Præsentationsteknik. Sådan sælger du dit budskab! Niels J. Skaarup

Transkript

1 1 Præsentationsteknik Sådan sælger du dit budskab! Niels J. Skaarup

2 2 Præsentationsteknik er én af en serie praktiske, enkle og overskuelige bøger om emner i erhvervslivet med fokus på strategi, forretningsudvikling og human ressource! Redaktion: Rasmus Vestergaard Skaarup 2012 Skaarup Consult v/niels J. Skaarup Forlag: Books on Demand GmbH, København, Danmark Fremstilling: Books on Demand GmbH, Norderstedt, Tyskland Bogen er fremstillet efter on-demand-proces ISBN

3 3 Indhold Indhold... 3 Forord Afsnit - Formidlerens identitet Afsnit - Påvirkningsmodellen Afsnit - Tre bolde i præsentationen Afsnit - Kommunikative teknikker Afsnit - Luk tilhørerne ind i din præsentation Afsnit - Anvendelse af hjælpemidler og lokale Afsnit - Udvikling af din præsentation Afslutning... 67

4 4 Forord Meget få mennesker har en medfødt evne eller talent til at præsentere på en inspirerende måde. Langt de fleste er nødt til at lære det. Det, der gør en formidler virkelig god er 10 % talent! De resterende 90 % er hårdt arbejde, bevidsthed omkring kommunikation og effektive teknikker samt træning. Som formidler er du sælger! Du sælger ideer, koncepter, budskaber, produkter - ja, du sælger oven i købet en opfattelse af, hvad den virksomhed, du repræsenterer, er for en størrelse i tilhørernes bevidsthed. Derfor er det vigtigt at tilhørerne køber det, du har til hensigt at sælge! Ambitionen med denne bog om præsentationsteknikker er at give dig den viden og de værktøjer, du har brug for at sælge dit budskab - resten er op til dig. God fornøjelse.

5 5 1. Afsnit - Formidlerens identitet Hvem er du i din rolle som formidler? Hvordan kan du identificere dig selv i denne rolle, så du fremtræder med kongruens og troværdighed? Lad os se på, hvad der er karakteristisk for professionelle formidlere, der konsekvent får solgt deres budskaber til tilhørerne. En professionel formidler sælger budskaber! Som professionel formidler er du først og fremmest en formidler af budskaber. Du præsenterer det, som du selv går ind for. Du har et klart billede af sine egne værdier og holdninger og lægger vægt på at få lov til at udtrykke dem gennem dine præsentationer. En professionel formidler sætter standarder for sig selv! I din rolle som professionel formidler sætter du en standard for dig selv, der er et udtryk for kvaliteten af din præsentation. Du er stolt af sit arbejde. Det betyder at du tager vare på dig selv og din egen udvikling og sørger for at træne og forbedre dine færdigheder. Du søger konkret feedback og finder det naturligt, at du er i en bestandig læreproces drevet af ønsket om at forbedre dine præstationer.

6 6 En professionel formidler er resultatorienteret! Som professionel formidler er du bevidst om de resultater og effekter, du ønsker din præsentation skal skabe, og du kan definere dem på forhånd. Når du præsenterer et emne, er du hele tiden i stand til at gøre dig det resultat bevidst, som du går efter lige nu, og kan klart udtrykke din hensigt, når det er nødvendigt. Du udviser respekt for andres udlægninger af verden og er bevidst om at mennesker er forskellige. Du behersker både den strukturerede og den kreative del af planlægningsfasen og er i stand til uden større besvær at skifte perspektiv fra overblik til detaljer. En professionel formidler er fleksibel! Du er fleksibel i tanke og handling. Under din præsentation spænder du bredt over områder fra dyb alvor til humor og skæve uventede indfald. Du har et stort repertoire af handlemuligheder; dvs. eksempler, teorier, historier, øvelser og stile, som du anvender for at nå det resultat, du ønsker. Du er i stand til at improvisere og kan anvende multi-level tænkning, hvilket vil sige at tænke på flere planer på samme tid uden at miste kontakten til sine tilhørere. En professionel formidler er kommunikationsekspert! Som formidler fremtræder du troværdigt og har let ved at skabe kontakt med andre. Du er en excellent iagttager af andres sprog og kropssprog og anvender denne færdighed til at forstå, hvad dine tilhørere forstår.

7 7 Din egen måde at kommunikere på er et eksempel for andre. En professionel formidler giver energi! Som professionelle formidler er du engageret og entusiastisk. Du er først og fremmest positiv og fokuserer på løsninger og det, der virker. Du udstråler smittende energi og besidder et vist mål af selvtillid og personligt overskud. Du nyder at være i centrum og optræde, men er ikke afhængig af det. I din rolle som professionel formidler: Sælger du budskaber! Sætter du standarden for dig selv! Er du resultatorienteret! Er du fleksibel! Er du kommunikationsekspert! Giver du energi!

8 Dine notater 8

9 9 2. Afsnit - Påvirkningsmodellen Mennesker kan ikke - ikke kommunikere, så derfor kan vi heller ikke undgå at påvirke hinanden. Vi kommunikerer hele tiden både verbalt og nonverbalt. Stemmeleje, ansigtsudtryk, kropsholdning, bevægelse og måden, du klæder dig på er alt sammen vigtige dele af din kommunikation. Alle signaler, som du udsender, bliver konstant aflæst og tolket af andre. Allerede i de første sekunder vi er sammen med andre mennesker, påvirker vi dem med den måde, vi bruger vores stemme, krop og ord. Langt den største effekt af vores kommunikation udgøres af selve kropssproget og vores tonefald. Ordene i sig selv er kun af sekundær betydning, og hvis der er uoverensstemmelse mellem ord, tonefald og kropssprog, vil ordene blive overdøvet af kropssproget. Dvs. at dine tilhørere lytter til kropssprog og tonefald i langt højere grad end til det, du rent faktisk siger. Som professionel formidler må du være opmærksom på kongruensen, dvs. overensstemmelsen mellem dine ord, dit tonefald og dit kropssprog. Der skal være overensstemmelse mellem dit verbale - og dit nonverbale budskab! Netop fordi kommunikationen har så stor betydning, må du gøre dig klart på hvilken måde du ønsker at påvirke dine tilhørere. Det er det påvirkningsmodellen handler om.

10 10 Påvirkningsmodellen er en overordnet ramme for bevidst og målrettet påvirkning. Den består af følgende seks trin: 1. Trin: Du bestemmer dig for at ville påvirke At bestemme sig for at ville påvirke, er den allervigtigste start i enhver påvirkningsproces. Dvs. du har noget på hjerte, et budskab, en holdning eller andet, som du mener, er vigtigt at få formuleret - og solgt - overfor andre mennesker. 2. Trin: Du definerer dit outcome At vide, hvor du vil hen med din præsentation er af afgørende betydning! Du skal gøre dig klart, hvilket resultat og hvilke effekter, du ønsker at opnå. At tænke sig ud i den ønskede tilstand, vil i sig selv være motiverende for dig og sikre, at du også har lyst til at nå dine mål. Gør dig helt klart, hvordan du konkret kan se, høre og mærke at du har nået dit mål. 3. Trin: Du kalibrerer Dernæst skal du opnå den kontakt, der gør det muligt for dig overhovedet at få tilladelse til at påvirke. For at opnå det, må du være vågen og sanseskarp - dvs. du finindstiller dit sanseapparat og kalibrerer dig ind på dine tilhøreres sprog og nonverbale tegn.

11 11 4. Trin: Du matcher og skaber rapport Tegnene fra dine tilhørere skal du bruge til at pace - dvs. deltage i deres sindstilstand - og matche på, så du opnår den grad af tillid og troværdighed, der gør at du kan få tilladelse til at påvirke dine tilhørere med dine holdninger og budskaber. At opnå god kontakt med tilhørerne og skabe en afslappet og behagelig atmosfære, er af afgørende betydning for dit resultat. Når du har skabt rapport - dvs. er på bølgelængde med dine tilhørere - viser du, at du møder dine tilhørere der, hvor de er, og respekterer deres meninger. I den atmosfære er de fleste modtagelige for det, du siger. 5. Trin: Du handler Først når du føler at du har opnået den rette relation og gode kontakt til dem, du ønsker at påvirke, kan du handle. Dvs. du kan gøre opmærksom på, hvad du har på hjerte og bringe dit centrale budskab frem. 6. Trin: Du søger feedback og er fleksibel Dette trin hører naturligt sammen med det forrige trin, for når du har leveret dit budskab, så er det vigtigt, at du retter din opmærksomhed på den effekt, budskabet har skabt. Hvis din handling ikke fører til dit ønskede resultat, mister du dine tilhørere. Derfor må du være fleksibel og søge tilbage for at genskabe rapport med tilhørerne, før du handler på ny.

12 12 Påvirkningsmodellen: Før præsentationen: Hvad vil du sælge? Hvilken effekt vil du opnå, og hvordan kan du vide at du har nået det? Under præsentationen: Hvilke signaler sender dine tilhørere til dig? Hvordan kommer du på bølgelængde med dem? Hvornår sælger du? Hvilken feedback modtager du og, hvordan reagerer du på den?

13 Dine notater 13

14 14 3. Afsnit - Tre bolde i præsentationen Som formidler er det vigtigt at være opmærksom på de tre niveauer, der findes i forbindelse med præsentationer. De kan symboliseres med tre bolde i luften, og støtter dig i din proces fra at være indholdsformidler til også at beherske rollen som budskabsformidler. De tre bolde i præsentation og formidling er: Indhold Indholdsniveauet er det første niveau, hvor følgende elementer er relevante og skal beherskes:

15 15 Det du præsenterer Du kender dit materiale Du har den fornødne viden om teorier og faktuelle data i dit materiale Du er frigjort fra detaljerede manuskripter, fordi du kan huske det konkrete indhold Proces Procesniveauet betegner måden, du designer indholdet i din præsentation på - altså struktur og opbygning. Procesniveauet handler om: Konceptopbygning Materialer Indretning af lokale Audio - visuelle Midler Anvendelse af hjælpemidler Superproces Dette niveau er karakteriseret ved, at du har overskud og energi til naturligt at opfange det, der sker i lokalet f.eks.: Du evner at aflæse tilhørernes indlæringsstil Du er god til at skabe de ønskede tilstande og den rigtige atmosfære Du evner at opfange nonverbale signaler og tegn fra tilhørerne

16 16 Du evner at aktivere og involvere dine tilhørere Du evner at matche tilhørerne og opbygge rapport Du kender din egen stil Du formår at håndtere det uventede uden det går ud over kvaliteten af din præsentation Tre bolde i præsentationen: Indhold Proces Superproces Når du behersker superprocessen er du professionel! Du har overskud og har fokus og opmærksomhed på tilhørerne - samtidig med, at du har styr på indhold og proces! Dine notater

17 17 4. Afsnit - Kommunikative teknikker I dette afsnit om kommunikative teknikker bliver du introduceret til såvel verbale som nonverbale virkemidler, der alle afføder effekter hos tilhørerne. Effekterne kan være ønskede i forhold til det resultat, du vil opnå og de kan være uønskede! Det hele afhænger af, hvor godt du lærer at beherske teknikkerne. Otte opmærksomhedspunkter ved dig selv og dit kropssprog 1) Holdning og bevægelse Klarstilling: Sind og krop er dele af samme system. Så din fysiske tilstand har en enorm betydning for din evne til at tænke! En nervøs og anspændt krop vil give din hjerne besked på også at være anspændt og nervøs. Derfor skal du lære at indtage en rolig afslappet stilling, når du starter din præsentation. Denne stilling kaldes klarstilling, fordi du i denne stilling er klar til at bevæge dig, bruge gestus og i det hele taget anvende kropssproget på en måde, der understøtter dine budskaber og din præsentation.

18 18 Stående klarstilling Afslappede knæ ikke låste Vægt og energi lidt fremover Arme ned langs siden ingen hændervriden eller knugen Hovedet lige Afslappede skuldre ikke hængende Rank overkrop uden at være stiv Siddende klarstilling Læn dig lidt fremover med lænden i stoleryggen Hvil hænderne i skødet eller på armlænet Begge fødder parallelle på gulvet Bevægelse: Det ville blive yderst kedeligt at se på i længden, hvis du stod eller sad i klarstilling under hele din præsentation! På den anden side findes der ikke noget så distraherende som en formidler, der bevæger sig hvileløst op og ned af gulvet som løven i et bur med fortrinlig øjenkontakt med gulvet, manuskriptet, loftet eller det, der foregår udenfor vinduet. Hvis bevægelse skal virke naturligt og understøtte dine budskaber, må tilhørerne involveres. Det gør man ved bl.a. at tage øjenkontakt med tilhørerne og bevæge sig lidt frem mod dem. Som hovedregel er det bedre at bevæge sig på tværs af lokalet og kun i mindre grad mod tilhørerne.

19 19 På store konferencer er der ofte en talerstol. Så start med at få den ud! En talerstol har en kedelig tendens til at låse dig fast bag den og mikrofonen. Det resulterer som oftest i at du bliver monoton og kedelig at høre på, og indenfor få minutter er halvdelen af dine tilhørere faldet i søvn! 2) Gestus De fleste mennesker bruger gestus som en naturlig del af deres kommunikation. I det mindste når vi taler normalt med familie, venner og kolleger. Men i samme øjeblik de placeres på podiet foran en forsamling har de samme mennesker en tendens til at blive stive og afviger derfor ofte fra deres normale kommunikationsstil. I præsentationssammenhænge skal du lade dine naturlige gestus komme til. De skal understøtte betydningen af det, du siger og være med til at sælge dit budskab! Vi inddeler gestus i tre kategorier, hvoraf de to første kan være med til at understrege, det du siger og den tredje det modsatte! Illustratorer Som ordet antyder, er det gestus, der illustrerer ordene, du bruger. Prøv f.eks. at forklare en anden person, hvad en vindeltrappe er uden at bruge hænderne! Illustratorer er nyttige i præsentationer, fordi du har mulighed for at sende flere parallelle budskaber til dine tilhørere på én gang. Dvs. at dine ord understøttes af dine hænder og dit øvrige kropssprog.

20 20 F.eks.: Hvis du taler om en eller anden udvikling kan du bevæge din ene hånd opefter Hvis du taler om stagnation kan du bevæge hånden vandret Hvis du nævner emner i punktform kan du understrege det ved at tælle på fingrene Fremhævere Fremhævere er gestus, der understreger dine budskaber. Hvis du vil sige til dine tilhørere at du aldrig vil tilråde en ting, kan du - udover at lægge tryk på ordet aldrig - fremhæve dette ved at bevæge begge hænder fra hinanden i en afværgende gestus. Vær i det hele taget bevidst om de gestus, du bruger i almindelig samtale og husk så også at bruge dem i dine præsentationer! Selv-manipulatorer Den sidste kategori af gestus er som oftest ubevidste gestus, du bruger - og som afleder dine tilhøreres opmærksomhed fra det, du ønsker at komme frem med. Disse gestus kaldes selvmanipulatorer. Eksempler: At trække op i ærmerne gentagne gange At klø sig på næsen eller på øret At stryge sig over skægget eller stryge hårlokker væk Klikke med en kuglepen, du har i hånden Trække op i bukserne

21 21 Selv-manipulatorer er for det meste udtryk for en ubevidst dårlig vane og giver et nervøst indtryk, hvorfor de naturligvis bør undgås. Hvis du bruger selv-manipulatorer opnår du den virkning, at dine tilhørere bliver fascineret af dem, begynder at tælle dem, venter på næste gang osv. Så er opmærksomheden borte fra det, du ønsker at sælge. 3) Ansigtsudtryk Mange uøvede formidlere bruger deres ansigt alt for lidt foran tilhørerne! Måske tror de at det virker unaturligt, og derfor afleverer de hele deres præsentation uden et smil eller panderynken eller glimt i øjet. Det er ikke hensigtsmæssigt - dine tilhørere har opmærksomheden rettet mod dig og mange fokuserer især på dit ansigt, så det skal bruges til at skabe kongruens mellem dit budskab og det udtryk, du viser. Tænk på skuespillere, der optræder på en scene. Er der en stor tilskuerskare, må din ansigtsmimik være stor. Er der mindre forsamlinger vil selv små ændringer i din ansigtsmimik blive bemærket. 4) Kongruent kropssprog Dine gestus og dit ansigtsudtryk skal svare til dine ord! Hvis du siger noget meget interessant, mens du stille ryster på hovedet, er der ingen, der vil tro dig. Hvis du beskriver noget virkeligt sort med en lille gestus, er din gestus inkongruent med ordene og du vil ikke virke troværdig. Hvis noget, som du fremhæver som værende

22 22 spændende ledsages af energisk tonefald og hævede øjenbryn, vil dine tilhørere modtage dit budskab. 5) Sprog og fyldord Brug et sprog, som dine tilhørere forstår og tænder på. Hvis du er nødt til at bruge ord, som tilhørerne ikke kender - så sørg for at forberede dem på det, forklar så hvorfor, det er nødvendigt og vær omhyggelig med at forklare, hvad de betyder for tilhørerne. Undgå jargon eller unødig fagsprog, slang og specielt bandeord. Hvis du bruger jargon, så brug tilhørernes! Brug ikke tekniske udtryk fra din egen verden foran en gruppe mennesker, som ikke er fortrolige med disse udtryk. De fleste mennesker bruger fyldord i deres ord og sætninger. Fyldord er ord og sætninger, der i sig selv ikke giver mening. F.eks. øh - Uhm - ok - ikk - hva de nu de hedder - ikk os. I sammenhæng med præsentationer er det ikke hensigtsmæssigt, da fyldordene vil bortlede dine tilhøreres opmærksomhed fra dit egentlige budskab! Start aldrig en sætning med et fyldord, brug et stedet et ord eller en sætning, der giver mening. Mange mennesker hævder - når de bliver bevidste omkring det - at de anvender fyldordene, fordi de tænker på det næste, de vil sige! Prøv i stedet at anvende pauser. Vær ikke bange for stilheden i pauserne. De kan give en dramatisk effekt, forsamlingen venter spændt på det næste, du vil sige og holder deres opmærksomhed fanget. Brug pausen til at tænke på den næste sætning samtidigt med at tilhørerne fordøjer det, du lige har sagt.

23 23 6) Øjenkontakt En god måde at komme i kontakt med tilhørerne på er at se på dem. Det gør du jo helt naturligt, når du taler med en person alene. Som uøvet formidler undgår mange at se på tilhørerne. Måske fordi de betragtes som en trussel, der kun venter på at komme med fjendtlige bemærkninger - og den bedste måde at undgå fjendtlige bemærkninger er at ignorere forsamlingen! I stedet for at se på tilhørerne vælger mange at se på deres notater, gulvet, loftet, lærredet eller flipoveren. Disse døde ting kommer aldrig med negative bemærkninger eller udsender kritiske signaler, men de køber heller ikke noget! Hverken dine ideer, budskaber eller produkter. Mennesker køber - men ikke hvis de føler sig ignoreret. Det er vigtigt at holde god kontakt med dine tilhørere, og der er mange fordele ved at have øjenkontakt med forsamlingen: Du får feedback Du kan måle effekten af det, du siger øjeblikkelig. Keder de sig? Er de begejstrede? Er de skeptiske? Er de interesserede? Er der tid til at holde en pause? Du viser interesse Det er den bedste metode til at demonstrere, at du virkelig bryder dig om de mennesker, du har foran dig. At du udviser respekt.

24 24 Du viser selvtillid Øjenkontakt demonstrerer, at du hverken er bange for dine tilhørere eller deres reaktioner på din præsentation. Du fastholder opmærksomheden Tilhørerne bliver en integreret del af din præsentation. De ved ikke, hvem du ser på næste gang og der er ikke mange, der ønsker at blive afsløret i at tage en stille blunder, når andre taler til dem. Sådan gør du: Fordel øjenkontakten jævnt og tilfældigt blandt tilhørerne i lokalet! Husk de forsømte - dem i siderne og bagerst i lokalet! Koncentrér dig ikke for længe om de venlige ansigter på første række, for så mister du resten! Når du har øjenkontakt med enkeltpersoner eller en gruppe, så pas på, at det ikke bliver overfladisk! To til fire sekunders øjenkontakt er som regel passende! Hold heller ikke øjenkontakten med enkeltpersoner eller grupper i for lang tid, det kan virke truende og så taber du i øvrigt også resten af forsamlingen! I store forsamlinger kan du bruge bølge-effekten! Op til personer kan i store forsamlinger let føle, at de alle har øjenkontakt med dig og er aktivt involveret i din præsentation.

25 25 7) Humor Brugen af humor i præsentationer kan være særdeles virkningsfuldt af flere årsager: Det hjælper tilhørerne til at huske bedre! Det er lettere at sluge et barsk budskab, hvis det bliver serveret med et glimt i øjet og humoristiske eksempler! Tilhørerne holder sig vågne. Der findes mennesker, der påstår at man lærer bedst, når man er vågen! Brug dine egne historier, iagttagelser og humoristiske forklaringer og vær uhøjtidelig. Vær villig til at le af dig selv, når du træder i spinaten. Giv et kvikt svar, når der falder en bemærkning fra tilhørerne. Humor får alle til at slappe af, og det er den første forudsætning for åbenhed og modtagelighed overfor nye ideer. Der er imidlertid nogle få retningslinjer for anvendelsen af humor, som du bør være opmærksom på: Relevans Historier og vittigheder skal være relevante i forhold til dit emne, da formålet med humor er at understøtte dit emne. Hvis du fortæller humoristiske historier uden relevans i forhold til dit emne, vil tilhørerne huske historien, men glemme, hvad du egentlig talte om!

26 26 Timing En af de vigtigste færdigheder hos gode historiefortællere, er deres timing. Historier skal serveres på det rigtige tidspunkt. Husk også at sætte scenen i starten, så du maler et billede af situationen i tilhørernes hjerne - og husk endelig at bruge velplacerede pauser undervejs. Forbudt! Undgå fremmedgørende humor og sarkasme. Vær ikke morsom på bekostning af andre, det være sig enkeltpersoner eller grupper af mennesker, som f.eks. køn, nationalitet, race, religiøs orientering, etc. 8) Påklædning og fremtræden Din fremtræden bør passe til tilhørerne, stedet og formålet med din præsentation. Der er ikke nogen grund til at skabe unødige barrierer mellem dig og dine tilhørere ved at vælge en påklædning, der adskiller sig væsentligt fra tilhørernes. Hvis du ikke kender forsamlingen på forhånd, kan du sørge for at vælge en forholdsvis neutral påklædning. Husk også at vælge tøj, som du føler dig godt tilpas i og undgå ting, der kan virke distraherende eller give et forkert indtryk af dig. F.eks. skal du kun bruge meget iøjnefaldende klædningsstykker eller smykker såfremt det understøtter din præsentation og giver det indtryk på dine tilhørere, som du ønsker.

27 27 Vær dig selv Alle rådene i dette afsnit om de otte opmærksomhedspunkter, kan virke overvældende. Det, jeg egentlig beder dig om er at identificere din stil, fremhæve det, der støtter dit budskab og undlade at gøre det, som bortleder opmærksomheden! Selvfølgelig påtager du dig en rolle, når du præsenterer dit emne, men du er stadig den samme person, så det er vigtigt at du frem for alt tillader dig selv at være dig. Otte opmærksomhedspunkter! Holdning og bevægelse Gestus Ansigtsudtryk Kongruent kropssprog Sprog og fyldord Øjenkontakt Humor Påklædning og fremtræden

28 Dine notater 28

29 29 5. Afsnit - Luk tilhørerne ind i din præsentation Dette afsnit er en sammenfatning af det foregående med det formål at involvere dine tilhørere, så de bliver en integreret del af din præsentation. Afsnittet er inddelt i følgende tre hovedområder, hver med deres underpunkter: Stil Drama Øjenkontakt Bevægelse og holdning Visuelle hjælpemidler Involvering Spørgsmål Demonstrationer Prøver Indhold Interesse Humor Afsnittet afsluttes med en række tips og gode råd, der er baseret på mange års erfaring med foredrag, præsentation og undervisning.

30 30 Stil Drama Brug dramatiske hjælpemidler, som f.eks. en lang pause for at understrege et budskab. Brug også skift i tonefald og toneleje; vis intense følelser, så som vrede, glæde, bedrøvelse eller ophidselse, hele vejen igennem din præsentation. Brug ord og sætninger, der taler til tilhørernes sanser. Dvs. både visuelle, auditive og kinæstetiske (følelsesmæssige) udtryk. Øjenkontakt Øjenkontakt er det vigtigste middel, du har til at skabe rapport og komme på bølgelængde med dine tilhørere. Desuden er din øjenkontakt et vigtigt middel til at få alle til at føle sig involveret i din præsentation. Sørg for at overskue hele lokalet, når du begynder din præsentation for at se alle dine tilhørere, inden du begynder en udvidet øjenkontakt (med enkeltpersoner eller mindre grupper). Hold alle dine tilhørere involverede og engagerede ved at fastholde øjenkontakt af to til fire sekunders varighed med så mange som muligt. Vurdér dine tilhøreres reaktioner under hele præsentationen og reager på det, såfremt du ikke ser den reaktion, du ønsker.

31 31 Bevægelse og holdning Variér dynamikken i din præsentation ved bevægelse med formål! Når det er muligt, skal du forlade din plads / udgangsposition for at bevæge dig. Lad være med at sjokke rundt eller gå hvileløst frem og tilbage mellem de samme to steder. Hvis du bruger mikrofon, så anvend et trådløst headsæt, som tillader dig bevægelse og brug af gestus på samme tid. Pas på med at rykke baglæns væk fra dine tilhørere. Bevæg dig hen imod dem, men ikke ind iblandt dem specielt i begyndelsen og slutningen af din præsentation. Visuelle hjælpemidler Skab variation i din præsentation ved at anvende visuelle hjælpemidler. Giv tilhørerne noget at se på ud over dig selv. Brug forskellige visuelle virkemidler i din præsentation. Brug f.eks. både slides og flipover. Husk at øve det på forhånd, så overgangene forekommer naturlige og ikke distraherende. Få tilhørernes deltagelse med det samme ved f.eks. at skrive deres kommentarer eller svar op på en flipover, så alle kan se det.

32 32 Involvering Spørgsmål Brug gerne retoriske spørgsmål! Dvs. spørgsmål, som du ikke forventer besvaret. Gør det for at holde tilhørerne aktive og få dem til at tænke. Retoriske spørgsmål, som du selv besvarer, er specielt værdifulde, når du ikke har for meget tid, eller når det ikke er passende at diskutere emnet. Brug Gallup spørgsmål. En hurtig måde at få en reaktion fra tilhørerne på er at stille spørgsmål i retning af: Hvor mange her bruger - kender - har oplevet? Bed om en håndsoprækning (ved selv at række hånden op, når du stiller spørgsmålet) for at aktivere tilhørerne og for at give dig en måde at måle tilhørernes reaktioner. Stil åbne spørgsmål, hvis du ønsker dialog, men vær sikker på at du kan styre den eventuelle diskussion, dine spørgsmål afføder. Pas på med spørgsmål, der kan bringe enkeltpersoner i forlegenhed. Spørg f.eks. ikke har du?. Spørg i stedet hele forsamlingen: Hvor mange her har? Demonstrationer Planlæg hvert skridt, hver fremgangsmåde, hver illustrerende gestus og vær sikker på at du har timet demonstrationen, før du anvender den.

33 33 Det kan ofte være en god idé at få en frivillig fra tilhørerne til at hjælpe dig med demonstrationen. Brug almindelige og letgenkendelige eksempler eller genstande for at demonstrere et hovedbudskab. Det er vigtigt at dine tilhørere konkret kan forholde sig til det, du demonstrerer. Prøver Hvis du sælger et produkt, kan du overveje at bruge små prøver, som du uddeler blandt tilhørerne. Husk på at dit produkt er værdifuldt, så vis det også på den måde du håndterer det på. Uddel ikke prøver samtidigt med at du bevæger dig videre i din præsentation. Vent indtil prøven er returneret til dig eller brug en pause til at lade tilhørerne tage prøven i nærmere øjesyn. Indhold Interesse Før du giver din præsentation i virkeligheden, bør du gå hele indholdet igennem med det formål at gøre det klart for dig selv, hvad af det du siger, der giver dine tilhørere værdi, og som de vil være interesserede i. Det er ikke nok at indholdet matcher det resultat, du ønsker! Det skal også opleves værdifuldt og interessant for tilhørerne (ellers når ikke dit ønskede resultat).

34 34 Husk, at mennesker i al almindelighed hurtigt mister fokus. Brug derfor øjenkontakt hele tiden for at måle tilhørernes interesse, og bliv ved med at bruge eksempler, drama, humor, visuelle hjælpemidler og bevægelse for at holde deres opmærksomhed fanget. Hvis du fornemmer, at tilhørernes interesse og opmærksomhed daler, så vær forberedt på at bringe dem tilbage til dit synspunkt, eller være fleksibel og justér dagsorden, for at imødekomme deres nye behov. Hold din egen interesse for emnet ved lige. Hvis du afholder det samme foredrag eller præsentation mange gange, bør du nok overveje at anvende skiftende eksempler, involvere tilhørerne på forskellige tidspunkter eller ændre lidt på rækkefølgen. Alt sammen for at kunne bevare dit engagement. Din præsentation må aldrig blive rutine! Humor Mor dig gerne med dine tilhørere, og involver dem. Men husk det er dig, der skal styre præsentationen og gøre det på en måde, der er repræsentativ for din virksomhed, din profession og passende for dine tilhørere. Indled gerne dine præsentationer med en venlig - og gerne humoristisk - bemærkning til dine tilhørere. En god personlig bemærkning løsner op og får dine tilhørere til at slappe af.

35 35 Lad din humor passe til dine tilhørere og lad humoren være relevant i forhold til dit emne. Vær professionel, men tillad også din personlighed at komme til syne. Brug din egen humoristiske sans - ikke andres. Andres vittigheder på andre tidspunkter, hvor de var hylende morsomme, kan falde til jorden med et brag, hvis du ukritisk adopterer dem og bringer dem ind i din præsentation. Din situationsfornemmelse er vigtig, og det er først og fremmest den, du skal lytte til, når du bruger humor i dine præsentationer. Hvis du laver en brøler - og det gør de fleste - så vær ikke selvhøjtidelig. Træd tilbage og brug lidt tid på at beundre det, du lige gjorde. Vær villig til at grine af dig selv og dine dumheder. Spørgsmål og svar Spørgsmål og svar - dvs. tovejskommunikation - kan gøre en præsentation dynamisk, fordi tilhørerne bliver aktiveret i stedet for at være passivt modtagende. Spørgsmål og svar kan også i visse situationer være vanskelige at håndtere, fordi det giver tilhørerne mulighed for at komme udenfor emnet og den struktur, du har lagt for din præsentation. Det er dit ansvar at styre spørgsmålene, så meningsudvekslingen udbygger og forstærker dit budskab og dine argumenter. Samtidigt har du ansvaret for at dine tilhørere føler sig ordentligt behandlet og får reelle svar på deres spørgsmål.

36 36 Gode råd Efterfølgende råd og advarsler er bygget på mange års erfaring fra undervisning, foredrag og præsentationer. Sådan signalerer du åbenhed overfor spørgsmål! Tilhørerne fornemmer øjeblikkelig dine nonverbale signaler. De kan mærke om du virkelig ønsker, at de skal stille spørgsmål, eller om du er bange for dem! Du kan opmuntre til spørgsmål ved at læne dig frem mod dine tilhørere og se på flere personer på de første rækker, når du beder om spørgsmål. Du kan være sikker på, at hvis du læner dig fremover med hånden løftet i en åben gestus, er tavs og ser direkte på dem, vil de prøve at give dig et spørgsmål hurtigt. Hvis du trækker dig tilbage fra tilhørerne, dvs. læner dig tilbage, går tilbage eller indtager et mere lukket kropssprog, så ser det ud som om du i virkeligheden er bange for spørgsmål, eller at du ikke ønsker at svare på spørgsmål. Lad ikke volumen i din stemme falde eller blive svag. Det er - for dine tilhørere - et tegn på, at du ikke er interesseret eller at du forudser problemer. Spæd selv til om nødvendigt! Da dine tilhørere ikke har haft tid til at tænke på et spørgsmål, så hav selv et klart til at sætte gang i spørgsmålene. Du kan f.eks. begynde med: Lad mig starte med et af de spørgsmål, jeg blev spurgt om, da jeg kom i dag