Ledelsens evaluering 2010

Transkript

1 Ledelsens evaluering Indledning Ishøj Kommune har siden Kvalitetsstyringsloven med tilhørende bekendtgørelse (Lov nr. 506 af 7. juni 2006 og bek. nr. 661 af 14. juni 2006) ikrafttræden i 2006, arbejdet med indførelse af et kvalitetsstyringssystem på natur- og miljøområdet. Kvalitetsstyringsloven stiller en række krav til kommunens kvalitetsstyringssystem. Blandt andet skal ledelsen mindst en gang årligt evaluere kvalitetsstyringssystemet. Den systemansvarlige 1 udarbejder et udkast til en evalueringsrapport 2 for det forgangne år. Evalueringsrapporten godkendes af centercheferne for Plan, Bygge og Miljø samt Park og Vej. Efterfølgende forelægges evalueringsrapporten for Klima- og Miljøudvalget til endelig godkendelse. 2. Formål med ledelsens evaluering Formålet med ledelsens evaluering er, at der årligt gennemføres en evaluering af kvalitetsstyringssystemet, og at eventuelle handlingsplaner 3 igangsættes som resultat af ledelsens evaluering. 3. Analyserapporten I henhold til kvalitetsstyringssystemets tværfaglige procedure Ledelsens evaluering og offentliggørelse skal den systemansvarlige udarbejde en evalueringsrapport med følgende indhold: 1. En analyse af resultaterne fra intern og ekstern audit 2. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser 3. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til, lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og kvalitetsmål på natur- og miljøområdet 4. Status for afvigelser samt korrigerende og forebyggende handlinger 5. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der kan få betydning for kvalitetsstyringssystemet 6. Forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet 7. Forslag til revision af kvalitetspolitik og kvalitetsmål 8. Oplysning om status for, hvordan ledelsens beslutning om forbedringer/ændringer er blevet fulgt op. 1 Person med ansvar og beføjelser til at sikre, at processer, der er nødvendige for kvalitetsstyringssystemet, fastlægges, implementeres og vedligeholdes 2 Evaluering og analyse af hele kvalitetsstyringssystemet 3 Handlingsplan, der fjerner årsagen til en potentiel afvigelse

2 3.1 Analyse af intern audit Intern audit Kommunerne der er medlem af Miljøforum har indgået en aftale, der betyder, at kommunerne foretager intern audit kommunerne imellem. Erfaringer med denne model er meget positive. Uvildige øjne ser på systemet og frem for alt, betyder det, at kommunernes egne auditorer ikke auditerer egne kollegaer og ledere. Høje Tåstrup Kommune foretager intern audit i Ishøj Kommune i Ekstern audit Den 26. og 27. november 2009 blev der gennemført certificering 4 af kvalitetsstyringssystemet af Det Norske Veritas. Den 18. december 2009 fik borgmester Ole Bjørstorp overrakt certifikatet på, at Ishøj Kommunes og Vallensbæk Kommunes kvalitetsstyringssystem er certificeret. Kvalitetsstyringssystemet skal recertificeres i I november kommer Det Norske Veritas og foretager en ekstern audit på systemet. 3.2 Brugertilfredshedsundersøgelser I maj 2009 er der gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse af miljøtilsyn på virksomhedsområdet Ishøj/Vallensbæk. Næste brugertilfredshedsundersøgelse gennemføres i Undersøge kvalitetsstyringssystemets funktion og bidrag til at sikre lovens formål Der bliver hvert år gennemført intern og ekstern audit, og disse vil vise hvor godt kvalitetsstyringssystemet fungerer samt om det lever op til lovens formål. 3.4 Status for korrigerende 5 og forebyggende 6 handlinger Bilag 1 viser status for korrigerende og forebyggende handlinger pr. 31. december Organisatoriske, lovgivningsmæssige eller tekniske ændringer der har betydning for systemet De lovmæssige ændringer indarbejdes løbende i kvalitetsstyringssystemet. Præcisering af ansvaret for kvalitetsstyringssystemet: Klima- og Miljøudvalget har det overordnede ansvar. Det påhviler den systemansvarlige og de ansvarlige sagsbehandlere at udarbejde relevante procedurer, for at sikre, at kvalitetsstyringssystemet lever op til lovens krav. Spildevandsforsyningen og Vandforsyningen er blevet selskabsgjort i 2010, så derfor skal alle relevante procedure omkring spildevand og vandforsyning tilrettes de nye forhold. 4 Bedømmelse af systemet fra et akkrediteret, uvildigt certificeringsorgan ved ekstern audit 5 Handling, som fjerner årsagen til en påvist afvigelse eller anden uønsket situation 6 Handling, der fjerner virkningen til en påvist afvigelse

3 3.6 Forslag til forbedringer 7 af kvalitetsstyringssystemet Det foreslås, at procedurer for myndighedsområdet på plan, byg og vej bliver implementeret i kvalitetssystemet. Derudover kom der ved certificeringen forslag til 3 andre forbedringer, jf. bilag Forslag til revision af kvalitetspolitik og kvalitetsmål. Ved certificeringen i november blev kvalitetsmålene udpeget som fokusområde. Det vil sige, at der i perioden indtil næste eksterne audit skal arbejdes med kvalitetsmålene, og der skal udarbejdes nogle nye kvalitetsmål. 3.8 Oplysning om status for, hvordan ledelsens beslutning om forbedringer/ændringer er blevet fulgt op Ledelsen besluttede at der skulle udabejdes en ny kvalitetspolitik og nye kvalitetsmål. Byrådet godkendte på den baggrund den 3. november 2009 en ny kvalitetspolitik samt nye kvalitetsmål. Godkendt i Klima- og Miljøudvalget den XX. maj Et under audit identificeret område, hvor der er mulighed for værdiskabelse eller risiko for senere afvigelse

4 Status 31/ Bilag 1 Kategori Emne Afvigelse mv. Afhjælpende og korrigerende handling Afvigelse Jordflytning Park og Vej havde en akut situation, hvor der ikke var mulighed for at indhente tilladelse til sandflytning før at arbejdet blev udført. Park og Vej udarbejder en procedure for flytning af sand inden for strandbeskyttelseslinien. Afvigelse Afvigelse Afvigelse Beskyttelse af naturtyper Beskyttelse af naturtyper Beskyttelse af naturtyper Der er ikke skriftligt kvitteret for modtagelse af ansøgning om dispensation fra naturbeskyttelseslovens 3 til oprensning af gadekær i Vallensbæk Landsby, jf. sagsnr Der er ikke skriftligt kvitteret for modtagelse af ansøgning om dispensation fra naturbeskyttelseslovens 3 til opgravning af tagrør i Ringebæk Sø i Køge Bugt Strandpark, jf. sagsnr Der er ikke skriftligt kvitteret for modtagelse af ansøgning om dispensation fra naturbeskyttelseslovens 3 til oprensning af regnvandsbassin ved Nøddeboparken, jf. sags nr Afvigelse Dokumentstyring Der er ubehandlede dokumenter samt ikke korrekt afsluttede sager i DocuLive Afvigelse Vandforsyning kontrol og indberetning Forbedring Afvigelser og forbedringer Der er ikke sket en indberetning af vandmængder til Jupiter. Proceduren er ikke helt tydelig mht. til arbejdsprocessen i forbindelse med afrapportering af afvigelse/forbedringsforslag. Idé Opgavestyring PBM s opgavestyring skal forbedres. Der er mundtligt meddelt, at ansøgningen er modtaget. 26/11-09 Der er mundtligt meddelt, at ansøgningen er modtaget. 26/11-09 Der er mundtligt meddelt, at ansøgningen er modtaget. 26/11-09 Centerchefen for PBM orienterer via mail om proceduren og de tilhørende bilag. Emnet blev behandlet på centermødet i december Afvigelsen bliver løst, når fagdatasystemet GeoEnvirion bliver opdateret. Opdateringen forventes gennemført i januar Efter opdateringen kan vandmængderne indberettes. Proceduren skal ikke ændres. Proceduren er blevet revideret, så arbejdsprocessen i forbindelse med afrapportering af afvigelse/forbedringsforslag er blevet tydeliggjort. Nov Forslag: Der i gangsættes et tværfagligt projekt i centeret. 1. Handling at sætte emnet på dagsordnen i Projektstyringsgruppen 2. Projektstyringsgruppen udarbejder et kommissorium

5 Certificering 2009 Kategori Emne Afvigelse mv. Afhjælpende og korrigerende handling Bemærkninger Kompetencestyring Proceduren bør tilrettes ift. dokumentation for vurdering af den enkelte leverandørs anvendelighed. Det bør fastlægges, hvorledes den samlede årlige vurdering af den enkelte leverandør gennemføres. Bemærkninger Basal-systemet Funktion for kvittering for læsning bør i højere grad anvendes. Er under behandling. Der udarbejdes bl.a. et evalueringsskema. I forbindelse med kvalitets-møder, bliver det præciseret hvordan funktionen Kvittering for læsning anvendes. Bemærkninger VVM Procedure for gennemførelse af VVM bør snarest tilpasses Ishøj Kommune Er under behandling. Bemærkninger 8- sager Procedure for sager iht. JFL 8 bør præciseres ift. handlemuligheder, såfremt dokumentationsrapport/ afslutningsrapporten ikke er god nok. Videre bør tilsynspligt ved større sager præciseres. På sagsnr ses gennemført op til 4 "tilsyn", hvor der er optaget billeder, men der ses ikke udarbejdet tilsyns-notat og billeddokumentationen er ikke journaliseret endnu. Er under behandling. Bemærkninger Miljøgodkendelser Procedure for revurdering af miljøgodkendelser bør præciseres ift. notatpligt ved deltagelse i afklarende møde med virksomheden ang. det forventede revurderingsforløb samt tilhørende tidsplan. Af sagsnr fremgik ikke notat på dette. Bemærkninger Dokumentstyring Ishøj Kommune bør i højere grad sikre, at der sker dokumentation for annoncering, eksempelvis ved Kopi af annonce. Bemærkning Natur Det bør afklares hvorledes endelig afklaring af sagsnr ang. dispensation til opgravning af tagrør håndteres. Mulighed for forbedring Ledelsen Delegationsregler kan med fordel gøres tilgængelige via kvalitetsstyringssystemet. Der er udarbejdet et notat til sagen. I de procedu-rer, hvor sa-gen skal annon-ceres påføres proceduren Husk kopi af annonce i sagen. Under behandling. Delegationsregler ne lægges i Basal. Mulighed for forbedring Mulighed for forbedring Alle procedure Betalingsregler for spildevand Det kan overvejes, at udarbejde liste med interessenters navne, adresser, adresser, telefonnr., etc. og så linke til denne i relevante fagprocedurer. I procedure vedrørende betalingsregler for spildevand kan det overvejes, at Det vil kræve for store ressourcer at vedligeholde, så det vil ikke blive iværksat. Listen foreligger allerede, så stien

6 udarbejde liste over de ejendomme, der skal opkræves og så linke direkte hertil fra proceduren. til listen er blevet tydeliggjort.