Baggrund for oplægget

Transkript

1 ESDH-systemer og videndeling Lone Smith Jespersen Rigsarkivets konference 4. november 2015

2 Baggrund for oplægget Afsluttende opgave i forbindelse med Master i IT, linjen organisation, ved IT-VEST Udgangspunkt for opgaven Problem: Ikke alt relevant registreres i EDRM-systemer, det kan være vanskeligt at genfinde data og dokumenter, og medarbejderne er ikke motiverede til at bruge systemerne og skaber i stedet egne løsninger som work-around. Udfordring: Hvad kan der gøres ved disse problemer? ESDH-systemer og videndeling 2

3 Eksempler på manglende / mangelfuld registrering: Systemet bør tvinge brugeren til at give ordentlige titler i stedet for blot at acceptere mailtitel med SV: VS: osv. (interview) b) These records were received directly by the records manager in the Government Institution Other employees did not need to concern themselves with capturing these record forms. Gunnlaugsdottir, J. (2008). Registering and searching for records in electronic records management systems. International Journal of Information Management, 28(4), ESDH-systemer og videndeling 3

4 Årsager til problemer med genfinding: Sags- og dokumenttitler er ikke præcise og meningsgivende Brugerne forstår ikke indekseringssystemet Placering i indekseringssystemet og tilknytning af emneord ved registrering afhænger af medarbejderens funktioner og heraf følgende associationer Kollegaerne er uundværlige, når genfinding slår fejl (en række undersøgelser og egne interviews) Der er det der, at når jeg skal finde noget, andre har lavet, jeg ved jo ikke, hvad de har kaldt det. Jeg vil gerne have, at de har skrevet et nummer, det er min verden. Det er ophobet rigtig megen dokumentation, men det er håbløst for mig at finde det. Når jeg spørger hende, kan hun altid finde det. ESDH-systemer og videndeling 4

5 Hvad kan få brugerne til at anvende ESDH? Den gode cirkel: informationsressourcer lagres i ESDH og tilknyttes gode metadata informationsressourcer genfindes i ESDH Det skal være en win-winsituation eller benefitsskal overstige omkostninger Let og intuitivt at registrere og at søge Registrering afhænger af opfattelse af et dokuments vigtighed aktuelt og over tid Den sociale og kulturelle kontekst Villighed til at dele information / viden: Være del af et fagligt fællesskab Styrke ens eget renomme Tillid Behov for forum hvor der kan deles viden ESDH-systemer og videndeling 5

6 ESDH-systemets funktioner? Arkiv Styring (processer/flow, afrapportering..) Videndeling Hvad forstås ved viden og videndeling? Kognitivistiske teorier Sociokulturelle teorier (situeret læring) Teorien om praksisfællesskaber (Lave & Wenger) ESDH-systemer og videndeling 6

7 Practice is, first and foremost, a process by which we can experience the world and our engagement with it as meaningful. (Wenger 1998) Af meningsfuldheden genereres viden Videnfastholdes i praksisfællesskabet ved reifikation De tre dimensioner i et praksisfællesskab (Wenger 1998) ESDH-systemer og videndeling 7

8 Den reificerede viden er ikke statisk, men under konstant udvikling gennem brug af den og diskussion af meningen med den ved deltagelse i praksisfællesskabet (Wenger 1998) ESDH-systemer og videndeling 8

9 Tre typer viden Professionel identitet Kulturel viden Praktisk viden Tavs (tacit) Eksplicit Kendskab til genstand og opgave Boglig viden Typologi for viden (baseret på Hara 2009) ESDH-systemer og videndeling 9

10 Videndelingssystem med 3 integrerede værktøjer ESDH-systemer og videndeling 10

11 EDRMS Funktion: deling af boglig viden og som dokumentation (arkiv) Metafor: arkivrum Principper for navigation i informationsrummet *: * Bruger kan bevæge sig fra rum til rum ved at anvende menuer fra rummet som helhed til detaljerne ved at følge et hierarki fra univers til univers ved at bruge links sag og dokument entitet(er) som dokumenter handler om aktiviteter i forbindelse med dokument (til behandling nu, næste led i proces, arkivering ) aktiviteter i forbindelse med omhandlede identiteter (kontrol, godkendelse ) ESDH-systemer og videndeling 11

12 WIKI Funktion: deling af boglig og af praktisk viden samt deltagelse Metafor: wiki Principper for navigation i informationsrummet : funktion opgave (begge som de faktisk realiseres) ESDH-systemer og videndeling 12

13 Forum Funktion: deling af praktisk viden og af kulturel viden samt forhandling om viden Metafor: møderum Principper for navigation i informationsrummet : funktion organisation / kollega argument tree structures made up of issues(questions to be answered), ideas(possible answers for a question), and arguments (statements that support or detract from an idea or argument) that define a space of possible solutions to a given problem) ESDH-systemer og videndeling 13

14 Fx præcedenssager, der indgår i boglig eller praktisk viden om et emne Dokument som et praksisfællesskab har behov for at drøfte meningen med Dokumentation af procedurer mv Dokument som et praksisfællesskab har behov for at drøfte meningen med Resultat af en diskussion til brug som reificeret praktisk viden ESDH-systemer og videndeling 14

15 Vigtigt, vigtigt Metadata Vigtigt, vigtigt Metadata i rigt mål er nødvendige for at holde systemet sammen, for at muliggøre navigation efter forskellige principper og for at muliggøre søgning Metadata skal knyttes til det enkelte dokument / informationsressource = omkostning Nedsætte omkostning ved automatisering af registrering, evt. med manuel godkendelse Metadatas kvalitet og kvantitet (samt informationsarkitektur og søgealgoritmer) skal sikre, at benefit> cost ESDH-systemer og videndeling 15

16 Metadata der kan tildeles automatisk(deskriptive og administrative) Datoer for enhver begivenhed i et dokuments livscyklus, fx fødslen i systemet, ændring af status, evt. ændring af indhold, evt. versionsnummer. For hver dato registreres begivenheden Kilde til dokumentet og dens aktuelle version på ethvert stadie i dets livscyklus, fx ekstern kilde, medarbejder, andet system Dokumentets titel (manuel kvalitetssikring?) Filtype Dokumenttype fx udefra kommende (udledt af kilde) eller notat (udledt af skabelon) Navn på medarbejder (kollega), der har eller har haft åbnet dokumentet Start- og sluttidspunkt for kollegaens åbning af dokumentet ESDH-systemer og videndeling 16

17 Metadata der kræver manuel kvalitetssikring af automatisk tildeling (semantiske metadata) titel en eller flere kontrollerede facetter, der betegner: entitet(er), dokumenter kan omhandle opgaver, aktiviteter, funktioner, som udføres i relation til dokumenterne eller de i dokumenterne omhandlede entiteter emne, koncept, diskurs Alternativt eller supplerende ukontrolleret tildeling af emneord (folksonomi) ESDH-systemer og videndeling 17

18 Har det nogen gang på jord? Datalogi Algoritmer til tildeling af metadata og processering af informationsressourcer Søgealgoritmer Design Informationsarkitektur Design af skærmbilleder og visualisering Organisatorisk og kulturel udvikling Virtuel videndeling på tværs af tid og rum Facilitering Ressourcer til facilitering, kvalitetskontrol Tillid mellem medarbejderne indbyrdes og mellem medarbejdere og ledelse Ledelse giver medarbejdere muligheder for at lade værktøjerne udvikle sig på medarbejdernes præmisser ESDH-systemer og videndeling 18

19 Kommentarer og spørgsmål? there may be a shift toward greater egalitarianism in the workplace (Grudin 1988) Rather communities-of-practice must be allowed some latitude to shake themselves free of received wisdom. (Brown & Duguid 1991) Fortæl mig... jeg glemmer. Vis mig... jeg husker. Inddrag mig... jeg forstår." ESDH-systemer og videndeling 19