Version 1.1. Readiris 14 Windows. Brugervejledning. 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

Transkript

1 Version 1.1 Readiris 14 Windows Brugervejledning 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

2 Readiris TM 14 - Brugervejledning Indholdsfortegnelse Introduktion til Readiris... 1 Nyheder i Readiris Juridiske meddelelser... 7 Afsnit 1: Installation og aktivering... 9 Systemkrav... 9 Installation af Readiris... 9 Aktivering af Readiris Registrering af software Kontrollér for opdateringer Afinstallation af Readiris Teknisk support Afsnit 2: De første trin Brug af Readiris for første gang Udforskning af grænsefladen Brugertilpasning af grænsefladen Ændring af brugergrænsefladesproget Konfigurering af din scanner Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling Grundlæggende dokumentbehandling Behandling af dokumenter

3 Indholdsfortegnelse Sådan gemmes indstillingerne for dokumentbehandling Indlæsning af indstillinger: Gendannelse af fabriksindstillinger: Brug af guiden Brug af SmartTask-opgaver Afsnit 4: Valg af konfigurationsindstillinger Konfigurationsindstillinger Roteringsindstillinger Opretning af skæve sider Sideanalyse Ændring af sidekonfigurationsindstillinger Afsnit 5: Valg af genkendelsesindstillinger Genkendelsesindstillinger Det primære sprog Andre genkendelsesindstillinger (Readiris Pro + Corporate) Andre genkendelsesindstillinger (Readiris Pro + Corporate) Avancerede genkendelsesindstillinger Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Scanning af dokumenter Scanning af dokumenter Valg af scannerindstillinger Scanning af dokumentbundter

4 Readiris TM 14 - Brugervejledning Åbning af billedfiler Åbning af billedfiler Åbningsindstillinger Andre metoder til at åbne billedfiler Behandling af grupper af billedfiler Afsnit 7: Justering af billedkvaliteten Justering af billedkvaliteten Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner Introduktion Tilretning af den automatiske sideanalyse Redigerings- og layoutindstillingerne Brug af zoneskabeloner Afsnit 9: Lagring af dokumenter Lagring af dokumenter Tilføjelse af egenskaber til dokumenter Lagring af scannede dokumenter som billedfiler Valg af formatteringsindstillinger Layoutindstillinger Almindelige indstillinger SpreadsheetML-indstillinger Papirformat

5 Indholdsfortegnelse Billeder Valg af PDF-indstillinger Valg af PDF-indstillinger Komprimering af PDF-dokumenter Beskyttelse af PDF-dokumenter med adgangskode Digital signering af PDF-dokumenter Valg af XPS-indstillinger Valg af XPS-indstillinger Komprimering af XPS-dokumenter Afsnit 10: Send dokumenter til skyen Send dokumenter til skyen Send indekserede dokumenter til skyen Sådan Sådan konfigureres din scanner i Readiris Sådan forbedres genkendelsesresultaterne Sådan scannes flere dokumenter Sådan behandles billeder fra digitalkameraer Sådan genkendes stregkoder Sådan adskilles dokumentbundter Sådan scannes store grupper af billedfiler Sådan genkendes formularer

6 Readiris TM 14 - Brugervejledning Sådan behandles billeder med lav opløsning

7

8 Readiris TM 14 - Brugervejledning RI_14_dgi_ Velkommen til Readiris-dokumentationen. Formålet med denne dokumentation er at hjælpe dig med at blive opdateret i brugen af Readiris. Den dækker installation af Readiris og opsætning, de grundlæggende behandlingstrin og applikationens kommandoer og arbejdsområder. Sidst i dokumentet finder du et Sådan gør du-afsnit hvor vi håndterer helt bestemte spørgsmål. De procedurer der beskrives i denne dokumentation, er baseret på operationssystemet Windows 7. Denne dokumentation er skrevet ud fra den antagelse, at du allerede ved, hvordan man arbejder i et Microsoft Windows-miljø. Hvis det er nødvendigt, kan du søge hjælp i din Windows-dokumentation, hvis du ikke er bekendt med menukommandoer, dialogbokse, rullelister osv. Oplysningerne i denne dokumentation er genstand for ændring uden forudgående varsel. INTRODUKTION TIL READIRIS Readiris er I.R.I.S.' flagskib indenfor dokumentgenkendelsessoftware. Men Readiris kan du scanne papirdokumenter, åbne billedfiler og billeder fra digitalkameraer og omdanne dem til fuldt redigerbare tekstdokumenter og tekstsøgnings-pdf-dokumenter, som du kan gemme, dele og sende til skyen. Readiris understøtter et bredt udvalg af outputformater, hvoraf de vigtigste er Microsoft Word, Microsoft Excel og PDF. De dokumenter som Readiris genererer, kan enten gemmes på din computer, sendes direkte via eller eksporteres til skyapplikationer som eksempelvis Evernote, Dropbox, GoogleDocs 1

9 Introduktion til Readiris og box. Med Readiris Corporate kan du også sende dokumenter til Microsoft SharePoint og Therefore. Readiris genkender dokumenter på 137 sprog. Alle amerikanske og europæiske sprog understøttes, herunder de centraleuropæiske, baltiske og kyrilliske sprog samt græsk og tyrkisk. Readiris genkender også arabisk, farsi og hebraisk samt fire asiatiske sprog: japansk, forenklet og traditionelt kinesisk samt koreansk. Bortset fra tekstgenkendelse tilbyder Readiris kraftige komprimeringsfunktioner til PDF- og XPS-filer takket være I.R.I.S. patenterede komprimeringsteknologi ihqc. 2

10 Readiris TM 14 - Brugervejledning NYHEDER I READIRIS 14 Helt ny grænseflade Ny OCR-maskine Ny ihqc-maskine Samtidig behandling (multitråd) Outputformater.DOCX og.xlsx Eksport til skyen Nem web-visning af PDF-filer Helt ny grænseflade Hvis du nogensinde har brugt en tidligere version af Readiris, så vil du med det samme bemærke, at grænsefladen på Readiris 14 ser anderledes ud. Menuerne og værktøjslinjerne er blevet erstattet af et bånd. Båndet indeholder alle de kommandoer, som du har behov for til at behandle dokumenter og gennemføre dine OCR-opgaver. Kommandoerne er inddelt ud fra grupper. Grupperne er til gengæld samlet i fanebladene. Hvert faneblad er tilegnet en type aktivtet så som eksempelvis scanning af dokumenter eller eksport afdokumenter. Tip: for yderligere oplysninger om den nye grænseflade henviser vi til afsnittet Udforskning af grænsefladen. 3

11 Introduktion til Readiris Ny OCR-maskine I Readiris 14, bruges I.R.I.S.' nye OCR-maskine, DRS 15, hvilket betyder forbedret nøjagtighed. Ny ihqc-maskine Den nye ihqc-maskine, der bruges i Readiris 14 er nu kompatibel med Preview-applikationen på Apple ios og Mac OS Samtidig behandling (multitråd) Readiris bruger samtidig behandling, hvis din computer er udstyret med en multi-core processor. Takket være Readiris' multitrådsarkitektur er behandlingshastigheden forbedret drastisk. Hvordan fungerer samtidigbehandling (multitråd) i Readiris? Når du åbner eller scanner et dokument, foretager Readiris flere konverteringsopgaver - eller tråde - for at genkende dokumentet. Det antal tråde som Readiris er i stand til at udføre på samme tid, er afhængig af antallet af kerner i din computer. Lad os antage, at din computer er udstyret med en quad-core processor. I det tilfælde kan Readiris udføre 4 tråde på 4 forskellige sider. Lige så snart en tråd er færdig på en side, starter Readiris med det samme en ny. 4

12 Readiris TM 14 - Brugervejledning Outputformater.DOCX og.xlsx Det nye standard-microsoft Word-format,.docx, og det nye standard-microsoft Excel-format,.xlsx, understøttes nu også som outputformater af Readiris. Eksport til skyen De dokumenter som du behandle med Readiris, kan sendes til flere sky-applikationer. Readiris Pro sender dokumenter til skyapplikationerne Evernote, Dropbox GoogleDocs og box. Readiris Corporate sender også dokumenter til Microsoft SharePoint 2011, SharePoint Online, Therefore 2011 og Therefore Online. Nem web-visning af PDF-filer Readiris genererer nu også lineære PDF-filer, hvilket tillader hurtigere web-visning. Denne funktion er især nyttig, når du skal have adgang til dokumenter, der er lagret på en webserver. 5

13

14 Readiris TM 14 - Brugervejledning JURIDISKE MEDDELELSER Ophavsret Copyrights I.R.I.S. Alle rettigheder forbeholdes. I.R.I.S. er indehaver af ophavsretten til Readiris-softwaren, onlinehjælpsystemet og til denne publikation. Ejendomsretten til oplysningerne i dette dokument indehaves af I.R.I.S. Dokumentets indhold kan blive ændret uden varsel og udgør ikke en forpligtelse for I.R.I.S. Den software, der er beskrevet i dette dokument, stilles til rådighed i henhold til en licensaftale, hvori vilkårene for brugen af dette produkt er fastlagt. Softwaren må kun bruges eller kopieres i overensstemmelse med denne aftales vilkår. Ingen del af denne publikation må gengives, transmitteres, lagres i et fremhentningssystem eller oversættes til et andet sprog uden forudgående skriftlig accept fra I.R.I.S. Dette dokument bruger fiktive navne som eksempler; referencer til egentlige personer, virksomheder eller organisationer er helt og aldeles tilfældig. Varemærker Readiris-logoet og Readiris er varemærker tilhørende Image Recognition Integrated Systems S.A. OCR- og stregkodeteknologi fra I.R.I.S. AutoFormat- og lingvistikteknologi fra I.R.I.S. BCR- og feltanalyseteknologi fra I.R.I.S. ihqc-komprimeringsteknologi fra I.R.I.S Windows er et registreret varemærke der tilhører Microsoft Corporation i USA og andre lande. 7

15 Introduktion til Readiris Alle andre produkter, der er nævnt i denne dokumentation, er varemærker eller registrerede varemærker, som tilhører de respektive ejere. Patenter ihqc TM patentbeskyttet. Amerikansk patentnummer 8,068,684. 8

16 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 1: INSTALLATION OG AKTIVERING SYSTEMKRAV Minimumssystemkravene til installation og kørsel af Readiris er: En 1GHz CPU eller større. Der anbefales en multi-core processor. Bemærk: når din computer er udstyret med en multi-core processor, bruger Readiris Corporate de mange kerner til at opnå en hurtigere behandling. 1 GB RAM. 2 GB RAM anbefales. 200 MB ledig harddiskplads. Der anbefales en 1 GB ledig plads på harddisken. Operativsystem: Microsoft Windows XP (Service Pack 2), Windows Vista (32 og 64 bit), Windows 7 (32 og 64 bit). INSTALLATION AF READIRIS Før du forsøger at installere Readiris, skal du sørge for, at du har de nødvendige administratorrettigheder for at installere applikationer på din computer. 9

17 Afsnit 1: Installation og aktivering Sådan installeres Readiris: Indsæt Readiris-cd'en i cd-rom-drivet på din computer. Når vinduet AutoRun dukker op, skal du klikke på Readiris for at starte installationsguiden. Hvis vinduet AutoRun ikke vises (dette afhænger af dine Windows-indstillinger): skal du vælge Computer > cd-rom-drive. Dobbeltklikke på cd-rom-drive-ikonet og derefter dobbeltklikke på setup.exe for at starte installationsguiden. Vælg installationssproget og klik på OK. Acceptér betingelserne i licensaftalen. Der tilbydes en komplet installation. Hvis du er en erfaren bruger, kan du også vælge Brugerdefineret og kun installere de komponenter, som du har behov for. Klik på Næste og følg vejledningerne på skærmen. Klik på Afslut for at gennemføre installationen. Undermenuen IRIS > Readiris i Windows' Program-liste skabes automatisk af installationsprogrammet. Installationsprogrammet danner også en genvej til Readirisapplikationen på Windows-skrivebordet. 10

18 Readiris TM 14 - Brugervejledning AKTIVERING AF READIRIS Når du har installeret Readiris, skal du aktivere det. ikke-aktiverede kopier af Readiris er kun tilgængelige til brug i 10 dage. Sådan aktiveres Readiris: Dobbeltklik på Readiris-genvejen på skrivebordet for at starte programmet. Du bliver bedt om at aktivere Readiris. Klik Ja og gør dette. Bemærk at aktivering af Readiris kræver en internetopkobling. Indtast aktiveringskoden som du finder på mærkaten inde i dvdkassetten. Bemærk: hvis du har downloadet en ESD-version, blev din aktiveringskode sendt med . Klik derefter på OK for at afslutte aktiveringen. Tip: hvis der opstår en fejl under aktiveringsprocessen, skal du være opmærksom på, at du altid kan foretage en manuel aktivering. hvis der bliver ved med at opstå fejl, kan det være nødvendigt at deaktivere din firewall og forsøge igen. Vi henviser til hjælpefilen i Windows, hvis hjælp er nødvendig. For at få adgang til denne skal du trykke på f1 på dit tastatur, mens du er på skrivebordet. 11

19 Afsnit 1: Installation og aktivering REGISTRERING AF SOFTWARE Når du har aktiveret din software, kan du også registrere den. Registering er nødvendig for at få teknisk support. Det byder også på fordele så som gratis opdateringer, gratis testdownloads, prøvevideoer, rabatter på nye produkter og meget mere. Sådan registreres Readiris: Klik på Readiris-knappen i det øverste venstre hjørne på grænsefladen og klik derefter på Readiris registrering. Udfyld registreringsformularen og klik derefter på Registrer nu. Bemærk at registrering af Readiris kræver en internetopkobling. 12

20 Readiris TM 14 - Brugervejledning KONTROLLÉR FOR OPDATERINGER Når du registrerer din kopi af Readiris, kan du hente gratis softwareopdateringer. Sådan kontrollerer du, om der er tilgængelige opdateringer: Klik på Readiris-knappen i det øverste venstre hjørne på grænsefladen. Klik derefter på Kontollér for opdateringer. Bemærk: Readiris kontrollerer automatisk for opdateringer en gang om måneden. 13

21 Afsnit 1: Installation og aktivering AFINSTALLATION AF READIRIS Hvis du ønsker at fjerne Readiris fra din computer, skal du følge nedenstående procedure. Sådan afinstalleres applikationen: Luk Readiris. I Windows-menuen Start skal du navigere til Kontrolpanelet. Klik på Programmer og funktioner. Vælg derefter Readiris i listen og klik på Fjern. 14

22 Readiris TM 14 - Brugervejledning TEKNISK SUPPORT Hvis du registrerer din kopi af Readiris, har du ret til gratis teknisk support. Under afsnittet Teknisk Support på vores website finder du OSS (ofte stillede spørgsmål), videoeksempler og mange flere oplysninger til at løse de almindelige problemstillinger. Hvis du ikke kan finde svar på dit spørgsmål, skal du klikke på Kontakt teknisk support og udfylde Web-kontaktformularen. Tip: se også afsnittet Brugervejledninger på websitet så du sikrer dig, at du har den senste version af denne brugervejledning. 15

23

24 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 2: DE FØRSTE TRIN BRUG AF READIRIS FOR FØRSTE GANG Sådan køres Readiris: Dobbeltklik på Readiris-genvejen på skrivebordet. Eller start Readiris fra Windows-listen Programmer: Klik på Start > Alle programmer > IRIS > Readiris. 17

25 Afsnit 2: De første trin UDFORSKNING AF GRÆNSEFLADEN Den nye Readiris-grænseflade ser ud på følgende måde: Grænsefladen består af følgende komponenter og paneler: 1. Bånd Båndet er helt sikkert det vigtigste redskab i Readiris. Det indeholder alle de kommandoer, som er nødvendige for, at du kan behandle dine dokumenter. Kommandoerne er inddelt ud fra grupper. Grupperne er til gengæld samlet i fanebladene. Tallene på båndet viser rækkefølgen af de trin, du skal igennem. 1. Scan et dokument eller åbn et billede Fra fil. 2. Vælg outputformat og destination. 18

26 Readiris TM 14 - Brugervejledning Tip:det anbefales, at du indstiller Sprog og Konfigurationsindstillingerne, før du scanner eller åbner dokumenter. Tip: hold markøren på de forskellige knapper for at se deres værktøjstip. Disse værktøjstips beskriver, hvad hver enkelt knap gør. 2. Sidepanel Hver eneste side som du scanner eller åbner i Readiris, får vist miniaturer i sidepanelet. Siderne behandles oppefra og ned. For at ændre rækkefølgen af sider, trækker du en side fra et sted til et andet. Du kan også flytte siderne op og ned eller slette dem ved at højreklikke på dem og vælge den tilsvarende handling. 19

27 Afsnit 2: De første trin 3. Aktivitetspanel Panelet Aktivitet viser de opgaver, som Readiris kan udføre. I hvert felt kan du se en beskrivelse af opgaven samt på hvilken side, den udføres. Bemærk: Jo flere kerner din computer er udstyret med, jo højere vil behandlingshastigheden være. 4. Egenskabspanel Panelet Egenskaber viser egenskabsoplysningerne for hver side som eksempelvis scanningstiden, OCR-tiden, scanningsopløsningen osv. 5. SmartTask-opgaver / Scannet billede Når der ikke er blevet scannet eller åbnet noget billedet i Readiris, vises SmartTask-panelet. SmartTask-muligheden gør det muligt for dig at foretage de mest almindelige scannings- og konverteringsopgaver i Readiris. 20

28 Readiris TM 14 - Brugervejledning Vi henviser til emnet Brug af SmartTask-opgaver, hvor du kan få mere at vide om standardkonfigurationen. Når et dokument scannes eller åbnes med Readiris, vises dets billede. De forskellige genkendelseszoner vises. For at få mere at vide om tilretning af genkendelseszonerne, kan du læse afsnittet Redigering af genkendelseszoner. 21

29 Afsnit 2: De første trin Bemærk, at du selv kan tilpasse udseendet af de komponenter og paneler, som beskrives ovenfor. BRUGERTILPASNING AF GRÆNSEFLADEN Grænsefladen kan brugerdefineres på flere måde: Bemærk at panelet Sider ikke kan skjules eller bevæges omkring. Automatisk skjul af paneler Panelerne kan også automatisk skjules for at spare pladsen i Readiris-grænsefladen. klik på ikonet Automatisk skjul for at skjule det. Når et panel er skjult, vises dets navn vandret i den venstre eller højre sidebar. Ret markøren mod navnet for at få panelet frem. For at deaktivere funktionen for automatisk skjul, skal du klikke på ikonet igen. 22

30 Readiris TM 14 - Brugervejledning Skjul paneler Hvis du ønsker at skjule panelerne helt: Klik på menuen Vis. Fjern afmærkningerne i afkrydsningsboksene for de paneler, som du vil skjule. Bevæg panelerne omkring Panelerne har ikke faste positioner. De kan placeres overalt inde i Readiris-grænsefladen. Sådan flyttes et panel: Dobbeltklik på dets titelbjælke. Panelet vises i en formindsket version midt i grænsefladen. 23

31 Afsnit 2: De første trin Nu kan du trække det til en anden position og udvide det helt. Dobbeltklik på titelbjælken igen for at gendanne panelet i dets oprindelige position. Minimering af båndet Båndet kan minimeres for at spare pladsen i Readirisgrænsefladen. For at minimere båndet skal du højreklikke på det og derefter klikke på Minimér. Båndet vil derefter se ud på følgende måde: Klik på et faneblad for at vises dets indstillinger. 24

32 Readiris TM 14 - Brugervejledning ÆNDRING AF BRUGERGRÆNSEFLADESPROGET Readiris åbner som standard på engelsk. Hvis du vil ændre brugergrænsesproget: skal du klikke på Readiris-knappen i det øverste venstre hjørne og derefter klikke på Grænsefladesprog. I vinduet Sprog, som åbner, vælger du det sprog, du ønsker, og derefter klikker du på OK. Bemærk: Tryk på Ctrl+U i Readiris, hvis du ved en fejl har valgt et forkert sprog. Dialogboksen Sprog åbner, og du kan vælge et andet sprog i listen. 25

33 Afsnit 2: De første trin KONFIGURERING AF DIN SCANNER For at scanne dokumenter i Readiris skal din scanner være konfigureret rigtigt. Før du konfigurerer scanneren i Readiris: 1. Sørg for at din scanner er tilsluttet din computer og at den er tændt. Bemærk: scanneren skal fysik være tilsluttet din computer via et usb-kabel. En ethernet- eller trådløs opkobling kan også bruges, hvis den Twain-driver, som er leveret af producenten, er blevet specifikt bygget med den egenskab. 2. Sørg for at du har den sidste nye Twain-driver installeret til din scanner. Generel kan driverne findes på hjemmesiden tilhørende producenten af din scanner. De leveres ikke af I.R.I.S. Bemærk, at visse scannerdrivere ikke virker under de sidste nye versioner af Windows. Se i dokumentationen som fulgte med din scanner for at finde ud af hvilke platforme, der understøttes. Hvis det er nødvendigt, skal du kontakte producenten af din scanner. Konfiguration Klik på pil-ned under Scan i båndet. Klik derefter på Indstillinger 26

34 Readiris TM 14 - Brugervejledning Første gang du gør det, vises listen Scannermodel automatisk. I denne liste vælger du din scannerprofil. Scannerprofilerne gør det muligt for dig at få adgang til funktioner, der er specifikke for din scanner. Eksempelvis dupleksscanning. Du skal ikke blive bekymret, hvis du ikke ser din scanner på listen, det er ikke alle scannere, der har specifikke scannerprofiler. Vigtig oplysning: Hvis du ikke finder nøjagtig den samme profil, skal du ikke bare vælge en profil, der ligner den. Du skal i stedet vælge en universal Twain-profil. Der er forskellige Twain-profiler tilgængelige: Vælg <Twain><ANDRE MODELLER> når du bruger en almindelig flatbed-scanner. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER>(brugergrænseflade) hvis du ønsker at bruge din scanners brugergrænseflade til at scanne dokumenter med i stedet for Readiris. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER med dupleksføder>når du bruger en dupleksscanner, der kan scanne både for- og bagside af en side. Når du har valgt en scannermodel, skal du konfigurere din scannerdriver. Klik på Konfigurer for at vælge din scannerdriver. Hvis du ikke ser din scanner anført i vinduet Vælg kilde, så er din scanner ikke blevet installeret korrekt. Geninstaller din 27

35 Afsnit 2: De første trin scannerdriver, før du forsøger at konfigurere den i Readiris. Scannerdriveren kan normalt findes på websiden tilhørende producenten af din scanner. Når scanneren er blevet konfigureret, kan du begynde at scanne ved hjælp af standardscannerindstillingerne. For yderligere oplysninger om de forskellige scannerindstillinger og hvordan de ændres, henvises til afsnittet Valg af scannerindstillinger. 28

36 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 3: GRUNDLÆGGENDE DOKUMENTBEHANDLING GRUNDLÆGGENDE DOKUMENTBEHANDLING Det er rimeligt ligetil at behandle dokumenter med Readiris, når der bruges en basiskonfiguration. I dette afsnit drøfter vi, hvad du skal gøre, når du laver basiskonfigurationen. For detaljerede oplysninger om alle konfigurationstrinene henvises til afsnit 4 til 10. Før du begynder: 1. Vælg det primære dokumentsprog i fanebladet Sprog. Det er altafgørende, at du vælger det rigtige dokumentsprog for at opnå gode genkendelsesreaultater med Readiris. Standardsproget er indstillet til det sprog, som du valgte ved indstallationen. Bemærk: du kan altid ændre dokumentsproget,når du har åbnet et dokument, men du skal vide, at Readiris i så fald skal foretage genkendelse på hele dokumentet igen. Dette sænker naturligvis processen. 29

37 Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling 2. Vælg de Sidekonfigurationsindstillinger, som du ønsker i fanebladet Konfiguration: Sideanalyse vælges som standard. Denne indstilling deler dine dokumenter op i genkendelseszoner. Uden genkendelseszoner kan Readiris ikke behandle dine dokumenter. Hvis du vælger at deaktivere denne funktion, skal du manuelt tegne genkendelseszoner på dine dokumenter. Readiris kan rette en skæv side op (rette) og rotere de dokumenter, som du åbner. Behandling af dokumenter Trin 1: Scan eller åbn dine dokumenter Klik på scan for at scanne papirdokumenter med din scanner. For at scanne dokumenter skal din scanner være konfigureret rigtigt. Se afsnittet Konfigurering af din scanner, hvis det er relevant. eller klik på fra fil for at åbne eksisterende billedfiler. 30

38 Readiris TM 14 - Brugervejledning Billederne vises i grænsefladen. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre genkendelseszonerne. Se afsnittet Redigering af genkendelseszoner for detaljerede oplysninger. Trin 2: Vælg outputformatet og destinationen Klik på listen Outputformat. Vælg derefter det ønskede Outputformat fra listen. Du kan for eksempel gemme dine dokumenter som Worddokumenter for at foretage tekstredigering, eller du kan gemme dem som PDF-dokumenter for lagringsformål. For detaljerede oplysninger om de forskellige outputformater og de forskellige formateringsindstillinger henvises til afsnittene Lagring af dokumenter og Valg af formateringsindstillinger. 31

39 Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling I den anden liste skal du vælge dine dokumenters destination: o Vælg gem som fil for at gemme dokumenterne lokalt på din computer eller på en bærbar lagringsenhed. o Vælg for at sende dokumenterne via . o Eller vælg en sky-applikation for at sende dine dokumenter ud "i skyen". Bemærk at opsætningen til sky-applikationen skal være konfigureret korrekt, for at du kan eksportere. Se afsnittet Sådan sendes dokumenter ud i skyen for at lære hvordan det gøres. Når du har gennemgået disse trin, skal du klikke på Send for at påbegynde behandlingen af dokumenterne. 32

40 Readiris TM 14 - Brugervejledning Tip: Hvis du ønsker yderligere vejledning, mens du konfigurerer Readiris, skal du bruge Guiden. Guiden fører dig gennem hvert trin i konfigurationen. Se afsnittet Brug af guiden for yderligere oplysninger om hvert trin. En anden metode til at opnå hurtige resultater med Readiris er at bruge SmartTask-opgaver. De indeholder prækonfigurerede kommandoer og gør dig i stand til at behandle dokumenter i blot nogle få klik. Se afsnittet Brug af SmartTask-opgaver for yderligere oplysninger. Sådan gemmes indstillingerne for dokumentbehandling Bemærk at Readiris gemmer behandlingsindstillingerne automatisk, når en applikation lukkes. Næste gang du starter Readiris, gælder de samme indstillinger. Hvis du ønsker at gemme en specifik indstillingsprofil: Klik på Readiris-knappen. Klik derefter på Gem indstillinger og navngiv indstillingsfilen. Indlæsning af indstillinger: Klik på Readiris-knappen. Klik derefter på Indlæs indstillinger og vælg den indstillingsfil, som du har gemt. Gendannelse af fabriksindstillinger: Klik på Readiris-knappen. Klik derefter på Gendan indstillinger. 33

41 Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling BRUG AF GUIDEN Guiden leder dig gennem konfigurationsprocessen trin for trin. Når du er gået igennem trinene, skal du klikke på Start for at påbegynde den automatiske Readiris-proces. Sådan startes guiden: Klik på Readiris-knappen og klik derefter på Guide. Trin i guiden Trin 1: Vælg billedkilden Du kan bruge din scanner til at scanne dokumenter eller åbne billedfiler, som du allerede har på din computer. I løbet af dette trin kan du også anvende rotationsmuligheden. Vælg Opretning af skæve sider hvis dine dokumenter er scannet skævt, og du gerne vil rette dem. 34

42 Readiris TM 14 - Brugervejledning Figur Trin 1 Trin 2: Vælg scanner (Bemærk: hvis du valgte billedfiler i det tidligere trin, skal du fortsætte til Trin 3) Hvis du allerede har konfigureret din scanner, vil din scannermodel blive vist her. Hvis ikke, vises scannermodel-listen. Vælg nøjagtig den samme scannermodel, og klik derefter på Konfigurer for at konfigurere driveren. For yderligere oplysninger om hvordan scanneren konfigureres henvises til Konfigurering af din scanner. For yderligere oplysninger om scannerindstillinger henvises til afsnittet Valg af scannerindstillinger. Figur Trin 2 35

43 Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling Trin 3: Vælg dine dokumenters Dokumentsprog. Standardsproget er indstillet til det sprog, som du valgte ved installationen. Klik på Skift for at vælge et andet sprog. Bemærk: det er yderst vigtigt at vælge det rigtige sprog, for at opretholde gode genkendelsesresultater. Figur Trin 3 Trin 4: Vælg Outputformatet og (Sky) Destination. Dine dokumenter gemmes som standard som Microsoft Wordfiler. Klik på Skift for at vælge et andet outputformat eller en anden destinationsapplikation. For detaljerede oplysninger om de forskellige outputformater og de indstillingerne for disse henvises til afsnittene Lagring af dokumenter og Valg af formateringsindstillinger. Figur Trin 4 36

44 Readiris TM 14 - Brugervejledning Når du er færdig med at vælge indstillinger, skal du klikke på Næsteog derefter klikke på Start for at begynde behandlingen af dokumenterne. BRUG AF SMARTTASK-OPGAVER SmartTask-panelet er en af de hurtigste måder at anvende Readiris på. Det indeholder prækonfigurerede kommandoer, der gør dig i stand til at scanne, behandle og sende dine dokumenter med blot et par få klik med musen. Hvis din scanner er konfigureret korrekt i Readiris, kan du blot klikke på en af SmartTask-opgaverne for at begynde at behandle dokumentet ved hjælp af standardindstillingerne. Hvis du stadig har behov for at konfigurere din scanner, henvises til afsnittet Konfigurering af din scanner. Sådan ændres standardindstillingerne for SmartTaskopgaverne: Højreklik eller dobbeltklik på det SmartTask-ikon, du ønsker. Vælg Scanner hvis du gerne vil scanne papirdokumenter eller vælg Billedfiler for at indlæse eksisterende billedfiler fra din computer. Klik derefter på Konfigurer for at klarlægge Outputformatet, dets Formateringsindstillinger og alle Skydestinationer. De formater og indstillinger der er tilgængelige her, er afhængige af den SmartTask-opgave, som du bruger. Yderligere oplysninger om de forskellige outputformater og deres farmatteringsindstillinger findes i afsnittet Lagring af 37

45 Afsnit 3: Grundlæggende dokumentbehandling dokumenter, Valg af formateringsindstillinger ogsådan sendes dokumenter ud i skyen. Når du er færdig med at konfigurere din SmartTask-opgave, skal du klikke på den for at begynde at behandle dine dokumenter. Hvis du valgte Scanner, begynder Readiris at scanne dine dokumenter. Hvis du valgte Billedfiler, åbner et vindue, hvori du kan vælge dine billedfiler. Når Readiris er færdig med at behandle dine dokumenter, åbner outputfil-vinduet. Navngiv din outputfil og vælg det sted, hvor du vil gemme den. 38

46 Readiris TM 14 - Brugervejledning Når du bruger SmartTask-opgaven Send til , åbner din standard- -software. Når du bruger SmartTask-opgaven Send til sky, sendes dine dokumenter til den konfigurerede sky-applikation. For oplysninger om hvordan SmartTask-opgaven Dokumentadskillelse bruges, henvises til afsnittet Sådan adskilles dokumentbundter. 39

47

48 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 4: VALG AF KONFIGURATIONSINDSTILLINGER KONFIGURATIONSINDSTILLINGER Før du scanner eller åbner nogen dokumenter i Readiris, kan du indstille en serie Konfigurationsindstillinger. Disse indstillinger hjælper med at forbedre genkendelsesresultaterne og indstilles under scanningen/åbningen af dokumenter. Konfigurationsindstillingerne er placeret i fanebladet Konfiguration. Roteringsindstillinger Readiris kan rotere dine dokumenter 90 til højre, 180 og 90 til venstre. Når du behandler en masse dokumenter, der ikke vender den samme vej, skal du vælge Automatisk. I det tilfælde roterer Readiris automatisk dokumenterne mod højre. 41

49 Afsnit 4: Valg af konfigurationsindstillinger Bemærk: sørg for at dine dokumenter vender den rigtige vej - hvilket betyder at teksten vender mod scanningsoverfladen. Ellers kan Readiris ikke rotere dem. Opretning af skæve sider Vælg denne indstilling når du har behov for at rette dokumenter, der blev scannet skævt. Sideanalyse Denne indstilling er som standard aktiveret. Den opdeler hver side i genkendelseszoner. Readiris analyserer hele siden og viser, hvilke zoner der indeholder tekst, billeder og tabeller. Disse genkendelseszoner er nødvendige for at behandle dine dokumenter. Hvis dine dokumenter ikke indeholder nogen genkendelseszoner, kan Readiris ikke behandle dem. Se afsnittet Redigering af genkendelseszoner for detaljerede oplysninger om genkendelseszoner, og hvordan de ændres, hvis det er nødvendigt. 42

50 Readiris TM 14 - Brugervejledning De næste trin Når du har valgt indstillingerne, skal du klikke på Scan for at scanne dine dokumenter, eller klikke på Fra fil for at åbne eksisterende filer. Klik på sideminiaturerne i panelet Sider og kontrollér, om indstillingerne er blevet indstillet korrekt. Hvis det ikke er tilfældet, kan du ændre dem manuelt via fanebladet Side i båndet. 43

51 Afsnit 4: Valg af konfigurationsindstillinger Ændring af sidekonfigurationsindstillinger Hvis sidekonfigurationsindstillingerne som du valgte, ikke danner de resultater, som du håbede, kan du ændre dem manuelt, når du har scannet/åbner dine dokumenter. Sådan ændres indstillingerne: I panelet Sider skal du vælge den side, der skal ændres. Klik derefter på fanebladet Side. Her kan du genindstille indstillingerne for rettelse af skævhed og rotation. Brug pilene i gruppen Organisér for at skifte til andre sider. Tip: hvis du vil ændre genkendelseszonerne, skal du klikke på fanebladet Zoner. Se afsnittet Redigering af genkendelseszoner for flere oplysninger. 44

52 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 5: VALG AF GENKENDELSESINDSTILLINGER GENKENDELSESINDSTILLINGER Readiris konverterer scannede billeder, billedfiler og PDF-filer til redigerbare tekstdokumenter og tekstsøgningsdokumenter i PDFformat. For at Readiris kan genkende teksten i dine billeder, skal du aktivere de korrekte genkendelsesindstillinger. Tip: Vi anbefaler at du indstiller genkendelsesindstillingerne, før du scanner eller åbner nogen dokumenter i Readiris. Det er fordi, Readiris udfører dokumentgenkendelsen samtidig med, at den åbner eller scanner flere sider. Genkendelsesindstillingerne er placeret i gruppen Sprog. Avancerede genkendelsesindstillinger er tilgængelige via udvidelsespilen i gruppen Konfigurering. Nedenfor finder du en oversigt over de forskellige muligheder. 45

53 Afsnit 5: Valg af genkendelsesindstillinger Det primære sprog Det primære sprog er helt klart den vigtigste genkendelsesindstilling. Kvaliteten af dokumentgenkendelsen afhænger i høj grad af, at du vælger det korrekte genkendelsessprog. Genkendelsessproget er indstillet til det sprog, som du valgte ved installationen. Sådan vælges et andet sprog: Klik på pil-ned til højre for den primære liste og vælg det sprog, som du ønsker. Andre genkendelsesindstillinger (Readiris Pro + Corporate) Genkendelse af numeriske dokumenter Når du behandler dokumenter, der kun indeholder tal og næsten ingen tekst, anbefales det, at du vælger indstillingen Numerisk. Når denne indstilling er valgt, genkender Readiris kun tallene 0-9 og følgende symboler: 46

54 Readiris TM 14 - Brugervejledning + * / %, plustegn asterisk skråstreg procenttegn komma. ( ) - = punktum startparentes slutparentes bindestreg lighedstegn $ dollartegn pundtegn eurotegn yentegn Genkendelse af vestlige ord i kyrilliske og slaviske sprog samt i græsk Når du behandler kyrilliske, slaviske eller græske dokumenter, der også indeholder "vestlige" ord skrevet i det latinske alfabet - som eksempelvis navneord, anbefales det, at du vælger et af de tilgængelige Sprogpar. Sprogpar kombineres altid med det engelske sprog og er tilgængelige for russisk, hviderussisk, ukrainsk, serbisk, makedonsk, bulgarsk og græsk. Sådan vælger du sprogpar: Klik på pil-ned til højre for den primære liste. Væg derefter det ønskede par. Eksempel 47

55 Afsnit 5: Valg af genkendelsesindstillinger Hastighed i forhold til nøjagtighed I Readiris Corporate kan du vælge, om du vil favorisere hastighed frem for nøjagtighed og omvendt. Tip: når du behandler billeder af lav kvalitet, anbefaler vi, at du indstiller denne funktion til nøjagtighed. Dette giver markant bedre resultater. Sådan får du adgang til muligheden hastighed frem for nøjagtighed: klik på pilen til at udvide sprog-gruppen. Flyt skyderen til Hastighed for hurtigere behandling. Eller flyt skyderen til Nøjagtighed for bedre genkendelsesresultater. Andre genkendelsesindstillinger (Readiris Pro + Corporate) Genkendelse af sekundære sprog i et enkelt dokument Når dine dokumenter indeholder tekst på flere sprog, anbefaler vi, at du vælger et primært genkendelsessprog, der kombineres med flere sekundære sprog. Du kan vælge op til 4 sekundære sprog: 48

56 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik på pil-ned til højre for sekundær-listen og sæt kryds i felterne ud for de ønskede sprog. De sekundære sprog, der ikke er tilgængelige for det valgte primærsprog, er udtonede. Genkendelse af arabiske dokumenter Når der genkendes arabiske dokumenter i Readiris Corporate, har du mulighed for at vælge hvilken genkendelsesmaskine, der skal bruges: omnifont eller multifont. Readiris bruger som udgangspunkt omnifont-maskinen, der genkender alle skrifttyper. For at opnå det bedste genkendelsesresultat anbefaler vi derefor, at du bruger multifont. På den måde kan du vælge de skrifttyper, der bruges i dokumentet. Klik på udvidelsespilen i gruppen Sprog. Vælg derefter arabisk i den primære sprogliste. Knappen Skrifttyper bliver nu tilgængelig. klik på knappen Skrifttyper og vælg derefter Brug program til flere skrifttyper. 49

57 Afsnit 5: Valg af genkendelsesindstillinger Vælg de skrifttyper som du vil genkende i den venstre kolonne og flyt dem til den højre kolonne ved at klikke på den højre pil. Tip: hvis genkendelsesresultaterne ikke er tilfredsstillende, skønt du har valgt de korrekte genkendelsesindstillinger, så er billedkvaliteten af dine dokumenter sansynligvis ikke tilstrækkelige. Se afsnittet Justering af billedkvaliteten for at løse dette problem. AVANCEREDE GENKENDELSESINDSTILLINGER Ud over dokumentsproget spiller andre dokumentegenskaber så som skrifttype og tegnbredde en vigtig rolle i behandlingen af dokumenter. Du får adgang til disse ved at klikke på udvidelsespilen i gruppen Konfiguration eller via Readiris-knappen > Avancerede indstillinger. 50

58 Readiris TM 14 - Brugervejledning Skrifttype Readiris skelner mellem "almindelige" udskrevne dokumenter og punktmatrixdokumenter. Punktmatrixprintere er printere, der danner dokumenter med tekst, der er skabt af isolerede, separate punkter. Genkendelse af punktmatrixdokumenter kræver særlige segmenterings- og genkendelsesteknikker, der skal aktiveres. Sådan vælges skrifttypen: Klik på Readiris-knappen og klik på Avancerede indstillinger. Klik på fanebladet Skrifttype. Skrifttypen er indstillet til Automatisk som standard. Derved kan Readiris genkende punktmatrixformatet "24 nåle" og "NLQ" (Near Letter Quality) og "almindelige" udskrifter. Klik på Punktmatrix, hvis det kun er dokumenter udskrevet i punktmatrixformat, der skal genkendes. Readiris vil genkende såkaldte "kladdedokumenter" og "9-nåls"- punktmatrixdokumenter. 51

59 Afsnit 5: Valg af genkendelsesindstillinger Tegnbredde Tegnbredden (pitch) er antallet af tegn pr. tomme i en bestemt skrifttype. Tegnbredden kan enten være fast, hvor alle tegn har samme bredde, eller proportionel, hvor tegnene har forskellig bredde. Sådan vælges tegnbredden: Klik på Readiris-knappen og klik på Avancerede indstillinger. Klik på fanebladet Skrifttype. Tegnbredden er som standard angivet til Automatisk. Klik på Fast, hvis alle tegn i skrifttypen har samme bredde. Det gælder ofte dokumenter skrevet på skrivemaskine. Klik på Proportionel, hvis tegnene i skrifttypen har uens bredde. Stort set alle skrifttyper i aviser, blade og bøger er proportionale. Vigtigt! Disse dokumentegenskaber gælder ikke for asiatiske, hebræiske og arabiske dokumenter. 52

60 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 6: SCANNING OG ÅBNING AF DOKUMENTER SCANNING AF DOKUMENTER Scanning af dokumenter Før du begynder: skal du sørge for, at din scanner er tilsluttet din computer og at den er tændt. Hvis det er nødvendigt, henvises til afsnittet Konfigurering af din scanner. Readiris er Twain-kompatibelt. Det understøtter næsten alle flatbedscannere, arkføderscannere, multifunktionsmaskiner, digitalkameraer og scannerstandarder, der i øjeblikket er tilgængelige. Se afsnittet Valg af scannerindstillinger for detaljerede oplysninger om tilgængelige scannerindstillinger i Readiris. Vigtig oplysning: Readiris Pro kan scanne 50 sider samtidigt. Det er ikke muligt at scanne eller åbne mere end 50 sider inde i et enkelt Readiris-projekt. Readiris Corporate kan åbne et ubegrænset antal sider inde i et enkelt projekt. Valg af scannerindstillinger Dette afsnit giver et overblik over alle de tilgængelige scannerindstillinger i Readiris. 53

61 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Sådan får du adgang til scannerindstillingerne: Klik på pil-ned under knappen Scan og klik derefter på Indstillinger. Vinduet Scanner kommer frem. Nedenfor finder du en oversigt over alle de tilgængelige scannerindstillinger. Scannermodel Klik på Scannermodel og vælg din scannerprofil i listen. Scannerprofilen gør det muligt for dig at få adgang til funktioner, der er specifikke for din scanner. Eksempelvis dupleksscanning 54

62 Readiris TM 14 - Brugervejledning (ADF). De indstillinger der ikke er tilgængelige for din scanner, er ikke vist eller er udtonede. Du skal ikke blive bekymret, hvis du ikke ser din scanner på listen, det er ikke alle scannere, der har specifikke scannerprofiler. Hvis du ikke kan finde lige nøjagtig den rigtige scanner i listen, må du ikke bare vælge en lignende profil. Du skal i stedet vælge en universal Twain-profil. Der er forskellige Twain-profiler tilgængelige: Vælg <Twain><ANDRE MODELLER> når du bruger en almindelig flatbed-scanner. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER>(brugergrænseflade)hvis du ønsker at bruge din scanners brugergrænseflade til at scanne dokumenter med i stedet for Readiris. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER med dupleksføder>når du bruger en dupleksscanner, der kan scanne både for- og bagside af en side. Konfigurer Klik på Konfigurer for at vælge din scannerdriver. Det er nødvendigt at vælge den rigtige scannerdriver, for ellers kan Readiris ikke kommunikere med scanneren. Hvis du ikke ser din scanner anført i vinduet Vælg kilde, så er din scanner ikke blevet installeret korrekt. Geninstaller din 55

63 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter scannerdriver, før du forsøger at konfigurere den i Readiris. Scannerdriveren kan normalt findes på websiden tilhørende producenten af din scanner. Kontrast Når du scanner dokumenter af dårlig kvalitet, er det sommetider nødvendigt at justere Kontrast-niveauet for at opnå et optimalt scanningsresultat. Bevæg kontrast-skyderen mod højre for at øge kontrasten mellem baggrunden og teksten. Bevæg den mod venstre for at reducere kontrasten. Bemærk: når indstillingen Automatisk eksponering er valgt, er kontrast-skyderen ikke tilgængelig. Kontrastindstillingerne justeres automatisk. Lysintensitet Når du scanner mørke, slørede eller ekstremt lyse billeder, kan det være nødvendigt at justere indstillingerne for lysstyrke. Bevæg lysstyrke-skyderen til højre for at øge lysstyrken i dine scanninger. Bevæg skyderen til venstre for at reducere lysstyrken. Bemærk: når indstillingen Automatisk eksponering er valgt, er lysstyrke-skyderen ikke tilgængelig. Lysstyrkeindstillingerne justeres automatisk. 56

64 Readiris TM 14 - Brugervejledning Optimer opløsning til OCR Denne indstilling justerer opløsningen af de billeder, der blev scannet med for mange detaljer (over 600 dpi). Når denne mulighed er aktiveret i Readiris, reduceres opløsningen til et passende niveau. Bemærk, at denne indstilling ikke øger opløsningen for billeder, der er scannet med for få detaljer. Scan en ny side efter Denne indstilling er nyttig, når du scanner mange sider på en flatbed-scanner. Den gør dig i stand til at klarlægge, hvor mange sekunder der skal gå, før Readiris scanner en ny side. På den måde har du tid til at ændre siderne på scanneren, mens Readiris automatisk scanner dem. Det er ikke længere nødvendigt for dig at gå tilbage til din Readiris-applikation og klikke på knappen Scan, hver gang du ønsker at scanne en ny side. Brug pilene op og ned til at klarlægge hvor mange sekunder der skal gå, før du vil have Readiris til at scanne en ny side. Format Klik på listen Format for at definere størrelsen af de dokumenter, som du scanner. Tip: i USA er Letter og Legal de to mest almindelige formater. Internationalt er A4 standarden. Opløsning Vælg i hvilken opløsning du vil scanne billeder. Der anbefales en opløsning på 300 dpi (prikker pr. tomme). Når du scanner meget små udskrifter eller asiatiske sprog, anbefaler vi 400 dpi. 57

65 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Farvetilstand Readiris kan scanne dokumenter i farve, sort-hvid og gråtoner. Bemærk at gråtonede og farvebilleder giver de bedste OCRresultater. Liggende Vælg indstillingen Liggende, når du scanner liggende dokumenter i stedet for stående dokumenter. Når denne indstilling er valgt, viser Readiris dine dokumenter som liggende dokumenter i grænsefladen. Automatisk eksponering For nogle scannere er indstillingen Automatisk eksponering valgt som standard. Denne indstilling justerer automatisk indstillingerne Kontrast og Lysintensitet. Det er nødvendigt med en god kontrast for at opnå optimale genkendelsesresultater. Bemærk: når denne indstilling er valgt, er skyderne for kontrast og Lysstyrke ikke tilgængelige. 58

66 Readiris TM 14 - Brugervejledning ADF ADF står for automatisk arkføder. Denne mulighed er tilgængelig, når din scanner er udstyret med en automatisk arkføder. Vælg denne indstilling når du ønsker at scanne stakke af dokumenter på én gang. Inverter Sommetider viser Twain-scannere hvid tekst på sort baggrund, når der scannes dokumenter i sort/hvid. Du skal vælge indstillingen Inverter, for at skifte mellem farven på teksten/baggrunden på dine dokumenter. Digitalkamera Når du bruger et Twain-kompatibelt digitalkamera, kan du bruge dit kamera som direkte scanningskilde. For at gøre det skal du vælge indstillingen Digitalkamera. Readiris vil derefter anvende særlige genkendelsesrutiner til at behandle billeder fra digitalkameraet. Vi henviser til afsnittet Sådan behandles billeder fra digitalkameraer for tips om brugen af et kamera som scanningskilde. Behandl som 300 dpi Vælg indstillingen Behandl som 300 dpi, når du behandler billeder med en forkert eller ukendt opløsning. Billederne vil blive behandlet, som om de havde en opløsning på 300 dpi. Udjævn farvebilleder Denne mulighed er valgt som standard. Den forbedrer udseendet af farvede og gråtonede billeder i dine dokumenter. 59

67 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Bemærk: med visse scannere er billedudjævning påkrævet for at genkende farvede og gråtonede billeder med succes. Duplex Indstillingen Dupleksscanning er tilgængelig, når du bruger en dupleksscanner - en scanner, der kan scanne åde for- og bagsiden af dokumenter. Vælg denne indstilling for at få Readiris til at scanne for- og bagsiden af dokumenterne. Hurtig omdannelse til binær (kun Readiris Corporate) Når du bruger en højhastighedsscanner, anbefaler vi, at du aktiverer Hurtig omdannelse til binær. Denne indstilling øger behandlingshastigheden betragteligt. Tip: du skal ikke bruge denne indstilling, når du scanner dokumenter i meget lav kvalitet. SCANNING AF DOKUMENTBUNDTER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) IMPORTANT NOTE: see the separate Technical Note for information on the new Watched Folders features. This note can be found in the installation folder. By default, the installation folder is C:\Program Files\Readiris Corporate 14\Manual. Or C:\Program Files (x86)\readiris Corporate 14\Manual. Hvis du har behov for at scanne hele bundter af dokumenter, kan du bruge Readiris' funktionen Overvåget mappe. På denne måde kan du scanne alle dine dokumenter til en specifik mappe, der overvåges af Readiris. Når Readiris registrerer et nyt dokument i mappen 60

68 Readiris TM 14 - Brugervejledning Overvåget mappe, behandler systemet det og sender det til en outputmappe. Vigtig oplysning: når du bruger en af Readiris' Overvågede mapper, er det ikke muligt at bruge Readiris som scanningsapplikation samtidigt. Sådan opsættes en overvåget mappe: Klik på pil-ned under knappen Fra fil. Klik derefter på Overvåget mappe. Bemærk at indstillingen Overvåget mappe kun er tilgængelig, når der ikke er nogen åbne dokumenter i Readiris. Søg efter inputmappen som du vil scanne dokumenterne til. Hvis du gerne vil behandle de underliggende undermapper i den overvågende mappe, skal du vælge Medtag undermapper. Søg derefter efter den outputmappe, hvor dine behandlede dokumenter lagres. Vigtig oplysning: vælg ikke en outputmappe der også anvendes som overvåget mappe. Klik på knappen Vælg outputformat for at vælge det nødvendige outputformat og formateringsindstillingerne. 61

69 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Tip: se afsnittene Lagring af dokumenter og Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. Når du er færdig med at vælge indstillinger, skal du klikke på OK, så Readiris kan begynde at overvåge den overvågede mappe. Readiris vil behandle alle de billeder, som det registrerer i mappen. Hvis du gerne vil tilføje dokumenter til den overvågede mappe, mens den overvåges af Readiris, skal du: scanne dokumenter ved hjælp af din scanners grænseflade eller flytte eksisterende billedfiler til den overvågede mappe. 62

70 Readiris TM 14 - Brugervejledning ÅBNING AF BILLEDFILER Åbning af billedfiler Bortset fra scannede dokumenter kan du også åbne billedfiler og PDF-filer med Readiris. Vigtig oplysning: Readiris Pro kan åbne filer med flere sider på op til 50 sider. Det er ikke muligt at åbne mere end 50 sider inde i et enkelt Readiris-projekt. Hvis du har behov for at behandle flere sider inde i et enkelt projekt, skal du skifte til Readiris Corporate. Readiris understøtter følgende billedfilformater. Billedfilformat Adobe PDF DCX fax DjVu-billeder JPEG-billeder JPEG 2000-billeder Portable Network Graphics TIFF-billeder (komprimerede og med flere sider) ukomprimerede og komprimerede PackBits, Group 3, Group 4 JPEG Windows-bitmap ZSoft Paintbrush-billeder Filtype *.pdf *.dcx *.djv, *.djvu *.jpg, *.jpeg *.j2c, *.j2k, *.jp2 *.png *.tif, *.tiff *.bmp *.pcx 63

71 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Sådan åbnes eksisterende billedfiler: klik på knappen Fra fil. Vælg derefter de billedfiler, som du vil behandle og klik på Åbn. Bemærk: Hvis din billedfil er blevet scannet i en lav eller ukendt opløsning, viser Readiris den følgende advarsel: 64

72 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik på Åbn alligevel for at fortsætte med dit billede. Tip: klik på Hjælp-knappen for at få et figerpeg om hvordan du opnår de bedst mulige resultater med billeder i lav opløsning. Åbningsindstillinger Når billedfilerne åbnes, er der flere tilgængelige indstillinger: Indlæs PDF-dokumenter i farver Denne indstilling gør lige præcis som navnet antyder: den åbner PDF-dokumenter i farver. Deaktiver denne indstilling, hvis du ønsker at åbne PDFdokumenter i sort/hvid for at sætte fart i åbningsprocessen. Udjævn farvebilleder Denne mulighed er valgt som standard. Den forbedrer udseendet af farvede og gråtonede billeder i dine dokumenter. Bemærk: med visse scannere er billedudjævning påkrævet for at genkende farvede og gråtonede billeder med succes. 65

73 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Behandl som 300 dpi Vælg Behandl som 300 dpi, når du behandler billeder med en forkert eller ukendt opløsning. Billederne vil blive behandlet, som om de havde en opløsning på 300 dpi. Hurtig omdannelse til binær (Readiris Corporate) Når du åbner mange billedfiler samtidigt, anbefales det at aktivere Hurtig omdannelse til binær. Denne indstilling øger behandlingshastigheden betragteligt. Tip: du skal ikke bruge denne indstilling, når du scanner dokumenter i meget lav kvalitet. Sideområde Brug denne indstilling, når du kun ønsker at åbne et bestemt afsnit af TIFF- eller PDF-filer med flere sider. Vælg Alle sider for at åbne hele dokumentet (op til 50 sider i Readiris Pro). Eller vælg Sider og angiv sideområdet. Andre metoder til at åbne billedfiler Bortset fra knappen Fra fil kan du også åbne billedfiler ved at trække dem ind i Readiris-grænsefladen. 66

74 Readiris TM 14 - Brugervejledning BEHANDLING AF GRUPPER AF BILLEDFILER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) Når du behandler hele grupper af billedfiler kan du bruge Readiris' mappe Bundt-OCR. Klik på pil-ned under knappen Fra fil. Klik derefter på Bundt-OCR. Bemærk, at indstillingen Bundt-OCR kun er tilgængelig, når dokumenter åbnes i Readiris. Søg efter den inputmappe hvor dine billedfiler er placeret. Søg derefter efter den outputmappe hvor dine behandlede dokumenter lagres. 67

75 Afsnit 6: Scanning og åbning af dokumenter Vælg derefter behandlingsindstillingerne: o Medtag undermapper behandler alle inputmappens underliggende mapper. o Overskriv outputfiler overskriver alle eksisterende outputfiler med det samme navn i outputmappen. o Slet scannede emner efter genkendelse sletter dine originale input-billeder, når de er blevet behandlet. Klik på knappen Vælg outputformat for at vælge det nødvendige outputformat og formateringsindstillingerne. Tip: se afsnittene Lagring af dokumenter og Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. Når du er færdig med at vælge indstillinger, skal du klikke på OK for at begynde at behandle dokumenter. 68

76 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 7: JUSTERING AF BILLEDKVALITETEN JUSTERING AF BILLEDKVALITETEN Genkendelsesresultater er meget afhængige af dine dokumenters billedkvalitet. Hvis du scanner dokumenter af meget dårlig kvalitet, kan Readiris ikke genkende dem korrekt. Årsagen er, at Readiris arbejder ved at konvertere billeder af teksttegn til egentlige teksttegn. Hvis dine dokumenter er for mørke, toner tegnene ind i hinanden og danner sorte pletter. Hvis dine dokumenter er for lyse, er teksttegnene måske ødelagte. Det resulterer i, at Readiris ikke er i stand til at genkende dem. Eksempel 1: teksten er for mørk Her begynder bogstavernes form at flyde sammen og blive uskarpe. Bogstaver som a, e, og o er næsten helt udviskede. 69

77 Afsnit 7: Justering af billedkvaliteten Eksempel 2: teksten er for lys Her begynder tegnene at vise huller og ufuldstændige former. Sådan forbedres genkendelsesresultaterne: Kontrollér Scannerindstillinger og sørg for at dine dokumenter er blevet scannet i en opløsning på 300 dpi og i gråtoner. Se afsnittet Valg af scannerindstillinger, hvis det er nødvendigt. Hvis det ikke er tilfældet, skal du scanne dine dokumenter igen ved hjælp af disse indstillinger. Derefter skal du åbne billedjusteringsindstillingerne: Klik på fanebladet Vis. Rens indstillingerne Vis dokument i farve. Klik derefter på Størrelse > 100 %. Dette forstørrer billedet og gør dig i stand til at inspicere teksttegnene. Tegnene må ikke røre hinanden, være flydt sammen, udtonede eller ødelagte. 70

78 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik nu på fanebladet Side, og klik på Justér for at påbegynde justering af billedet. Udjævn farvebillede Denne mulighed er valgt som standard. Den udjævner forskelle i lysintensiteten og danner dermed en kontrast mellem tekst og 71

79 Afsnit 7: Justering af billedkvaliteten baggrund. Undertiden kan teksten kun udskilles fra en farvet baggrund ved hjælp af udjævning. Lysintensitet Bevæg skyderen for at øge eller mindske dine dokumenters lysintensitet. Eksempel 1: billedet er for mørkt Billedet nedenfor er for mørkt og det resulterer i et helt sort billede. Der er ingen tekst, der kan genkendes. I dette tilfælde kan du gøre billedet lysere, så teksten kan vises. 72

80 Readiris TM 14 - Brugervejledning Eksempel 2: billedet er for lyst Billedet nedenfor er for lyst og det resulterer i ødelagte teksttegn. Teksten kan næsten ikke læses. I dette tilfælde kan du gøre billedet mørkere, så billedet opnår tilfredsstillende resultater. Kontrast Bevæg skyderen for at øge eller mindske kontrasten mellem teksten og baggrunden. Eksempel Billedet nedenfor resulterer i ødelagte teksttegn. 73

81 Afsnit 7: Justering af billedkvaliteten I dette tilfælde skal du øge kontrasten for at opnå et tilfredsstillende resultat. Fjern prikker Sommetider indeholder dokumenter en masse "støj" - små sorte prikker, der opstår, når der scannes dokumenter af dårlig kvalitet, eller hvis der anvendes forkerte scannerindstillinger. Disse sorte pletter fjernes ved hjælp af skyderen Fjern prikker. Jo mere du bevæger den mod højre, jo større pletter vil blive fjernet. Når du er færdig med at justere billedkvaliteten: Klik på Anvend for at se resultatet på forhånd. Klik på OK, hvis resultatet er tilfredsstillende. Hvis ikke, må du ændre indstillingerne igen. 74

82 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 8: REDIGERING AF GENKENDELSESZONER Introduktion Når du scanner et dokument eller åbner en billedfil i Readiris, opdeles hver side automatisk i genkendelseszoner. Readiris bruger disse zoner til at fastsætte, hvordan hver del af dine dokumenter skal konverteres. Hvis dit dokument ikke indeholder nogen zoner, kan det ikke genkendes. I Readiris Pro er der 3 slags genkendelseszoner. Du har tekstzoner, billed-zoner og tabel-zoner. I Readiris Corporate er der også mulighed for en fjerde zonetype, nemlig stregkode-zoner. Bemærk, at hver zonetype har sin egen farve. Tekstzoner Billedzoner Tabelzoner *Stregkodezoner *Kun Readiris Corporate. Orange Purple Pink Green Zonerne er også nummererede; bemærk nummeret i det øverste venstre hjørne af hver zone. Numrene kører fra toppen og ned og fra venstre mod højre*. De viser den rækkefølge, som zonerne genkendes i. 75

83 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner *Bemærk: Når der behandles arabiske dokumenter, kører numrene fra højre mod venstre, hvis du vælger arabisk som primært sprog. Eksempel på genkendelseszoner Tilretning af den automatiske sideanalyse De zoner, som vi drøftede ovenfor, genereres automatisk af en indstilling, der hedder Sideanalyse. Denne automatiske sideanalyse er langt fra fast. Den kan tilrettes på mange måder. Du kan eksempelvis manuelt oprette nye zoner, ændre zonen for eksisterende zoner, øge eller mindske zonernes størrelse, ændre sorteringsrækkefølgen og så videre. Bemærk, at det imidlertid ikke er muligt at foretage nogen tekstredigering i Readiris. Den type redigering skal foretages i dit målprogram eksempelvis Microsoft Word, Excel, osv. 76

84 Readiris TM 14 - Brugervejledning Sådan får du adgang til redigerings- og layoutindstillinger: Scan eller åbn et dokument i Readiris. Klik på fanebladet Zoner. Redigerings- og layoutindstillingerne Nedenfor finder du en oversigt over redigerings- og layoutindstillingerne i Readiris. Bemærk: når du foretager ændringer i layoutet, foretager Readiris genkendelsen af hele siden igen. Manuel tegning af zoner Hvis Readiris overser nogle genkendelseszoner, kan du tegne dem manuelt. Bemærk at stregkodezoner altid skal tegnes manuelt. Disse dannes ikke automatisk af funktionen Sideanalyse. Sådan tegnes zoner: I gruppen Redigering skal du klikke på den zonetype, som du vil oprette. 77

85 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner Klik og hold derefter den venstre musetast nede og tegn en ramme omkring den del, der skal genkendes. I billedet nedenfor tegnede vi manuelt en ny tabelzone (den lyserøde ramme). Ændring af zonetypen Når der scannes dokumenter af dårlig kvalitet, kan det ske, at Readiris ikke fastlægger zonetyperne korrekt. Hvis det sker, kan du ændre zonetyperne manuelt: Højreklik på den zone du vil ændre. Peg påzone > Type, og klik derefter på den zonetype, du ønsker. Vigtig oplysning: hvis du behandler billeder af dårlig kvalitet, vil Readiris sandsynligvis få problemer med at genkende dem korrekt. For at lære mere om hvordan du undgår sådanne problemer, henvises til afsnittet Justering af billedkvaliteten. 78

86 Readiris TM 14 - Brugervejledning Samtidig ændring af zonetype og flere zoner Når der scannes dokumenter af dårlig kvalitet, kan det ske, at Readiris ikke fastlægger zonetyperne korrekt. Hvis det sker, kan du ændre zonetyperne manuelt: Klik på Vælg zone i gruppen Redigering. Tryk og hold tasten Shift nede, mens du klikker på de zoner, du vil ændre. Derefter skal du pege på Zone > Type, mens du stadig holder Shift-tasten nede, og klikke på den zonetype, du ønsker. Vigtig oplysning: hvis du behandler billeder af dårlig kvalitet, vil Readiris sandsynligvis få problemer med at genkende dem korrekt. For at lære mere om hvordan du undgår sådanne problemer, henvises til afsnittet Justering af billedkvaliteten. Øgning eller reducering af zoner Klik på Vælg zone i gruppen Redigering. 79

87 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner Klik derefter inde i den zone, som du vil reducere eller øge. Klik på og hold fast i et af punktegnene på rammen, og træk derefter rammen i den ønskede retning for at reducere eller øge zonen. Ændring i zonernes rækkefølge Den rækkefølge som zonerne er nummereret i, afgør i hvilken rækkefølge, de vil blive inkluderet i outputdokumenter. Sådan ændres rækkefølgen: Klik på Vælg zone i gruppen Redigering. Klik derefter på knappen Sorter. Tallene forsvinder nu fra zonerne. Klik nu på genkendelseszonerne en efter en i den rækkefølge, som du ønsker, at de skal sorteres. 80

88 Readiris TM 14 - Brugervejledning Flytning af zoner Klik på Vælg zone i gruppen Redigering. Klik derefter inde i den zone, som du gerne vil flytte, hold den venstre museknap nede og træk rammen til det sted, som du ønsker. Sammensætning af zoner Lad os nu antage, at du har to tekstzoner, der hører sammen, og du vil ændre dem til en enkelt tekstzone. I så fald: skal du vælge Tekst i gruppen Redigering. Tegn derefter en tekstzone mellem de to zoner for at forbinde dem. 81

89 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner De to zoner flettes nu sammen til en. Sletning af zoner Bemærk, at det kun er zoner af samme zonetype, der kan sættes sammen. Hvis du vil udelade zoner fra genkendelsen: Klik på Vælg zone i gruppen Redigering. Tryk derefter på shift-tasten og hold den nede og vælg de zoner, som du vil slette. Højreklik på en af de valgte zoner, peg på Zone og klik på Slet. 82

90 Readiris TM 14 - Brugervejledning Sletning af små zoner Sommetider indeholder dokumenter en masse "støj" - små sorte prikker, der opstår, når der scannes dokumenter af dårlig kvalitet, eller hvis der anvendes forkerte scannerindstillinger. Når det er tilfældet, har Readiris en tendens til at markere dem som genkendelseszoner, skønt de ikke indeholder noget brugbart indhold. Sådan udelukkes disse zoner fra genkendelse: Klik på indstillingen Slet små zoner. Denne indstilling sletter alle vinduer, der er mindre end 0,5" og gendanner de resterende zoner. Ignorering af zoner ved kanter Når din scanner genererer sorte kanter omkring dokumenterne, har Readiris en tendens til at markere dem som genkendelseszoner, skønt de ikke indeholder noget brugbart indhold. I sådanne tilfælde anbefales det at bruge indstillingen Ignorer zoner ved kanter. På den måde vil zonerne blive udelukket fra genkendelsen. 83

91 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner Ignorering af en bestemt zone Hvis dine dokumenter kun har indhold i et bestemt område af siden, kan du bruge indstillingen Ignorér til at udelukke det resterende af siden fra genkendelsen. Klik på Ignorér i gruppen Layout. Tegn derefter en ramme omkring det afsnit, der indeholder oplysningerne. Alt udenfor rammen vil blive ignoreret. Bemærk: Du kan også bruge denne indstilling til at oprette zoneskabeloner, hvis alle dine dokumenter har et tilsvarende layout. Se afsnittet Brug af zoneskabeloner. Genkendselse af indholdet af en bestemt zone Hvis du kun vil genkende indholdet i en bestemt tekstzone, og du ikke har behov for et fuldt konverteret outputdokument, kan du bruge indstillingen Kopier som tekst. Højreklik på den tekstzone, som du vil genkende. Klik derefter på Kopier som tekst. 84

92 Readiris TM 14 - Brugervejledning Resultaterne kopieres til udklipsholderen som løbende tekst. Du kan nu indsætte dem i andre applikationer. Ændring af sideanalysen Hvis du ikke er tilfreds med de ændringer, du har foretaget, skal du bemærke, at du altid kan gendanne den automatiske sideanalyse. Klik på kommandoen Analyse for at gøre dette. Hvis du vil deaktivere den automatiske sideanalyse fuldstændig: Klik på fanebladet Hjem. Fjern alle tilvalg i indstillingen Sideanalyse. I dette tilfælde skal du manuelt definere genkendelseszonerne. Hvis dine dokumenter ikke indeholder genkendelseszoner, kan Readiris ikke behandle dem. 85

93 Afsnit 8: Redigering af genkendelseszoner BRUG AF ZONESKABELONER Når du gerne vil scanne mange dokumenter, der ser ens ud, kan det være nyttigt at anvende zoneskabeloner i stedet for at redigere genkendelseszonerne hver gang. I en zoneskabelon angiver du, hvordan dine dokumenter ser ud og hvor tekst-, BILLED- eller tabelzoner er placeret. På den måde koncentrerer Readiris sig kun om de anviste områder, hvilket sparer dig meget tid. Sådan oprettes en zoneskabelon: Scan dokumentet først. Klik på fanebladet Zone og rediger de zoner du har lyst til. Se Redigering af genkendelseszoner for flere oplysninger. Klik derefter på Gem for at gemme zoneskabelonen. Sådan bruges en zoneskabelon: Først deaktiveres Sideanalyse i fanebladet Konfiguration. 86

94 Readiris TM 14 - Brugervejledning Derefter scannes eller åbnes dokumenter i Readiris. I fanebladet Zone klikkes på Åbn. Du bliver bedt om at indlæse zoneskabelonen for den aktuelle side eller for alle de sider, der allerede er åbne. 87

95

96 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 9: LAGRING AF DOKUMENTER LAGRING AF DOKUMENTER De dokumenter som du behandler med Readiris, kan gemmes i rigtig mange forskellige outputformater, der spænder lige fra almindelige tekstfiler til fulde Word- og Excel-filer og PDF- og XPS-filer. Med Readiris kan du også omdanne billed-pdf-filer - hvori du ikke kan vælge eller kopiere tekst - til PDF-dokumenter, som der kan foretages fuld tekstsøgning i. Det samme gælder for billed-xpsdokumenter. Nedenfor finder du en oversigt over de understøttede outputformater. PDF PDF står for "Portable Document Format" (bærbart dokumentformat). Det er et format, der er udviklet af Adobe System Inc. for at fremme dokumentudveksling. PDF-filer er enhedsuafhængige og opløsningsuafhængige og de kan åbnes i en hvilket som helst operativsystem (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android, osv.). PDF-filer anvendes oftest til lagringsformål. Bemærk at indholdet i PDF-filer ikke kan redigeres (nemt). 89

97 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Med Readiris kan du generere 4 typer PDF-filer: PDF billedtekst(= PDF hvor der kan søges efter billeder)denne filtype er den mest almindeligt anvendte. Den indeholder to lag: den genkendte tekst og det oprindelige billede over teksten. På den måde har du både adgang til den genkendte tekst og du kan stadig se det originale billede. Bemærk: da billedet dækker teksten, er genkendelsesfejl ikke synlige. PDF-tekstbillede. Denne filtype er det modsatte af PDF-billedtekst. Det indeholder det originale billede i baggrunden og den genkendte tekst øverst i billedet. Bemærk: alle genkendelsesfejl er synlige i dette format. PDF-tekst. Denne filtype indeholder den genkendte tekst, men indeholder ikke det originale billede fra dit dokument. Alle billeder i det originale dokument er inkluderet som grafik i PDF-filen. PDF-billede. Når du vælger denne filtype, udfører Readiris ikke tekstgenkendelsen på dit dokument. Det vil ikke være muligt at søge efter tekst i din PDF-fil, da den kun indeholder billedet fra dit originale dokument. Bemærk: der er mange tilgængelige indstillinger for PDF-filer. Readiris kan generere kraftigt komprimerede PDF-filer, PDF-filer der er beskyttede af adgangskoder, PDF-filer og PDF/Akompatible PDF-filer. Se afsnittet Valg af PDFindstillinger for yderligere oplysninger. Tip: med Readiris kan du også omdanne billede- PDF-filer til tekstsøgnings-pdf-filer. 90

98 Readiris TM 14 - Brugervejledning XPS XPS står for XML papirspecifikation. Det er et dokumentformat med fast layout, designet af Microsoft Inc. for at bevare gengivelseskvalitet i dokumentet. XPS-filer bruges - nøjagtig som PDF-filer - mest til lagringsformål. Bemærk, at indholdet i XPSfiler ikke kan redigeres (nemt). Med Readiris kan du generere 4 typer XPS-filer: XPS billedtekst. Denne filtype er den mest almindeligt anvendte. Den indeholder to lag: den genkendte tekst og det oprindelige billede over teksten. På den måde har du både adgang til den genkendte tekst og du kan stadig se det originale billede. Bemærk: da billedet dækker teksten, er genkendelsesfejl ikke synlige. XPS-tekstbillede. Denne filtype er det modsatte af XPS-billedtekst. Det indeholder det originale billede i baggrunden og den genkendte tekst øverst i billedet. Bemærk: alle genkendelsesfejl er synlige i dette format. XPS-tekst. Denne filtype indeholder den genkendte tekst, men indeholder ikke det originale billede fra dit dokument. Alle billeder i det originale dokument er inkluderet som grafik i XPS-filen. XPS-billede. Når du vælger denne filtype, udfører Readiris ikke tekstgenkendelsen på dit dokument. Det vil ikke være muligt at søge efter tekst i din XPS-fil, da den kun indeholder billedet fra dit originale dokument. 91

99 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Bemærk: Readiris kan generere kraftigt komprimerede XPS-dokumenter. Se afsnittet Valg af XPS-indstillinger for yderligere oplysninger. RTF RTF står for "Rich Text Formatting" (formatering af Rich-tekst). Det er et gratis dokumentfilformat der er udviklet af Microsoft Inc. for at fremme dokumentudveksling. De fleste tekstbehandlingsprogrammer kan læse og skrive RTF-dokumenter. Eksempler er Microsoft Word 97, 2000, 2002, Også her er der mange niveauer af layout tilgængeligt. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. DOCX DOCX er den nye standard for tekstbehandlingsformatet anvendt i Microsoft Word 2007 og Dette filformat er baseret på XMLformatet (udvideligt opmærkningssprog). Der er de samme layoutindstilliger tilgængelige for DOC- og RTFdokumenter. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. DOC Doc er det standardformat, der anvendes i Microsoft Word 97, 2000, 2002 og Det er et af de almindelige tekstbehandlingsformater. Bemærk at der er mange layoutniveauer tilgængelige for.docdokumenter. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. Bemærk at Microsoft Word skal være installeret på din computer, for at du kan danne DOC-dokumenter. 92

100 Readiris TM 14 - Brugervejledning ODT ODT står for "åbn dokumenttekst". Det er et kildefrit filformat. ODT-filer kan åbnes med alle OpenOffice-kompatible tekstbehandlingsprogrammer. Se afsnittet Valg af formatteringsindstillinger for yderligere oplysninger om tilgængelige layoutindstillinger. Spreadsheet ML (xml) SpreadsheetML er en XML-dialekt der er udviklet af Microsoft Inc. Det er det almindelige regnearkformat i Microsoft Excel Dette format er nyttigt, når der behandles dokumenter med mange tabeller og tal. Der er specifikke layoutindstillinger for SpreadsheetML. Se afsnittet SpreadsheetML-indstillinger for yderligere oplysninger. XLSX XLSX er det nye almindelige regnearkformat i Microsoft Excel 2007 og XLSX-filer dannes ved hjælp af den åbne XMLstandard. Hver celle i en XLSX-fil har en forskellig formatering. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger om tilgængelige layoutindstillinger. CSV CSV står for "Comma Separated Value" (kommasepareret værdi). Det er et tekstformat til lagring af tabellariske data. I en CSV-fil bruges kommaer til at adskille værdierne. Dette format forbindes oftest med Microsoft Excel på Windows-computere. TXT 93

101 Afsnit 9: Lagring af dokumenter En TXT-fil er et standardtekstdokument, der indeholder ikkeformateret tekst. TXT-filer kan åbnes i ethvert tekstredigeringseller ordbehandlingsprogram. Der er ingen tilgængelige layoutindstillinger for TXT-filer. HTML HTML står for "Hypertext Markup Language" (hypertekstopmærkningssprog). Det er det fremherskende opmærkningssprog for internetsider. Det giver mulighed for at beskrive strukturen og formateringen af tekstbaserede oplysninger i et dokument. Dette filformat kan åbnes i Microsoft Excel, i en internetbrowser som eksempelvis Internet Explorer og i redigeringsværktøjer til internetsider som eksempelvis Adobe Dreamweaver. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger om layoutindstillingerne. TIF Tif står for "Tagged Image File" (mærket billedfil). Det er et grafikformat af høj kvalitet, der ofte anvendes til lagring af billeder med mange farver. Vælg dette format, hvis du ønsker, at Readiris skal konvertere dine dokumenter til billedfiler. Der vil ikke blive foretaget tekstgenkendelse på dine dokumenter. Bemærk: mange af de ældre filformater understøttes også. Bemærk: RTF-filer, der er dannet af Readiris, kan også åbnes i de webbaserede kontorapplikationer AjaxWrite, ThinkFree, Zoho Writer og Google Writely. Hvis du bruger et af disse programmer, skal du sørge for at vælge layoutindstillingen Bevar formatering af ord og afsnit. 94

102 Readiris TM 14 - Brugervejledning Sådan gemmer du dine dokumenter: Klik på udvidelsespilen i gruppen Output. Vinduet Output åbner. Vælg det format du ønsker i den første rullemenu. Vælg Åbn efter lagring hvis du ønsker, at den tilsvarende applikation skal åbne, når Readiris er færdig med at behandle dokumenterne. Bemærk at den nødvendige applikation skal være installeret på din computer for at denne mulighed fungerer. Bevar det valgte Gem som fil i den anden rullemenu. Hvis det er relevant vælges formateringsindstillinger. Se afsnittet Valg af formateringsindstillinger for yderligere oplysninger. Klik på OK for at lukke vinduet Output. Klik derefter på Send for at konvertere og gemme dine dokumenter. 95

103 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Når Readiris er færdig med behandlingen, åbner vinduet Output-fil. Du kan nu navngive din output-fil. Bemærk: Readiris gemmer som udgangspunkt alle sider i en enkelt output-fil. Hvis du gerne vil generere en fil pr. side, skal du vælge opret en fil pr. side. Bemærk: når du har gemt dine dokumenter, fjernes de ikke automatisk fra Readiris-grænsefladen. På denne måde har du mulighed for at ændre indstillingerne, hvis det er nødvendigt, samt for at gemme dine dokumenter i et andet filformat. Sådan påbegyndes et nyt projekt i Readiris: klik på skraldespandsikonet nederst i panelet Sider. Denne kommando sletter dine dokumenter fra Readiris, så du kan begynde på et nyt. 96

104 Readiris TM 14 - Brugervejledning TILFØJELSE AF EGENSKABER TIL DOKUMENTER De dokumenter som du bearbejder, kan suppleres med egenskaber. Det betyder, at du kan tilføje "nøgletags" til dine dokumenter som eksempelvis forfatteren, dokumenttypen, scanningsdatoen osv. På den måde kan du hurtigere hente dokumenterne, når de er blevet gemt. Sådan tilføjes egenskaber til dokumenter: Scan eller åbn dine dokumenter i Readiris. Vælg det ønskede output-format og sørg for at muligheden Gem som fil er aktiveret. Klik på Send for at gemme dine dokumenter. I vinduet Gem som, skal du klikke på Egenskaber for at tilføje egenskaber til dine dokumenter. 97

105 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Udfyld egenskaberne og klik derefter på OK for at gemme dem. LAGRING AF SCANNEDE DOKUMENTER SOM BILLEDFILER De dokumenter som du scanner, skal ikke nødvendigvis konverteres til tekstoutputfiler. Du kan også vælge at gemme dem som optimerede billedfiler. Det gøres sådan: Scan eller åbn dine dokumenter i Readiris. Anvend den nødvendige indstilling for sidekonfiguration som eksempelvis Ret skævhed og Rotering. 98

106 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik derefter på fanebladet Side: o klik på Gem billeder for kun at gemme billedzonerne til en billedfil. o Klik på Gem hel side som billede for at gemme den aktuelle side som en billedfil, eller; o Klik på Gem alle sider som billede for at gemme alle siderne i Readiris som billedfiler. Bemærk: med denne tredje mulighed kan du vælge at gemme alle sider i flersiders billedfiler, eller at gemme hver del separat i separate billeddfiler. Navngiv dit dokument og vælg den type billede, som du vil gemme det som. 99

107 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Afhængig af det billedformat du vælger, kan en JPEG - kvalitetsskyder være tilgængelig. Med denne skyder kan du fastsætte kvaliteten af dine billedfiler. VALG AF FORMATTERINGSINDSTILLINGER Valg af formateringsindstillinger Afhængigt af det outputformat, som du vælger i vinduet Output, er der forskellige tilgængelige formateringsindstillinger. Nedenfor finder du en kort beskrivelse af hver indstillingsgruppe. Se det tilsvarende afsnit nedenfor for mere detaljerede oplysninger. 100

108 Readiris TM 14 - Brugervejledning Layoutindstillinger Layoutindstillingerne spiller en vigtig rolle, når der genereres Word-dokumenter, regneark-dokumenter og internetdokumenter. De afgør for en stor dels vedkommende, hvordan dine endelige dokumenter kommer til at se ud. Almindelige indstillinger De Almindelige indstillinger er tilgængelige for hvert outputformat, som Readiris foretager tekstgenkendelse på. Når du vælger et billedoutputformat som eksempelvis PDF-billede eller TIF er de almindelige indstillinger ikke tilgængelige. De almindelige indstillinger supplerer layoutindstillingerne og afgør blandt andet, om farverne og grafikken bevares i outputdokumenterne. SpreadsheetML-indstillinger Når der genereres SpreadsheetML-dokumenter til Microsoft Excel (2002, 2003, 2007 and 2010) er der særlige SpreadsheetMLindstillinger tilgængelige ud over Layout-og Almindelige indstillinger. 101

109 Afsnit 9: Lagring af dokumenter SpreadsheetML-indstillingerne afgør, hvordan arbejdsarkene skal formateres i dit Excel-dokument. PDF-indstillinger Når der genereres PDF-dokumenter, er det kun de specifikke PDFindstillinger, der er tilgængelige. Disse inkluderer bogmærkning, ihqc-komprimering, beskyttelse med adgangskode og digital signering. XPS-indstillinger Når der genereres XPS-dokumenter, er kun de specifikke XPSindstillinger tilgængelige. Disse inkluderer bogmærkning og ihqc-komprimering. Papirformat Indstillingerne Papirformat gør det muligt for dig at definere, i hvilket papirformat (eksempelvis A4, Letter, Legal) dine outputdokumenter skal genereres. Disse indstillinger er tilgængelige for de fleste RTF-outputformater. Billeder Indstillingen Billeder fastlægger, hvordan billederne skal præsenteres i outputdokumenterne, eksempelvis om det skal være i sort/hvid eller farver. Den definerer også billedernes opløsning. Bemærk: når du vælger et outputformat eller en applikation, der ikke understøtter billeder, vil Billedindstillingerne ikke være tilgængelige i Readiris. 102

110 Readiris TM 14 - Brugervejledning LAYOUTINDSTILLINGER Layoutindstillingerne spiller en vigtig rolle i genereringen af Word-dokumenter (.doc,.docx,.rtf,.odt), regnearkdokumenter (.xml,.xlsx) og internetdokumenter (.htm). De afgør for en stor dels vedkommende, hvordan dit endelige dokument kommer til at se ud. Nedenfor finder du en beskrivelse af, hvad hver layoutindstilling medfører og eksempler på reelle dokumenter. Bemærk også miniaturen på højre side af vinduet. Det giver dig også en generel ide om dokumentlayoutet, der er baseret på de layoutindstillinger, som du har valgt. Bemærk:Layoutindstillingernes faneblad er naturligvis ikke tilgængeligt, når du vælger PDF, XPS eller TIF som outputformat. PDF og XPS er faste layoutformater og de gendanner som udgangspunkt dokumentets originale layout. Og TIF er et billedformat på baggrund af hvilket, en genkendelse foretages. Bemærk: hvis nogle layoutindstillinger ikke er tilgængelige for det outputformat, du valgte, betyder det, at den pågældende indstilling ikke understøttes. Indstillingen opret løbende tekst genererer en fortsat, løbende tekststreng. Resultatet er et dokument uden formatering. Formateringen skal foretages manuelt af brugeren. 103

111 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Eksempel på løbende tekst Indstillingen Bevar formatering af ord og afsnit holder den generelle formatstruktur af dit scannede dokument. Skrifttypen, skriftstørrelsen og typografien bevares under hele genkendelsesprocessen. Tabulatortegn og de enkelte blokkes indrykning genskabes. Tekstblokke og -spalter gendannes ikke. Afsnittene oprettes i umiddelbar forlængelse af hinanden. Tabeller oprettes korrekt. Der tages ikke billeder. Eksempel på ord- og afsnitformatering Indstillingen Genskab kildedokument forsøger at holde sig så tæt som muligt på det originale layout. 104

112 Readiris TM 14 - Brugervejledning Tekstblokke, tabeller og billeder bliver genskabt det samme sted som originalen. Ord- og afsnitsformateringen bevares. Der dannes også nye hyperlinks. Eksempel på et genskabt kildedokument o Indstillingen Brug spalter i stedet for rammer skaber spalter i stedet for tekstrammer til at placere oplysningerne på siden. Det er lettere at redigere tekst i spalter end dokumenter, der indeholder flere rammer. Teksten løber naturligt fra den ene spalte til den næste. Bemærk: hvis Readiris ikke kan spore spalter i kildedokumentet, bruges rammerne stadig som nødløsning. Tip: brug denne indstilling når du genererer Word-dokumenter. o Indstillingen Indsæt spalteskift indsætter et hårdt spalteskift ved slutningen af hver spalte, hvilket bevarer tekstformatet. Tekst, du redigerer, tilføjer eller sletter, påvirker ikke de øvrige spalter. Teksten vil automatisk krydse et spalteskift. 105

113 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Tip: deaktiver denne indstilling (Indsæt spalteskift) når du har løbende tekst, der indeholder spalter. Derved sikres, at teksten løber naturligt fra den ene spalte til den næste. o Med indstillingen Tilføj billede som sidebaggrund placeres det scannede billede som sidebaggrund under den genkendte tekst. Bemærk: denne indstilling øger outputfilernes størrelse betragteligt. Formatet PDF billede-tekst tilretter PDF-filer på den samme måde. For at undgå den filforøgelse, der nævnes ovenfor, vælges indstillingen Bevar baggrundens farver på fanebladet Indstillinger. Dette giver et tilsvarende men mindre drastisk og mere kompakt alternativ. ALMINDELIGE INDSTILLINGER De Almindelige indstillinger er tilgængelige for hvert outputformat, som Readiris foretager tekstgenkendelse på. Når du vælger et billedoutputformat som eksempelvis PDF-billede, eller TIF er de almindelige indstillinger ikke tilgængelige. De almindelige indstillinger supplerer andre indstillinger så som Layout- og SpreadsheetML-indstillinger. Bemærk imidlertid at nogle almindelige indstillinger ikke er tilgængelige afhængig af de andre formateringsindstillinger, som du vælger. Nedenfor finder du en beskrivelse af, hvad hver indstilling medfører og eksempler på reelle dokumenter. 106

114 Readiris TM 14 - Brugervejledning Indstillingen Flet linjer til afsnit aktiverer automatisk registrering af afsnit. Readiris ombryder den genkendte tekst ved et ord, indtil et nyt afsnit begynder, og sætter delte ord ved slutningen af linjer sammen igen. Indstillingen Inkludér billeder gør præcis, det den siger; den inkluderer billeder i dine outputdokumenter. Rens disse indstillinger, hvis du kun skal bruge layouttekst. Indstillingen bevar tekstfarver bevarer de originale tekstfarver i dine kildedokumenter. Indstillingen Bevar baggrundens farver genskaber baggrundsfarven for hvert dokument. Bemærk: i en regnearkapplikation genskaber denne indstilling baggrundsfarven for hver celle. 107

115 Afsnit 9: Lagring af dokumenter SPREADSHEETML-INDSTILLINGER Når du vælger Microsoft Excel 2002, 2003, 2007, 2010 (SpreadsheetML) som outputformat, er der specifikke SpreadsheetML-indstillinger tilgængelige. Nedenfor finder du en beskrivelse af, hvad hver indstilling medfører og eksempler på reelle dokumenter. Indstillingen Ignorer al tekst uden for tabellerne gemmer tabellerne og ignorerer alle andre genkendelsesresultater. Alle data inden for tabellerne registreres, men ikke data uden for tabellerne. Eksempel billede 108

116 Readiris TM 14 - Brugervejledning Indstillingen Konverter numeriske værdier til tal koder genkendte numeriske værdier som tal. Det betyder, at du kan udføre matematiske funktioner på disse celler. Tekstcellerne i alle tabeller bevares i tekstformat. Bemærk, at kun numeriske værdier inden for tabeller kodes som tal. Indstillingen Opret et arbejdsark pr. side sørger for, at der oprettes et arbejdsark for hver scannet side. Hvis en side indeholder tabeller og tekst, placeres alt i samme arbejdsark. Med indstillingen Opret et arbejdsark pr. tabel placeres hver tabel i et separat arbejdsark, og den genkendte tekst (uden for tabellerne) placeres i et andet arbejdsark. Hvis det dokument som behandles indeholder mere end en side, vil hver side bleve behandlet på samme måde. Denne indstilling er nyttig, når du behandler tabeller af forskellige størrelser og med forskellige retninger. PAPIRFORMAT Papirformat-indstillingen gør det muligt for dig at definere, i hvilken papirstørrelse (eksempelvis A4, Letter, Legal) dine outputdokumenter skal genereres. Disse indstillinger er tilgængelige i de fleste RTF-outputformater. 109

117 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Klik på fanen Papirformat, og brug pileknapperne til at vælge og udelade papirformater. Readiris vil gennemgå de aktive papirformater i den angivne rækkefølge og vil bruge det første papirformat, der er stort nok til at rumme det scannede dokument. Bemærk: standardpapirformatet varierer afhængigt af dit operativsystem. BILLEDER Indstillingen Billeder fastlægger, hvordan billederne skal præsenteres i outputdokumenterne, eksempelvis om det skal være i sort/hvid eller farver. Den definerer også billedernes opløsning. Bemærk: når du vælger et outputformat eller en applikation, der ikke understøtter billeder, vil grafikindstillingerne ikke være tilgængelige i Readiris. Nedenfor finder du en beskrivelse af, hvad hver indstilling betyder. 110

118 Readiris TM 14 - Brugervejledning Sort/hvide billeder Readiris gemmer som standard billeder i farver. Vælg denne indstilling for at oprette billeder i sort/hvid. Farven på teksten i dine dokumenter kan stadig bibeholdes. Bevar scanningsopløsning Denne indstilling er som standard aktiveret. Readiris genererer outputdokumenterne i den samme opløsning som dine scannede dokumenter er i. Kontroller scannerindstillingerne for at bekræfte i hvilken opløsning dine dokumenter er blevet scannet. Eller kontroller billedes egenskaber i grænsefladen. Reducer opløsning til: Hvis du ikke ønsker at bevare den oprindelige scanningsopløsning, skal du vælge indstillingen Reducer opløsning til og angive hvilken opløsning, du ønsker at reducere billederne til; Bemærk: det anbefales, at der bruges en opløsning på mindst 72dpi. 111

119 Afsnit 9: Lagring af dokumenter JPEG-kvalitet Billeder der er lagret i PDF-, XPS-, Word- og RTF-dokumenter gemmes i JPEG-formatet. Brug skyderen til at justere JPEG-kvaliteten. JPEG 2000-komprimering Når du gemmer filer i PDF- eller XPS-format, kan Readiris anvende JPEG 2000-komprimering til farve-gråtonebilleder, der er indeholdt i filerne. VALG AF PDF-INDSTILLINGER Valg af PDF-indstillinger De dokumenter som du behandler med Readiris, kan gemmes som PDF-dokumenter. Om PDF-dokumenter PDF står for "Portable Document Format" (bærbart dokumentformat). Det er et format, der er udviklet af Adobe System Inc. for at fremme dokumentudveksling. PDF-filer er enhedsuafhængige og opløsningsuafhængige og de kan åbnes i en hvilket som helst operativsystem (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android, osv.). PDF-filer anvendes oftest til lagringsformål. Bemærk at indholdet i PDF-filer ikke kan redigeres (nemt). Sådan gemmes dokumenter som PDF-dokumenter: Klik på knappen Format i gruppen Output. 112

120 Readiris TM 14 - Brugervejledning Vælg den ønskede PDF-type i rullelisten: PDF - billedetekst (= PDF hvor der kan søges efter billeder).denne filtype er den mest almindeligt anvendte. Den indeholder to lag: den genkendte tekst og det oprindelige billede over teksten. På den måde har du både adgang til den genkendte tekst og du kan stadig se det originale billede. Bemærk: da billedet dækker teksten, er genkendelsesfejl ikke synlige. PDF-tekstbillede. Denne filtype er det modsatte af PDFbilledtekst. Det indeholder det originale billede i baggrunden og den genkendte tekst øverst i billedet. Bemærk: alle genkendelsesfejl er synlige i dette format. PDF-tekst. Denne filtype indeholder den genkendte tekst, men indeholder ikke det originale billede fra dit dokument. Alle billeder i det originale dokument er inkluderet som grafik i PDFfilen. PDF-billede. Når du vælger denne filtype, udfører Readiris ikke tekstgenkendelsen på dit dokument. Det vil ikke være muligt at 113

121 Afsnit 9: Lagring af dokumenter søge efter tekst i din PDF-fil, da den kun indeholder billedet fra dit originale dokument. Bemærk: der er mange tilgængelige indstillinger for PDF-filer. Readiris kan generere kraftigt komprimerede PDF-filer, PDF-filer der er beskyttede af adgangskoder, PDF-filer og PDF/A-kompatible PDF-filer. Se afsnittet Lagring som PDF-dokumenter for yderligere oplysninger. PDF-indstillingerne Opret bogmærker Bogmærker er en slags links inde i et PDF-dokument, der indeholder repræsentationsoplysninger om det afsnit, som de henviser til. Bogmærker føjer struktur til dine PDF-dokumenter. De er grupperede i panelet Bogmærker i navigationsbjælken. I Readiris opretter indstillingen Opret bogmærker et bogmærke for hver tekstzone, billedzone og tabelzone inde i en PDF-fil. 114

122 Readiris TM 14 - Brugervejledning Eksempel på bogmærker Integrer skrifttyper Indstillingen Integrer skrifttyper integrerer - eller inkluderer - de originale skrifttyper fra dit dokument i PDF-filen. På den måde vil andre brugere altid se dokumenterne i deres oprindelige skrifttyper på deres computere, også selvom de ikke selv har den bestemte skrifttype, som du bruger, installeret på deres computere. Bemærk at integrering af skrifttyper øger filstørrelsen på dine output-dokumenter. Opret fuldt kompatible PDF/A-filer (Readiris Corporate) Denne indstilling genererer PDF-filer, der er velegnede til langtidsarkivering. PDF/A står for "Portable Document Format Archivable" (arkiverbart, bærbart dokumentformat). PDF/A-filer indeholder kun det, der er strengt nødvendigt for, at de kan åbnes og vises. 115

123 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Hurtig WEB-visning Indstillingen Hurtig web-visning omstrukturere et PDF-dokument til side-for-side-download fra internetservere. Denne indstilling er nyttig, når du skal have adgang til de dokumenter, som du sendte til skyen. PDF-version I denne rullemenu kan du vælge, hvilken PDF-version du vil generere. Bag hver version er den Acrobat-version angivet, som er krævet for at åbne PDF'erne. PDF - intelligent komprimering med høj kvalitet (ihqc) I Readiris har du også mulighed for at komprimere dine PDFdokumenter. Der henvises til det seperate afsnit Komprimering af PDF-dokumenter for yderligere oplysninger. Tip: se også afsnittet Beskyttelse af PDF-dokumenter med adgangskode og Digital signering af PDF-dokumenter. KOMPRIMERING AF PDF-DOKUMENTER De PDF-dokumenter som du danner med Readiris, kan komprimeres kraftigt ved hjælp af ihqc. ihqc står for intelligent High-Quality Compression,, I.R.I.S.' egen effektive 116

124 Readiris TM 14 - Brugervejledning komprimeringsteknologi. ihqc gør det samme for billeder, som MP3 gør for musik, og som DivX gør for film. Sådan skabes komprimerede PDF-dokumenter: Klik på knappen Format i gruppen Output. Vælg den nødvendige PDF-type i rullelisten. Bemærk at ihqc-komprimering ikke er tilgængeligt for PDFtekst- og PDF billedtekst-filer. Vælg det nødvendige kompressionsniveau: Der er tre niveauer af kompression. For hvert niveau er der to typer kompression: God størrelse og God kvalitet. God størrelse tilbyder den bedste komprimering med et minimalt tab af billedkvalitet. God kvalitet tilbyder en smule større outputfiler med bedre billedkvalitet. 117

125 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Bemærkninger: I Readiris Pro kan du vælge Niveau I - God størrelse og Niveua I - God kvalitet. I Readiris Corporate har du adgang til alle niveauer af ihqc. Brugerdefineret komprimering (Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du også vælge Brugerdefineret komprimering. Når du vælger denne indstilling, kan du bestemme størrelsen/kvalitetsforholdet ved hjælp af en skyder. Indstillingen Komprimer symboler vælges som standard. Denne indstilling komprimerer tekst inde i dine dokumenter. Indstillingen Wavelet-komprimering er også valgt som standard. Denne indstilling komprimerer billeder inde i dine dokumenter. 118

126 Readiris TM 14 - Brugervejledning BESKYTTELSE AF PDF-DOKUMENTER MED ADGANGSKODE (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) PDF-dokumenterne som du dannede med Readiris, kan beskyttes med adgangskode. Du kan indstillet en adgangskode til at åbne dokumenterne og en adgangskode til at begrænse ændringer i dokumenterne. Sådan beskyttes PDF-dokumenter med adgangskode: Klik på knappen Format i Output-gruppen. Vælg den nødvendige PDF-type i rullemenuen. Klik derefter på fanebladet Adgangskode. 119

127 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Hvis du angiver en adgangskode til dokumentåbning, bliver du bedt om at indtaste adgangskoden, når du vil åbne PDFoutputtet. Hvis du angiver en adgangskode vedrørende tilladelser, vil du kun kunne udføre de handlinger, der er valgt under sikkerhedsindstillingerne. Hvis du vil ændre disse indstillinger, skal du indtaste adgangskoden vedrørende tilladelser. Sikkerhedsindstillingerne i Readiris ligner de standardbeskyttelsesfunktioner, der findes i Adobe Acrobat. Bemærk at i Readiris skal adgangskoden til åbning af dokument og adgangskoden vedrørende tilladelser være forskellige. DIGITAL SIGNERING AF PDF-DOKUMENTER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) PDF-dokumenterne som du dannede med Readiris, kan signeres digitalt. Digitale signaturer identificerer den person, som har oprettet PDF-dokumentet. De validerer forfatterens identitet, certificerer et dokument og bidrager til at forhindre uønskede ændringer af PDF-dokumenter. Bemærk at Readiris imidlertid ikke genererer digitale signaturer. Du skal have en digital signatur til rådighed for at danne signerede dokumenter med Readiris. Du kan oprette digitale signaturer med Adobe Acrobat eller rekvirere dem hos virksomheder som VeriSign. Sådan oprettes dokumenter med digital signatur: Klik på knappen Format på hovedværktøjslinjen. Vælg den nødvendige PDF-type i rullemenuen. 120

128 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik på fanen Signatur for at få adgang til signaturindstillingerne. Vælg Brug denne signatur og søg derefter efter den signatur, som du vil bruge. Tip: Hvis du ikke ser nogen signaturer i denne liste, skal du klikke på knappen Administrer. Klik derefter på Importer og følg instruktionerne i Certifikatimportguide. Du kan også bruge indstillingerne bag knappen Administrer for at redigere, fjerne eller eksportere enhver digital signatur fra din pc. Klik på knappen Detaljer for at få vist alle tilgængelige oplysninger om din aktuelle signatur. Se Acrobat-dokumentationen, hvis du vil have flere oplysninger om certifikater. Når du bruger en digital signatur, vises den i fanebladet Signaturer i Adobe Acrobat og Adobe Reader. 121

129 Afsnit 9: Lagring af dokumenter VALG AF XPS-INDSTILLINGER Valg af XPS-indstillinger De dokumenter som du behandler med Readiris, kan gemmes som XPS-dokumenter. Om XPS-dokumenter XPS står for XML papirspecifikation. Det er et dokumentformat med fast layout, designet af Microsoft Inc. for at bevare gengivelseskvalitet i dokumentet. XPS-filer bruges - nøjagtig som PDF-filer - mest til lagringsformål. Bemærk, at indholdet i XPSfiler ikke kan redigeres (nemt). Sådan gemmes dokumenter som XPS-dokumenter: Klik på knappen Format i gruppen Output. Vælg den ønskede XPS-type i rullelisten: 122

130 Readiris TM 14 - Brugervejledning XPS billedtekst. Denne filtype er den mest almindeligt anvendte. Den indeholder to lag: den genkendte tekst og det oprindelige billede over teksten. På den måde har du både adgang til den genkendte tekst og du kan stadig se det originale billede. Bemærk: da billedet dækker teksten, er genkendelsesfejl ikke synlige. XPS-tekstbillede. Denne filtype er det modsatte af XPSbilledtekst. Det indeholder det originale billede i baggrunden og den genkendte tekst øverst i billedet. Bemærk: alle genkendelsesfejl er synlige i dette format. XPS-tekst. Denne filtype indeholder den genkendte tekst, men indeholder ikke det originale billede fra dit dokument. Alle billeder i det originale dokument er inkluderet som grafik i XPSfilen. XPS-billede. Når du vælger denne filtype, udfører Readiris ikke tekstgenkendelsen på dit dokument. Det vil ikke være muligt at søge efter tekst i din XPS-fil, da den kun indeholder billedet fra dit originale dokument. XPS-indstillingerne 123

131 Afsnit 9: Lagring af dokumenter Opret bogmærker Bogmærker er en slags links inde i et XPS-dokument, der indeholder repræsentationsoplysninger om det afsnit, som de henviser til. Bogmærker føjer struktur til dine XPS-dokumenter. I Readiris opretter indstillingen Opret bogmærker et bogmærke for hver tekstzone, billedzone og tabelzone inde i en XPS-fil. XPS - intelligent komprimering med høj kvalitet I Readiris har du også mulighed for at komprimere dine XPSdokumener. Der henvises til det seperate afsnit Komprimering af XPS-dokumenter for yderligere oplysninger. KOMPRIMERING AF XPS-DOKUMENTER De XPS-dokumenter som du danner med Readiris, kan komprimeres kraftigt ved hjælp af ihqc. ihqc står for intelligent High-Quality Compression,, I.R.I.S.' egen effektive komprimeringsteknologi. ihqc gør det samme for billeder, som MP3 gør for musik, og som DivX gør for film. Sådan dannes komprimerede XPS-dokumenter: Klik på knappen Format i Output-gruppen. 124

132 Readiris TM 14 - Brugervejledning Vælg den nødvendige XPS-type i rullemenuen. Bemærk at ihqc-komprimering ikke er tilgængeligt for XPS-tekstog XPS billedtekst-filer. Vælg det nødvendige kompressionsniveau: For Niveau 1 er der to typer kompression: God størrelse og God kvalitet. God størrelse tilbyder den bedste komprimering med et minimalt tab af billedkvalitet. God kvalitet tilbyder en smule større outputfiler med bedre billedkvalitet. I Readiris Corporate kan du også vælge Brugerdefineret komprimering. Når du vælger denne indstilling, kan du bestemme størrelsen/kvalitetsforholdet ved hjælp af en skyder. 125

133 126 Afsnit 9: Lagring af dokumenter

134 Readiris TM 14 - Brugervejledning AFSNIT 10: SEND DOKUMENTER TIL SKYEN SEND DOKUMENTER TIL SKYEN De dokumenter som du behandle med Readiris, kan sendes til forskellige sky-applikationer. Med Readiris Pro kan du sende dokumenter til Evernote, Dropbox, GoogleDocs og box. Med Readiris Corporate kan du også sende dokumenter til Microsoft SharePoint og Therefore. Før du kan eksportere til skyen, skal forbindelserne konfigureres. Vigtig oplysning: før du kan konfigurere en forbindelse, skal du have en gyldig Dropbox-, GoogleDocs-, Evernote-, Box-, SharePoint- eller Therefore-konto. Vigtig oplysning (Readiris Corporate): når du bruger Therefore, skal der være en opdateret Therefore Client installeret og korrekt konfigureret på din computer. Sådan konfigureres en forbindelse: Klik på fanebladet Skyopsætning og klik derefter på den skyapplikation, som du gerne vil bruge. 127

135 Afsnit 10: Send dokumenter til skyen Indtast Brugernavn og Adgangskode. Hvis det er nødvendigt, skal du klikke på Søg for at vælge en specifik placering i dit skysystem. Klik derefter på OK for at gennemføre konfigureringen. Sådan sendes dokumenter til skyapplikationen: Scan eller åbn dine dokumenter og vælg de nødvendige behandlingsindstillinger. Vigtig oplysning: regelmæssige GoogleDocs-brugere kan ikke eksportere billedfiler til deres konto. Sørg derfor for, at du ikke vælger en billedfil som outputformat i Readiris. Google Apps Premier-kunder kan uploade enhver dokumenttype til deres konto. I output-gruppen vælges den skyapplikation, som du har konfigureret. 128

136 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik derefter på Send for at sende dine dokumenter til skyen. Du bliver bedt om at angive hvor præcist på dit skysystem, dokumenterne skal eksporteres til. Angiv placeringen og klik på OK. Tip: fjern markeringerne under muligheden Bed om bekræftelse før eksport, hvis du ikke ønsker at angive placering i fremtiden. Du bliver derefter bedt om at navngive dit dokument. Navngiv dokumentet og klik på OK for at gennemføre eksporten. 129

137 Afsnit 10: Send dokumenter til skyen SEND INDEKSEREDE DOKUMENTER TIL SKYEN (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) Når du sender dokumenter til Microsoft SharePoint eller Therefore, kan Readiris automatisk spore, om dit SharePoint- eller Thereforesystem har nogen obligatoriske indeksfelter, der skal udfyldes. Eksempler på obligatoriske SharePoint-felter Sådan sendes indekserede dokumenter: Konfigurer SharePoint- eller Therefore-forbindelsen. Behandl derefter dine dokumenter med den konfiguration, du har lyst til. 130

138 Readiris TM 14 - Brugervejledning I gruppen Output skal du vælge Brugerindeks, hvis du ønsker, at Readiris skal vise alle tilgængelige indeksfelter i dit SharePoint- eller Thereforesystem, når dine dokumenter sendes. Hvis du forlader brugerindekset uden at foretage valg, viser Readiris kun obligatoriske felter, når du sender dine dokumenter. Klik på Send for at sende dine dokumenter. De obligatoriske indeksfelter vises i fanebladet Indeks. Du kan nu enten udfylde indeksfelterne manuelt ELLER du kan bruge Readiris' genkendelsesteknologi til at udfylde dem: o Klik i et felt som du gerne vil udfylde. o Klik derefter på ikonet Tekst for at genkende tekstzoner, eller klik på ikonet Stregkode for at genkende stregkodezoner. o Tegn en ramme omkring den zone, som du ønsker at bruge som indeks. Når du slipper museknappen, udfyldes feltet med teksten. Klik på Send for at sende de indekserede dokumenter eller klik på Kassér for at starte forfra. 131

139

140 Readiris TM 14 - Brugervejledning SÅDAN... SÅDAN KONFIGURERES DIN SCANNER I READIRIS For at scanne dokumenter i Readiris skal din scanner være konfigureret rigtigt. Før du konfigurerer scanneren i Readiris: 1. Sørg for at din scanner er tilsluttet din computer og at den er tændt. Bemærk: scanneren skal fysik være tilsluttet din computer via et usbkabel. En ethernet- eller trådløs opkobling kan også bruges, hvis den Twain-driver, som er leveret af producenten, er blevet specifikt bygget med den egenskab. 2. Sørg for at du har den sidste nye Twain-driver installeret til din scanner. Generel kan driverne findes på hjemmesiden tilhørende producenten af din scanner. De leveres ikke af I.R.I.S. Bemærk, at visse scannerdrivere ikke virker under de sidste nye versioner af Windows. Se i dokumentationen som fulgte med din scanner for at finde ud af hvilke platforme, der understøttes. Hvis det er nødvendigt, skal du kontakte producenten af din scanner. 133

141 Sådan... Konfiguration Klik på pil-ned under Scan i båndet. Klik derefter på Indstillinger Første gang du gør det, vises listen Scannermodel automatisk. I denne liste vælger du din scannerprofil. Scannerprofilerne gør det muligt for dig at få adgang til funktioner, der er specifikke for din scanner. Eksempelvis dupleksscanning. Du skal ikke blive bekymret, hvis du ikke ser din scanner på listen, det er ikke alle scannere, der har specifikke scannerprofiler. Vigtig oplysning: Hvis du ikke finder nøjagtig den samme profil, skal du ikke bare vælge en profil, der ligner den. Du skal i stedet vælge en universal Twain-profil. Der er forskellige Twain-profiler tilgængelige: Vælg <Twain><ANDRE MODELLER> når du bruger en almindelig flatbed-scanner. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER>(brugergrænseflade) hvis du ønsker at bruge din scanners brugergrænseflade til at scanne dokumenter med i stedet for Readiris. Vælg <Twain><ANDRE MODELLER med dupleksføder>når du bruger en dupleksscanner, der kan scanne både for- og bagside af en side. 134

142 Readiris TM 14 - Brugervejledning Når du har valgt en scannermodel, skal du konfigurere din scannerdriver. Klik på Konfigurer for at vælge din scannerdriver. Hvis du ikke ser din scanner anført i vinduet Vælg kilde, så er din scanner ikke blevet installeret korrekt. Geninstaller din scannerdriver, før du forsøger at konfigurere den i Readiris. Når scanneren er blevet konfigureret, kan du begynde at scanne ved hjælp af standardscannerindstillingerne. For yderligere oplysninger om de forskellige scannerindstillinger og hvordan de ændres, henvises til afsnittet Valg af scannerindstillinger. 135

143 Sådan... SÅDAN FORBEDRES GENKENDELSESRESULTATERNE Kvaliteten af genkendelsesresultater er afhængig af et antal faktorer: dokumentsproget Sørg for at du vælger det rigtige sprog i listen Sprog. Se afsnittet Dokumentgenkendelsesindstillinger for yderligere oplysninger. kvaliteten af de scannede dokumenter Hvis de scannede dokumenter er for lyse eller mørke, har Readiris problemer med at genkende dem. Der er heldigvis en funktion, der gør dig i stand til at justere kvaliteten af de scannede dokumenter. Se afsnittet Justering af billedkvaliteten for at få mere at vide om, hvordan det gøres. scannerindstillingerne Hvis du bruger en scanner til at scanne dokumenter, er billedkvaliteten også sammenkædet med scannerindstillingerne. Se afsnittet Valg af scannerindstillinger for at sikre, at de rigtige indstillinger er blevet valgt for din scanner. Sørg for at scanningsopløsningen er indstillet til 300 dpi for almindelige dokumenter og 400 dpi for småudskifter og asiatiske sprog. 136

144 Readiris TM 14 - Brugervejledning SÅDAN SCANNES FLERE DOKUMENTER I Readiris er der flere funktioner, der gør dig i stand til at behandle flere dokumenter nemt i Readiris. Bemærk: i Readiris Pro er antallet af sider, som du kan behandle i et enkelt projekt begrænset til 50. Scanning af flere dokumenter på en flatbed-scanner Klik på pil-ned under knappen Scan for at få adgang til Indstillinger. I vinduet scannerindstillinger vælges scan en ny side efter og angiv herefter, efter hvor mange sekunder den næste side skal scannes. På den måde kan du undgå at skulle komme tilbage til din computer og klikke på knappen Scan i Readiris. Du kan ganske enkelt udskifte siderne i din egen fart, og Readiris begynder automatisk scanning af den næste side. Scanning af flere dokumenter på en scanner med dokumentføder Klik på pil-ned under knappen Scan for at få adgang til Indstillinger. 137

145 Sådan... I vinduet Scannerindstillinger skal du vælge ADF (automatisk dokumentføder). På den måde kan du scanne en side efter den anden på din scanner og Readiris vil kunne følge med. SÅDAN BEHANDLES BILLEDER FRA DIGITALKAMERAER Readiris anvender særlige genkendelsesrutiner til at behandle billeder fra digitalkameraer. Sørg for at indstillingen Digitalkamera er aktiveret, når sådanne billeder behandles. Sådan aktives indstillingen Digitalkamera: Først og fremmest skal du tænde dit digitalkamera og tilslutte det til din computer med et usb-kabel. Klik på pil-ned under knappen Scan og klik derefter på Indstillinger. Klik på Scannermodel og vælg <Twain><Andre modeller> i listen. Bemærk: Hvis du ikke ser din driver i listen Vælg kilde, betyder det, at driveren ikke er blevet installeret korrekt eller at dit kamera ikke har en Twain-driver. Vi henviser om nødvendigt til kameraets dokumentation. 138

146 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik derefter på Konfigurer og vælg dit kameras Twain-driver. Vend tilbage til vinduet Scannerindstillinger og vælg indstillingen Digitalkamera. Når du klikker på Scan i Readiris, vil dit kamera foretage en scanning. Tips til at tage billeder med dit digitalkamera: Kalibrér kameraet ved at fotografere et hvidt dokument (før du bruger det med Readiris) Vælg altid billedet med den højeste opløsning. Aktivér kameraets makrotilstand for at tage nærbilleder. Aktivér kameraets dokumenttilstand (hvis det har en) Brug kun optisk zoom, ikke digital zoom. Hold kameraet lige over dokumentet. Undgå at affotografere dokumenter fra en skæv vinkel. Undgå slørede billeder. Brug et stativ, hvis det er nødvendigt. Slå blitzen fra, når der tages billeder af blankt papir. Åbn ikke komprimerede kamerabilleder. Tilpas Readiris-indstillingerne Lysintensitet og Kontrast til omgivelserne (dagslys, kunstig belysning, neonlys). Se Valg af scannerindstillinger. Vælg Farve eller Gråtoner som farvetilstand i Readiris. Se også Valg af scannerindstillinger. 139

147 Sådan... SÅDAN GENKENDES STREGKODER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du genkende stregkoder. Stregkoder kan bruges til at adskille dokumenter i et bundt. Bemærk: Readiris understøtter de mest almindelige 2D-stregkoder. Readiris understøtter stregkoder udskrevet på en laserprinter eller en inkjet-printer. Sådan defineres hvilke stregkoder Readiris skal genkende: Klik på Readiris-knappen og klik på Avancerede indstillinger. Vælg de stregkodetyper, som Readiris skal genkende. 140

148 Readiris TM 14 - Brugervejledning Vigtig oplysning: Readiris genkender automatisk stregkoder til at adskille dokumenter, men selve stregkoderne bliver ikke genkendt som stregkoder. I de fleste tilfælde genkendes de som billeder. Sådan genkendes stregkoder manuelt: Scan eller åbn dit dokument. Klik på fanebladet Zone. Klik på ikonet Stregkode og tegn en ramme omkring stregkoden. 141

149 Sådan... ELLER højreklik på de stregkodezoner, der ukorrekt genkendes som billeder og peg derefter på Zone > Type og vælg Stregkode. Klik derefter på Send for at gemme eller sende dine dokumenter. Genkendelse af en specifik stregkode Hvis du skal bruge indholdet af en specifik stregkode: Tegn en stregkodezone omkring stregkoden. Højreklik derefter i zonen og klik på Kopier som data. Indholdet i zonen kopieres til udklipsholderen. Du kan nu indsætte den i andre applikationer. 142

150 Readiris TM 14 - Brugervejledning SÅDAN ADSKILLES DOKUMENTBUNDTER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) Når du scanner hele stakke af papir - eksempelvis på en scanner, der er udstyret med dokumentføder - kan det være nyttigt at angive, hvor et dokument slutter, og hvor et andet begynder. På den måde kan Readiris generere en seperat outputfil for hvert dokument. Derved undgår du at skulle scanne kun et dokument ad gangen. Eksempel Lad os antage, at du scanner en stak på 30 sider. De første 10 sider hører til dokument 1, side 11 til 20 hører til dokument 2 og side 21 til 30 hører til dokument 3. Hvis du angiver, at dit papirbundt faktisk indeholder 3 dokumenter, vil Readiris generere 3 seperate outputfiler. Sådan adskilles papirdokumenter Med Readiris er der 2 måder at adskille papirdokumenter på. Dette kan du gøre ved hjælp af: tomme sider I dette tilfælde kan du simpelthen lægge en tom side mellem to ark papir for at angive, hvor det nye dokument begynder. omslagssider der indeholder en stregkode I dette tilfælde kan du for eksempel sætte en stregkodemærkat på hver eneste første side i et dokument. 143

151 Sådan... Sådan får du adgang til dokumentadskillelsesindstillingerne: Klik på Readiris-knappen og klik på Avancerede indstillinger. Klik på fanebladet Dokumentbehandling. Angiv hvilken adskillelsesmetode, du vil anvende: Spor tomme sider eller Spor omslagssider med en stregkode. Når du bruger omslagssider med stregkoder, kan du angive hvor præcis på siden, at stregkoderne er placeret ved hjælp af en læsezone. Når du har defineret læsezonen, vil Readiris kun søge efter stregkoder i det specifikke område. Tip: for at kende læseszonens størrelse skal du bruge funktionen Koordinater i Readiris: 144

152 Readiris TM 14 - Brugervejledning Klik på fanebladet Zone og vælg Koordinater. Bevæg nu markøren hen over billedet for at se koordinaterne. Du kan også angive specifikt indhold, som dine stregkoder indeholder. Når du vælger denne indstilling vil Readiris kun søge efter det indhold, som du har specificeret. Andre stregkoder vil blive ignoreret som omslagsside. Denne funktion anbefales, hvis dine dokumenter også indeholder stregkoder på andre sider og ikke kun på omslagssiderne. Genkendelsesindstillingerne Hvis dine stregkodesider også indeholder andet indhold - ud over stregkoder - som du ønsker at inkludere i dine outputdokumenter, skal du vælge indstillingen Medtag omslagssider i outputdokumenter. Indstillingen Anvend sideanalyse til omslagssider deler omslagssider op i genkendelseszoner, nøjagtig på samme måde som almindelige sider. Med indstillingen Anvend layout til omslagssider kan du bruge en af dine zoneskabeloner for at opdele omslagssiderne i 145

153 Sådan... genkendelseszoner. For yderligere oplysninger om brugen af zoneskabeloner henvises til afsnittet Brug af zoneskabeloner. Indekseringsindstillingerne Hvis du ønsker, at Readiris skal generere en XML-indeksfil, der indeholder detaljerede oplysninger om behandling af dokumenter, skal du vælge indstillingen Generer et XML-indeks. SÅDAN SCANNES STORE GRUPPER AF BILLEDFILER (Dette afsnit gælder kun for Readiris Corporate) Når du behandler grupper af billedfiler, og ikke vil have at Readiris konverterer dem til en enkelt outputfil kan du bruge omslagssider til at adskille dem. Det gøres sådan: Importér alle de billeder, som du vil behandle. I panelet Sider skal du angive, på hvilken side du ønsker, at Readiris skal starte et nyt dokument: o Vælg siden. o Højreklik på den og klik på Omslagsside. 146

154 Readiris TM 14 - Brugervejledning o Sideikonet forvandler sig til en omslagsside. Bemærk: hvis du ønsker, at omslagssiden skal inkluderes i outputdokumenter, skal du vælge de tilsvarende dokumentadskillelses-indstillinger: Klik på Readiris-knappen. Klik derefter på Avancerede indstillinger og klik på fanebladet Dokumentbehandling. 147