Vejledning til booking af mødelokaler og bestilling af mødeforplejning

Transkript

1 Vejledning til booking af mødelokaler og bestilling af mødeforplejning Booking af mødelokaler og bestilling af forplejning foregår via Outlook Kalender. Her følger en guide til, hvordan du gør det lettest i én handling. Først kan du se, om dit mødelokale er ledigt ved at åbne mødelokalets kalender. Vælg Åben kalender og derefter Fra adressekartoteket. Du skal herefter søge på ordet mødelokale, og mødelokalernes kalendere dukker op. Nu har du set, at dit mødelokale er ledigt. Tryk på knappen "Nyt møde": Indtast tidspunkt (dato og klokkeslet) og emne for mødet. NB: Emnet vil blive vist på infoskærme og mødet vil kunne åbnes af kolleger, ligesom din egen kalender kan åbnes, så vær påpasselig med, hvad du skriver i din mødeindkaldelse. 1

2 Du vil nu vælge et lokale til mødet. Tryk på knappen "Ressourcer": Du skal nu dobbeltklikke på det lokale du vil booke. Du kan også trykke på "Vælg" i stedet for at dobbeltklikke. NB: Hvis et ønsket lokale ikke er ledigt på det angive tidspunkt, vises det ikke i listen. Du vil se, at dit mødelokale står i "Til"-feltet. Invitér eventuelt nu dine gæster til mødet. Du vil senere kunne tilføje eller slette gæster. Medmindre du vil bestille forplejning (kaffe, frugt, mad osv.) til dit møde, er du nu færdig med at booke lokale og kan sende din invitation (tryk på "Send"). Vil du senere redigere i mødet, skal du finde det i din kalender og åbne det. Du får bekræftelsesmail efter booking og bestilling. Disse mails er kun til orientering. 2

3 Forplejning NB: Forplejning skal bestilles senest kl dagen (i Glesborg kl ) før dit møde. Hvis du ikke nåede det inden fristen skal du kontakte den relevante kantine. Hvis du vil bestille forplejning til dit møde, skal du åbne dit møde og trykke på knappen "Services": Der åbner sig et lille vindue. Se om antallet af deltagere er korrekt. Du kan her bestille flere eller færre portioner end antallet af deltagere i din mødeinvitation. Du skal ikke tage dig af de andre felter. Tryk på "Ny bestilling". Vælg dine varer. (Se billede på næste side) 3

4 4

5 Angiv eventuelt leveringstidspunkt Leveres kl. og afrydningstidspunkt: Hvis du vil give en besked til kantinen, trykker du på "Besked" og skriver dit ønske: NB: Ved frokost angiv antallet af spisende, der ikke er med i frokostordningen i Besked. Tryk "Ok" og luk bestillingsvinduet ned. 5

6 Du kan redigere din bestilling senere, hvis det bliver nødvendigt. Du har nu booket lokale og forplejning. Send derfor din mødeindkaldelse. Tjek eventuelt om alt er som det skal være ved at åbne dit møde i din kalender. Tjek eventuelt også mødelokalets egen kalender for at se, om dit møde er gået igennem her også. Du får bekræftelsesmail efter booking og bestilling. Disse mails er kun til orientering. To bestillinger til samme møde Hvis du vil bestille to gange forplejning til samme møde (f.eks. brød og kaffe kl. 10 og så frugt vand kl. 12.). Skal du lave to gange Ny bestilling, hver med sit eget afleveringstidspunkt. På billedet nedenfor er der f.eks. lavet en bestilling til kl og én bestilling til kl De bliver altså afleveret på hvert sit tidspunkt og er separate bestillinger til det samme møde. 6

7 Forplejning til eget/andet kontor Der er mange kontorer, der ikke kan bookes, f.eks. dit eget. Derfor kan du dog stadig bestille forplejning til et møde på dit eget eller et andet kontor. Du går ind og laver et nyt møde. Som ressource vælger du Eget kontor Grenaa/Allingåbro eller Glesborg og laver en bestilling til mødet. Husk i bestillingen at give besked om, hvilket kontor forplejningen skal afleveres til. NB: Ofte skal du selv afhente din forplejning i kantinen. Der leveres ikke til alle kontorer. Aflysning af møde Hvis du vil aflyse dit møde og din forplejningsbestilling, skal du finde dit møde i din kalender. Åbn mødet og tryk på knappen "Send aflysning". Dit møde er nu aflyst og din bestilling af forplejning slettes. Sletter du en forplejningsbestilling meget tæt på mødets starttidspunkt, advisér da venligst kantinen. FAQ ofte stillede spørgsmål: Hvad med møderne fra det gamle system? Der var booket mange møder i det gamle system. Møder, som ligger ude i fremtiden. Disse møder er blevet flyttet over i Outlook. Dette betyder, at disse møder ikke længere har en ejer, altså en person, der har booket mødet. Derfor kan du ikke redigere et møde, som du ikke har booket via Outlook. Hvis du skal slette eller redigere et møde fra det gamle system, skriv da mødets tidspunkt, emne og mødelokale til Nis Hollesen på nih@norddjurs.dk og angiv, hvad der skal ændres. Jeg skal booke, men skal ikke selv med til mødet I fald du skal booke for en kollega, men ikke selv skal med til mødet, skal du have adgang som stedfortræder til din kollegas kalender. Læs vejledning til, hvordan du bliver stedfortræder i en kollegas kalender (pdf) 7