1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen i fremsendte version 1 blev godkendt

Transkript

1 Referat for: Holmens og Østerbro Provstiudvalg PU møde 27. maj Kl Mødested: Provstikontoret, Nyhavn 22 Til stede: Ejgil Bank Olesen (EBO), Ole Pagels (OP), Hans Ossowicki (HO), Anders Kindt (AK), Kaare Bangert (KB), Lars Poulsen-Hansen (LP-H) og Niels Blomgreen-Hansen (NB-H) Afbud fra Claus Oldenburg Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen i fremsendte version 1 blev godkendt 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet Udkast til referat fremsendt den 19. marts Ønsker til korrigeringer er foretaget. 3 Meddelser fra formanden Sag: Holmens Kirke: Tilbygning (436) - Holmens Sogn Orientering om møder med rep. fra menighedsrådene om økonomi afholdt siden sidste PU møde: Davids, Hans Egedes, Skt Pauls og Lundehus sogne Opfølgning på tidligere afholdt møde fra Holmens Orientering til Formanden OP orienterede om møder afholdt, siden sidste PU møde, med sognene om økonomi: Davids sogn bl.a. vedr.forhøjelse af driftsrammen ( jf. pkt. 15) Hans Egede sogn - bl.a. vedr. belysningsprojektet Sankt Pauls omkring ekstraordinært forbrug medfølgende underskud på årsregnskabet samt finansiering af tårnrenovering. Lundehus sogn vedr. tag-entreprisen, kirkeværgens inhabilitet ifm entrepriser samt evt. kommende projekteringer ( jf. pkt. 14) Som opfølgning på møderne er modtaget: fra Holmens sogn: en redegørelse for status på byggesagen vedr. nyt menighedshus. fra Sankt Pauls sogn: en redegørelse for de ekstraordinære udgifter og forbruget af frie midler. fra Rosenvængets sogn er fulgt op iht anlægsarbejder. PU vil bede om en opfølgning på tidligere skrivelse vedr. inhabilitet og udgifter til kommunikation. (ref. pkt. 16) PU vil bede Lundehus om en status på anlægsprojekterne. (ref. pkt. 14) 4 Provsten orienterer Sag: Provstesyn 2015 (708) - Københavns Stift Takkeskrivelse fra hærprovt Ole Brehms enke Takkeskrivelse fra HM dronningen Orientering om afholdte provstesyn i: Esajas, Frederiks og Garnisons sogne SV: Udskrift fra provstesyn i Østervold sogn Provsten læste modtagne takkeskrivelser op. Der afholdes provstesyn hvert 4. år og der har i indeværende været afholdt i hhv. Frederiks -, Garnisons-, og Østervold sogn. Provsten referede kort fra disse, idet det blev aftalt, at samtlige og fremtidige synsrapporter vil blive fremsendt direkte til provstiudvalgets medlemmer til drøftelse på følgende PU møde og som grundlag for kommende budgetarbejde. Referat, Side: 1

2 Udskrift fra provstesynet i Frederiks Synsrapporter Garnisons Provstesyn udskrift Garnisons kirkegård 5 PU kassen Sag: PU kassen 2015 (694) - Københavns Stift Rapport for 1. kvartal Kvartalsrapporten for 1.kvt. blev godkendt og underskrevet mhp fremsendelse til Kbh. Stift. Kvartalsrapport 1.kvt Dispositionsbeløbet Sag: Dispositionsbeløbet 2015 (696) - Københavns Stift Ansøgning fra Lundehus sogn vedrørende afdrag på stiftslån Ansøgning fra Skt. Pauls vedr spiret Desuden 2 ansøgninger fra Aldersro sogn Lundehus : ansøgning om ekstra bevilling Ansøgningen fra Lundehus sogn er fremsendt efter aftale på mødet (ref. pkt. 3) Provstiudvalget besluttede at godkende ansøgningen og bevilge det ansøgte beløb ialt kr Ansøgningen fra Sankt Pauls sogn er fremsendt efter varsling og redegørelse på sidste PUmøde fra kirkeværge om tårnet og spirets tilstand. Ansøgningen blev godkendt og det ansøgte beløb kr ,88 blev bevilget. Status for beholdning 1. kvt. taget til efterretning. Ansøgning Skt Pauls vedr spiret Dispositionsbeløbet kvt Aldersro sogns ansøgninger behandles under pkt Budget 2016 Sag: Budget 2016 (679) - Københavns Stift Budgetoverslag indkaldt jf oversigt - deadline 15/6 Ansøgning fra forøget driftsramme fra Davids sogn Udmelding foreløbig budget 2016 Listen over sognenes anlægsønsker til 2016, indstillet til Budgetudvalget, blev gennemgået igen med henblik på fremsendelse til Budgetudvalgets møde den 4. juni. Der blev foretaget reguleringer og nedskrivninger så det samlede resultat blev reduceret til halvdelen af det oprindelige. Den reducerede oversigt blev godkendt til fremsendelse til BU. Anmodning om forøgelse af driftsrammen for Davids kirke Davids sogns ansøgning til driftsbudgettet behandles under pkt. 15 Det blev kort gennemgået om andre sognes driftsbudget skulle genforhandles! Sidste år blev Kildevæld sogn nedjusteret, og det blev besluttet at rette henvendelse til menighedsrådet for at få en redegørelse for økonomisk status - herunder også en status for projekterede anlægsarbejder. Referat, Side: 2

3 8 Sognenes kvartalsrapporter Sag: Kvartalsrapporter 2015 (744) - Københavns Stift Gennemgang af modtagne rapporter for kirkekassernes 1. kvt. Enkelte udviser udsving men der er redegjort for disse som bla. vedrører periodisering og udeståender. Taget til efterretning. Alle modtagne rapporter kan ses under sagsnr. 744 VS: Indkaldelse af kvartalsrapport for 1. kvartal Hans Egede sogn kirkekasse Sag: Hans Egede sogns kirkekasse 2015 (733) - Hans Egedes Sogn Ansøgning om konvertering af midler til isolering af gulv PU drøftede Hans Egedes sogns ansøgning og det energiprojekt som oprindelig lå til grund. Udvalget var enigt i sognets konklusion og kunne derfor godkende konverteringen som beskrevet i ansøgningen. VS: Ansøgning om konvertering af anlæg vedr. isolering af gulv 10 Aldersro sogns kirkekasse Sag: Aldersro sogns kirkekasse 2015 (705) - Aldersro Sogn Fire ansøgninger fremsendt samlet : To ansøgninger til dispositionsbeløbet (pkt. 6) Støtte ril renovering efter skybrud samt sikring og støtte til dækning af ekstraudgifter til renovering af betontrappe. Ansøgning om at overføre synsudsatte arbejder Ansøgning om overføre overskydne anlægsmidler fra 2014 til drift 2015 Sognet har fremsendt den del bilag til ansøgningerne som kan ses under sagsnummer 705. Aldersro kirkekasse: 4 ansøgninger 11 Aldersro sogn: Taksigelseskirken Sag: Taksigelseskirkens Krypts gulvbelægning (731) - Aldersro Sogn Ansøgning om tilladelse til lægning af teglfliser i kirkens krypt. Aldersro sogn har fremsendt fire ansøgninger samlet foruden ansøgningen under pkt. 11. Der søges hhv om tillægbevillinger, overførsel af anlægsmidler samt konverteringer fra anlæg til drift. Det kunne konstateres, at der i ansøgningen om konvertering indgår midler givet som tillægsbevilling, og at der i ansøgningen under pkt. 11 ansøges om midler i en størrelsesorden betinget af godkendelsen af konvertering. Provstiudvalget fandt at det overordnet var uoverskueligt. Der ønskes desuden et samlet overblik over alle de udgifter der i de senere år har været forbundet med skybrud. Det blev derfor besluttet at invitere repræsentanter fra menighedsrådet - gerne formand og kasserer til at gennemgå sagerne med provstiudvalget for at få klarhed over de enkelte sager. For så vidt angår ansøgning 4, anerkender provstiudvalget at sognet har brug for akut hjælp til dækning af de ekstra udgifter der opstod i forbindelse med den uheldige personalesag. Udvalget beder om en specificering af disse udgifter og et samlet beløb til denne konkrete sag. Behandlet under pkt. 10 Bemærk at finansieringen af ansøgning knyttes Referat, Side: 3

4 til ansøgningen om konvertering af midler. Alle øvrige bilag til sagen - herunder ansøgning til Stiftet ses under sagsnummer 731 VS: Anmodning om lægning af klinker i Taksigelseskirkens Krypt og om udbetaling af kontanterstatning 12 Kastels sogn Sag: Kastels sogn MR (453) - Kastels Sogn Ansættelse af musik- og kormedarbejder Kastels sogn Provstiudvalget drøftede den nye ansøgning fra Kastels sogn om ansættelse af en musik- og kormedarbejder. Udvalget drøftede om det var det rigtige tidspunkt at bruge kirkekassens frie midler, bl.a. henset til de udgifter som der vil komme ifm. istandsættelse og vedligehold af den nyanskaffede tjenestebolig (pkt. 13). Der blev enighed om at godkende ansøgningen og tillade disponeringen af de frie midler til ansættelsen i forsøgsperioden på 31 mdr. som beskrevet. 13 Kastels sogns tjenesteboliger Sag: Ny tjenestebolig i Kastels sogn (741) - Kastels Sogn Ansøgning om anskaffelse af præstebolig: køb af bolig beliggende Kristianiagade 11 1.th, 2100 Kbh. Ø VS: Fremvisning Kristianiagade 22 Præstebolig Fmd. OP kunne orientere udvalget om sagen da han deltog i fremvisningen og har støttet sognet i forhandlingerne om købet. OP kunne således også bekræfte de i ansøgningen nævnte forhold - herunder de anslåede udgifter til istandsættelse, købspris 7,8 mio med overtagelse 1/ Sognet har fremsendt kopi af protokol for MR mødet den 12/5 hvor der træffes beslutning om købet og som ligger til grund for ansøgningen. Provstiudvalget kunne på dette grundlag godkende ansøgningen om anskaffelse af præsteboligen. Menighedsrådet vil snarest mulig sende en ansøgning om optagelse af Stiftslån på restbeløbet min. 2,5 mio. Ansøgningen skal fremsendes ad tjenestevejen - med provstiets godkendelse. Provstiudvalget vil samtidig garantere for den nødvendige mellemfinansiering indtil Stiftslånet er på plads - evt. som et udlæg fra dispositionsbeløbet. 14 Lundehus sogns tjenesteboliger Sag: Havsgårdsvej 5 (451) - Lundehus Sogn Oplæg fremlagt på mødet om økonomi - findes under sagsnr 451 Der var på dagen for mødet ikke modtaget nyt i sagen. PU vil sende en forespørgsel om status for tagprojektet i kirken og for resultatet af projekt for ombygning af tjenesteboligen på Havsgårdsvej. til orientering VS: Havsgårdsvej 5 / Aftalegrundlag Referat, Side: 4

5 15 Davids sogn Sag: Davids sogns kirkekasse 2015 (726) - Davids Sogn Opfølgning på ansøgning fremsat på mødet om økonomi. Forøgelse af driftsrammen Provstiudvalget har forståelse for de af menighedsrådsformanden fremsendte betragtninger som støtte for ansøgningen om forhøjelse af driftsrammen. De vil blive taget med i betragtning i den endelige fordeling og fastlæggelse af rammerne. VS_ Tak for sidst og resume- (Kopi) 16 Rosenvængets kirkekasse Sag: Rosenvængets kirkekasse 2015 (699) - Rosenvænget Sogn Opfølgning på mødet om økonomi VS: Revisionsprotokollat 27. oktober Budgetudvalget Sag: Budgetudvalget 2015 (693) - Københavns Stift Referat fra seneste møde Menighedsrådet har fremsendt dokumentation for senest udført arbejder i tjenesteboligen Randersgade 3 samt oplæg til omstrukturering af anlægsmidler. Disse vil blive fremsendt til godkendelse på næste PU møde. Provstiudvalget har ikke modtaget svar på brevet vedrørende udgifterne til kommunikationsopgaverne og vil rykke for dette - ligesom det bemærkes at der af kvartalsrapporten fremgår at udgifterne til kommunikation er uændrede. til orientering Indkaldelsen af ny oversigt for anlægsarbejder til 2016 behandlet under pkt. 7 Udkast til dagsorden omdeles på mødet og ses på sag 693 Referat af Budgetudvalgsmøde, den 17. marts Evt. Sag: Garsons sogns MR (643) - Garnisons Sogn Svaret fra KM på spørgsmålet om kontakt til nye sognebørn blev drøftet. Der følges op på sagen efter valget. Svar til Holmens og Østerbro Provsti vedrørende procedure ved henvendelse til borgere om den lokale folkekirke Næste møde er fastsat til den 12. august og den 26. august hvor der samtidig afholdes budgetsamråd. Referat, Side: 5

6 Underskrifter vedr. møde d Ole Erhardt Pagels Claus Erik Oldenburg Ejgil Bank Olesen Hans Ossowicki Ingrid Gadager Jørgensen Kaare Bangert Lars Peder Poulsen-Hansen Niels Blomgren-Hansen Referat, Side: 6