjort korrekt, og at der er dokumentation for forhold af relevans for anciennitetsberegningen variable ydelser er opgjort korrekt, dokumenteret samt attesteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksen der foreligger kørselsbemyndigelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse med højeste sats udregning og udbetaling af over- og merarbejde er foretaget i henhold til gældende regler. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.6 Økonomirapportering og budgetprocedurer Vi har stikprøvevis gennemgået institutionens økonomirapportering pr. 30. juni 2013 og påset, at rapporteringen er udarbejdet på grundlag af en ajourført og afstemt råbalance. Rapporteringen er udarbejdet på baggrund af periodisering af institutionens indtægter i overensstemmelse med institutionens valgte princip. Der er foretaget enkelte periodiseringer af omkostninger, herunder periodisering af forventet overtid. Rapporteringen udarbejdes kvartalsvis og sammenholdes med budget for den tilsvarende periode, og afvigelserne forklares. Rapporteringen indeholder en opfølgning på såvel resultat, balance og likviditet. 231

7 Institutionen har påbegyndt udarbejdelsen af budgettet for 2014 efter samme budgetmodel som for Kantinedrift Institutionen har vurderet, at det fortsat er mere økonomisk for institutionen selv at drive kantinen. For at reducere statens forpligtelser skal kantiner på uddannelsesinstitutioner som hovedregel udliciteres. Vi skal derfor anbefale, at institutionen med mellemrum udbyder kantinedriften med henblik på bortforpagtning. 3.8 It-anvendelsen Institutionen anvender it-systemer i alle væsentlige forretningsprocesser, herunder bogføring, økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Manglende tilstedeværelse af velfungerende kontroller omkring it-anvendelsen medfører risiko for fejl i disse forretningsprocesser. Vi har gennemgået institutionens it-anvendelse med institutionens it-ansvarlige It-strategi og it-sikkerhedspolitik Rammerne for institutionens it-sikkerhed er fastlagt i en it-sikkerhedsinstruks, der er godkendt af bestyrelsen den 25. januar Generelle it-kontroller Som led i revisionen har vi planlagt at gennemgå virksomhedens generelle it-kontroller. Gennemgangen forventes gennemført i december Outsourcing af it Driften af de væsentligste administrative it-systemer for er outsourcet til KMD og SD. Outsourcing af it og dermed de tilhørende kontroller fritager ikke institutionens ledelse for sit ansvar for etablering og udførelse af disse kontroller. Vi har anmodet ledelsen om at indhente erklæring fra uafhængig revisor om de generelle itkontroller hos KMD og SD i forbindelse med årsafslutningen. Efter modtagelse af disse erklæringer vil vi vurdere, om de etablerede kontroller hos KMD og SD er tilfredsstillende med henblik på at sikre institutionens it-anvendelse. Sammenfatning Når gennemgangen af de generelle it-kontroller er afsluttet, vil vi rapportere herom i vores næste revisionsprotokollat. 232

8 3.9 Besvigelser Vi har ikke under den hidtil udførte revision fået kendskab til besvigelser eller formodede besvigelser. Ledelsen har oplyst, at institutionens forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter deres opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Hvis bestyrelsen har kendskab hertil, skal dette kommunikeres til de underskrivende revisorer. 4 Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet 4.1 Godkendelse af årsrapporten for 2012 fra Undervisningsministeriet Undervisningsministeriet har godkendt årsrapporten for for 2012 med bemærkninger vedrørende beregning af fuldførelsesprocent, samt revisorbemærkninger til brugen af resultatlønskontrakter. har i brev af 24. september 2013 redegjort for ovenstående punkter over for Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. 4.2 Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Institutionens regnskabsinstruks skal som udgangspunkt revideres en gang årligt, for at sikre at der løbende sker ajourføring af arbejdsgange og rutiner på regnskabsområdet. Institutionen foretager løbende opdatering af regnskabsinstruksens bilag. 5 Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Revisionen udføres i årets løb og ved årsafslutningen. I forbindelse med den hidtil udførte del af revisionen har vi ikke konstateret væsentlige svagheder vedrørende de af ledelsen etablerede væsentlige forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. Vi er ikke blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på årsregnskabet. Bliver vi senere under revisionen opmærksomme på forhold, som vi vurderer, kan give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen, vil dette blive meddelt bestyrelsen ved indførelse i revisionsprotokollen. Revisionen af årsregnskabet for 2013 kan ikke anses for afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning. 233

9 6 Nye krav i lovgivning, standarder m.v. 6.1 Resultatlønskontrakt Den 27. juni 2013 udsendte Undervisningsministeriet nye retningslinjer og bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakter med institutionens øverste leder og øvrige leder. Årsagen til opdateringen skyldes, at ministeriet ønsker at inspirere bestyrelserne til at drage nytte af, at aftalebindingen på lærernes arbejdstid er væk. De væsentligste ændringer vedrører følgende forhold: Ændret fordeling af den økonomiske ramme på basisramme og ekstraramme Krav til tydeligere evalueringsmetoder Nyt obligatorisk indsatsområde ved brug af ekstrarammen Krav om dokumentation af, hvordan målene skal evalueres, og hvilken målopfyldelse der er opnået Krav om dokumentation af bestyrelsens stillingtagen til indgåelse og udmøntning af kontrakten i bestyrelsesreferater Ændret frist og form for indberetning Præciserede regler for offentliggørelse De nye retningslinjer er gældende for kontrakter, der indgås efter den 27. juni Måltal og politikker for kønsmæssig sammensætning Folketinget har den 22. marts 2013 vedtaget lovforslag *) om måltal i bestyrelser m.v. i statslige institutioner og virksomheder. Lovforslaget pålægger uddannelsesinstitutioner at opstille måltal vedrørende den kønsmæssige sammensætning i bestyrelsen og udarbejde politikker for den kønsmæssige sammensætning i ledelsen generelt. Derudover pålægger loven institutionerne at indberette institutionens kønsmæssige sammensætning i bestyrelsen m.v. samt de måltal og politikker, der er opstillet og udarbejdet i overensstemmelse med loven, til ministeren for ligestilling og kirke. Disse måltal og politikker bør opstilles og udarbejdes snarest muligt, da loven gælder for regnskabsåret 2013, og indberetningen skal ske første gang i *) Bekendtgørelse nr. 341 af 22. marts 2013 om måltal i bestyrelser mv. og politik for de øvrige ledelsesniveauer i statslige institutioner og virksomheder for at fremme en ligelig kønsmæssig sammensætning 234

10 7 Afsluttende oplysninger m.v. 7.1 Bestyrelsens forhandlingsprotokol Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 24. september Andre ydelser end revision Vi har siden vores revisionsprotokollat af 19. marts 2013, ud over lovpligtig revision, efter anmodning udført følgende opgaver for institutionen: Regnskabs- og rådgivningsmæssige opgaver Assistance i forbindelse med at institutionen har haft deres finansiering i udbud. Sikkerhedsforanstaltninger Inden accept af nævnte rådgivnings- og assistanceopgaver har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed. Horsens, den 18. november 2013 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob Nyborg statsaut. revisor Helle Lorenzen statsaut. revisor 235

11 Revisionsprotokollat omfattende side er fremlagt på mødet den 17. december 2013 I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk formand næstformand Merete Ipsen Marianne Ping Huang Peter Hegner Bonfils Pauli Johansen Frits Andersen Dorthe Stockfish Niels Jørgen Andreasen Maria Simonsen Amanda Schack Sejr Erik Ernø-Kjølhede rektor 236