Referat af generalforsamling i VIDA

Transkript

1 Referat af generalforsamling i VIDA Dato: Mandag den 17. maj 2010 kl på Hotel Frederiksdal Dagsorden: Dagsorden for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent 2. Formandens beretning og årets arrangementer 3. Fremlæggelse af regnskab 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 6. Valg af revisor og revisorsuppleant 7. Arbejdsplan Evt. Ad punkt 3: Det reviderede regnskab for 2009 (samt referatet fra sidste generalforsamling) kan hentes på VIDAs hjemmeside Ad punkt 4: Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være sekretariatet i hænde senest 02. maj Ad punkt 5: Bestyrelsen består ifølge vedtægterne af 7 medlemmer, der konstituerer sig selv. Medlemmerne vælges for 2 år ad gangen. I år er Grete Stærkind, Anita Pedersen, Lars Bjørn Larsen og Bo Nilsson på valg, og ihvertfald et par af dem ønsker ikke at genopstille. Ad punkt 6: Bestyrelsen har i det forløbne år besluttet at overlade foreningsadministrationen til firmaet FDE A/S, som dermed også foretager bogføringen. Da vi således har valgt en mere professionel løsning vil vi bede generalforsamlingen tage stilling til, om vi fortsat også har brug for en professionel revision af regnskabet, eller om vi skal nøjes med at vælge to medlemmer som hhv. revisor og revisorsuppleant. Ad punkt 1) Formanden bød de 24 deltagere velkommen til generalforsamlingen og foreslog Henning Morgen som dirigent. Forslaget blev vedtaget, og dirigenten kunne herefter konstatere, at generalforsamlingen var rettidigt og lovligt indkaldt.

2 Dagsorden godkendt Ad punkt 2) Formandens beretning Et godt år er gået. Det virker som om vi er ved at finde vores plads. Vi afholder arrangementer i henhold til alle bogstaver i VIDA. Det er tydeligt at det er forskellige mennesker til de forskellige arrangementer. Det viser enten at vi rammer rigtigt for den enkelte og dækker bredt eller at det er tilfældigt, hvem der kommer. Navneskift: De fleste siger: VIDA - tidligere dansk arkivselskab, så det er spørgsmålet om det har været det værd. Men vi holder fast nu. Vi har overvejet mulighederne for aflastning på de administrative opgaver i bestyrelsesarbejdet. Bl.a. har vi genovervejet at ansætte en studentermedhjælper. Det er endt med at vi har hyret ekstern hjælp hos FDE A/S til at klare diverse administrative opgaver. Vi har overvejet om vi skal afholde seminar i den nuværende form. Et forslag er at dele det op i bidder og fordele det ud over året sammen med de øvrige medlemsmøder eller holde det på en dag, dvs. uden overnatning, hvilket giver et helt andet arrangement. I bestyrelsen deles medlemsmøderne lige og andre opgaver såsom er blevet taget som en særlig opgave. Malene fortæller at 4 bestyrelsesmedlemmer er på valg. 3 medlemmer ønsker ikke genvalg og 1 medlem ønsker at stoppe før valgperiodens udløb, hvilket primært skyldes, at man har været med længe og gerne vil have en pause. Det er jo sket før, at nogle har sagt, at de agter at vende tilbage til bestyrelsen. Indeværende års medlemsmøder gennemgås, præsenteres af det bestyrelsesmedlem, som stod for det enkelte arrangement: Glyptoteket Arkiv, bibliotek og samlinger Cancerregiseret Nationalmuseet - Bevaringsafdelingen Pligtaflevering på Det Kongelige Bibliotek Open Source Statens Arkiver - nye bygninger Filminstituttet Generelt er medlemsmøderne vel besøgt. Ad punkt 3) Regnskabet gennemgås ved revisor Henning Bech Frederiksen

3 Der spurgtes specifikt til note 8, at vi er formuende selvom vi sidste år talte om at vi skal nedbringe egenkapitalen. Der besluttedes, at vi tager dette under punkt 7 - arbejdsplan. Det blev taget til efterretning, at vi er interesseret i at bruge flere penge, til relevante arrangementer. Ingen yderligere bemærkninger. Regnskabet godkendt. Ad punkt 4) Der var ingen indkomne forslag. Ad punkt 5) Grete Stærkind, Anita Pedersen, Lars Bjørn Larsen, Malene Seifon og Bo Nilsson er på valg. Bo Nilsson ønsker at genopstille. Mikkel Fabritius Sørensen og Helle Manscher er sidste år valgt for 2 år og sidder derfor over. Opstillere til 5 pladser: Bo Nilsson Hanne Biehl Karin Berg Stine Harder Jørgensen Thomas Eltorp Ulla Nymann Hanne Biehl har på forhånd ønsket at trække sig i tilfælde af kampvalg. Annette Rokkjer ønsker at være suppleant. Der kan ifølge vedtægterne ikke vælges suppleanter. Annette tilbyder sig på den baggrund som ekstra arbejdskraft. De opstillede kandidater blev derefter valgt uden kampvalg. Den nye bestyrelse ser dermed sådan ud: Bo Nilsson Helle Manscher Karin Berg Mikkel Fabritius Sørensen Stine Harder Jørgensen Thomas Eltorp Ulla Nymann Ad punkt 6) Vedtægtsændring, hvor muligheden for to interne revisorer bliver mulig som alternativ til den nuværende ene professionelle revisor. Dette diskuteres. Der er stemning for at det

4 bliver en professionelt, som hidtil. Der afstemmes ved håndsoprækning. Tydeligt flertal for at fortsætte som hidtil, i sær på grund af den høje egenkapital. Henning Bech Frederiksen genvælges umiddelbart til at forsætte hvervet for VIDA. Ad punkt 7) Malene fremlægger. Der er rigeligt med emner til seminaret og til medlemsmøder. Grethe Stærkind (bestyrelse) gjorde opmærksom på, at vi gerne vil have en arbejdsgruppe til at planlægge seminaret. Inger Pedersen gjorde opmærksom på vi arbejder på at få bragt egenkapitalen ned. Konkrete forslag om øget forbrug kommer på banen. Herunder: Dagsture til Legoland eller andre jyske virksomheder. Bo Nilsson (bestyrelse) gør opmærksom på, at der kommer ekstra ubekendte udgifter til den nye administrator. Ang. formue: Nogle mener at formuen er OK. Og at seminaret godt kan holdes på en dag og så evt. 2 gange på et år. Henning Morgen (dirigent) forslår udenlandske gæster, som koster noget i kraft af udgifter til rejse og overnatning. Helle (bestyrelse): Vil bruge så lidt energi på administration som muligt, hvilket taler for at vi bruger professionel hjælp til så meget som muligt. Finn (tidl. ScanJour): For 7 år siden havde foreningen et lavpunkt. Også økonomisk. Henning Morgen: Lad os betale os fra at arrangere diverse events. Der kommer i øvrigt et forslag om at tilbyde en rabatordning: 2 tilmeldte for 1 persons pris (tag en ven med gratis) f.eks. Vi kunne også bruge hinanden mere aktivt. Bestyrelsen burde bruge medlemmerne mere til konkrete arbejdsopgaver. Trine Rasmussen, Kriminalforsorgen: Hvad gør bestyrelsen for markedsføring af foreningen? Malene (afgående formand svarer): Markedsføring kan vi måske købe. Brug også medlemmerne til det. Medlemsmøder: Vi bruger vel mandetimer på et medlemsmøde inkl. forberedelse og afholdelse. Det er umiddelbart for lidt at købe sig til. Underholdning til seminaret kunne købes også til et endagsseminar. Spørgsmål: Hvor mange medlemmer findes vest for storebælt? Svar Grethe (bestyrelse): en halv snes stykker ud af ca. 200 medlemmer. Konkrete forslag til medlemsmøder: Kulturarvprojektet Lindøværftet Sociale medier som informationsbærende medie

5 Ture rundt i landet f.eks. LEGO, DANFOSS, GRUNDFOSS, Portland (Aalborg) Forsvarets efterretningstjeneste Tur til søster organisationer EU arkiv og bibliotek NATO WHO (FN systemet) FAO (ROM) UNESCO, direktøren er dansk International domstol i Haag. Ingen yderligere kommentarer. Ad punkt 8) Bo Nilsson: Lad os indføre en ny tradition, nemlig at give afgående bestyrelsesmedlemmer en officiel tak samt en gave. Bo fortæller kort om hver enkelt afgående bestyrelsesmedlem og gaverne overrækkes med applaus fra salen. Afgående og nye bestyrelsesmedlemmer inviteres til en strategidag. Det bliver pointeret at et af bestyrelsesmedlemmerne kun kan sidde et år. Det blev accepteret, at den nye bestyrelse internt afgør, hvem det er. Malene (afgående formand): Tak til dette års bestyrelse. Referent: Mikkel Fabritius Sørensen Dirigent: Henning Morgen Generalforsamlingen afsluttedes med middag på Hotel Frederiksdal kl