Referat af møde i Sektorstandardiseringsudvalget for e-handel den 28. februar 2007

Transkript

1 Referat af møde i Sektorstandardiseringsudvalget for e-handel den 28. februar 2007 Deltagere Per Kiilsholm, GS1 Jesper Kervin Petersen, Danske Regioner Søren Lauritzen, Århus Kommune Lene Laursen, MedicoIndustrien Karina Sørensen, Økonomistyrelsen Flemming Møller, Progrator Pia Elleby Lange, Dansk Standard Kenneth Hansen, KMD Mogens Christensen, WM-Data Knud Jacobsen, Forsvarets Materieltjeneste Peter Borresen, IT- og Telestyrelsen Helle Schade Sørensen, IT- og Telestyrelsen Joachim Florentz Boye, IT- og Telestyrelsen Afbud Anders Brahm, Økonomistyrelsen Carsten Pedersen, Finansrådet Ole Hansen, KL Frank Rosbak, KMD Asger Søndergård Olesen, Region Hovedstaden Vibeke Møller, PBS Dagsorden 1. Velkommen og bordrunde 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Drøftelse af oplæg om profilvalg i OIOUBL 4. Status på OIOUBL: værktøjer, ny release og udvidet indkøbsproces 5. Status på internationale aktiviteter 6. Status på OIO Serviceorienteret Infrastruktur 7. Drøftelse af revisions- og opdateringsstrategi for OIOUBL 8. Drøftelse af implementeringstaksten for OIOUBL 9. Afrunding 1. Velkommen og bordrunde Helle Schade Sørensen bød velkommen. Deltagerne præsenterede sig og dagsordenen blev gennemgået. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. Karina Sørensen efterlyste en liste over forskellene mellem subsettet fra OIOUBL og NES. Helle Schade Sørensen og Peter Borresen svarede, at en sådan er undervejs, men så længe der stadig arbejdes på de sidste ændringer til NES subsettet giver det ikke mening at offentliggøre listen. 3. Drøftelse af oplæg om profilvalg i OIOUBL

2 Peter Borresen præsenterede et forslag til en brugergrænseflade for profilvalg i OIOUBL. Ideen er, at man i det forelagte skema klikker af, hvilke forretningsprocesser og dermed dokumenter man ønsker at understøtte, f.eks. simpel ordreproces eller katalogudveksling. Herefter er idéen, at brugerens valg automatisk bliver konverteret til en af de officielle profiler i OIOUBL, og at man herudfra tildeles et eller flere profilid, mhp registrering i UDDI.. Selve skemaet er under bearbejdelse og skal testes og afstemmes med OIOSI. Valgene i procesbeskrivelsen er hierarkisk opbygget de avancerede profiler inkluderer automatisk de mere simple. Man skal dog stadig tage aktivt stilling til, om man ønsker at understøtte de mere simple profiler, hvis man sætter hak ved en avanceret. Der kan foretages en profilregistrering pr. endepunkt. Når der udveksles dokumenter mellem to parter vil det være den af de fælles profiler der har højest rangorden, som vælges. Mogens Christensen bakkede op om forslaget, af at valget bliver på dokumentniveau, hvor man ikke binder for meget sammen. Processerne bør være rettet på enkelte dokumenter snarere end hele profiler i indkøringsperioden. Karina Sørensen foreslog, at man kunne vælge en standardregistrering, med kobling til det ERPsystem man har (f.eks. Navisionstat version 5).i. Systemet bør dog kunne tage hensyn til, hvordan ordreprocessen ser ud i forhold til de enkelte virksomheder, fordi folk piller og plukker. Fordi en given version af NavisionStat understøtter elektroniske ordrer er det jo ikke nødvendigvis sikkert at organisationen også ønsker at modtage disse elektronisk. Peter Borresen pointerede, at man ikke kan undlade at modtage negative kvitteringer. Det er kun de positive man skal tage stilling til, om man ønsker. Jesper Kervin Pedersen efterlyste overvejelser om, hvem der er målgruppen for profiludfyldelsen; er det de forretningsansvarlige o/eller it-ansvarlige i samarbejde. Hvis det er sidstnævnte skal selve profilnavnet også fremgå. Peter Borresen pointerede, at rykkeren ikke fremstår selvstændigt i tabellen, men den er med i BillingSimple. Rykkere er ikke initierende dokumenter, de fremsendes kun på grundlag af andre dokumenter. Kontoudtog kan derimod sendes når som helst. Karina Sørensen så gerne, at det blev obligatorisk at være registreret i UDDI med sit profilvalg. Man er nødt til at vide, om folk kører med 0.7 eller 2.0 Der fulgte en drøftelse af sikkerheden i forhold til udfyldelsen af skemaet og registrering i UDDI, hvor Helle Schade Sørensen forklarede, at det vil være baseret på digital signatur. Karina Sørensen fremhævede NemKonto, hvor flere myndigheder kan registrere for hinanden, og hvor det på forhånd er afgjort, hvem der har adgang til at registrere for hvem. Helle Schade Sørensen noterede, at dette kunne være en idé. Helle Schade Sørensen pointerede at der naturligvis vil bliver udarbejdet de nødvendige vejledninger til skemaet. Hun opfordrede mødedeltagerne til at komme med yderligere respons til oplægget, som input til det videre arbejde.

3 4. Status på OIOUBL: Værktøjer, ny release og udvidet indkøbsproces Der er udlagt et stylesheet til konvertering mellem OIOXML elektronisk regning og OIOUBL faktura. Senere kommer et stylesheet til konvertering den anden vej. Det forventes, at begge standarder vil køre parallelt i en periode. På grund af det informationstab, der opstår i forbindelse med konvertering fra OIOXML til OIOUBL, overvejer ITST og Økonomistyrelsen pt. hvordan det skal løses teknisk og juridisk. På grund af stor udenlandsk efterspørgsel vil alle OIOUBL guidelines blive oversat til engelsk. Endelig ligger der et regnearksbaseret katalog samt en makro, som konverterer arket til et OIOUBL schema. Kun de obligatoriske felter er taget med. Dette ligger også på Der vil henover de kommende måneder komme validering til alle dokumenter. Grundstenen er lagt, og forretningsreglerne er ved at blive implementeret. Belært at erfaringerne med validatoren til OIOXML, om hvor vanskeligt det er at lave fuldkommen korrekt validering, vil den første version være en betaudgave. Det nordeuropæiske subset af UBL (NES) har været i høring, og ændringerne skal nu implementeres i OIOUBL, så vi opnår kompatibilitet mellem de to subsets. Ændringerne betyder, at det bliver nødvendigt at udsende en ny revision af OIOUBL. Den nye revision OIOUBL blev varslet den 27. februar og frigives d. 26. marts Der arbejdes pt. på en online version af al dokumentationen til OIOUBL med links mellem dokumenterne, som vil bliver frigivet samme dag. OIOUBL 2.0 udgår efter planen 1. januar Anbefalingen fra ITST vil dog være at gå på version 2.01 med det samme. Helle Schade Sørensen foreslog, at færdiggørelsen af de sidste dokumenter i den udvidede indkøbsproces (Forespørgsel på tilbud, Tilbud, Selvinitieret Faktura, Selvinitieret Kreditnota, og Selvstændigt Bilag) som oprindeligt var sat til maj 2007, blev udskudt til maj Forslaget har været vendt i e-handelsgruppen på deres møde den 1. februar og her var vurderingen, at dem der nu implementerer OIOUBL har fuldt op at gøre med de nuværende dokumenter. Der er med andre ord ingen umiddelbar efterspørgsel på de ekstra dokumenter. Der var bred tilslutning til forslaget i forsamlingen. Der var enighed på mødet om det uhensigtsmæssige i at lægge de ekstra dokumenter ud i 2007, da det på grund af den manglende efterspørgsel blot vil forvirre. Mogens Christensen efterlyste en guideline som beskriver hvorledes man håndterer de engelske dokumenter, som således ligger i OIOUBL 2.0, men endnu ikke er blevet tilpasset danske forhold som en del af OIOUBL. Flere af deltagerne gav udtryk for problemet i, at tilføjelsen af de manglende ekstra dokumenter i 2008 nødvendigvis vil resultere i en ny version OIOUBL 2.1 kort efter frigivelsen, (jfr. Oplæg til revisions- og opdateringsstrategi). Helle Schade Sørensen svarede, at dette skal overvejes i tidsplanen, og foreslog at man kan vente med offentliggørelsen af dokumenterne til efterspørgslen gør det nødvendigt.

4 5. Status på internationale aktiviteter Helle Schade Sørensen gennemgik status for det internationale samarbejde. I alle NES landene, på nær UK, taler den offentlige sektorer nu for alvor for at anvende UBL/NES som offentlig standard. Dette gælder også Finland, hvor bankerne er ved at komme med. De svenske banker er dog stadig orienteret mod UN/CEFACT. Den 5. februar 2007 afholdtes en workshop i Bruxelles, hvor NES landende præsenterede deres subset for andre EU-lande og for kommissionen. Årsagen er man gerne vil udvide NES deltagerkredsen med offentlige myndigheder i andre EU-lande. Man vil dog i NES holde fast i det subset man nu har udviklet; det ønskes færdiggjort og vedligeholdt, uanset hvilke større ændringsforslag, der måtte komme fra Øst- og Sydeuropa, hvis de træder in i NES. Hovedformålet er at have et produkt som er veldokumenter, underbygget og som virker uanset hvad, der efterfølgende sker med NES samarbejdet og i EU regi. Indtil videre er det Holland, Østrig og Rumænien som har udvist størst interesse for deltagelse, men interessen og mængden af henvendelser omkring samarbejdet er stigende. NES intention er fortsat at arbejde meget kraftigt for den konvergensproces, hvor UBL lægges ind under UN/CEFACT. UBL vil blive anvendt i de respektive lande indtil dette mål er nået. Spanien fremlagde på workshoppen en række udbuds-dokumenter udarbejdet med udgangspunkt i UBL 2.0. Udbudsdokumenter er genereret med meget få tilføjelser, hovedparten er udarbejdet med genbrug af eksisterende elementer i OIOUBL. Sydeuropa og EU-Kommissionen er meget interesserede i udbudsprocesser, så dette kan måske indgå i en fremtidig version af UBL. Spanien er nu gang med at implementere dokumenterne i et projekt kaldet CODICE. På grund af den danske lovgivning om elektronisk fakturering er de danske banker helt naturligt med i arbejdet om OIOXML og OIOUBL. Men de udenlandske banker er ikke omfattet af sådanne lovkrav. SEPA gør det imidlertid nødvendigt med enighed om elektronisk udveksling af betalingsdokumenter, herunder et fælles elektronisk fakturaformat. NES nævnes nu i denne forbindelse, og EU-Kommissionen har bedt en ekspertgruppe om at se på landskabet og afdække mulighederne for et fælles faktura framework/scheme. ITST er repræsenteret i denne gruppe. NES landene har ansøgt CEN om etablering af en såkaldt CEN workshop, som skal bruges til at se på hvorledes NES og CODICE kan udbredes til at dække behovet for e-handelsstandarder i hele EU. Et andet væsentlig element i workshoppen er at skubbe på konvergensprocessen mellem UBL og UN/CEFACT, så man på sigt kan få en fælles standard. Endelig er det planen at bruge workshoppen til at etablere et konsortium, som kan ansøge om det CIP pilotprojekt om udveksling af e-handelsdokumenter, som EU udbyder til maj. CEN Workshoppen skal køre til ultimo Oplægget til workshoppen er for tiden i høring, inden den officielt kan lanceres af CEN. Det er planen at Dansk Standard skal fungere som sekretariat for workshoppen. Helle Schade Sørensen påpegede, at workshoppen ikke skal føre til en ny standard, kun bidrage med anbefalinger og forbedringsforslag til eksisterende standarder. Der er et forholdsvis højt gebyr

5 for at deltage i workshopppen ( Euro) det sker ikke for at udelukke nogen, men for at sikre seriøse deltagere. NES landene vil som før understreget meget gerne have andre lande involveret. 6. Status på OIO Serviceorienteret Infrastruktur Helle Schade Sørensen gav en status på arbejdet med den serviceorienterede infrastruktur til udveksling af e-handelsmeddelelser (OIOSI). Dette skal ske via Internettet ved hjælp af den digitale signatur med henblik på sikker udveksling. Det nyoprettede Center for Serviceorienteret Infrastruktur (CSI) arbejder med en infrastruktur hertil og har udpeget en række piloter, der skal køre fra april og frem til efteråret. Piloterne skal teste de grundlæggende komponenter. Det er et meget vanskeligt arbejde, med mange juridiske spørgsmål, der skal afklares. I regi af NES overvejes det nu at etablere en gruppe, der skal se på infrastrukturen med henblik på udveksling af dokumenter på tværs af landegrænser. Der er nogle forskelle mellem landene, der skal afklares og afstemmes, men ITST ser positivt på muligheden for et frugtbart samarbejde. ITST deltager også på EU plan i et lignende samarbejde (elink under IDABC), hvor Frankrig og Italien arbejder på helt samme idé som den danske OIOSI model. 7. Drøftelse af revisions- og opdateringsstrategi for OIOUBL Med udgangspunkt i det udsendte oplæg, pegede Helle Schade Sørensen på nødvendigheden af at have en klar politik for nye revisioner og versioner. Målet er, at sådanne revisioner skal ske så sjældent som muligt. På grund af B103 vil der blandt de forskellige myndigheder sandsynligvis vise sig et lignende behov for revisionsstrategier udover OIOUBL standarden. Det er planen at sende revisionsstrategien for OIOUBL i offentlig høring, når udvalget har nikket til den efterfølgende mødet. Med udgangspunkt i et spørgsmål fra Per Kiilsholm blev det diskuteret, hvad det indebærer, at en version udgår hvorvidt versionen slettes eller den blot ikke vedligeholdes. Helle Schade Sørensen svarede, at betegnelsen udgår henviser til, at den pågældende version slettes fra OIOkataloget, således at den ikke længere er en anbefalet standard. Det vil f.eks. ikke være muligt at registrere nye virksomheder i UDDI på en sådan version. Virksomheder med den gamle version kan stadig køre videre indbyrdes, men i kraft af at alle nytilkomnes skal anvende den nye version, vil det på sigt få brugerne af den gamle version med på den nye. Den efterfølgende debat om formuleringen af denne proces viste, at der ved ordet udgår kan opstå tvivl om processens indhold. Der var derfor enighed på mødet om, at opgive ordet udgår og ved versionsskift i stedet angive, at den gamle version ikke længere supportes og vedligeholdes, og at myndighederne ikke er forpligtet til at modtage dokumenter i denne version. Karina Sørensen pointerede, at de henholdsvis 3 og 6 mdr. skal regnes fra frigivelsesdatoen, således at der er enighed om de præcise datoer for udløbet af de to perioder. Efter en række drøftelser for og imod blev det besluttet, at bibeholde adskillelsen mellem tidsfrister for afsender og modtager.

6 Helle Schade Sørensen gennemgik herefter indholdet i minor og major versionsskift. Det er muligt at slette krav i nye versionsskift. Det er dog kun muligt at tilføje nye krav i frivillige felter og ikke i obligatoriske på grund af kompatibilitet i forhold til tidligere versioner. Der fulgte en diskussion af felter i minor og major versionsskift, hvor Karina Sørensen anbefalede en definition af henholdsvis frivillige og obligatoriske felter i de to typer versionsskift; i stedet for blot formuleringen om bagud kompatibilitet burde typer af ændringer fremgå. Der var på mødet et bredt ønske om en tydeliggørelse af, hvad der menes med bagud kompatibilitet på feltniveau. Minor versionsskift til 2.1 Varslingsperioden påbegyndes efter det foreliggende udspil seks måneder inden implementering. Ændringer foretages i løbet af disse seks måneder. Helle Schade Sørensen påpegede, at en høringsfase ca. tager fire mdr. Det blev drøftet, om høringsperioden skal ske inden varslingsperioden. Der var enighed om, at halvere varslingsperioden og lade høringen foregå inden denne. Ved varslingens begyndelse skal indholdet i den nye version ligge fast der må kun ske opsætningsmæssige og designmæssige ændringer. Major skift fra 2.1 til 3.0 Der var enighed om at udskifte den etårige varslingsperiode med en seks måneders høringsperiode og en efterfølgende seks måneders varslingsperiode. Derefter drøftedes aflivningen af gamle versioner i forhold til de nye major versioner, i dette tilfælde version 0.7. Karina Sørensen foreslog, at bekendtgørelsen kunne afskaffe den oprindelige version 0.7, og at efterfølgende major versioner kunne fjernes ved en tidsfrist sat af udvalget. Hun spurgte til nødvendigheden af at lade to versioner køre samtidig. Helle Schade Sørensen svarede, at dette er hensigtsmæssigt af hensyn til dem, der kun anvender elementerne i de gamle versioner. Det blev slået fast, at der ikke kan eksistere tre versioner samtidig. Helle Schade Sørensen fortalte, at der arbejdes på at få tilføjet en passus i bekendtgørelsen om, at version 0.7 nedlægges på et tidspunkt. Det skal desuden gøres muligt at vælge en version f.eks. 3.0, hvor efterspørgslen afgør brugen, men hvor man anbefaler 3.0 og lader 2.1 køre videre som en mulig version. Strategien er, at major versionsskift skal forekomme så sjældent som muligt. Styrelsen vil dog ikke sættes faste intervaller på hvor ofte det må ske f.eks. min 2 år, fordi det kan afhængige af den international udvikling eller politisk beslutninger/lovindgreb. 8. Drøftelse af implementeringstaksten for OIOUBL Det blev drøftet, hvilke tiltag der er nødvendige for at få flere til at implementere OIOUBL. Den nuværende formidling af OIOUBL blev diskuteret, og denne blev blandt andet kritiseret for at være for teknisk orienteret. I forbindelse med en kort diskussion om markedsføringen fortalte Helle Schade Sørensen om et kommende OIO-logo. Dette skal fungere som et varemærke, og skal signalere at virksomheder, der anvender logoet, lever op til en række krav til standarder i OIOUBL. Søren Laursen påpegede, at mange er positive over for OIOUBL, men blot venter på den endelige version, som nu er på vej, altså 2.01.

7 Da bekendtgørelsen ikke indeholder lovkrav om implementering af OIOUBL, var der enighed om at det må det være op til myndighederne at fremme implementeringstaksten ved at stille egne krav til sine leverandører om anvendelsen af denne standard. Den optimale løsning ville være udmeldinger herom fra en samlet offentlig sektor, som samtidig kunne fremføre de potentielle resultater af disse krav, evt. i form af positive business cases. Helle Schade Sørensen pegede på nødvendigheden af, at virksomhedernes ERP-systemer understøtter OIOUBL, og foreslog offentliggørelsen af en liste med de systemer som understøtter OIOUBL på oio.dk. Forslaget blev ikke vel modtaget, idet det er svært at definere og afgøre, hvornår man helt præcist understøtter OIOUBL. Så er varemærke tankegangen umiddelbart lettere at implementere. 9. Afrunding Der var ingen yderligere kommentarer. Helle Schade Sørensen takkede for et godt møde og de mange konstruktive input. Næste møde i udvalget finder sted den 13. juni 2007, kl. 12;30 16:00.