Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag d

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag d Tilstede: Birte, Henriette, Thomas, Birgit, Jesper Fraværende: Arne, Jeff, Bruno, Kaj Werner Dagsorden. 1. A. Valg af mødeleder. B. Godkendelse af referater. C. Fastlæggelse af dagsorden ud fra forslag. 2. Meddelelser 3. Opfølgning på møde med advokat Thomas Foght, herunder: A. præcisering af forslag til ekstraordinær generalforsamling; og B. Foreningens forsikringer. 4. FAST PUNKT: LOVLIGGØRELSE! 4.A Lejekontrakt, Fredning, Byggestop m.v.; Oplæg fra Jesper til møde med advokat Knud Knud Foldschack evt. dato for møde? 4.B Brandsikring og løbende sager og mundlige aftaler om støtte fra foreningen til blandt andre: Steffen Lochmann, have 19 og Søren Raun, have C Status for opmåling. 5. FAST PUNKT: INTERNE FORHOLD! 5.A Årsplan færdiggøres, forslag fra Birte 5.B Vurderingsudvalg; principper for prissætning 5.C Foreningsværdi; opgørelsesmetoder for denne 5.D Pladsen; opfølgning på legeplads færdiggørelse 5.E Festhuset; herunder Marketenderiet/Ungdomsklub 5:F Hjemmesiden; Ny hjemmeside med lettere adgang for bestyrelses- (og andre medlemmer). Oplæg ved Thomas/Peter Riis 6. Eventuelt Ad. 1. A: Valg af mødeleder. B. Godkendelse af referater. C. Godkendelse af dagsorden. Birte blev valgt til mødeleder. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den godkendt. Haveforeningen Kalvebod Bestyrelsesreferat fra d Side 1 af 5

2 Dagsorden blev prioriteret og godkendt. Ad. 2. Meddelelser Bjarne Andreassen have 22, har i sommer sendt brev til Asbjørn om smartere brandsikring af have 22. Jesper snakker med Bjarne have 22. Henvendelse fra Københavns Kommune om penge under bordet ved handler med haveforeningshuse. Birte har talt med dem om vores praksis og regler i forbindelse med handler og kommunen er tilfredse med redegørelsen. Juletræsfesten den 17. december Henriette og Jesper planlægger. Johannes 110, festhusansvarlig har fået refunderet udgifter til vask af foreningens håndklæder/viskestykker/klude. Haveforeningen har fået en skabelon til brevpapir, udarbejdet af Peter Riis. Ad. 3. Opfølgning på møde med advokat Thomas Foght, herunder: A. præcisering af forslag til ekstraordinær generalforsamling; og B. Foreningens forsikringer. Ad A. Formuleringsforslag til vedtægterne vedr. investeringer: Bestyrelsen kan investere foreningens formue. Investeringer kan kun foretages i obligationer, der er noteret på fondsbørsen.. Afsnit 6 er det vigtigt at ændre: Ny tekst: I tilfælde af at banker eller anerkendte realkreditinstituter måtte træde til sin pant, erklærer haveforeningen sig indforstået med, at de nævnte kreditorer indtræder i lejemålet, som i øvrigt overdrages til haveforeningen i henhold til foreningens vedtægter. Hvis I er enige i det så vil vores vedtægter blive ændret som følger: 5 tilføjes nyt punkt Pantsætning af byggeri og lejemål. Det er tilladt at pantsætte bygninger og lejemål til banker og anerkendte realkreditinstitutioner. Pantsættes lejerettighederne og der samtidig indgives indtrædelsesret til panthaveren så skal indtrædelsesretten være i overensstemmelse med bilag A i vedtægterne. (bilag A: vedr.den indtrædelsesret der er besluttet i samarbejde med Arbejdernes Landsbank) AD B. Forsikringer drøftes på næste møde. Ad. 4. LOVLIGGØRELSE 4.A. Lejekontrakt, Fredning, Byggestop m.v.; Oplæg fra Jesper til møde med advokat Knud Knud Foldschack evt. dato for møde? Haveforeningen Kalvebod Bestyrelsesreferat fra d Side 2 af 5

3 4.B Brandsikring og løbende sager og mundlige aftaler om støtte fra foreningen til blandt andre: Steffen Lochmann, have 19 og Søren Raun, have C Status for opmåling. Ad 4A. Der er ikke kommet svar fra advokaten, Jesper prøver at kontakte Foldschack telefonisk. Ad 4B. Baggrund: Efter gennemgangen af alle haveforeningens huse, blev der indgået aftale med Steffen i have 19 og Søren i have 15 om udbetaling af penge for udført brandsikring. Aftalerne blev indgået af Jesper uden bestyrelsen blev inddraget. Efter færdiggørelse af brandsikringen i have 19 drøftede bestyrelsen om denne praksis skulle fortsætte og besluttede, at det skulle den ikke. Bestyrelsen blev ikke på daværende tidspunkt oplyst om aftalen med Søren i have 15. Efter Søren er blevet færdig med brandsikringen af sit hus og nu ønsker pengene udbetalt er der kommet følgende forhold frem: I aftalen med Søren er der givet lov til at bygge en muret mur ind mod have 14 og givet tilsagn om udbetaling af kroner når brandsikringen var udført. Bestyrelsen drøftede det pågåede og har besluttet at udbetale pengene til Søren, på trods af følgende kritisable forhold: Der blev ikke informeret om aftalen med Søren og dermed har bestyrelsen ikke godkendt aftalen på bestyrelsesmødet (Hvor sagen med Steffen i have 19, blev drøftet). Ligeledes er dispensationen for opførelse af muret væg heller ikke besluttet af bestyrelsen. Det aftaltes, at der laves en dokumentation af brandsikringerne i have 15 og 19 i form af beskrivelse af løsning, tegninger, materialebeskrivelser og fotos. Dette samles i Brandsikringsarkiv hos Birte. Og bestyrelsen vil redegøre for sagerne på forårsgeneralforsamlingen. Ad 4C. Jesper kontakter Anders igen. Ad. 5. INTERNE FORHOLD 5.A Årsplan færdiggøres, forslag fra Birte 5.B Vurderingsudvalg; principper for prissætning 5.C Foreningsværdi; opgørelsesmetoder for denne 5.D Pladsen; opfølgning på legeplads færdiggørelse 5.E Festhuset; herunder Marketenderiet/Ungdomsklub 5:F Hjemmesiden; Ny hjemmeside med lettere adgang for bestyrelses- (og andre medlemmer). Oplæg ved Thomas/Peter Riis 5.G Forbedring af kommunikation i foreningen 5.H Sociale arrangementer 5.I Konsekvensrettelser af vedtægter. Ad 5A. Årsplanen blev gjort færdig Mødeplan 2006 for Haveforeningen Onsdag 18. Januar Onsdag 22. Februar Mandag 27. Marts Onsdag 26. April Haveforeningen Kalvebod Bestyrelsesreferat fra d Side 3 af 5

4 Onsdag 17. Maj Onsdag 21. Juni Onsdag 9. August Mandag 18. September Onsdag 11. Oktober Onsdag 15. November Onsdag 13. December Øvrige aktiviteter: Lørdag 28. Januar Vintertur Fredag 20. Januar Udvalgsjulefrokost Søndag 26. Februar Fastelavn Onsdag 5. April Forårsgeneralforsamling? Fisketur Lørdag 20. Maj Sommerudflugt Lørdag 26. August Sommerfest Onsdag 27. september Efterårsgeneralforsamling Søndag 17.December Juletræsfest Ad 5B. Vurderingsudvalget holder møde 16. november. Ad 5C. Eget punkt på bestyrelsesmødet i januar måned. Ad 5D. Birte overlader sagen til advokat Thomas Foght på grund af manglende vilje til at udbedre mangler Ad 5E. Arne opfordres til at komme med et forslag om brugen af det gamle marketenderi til en slags voksen-overvåget ungdomsklub, bestyrelsen stiller sig velvilligt på forhånd. Grethe fra have 14 har mulighed for at overtage professionelt køkkenudstyr fra sit arbejde, som kan bruges i det nuværende og i et kommende festhus. Jesper kontakter Grethe for at aftale, hvad vi skal købe. Bestyrelsen besluttede at undersøge muligheden for at indkøbe vaskemaskine og tørretumler til festhuset. Ad 5F. Thomas og Peter kommer med et oplæg om kravene (indkøbspris, løbende udgifter m.v. og uddybet kravsspecifikation) til indkøb af programmer/moduler til fremstilling af en hjemmeside, der er mere dynamisk og brugerrettet. Ad. 6. Evt. Der er lavet liste over, hvem der skal vælges henholdsvis forår og efterår Valg til bestyrelsen Efterår: - Næstformand - Formand - Kasserer - 2 bestyrelsesmedlemmer - 2 bestyrelsesmedlemmer - 1 revisor -1 revisor Valg til vurderingsudvalget Haveforeningen Kalvebod Bestyrelsesreferat fra d Side 4 af 5

5 - 3 medlemmer Valg til ventelisteudvalget - 2 medlemmer Bestyrelsen vælger selv sin sekretær, og suppleanter vælges efter behov. Vi har hidtil haft en praksis med 2 suppleanter, som vælges ved hver generalforsamling. Forår 2006 er følgende på valg: Efterår 2006 er følgende på valg: - Kasserer Birte have Formand Jesper have Næstformand Jeff have 30 - Bestyrelsesmedlem Kaj Werner have 23 - Bestyrelsesmedlem Arne have Bestyrelsesmedlem Henriette have Bestyrelsesmedlem Thomas have 94 - Revisor Steffen have 19 - Revisor Karen have 53 - Hele vurderingsudvalgets medlemmer undtaget betyrelsesmedlemmerne - Hele ventelisteudvalget Næste møde Tirsdag d kl. 19:30 hos Jesper have 127. Referent Thomas have 94. Haveforeningen Kalvebod Bestyrelsesreferat fra d Side 5 af 5